Nr 2 Oktober 2008 Jeg sier som Obama Hvis man skal beskrive FM-bransjen med ett ord, så er det forandring. På bare ti år har FM-bransjen etablert seg. Kjøperne er både store og mellomstore bedrifter samt den offentlige sektoren. Mange kunder har en tydelig strategi for virksomhetsstøttende service. Bedrifter opplever en stigende konkurranse i kjernevirksomheten. Den interne servicen er både personalintensiv og kompleks og dermed kostnadsdrivende. Mange velger derfor å legge ut servicen for å frigjøre ledelsesressurser og få større fleksibilitet i internservicen. Freddy Eriksen, adminsitrativ direktør i Coor i Norge Effektiv virksomhetsstøtte trengs i alle konjunkturer. I Nova har vi en serie om FM i lavkonjunktur, belyst fra ulike perspektiver. Denne gangen er det Erik Rydén, rådmann i Alvesta kommune i Sverige, som forteller om hvilke faktorer som påvirker kommunen under lavkonjunktur og hvordan kommunen handler for å gi både god og kostnadseffektiv service til kommuneinnbyggerne. Det stilles høye krav og forventninger til oss som FM-leverandører for å tilpasse og utvikle servicen i alle tilfeller til kundene våre. Forandring er ikke bare budskapet hos en av USAs presidentkandidater, men også hos FM-bransjen. Freddy Eriksen, administrativ direktør i Coor i Norge Nova nr 2 - Nyhetsbrev fra Coor Sid.
tiv service til innbyggerne sine. Resultatet måles riktignok i virksomhetsmål, men det betyr ikke at man kan miste fokus på kostnadene. Eric Rydén forklarer at i en lavkonjunktur øker trykket på produktivitet og effektivitet. Kommunens virksomhet er mer konstant enn en bedrifts virksomhet. Vi kan ikke med kort varsel øke skatten bare fordi det er lavkonjunktur. Derfor må vi fokusere på kjernevirksomheten og finne alternative løsninger for f.eks. tilleggstjenester. Eric Rydén, Kommunesjef i Avesta, Sveriges normalkommune 2008. Offentlig sektor skjerper fokus Hvordan kan offentlig sektor forberede seg før en mulig konjunkturnedgang? Ifølge Eric Rydén, kommunaldirektør i Alvesta kommune i Sverige, er løsningen å fokusere på kjernevirksomheten. Tidligere har man sagt at offentlig sektor ikke primært følger samme konjunktur som næringslivet, men allikevel påvirkes sekundært gjennom reduserte inntekter og økte utgifter. I dag er det en tydelig tendens i samfunnet at de to sfærene vokser sammen, og når samarbeidet vokser øker også avhengigheten. Det betyr at offentlig sektor i aller høyeste grad berøres av gjeldende konjunktur, sier Eric Rydén. NÅR DET KOMMER til Sveriges 290 kommuner og deres virksomhet er det selvfølgelig mange faktorer som spiller inn. Konjunkturen rammer kommunens næringsliv, som i sin tur rammer innbyggerne. Høyere arbeidsledighet betyr lavere skatteinntekter og slår direkte mot dem som trenger støtte. Kommunene påvirkes også av andre konjunkturer, som for eksempel den demografiske. Ved lav natalitet og en redusert tendens til forflytning, stanser veksten opp. Å øke antallet innbyggere og få bedrifter til å etablere seg er alltid prioritet hos kommunene, sier Eric Rydén. Kommunens oppgave er å gi effektiv og kvalita- IFØLGE en utregning som tidsskriftet Dagens Samhälle har gjort, er Alvesta Sveriges normalkommune. På 34 ulike kriterier havner Alvesta nærmest landssnittet. Alvesta er i mange henseender en tradisjonell kommune der vi håndterer stort sett all kommunal produksjon selv med hjelp av 1500 medarbeidere. Vi omsetter for omtrent en milliard kroner i året, har 20 000 innbyggere og, etter vår mening, en svært god kommunal service og et godt samarbeid med vårt lokale næringsliv. Men Eric Rydén er ikke fremmed for å tenke i nye baner om det skulle være nødvendig. Et økt økonomisk trykk gir automatisk en større interesse for alternative løsninger. For eksempel å legge ut enkelte tjenester til private entreprenører, outsource eller å skape muligheter for ansatte å ta over virksomhet i egen regi. Det forandrer imidlertid ikke kommunens ansvar, men kommunens rolle. Det er viktig å bygge opp en bestillerkompetanse hvis man skal kvitte seg med den egne virksomheten. Finansieringen er jo den samme selv om kravene stilles til en ekstern leverandør. STEFAN KARLSSON, forretningsutvikler i Coor, med mangeårig erfaring fra kommunal ledelse (fra ulike lederstillinger i kommunal virksomhet), anser at kommunene har et stort ansvar og alt tøffere forutsetninger for å klare det. Det blir alt viktigere å fokusere på kjernevirksomheten. Medborgerne stiller høyere krav til de kommunale oppgavene, som gjør at servicen må være Nova nr 2 - Nyhetsbrev fra Coor Sid. 2
kostnads- og effektivitetsmaksimert. Dermed vil det bli vanligere at kommunene lar eksterne leverandører som Coor ta hånd om servicen. Vi er profesjonelle innen service, vi kan dra fordeler av å drive i stor skala, profesjonell utvikling og styring av servicetjenester. Dessuten har vi fordelen, i motsetning til kommunal service, å kunne kombinere leveranser til offentlige virksomheter med leveranser til private virksomheter, sier Stefan Karlsson. Eric Rydén ser også at den utviklingen kan være gunstig for kommunene. Med et større innslag av eksterne aktører øker kravene til egen virksomhet. Det fører til økt profesjonalitet innen kommunen. Coor hjelper SAS til nye høyder Forenkle og fokusere. SAS-konsernets nye strategiplan handler om å fokusere på sin egen kjernevirksomhet og finne gode samarbeidspartnere til det andre. I 2007 ble det lagt en ny strategiplan for SAS-konsernet der stikkordene var forenkling og fokusering. Hovedfokus skulle være egen kjernevirksomhet og resterende virksomheter skulle bort. En rekke ulike datterselskaper ble lagt ut for salg, deriblant SAS Facility Management. Vi var bekymret for at FM-markedet ikke var beredt og at det skulle bli vanskelig å finne en samarbeidspartner som kunne håndtere alle de tjenestene som tidligere omfattet mange hundre leverandører, sier Bjørn Frivold, adm.dir. for SAS Facility Management AB. Hos SAS Facility Management har man drevet FM samlet i mange år og derfor hatt muligheten til å effektivisere og utvikle kvalitet, struktur og økonomi fortløpende. Vi kom til et punkt der vi ikke kunne utvikle tjenestene lenger. Derimot trodde vi at en større leverandør, med FM som sin kjernevirksomhet, hadde muligheten til å drive det enda lenger. Derfor var det leverandørens kapasitet, snarere enn pris, som styrte beslutningen om samarbeidspartner, sier Bjørn Frivold. Faktarute Offentlig sektor er en felles virksomhet som drives for allmennheten. Av svensk næringslivs 15 største bedrifter er 10 fra offentlig sektor. Stat, fylkeskommune og kommune eier 90 millioner kvadratmeter virksomhetslokaler som koster 90 milliarder i året å forvalte og eie. En kommune med 30 000 innbyggere omsetter for cirka 1,5 milliarder i året, hvorav servicesektoren dekker omtrent 300 millioner. Kontakt Stefan Karlsson, stefan.karlsson@coor.com eller på tlf +46 8 553 959 03 AT VALGET av partner falt på Coor på samtlige skandinaviske markeder beror ifølge Bjørn Frivold dels på Coors profesjonelle holdning til outsourcing, men også på selskapets erfaring med å jobbe med driften av store virksomheter, en erfaring som ble høyt verdsatt. Det er ofte en egen kultur i store bedrifter, og det er viktig å ha forståelse for den. Mange av de andre interessentene var for spesialiserte. Avtalen tilsvarer en samlet verdi på 1,750 milliarder kroner og løper over fem år. Avtalen omfatter Nova nr 2 - Nyhetsbrev fra Coor Sid. 3
Nå kan vi konsentrere oss om vår kjernevirksomhet samtidig som vi kan forutsi våre kostnader for servicetjenester samt senke våre kostnadsnivåer, Bjørn Frivold i SAS Group. eiendoms-, produksjons- og arbeidsplasstjenester, som for eksempel bygningsvedlikehold, konferanseservice, resepsjon, energi, posthåndtering og prosjekter. Men også administrasjon og uniformshåndtering for de cirka 12 700 medarbeiderne hos SAS som bærer uniform. Dette er et prestisjeoppdrag for Coor, og vi er veldig glade og stolte over den tilliten SAS viser oss. En viktig del i oppdraget vårt er å ta et helhetsgrep om og utvikle SAS virksomhetsnære service i hele Skandinavia. Vi ser virkelig frem til å få gjøre det i nært samarbeid med SAS, sier Mats Jönsson, konsernsjef for Coor Service Management. For SAS Facility Management var det viktig at personalet fikk komme til et selskap som verdsetter deres kompetanse og drar nytte av deres erfaringer. BJØRN FRIVOLD forklarer at kulturen er sterk og personalomsetningen lav i SAS. Det er få som slutter. Derfor var det viktig å involvere personalet i planene. Vi har involvert representanter fra personalet i arbeidet med outsourcingen for å få med deres perspektiv i størst mulig grad. Dessuten har vi informert regelmessig og mye om hva som skjer og hvorfor vi gjør det. Urban Edstedt, kontraktsansvarlig i Coor for SAS-kontrakten i Skandinavia, syns arbeidet med avtalen gikk fint og i god ånd, men ble veldig komplisert med tanke på at tre land var involvert. For oss er SAS en velrenommert kunde med et sterkt varemerke. Kvaliteten på de virksomhetene vi har tatt over, er enorm. Det er en spennende utfordring å forvalte og videreutvikle disse. Kontakt Daniel Grönberg tlf +46 8 553 957 70, daniel. gronberg@coor.com Samarbeid skaper trygghet og senker kostnader Store samfunnsnyttige prosjekter som krever langsiktige investeringer, har ofte problemer med finansieringen. Nye samarbeidsformer kan være en løsning OPS-prosjekter er vanlige i England, men lignende prosjekter har også blitt gjennomført i Norge og Finland. Gevinsten ligger i å øke effektiviteten i prosjektet gjennom å samvirke i både byggingen og finansieringen. Alle parter bidrar med kunnskap fra sitt kjerneområde, som fører til en optimal risiko- og ansvarsfordeling. Til og med livssykluskostnadene kan reduseres gjennom offentlig privat samarbeid. Det betyr at allerede ved planlegging beregnes de totale kostnadene for å drive, vedlikeholde, finansiere og eie anleggene i løpet av hele kontraktstiden. Det er ikke et spørsmål om privatisering, men det er et spørsmål om effektivisering, sier Trygve Strand, kontraktssjef for Persbråten og Høybråten Nova nr 2 - Nyhetsbrev fra Coor Sid. 4
Et OPS-prosjekt er alt annet enn enkelt, men det er det grundige forarbeidet som gir den store gevinsten. Prosessen tar veldig lang tid og det er viktig at alle de ulike partene i samarbeidet deler sin kunnskap og sine erfaringer. Det er slik vi kan effektivisere og skape margin. Byggeperioden for Persbråten Skole var fra september 2005 til sommeren 2007. Høybråten Skole ble ombygd mellom oktober 2005 og april 2008 og ble nylig innvidd. Coor Service Management tar seg av drift og vedlikehold av begge skolene. Skole i Oslo, Norge. DA SKOLENE Persbråten og Høybråten skulle bygges og restaureres valgte Oslo kommune å benytte seg av offentlig privat samarbeid. SG Finans AS overtok eierskapet for skolene, Skanska gjennomførte byggeprosjektet og Coor fikk i oppdrag å ta seg av drift og vedlikehold i 25 år. Etter det skal både skoler og drift tilbakeføres til kommunen. Faktarute OPS Offentlig Privat Samarbeid (OPS) innebærer ulike former for samarbeid mellom offentlig sektor og private aktører. Oftest er det samarbeid som gjelder oppkjøp og gjennomføring av prosjekter som angår infrastruktur. OPS minsker risikoen i prosjekter for offentlig sektor ved å sette en fast pris til en bestemt leveringsdato. Den private sektoren bidrar med kompetanse og kostnadseffektivitet. For kommunen er fordelen med OPS forutsigbarheten; de vet hvor store kostnadene blir i løpet av hele kontraktstiden. En annen fordel er moderne, velholdte skoler som kommunen overtar uten rengjøringsbehov når perioden er over. Dessuten har service management-selskapet ressurser til å utvikle de servicetjenestene de forvalter i løpet av kontraktstiden. Og det har de fleste kommunene helt enkelt ikke råd til å gjøre i egen regi. TRYGVE STRAND ser først og fremst langsiktigheten som den store fordelen for Coor. Det gjør at vi kan planlegge virksomheten vår langt frem i tiden. På den måten får vi maksimal utnyttelse av ressursene våre. Vi har også god oversikt over hvilke kostnader som kan oppstå, ettersom vi har vært involvert i prosjektet helt fra starten. Coor kunne tidlig påvirke byggeprosessen for å gjøre det enklere for den fremtidige driften, for eksempel ved å velge riktige materialer, tekniske løsninger eller funksjonell utforming av lokaler. Vi vet at vi må ha kontroll på kostnadene for vedlikeholdet og sette av midler til det. Nå har vi et mye mer realistisk bilde av hva som kommer til å kreves. Er det virkelig så enkelt som det høres ut? Kontakt Trygve Strand på e-post Trygve.strand@coor. com eller på tlf +47 928 515 34 Nova nr 2 - Nyhetsbrev fra Coor Sid. 5
TRADISJONELT har finansbransjen håndtert virksomhetsstøttende service med eget personale. Ifølge Jan Edgren er grepet med integrerte FM-tjenester uvanlig i bransjen. I andre bransjer er outsourcing av servicen vanlig, men finansbransjen har tradisjonelt vært mer konservativ. Dessuten er kjøpte tjenester belagt med moms, og da stilles det høye krav til effektivisering for at det skal bli økonomisk. I følge Jan Edgren har SEB sitt grep om outsourcing vekket interesse blant andre bedrifter i bransjen. Finanssektoren er med på toget Finansbransjen har lenge vært tilbakeholden med å sette bort interne funksjoner og service. Men SEB har valgt å gå mot strømmen. Det er først og fremst faktorer som krav til sikkerhet, et spesielt regelverk for selskaper innen finanssektoren samt, i mange tilfeller konservativ holdning, som har gjort bankene mindre villige til å outsource. Tidligere outsourcet SEB deler av servicen til flere ulike aktører. I forbindelse med vårt nye samarbeid med Coor fikk vi en partner som arbeidet integrert med FM-tjenestene, sier Jan Edgren, Head Group Real Estate hos SEB. FREMFOR ALT søkte SEB en partner som kunne ta et samlet funksjonsengasjement for tjenestene og drive virksomheten fremover og utvikle tjenestene. Et annet mål var en standardisert beskrivelse av tjenestene for å kunne sammenligne effekten på ulike områder. Jan Edgren syns beslutningen om å legge ut servicen til en ekstern aktør var en stor omstilling for SEB. Blant annet siden det ble gjort i stor skala og fordi virksomheten er spredd over mange ulike steder. Det har vært en stor forandring for SEB. Bare arbeidet med å få alle tjenestebeskrivelsene på plass var en enorm jobb som ble utført i samarbeid med Ernst & Young, sier Jan Edgren. Om SEB SEB er et nordeuropeisk finanskonsern som betjener 400 000 bedrifter, institusjoner og 5 millioner privatpersoner. SEB er lokalt representert i Norden, Baltikum, Tyskland, Ukraina og Russland, og er gjennom sitt internasjonale nettverk globalt representert i ytterligere ti land. 31. desember 2007 hadde konsernet et balanseregnskap på 2 344 milliarder kroner og forvaltet kapital til 1 370 milliarder kroner. Konsernet har cirka 20 000 ansatte. Kontakt AnnaCarin Grandin, tlf: +46 8 553 957 70 eller annacarin.grandin@coor.com I dag er hele eiendoms- og arbeidsplasservicen outsourcet til Coor. Oppdraget er et funksjonsoppkjøp, som innebærer at SEB kjøper service etter behov. Vi streber etter å være best i klassen innenfor internservice. Et annet viktig mål er selvfølgelig å senke kostnadene uten at det skal gå ut over kvaliteten. Her har vi blant annet nytte av Coors kjøpekraft, som er en av Coors største styrker, sier Jan Edgren.. Nova nr 2 - Nyhetsbrev fra Coor Sid.
Tempen på bransjen Om fem år kommer vi til å outsource service og tjenester i større grad enn i dag. Det svarte 79 prosent innen offentlig sektor på Coors store spørreundersøkelse. Målgruppen for undersøkelsen var beslutningstakere i store bedrifter og offentlig sektor. Kort sagt kan det sies at outsourcing av enkelte servicefunksjoner fortsatt er den vanligste formen for outsourcing, men at interessen for helhetsløsninger øker. De områdene som er vanligst for outsourcing er rengjøring, it-støtte og eiendomstjenester. Også i år er Norge det landet der man er minst positivt innstilt til outsourcing, selv om interessen øker og man nærmer seg øvrige land. Undersøkelsen bekrefter følelsen av at interessen for integrerte løsninger stadig øker. Vi får mange forespørsler fra hele Norden, spesielt i Sverige og faktisk Norge. Den siste tiden har vi merket en klart økende profesjonalitet hos potensielle kunder og i deres oppkjøpsprosesser. Dette bidrar definitivt til forståelsen for fordelene med helhetsløsninger, sier Jan-Olof Backman, leder for forretningsutvikling hos Coor Service Management. Undersøkelsen viser at majoriteten er positivt innstilt til å legge ut internservice og andre tilleggstjenester til eksterne leverandører. Respondentene angir at de viktigste årsakene til å outsource er muligheten til å fokusere mer på egen kjernevirksomhet, senke kostnadene og øke kvaliteten. Et av problemene med å drive alt i egen regi er at man har for få ressurser til å utvikle nye ideer og løsninger. Tidsklemma og høye kostnader er de desidert vanligste årsakene til at man velger å outsource servicefunksjonene sine til å begynne med. Etter hvert merker vi imidlertid at faktorer som fleksibilitet og leveranseutvikling veier tyngre. Evnen til å stadig tilpasse og utvikle serviceleveransen slik at den i alle tilfeller støtter kundens kjernevirksomhet optimalt det er våre kunders virkelige og varige verdi av en outsourcingavtale, sier Jan-Olof Backman. Kontakt Åsvor Brynnel, tlf +46 8 559 954 04 eller asvor. brynnel@coor.com Nyhetsbrevet Nova er et elektronisk nyhetsbrev fra Coor Service Management som formidler nyheter om bransjen og om Coor. Nyhetsbrevet lages på språkene svensk, engelsk, dansk, norsk. Kontaktperson: Torunn Maria Holm Tekster: Susanne Kinnunen, Victoria Wahlberg/Webbkraft Grafisk formgivning og produksjon: Webbkraft Foton og illustrasjon: Jann Lipka, Bengt Alm, Marie Magnusson/Smålandsposten, Skanska Coor Service Management, Veritasveien 1, 1322 Høvik. Tlf: +47 67 57 92 00, Fax +47 67 57 99 45, www.coor.no