«EcoExposure»- eksponeringsregisteret ved UiB

«EcoExposure»- eksponeringsregisteret ved UiB Innholdsfortegnelse Hvordan opprette bruker/lisens s 2 Hvordan registrere eksponering s 4 EcoOnlines manual for EcoExposure s 9 Kapittel 31 i Forskrift for utførelse av arbeid s 13 Søke frem kjemikalier som krever registrering s 15 25.03.15 HMS-seksjonen, Personal og organisasjonsavdelingen, UiB Side 1

Hvordan opprette bruker/lisens 1) Opprette lisens/gi tilgang (den eksponerte må allerede ha unik brukertilgang for at eksponering skal kunne registreres): a. Trykk på «Brukere» til venstre i Administrasjonsmenyen b. Opprett ny bruker eller velg en allerede eksisterende bruker og trykk på oransje pil og velg «Rediger brukerinformasjon». c. Velg EcoExposure rettigheter/lisenser. OBS! Vær bevist på valgene her: «Innsyn i register» Gir tilgang til å søke i samtlige av virksomhetens registrerte eksponeringer begrenset kun av tilhørighet i lokasjonsstrukturen. Brukeren får en egen fane for søk under "Lokalt søk". Eksponeringsbrukere uten rettigheten "Innsyn", vil kun ha tilgang til å lese/redigere eksponeringer som er registrert på egen person. Denne rettigheten er begrenset til relevant personale (verneombud, helsepersonale, AMU og Arbeidstilsynet). Rettigheten gir innsyn til andres eksponeringer. «Registrere eksponering» Tildeles brukere som skal registrere eksponeringer på andre enn seg selv. Brukeren kan velge personer som eksponeres, og knytte SDS til eksponeringen. Det er ikke nødvendig å huke av for «Registrere eksponering» om vedkommende bruker ikke skal registrere eksponeringer på egen person. Brukere som tildeles «Eco exposurelisens» kan registrere eksponeringer på egen person. «Administrere lisenser» Gis til brukere som skal tildele «Eco exposurelisens» til andre brukere. «Eco exposurelisens» Brukere som tildeles «Eco exposurelisens» kan registrere eksponeringer på egen person og oppføres i UiBs eksponeringsregister. Brukere med slik lisens aktivert, kan ikke slettes fra brukeroversikten i ettertid Disse må eventuelt deaktiveres! Informasjonen som registreres under eksponering på arbeidstakeren, skal være tilgjengelig for den enkelte arbeidstaker og arbeidsgiver i inntil 60/40/10 år. 25.03.15 HMS-seksjonen, Personal og organisasjonsavdelingen, UiB Side 2

Dersom arbeidstakeren slutter i virksomheten, anbefales det at e-postadressen tilknyttet brukeren endres til en privat adresse før brukerlisensen deaktiveres. Hvis du lar personnummer være blankt, vil brukeren få tilsendt en e-post med instruksjoner om hvordan vedkommende selv legger inn dette. Frem til personnummer er registrert kan personen ikke velges i en evt. eksponering. Når opplysningene bekreftes, sendes e-post til ny bruker med instruksjoner om hvordan vedkommende skal sette passord og logge inn i systemet. 25.03.15 HMS-seksjonen, Personal og organisasjonsavdelingen, UiB Side 3

Hvordan registrere eksponering 2) Opprett eksponering (punkt 1 må være gjennomført og personnummer registrert før punkt 2 kan utføres) a. Trykk på «Eksponering» (1) til venstre i Administrasjonsmenyen b. Under arkfanen «Aktive», trykk på oransje pil (2) c. Velg «Opprett eksponering» (3) i. Legg inn navn på eksponering (eks bruk av Acrylamide), dato, varighet, person, arbeidssted, evt. kommentarer (navn på prosjekt, forholde rundt eksponering) ii. Trykk «Bekreft» 25.03.15 HMS-seksjonen, Personal og organisasjonsavdelingen, UiB Side 4

d. Velg kjemikalie fra listen «Søkeresultat». Listen er basert på valg som er gjort ved «Spesielle egenskaper og farer» under risikovurderingen, «kreftfremkallende» skal kun hukes av for kjemikalier med 3340, 350 og 350i. e. Trykk på grønn pil for å legge til. f. Trykk så på oransje pil ved status. Velg «Rediger informasjon» eller «Fjern produkt» g. Rediger informasjon om eksponering «XXX» og trykk «Bekreft» 100 % status 25.03.15 HMS-seksjonen, Personal og organisasjonsavdelingen, UiB Side 5

3) For aktivt å låse / slette eksponeringen innen 7 dager etter registrering. a. Trykk på «Eksponering» til venstre i Administrasjonsmenyen b. Velg oransje pil tilhørende eksponeringsnavnet c. Velg «Låse eksponering» / «Slette eksponering» 4) Opprett repeterende eksponering. a. Trykk på «Eksponering» (1) til venstre i Administrasjonsmenyen b. Velg arkfanen «Repeterende» (2) c. Trykk på øverste oransje pil (3) og velg «opprett repeterende eksponering» 25.03.15 HMS-seksjonen, Personal og organisasjonsavdelingen, UiB Side 6

d. i. Legg inn navn på eksponering, varighet, start/slutt-dato (legg langt frem i tid), velg frekvenstype /uke/måned), person, arbeidssted, og evt. personlig verneutstyr og kommentar. ii. Velg så e-postvarsel til eksponerte, og evt. til deg selv (som admin). iii. Trykk «Bekreft» 25.03.15 HMS-seksjonen, Personal og organisasjonsavdelingen, UiB Side 7

iv. Finn kjemikalie og trykk på grønn knapp. (1) v. Trykk på oransje pil (2) og velg «Rediger informasjon» (3). vi. Legg til info og velg «Bekreft». status 100 % 25.03.15 HMS-seksjonen, Personal og organisasjonsavdelingen, UiB Side 8

25.03.15 HMS-seksjonen, Personal og organisasjonsavdelingen, UiB Side 9

Fra «Forskrift om utførelse av arbeid» Kapittel 31. Register over eksponerte arbeidstakere 31-1.Register over arbeidstakere utsatt for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier og bly Arbeidsgiveren skal sørge for at det føres register over: a) arbeidstakere som er eller kan bli eksponert for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier klassifisert som Kreft1, Kreft2, Mut 1 eller Mut 2 b) arbeidstakere som arbeider med bly og blyforbindelser. Registeret skal inneholde navn, fødselsnummer, stilling og arbeidssted og opplysninger om hvilke farlige kjemiske stoffer arbeidstakeren eksponeres for, hvordan og i hvilke konsentrasjoner eksponeringen forekommer, og tidspunkt og varighet for eksponeringen. Registeret skal bare inneholde disse opplysningene. Opplysninger om den enkelte arbeidstaker skal oppbevares i minst 60 år etter at eksponeringen er avsluttet. 31-2.Register over arbeidstakere som har vært eller kan bli utsatt for støv med asbestfiber Arbeidsgiveren skal føre register over arbeidstakere som skal gjennomgå helseundersøkelse etter 4-13. Registeret skal inneholde opplysninger om navn, fødselsdato, stilling, dato for tilsetting, arbeidets art og varighet, samt den eksponeringen arbeidstakerne utsettes for. Registeret skal videre inneholde opplysninger om dato for helseundersøkelse og navn på legen som gjennomførte undersøkelsen. Registeret skal bare inneholde disse opplysningene. Opplysninger om den enkelte arbeidstaker skal oppbevares i minst 60 år etter at eksponeringen er avsluttet. 31-3.Register over arbeidstakere eksponert for biologiske faktorer Arbeidsgiver skal føre register over arbeidstakere som er eller har vært eksponert for biologiske faktorer i smitterisikogruppe 3 eller 4, jf. forskrift om tiltaks- og grenseverdier 6-1. Registeret skal inneholde opplysninger om den type arbeid som er utført og om mulig den biologiske faktor arbeidstakerne har vært eksponert for. Registeret skal også inneholde opplysninger om eksponeringer i forbindelse med eventuelle ulykker og uhell. Register skal oppbevares i minst 10 år etter at eksponeringen er opphørt. I følgende tilfeller skal registeret oppbevares i inntil 40 år etter den siste kjente eksponering som kan medføre infeksjon: a) med biologiske faktorer som er kjent for å kunne fremkalle vedvarende eller skjulte infeksjoner, b) som på bakgrunn av den nåværende viten ikke kan påvises før sykdommen bryter ut mange år senere, c) som har en særlig lang inkubasjonstid før sykdommen bryter ut, d) som medfører en sykdom som av og til blusser opp igjen over en lengre periode til tross for 25.03.15 HMS-seksjonen, Personal og organisasjonsavdelingen, UiB Side 13

behandling eller e) som kan medføre alvorlige følgesykdommer på lang sikt. Register over eksponerte arbeidstakere skal stilles til rådighet for Arbeidstilsynet i tilfelle virksomheten innstilles. 31-4.Register over arbeidstakere utsatt for ioniserende stråling Arbeidsgiveren skal føre register over arbeidstakere som arbeider med ioniserende stråling med opplysninger om navn, adresse, personnummer, nåværende arbeid, tilsettingstid og individuelt målte stråledoser. Ihht: strålevernforskriften 33: lagring i register i 60 år. 31-5.Register over arbeidstakere utsatt for helsefarlige stoffer ved bergarbeid Arbeidsgiver skal sørge for at det føres register over de arbeidstakere som er utsatt for helsefarlige stoffer ved bergarbeid. Registeret skal inneholde opplysninger om navn, alder, stilling, arbeidsplass, arbeidets art og eksponeringens art, grad og varighet. Registeret skal ikke inneholde opplysninger av personlig karakter. Opplysninger om den enkelte arbeidstaker skal oppbevares i minst 60 år etter at eksponering er avsluttet. Registeret, eller deler av det, skal ikke tilintetgjøres uten tillatelse fra Arbeidstilsynet. 31-6.Tilgang til opplysninger i registre Arbeidstaker som er oppført i register regulert i dette kapittel, skal gjøres kjent med dette og ha adgang til opplysningene som gjelder egen person. Opplysninger i registeret av ikke personlig art skal gjøres kjent for arbeidstakerne. Registeret skal være tilgjengelig for verne- og helsepersonale, verneombud, medlemmer av arbeidsmiljøutvalg og andre personer med særlig oppgave å ivareta sikkerhet og helse på arbeidsplassen, og Arbeidstilsynet. Har du 340, 350, eller 350i ved din lokasjon? 25.03.15 HMS-seksjonen, Personal og organisasjonsavdelingen, UiB Side 14

1. Velg «Lokalt søk» 2. Velg «Avansert søk» 3. Skriv inn 340 eller 350 eller 350i i søkefeltet ved «Faresetninger». Man kan kun søke èn faresetning av gangen. 4. Velg ønsket lokasjon man ønsker å søke på 25.03.15 HMS-seksjonen, Personal og organisasjonsavdelingen, UiB Side 15

5. Velg «Alle» 6. Trykk «Søk» 25.03.15 HMS-seksjonen, Personal og organisasjonsavdelingen, UiB Side 16