UNIVERSITETET I BERGEN Universitetsmuseet i Bergen Arkivkode: Styresak: 17/2016 Sak nr.: 16/6150 Møte: 14. juni Styringsdokument for den ytre forvaltning av kulturminner ved Universitetsmuseet i Bergen i medfør av Kulturminneloven med forskrift Saksdokument: Styringsdokument for Den ytre forvaltning av kulturminner ved Universitetsmuseet i Bergen i med medfør av Kulturminneloven med forskrift, vedlegg 1. Merknader fra Avdeling for kulturhistorie av 26.05.2016, vedlegg 2. Saken: Styringsdokument for den ytre forvaltning av kulturminner ved Universitetsmuseet i Bergen i medfør av Kulturminneloven med forskrift Som kjent har organiseringen av den ytre forvaltningen av kulturminner ved Universitetsmuseet i Bergen i medfør av Kulturminneloven med forskrift gitt museet noen utfordringer opp gjennom årene. Omorganiseringen av UM høsten 2014 ønsket m.a. en høyere grad av integrasjon av denne virksomheten i arkeologmiljøet ved Avdeling for kulturhistorie. Som referert på tidligere styremøter i år, har direktøren ønsket å få utferdiget et styringsdokument som organiserer virksomheten og gir både Universitetsmuseet generelt og Avdeling for kulturhistorie spesielt en rekke grunnleggende føringer for virksomheten. Det vil også være kjent at den lovpålagte virksomheten har vært underfinansiert gjennom mange år det er for så vidt alle landets universitetsmuseer enige om. De ansatte ved vår Fornminneseksjon har et betydelig press på å tjene inn sin egen lønn, er ikke tilstrekkelig integrert i avdelingen for øvrig, og har ingen anledning til egen forskning. Samtidig er det 1
behov for flere til å ta seg av løpende saksbehandling, lede feltarbeid, og arbeide med rapportskriving. Direktøren legger derfor frem dette forslag til styringsdokument. Tidligere utkast har vært forelagt både Fornminneseksjonen og Avdeling for kulturhistorie Universitetsmuseet. Dessuten har saken vært drøftet med universitetsdirektøren. Samlet sett fremlegges et dokument som direktøren håper styret kan slutte seg til. Med virkning fra 01.01.2017 får følgende 10 teknisk sett midlertidig ansatte (fast ansatte på prosjekt, FP) ved Fornminneseksjonen ordinær fast ansettelse, dvs. overføres til Universitetsmuseets grunnbevilgning: Ledelse og administrasjon Asle Bruen Olsen, seksjonsleder, forsker 1109, SKO 1211 Andreas Wefring, seniorkonsulent, økonomi, SKO 1353 Thomas Bruen Olsen, seniorkonsulent digitalisering, SKO 1353 Trond Eiliv Linge, seniorkonsulent, saksbehandling, SKO 1353 Camilla Zinsli, driftsleder og saksbehandling, SKO 0400 Forskere Leif Inge Åstveit, forsker, SKO 1108 Søren Diinhoff, forsker, SKO 1109 David Simpson, forsker, SKO 1108 Morten Ramstad, forsker, SKO 1108 Trond Lødøen, forsker, SKO 1108 Nye stillinger Det lyse ut to nye stillinger som arkeologer (seniorkonsulenter, SKO 1353, l.tr. 56) ved Fornminneseksjonen, knyttet til ytre forvaltning av kulturminnevernet etter kml med forskrift. Det legges opp til tiltredelse 1. januar 2017. Seksjonsleder vil som tidligere avtalt med direktøren ha 10 % av sin arbeidstid til faglig oppdatering. Denne oppgave er å administrere og kvalitetssikre den ytre forvaltningen av kulturminner i UMs ansvarsområde. Alle ansatte i vitenskapelige stillinger, 5 forskere i SKO 1108 og 1109, vil fra 01.01.2017 ha 20 % av arbeidstiden til forskning og faglig utvikling. I samsvar med ordningen ved UiB ellers, vil forsker 1109 få forskningstid, mens forskere 1108 får tid til faglig utvikling/oppdatering m.m. Teknisk-administrativt personale ved Fornminneseksjonen kan ha særlige behov for faglig oppdatering m.m. Derfor er det satt av en post til dette i seksjonens driftsmidler, se tabell 2. 2
Tabell 1 Oversikt over kostnader og inndekning fra og med 2017. 1 Utgifter pr. 01.01.2017 Fastlønn inkl. sos. utg., 12 stillinger Finansiering fra 01.01.2017 8439000 Frikjøp av ansatte til utgravninger (44,5% fakturering 3 864 000 2 Husleie 665000 3 Dekningsbidrag 5640000 4 Felles adm. kostnad til 1200000 UiB sentralt 1300000 UiB sentralt Driftskostnader 1200000 5 UM sentralt 700000 6 I alt 11504000 11504000 Det legges opp til en generell egeninntjening på 49 % av samlet lønnsutbetaling inkl. sos.utg. Det er det omfang i hvilket prosjektene «frikjøper» ansatte ved Fornminneseksjonen. Egeninntjeningskravet vil bli tatt inn i de stillingsbeskrivelsene i bemanningsplanen som skal utarbeides. Et slikt oppsett imøtekommer anbefalingen i evalueringsrapporten av 2009: «Bergen Museum bør opprettholde fullfinansiering av oppdragsvirksomheten ved hjelp av eksterne midler, inkludert overheadinntekter». 7 Dekningsbidraget brukes altså til å opprettholde den saksbehandlingskapasitet som alle tiltakshavere i Hordaland, Sogn og Fjordane og på Sunnmøre er avhengig av finnes ved UM. Bidraget fra UiB sentralt er et årlig tilskudd, øremerket lovpålagt virksomhet i medfør av Kulturminneloven med forskrift, så lenge denne virksomheten ligger til Universitetsmuseet. Separat lønnskonto avsluttes. Hvordan innestående midler pr. 31.12.2016 disponeres, drøftes mellom leder for Avdeling for kulturhistorie, leder for Fornminneseksjonen og UMs administrasjonssjef. 8 Forslag legges frem som egen sak for UMs styre. Driftskontoen fortsetter slik at Fornminneseksjonen utstyrsmessig kan ivareta et visst beredskap som ikke i utgangspunktet kan eller skal belastes den enkelte tiltakshaver. Pr. 1 Tabellen gjelder bare dette, og ta ikke inn hele økonomien knyttet til utgravningsvirksomheten som jo er mye større, i snitt for perioden 2011-2014 vel 24,5 mill kr. 2 Godskrevet lønn for faste på prosjekt: Gjennomsnitt av årene 2011-2014 = 4.220.594 kr. = 54,5 %, redusert til 49 % av samlet lønnsutbetaling til fast ansatte ved Fornminneseksjonen. 3 Innregnet husleien for 2015 + 4,5 %. 4 Det regnes DB på 60%. Gjennomsnitt av årene 2011-2014: 21.422.574; årlig: 5.355.644 kr. Det regnes altså med en vekst i forhold til dette på ca. 5,2 %. Der DB blir større, går «overskuddet» til UM sentralt. Der de blir mindre dekkes underskuddet av UM sentralt. 5 Om fordelingen av driftskostnader, se s. 18, tabell 2. 6 Den reelle økningen i forhold til situasjonen 2016 er ca. 280.000 kr. 7 Evaluering av Seksjon for ytre kulturminnevern (SFYK) ved Bergen Museum. Rapport avgitt til styret ved Bergen Museum 28. mai 2009, s. 17. 8 Innestående midler pr. 01.01.2016 var 4,3 mill kr. 3
31.12.2015 er innestående 293.590 kr. Fordelingen av 2 400 000 i driftskostnader, følger av tabell nedenfor. Fastlønn inkl. tid til egen forskning eller tid til faglig utvikling for vitenskapelige stillinger, 20 %, vil fra 01.01.2017 bli dekket over UMs basisbevilgning på ordinært lønnsbudsjett og inngår i ordinær lønn. Dette vil også nevnes særskilt i stillingsbeskrivelsene. Husleien inngår i UMs samlede husleie og betales av museet. Felles adm. kostnad til UiB sentralt forblir uendret og betales av Avdeling for kulturhistorie slik det er vanlig ved prosjektvirksomheten ved UM. Dekningsbidraget skal først og fremst dekke disse kostnadene for UM sentralt og avdelingen. Av den resterende del av dekningsbidraget dekkes driftsbudsjettet etter oppsettet i tabell 2, driftsbudsjett til Fornminneseksjonen, for 2017 tentativt 700.000 kr., gis som en rundsum seksjonen selv fordeler. Eventuelt ytterligere midler via utgravningsvirksomhetens overhead fordeles av avdelingen til Fornminneseksjonen, Konserveringsseksjonen og Seksjon for samlingsforvaltning. Det gis altså følgende føring for fordelingen av disse midlene fra Avdeling for kulturhistorie: Kostnader knyttet til utgravningsvirksomheten skal i utgangspunktet dekkes av tiltakshaver. Utgravningsvirksomheten ved UM skal samlet sett ikke gå med overskudd. UM dekker lønn til fast ansatte ved Fornminneseksjonen. Utgravningsvirksomheten får overført 700.000 årlig til driftskontoen (se tabell 2 nedenfor). Det regnes med 60 % flatt. Dekningsbidraget skal i første rekke tilføres UMs lønnsbudsjett. Dekningsbidrag og frikjøp av ansatte til utgravninger skal i første rekke dekke lønn, husleie, felles adm. kostnader til UiB og driftsbudsjett knyttet til den ytre forvaltningen av kulturminner. Inntekter utover det som kreves for å dekke disse behovene fordeles av Avdeling for kulturhistorie. Vitenskapelig ansatte ved Fornminneseksjonen får driftsmidler (annuum) på linje med vitenskapelige ansatte ved Forskningsseksjonen. Deres tid til forskning og faglig utvikling dekkes av Universitetsmuseet. De kan også søke på alle midler som avdelingens øvrige vitenskapelig ansatte kan søke på. Tabell 2 Tentativt budsjett for 2017 - fellesutgifter drift Fornminneseksjonen Analysenr Art Beløp 280537 Verdiforringelse (nedskrivning datautstyr, del av 30000 telefonkostnader over 4 år) 152.858+46114 delt med 4 280539 Datautstyr - PC/skriver 140000 280540 Oppdatering, kurs m.m. 60000 280541 HMS (trening(280648), møter, kaffe, blomster, interne 55000 arr.) 280544 Abonnementer 3000 280547 Forvaltningsmøter (Region, NAM, LS, SAK, m.fl.) 130000 280549 Lisenser (ikke en årlig utgift, fornyet noen i 2015) 80000 4
280551 GIS-utstyr/leie av totalstasjon (leie belastes 0 tiltakshaver) 280553 Drift kontor (porto, kopimaskin, skriveutst) 60000 280554 Vannavtale 12000 280557 Feltlederkurs /-opplæring 50000 280647 Infrastruktur (kontorutstyr, alarm o.l.) 80000 Sum Til Fornminneseksjonen, driftsmidler 700 000 Avdeling for kulturhistorie: Annua, 5 vitsk. Stillinger samt seksjonsleder, à 20.000 120000 Bevegelige helligdager 340000 Fasttelefoner 40000 Felles administrativ kostnader (til UiB sentralt) 1200000 Sum Til Avdeling for kulturhistorie 1700000 Sum totalt Driftsmidler knyttet til ytre forvaltning av kulturminner 2 400 000 Analysenr. 280541, 280553 og 280648 kan vurderes flyttet til avdelingen. Driftsmidlene ved Fornminneseksjonen gis som rammetilskudd og fordeles av seksjonsleder. Med dette styringsdokument mener direktøren at en oppnår en rekke fordeler: Omgjøring av midlertidige til faste stillinger. To nye stillinger tilføres virksomheten, finansiert med en reell utvidelse av rammen fra UiB sentralt. Vitenskapelig ansatte får forskningstid / tid til faglig utvikling. Nedbygging av overtid. Større grad av integrasjon i UMs kulturhistoriske aktiviteter og samhandling med vårt arkeologmiljø for øvrig. Bedre økonomisk integrasjon i den samlede økonomien ved UM sentralt og Avdeling for kulturhistorie. Forslag til vedtak: Styret vedtok enstemmig forslag til styringsdokument for den ytre forvaltning av kulturminner ved Universitetsmuseet i Bergen i medfør av Kulturminneloven med forskrift med de endringer som var resultatet av drøftelsene på møtet. Direktør og administrasjonssjef får fullmakt til å foreta endringene. Styringsdokumentet evalueres innen utgangen av 2020. 5