Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon Status og strategier for privatarkivarbeidet i Norge DELPROSJEKT Privatarkiv Arkivarforeningens vårseminar 15. mars 2016 Ellen Røsjø ellros@arkivverket.no 1

Samdok/PRIV Hva? Fakta fra arkivstafsfkken og status for privatarkivfeltet arkiv fra organisasjoner, bedriier og privatpersoner Fra Arkivmeldinga og SAMDOK privatarkiv Til Strategi for privatarkivarbeidet i Norge Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 2

Andre arkivinsftusjoner 3 % Bibliotek 2 % Nasjonalbiblioteket, StorFngsarkivet 2 % Samdok/PRIV Museer 5 % Total bestand Arkivverket (Fylkes)kommunale arkiv 52 % arkivinsftusjoner 505 000 36 % hm i 2014. E9er type Ins=tusjon (191 i alt) 3

Offentlig, ubestemt (i M, B, andre) 2 % Samdok/PRIV Andel privat og offentlig arkivmateriale andel av hm. Privat materiale 22 % Statlig materiale 46 % Kommunalt materiale 30 % 4

Nasjonalbiblioteket, StorFngsarkivet 6 % Bibliotek 4 % Samdok/PRIV Andre arkivinsftusjoner 13 % Arkivverket 32 % Andel av Norges bestand av privatarkiv 109 800 Museer 21 % (Fylkes)kommunale arkivinsftusjoner 24 % 5

Samdok/PRIV Bevaring av digitale arkiv Ins=tusjonstype U9rekk offentlig sektor U9rekk privat sektor Arkivverket 1128 5 (Riksarkivet, Samisk arkiv og statsarkiva) (Fylkes)kommunale 722 4 arkivinsftusjoner Andre 6 arkivinsftusjoner Museer 1 Bibliotek 0 SUM 1850 16 6

Samdok/PRIV Tilgjengelighet privatarkiv på stedet Institusjonstype Hyllemeter privatarkiv Tilvekst siste år Hyllemeter privatarkiv ordna og katalogisert Andel av egne privatarkiv som er ordna og katalogisert Arkivverket 34 999 3 041 28 589 82 % Andre statlige arkivinstitusjoner (Nasjonalbibl.) 5 926 2616 2 961 50 % 26 777 957 15 028 56 % (Fylkes)kommunal e arkivinstitusjoner Andre 14 166 451 11 057 78 % arkivinstitusjoner Museer 23 437 741 12 854 55 % Folke- og 4 496 165 2 687 60 % fagbibliotek SUM 109 801 7 971 73 176 67 %

Samdok/PRIV Hvor Flgjengelig informasjon på ne]? Institusjonstype Antall arkiv Antall publiserte arkiv Andel publiserte arkiv Kommunale 34 551 16 902 49 % arkivinstitusjoner Arkivverket 20 726 16 601 80 % Nasjonalbiblioteket 6 000 3 000 50 % Andre arkivinstitusjoner 4 233 2 324 55 % Museer 7 483 270 4 % Bibliotek 1 321 91 7 % Status og Privatarkivstrategi 2015-2020

Sum 81 497 De 20 største bevaringsinsftusjonene på privatarkiv Ins=tusjon Total bestand hm. Privatarkivbestand hm. Samdok/PRIV 1 Riksarkivet 121 841 17 112 2 Bergen Byarkiv 32 560 9 585 3 Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek 7 280 7 280 4 Nasjonalbiblioteket 5 916 5 916 5 Statsarkivet i Stavanger 13 249 5 599 6 Arkiv i Nordland 7 334 4 801 7 Øs`oldmuseene 4 481 4 360 8 Aust-Agder museum og arkiv 8 259 3 000 9 Statsarkivet i Bergen 26 000 2 500 10 Opplandsarkivet, avd. Maihaugen 2 500 2 500 11 Ves`oldarkivet 3 821 2 486 12 Statsarkivet i Trondheim 29 131 2 457 13 Statsarkivet i KrisFansand 10 002 2 225 14 Oslo byarkiv 21 689 2 050 15 Statsarkivet i Tromsø 13 110 1 723 16 Misjonsarkivet 1 722 1 722 17 NTNU, Universitetsbiblioteket i Trondheim 1 588 1 588 18 Telemark Museum 1 573 1 573 19 Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane 7 806 1 518 20 Hedmark fylkesmuseum AS 1 546 1 502

Samdok/PRIV Hyllemeter privatarkiv pr. innbygger Finnmark Troms Nordland Nord-Trøndelag Sør-Trøndelag Møre og Romsdal Sogn og bordane Hordaland Rogaland Vest-Agder Aust-Agder Anslag over hyllemeter privatarkiv bevart pr innbygger fylke Telemark Ves`old Buskerud Oppland Hedmark Oslo Akershus Øs`old 0 0,01 0,02 0,03 0,04 0,05 0,06 10

BedriIsarkiv Norge: Arkivundersøkelse foreta] av Samdok i 2014 viser at det er bevart li] over 30.000 hm med bedriisarkiver i Norge. Det Flsvarer li] over 6 % i forhold Fl samlet bestand av bevarte arkiver i landet (både offentlige og private). Mange av de bedriisarkivene som er bevart er svært ufullstendige, oie fragmentariske viser svarene. Sverige: En insftusjon - Centrum för Näringslivshistoria i Stockholm har bevart omkring 60.000 hm med bedriisarkiver Danmark: Erhvervsarkivet har bevart omkring 60.000 hm med bedriisarkiver. Finland: Centralarkivet för Finlands Näringsliv, i Mikkeli, har i underkant av 30.000 hm med bedriisarkiver MIR 10.04.2015 11

Skjevheter Fortsa* for store skjevheter i bevart materiale, både geografisk og mht typer av privatarkiv Fortsa* for liten bredde i bevarte arkiv e*er vik<ge nøkkelbedri>er «Nye» næringer, slik som service-, informasjons-, markedsførings- og kunnskapsbedri>er Deler av det frivillige organisasjonslivet er svakt dekket Det er f eks bevart rela<vt lite arkivmateriale e*er: lokale idre*sorganisasjoner nyere <ds ne*verkspreget organisasjonsliv Bevaring av digitalt skapte privatarkiv, er helt ubetydelig Privatarkiv med rejghetsdokumentasjon er i liten grad sikra Rapport, Kulturrådet 1. juli 2013 Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 12

Målet for arkivpolifkken: helhetlig samfunnsdokumentasjon! Sier polifske styringsdokumenter siden 1987 som omtaler arkiv, sist St.meld. 7 (2012 2013) Arkiv Statlige, kommunale og private arkiv er integrerte deler av samfunnets hukommelse Men privat samfunnssektor er klart underrepresentert i det som er bevart, så å si ingen digitale privatarkiv er bevart Privatarkiv er mindre Flgjengelig pga manglende ordning og publisering på arkivportalen.no Samdok/PRIV Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 13

The crifcal act by archivists - appraisal: bevaringsvurdering Hva tar vi vare på? Terry Cook: Appraisal is the crifcal act by archivists. Helen Samuels and Richard Cox have called it the archivist s first responsibility, upon which everything else depends. As archivists appraise records, they are determining what the future will know about its past: who will have a confnuing voice and who will be silenced. Archivists thereby co-create the archive. (Cook, Terry (Ed.): Controlling the Past. DocumenFng Society and InsFtuFons. Essays in Honor of Helen Willa Samuels. SAA 2011) Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 14

Samdok/PRIV Oppdrag St.meld. 7 - SAMDOK Oppdraget Fl RA fra arkivmeldinga: å konkrefsere nivået for privatarkivarbeidet presisering fra RA: en utredning i samarbeid i SAMDOK-arbeidet Ferdig: 31.12.2014/19.01.2015 (oppgave 9 Samdok) En helhetlig samfunnshukommelse h]ps://www.arkivverket.no/arkivverket/arkivutvikling/samdok/om- SAMDOK-arbeidet/Privatarkiv På bakgrunn av de]e har Riksarkivaren utviklet en ny strategi for privatarkivfeltet: h]ps://arkivverket.no/arkivverket/arkivverket/om-oss/aktuelt/ Nyhetsarkiv/Foerste-nasjonale-strategi-for-privatarkiv Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 15

Samdok/PRIV 4 hovedu`ordringer (Utredningen En helhetlig samfunnshukommelse 31.12.2014) e]erslepet på bevaring av papirarkiv (særlig bedriisarkiv) mangel på magasinplass for privatarkivmateriale manglende bevaring av elektronisk skapte privatarkiv å få utarbeidet regionale og nasjonale bevaringsplaner Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 16

Samdok/PRIV To hovedgrep må tas: Ø Tydeligere oppgavefordeling, bedre samordning og systemafsering av privatarkivarbeidet Ø Tilførsel av flere ressurser Fl privatarkivfeltet samlet se] fra stat, fylker, kommuner og større Flførsel av privat kapital fra næringslivet Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 17

Samdok/PRIV Strategi 2015 2020 i 8 punkter: 1) Revisjon av arkivlov og forskrii 2) Hensiktsmessig ansvars- og oppgavefordeling 3) IniFaFv overfor næringslivet 4) Koordinerings- og utviklingsoppgavene styrkes 5) SFmulere regionale samlokaliseringsfltak 6) Digitalt skapt privatarkivmateriale 7) Økte midler Fl utviklingsarbeid 8) Felles metodikk Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 18

Samdok/PRIV 1) Arkivlov og forskrii Revisjon av arkivlov og forskrii slik at arkivlovens bestemmelser om privatarkiv styrkes. Et mål i lovarbeidet: at det Flre]elegges for en god ansvarsdeling og samordning mellom forvaltningsnivåene (stat, fylke, kommune) Riksarkivarens retningslinjer bør revideres og få status som forskrii. Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 19

2) Hensiktsmessig ansvars- og oppgavefordeling Fylkeskoordinerende ledd gis mer avklarte oppgaver for planarbeid på privatarkivfeltet i tråd med fylkeskommunenes generelle rolle som planmyndighet (tas opp med KUD). Arbeidsdeling statlige aktører (AV, NKR, NB) Felles ABM-strategi på privatarkivfeltet, samme faglige standarder AV driver si] arbeid samordnet, og e]er strategier og planer som er forpliktende for alle deler av etaten Forsøksvirksomhet der både stat/fylke gir ressurser Fl koordineringsoppgaver Samdok/PRIV Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 20

Plan- og bygningsloven, Andre del: Plandel I. Innledende bestemmelser,kapi]el 3. Oppgaver og myndighet i planleggingen 3-1.Oppgaver og hensyn i planlegging e0er loven Innenfor rammen av 1-1 skal planer e]er denne lov: a) se]e mål for den fysiske, miljømessige, økonomiske, sosiale og kulturelle utviklingen i kommuner og regioner, avklare samfunnsmessige behov og oppgaver, og angi hvordan oppgavene kan løses.. 8-1.Regional plan Regional planmyndighet skal utarbeide regionale planer for de spørsmål som er fastsa] i den regionale planstrategien. 8-2.Virkning av regional plan Regional plan skal legges Fl grunn for regionale organers virksomhet og for kommunal og statlig planlegging og virksomhet i regionen. Samdok/PRIV 21

«pådriver og koordinator» Samdok/PRIV Andre vik<ge poeng som blir framhevet, gjelder privatarkiv og arkiv i kommunal sektor. Det er en unordring å skulle få <l en <lfredss<llende representasjon av disse privatarkivene i en samlet samfunnsdokumentasjon. Departementet har som utgangspunkt at staten skal være en pådriver for og være koordinator i arbeidet med å skulle få <l en god balanse og <lgang <l diverse privatarkiv, slik at man kan representere dem <l offentligheten på lik linje med de offentlige arkivene. (Kulturutredningen 2014, kap 11, s. 158) Eks. Premiss: kultur Regional kulturplan for Hordaland 2015-2025. Museum og kulturminnevern; arkiv; kunstproduksjon og kulturformidling; bibliotek; fysisk akfvitet, idre] og friluisliv Riksarkivet skal vere nasjonal koordinator og pådrivar i eit målre*a arbeid mot heilskapleg samfunnsdokumentasjon. Ein premiss for arbeidet, er at det skal utviklast og gjennomførast i eit nært og brei* samarbeid med relevante aktørar innanfor dei ulike samfunnssektorane og arkivmiljøa. Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 22

Retningslinjer for arbeidet med privatarkiv (Riksarkivaren 2002 hjemmel i arkivlovens 14) Samdok/PRIV Retningslinjene gjelder alle typer arkivmateriale: dokumenter og registre på papir, elektronisk materiale, arkivsystemer, samt kart, tegninger, foto, film, lydbånd med mer (ikke lovens definisjon). Retningslinjene skal sikre at arbeidet med privatarkiv u`øres planmessig og systemafsk, og at depofnsftusjonene følger allmenne arkivfaglige prinsipper og rufner (proveniensprinsippet, holde arkivdokumenter i sin opprinnelige og logiske sammenheng). Følgende kalles nasjonalt system for bevaring av privatarkiver : Avtaler om arbeidsdeling mellom samarbeidende insftusjoner. (2.1) Bevaringspoli<kk som definerer hvilket arkivmateriale en depofnsftusjon tar sikte på å få innlemmet i sin bestand. (2.2) Bevaringsplaner på lokalt, regionalt og nasjonalt nivå bør harmonere. (2.3) Fylkeskoordinerende ins<tusjoner (2.3.3) [Men: Ingen midler fulgte med ] Samkatalogen RA fører (det gjøres ikke lenger!), alle bør sende inn (2.5) Innrapportering av bevaringspolifkk, avtaler, bevaringsplaner. (2.6) 23

Fylkeskoordinerende ledd i privatarkivarbeidet Hjemlet i Retningslinjer med hjemmel i arkivloven 14 - nasjonalt system for bevaring av privatarkiver Prinsipp Fl grunn for privatarkivstrategien: nasjonal koordinering av RA, regional koordinering av de F.K. ledd Utgangspunktet er at disse skal vitaliseres og styrkes Plan- og bygningsloven F.K. er regional planmyndighet Evaluering av fylkeskoordinerende ledd fra RA, NKR, 1 fylkesarkiv Hvem? Midler? Oppgaver? Samdok/PRIV De beste brukes som eksempler Sektoransvar kan prøves ut f eks i AV på vegne av Riksarkivaren men inifafv skal samordnes med de fylkeskoordinerende leddene i aktuelle fylker Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 24

Samdok/PRIV 3) IniFaFv overfor næringslivet Riksarkivaren tar et inifafv overfor NHO og bransjeorganisasjoner for å etablere en sentral avtale som kan sfmulere Fl: samarbeidsprosjekter Flskudd av privat kapital avtaler mellom private arkivskapere og ulike arkivinsftusjoner Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 25

4) Koordinerings- og utviklingsoppgaver A) Høyere prioritering av privatarkiv i Arkivverket ved: koordinering av nasjonale og fylkeskoordinerende insftusjoner og styrking av fylkeskoordinerende insftusjoner på privatarkivfeltet utvikling av en nasjonal bevaringsplan for privatarkiv i Arkivverket i samspill med andre nasjonale og regionale aktører på feltet. magasiner utny]es på tvers økt vekt på helhetlige bevaringsvurderinger av samfunnssektorer på flere nivåer på sikt både offentlige og private aktørers arkiv vurderes for bevaring ut fra deres samfunnsrolle (utviklingsperspekfv) B) Enkelte insftusjoner foreslås som sentre med sektor-/bransjeansvar (koordinering i samråd med de aktuelle fylkeskoordinerende insftusjonene, ikke all oppbevaring) Eks. Arbark, Samisk arkiv, Misjonsarkivet, Skeivt arkiv, NOGA Samdok/PRIV Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 26

Samdok/PRIV 5) Regionale samlokaliseringsfltak SFmulere regionale samlokaliseringsfltak på tvers av forvaltningsflknytning med mål å sfmulere Fl samhandling og bedre ressursutny]else bidra Fl sterkere regionale arkivinsftusjoner, som arbeider med statlige, kommunale og private arkiv og som formidler disse i sammenheng. Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 27

Samdok/PRIV 6) Digitalt skapt privatarkivmateriale Samdok-prosjektet utvikler en mer detaljert strategi for bevaring og Flgjengeliggjøring av digitalt skapt privatarkivmateriale i løpet av 2015-2016. Linja i RA utvikler produksjonslinje for privatarkiv, og vurderer opplasfngsmulighet via ne]sider Planer for digitalisering og Flgjengeliggjøring skal omfa]e privatarkiv Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 28

Digitale privatarkiv Samdok/PRIV Samdok arbeidsgruppe høsfng og langfdslagring Verktøy og metode for høsfng prøves ut i 4 forskjellige insftusjoner Evalueringsrapport og anbefalinger Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 29

Digitale privatarkiv Samdok/PRIV Samdok arbeidsgruppe danning Veiledning i å idenffisere hva som bør inngå i arkivdanningen hos arkivskaper Større forståelse for veiledningsrollen i forhold Fl arkivdanning ProakFvitet, Fdlig planlegging og avtaleinngåelse Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 30

Samdok/PRIV 7) Økte midler Fl utviklingsarbeid Riksarkivaren vil arbeide for økte midler på statsbudsje]et Fl utviklingsarbeid på arkivfeltet som kan bidra Fl en mer helhetlig samfunnsdokumentasjon Midler Fl bevaring og formidling av privatarkiv styrkes og gjelder alle deler av sektoren Utviklingsmidler og midler Fl FOU styrkes ArkivstaFsFkken utvikles Fl et godt analysegrunnlag Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 31

8) Felles metodikk Samdok/PRIV Felles metodikk for privatarkivfeltet. Riksarkivaren sfmulerer Fl at bevaringsplaner utarbeides fylkesvis og for enkelte sektorer basert på bestandsanalyse og samfunnsanalyse SFmulere Fl akfv bruk av Asta og arkivportalen.no. Felles nasjonalt driismiljø for Asta etabl. sentralt aktørregister (jf. KulturNav) RA oppfyller kravet i arkivloven 13b Om å føre register over privatarkiv (Fl serienivå) (evt. delegeres regionalt) I Samdok privatarkiv 2014: metodeutvikling bestandsanalyse som ledd i bevaringsplan for privatarkiv, analyseverktøy (i Asta og ute på Arkivportalen.no) 2 prøvefylker 2015: Aust-Agder (se rapport), Nordland (2015-16) i samarbeid med NKR (Finnmark 2015-16) Prioriteres av utviklingsmidlene Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 32

Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 33

Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 34

Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 35

Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 36

Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 37

Samdok/PRIV Privatarkivstrategien skal sikre at arkivmateriale fra privat sektor i større grad blir ta] vare på Strategien er basert på innspill fra et bredt arkivfaglig miljø I SAMDOK-regi. Det vikfgste grepet er å få Fl en god koordinering og metodikk for et systemafsk og proakfvt privatarkivarbeid. Riksarkivaren har det overordnede ansvaret. Staten har i samarbeid med fylkeskommunene oppnevnt fylkeskoordinerende insftusjoner for privatarkivarbeidet, i samsvar med at fylkeskommunene er planmyndighet. Denne typen ansvarsins<tusjoner må vi bygge på. De skal koordinere privatarkivarbeidet i sine fylker. HiJl har de ikke bli* <lført ressurser <l oppgaven. De*e må prioriteres. I <llegg må statlige aktører samordne seg. (frts.) Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 38

Samdok/PRIV Privatarkivstrategien Likeså er det nødvendig å vurdere sektorer og bransjer som en helhet. Her trengs det også å utpeke noen ansvarsins<tusjoner framover. Denne type ins<tusjoner skal i samarbeid med de andre ins<tusjonene i fylket utvikle samhandlings- og bevaringsplaner. Det er ikke <l å komme fra at her trengs en økt innsats av ressurser fra mange parter for å oppnå mer bevaring fra privat sektor. Derfor skal jeg ta ini<a<ver for at Staten, fylkene og kommunene sammen med næringslivet og næringslivets organisasjoner kan bidra <l de*e og arbeide for et lø> for utviklingsmidlene <l hele arkivfeltet og for privatarkivfeltet spesielt. Bare da kan vi komme et stykke lenger på vei mot at samfunnet sikres et allsidig og relevant utvalg privatarkiv. (Inga Bolstad, AVs ne]sider 11.01.2016) Status og Privatarkivstrategi 2015-2020 39