MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I RØROS KOMMUNE Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Tirsdag 10.05.2016 KL.: 14:00 STED: Møterom på Rådhuset, 1. etg SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 20/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling 21/2016 Godkjenning av protokoll fra møte 29.03.16 22/2016 Årsregnskap 2015 Røros kommune 23/2016 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport 24/2016 Benchmarking av revisjonskostnader 25/2016 Innkommet sak manglende rutiner for oppfølging 26/2016 Orienteringssaker 27/2016 Eventuelt Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Søndag 1. mai 2016 for Ole Jørgen Kjellmark leder i kontrollutvalget Torill Bakken Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS Kopi er sendt: Ordfører, Revisor, ekspedisjonen til offentlig gjennomsyn. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf. 908 15 168 e-post: tb@kontrollutvalgfjell.no
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 10.05.16 20/16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 20/16 Kontrollutvalget 10.05.16 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte 10.05.16 Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte 10.05.16 godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 20/2016
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 10.05.16 21/16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 21/16 Kontrollutvalget 10.05.16 Møteprotokoll fra møte 29.03.16 Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte 29.03.16 (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Forslag til protokoll ble sendt ut til medlemmene pr. e-post 30.03.16. Sekretariatet har ikke mottatt forslag til endringer. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 29.03.16 godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 21/2016
vedlegg Røros kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget ---------------------------------------------------------------------------------------------- Møtested: Rådhuset Møtedato: Tirsdag 29. mars 2016 Tid: Kl. 14:00 Saknr.: 10-19 Til stede på møtet: Medlemmer: Ole Jørgen Kjellmark - leder John Helge Andersen - nestleder Aage Aas Liv Marit Bekkos Åse Berg Forfall: Ingen Merknad: Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra Revisjon Fjell IKS: Fra administrasjonen: Torill Bakken Svein Magne Evavold Rådmann Bernt Tennstrand, ass. rådmann Kjersti Forbord Jensås, arkivleder Mona Kristin Stai Møtet ble avsluttet kl. 16:30 Røros, 29. mars 2016 Kontrollutvalg Fjell IKS Torill Bakken Neste ordinære kontrollutvalgsmøte er fastsatt til tirsdag 10. mai 2016 kl. 14:00. Kontrollutvalget i Røros kommune Møteprotokoll, møte 29.03.2016 Side 1 av 5
vedlegg 10/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte 29.03.16 godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Innkalling og saksliste til møte 29.03.16 godkjennes. 11/2016 Godkjenning av protokoll fra møte 26.01.16 Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 26.01.16 godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 26.01.16 godkjennes. 12/2016 Orientering i fra administrasjonen om kommunens rutiner ved henvendelse Sekretariatets forslag til vedtak: Rådmannens orientering om Røros kommunes rutiner ved henvendelser tas til orientering. Behandling: Utvalget har fått tilsendt en skriftlig redegjørelse i fra rådmann elektronisk. Rådmann, assisterende rådmann og arkivleder var til stede under behandlingen og ga utvalget en orientering om Røros kommunes rutiner og saksbehandling ved henvendelser. Administrasjonen gikk igjennom kommunens arkivplan. En tilføyelse i sekretariatets forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. "Rådmannen bes bidra til at kommunens rutiner for henvendelser blir bedre kjent internt i organisasjonen og hos kommunens innbyggere." Kontrollutvalget i Røros kommune Møteprotokoll, møte 29.03.2016 Side 2 av 5
vedlegg Kontrollutvalgets vedtak: Rådmannens orientering om Røros kommunes rutiner ved henvendelser tas til orientering. Rådmannen bes bidra til at kommunens rutiner for henvendelser blir bedre kjent internt i organisasjonen og hos kommunens innbyggere. 13/2016 2. gangs oppfølging av forvaltningsrevisjon om selvkost Sekretariatets forslag til vedtak: Rådmannens skriftlige redegjørelse av 11. februar 2016 om gjennomføring av tiltak i forbindelse med rapporten "Selvkostprinsippet innenfor kommunens byggesaksbehandling", tas til orientering. Behandling: Rådmannen var tilstede under behandlingen og supplerte med muntlig informasjon, og svarte på spørsmål fra utvalget. Utvalget har merket seg at kommunestyrets vedtak ikke er fulgt innen gitt frist. Utvalget mener det er viktig at administrasjonen gir kommunestyret tilbakemelding dersom et vedtak ikke gjennomføres innen vedtatte frister. Dette bør framkomme i utvalgets vedtak. Kontrollutvalgets vedtak: Rådmannens skriftlige redegjørelse av 11. februar 2016 om gjennomføring av tiltak i forbindelse med rapporten "Selvkostprinsippet innenfor kommunens byggesaksbehandling", tas til orientering. Utvalget har merket seg at kommunestyrets vedtak ikke er fulgt innen gitt frist. Utvalget mener det er viktig at administrasjonen gir kommunestyret tilbakemelding dersom et vedtak ikke gjennomføres innen vedtatte frister. Saken oversendes kommunestyret til orientering. 14/2016 Investeringsprosjekt 0608001 utskifting av biler Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar saken om investering 0608001-utskifting av biler til orientering. Behandling: Rådmannen var til stede og svarte på spørsmål i fra utvalget. Forslag til vedtak framlagt under behandling: Kontrollutvalget tar saken om investering 0608001-utskifting av biler til orientering, og merker seg at terskelen for å sende innstillinger om budsjettendringer til politisk behandling skal senkes. Forslag til vedtak framsatt under behandlingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Røros kommune Møteprotokoll, møte 29.03.2016 Side 3 av 5
Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget tar saken om investering 0608001-utskifting av biler til orientering, og merker seg at terskelen for å sende innstillinger om budsjettendringer til politisk behandling skal senkes. vedlegg 15/2016 Kontrollrapport skatt 2015 Sekretariatets forslag til vedtak: Skatteoppkreveren bes sørge for at arbeidsgiverkontroll utføres i henhold til kravet som fastsettes av Skatteetaten. Saken oversendes kommunestyret til orientering. Behandling: Utvalget diskuterte saken. Kontrollutvalgets vedtak: Skatteoppkreveren bes sørge for at arbeidsgiverkontroll utføres i henhold til kravet som fastsettes av Skatteetaten. Saken oversendes kommunestyret til orientering. 16/2016 Innsynsmulighet Verket AS Sekretariatets forslag til innstilling: Kommunestyret ber kommunens representant i generalforsamlingen i Verket AS sørge for at vedtektene til selskapet endres slik at kommunens kontrollutvalg gis mulighet til å gjennomføre selskapskontroll. Kommunens kontrollutvalg og revisor gis rett til å kreve de opplysninger som er nødvendig for å kunne gjennomføre dette. Behandling: Utvalget diskuterte saken. Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyret ber kommunens representant i generalforsamlingen i Verket AS sørge for at vedtektene til selskapet endres slik at kommunens kontrollutvalg gis mulighet til å gjennomføre selskapskontroll. Kommunens kontrollutvalg og revisor gis rett til å kreve de opplysninger som er nødvendig for å kunne gjennomføre dette. 17/2016 Engasjementsbrev i fra Revisjon Fjell IKS Sekretariatets forslag til vedtak: Revisors engasjementsbrev av 25.01.16 tas til orientering. Kontrollutvalget i Røros kommune Møteprotokoll, møte 29.03.2016 Side 4 av 5
vedlegg Behandling: Revisor var tilstede og ga utvalget en muntlig orientering med bakgrunn i engasjementbrevet, samt svarte på spørsmål i fra utvalget. Kontrollutvalgets vedtak: Revisors engasjementsbrev av 25.01.16 tas til etterretning. 18/2016 Orienteringssaker Sekretariatets forslag til vedtak: De framlagte sakene tas til orientering. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: De framlagte sakene tas til orientering. 19/2016 Eventuelt Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Ingen saker til behandling. Kontrollutvalget i Røros kommune Møteprotokoll, møte 29.03.2016 Side 5 av 5
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 10.05.16 22/16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 22/16 Kontrollutvalget 10.05.16 Formannskapet Kommunestyret Årsregnskapet 2015 Røros kommune Administrasjonen er innkalt for å gi utvalget en orientering om årsregnskapet. Saksdokumenter: - Årsregnskapet 2015 for Røros kommune (utsendt direkte fra kommunen) - Administrasjonssjefens årsberetning for 2015 (utsendt direkte fra kommunen) - Revisjonsberetning datert 14. april 2016 (vedlagt) - Forslag til kontrollutvalgets uttalelse (vedlagt) Saksopplysninger: I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 samt forskrift om revisjon 5 skal: årsregnskapet være avlagt innen 15. februar. årsberetning være avgitt innen 31. mars. revisjonsberetning avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. årsregnskap og årsberetning vedtas av kommunestyret/fylkestinget senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Årsregnskapet skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunen har brukt i årsbudsjettet. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god revisjonsskikk. Revisjon Fjell IKS har gjennomført årsrevisjonen for Røros kommune i samsvar med Kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 22/2016
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- Saksvurdering: Kommunens årsregnskap er revidert av Revisjon Fjell IKS, og revisors beretning er utstedt den 14. april 2016. I revisjonsberetningen skal revisor skal uttale seg om årsregnskapet og om øvrige forhold. Under øvrige forhold uttaler revisor seg om budsjett, årsberetningen og til slutt registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Revisjonsberetningen inneholder ingen forbehold eller presiseringer. Revisjonsberetningen konkluderer med at årsregnskapet for Røros kommune er avgitt i samsvar med lov og gjeldende forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2015 og for resultatet i regnskapsåret som er i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge. Regnskapet viser kr. 288 816 463 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 11 367 954. Til sammenligning viste regnskapet for 2014 kr. 279 570 354 til fordeling drift, og et regnskapsmessig merforbruk på kr. 13 180 178. Sekretariatet mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir brukerne av regnskapet god oversikt over kommunens økonomi og resultatet av virksomheten i regnskapsåret 2015. Dersom ikke noe særskilt fremkommer under behandling av årsregnskapet har sekretariatet følgende forslag til uttalelse: Kontrollutvalget har i møte 10. mai 2016 behandlet Røros kommunes årsregnskap for 2015. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 14. april 2016. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget har ingen merknader til Røros kommunens årsregnskap for 2015. Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for 2015. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Røros kommunes årsregnskap for 2015 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 22/2016
vedlegg
vedlegg
vedlegg
vedlegg Til Kommunestyret i Røros kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Røros kommunes årsregnskap for 2015 Kontrollutvalget har i møte 10. mai 2016 behandlet Røros kommunes årsregnskap for 2015. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 14. april 2016. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget har ingen merknader til Røros kommunens årsregnskap for 2015. Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for 2015. Røros 10. mai 2016 Ole Jørgen Kjellmark Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 10.05.16 23/16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 23/16 Kontrollutvalget 10.05.16 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "Enkeltvedtak etter forvaltningsloven" Saksdokumenter: - Rapporten "Enkeltvedtak etter forvaltningsloven" av 12.01.16 (ikke vedlagt) - Tilbakemelding i fra kommunen av 29.04.16 Saksopplysninger: I Kontrollutvalgsforskriftens 12 står det at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Det er sentralt av hensyn til å sikre en lærende organisasjon at resultatene av forvaltningsrevisjonsprosjekter blir fulgt opp. Bestemmelsen pålegger kontrollutvalget et ansvar for å påse at det blir gjort. Alle forvaltningsrevisjonsrapporter skal systematisk følges opp for å se til at forvaltningen iverksetter tiltak for å rette opp påviste avvik/ svakheter. Kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets merknader blir fulgt opp gjelder også i forhold til saksområder som ligger til andre folkevalgte organer. Det er kommunens administrasjonssjef/rådmann som har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets merknader, jf. kommuneloven 23 nr. 2. Det ligger ikke til kontrollutvalget å fastsette hvordan administrasjonen skal følge opp påviste avvik/ svakheter i det konkrete tilfelle. Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandlet rapporten "Enkeltvedtak etter forvaltningsloven" den 26.01.16. Formålet med rapporten var å undersøke om saksbehandling og vedtak er i samsvar med lovens krav og eventuelle kriterier kommunen selv har vedtatt Rapporten ble oversendt kommunestyret til endelig behandling med følgende innstilling: 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Enkeltvedtak etter Forvaltningsloven tas til etterretning. 2. Rådmannen bes følge revisors anbefalinger å:! Sørge for at søknader om trygghetsalarm avgjøres med skriftlig saksbehandling og enkeltvedtak! Sørge for at det for saker med lang behandlingstid gis foreløpige svar! Sørge for at det legges mer vekt på utforming av vedtakene, herunder: o Begrunnelse for hvorfor søkeren oppfyller vilkårene for tjenesten og hvorfor kommunen mener at innvilget tjeneste vil dekke søkerens behov Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 23/2016
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- o Begrunnelse som viser til de faktiske forholdene som vedtaket bygger på, samt beskrivelse av tjenestetilbudet o Vedtakene skal vise til de reglene som de bygger på o Vedtakene skal utformes slik at de sikrer kvalitet i tjenestene! Sikre at brukerne får anledning til å medvirke og uttale seg før saker avgjøres! Sikre at vedtaksmalene i saksbehandlersystemet gjennomgås og oppdateres med riktige lovhenvisninger.! Sikre at alle klagesaker behandles korrekt. Vedtakene skal inneholde informasjon om klagerett. 3. Rådmannen bes rapportere til kontrollutvalget om iverksatte tiltak innen 1. mai 2016. Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt i kommunestyrets møte 03.03.16. Saksvurdering: Sekretariatet har mottatt epost fra Røros kommune v/kommunalsjef for helse og omsorg som beskriver tiltak kommunen har iverksatt på bakgrunn av rapporten. Tilsvaret gjengis i sin helhet: "Røros kommune har utarbeidet retningslinjer for forvaltningskontoret, samt kriterier for tildeling av tjenester. Dokumentet har vært på høring hos eldrerådet og mennesker med nedsatt funksjonsevne i disse dager, og skal sluttbehandles i kommunestyremøte 26.5.16. Forvaltningsrevisjonsrapportens anbefalinger er tatt inn i kriterier for tildeling av tjenester og innarbeidet i malene forvaltningskontoret bruker ved saksbehandling i helse og omsorg. Malene ligger i pasientjournalsystemet Gerica." Rådmannen er tilstede under behandlingen og kan supplere med muntlig informasjon. Kontrollutvalget kan under behandlingen ta stilling til eventuell videre oppfølging av rapporten. Sekretariatets forslag til vedtak: Kommunens tilbakemelding om iverksettelse av tiltak på bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapporten Enkeltvedtak etter Forvaltningsloven, tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 23/2016
Side 1 for Hurtignotater Fwd: SV: oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport 29. april 2016 09:45 vedlegg Emne Fra Til Fwd: SV: oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Bernt Tennstrand Torill Bakken Sendt 28. april 2016 20:02 Hei sender over svare til kontrollutvalget Bernt Tennstrand Rådmann 90897518 Videresendt melding: Fra: Mona Landsverk <Mona.Landsverk@roros.kommune.no Dato: 28. april 2016 kl. 12.03.19 CEST Til: Bernt Tennstrand <Bernt.Tennstrand@roros.kommune.no Emne: SV: oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Røros kommune har utarbeidet retningslinjer for forvaltningskontoret, samt kriterier for tildeling av tjenester. Dokumentet har vært på høring hos eldrerådet og mennesker med nedsatt funksjonsevne i disse dager, og skal sluttbehandles i kommunestyremøte 26.5.16. Forvaltningsrevisjonsrapportens anbefalinger er tatt inn i kriterier for tildeling av tjenester og innarbeidet i malene forvaltningskontoret bruker ved saksbehandling i helse og omsorg. Malene ligger i pasientjournalsystemet Gerica. Med vennlig hilsen Mona Landsverk Kommunalsjef Helse og omsorg Tlf: 90 77 69 48 Fra: Bernt Tennstrand Sendt: 28. april 2016 10:05 Til: Mona Landsverk Emne: Fwd: oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Trenger et raskt svar Bernt Tennstrand 90897518 Videresendt melding:
Side 2 for Hurtignotater Fra: Torill Bakken <TB@kontrollutvalgfjell.no Dato: 28. april 2016 kl. 09.41.44 CEST vedlegg Til: "'Bernt Tennstrand' (Bernt.Tennstrand@roros.kommune.no)" <Bernt.Tennstrand@roros.kommune.no Emne: oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Hei! Vil minne om følgende: Kommunestyret behandlet den 3. mars 2016 forvaltningsrevisjonsrapport om enkeltvedtak etter forvaltningsloven og fattet følgende vedtak: 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Enkeltvedtak etter Forvaltningsloven tas til etterretning. 2. Rådmannen bes følge revisors anbefalinger å: Sørge for at søknader om trygghetsalarm avgjøres med skriftlig saksbehandling og enkeltvedtak Sørge for at det for saker med lang behandlingstid gis foreløpige svar Sørge for at det legges mer vekt på utforming av vedtakene, herunder: o Begrunnelse for hvorfor søkeren oppfyller vilkårene for tjenesten og hvorfor kommunen mener at innvilget tjeneste vil dekke søkerens behov o Begrunnelse som viser til de faktiske forholdene som vedtaket bygger på, samt beskrivelse av tjenestetilbudet o Vedtakene skal vise til de reglene som de bygger på o Vedtakene skal utformes slik at de sikrer kvalitet i tjenestene Sikre at brukerne får anledning til å medvirke og uttale seg før saker avgjøres Sikre at vedtaksmalene i saksbehandlersystemet gjennomgås og oppdateres med riktige lovhenvisninger. Sikre at alle klagesaker behandles korrekt. Vedtakene skal inneholde informasjon om klagerett. 3. Rådmannen bes rapportere til kontrollutvalget om iverksatte tiltak innen 1. mai 2016. Jeg holder på med forberedelse til neste møte, 10. mai, og planlegger ferdigstillelse av saker før helga. mvh Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS 2550 Os i Østerdalen http://www.kontrollutvalgfjell.no tlf: 908 15 168
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 10.05.16 24/16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 24/16 Kontrollutvalget 10.05.16 Benchmarking av revisjonskostnader 2014 Saksdokumenter følger som eget vedlegg: Brev fra Revisjon Fjell IKS av 21.01.16 Benchmarking 2014 grafiske framstillinger (deles ut under møtet) Saksopplysninger: Norges kommunerevisorforbund (NKRF) har gjennomført en frivillig undersøkelse blant medlemmene om revisjonskostnader for 2014. I undersøkelsen foreligger data fra 16 revisjonsenheter. Revisjonskostnadene er målt i forhold til sum driftsinntekter i kommunen. Sammenligningen vil kunne gi et generelt bilde på kostnadsnivået på revisjon av kommuner med en gitt aktivitet. Et avvik fra det generelle bildet kan være begrunnet i spesielle forhold i den aktuelle kommunen. Saksframlegg: Revisjon Fjell IKS har deltatt i undersøkelsen og har oversendt utarbeidede nøkkeltall for hver kommune. Undersøkelsen vil bli lagt fram i samtlige deltakerkommuner. Revisjonen vil presentere de vedlagte oversiktene under behandling av saken. Grafiske framstillinger og nøkkeltall vil bli utdelt under behandling av saken. Sekretariatets forslag til vedtak: Revisors gjennomgang av benchmarking av revisjonskostnader for 2014 tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 24/2016
vedlegg
vedlegg
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 10.05.16 25/16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 25/16 Kontrollutvalget 10.05.16 Innkommet sak manglende rutiner for oppfølging av frister Saksdokumenter: - Div. epostkorrespondanse Saksframlegg: Kontrollutvalgets leder har oversendt epostkorrespondanse imellom ham, Avinor og Røros kommune. Det gjelder melding om nytt luftfartshinder og manglende tiltak og svar i fra Røros kommune. Kontrollutvalgets leder ønsker å legge fram saken for kontrollutvalget til vurdering. I følge Kontrollutvalgsforskriften skal kontrollutvalget føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. I merknadene til Kontrollutvalgsforskriften 4 framgår at kontrollutvalget ikke er forpliktet til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av revisjonsforskriften. Når det gjelder henvendelser fra andre enn kommunestyret eller revisjonen, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under utvalgets kompetanseområde og om det vil prioritere saken. Kontrollutvalget er ikke et klageorgan, og kan dermed ikke behandle klager på enkeltsaker. Kommunene har egne klageorgan som tar slike saker. På den annen side kan kontrollutvalget på eget initiativ eller på bakgrunn av konkrete saker vurdere om kommunens egne retningslinjer og sentrale lover/forskrifter følges av forvaltningen. Et samlet kontrollutvalg må selv ta stilling til videre behandling av saken. Sekretariatets forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 25/2016
Side 1 for Hurtignotater FW: SV: SV: VS: Melding om nytt luftfartshinder 29. april 2016 09:34 vedlegg From: ojkjellmark@hotmail.com To: postmottak@roros.kommune.no CC: gudbrand.rognes@avinor.no Subject: RE: SV: SV: VS: Melding om nytt luftfartshinder Date: Thu, 21 Apr 2016 21:45:41 +0200 Det er heller ikke Luftfartsverket som er rette vedkommende. Det er Statens kartverk som har fått denne oppgaven. Her er link til siden med info om hva og hvordan det skal rapporteres, samt forskriften. Alt over 15 meter skal rapporteres. Det er eget skjema som skal brukes, og link til dette ligger helt nederst på siden: http://www.kartverket.no/kart/nasjonalt-register-over-luftfartshindre/ Ole Jørgen Kjellmark Lergruvbakken 9 NO-7374 RØROS NORWAY Mobil +47 9010 5566 From: postmottak@roros.kommune.no To: ojkjellmark@hotmail.com Subject: SV: SV: VS: Melding om nytt luftfartshinder Date: Thu, 21 Apr 2016 08:55:06 +0000 Hei igjen. Det er Helge Sødal som har fått saken. Han har ringt et utall ganger til luftfartsverket og ikke kommet fram til rette vedkommende. Det jobbes med saken. Med vennlig hilsen Mona Stai Tingstad Arkivleder, Servicetorget 72419400
Side 2 for Hurtignotater Fra: Ole Jørgen Kjellmark [mailto:ojkjellmark@hotmail.com] Sendt: 20. april 2016 14:35 Til: Røros Postmottak Kopi: Gudbrand Rognes; Bernt Tennstrand Emne: RE: SV: VS: Melding om nytt luftfartshinder vedlegg Det har nå gått 18 dager siden jeg sendte denne henvendelsen, men beskjed om at det burde skje snarest. Jeg har ikke hørt noe mer, og forventer at det saken blir prioritert. Ole Jørgen Kjellmark From: postmottak@roros.kommune.no To: ojkjellmark@hotmail.com Subject: SV: VS: Melding om nytt luftfartshinder Date: Mon, 4 Apr 2016 08:53:01 +0000 I og med at det er Terje Riseth larsen som har hatt denne saken har jeg registret inn denne på sak 15/1504. Det er han som må melde inn dette til Statens kartverk. Med vennlig hilsen Mona Stai Tingstad Arkivleder, Servicetorget 72419400 Fra: Ole Jørgen Kjellmark [mailto:ojkjellmark@hotmail.com] Sendt: 2. april 2016 17:41 Til: Røros Postmottak Kopi: Gudbrand Rognes Emne: FW: VS: Melding om nytt luftfartshinder Jeg viser til korrespondansen med sjefsflygelederen nedenfor. Røros kommune som eier må sende melding om masta på Langvikåsen til Statens kartverk snarest. Jeg vil ha tilbakemelding med kopi av meldingen. Ole Jørgen Kjellmark Leder av trafikksikkerhetsutvalget From: Gudbrand.Rognes@avinor.no To: ojkjellmark@hotmail.com Subject: Re: VS: Melding om nytt luftfartshinder Date: Sat, 2 Apr 2016 15:23:20 +0000 Heihå,
Side 3 for Hurtignotater Heihå, Kanskje best om eieren gjør, i tilfelle de har oppfølgingsspørsmål? Gudbrand Sendt fra min iphone Den 2. apr. 2016 kl. 17.20 skrev Ole Jørgen Kjellmark <ojkjellmark@hotmail.com<mailto:ojkjellmark@hotmail.com: Det vettu ja! Vi visste ikke det. Har du sendt det videre eller skal kommunen som eier ta seg av det? Ole Jørgen From: Gudbrand.Rognes@avinor.no<mailto:Gudbrand.Rognes@avinor.no To: ojkjellmark@hotmail.com<mailto:ojkjellmark@hotmail.com Subject: VS: Melding om nytt luftfartshinder Date: Sat, 2 Apr 2016 11:40:18 +0000 Hei, Ifølge forskriften skal det varsles slik: 4.Rapporteringsplikt (1) Senest 30 kalenderdager før igangsetting av oppføring av et luftfartshinder, eller før igangsetting av endring, flytting eller riving av et luftfartshinder, skal opplysninger om luftfartshinderet rapporteres til Statens kartverk. post@kartverket.no<mailto:post@kartverket.no Med vennlig hilsen Gudbrand Rognes Lufthavnsjef Røros lufthavn/sjefflygeleder Røros TWR/APP AVINOR AS vedlegg
Side 4 for Hurtignotater AVINOR FLYSIKRING AS gudbrand.rognes@avinor.no<mailto:gudbrand.rognes@avinor.no Mobil: +47 909 77 418 Tlf: 72 41 14 52 Dronning Eufemias gate 6, 0191 Oslo Postboks 150, 2061 Gardermoen www.avinor.no<http://www.avinor.no/ AVINOR Fra: Ole Jørgen Kjellmark [mailto:ojkjellmark@hotmail.com] Sendt: 27. mars 2016 17:03 Til: Rognes, Gudbrand <Gudbrand.Rognes@avinor.no<mailto:Gudbrand.Rognes@avinor.no Emne: Melding om nytt luftfartshinder Her er den nye mobilmasta på Langvikåsen i Ridalen. Siden dette er i et kunngjort lavflygingsområde for Forsvaret og forøvrig antas meldepliktig, så må vi få den registrert på behørig vis. Høyden på bakken ved trigpunktet på Langvikåsen er oppgitt til 841 moh, mens masta er 30,5 m høy eller 100 fot. Posisjonen i grader, minutt og sekund er 62 44 43,3 N og 11 50 30,8 Ø i hele grader blir det 62, 7475319 N og 11,841922 Ø Usikker på om det har blitt enighet om en standard for posisjonsavgivelse, men Jeppesen bruker grader og minutter. Her er bilde: <image001.jpg vedlegg
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 10.05.16 26/16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 26/16 Kontrollutvalget 10.05.16 Orienteringssaker Sekretariatet orienterer om følgende:! Orienteringssak 1 Melding om vedtak i kommunestyret: Kommunestyret behandlet den 28.04.16 tre saker som er oversendt i fra kontrollutvalget: kontrollrapport skatt 2015 oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport om selvkost innenfor byggesaksområdet innsynsmulighet i Verket AS Møteprotokollen er ikke ferdigstilt ved utsendelse av sakspapirene til kontrollutvalget men vil bli lagt fram under møtet.! Orienteringssak 2 einfo 16/3 i fra NKRF: NKRF har bedt Justisdepartementet om en tolkning av Forvaltningsloven 13a. Henvendelsen med departementets svar er vedlagt Sekretariatets forslag til vedtak: De framlagte sakene tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 26/2016
vedlegg einfo 16/3 Forvaltningsloven 13a Et medlem av et kontrollutvalg hadde orientert pårørende om behandlingen av en mobbesak i et møte i utvalget. I den forbindelsen oppsto spørsmålet om hvordan den relativt ukjente og lite kommenterte bestemmelsen i forvaltningsloven 13a er å forstå. 13a nr. 1 lyder: «Taushetsplikt etter 13 er ikke til hinder for: 1. at opplysninger gjøres kjent for dem som de direkte gjelder, eller for andre i den utstrekning de som har krav på taushet samtykker,» I en e-post til NKRF ga vedkommende sekretariat bl.a. følgende orientering: «De opplysningene som ble brakt videre her, var ikke sitat fra noen dokumenter, og heller ikke noe som har vært eller ville bli nedfelt i et dokument. Det som kom fram i møtet var en del vurderinger gjort av administrasjonen i en betent sak, der foreldrene ble pekt på som en del av problemet. Dette ble så videreformidlet til foreldrene som at kommuneadministrasjonen mener at foreldrene ER problemet. Dette har hatt store konsekvenser i den aktuelle saken, der foreldrene har brutt all videre kontakt med kommunen,» Vi ba Justisdepartementet om en tolking av paragrafen og stilte en del konkrete spørsmål. I brev av 14. april 2016 har departementet svart på spørsmålene våre, som er referert i svaret; jf. vedlegg. Vi viser til dette. Oslo, 20. april 2016 Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Vedlegg Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 23 23 97 00 Org.nr.: 975 450 694 Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. E-post: post@nkrf.no Kontonr.: 1450.12.70424 0115 OSLO Web: www.nkrf.no
vedlegg
vedlegg
vedlegg
vedlegg
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 10.05.16 27/16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 27/16 Kontrollutvalget 10.05.16 Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Utvalget drøfter saker som de ønsker å sette fokus på i første halvår. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 27/2016