Grunnlagsdokument Frivillighetssentral I Våler Utarbeidet av Per Skoglund for Våler kommune 1-Nov-07
1. Generelt I forbindelse med en planlagt opprettelse av Våler Frivillighetssentral er det viktig å ta med de erfaringer som er gjort tidligere. En frivillighetssentral kan, og skal være et viktig supplement og avlastning for kommunen, men under forutsetning at det ikke utføres arbeid kommunen ellers skulle utført, ei heller som konkurrent til det private næringsliv. Jeg har gått gjennom de uttalelser og dokumentasjon fra tidligere arbeid og kommer her med synspunkter jeg mener er viktig. For å komme videre er det påkrevd en avklaring fra styringsgruppa. Jeg vil i denne vurderingen komme med innspill i forhold til problemområder jeg mener vi vil stå overfor. Der hvor det er naturlig vil jeg gi en anbefaling, men det må være styret som beslutter hva som skal velges. 2. Fakta 3. Faktorer a. Det er KKD som har det overordnede ansvar for frivillighetssentraler i dag. b. KKD dekker kostnader til lønn i forholdet 60 : 40. c. Det er sentrale retningslinjer som må følges for å få godkjent sentralen. I den etterfølgende vurderingen vil jeg behandle følende faktorer. Disse faktorene er de jeg vurderer som mest kritiske for å lykkes. a. Organisering b. Stedsvalg c. Satsningsområder d. Valg av Daglig Leder (DL) 4. Vurdering av faktorene A. Organisering Det er utarbeidet retningslinjer for hva som må være med. Det skal beskrives en eier, ansettes en DL og nedsettes et styre. Eier og styre ansetter DL. Hvem som skal stå som eier er opp til hver enkelt sentral og bestemme. Det er i de fleste tilfeller løst ved enten: - kommunen står som eier - frivillige organisasjoner (En eller flere) står som eiere. - Det etableres en stiftelse. Organisatorisk plassering vil også ha innvirkning på arbeidsmuligheter og hvordan publikum oppfatter stillingen. Dersom man velger en modell hvor DL ansettes i kommunen bør stillingen legges under Rådmannen og ikke under en av
virksomhetslederne. Hvis det skjer vil publikum oppfatte stillingen relatert til en bestemt virksomhet, mens sannheten er at sentralen vil innvirke / samarbeide med de fleste virksomheter. Relateringen vil også komme til utttrykk dersom man velger den andre modellen. Kommunen står som eier Det er ryddige forhold. Spesielt med tanke på ansettelsesforhold og det som har med lønn å gjøre. Nærhet til de virksomheter sentralen må samarbeide med. (Virksomhetsledere) Tilgjengelighet til regnskap etc. Begrensninger i bruk når kommunen står som eier: - Kommunen får et ansettelsesforhold med en utgift på 40 % av kostnader - Retningslinjer for bruk av DL gir begrensninger i disponeringen. Frivillighetssentralen kan kun nyttes innenfor retningslinjer gitt av KKD. kommunal eid sentral En organisasjon må føle trygghet for å utføre en best mulig jobb. Daglig Leder må likeledes føle at de rutiner som angår ansettelse, lønn, beslutninger etc er under kontroll. Det må være unødvendig å slåss for slike rutiner. DL må også være tilstede både for å påvirke og delta i beslutningsprosesser. Jeg mener at disse faktorene tilsier en ansettelse i kommunen. Frivillige organisasjoner står som eier. Frivillige organisasjoner står ofte som eier av frivillighetssentraler. Denne måten å organisere på vil i mange tilfelle være gunstig der hvor det er god økonomi og vilje til å satse. Positive trekk hvor frivillige står som eier Man slipper et byråkratisk system ved ansettelser etc. Lønn og godtgjøringer kan forhandles frem mellom partene. Det kan virke ansporende ved at man må jobbe hardere for å skaffe midler til drift. Negative trekk - DL må tigge egen lønn - Mange lag og foreninger kan skape kaos eller prestisje og dermed uklarheter - Man er likevel avhengig av sterk kommunal innsats frivillig eierskap Det vil være større uklarheter omkring hvem som skal reelt eie sentralen. Flere lag / foreninger skaper lett usikkerhet og forskjellig syn på satsningsområder kan bidra til
usikkerhet og lange prosesser. Frivillige må likevel ha en sentral plass i organisasjonen uansett hvilken modell man velger. Stiftelse Stiftelse vil være mye likt med frivillige, men her er også usikkerhet når / dersom noen trekker seg ut. Det kan avstedkomme nedleggelse eller lange prosesser for å redde sentralen. stiftelse Anbefales ikke B. Stedsvalg Med stedsvalg tenker jeg mest på arbeidsplassen til DL og et samlingssted for de frivillige. Slik jeg vurderer et slikt valg er det ønskelig med en kontorplass lett tilgjengelig for alle. Det må derfor være sentralt så folk kan stikke innom når de allikevel er i sentrum. Samtidig må vi ta hensyn til nærheten til beslutningstakerne, dvs. politikere og kommuneadministrasjonen. Et samlingslokale behøver ikke være samme sted men må ha en sentral beliggenhet. Det er av avgjørende betydning at publikum har lett tilgang til DL og samlingsstedet. Det betyr at begge deler må ligge i sentrum. Folk drar ikke enkomst til Frivillighetssentralen, men kan gjøre det i kombinasjon med andre ærend. Uansett hvilken organisasjonsmodell man velger vil kriteriene for stedsvalg være de samme. Det beste er kontor og samlingslokalet i samme område, men det er ikke nødvendig. Stedet må være sentralt og helst i tilknytning til steder hvor folk ferdes til daglig. C. Satsningsområder Det er et utall av områder hvor frivillige kan yte bistand, det er likevel forskjell på hvor enkelt det er å iverksette og vedlikeholde aktiviteten. I den situasjonen Våler er i (med sin historiebakgrunn), er det tvingende nødvendig å oppnå resultater raskt og uten for store muligheter for motsetninger. Eksempelvis kan: - besøkstjeneste - leksehjelp - matombringing - handlevogner være gode eksempler på ytelser det er lettere å iverksette. Ytelser av denne art er også meget nyttige og gir goodwill både hos mottakere og kritikere. På den motsatte siden kan eksempler som: - hagehjelp - snørydding - husmaling etc stå for aktiviteter som ikke er lette å dra i gang og heller ikke ønskelig som
hovedoppgave og spesielt ikke i en oppstartingsfase. I mange tilfeller kan det også bli en konkurrent til annen næring. Frivillighetssentralen kan heller være en videreformidler til slike oppgaver. Aktiviteter bør/ må ofte knyttes opp mot virksomheter i kommunen og koordineres med disse. Virksomhetslederne blir derfor viktige samarbeidspartnere for DL og de frivillige. Matombringing, besøkstjeneste er eksempler på at Pleie & omsorg / Helse & sosial må detaljplanlegge, og sammen med DL utarbeide planer for gjennomføring Velg aktiviteter som det ikke er vanskelig å rekruttere frivillige til og samtidig krever liten innsats for å iverksette. D. Valg av Daglig Leder (DL) Å være daglig leder for en frivillighetssentral er en større utfordring enn man kanskje tror. Skal det bli en sentral med troverdighet og evne til å gjennomføre de mål man setter seg, kreves det en person med lederegenskaper og særs gode kommunikasjonsferdigheter. Vedkommende bør også ta høyskolestudiet i Volda som er spesialtilpasset leder av frivillighetssentraler. Personen må være utadvendt og kunne samarbeide med både under, side og overordnet myndighet. For å lykkes må DL håndplukkes og inneha eller gis den nødvendige utdannelse innen emnet. Det er i dag høyskolestudie innen frivillig arbeid ved Høyskolen i Volda. 5. Anbefalinger Min anbefaling er som følger: - DL tilsettes i kommunen og inngår organisatorisk under Rådmannen. - Arbeidssted (kontor) i kommuneadministrasjonen. (Nær Rådmann) mens samlingsstedet kan være et annet sentralt sted i kommunen. - I oppstartsfasen må enkle men samfunnsnyttige oppgaver velges. Besøkstjeneste, handlevogn og leksehjelp anbefales. - Kompetanse innen ledelse og organisasjon bør være krav. I tillegg høyskole utdanning fra Volda innen fagområdet Frivillighetstjenester. Vedlegg: Budsjettplan, forslag til vedtekter, instruks DL og diverse dokumenter Per Skoglund Tel: 934 2 634 E-post: ps@pbk-coaching.com