MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget

Ås kommune MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget Møtetid: 27.05.2015 kl. 16.30 Møtested: Ås kulturhus. Lille sal. Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og www.as.kommune.no. Saksliste Side Informasjon fra rådmann Informasjon fra leder og eventuelt Referatsaker Saker til behandling 4/15 1. tertialrapport 2015 3 5/15 Budsjettreguleringer 1.tertial 2015 5 6/15 Årsmelding med årsberetning 2014 13 7/15 Evaluering av kulturområdet 15 8/15 Voksenopplæring - organisasjonsendring 20 9/15 Ny ledelsesmodell for Tunveien og Søråsteigen barnehage - 2 årig forsøksprosjekt 25 Ås, 13.05.2015 Johan Alnes Leder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 96 20 04 eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/vibeke Berggård. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 15/00121

Informasjon fra rådmann Informasjon fra leder og eventuelt Referatsaker Arbeidsmiljøutvalget (AMU) 28.04.215 protokoll og innkalling AMU møteplan 2015 korrigert per 30.04.2015 Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 2 av 28

Saker til behandling ADM-4/15 1. tertialrapport 2015 Gå til saksliste >>Neste sak Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 15/01352-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato Administrasjonsutvalget 4/15 27.05.2015 Arbeidsmiljøutvalget Hovedutvalg for helse og sosial 20.05.2015 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 13/15 20.05.2015 Hovedutvalg for teknikk og miljø 21/15 21.05.2015 Formannskapet 26/15 27.05.2015 Kommunestyret Innstillinger fra utvalg som har fått saken til behandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se kommunens hjemmesider for publiserte protokoller etter møtene. Rådmannens innstilling: 1. tertialrapport 2015 tas til orientering. Ås, 8.5.2015 Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: AMU (orientering) Administrasjonsutvalg Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for teknikk og miljø Kontrollutvalg (uttalelse) Formannskap Kommunestyre Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 3 av 28

Vedlegg: (separat trykk/ nettbrett: Vedlegg til flere utvalg) 1. tertialrapport 2015 SAKSUTREDNING: Fakta i saken Tertialrapportene er bygd opp etter samme struktur som handlingsprogram 2015-2018. I tertialrapporten rapporteres det på følgende: - Tiltak beskrevet i handlingsprogrammet - Oppfølging av vedtak - Økonomi - Planoversikt 1. tertialrapport er en rapportering på målsettinger i vedtatt handlingsprogram og økonomiplan. Da det er vedtatt mange mål med tilhørende tiltak, gis det ikke en uttømmende rapportering på hvert enkelt tiltak. Der det imidlertid er avvik mellom vedtatte tiltak og faktisk gjennomføring, blir dette rapportert. Mål og tiltak der det har vært aktivitet i perioden, og strategier og tiltak med høyt politisk fokus som er gjennomført fra mai til august, er også trukket frem. En prosjektgruppe sammensatt av medlemmer fra administrasjonen og politikere har sett på tiltak for å forbedre tertialrapporteringen. Økonomirapporteringen er endret i tråd med forslaget fra denne prosjektgruppen. Økonomiske konsekvenser: Se egen sak om budsjettreguleringer 1. tertial 2015. Konklusjon med begrunnelse: Tertialrapport er fast rapportering til kommunestyret. Rådmannen anbefaler at 1. tertialrapport 2015 tas til orientering. Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 4 av 28

ADM-5/15 Budsjettreguleringer 1. tertial 2015 Gå til saksliste <<Forrige sak >>Neste sak Saksbehandler: Charlotte Barbulla Saksnr.: 15/01349-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for helse og sosial 20.05.2015 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 14/15 20.05.2015 Hovedutvalg for teknikk og miljø 22/15 21.05.2015 Administrasjonsutvalget 5/15 27.05.2015 Formannskapet 27/15 27.05.2015 Arbeidsmiljøutvalget Kommunestyret Innstillinger fra utvalg som har fått saken til behandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se kommunens hjemmesider for publiserte protokoller etter møtene. Rådmannens innstilling: 1. Budsjettregulering foretas i henhold til tabell 1 og 2. 2. Det vedtas økt låneopptak for 2015 på kr på 28 636 000 kr. Dette gjelder opptak av for lite lån i henhold til vedtatt låneopptak fra 2014 på 15 200 000 kr og 13 436 000 kr som følge av nye lånebehov i 2015. Ås, 13.05.2015 Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for teknikk og miljø Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonsutvalg Formannskap Kommunestyre Vedlegg: Ingen Vedtak i saken sendes til: Etatssjefer Økonomiavdelingen Revisjonen Plankomiteen Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 5 av 28

SAKSUTREDNING: Vedtatt handlingsprogram innebærer et netto driftsresultat på 1,5 %. Status per 1. tertial viser at prognosen for resultatet for 2015 blir omtrent som opprinnelig vedtatt. Helse og sosial har store budsjettutfordringer, samtidig viser prognoser at sentrale inntektsposter kan økes. I 2014 ble det vedtatt opptak av lån på 85 200 000 kr. Rådmannen tok opp et lån på 70 000 000 kr. Resterende låneopptak må tas opp i 2015 for å sikre fullfinansiering av vedtatte prosjekter fra 2014. Dette utgjør et lånebehov på 15 200 000 kr. I 2015 er det vedtatt finansiering av investeringsprosjekter med inntekter fra salg av Dyster Eldor på 20 mill. kr og Hangartomta på 5 mill. kr. Salg av disse prosjektene er utsatt og vil derfor ikke kunne finansiere investeringer i 2015. Det er derfor et finansieringsbehov på 25 mill. kr som følge av dette. Samtidig avslutter Rådmannen flere investeringsprosjekter med mindreforbruk og foreslår økninger i eksisterende og nye prosjekter. Netto innebærer endringer i prosjektrammer en innsparing på 10 700 000 kr. Samlet sett er det behov for et økt låneopptak i 2015 på 28 636 000 kr: Finansieringsbehov 2015 Utsatt salg av Dyster Eldor og Hangartomta 25 000 000 Netto forbruk avsluttede prosjekter -10 700 000 Overføring fra drift -864 000 Netto lånebehov endringer i rammer 2015 13 436 000 Fullfinansiering av vedtatt låneopptak 2014 15 200 000 Samlet nytt låneopptak 28 636 000 Behov for reguleringer av driftsbudsjettet for etatene Rådmannen foreslår følgende budsjettreguleringer for 2015 som følge endringer i rammebetingelser og nye prognoser per 1. tertial 2015: Tabell 1 Budsjettreguleringer innen drift Tabell 1. Budsjettreguleringer drift Regnskap 2014 Oppr. budsjett 2015 Rev. budsjett 2015 Endring Nytt rev. budsjett Sentraladministrasjonen 1. 10*.1100.100 Godtgjørelse kommunestyre og folkevalgte 3 341 448 3 412 000 3 412 000 413 000 3 825 000 2. 147010.1120.100 Tilskudd til organisasjoner/lag 249 750 250 000 250 000 34 000 284 000 3. 162010.1410.301 Gebyrinntekter -230 246-700 000-700 000 400 000-300 000 4. 10*.1504.180 Lønn 3 977 012 4 059 000 4 059 000-400 000 3 659 000 5. 135000.1600.120 Kjøp fra kommuner/kemneren 3 984 196 4 819 000 4 819 000-527 000 4 292 000 6. 10*.1600.120 Lønn eiendomsskatt 11 807 019 11 330 000 11 330 000 350 000 11 680 000 7. 147050.1630.180 Bidrag/overføring Krisesenter 4 372 408 0 0-4 372 000-4 372 000 8. 149000.1630.120 Uspesifisert kutt 0-325 000-325 000 325 000 0 9. 181000.1630.180 Statstilskudd Krisesenter -4 372 408 0 0 4 372 000 4 372 000 10. 149000.1701.100 Tilleggbevilgning K-sak 12/15 0 1 591 000 1 591 000-427 000 1 164 000 Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 6 av 28

Tabell 1. Budsjettreguleringer drift 11. 157000.1701.100 Oppvekst og kultur Regnskap 2014 Oppr. budsjett 2015 Rev. budsjett 2015 Endring Nytt rev. budsjett Overføring investeringsregnskapet 0 0 0 427 000 427 000 12. 135000.2060.202 Kjøp fra Follo barne og u-skole 6 894 000 6 894 000 273 000 7 167 000 13. 162900.2430.370 Billettinntekter bibliotek 0-503 000-503 000 500 000-3 000 Helse og sosial 14. 149090.3110.232 Øvrige bevilninger/ vedtatt kutt 0 0 0 1 000 000 1 000 000 15. 137090.3000.254 Kjøp fra andre private 1 316 356 2 500 000 2 500 000-500 000 2 000 000 16. 149090.3000.254 Øvrige bevilninger/ vedtatt kutt 0-2 757 000-2 757 000 2 500 000-257 000 17. 10*.3110.232 Lønnsmidler helsestasjon 11 770 745 11 218 000 11 218 000 500 000 11 718 000 18. 147040.3220.381 Bidrag sosial omsorg/barnevern 10 320 771 4 438 000 4 438 000 4 000 000 8 438 000 19. 1*.3230.2* Lønn og driftsmidler 28 202 198 19 160 000 19 157 000 5 660 000 24 817 000 20. 137090.3341.253 Kjøp fra andre private 2 092 375 1 500 000 1 500 000 6 000 000 7 500 000 21. 170000.3342.254 Refusjon fra staten Ress.krev.brukere -27 702 151-27 248 000-27 248 000 1 600 000-25 648 000 22. 160040.3400.253 Egenbetaling langtidsopphold -20 992 539-17 882 000-17 882 000-1 500 000-19 382 000 23. 10*.3481.254 Lønn kompetanseansvarlig 2 569 444 2 370 000 2 370 000 250 000 2 620 000 24. 10*.3530.234 Lønn kompetanseansvarlig 3 654 895 3 601 000 3 601 000-250 000 3 351 000 25. 135000.3540.253 Kjøp fra kommuner 2 089 260 2 040 000 2 040 000-1 000 000 1 040 000 26. 121000.3640.254 Leie/leasing transportmidler 975 566 1 513 000 1 513 000-437 000 1 076 000 27. 157000.3640.254 Overføring investeringsregnskapet 0 0 0 437 000 437 000 28. 147010.3800.233 Annen brukerbetaling -72 000-93 000-93 000 28 000-65 000 29. 173000.3800.233 Tilskudd -106 000-110 000-110 000 110 000 0 30. 10*.3840.233 Lønnsmidler/ vedtatt kutt 1 641 184 671 000 671 000 61 000 732 000 Teknikk og miljø 31. 149090.6000.120 Øvrige bevilgninger 0-446 000-446 000 376 000-70 000 32. 120000.6830.332 Kjøp av inventar 0 0 40 000-10 000 30 000 Vedlikehold av uteareal og 33. 123030.6830.332 veier 0 2 500 000 2 997 000-21 000 2 976 000 34. 120020.6840.381 Kjøp av maskiner og utstyr 0 0 44 000-5 000 39 000 35. 123030.6840.381 Vedlikehold av uteareal og veier 0 0 52 000-5 000 47 000 36. 125030.6840.381 Mater. Vedl.h. uteareal og veier 267 232 240 000 87 000-5 000 82 000 37. 120020.6850.335 Kjøp av maskiner og utstyr 0 0 165 000-15 000 150 000 Vedlikehold av uteareal og 38. 123030.6850.335 veier 0 0 3 000-10 000-7 000 39. 120020.6860.360 Kjøp av maskiner og utstyr 0 0 19 000-2 000 17 000 40. 123000.6860.360 Vedlikehold uteareal og veier 0 0 21 000-7 000 14 000 41. 127000.6860.360 Konsulenttjenester 0 0 28 000-10 000 18 000 42. 10*.7000.120 Lønn Flaggheising 0 0 0 25 000 25 000 43. 123000.7200.130 Øvrige bevilgninger Vedlikehold 359 977 3 052 000 3 052 000-286 000 2 766 000 Fellesinntekter og -utgifter Vertskommunetilskudd 44. 181010.8000.850 Asylmottak -1 456 888-1 500 000-1 500 000-1 000 000-2 500 000 45. 181020.8000.850 Integreringstilskudd -13 384 000-12 500 000-12 500 000-2 200 000-14 700 000 46. 127000.8000.800 Konsulenttjenester - Eiendomsskatt 440 925 500 000 500 000-350 000 150 000 47. 187000.8000.800 Skatteinntekter -433 083 000-453 650 000-453 650 000-3 000 000-456 650 000 48. 180000.8000.840 Rammetilskudd -378 086 008-391 763 000-391 763 000-2 000 000-393 763 000 49. 150000.9000.870 Renteutgifter 33 542 000 33 087 000 33 087 000-3 000 000 30 087 000 50. 190000.9000.870 Renteinntekter -10 702 000-8 390 000-8 390 000 1 000 000-7 390 000 51. 151000.9000.870 Minimumsavdrag 36 796 385 36 871 000 36 871 000 4 000 000 40 871 000 Annet 52. 109080.1703.173 Bruk av premiefond KLP -14 000 000 0 0-14 000 000-14 000 000 Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 7 av 28

53. 154000.9400.880 Avsetning til dispfond 30 846 854 10 405 000 10 405 000 698 000 11 103 000 Kommentarer budsjettreguleringer drift 1.tertial 2015 Sentraladministrasjonen 1. Styrking av budsjettet som følge av økt godtgjørelse til kommunestyret og folkevalgte. 2. Økt godtgjørelse til kommunestyret og folkevalgte medfører økt tilskudd til politiske partier. 3. Budsjettet for gebyrinntektene vil ikke innfris og må tas ned. Dette dekkes opp med reduserte utgifter til seniortiltak, se pkt. 4. 4. Effekten av nye avtaler på seniortiltak viser at det er rom for å ta ned budsjettet. Midlene overføres til plan og utvikling for å dekke opp for uteblitte gebyrinntekter, se pkt. 3. 5. Driftsregnskap 2014 for Kemneren viser et mindreforbruk på 3,35 mill. kr. Representantskapet har vedtatt at overskuddet skal tilbakeføres eierkommunene i 2015. Ås kommune sin andel utgjør 527 000 kr. 6. Det er avsatt 500 000 kr i konsulentutgifter til forvaltning av eiendomsskatt, herunder kartlegging av eiendommer, taksering, juridisk rådgivning og klagebehandling, se HP 2015-2018 s. 103. Ås kommune har engasjert en egen medarbeider til å utføre mest mulig av dette arbeidet, da dette totalt sett er mest økonomisk fordelaktig. Lønnsmidler til engasjementet omdisponeres fra konsulenttjenester, se pkt. 43. 7. Overføring til Krisesenteret. Utbetalingen må sees i sammenheng med statstilskuddet som kommunen mottar til Krisesenteret, se pkt. 9. 8. Etaten har et ufordelt kutt vedtatt i HP 2015-2018 punkt 44. Kuttet dekkes inn ved at overføringen til Kemneren reduseres, se pkt. 5. 9. Statstilskudd som mottas og overføres til Krisesenteret. Tilskuddet må sees i sammenheng med utbetalingen til Krisesenteret, se pkt. 7. 10. Overføring av midler til oppgradering av scenerigg sceneteknisk investering i rigg ved Ås kinoteater. Se k-sak 12/15. 11. Overføring av midler fra driftsbudsjettet til investeringsbudsjettet. Midlene skal benyttes til sceneteknisk investering i rigg ved Ås kinoteater. Se k-sak 12/15. Oppvekst og kultur 12. Follo barne- og ungdomsskole hadde merforbruk i 2014 som fordeles på eierkommunene. Ås kommunes andel er 273 000 kr. Faktura er mottatt i 2015. 13. I Fellesforslaget for budsjett 2015 som ble vedtatt av kommunestyret i 10.12.2014 ligger det inne en inntektsforventning på 500 000 kr. Denne er urealistisk da biblioteket ikke er rustet for denne typen aktiviteter. Helse og sosial 14. I Fellesforslaget for budsjett 2015 som ble vedtatt av kommunestyret i 10.12.2014 å omorganisere tjenesteområder av forebyggende helsetjenester. Etatene for Helse og sosial og Oppvekst og kultur har et felles prosjekt for barn og unge innenfor PPS, helsestasjonen og barnevernet, se tiltak for oppvekst og kultur og tiltak for helse og sosial i HP 2015-2018 side 47 og 65. Prosjektet ser på samarbeid på tvers av etatene og vil gi mulighet for gevinster på sikt men ikke før Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 8 av 28

prosjektet er avsluttet. Prosjektet er fortsatt pågående så innsparingen for 2015 reverseres. 15. Midler til brukere med nye behov reduseres for å dekke opp for økt aktivitet i etaten. 16. Uspesifisert kutt vedtatt i HP 2015-2018, se vedlegg 2 punkt 66. Kuttet dekkes inn ved at etaten får økte inntekter og ved å avslutte en avtale om kjøp av ekstern plass til en ressurs. Se punkter 22 og 25. 17. 0,2 årsverk jordmor til prosjektet «Tidlig hjem» omgjøres til fast stilling fra januar 2015. 1,0 årsverk vikariat helsesøster ved Ås helsestasjon i en periode på 5 måneder i 2015. 18. NAV Ås hadde et høyt antall brukere med sosialhjelp som hovedinntekt ved årsskiftet, som har fått videreført vedtak i 2015. 19. Barnevernet har et behov for 7,88 mill. kr men tilføres 5,66 mill. kr. Differansen mellom behov og tilførsel må enheten jobben med å spare inn. Se sak 15/01503. 20. Kommunen har for få sykehjemsplasser og må kjøpe. Det er budsjettert med 2 plasser men p.t. kjøpes det 10 plasser. Dette behovet må videreføres for hele 2015. 21. Revisors gjennomgang viser at det er inntektsført for høye refusjoner for ressurskrevende brukere i 2014. 22. Inntekter langtidsplasser øker som følge av at flere plasser kjøpes ved Granås sykehjem. 23. Lønnsmidler til kompetanseansvarlig flyttes fra Dagtilbudet til Hjemmebaserte tjenester. Vedtak om midlene er fra HP 2013-2016. 24. Lønnsmidler til kompetanseansvarlig flyttes til Hjemmebaserte tjenester fra Dagtilbudet. Vedtak om midlene er fra HP 2013-2016. 25. Kommunen tar over oppgaver og kjøp av plass hos Aleris avsluttes. Dette gir en innsparing med halvårs effekt for 2015. 26. Overføring av midler til investering da to biler tilhørende etaten er kostnadsført i investeringsregnskapet. 27. Overføring av midler til investering for å dekke opp for merforbruk i 2014. 28. Brukerbetaling for personer som benytter seg av varmtvannstilbudet justeres ned. 29. Feil budsjettert tilskudd. Tilskuddet som ble mottatt i 2014 var relatert til Partnerskapsmidler som ikke mottas i 2015. 30. Vedtak om innsparing på 0,3 årsverk ved Frisklivssentralen, se HP 2015-2018 punkt 75. Grunnet tariffbestemmelser fordi den ansatte i stillingen var i svangerskapspermisjon blir det lønnsutgifter for 4,5 måned i 2015. Lønnsutgiftene for 2015 må tilføres budsjettet. Teknikk og miljø 31.Uspesifisert kutt vedtatt i HP 2015-2018. Kuttet er fordelt ut på enhetene fra teknikk og miljø sentralt. 32-41. Uspesifisert kutt vedtatt i HP 2015-2018. VIP(veg, idrett og park) sin andel av 0,5 % innsparingen utgjør 90 000 kr. Kuttet dekkes inn ved at innkjøp av utstyr og vedlikehold av uteareal og veier reduseres. 42.Lønnsmidler til flaggheising/ firing etter arbeidstid. 43.Uspesifisert kutt vedtatt i HP 2015-2018. Eiendomsavdelingen sin andel av 0,5 % innsparingen utgjør 286 000 kr. Kuttet dekkes inn ved at rehabiliteringen av kjøkken og terrasse i Daginstitusjonen i Skoleveien 4 utsettes. Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 9 av 28

Fellesinntekter og -utgifter 44. Vertskommunetilskudd Asylmottak blir høyere enn forutsatt i opprinnelig budsjett. Videre er tilskudd fra UDI gjeldende 2014 ikke kommet med i regnskapet for 2014 og dette må inntektsføres i 2015. 45. 2,2 mill. kr. i integreringstilskudd for 2014 er ikke kommet med i regnskapet for 2014 og dette inntektsføres i 2015. 46. Det er avsatt 500 000 kr i konsulentutgifter til forvaltning av eiendomsskatt, herunder kartlegging av eiendommer, taksering, juridisk rådgivning og klagebehandling, se HP 2015-2018 s. 103. Ås kommune har engasjert en egen medarbeider til å utføre mest mulig av dette arbeidet, da dette totalt sett er mest økonomisk fordelaktig. Lønnsmidler til engasjementet omdisponeres fra konsulenttjenester. Se pkt. 6. 47. Skatteanslaget oppjusteres med 3 mill. kr. for 2015. 48. Regjeringen foreslår å styrke kommunenes økonomi med 1,1 mrd. kr. i revidert budsjett. Et forsiktig anslag tilsier at Ås kommune får 2 mill. kr. i økt rammetilskudd i 2015 i forhold til opprinnelig budsjett.. 49. Anslag for renteutgifter nedjusteres med 3 mill. kr. 50. Anslag for renteinntekter nedjusteres med 1 mill. kr. 51. I revisjonsrapport av 28. april 2015 anbefaler revisjonen at Ås kommune endrer prinsipp for beregning av minimumsavdrag. Det finnes to anerkjente metoder for beregning av minimumsavdrag. Modellen som Ås kommune benytter, beregner etter revisjonens vurdering minimumsavdraget for lavt i forhold til kommunens kapitalslit. Rådmannen tar dette til etterretning og foreslår å endre prinsipp fra og med 2015. Avdragskostnadene øker med 4 mill. kr. i 2015 som følge av dette. 52. Det budsjetteres med bruk av premiefond på 10 mill. kr fra KLP. I tillegg har Ås kommunen avsatt premiefond på 4 mill. kr. i egen balanse som må inntektsføres i 2015 etter anmodning fra revisjonen i revisjonsrapport av 28. april 2015. Samlet sett inntektsføres 14 mill. kr. i 2015. 53. Avsetning av midler til disposisjonsfond. Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 10 av 28

Tabell 2 Budsjettreguleringer i investeringsbudsjettet Tabell 2. Budsjettreguleringer investering Regnskap 2014 Rev. budsjett 2015 Endring i budsjett 2015 Nytt rev. Budsjett 2015 Total ramme 1 020000.2082.386.0242 Scenerigg jf. K-sak12/15 0 427 000 427 000 427 000 2 097000.9800.880.0242 Overføring fra driftsregnskapet jf. K-sak 12/15 0-427 000-427 000-427 000 3 021010.3640.254.0* Biler HS, merforbruk fra 2014 0 437 000 437 000 437 000 4 097000.9800.880.0* Overføring fra driftregnskapet dekning av innkjøp av biler fra 2014 0-437 000-437 000-437 000 5 023040.7000.261.0231 Tomtekjøp Granheim overføring 880 000-880 000 0-6 028000.6000.121.0658 Tomtekjøp Granheim overføring 33 659 000 880 000 34 539 000 - Overføringer 0 7 020000.2330.201.0203 Inventar Solbergtunet - avsluttes med mindreforbruk 420 000 5 580 000-5 000 000 580 000 6 000 000 Utvidelse Solbergtunet - avsluttes med 8 023040.7000.221.0616 mindreforbruk. Jf. K-sak 49/13 19 210 076 12 340 000-12 000 000 340 000 32 312 000 9 023040.6800.130.0742 Ombygging av Myrveien 16 - avsluttes - 2 112 000-2 112 000 0 8 407 000 10 020000.2330.201.0211 Solbergtunet barnehage inventar del 2 avsluttes 65 000-65 000 0 1 384 000 11 020010.2082.386.0216 Kjøkkenutstyr til kulturhuset avsluttes 36 000-36 000 0 250 000 12 020020.3110.232.0217 Audiometre - avsluttes 79 255 20 000-20 000 0 100 000 13 020000.2430.370.0236 E-Bøker avsluttes - 80 000-80 000 0 80 000 14 023000.7000.385.0677 Oppussing skolebygg Brønnerud avsluttes - 2 000-2 000 0 1 150 000 15 023000.7000.222.0741 Rehab Rustad - avsluttes 1 077 000-900 000 177 000 2 043 000 Prosjekter som avsluttes med mindreforbruk -20 215 000 16 023040.7000.130.* Sikring av NAV kontor, ombygging, nytt prosjekt 0 200 000 200 000 189 000 17 027000.6080.120.0115 Digitalisering av byggesaksarkiv, fullfianansiering - 1 500 000 3 000 000 4 500 000 4 500 000 18 023040.7000.265.0625 Hogstvetveien, Modulbugg 51/4, avsluttes -315 000 315 000 0 2 000 000 19 020000.2161.202.* Inventar Åsgård skole moduler, nytt prosjekt - 0 500 000 500 000 500 000 20 070000.7000.265.0726 Tilskudd Fjellveien 8 reduseres til siste beregning og ihht orientering i formannskapet 28.1.2015-8 666 000 4 666 000-4 000 000-4 000 000 21 023040.4000.285.0753 Bjørnebekk, musikkbinge, avsluttes 76 428-37 000 37 000 0 - Nye prosjekter og prosjekter som avsluttes med merforbruk 8 718 000 22 023040.7000.222.0610 Garantifond 134 000-134 000 0 Avsetning til garantifond -134 000 23 091010.1702.880.0995 Fullfiansiering av vedtatt låneopptak fra 2014, jf. K-sak 80/13. 109 841 000 15 200 000 125 041 000 125 041 000 24 067000.1702.880.0996 Utsatt salgstart Dyster Eldor -20 000 000 20 000 000 0-80 000 000 25 067000.1702.880.0996 Utsatt salg av Hangar'n -5 000 000 5 000 000 0-5 000 000 Økt finansieringsbehov 40 200 000 Finansieringsbehov 2015 Utsatt salg av Dyster Eldor og Hangartomta 25 000 000 Netto forbruk avsluttede prosjekter -10 700 000 Overføring fra drift -864 000 Netto lånebehov endringer i rammer 2015 13 436 000 Fullfinansiering av vedtatt låneopptak 2014 15 200 000 Samlet nytt låneopptak 28 636 000 Kommentarer budsjettreguleringer investeringer 1.tertial 2015 Overføringer 1. Ny scenerigg, finansieres av driftsregnskapet. Se k-sak 12/15. 2. Ny scenerigg, finansieres av driftsregnskapet. Se k-sak 12/15. 3. Bilkjøp HS, merforbruk fra 2014, finansieres med overføring fra drift. 4. Bilkjøp HS, merforbruk fra 2014, finansieres med overføring fra drift. 5. Overføring av budsjettmidler fra prosjekt Granheim til tomtekjøp hvor kostnadene er belastet. Gjelder kjøp av tomt ved Solberg nær Granheimtunet. 6. Overføring av budsjettmidler fra prosjekt Granheim til tomtekjøp hvor kostnadene er belastet. Gjelder kjøp av tomt ved Solberg nær Granheimtunet. Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 11 av 28

Avsetning til ubundet investeringsfond 7. Inventar Solbergtunet barnehage, avsluttes med et stort mindreforbruk grunnet delfinansiering/avgrensning mellom drift og investering 8. Utvidelse Solbergtunet barnehage, avsluttes med et mindreforbruk. Skyldes overføring fra prosjektet Demenssenteret i oppstartfasen. Dette skulle ha blitt tatt til vurdering inn i HP, men uteglemt. 9. Ombygging av Myrveien 16 avsluttes med et mindreforbruk. Kostnadene fra 2014 ble fakturert Myrveien 16. 10. Solbergtunet barnehage inventar avd 2 avsluttes med et mindreforbruk. 11. Kjøkkenutstyr avsluttes med mindreforbruk. 12. Audiometre avsluttes med mindreforbruk. 13. E-Bøker avsluttes med mindreforbruk. 14. Oppussing skolebygg Brønnerud avsluttes med mindreforbruk. 15. Rehabilitering Rustad avsluttes med mindreforbruk. Bruk av ubundet investeringsfond 16. Mottakskontoret ved Nav Ås ombygges for å ivareta sikkerheten til de ansatte. Delfinansiering 50 % med fylket. 17. Fullfinansiering av digitalisering av byggesaksarkivet. Estimert ferdigstilt i 2016. 18. Hogstvetveien modulbygg 51/4, avsluttet 2014 med et merforbruk. 19. Inventar Åsgård skole, moduler. 20. Tilskuddet til Fjellveien 8 justeres ihht siste beregninger. Tilskuddet har ikke vært justert etter mottak av tilskudd til trinn 1. Dette i henhold til orientering 28.1.2015 21. Bjørnebekk, musikkbinge avsluttes med et merforbruk Avsetning til garantifond 22. Vedtatt låneopptaket fra 2014 fullfinansieres nå. 23. Salgstart Dyster Eldor utsettes til 2016. Områdereguleringene er ikke ferdig. 24. Salgstart Hangar n utsatt til 2016. Grunnen må reguleres og lageret tømmes. Vurdering av eventuelle økonomiske konsekvenser: Rådmannens forslag til budsjettreguleringer per 1. tertial 2015 innebærer at prognose for netto driftsresultat opprettholdes på ca 1.5 %. Konklusjon med begrunnelse: Budsjettreguleringer foretas i henhold til tabell 1 og 2. Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 12 av 28

ADM-6/15 Årsmelding med årsberetning 2014 Gå til saksliste <<Forrige sak >>Neste sak Saksbehandler: Paul Roar Ågedal Saksnr.: 15/01143-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 5/15 28.04.2015 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 15/15 20.05.2015 Hovedutvalg for teknikk og miljø 23/15 21.05.2015 Hovedutvalg for helse og sosial 20.05.2015 Administrasjonsutvalget 6/15 27.05.2015 Formannskapet 28/15 27.05.2015 Kommunestyret Innstillinger fra utvalg som har fått saken til behandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se kommunens hjemmesider for publiserte protokoller etter møtene. Rådmannens innstilling: Årsmelding med årsberetning 2014 tas til orientering Ås, 27.4.2015 Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalget Kommunalt råd for funksjonshemmede Ås eldreråd Ungdomsrådet Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for teknikk og miljø Administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: (separat trykk/ nettbrett: Vedlegg til flere utvalg) Årsmelding 2014 med årsberetning 1.0 Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 13 av 28

SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Årsmeldingen er en tilbakemelding på målsettinger i vedtatt handlingsprogram og økonomiplan 2014-17. Årsmeldingens kapittel 2 utgjør «årsberetningen». Årsberetningen er den lovpålagte delen av rapporteringen, jf. Forskrift om årsregnskap og årsberetning. Resterende del av dokumentet utgjør kommunens årsmelding. Denne er ikke en lovpålagt rapportering, men en viktig del av kommunens mål- og resultatstyring. Vurdering: Regnskapsåret 2014 var et økonomisk krevende år. Til tross for innføringen av eiendomsskatt på næring, viste budsjettet et marginalt positivt driftsresultat. Driftsresultatet for 2014 på 5,2 mill.kr er samlet sett i samsvar med budsjettet, men utgiftsveksten på enkelte tjenesteområder er bekymringsfull. Etatene hadde samlet sett et merforbruk, mens meravkastning på finansforvaltning og merinntekter i eiendomsskatt på næring likevel sikret et positivt driftsresultat. Økonomiske konsekvenser: Ås kommunes regnskap for 2014 viser et netto driftsresultat på 5,2 mill.kr, tilsvarende 0,4 prosent av driftsinntektene på 1 190 mill. kr. Konklusjon med begrunnelse: Årsmelding med årsberetning 2014 tas til orientering. Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 14 av 28

ADM-7/15 Evaluering av kulturområdet Gå til saksliste <<Forrige sak >>Neste sak Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/01632-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato Ås eldreråd 6/15 19.05.2015 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 17/15 20.05.2015 Administrasjonsutvalget 7/15 27.05.2015 Formannskapet 31/15 27.05.2015 Kommunestyret Innstillinger fra utvalg som har fått saken til behandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se kommunens hjemmesider for publiserte protokoller etter møtene. Rådmannens innstilling: Det omgjøres en stilling innen kulturområdet til kultursjef. Kultursjefen får ansvar for hele kulturområdet. Stillingen plasseres i direktelinje til oppvekst- og kultursjefen. Ås, 08.05.2015 Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst- og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Ås eldreråd Hovedutvalg oppvekst og kultur Administrasjonsutvalg Formannskap Kommunestyre Vedlegg: (Separat trykk/ Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, vår 2015) Evalueringsrapport kulturområdet15050500 Prosjektrapport kultur.pdf H:\dok\Prosjektplaner\2015\Prosjekt kultur\15050500 Prosjektrapport kultur.pdf Vedtak i saken sendes til: Oppvekst og kultursjef Kulturleder Biblioteksjef Rektor kulturskolen Kulturhuskoordinator Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 15 av 28

SAKSUTREDNING: Sammendrag: På bakgrunn av kommunestyrevedtak i forbindelse med handlingsprogrammet ble det nedsatt en prosjektgruppe som skulle se på følgende: Gjennomgang av hele kulturområdet når det gjelder organisering og innhold. Hva er det ønskelig at kulturområdet skal være i Ås? Hvilke kulturaktiviteter kan utføres av frivillige? Prosjektgruppen konkluderte med at flere områder/oppgaver bør legges i en samlet kulturenhet som bør ledes av en kultursjef. Dette for å skape en sterk og funksjonell organisasjon. På bakgrunn av pågående diskusjoner om kommunestruktur, ønsker ikke rådmannen i første omgang å endre organisasjonen. Det er imidlertid ønskelig å få en kultursjef organisert under oppvekst og kultursjefen som kan ta et strategisk grep når det gjelder kulturområdet. Denne stillingen kan opprettes ved ledighet i en stilling innen kulturområdet. Fakta i saken: Denne gjennomgangen av kulturområdet har bakgrunn i kommunestyresak 14/04335-1, og i handlingsprogrammet for 2015 som ble vedtatt i kommunestyret 10.12.2014. «Bestillingen» for arbeidet er formulert slik Gjennomgang av hele kulturområdet når det gjelder organisering og innhold. Hva er det ønskelig at kulturområdet skal være i Ås? Hvilke kulturaktiviteter kan utføres av frivillige? Evaluere kulturhuset når det gjelder organisering, bruken, innholdet og det tekniske. Det opprettes en prosjektgruppe som består av 3 fra administrasjonen 1 tillitsvalgt og 2 politikere. Prosjektet kom i gang i januar 2015 og forutsettes klart for behandling i kommunen i mai 2015. Prosjektrapporten vil bli behandlet i politiske utvalg i juni. Prosjektgruppe Ellen Benestad, oppvekst og kultursjef Alexander Krohg Plur, kulturskolerektor Emil Schmidt, økonomisjef Sverre Strand Teigen, HOK Laila P. Nordsveen, HOK Linda Rasten, tillitsvalgt Referansegruppe Arne Hågensen, kulturleder Marianne Selvik, biblioteksjef Bjørn-Erik Pedersen, SLT koordinator Myfanwy Moore-Evensen, kulturhuskoordinator Tone Eng, leder Frivilligsentralen Lill Gustavsen Lokna, rådgiver org. og pers. Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 16 av 28

Nils Gunnerud har vært engasjert som ekstern rådgiver og prosjektleder. Prosjektgruppen har hatt 6 møter, hvorav 3 møter sammen med referansegruppen. I tillegg ble det 14.4 gjennomført en heldagsbefaring til Askim kommune for å se nærmere på organiseringen av kommunens kulturarbeid og driften av Askim kulturhus. Her deltok både referansegruppen og prosjektgruppen. Kulturområdet i Ås kommune I følge utkastet til kommuneplan for 2015 2027 vil en vellykket utvikling i kommunen, med sterk vekst kunne «leses i befolkningens folkehelse og livskvalitet». Det vil si at kultur vil være et viktig bidrag for å nå kommuneplanens mål. Kulturområdet er i dag organisert under oppvekst og kultursjefen med «Hovedutvalg for oppvekst og kultur» som politisk utvalg. Her er kultur oppdelt i tre virksomhetsområder: Kulturskolen Biblioteket / lokalhistorisk arkiv Allmenkultur(lag og foreninger, tilskudd mm, / kulturhuset / ungdomshusene Områder som ikke er organisert i denne enheten er idrett, anlegg, frivilligsentral, forebyggende arbeid, integrering m fl. Dette er tjenester som i mange kommuner hører inn under kulturområdet, men som Ås kommune har organisert i andre enheter. Vurdering: Prosjektgruppen har våren 2015 arbeidet med spørsmålet om framtidig organisering av kulturområdet i Ås kommune. Gruppen har gjennomført en samlet vurdering av kommunens utfordringer på kulturområdet, økonomien samt ønsket om å bruke kultur som et verktøy for vellykket samfunnsutvikling. På denne bakgrunn er det prosjektgruppens anbefaling å samle kulturområdet i en kulturenhet ledet av en kommunalt ansatt kultursjef. Denne enheten bør få navnet Kultur, frivillighet og fritid Hensikten med forslaget til ny organisering er å etablere en mer robust og synlig kulturenhet. Det vil også være et potensiale å arbeide for mer ekstern finansiering av tiltak og prosjekter. Denne enheten skal arbeide med de oppgaver som de gjør i dag i tillegg skal de arbeide med strategiske oppgaver i henhold til kommuneplanens målsettinger. Målsetting for å organisere tjenestene i en samlet enhet vil være å Lage en slagkraftig enhet som kan levere de kommunale tjenestene på en måte som er lett tilgjengelig for innbyggerne. Samle en tjeneste som på en rasjonell måte kan løse de utfordringer som kommer på kulturområdet som økningen i antall innbyggere og økningen av mer aktivitet på NMBU og gjøre kommunen best mulig forberedt Arbeide for å få mer av studentene ved NMBUs fritids- og kulturkonsum til Ås Bygge opp regionens beste kulturtilbud. Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 17 av 28

Rådmannen er ikke helt av samme oppfatning at alt skal samles i samme enhet. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av personer i kulturenheten, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted. En slik flytting ville også fordret en bredere høring ute i organisasjonen. I påvente av en avklaring av kommunereformen, ønsker rådmannen i stor grad å beholde nåværende organisering. Det er imidlertid ønskelig å få en kultursjef som kan lede hele kulturområdet og arbeide strategisk. Det opprettes ikke en egen etat. Kultursjefen ligger under oppvekst- og kultursjefen. Rådmannen har allerede en stor ledergruppe og ønsker ikke utvide denne. Rådmannen foreslår at når en stillingsinnehaver innen kulturområdet slutter, omgjøres stillingen til kultursjef med ansvar for hele kulturområdet. Stillingen som kulturhuskoordinator omgjøres til kulturhusleder. Ungdomshusleder, som i dag ligger under kulturleder, legges direkte under kultursjef. Forslag til ny organisasjonsmodell: Oppvekst- og kultursjef Kultursjef Biblioteksjef Ungdomshusleder Kulturskolerektor Kulturhusleder Når denne organisasjonen er etablert og en har gjort noen erfaringer, kan man vurdere om andre personer, områder/deler av stillinger kan og bør legges under kultursjefen. Økonomiske konsekvenser: Selve organisasjonsendringen gir ingen økonomiske konsekvenser utover evnt lønnsbetingelser for kultursjef. Imidlertid ligger det inne et krav om innsparing på kultur med 1,5 mill i budsjettvedtaket som ikke er innarbeidet i saken. Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 18 av 28

Alternativer: Organiseringen beholdes som i dag. Biblioteksjef, kulturskolerektor og kulturleder ligger direkte under oppvekst- og kultursjef. Konklusjon med begrunnelse: Organiseringen på kulturområdet opprettholdes inntil videre som i dag. Når det er naturlig avgang i stillinger og det er mulig å gjøre endringer i stillingssammensetningen, omgjøres en stilling til kultursjef. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: 1.1.2016 Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 19 av 28

ADM-8/15 Voksenopplæring - organisasjonsendring Gå til saksliste <<Forrige sak >>Neste sak Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/01521-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato Kommunalt råd for funksjonshemmede 6/15 19.05.2015 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 20/15 20.05.2015 Administrasjonsutvalget 8/15 27.05.2015 Formannskapet 34/15 27.05.2015 Kommunestyret Innstillinger fra utvalg som har fått saken til behandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se kommunens hjemmesider for publiserte protokoller etter møtene. Rådmannens innstilling: 1. Særskilt tilrettelagt opplæring (STO) i voksenopplæringen legges organisatorisk til PPS i et 2-årig forsøksprosjekt med oppstart 1.8.2015. 2. Det nedsettes et prosjekt i 2015 for å vurdere plasseringen av norsk og samfunnskunnskap fra høsten 2016. Ås, 5.5.2015 Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Kommunalt råd for funksjonshemmede Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonsutvalg Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: Ingen Øvrige dokumenter som ligger i saken: Uttalelse fra lærerne i STO Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 20 av 28

Vedtak i saken sendes til: Rektor voksenopplæringen Leder av PPS Oppvekst og kultursjef SAKSUTREDNING: Sammendrag: Rådmannen foreslår at STO organisatorisk legges under PPS fra 1.8.15 i et 2-årig forsøksprosjekt. Personalet får arbeidsplassene sine samlokalisert med PPS i Erik Johansenbygget, men opprettholder undervisningslokalene i Moerveien 10 inntil videre. Rådmannen ønsker at det nedsettes en prosjektgruppe som foretar en gjennomgang av plasseringen av norsk og samfunnskunnskap fra høsten 2016. Per i dag ser rådmannen 4 mulige alternativer for organiseringen av norsk og samfunnskunnskap: Opprettholdes som egen enhet Legges som en egen avdeling under Ås ungdomsskole Legges ned og plasser kjøpes i andre kommuner Går inn i en voksenopplæring i en eller flere andre kommuner og drifter sammen med dem/iks. Fakta i saken: I 2012 ble det foretatt en omorganisering av voksenopplæringen etter en periode med høyt konfliktnivå. Resultatet ble at grunnskoletilbudet ble nedlagt i Ås. Det ble i stedet vedtatt å kjøpe inntil 20 grunnskoleplasser fra Ski kommune. Enslige mindreårige flyktningers botilbud og fritidstilbud for funksjonshemmede ble overført til helse- og sosialetaten. Flyktningkonsulenten og programrådgiver ble overført til NAV. Ås voksenopplæringssenter består i dag av følgende tilbud: Norsk og samfunnskunnskap Særskilt tilpasset opplæring (spesialundervisning) Norsk og samfunnskunnskap Norsk, samfunnsfag og introduksjonsordningen er den største gruppen på VO og består av: Varierende antall elever Mange forskjellige nivåer Det gis både dagundervisning og kveldsundervisning Særskilt tilpasset opplæring (STO) STO består i dag av: 20 elever. Årsrammen i vedtakene: 1821 årstimer à 60 minutter Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 21 av 28

Timeantallet til den enkelte varierer fra 2 timer til 6 timer/uke 9 elever har timene organisert som enetimer 9 elever har enetimer og gruppetimer 2 elever har bare gruppetimer. Spesialkompetanse: bliss, tegn til tale, rolltalk, pictogram Opplæringsområder: Norsk: Muntlig, alternativ og supplerende kommunikasjon. Begrepsopplæring, rolltalk, skriftlig, norsk for døve, lese Matematikk: De 4 regneartene og hverdagsmatematikk Engelsk: Muntlig og skriftlig IKT: Tekstbehandling, søke på nettet, nettbank, mail, sms Støtte til kvalifisering i arbeidslivet Vedlikehold av ferdigheter Lyttetrening Elever Elever i alderen 21 60 år Elever med dysleksi, ADHD, elever med stort sprik i kognitive forutsetninger, ervervet hjerneskade, kommunikasjonsvansker, autisme, elever med alternativ og supplerende kommunikasjon. Rolltalk, bliss, pictogram, døve elever og tegnspråkbruker STO og norsk og samfunnskunnskap er organisert under samme tak i Moerveien 10. Husleiekontrakten går ut våren 2016, men med en mulighet for noe forlengelse av kontrakten. I forbindelse med denne saken har det vært gjennomført 2 møter med alle de ansatte i STO. Hovedtillitsvalgte for Utdanningsforbundet og Fagforbundet har deltatt på møtene. Vurdering: STO I K-sak 9/12 sier rådmannen: Det er viktig at skoler er i utvikling og på lengre sikt vil rådmannen vurdere å se på organiseringen av spesialundervisningen opp mot organiseringen av spesialundervisningen for førskolebarn og organiseringen av PPS. Dette for å vurdere om man kan få en større grad av utnyttelse av kompetansen. Rådmannen ønsker nå å legge spesialundervisningen - STO - under PPS. PPS består i dag av: pedagogisk psykologisk rådgivningstjeneste spesialpedagogisk førskoleteam veiledningstjenesten det nyopprettede atferdsteamet (PIT) fra 1.8.15. Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 22 av 28

Det spesialpedagogiske førskoleteamet som består av spesialpedagoger, arbeider med barn med spesialpedagogiske behov i barnehager og hjemmet både individuelt og i grupper samt veiledning av foreldre og personalet i barnehagene. Personalet på STO har 250% stilling fordelt på 4 personer. De underviser stort sett elevene på skolen, men er også i hjemmet eller på arbeidsplassen. De har mye av den samme utdanningsbakgrunnen som det spesialpedagogiske førskoleteamet og arbeider på noe av den samme måten som det spesialpedagogiske førskoleteamet gjør i forhold til førskolebarn. I møter med de ansatte i STO kom det fram at personalet i STO mener at de som jobber med voksenpedagogikk (norsk og samfunnskunnskap og særskilt tilpasset opplæring (STO)) burde være organisert under samme administrasjon. Rådmannen mener at det i dag er få synergieffekter mellom lærerne i norsk og samfunnskunnskap og STO. Ingen av elevene på STO har bakgrunn fra norsk og samfunnskunnskap. Slik var det også i 2012. Imidlertid gir en samlokalisering av STO og norsk og samfunnskunnskap mulighet for felles bruk av pedagogiske og digitale hjelpemidler, samt lærebøker og annet pedagogisk materiell. Samlokalisering og organisering av STO under PPS vil gi større muligheter for kompetansedeling/-utnyttelse. PPS underviser også voksne, f.eks innen logopedi da VO ikke innehar den kompetansen. Ved å organisere de ansatte i STO under PPS vil fagmiljøet bli større og til beste for alle parter. Rådmannen foreslår at STO organisatorisk legges under PPS fra 1.8.15 i et 2-årig forsøksprosjekt. Det foretas en evaluering ca hvert ½ år, første gang januar 2016. Personalet får arbeidsplassene sine samlokalisert med PPS i Erik Johansenbygget. Med utgangspunkt i at kommunen inntil våren 2016 (med mulighet for noe forlengelse) har undervisningslokaler for norsk og samfunnskunnskap i Moerveien 10, foreslår rådmannen at også STO opprettholder undervisningslokalene sine i Moerveien 10 inntil man har funnet mer permanente lokaler. Dette er også et ønske fra personalet i STO. Det må også i prosjektperioden gjøres en vurdering om flere av undervisningstimene kan foregå i boligene eller på arbeidsplassene til brukerne. Dette har vært ønskelig fra boligene til brukerne. Det vil blant annet ha betydning for antall rom STO trenger til sin undervisning. Norsk og samfunnsfag Det er i dag ca 180 deltakere i norsk og samfunnskunnskap og 6-8 lærere i varierende stillingsstørrelser. I forbindelse med forslag om organisasjonsendringer i VO har det vært avholdt 2 møter med de ansatte i norsk og samfunnsfag. Hovedtillitsvalgte for Utdanningsforbundet har deltatt på møtene. Forslag til endringer ble diskutert. Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 23 av 28

Rådmannen har konkludert med at det må foretas en gjennomgang av plasseringen av norsk og samfunnskunnskap fra høsten 2016. Per i dag ser rådmannen 4 mulige alternativer for organiseringen av norsk og samfunnskunnskap: Opprettholdes som egen enhet Legges som en egen avdeling under Ås ungdomsskole Legges ned og plasser kjøpes i andre kommuner Går inn i en voksenopplæring i en eller flere andre kommuner og drifter sammen med dem/iks. Rådmannen foreslår at det nedsettes et prosjekt som bruker vinteren 2015 til å undersøke alternativene. Økonomiske konsekvenser: Ved en flytting av STO til PPS vil midler måtte overføres fra voksenopplæringen til PPS. Det får ellers ingen økonomiske konsekvenser. Når det gjelder økonomiske konsekvenser for norsk og samfunnskunnskap, må det vurderes i prosjektet. Alternativer: STO og norsk og samfunnskunnskap fortsetter å være en enhet og blir i voksenopplæringen. Det blir da ingen endringer fra slik det er i dag. Konklusjon med begrunnelse: Voksenopplæringen er en liten enhet med etter rådmannens oppfatning, 2 ganske forskjellige enheter; norsk og samfunnsfag og særskilt tilpasset opplæring (STO). Rådmannen kan ikke se at det i dag er synergieffekter som kommer elevene til gode mellom disse to enhetene. Det er derfor ønskelig å flytte STO til PPS da samlokalisering og organisering av STO under PPS gir større muligheter for kompetansedeling/utnyttelse og fagmiljøet vil bli større. Personalet får arbeidsplassene sine samlokalisert med PPS i Erik Johansenbygget, men opprettholder undervisningslokalene i Moerveien 10 inntil videre. Rådmannen mener det må foretas en gjennomgang av plasseringen av norsk og samfunnskunnskap fra høsten 2016. Det er ønskelig å nedsette et prosjekt for å se på hvilke alternativer som finnes. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: 1.8.2015 Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 24 av 28

ADM-9/15 Ny ledelsesmodell for Tunveien og Søråsteigen barnehage - 2 årig forsøksprosjekt Gå til saksliste <<Forrige sak Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/01522-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for oppvekst og kultur 24/15 20.05.2015 Administrasjonsutvalget 9/15 27.05.2015 Innstillinger fra utvalg som har fått saken til behandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se kommunens hjemmesider for publiserte protokoller etter møtene. Rådmannens innstilling: 1. Det gjennomføres et 2-årig forsøksprosjekt med felles ledelse i Tunveien og Søråsteigen barnehage med oppstart i august 2015. 2. Det gjennomføres ½ årlige evalueringer med de ansatte og organisasjonene. Ås, 4.5.2015 Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst- og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Hovedutvalg oppvekst- og kultur Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg oppvekst og kultur Administrasjonsutvalg Øvrige dokumenter som ligger i saken: Ingen Vedtak i saken sendes til: Oppvekst- og kultursjef Styrer i Søråsteigen og Tunveien barnehage Personal og organisasjonssjef Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 25 av 28

SAKSUTREDNING: Sammendrag: Nåværende styrer i Tunveien barnehage slutter 1.7.2015. I den forbindelse ønsker rådmannen å igangsette et 2-årig forsøksprosjekt med endret lederstruktur i Tunveien og Søråsteigen barnehage. Rådmannen ønsker å benytte kompetansen som allerede finnes i organisasjonen på en annen måte. De kommunale barnehagene i Ås har en felles pedagogisk plattform og felles strategiske mål og jobber tilnærmet på samme måte. Ved å prøve ut en ny organisasjonsmodell kan man se om det er mulig å benytte den samlede administrative ressursen i de to barnehagene annerledes ved i større grad å bruke intern erfaring på tvers av enhetene. Forsøket er ikke et innsparingsprosjekt. Fakta i saken: I dag har Tunveien og Søråsteigen barnehager 200% styrerstilling fordelt på 2 personer og 110% sekretærstilling fordelt på 2 personer. Rådmannen ønsker å gjennomføre et 2-årig prosjekt fra august 2015 hvor styrerressursen og sekretærressursen samles. Rådmannen ønsker å ha en styrer for begge barnehagene, nåværende styrer i Søråsteigen barnehage. Den andre styrerstillingen fordeles på flere personer som ivaretar fleksible funksjoner for ½ år ad gangen etter barnehagenes behov. De kommunale barnehagene i Ås har en felles pedagogisk plattform og felles strategiske mål og jobber tilnærmet på samme måte. Ved å prøve ut en ny organisasjonsmodell kan man se om det er mulig å benytte den samlede administrative ressursen i de to barnehagene annerledes ved i større grad å bruke intern erfaring på tvers av enhetene. Det er ønskelig fra nyttår å samle sekretærressursen i disse 2 barnehagene til en stilling/person. Denne personen vil da ha det praktiske ansvaret for opptak, fraværsregistrering, arkivering, innkjøp og økonomi. Styrerstillingen i Tunveien barnehage holdes vakant og lønnsmidlene i stillingen fordeles på flere personer som ivaretar fleksible funksjoner for ½ år ad gangen etter barnehagenes behov. Ved å legge til rette for at eksisterende kompetanse og ressurser kan brukes på en fleksibel måte vil enheten kunne sette fokus på forskjellige områder i forskjellige perioder. Hovedtillitsvalgte for Fagforbundet og Utdanningsforbundet er orientert om saken og støtter rådmannens innstilling. De ansatte i begge barnehagene er også informert om forslaget. Vurdering: Styreren har et bredt oppgavefelt. Mange av oppgavene som i dag løses av styreren, kan med fordel løses av andre personer i organisasjonen med annen og bedre kompetanse. Ved å ha en styrer som er hovedansvarlig og som fordeler oppgaver Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 26 av 28

på flere medarbeidere, vil styrer kunne konsentrere seg om det pedagogiske utviklingsarbeidet og drive ledelse. De kommunale barnehagene i Ås har en felles pedagogisk plattform og felles strategiske mål og jobber tilnærmet på samme måte. Men det er allikevel forskjeller mellom barnehagene. Styreren i Søråsteigen barnehage som er tenkt som leder for disse 2 barnehagene, er den mest erfarne av kommunens styrere. Hun har arbeidet mye med den felles pedagogisk plattformen og de felles strategiske målene og brukes en del som foredragsholder i andre barnehager og kommuner. Hennes ressurser og kompetanse er det ønskelig kan overføres til andre av kommunens barnehager. Med den foreslåtte organisasjonsendringen ønsker rådmannen å styrke det pedagogiske utviklingsarbeidet ved at noen av de mer praktiske arbeidsoppgavene fordeles på flere personer. Modellen med en styrer på flere store barnehager, kan minne om en del av modellene som brukes i f.eks. enkelte bydeler i Oslo. I disse bydelene er det en styrer på flere barnehager og i tillegg faglig leder. Det er noe blandete erfaringer med denne modellen da mange opplever det som uklare ansvarsforhold mellom styrer og faglig leder. Rådmannen ønsker derfor at det i Tunveien og Søråsteigen barnehager i stedet prøves ut en modell med 1 styrer, 1 sekretær samt innføring av funksjoner for 1/2 år ad gangen etter barnehagenes behov. Disse funksjonene kan f.eks. være å legge til rette det fysiske miljøet, ta ansvaret for ansvarsgruppemøter for barn med spesielle behov, følge opp barnehagen på Brønnerud, innføre nye rutiner for et område etc Det er ikke tenkt sammenslåing av barnehagene. Søråsteigen barnehage og Tunveien barnehage skal i forsøksperioden fungere som 2 forskjellige barnehager. Økonomiske konsekvenser: Organisasjonsendringen er ikke tenkt som en innsparingsmodell. Det medfører derfor ingen endrede økonomiske konsekvenser da det dreier seg om en omfordeling av ressurser i Tunveien og Søråsteigen barnehage. Det er ønskelig at de personene som får ekstra ansvar for en periode skal bli kompensert for dette. Alternativer: Det gjennomføres ingen organisasjonsendring, og den ledige styrerstillingen i Tunveien barnehage lyses ut på vanlig måte. Konklusjon med begrunnelse: Rådmannen foreslår å gjennomføre et 2-årig prosjekt fra august 2015 hvor styrerressursen og sekretærressursen samles. Rådmannen ønsker å ha en styrer for begge barnehagene, nåværende styrer i Søråsteigen barnehage. Den andre styrerstillingen fordeles på flere personer som ivaretar fleksible funksjoner for ½ år ad gangen etter barnehagenes behov. Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Side 27 av 28