Nasjonalt Pilotsykehus, Vestre Viken HF Ringerike sykehus Delrapport Involvering av ansatte, ansattes behov og erfaringer i behandlingsforløpene Februar 2011 Tone Reneflot Thoresen Prosjektleder Nasjonalt Pilotsykehus Vestre Viken HF, Ringerike sykehus
Dette utviklingsområdet har vært todelt. Den ene delen har tatt for seg involvering av ansatte og de 12 prinsippene Helse Sør-Øst har vedtatt for medvirkning. Den andre delen som vi vil beskrive først dreier seg om hvordan vi skal få frem ansattes behov og erfaringer i behandlingsforløpene. Ansattes behov og erfaringer i behandlingsforløpene Bakgrunn Helsepersonellet skal oppleve å ha kontroll over arbeidssituasjonen. Det innebærer at arbeidssituasjonen skal være forståelig og forutsigbar (kognitiv kontroll), de skal mestre utfordringene og kunne påvirke sin egen arbeidssituasjon i positiv retning (instrumentell kontroll), og de skal føle nærhet og tilhørighet til arbeidsplassen og støttepersoner, og oppleve å få støtte og hjelp i situasjoner som er/har vært en emosjonell påkjenning (emosjonell kontroll). De ordinære medarbeiderundersøkelsene har ikke spørsmål som gjenspeiler hvordan de ansatte opplever å arbeide i behandlingsforløpene. Mange kan oppleve at sin enhet fungerer bra, men at det kan råde usikkerhet i samhandlingen med andre enheter og i det tverrfaglige arbeidet rundt pasientgruppen. Vi trenger kunnskap om hvordan de ulike gruppene opplever behandlingsforløpene for å kunne forbedre samarbeidet i forløpene. Mål: Utvikle system for kartlegging av ansattes behov og erfaringer med arbeidet i behandlingsforløpene. Måle HR-data i behandlingsforløpene. Organisering av arbeidet Utviklingsområdet ble ledet av personaldirektør Hans Petter Karlsen. Han hadde med seg et arbeidsutvalg bestående av: Personaldirektør Hans Petter Karlsen. HTV Norsk Sykepleierforbund Therese Skeie Mylsbråten Seniorrådgiver Aleidis Skard Brandrud (faglig veileder) Utvalget satte opp kriterier for utvalg av spørsmål: Følge pilotsykehusprosjektets mål Ansatte skal ha personlig kontroll over arbeidssituasjonen (forstå, mestre, tåle) Oppfylle undersøkelsens hensikt Relatere spørsmålene til pasientprosessen, ikke til avdelingen Ta utgangspunkt i validerte spørsmål (MUSIK) Mulighet for vertikal/horisontal sammenligning (MUSIK) Mest mulig relevant for de ansatte (høringsrunde) 2
Færrest mulige spørsmål (enkelt å besvare) Det ble derfor tatt utgangspunkt i medarbeiderundersøkelsen MUSIK fra Helse Sør-Øst. Spørsmål som egnet seg til å kartlegge behandlingsforløp ble plukket ut og satt sammen til et høringsutkast. Utkastet ble sendt til 553 ansatte (leger, sykepleiere, hjelpepleiere, barnepleiere og jordmødre), og vi fikk svar fra 157 (28 %). I svarene fikk vi også innspill til manglende spørsmål. 13 av 40 spørsmål ble strøket. Det spørsmålet som ble strøket aller mest var: Av og til blir jeg så inspirert av å jobbe med disse pasientene at jeg glemmer ting rundt meg (89 strykninger) Vi fikk gode forslag på prosessorienterte spørsmål fra de ansatte, og fant ut at koordineringsnivået manglet i utkastet, dvs. det faktum at ansatte jobber i flere behandlingsforløp på en gang, og må koordinere sine tjenester til ulike diagnosegrupper. Det ble gjennomført fokusgruppeintervjuer med leger og med personalet på rehabiliteringsenheten, fordi disse faggruppene følger pasienten i store deler av behandlingsforløpet. Materialet ble så kategorisert til 5 kategorier og kokt ned fra ni til fire spørsmål i hver kategori til i alt 20 spørsmål, og noen få bakgrunnsvariabler. Av de opprinnelige 81 MUSIK-spørsmålene var det nå kun 6 tilbake. Slik ble det tydelig at helsetjenesten som organisasjon er svært vertikal (søyleorientert) i sin problemorientering, og at de horisontale behandlingskjedene ikke tilhører ledelsens hovedfokus. Spørsmålene i vårt horisontale spørreskjema har følgende kategorier: A. Koordinering av tjenester til flere behandlingslinjer B. Personlige erfaringer med aktuelle behandlingslinje C. Samarbeidet i behandlingsteamet D. Samarbeidet med andre avdelinger/generelle retningslinjer E. Overgangen til/fra primærhelsetjenesten Fire spørsmål i hver kategori (indeks). Fire spørsmål på koordineringsnivå 1. Tilgjengelighet til rett kompetanse 2. Finne ut hva pasienten er informert om vedr. diagnose/prognose 3. Planlegge og koordinere tjenesten til flere pasienter 4. Tilkalt i tide når pasienten trenger din helsehjelp? 3
Fire spørsmål på personlig nivå 5. Mestring 6. Faglig oppdatering 7. Fysisk belastning 8. Psykisk belastning Fire spørsmål på teamnivå 9. Samarbeid 10. Oppgavefordeling 11. Medansvar og lagånd 12. Støtte og hjelp i arbeidet Fire spørsmål på samhandlingsnivå internt 13. Samarbeidet med andre avdelinger i forløpet 14. Faglige krav til elektronisk forløps beskrivelse 15. Faglige krav til individuell omsorg 16. Videre tiltak godt nok forberedt Fire spørsmål på samhandlingsnivå eksternt 17. Samarbeidet med pårørende 18. Samarbeidet med kommunehelsetjenesten 19. Forberedt mestring av hjemmesituasjonen? 20. Sammenhengende pasientforløp? I tillegg valgt prosjektet å kategorisere og balansere spørsmålene til indekser i henhold til Havik kontrollmodell 1 slik det også er gjort i pasienttilfredshetsundersøkelsene. Kognitiv kontroll (Forstå) Instrumentell kontroll (Mestre) Emosjonell kontroll (Tåle) Se eget vedlegg med spørreskjema. Spørreskjemaet skal testes i en pilot og justeres før det tas i bruk. Dette er ikke påbegynt ennå, men ligger klart for testing på behandlingslinje KOLS. 1 Havik 1989 4
Videre fremdrift 1. Alle medarbeidere som har en rolle i prosessen (behandlingslinjen) skal få prosessrelatert spørreskjema MBU. 2. HR var eier av undersøkelsen i pilotprosjektperioden. Fagsjefene hadde et "sørge for ansvar (dvs at spørreskjema blir delt ut i henhold til en plan som utarbeides sammen med HR og prosessteam). Dette må avklares nå som det er endringer i organisasjonen etter fusjonen. Prosessteamkoordinatoren administrerer undersøkelsen i forståelse med prosessansvarlig lege. 3. De medarbeiderne som ikke er omfattet av prosessrelatert MBU, er tenkt intervjuet årlig i fokusgrupper gjennomført av prosessteamkoordinator i forståelse med medarbeidernes leder. Det er viktig å ikke ekskludere noen yrkesgrupper. Alles innspill om hvordan de opplever samhandlingen rundt pasientgrupper er viktige. Det må utvikles en konkret koordineringsplan for dette i samarbeid med HR. På denne måten vil man kunne oppnå: Bred involvering av ansatte. Fokus og bevisstgjøring av medarbeiderne på sammenhengende behandlingsforløp. Gjennom undersøkelsen vil de ansatte få et større eierforhold til behandlingslinjer og hva dette faktisk innebærer i praksis. Involvering av ansatte Bakgrunn Det har skjedd store endringer gjennom tidene i arbeidslivet mtp plikter og ansvar hos hhv. leder og ansatt, arbeidsgiver og arbeidstaker. Parallelt med pasientbehandlingen utarbeides planer og endringer på mange nivå i organisasjonen som påvirker ansatte på en eller annen måte. Det både forventes og kreves at de personer som omfattes av omstillingene skal fremstå som gode samarbeidsparter i arbeidslivet. Det er et stort behov for informasjon og formidling på alle nivåer for å kunne skape et felles mål og en sammenfallende virkelighetsoppfatning. De involverte parter må gis reell innflytelse - som samtidig innebærer at deltakelse forplikter. På denne måten skapes motivasjon, trygghet og forutsigbarhet. I juni 2008 vedtok styret i Helse Sør-Øst 12 prinsipper for medvirkning i omstilling. Prinsippene skulle legges til grunn for alt utviklingsarbeid i helseforetakene. Ringerike sykehus ønsket å skape et eierforhold til prinsippene og implementere disse i sykehuset gjennom et dokument som sier noe om hva betyr dette for meg i min arbeidshverdag og hvilken arena finnes hvor jeg skal gi eller få mulighet for informasjon, medvirkning og medbestemmelse. Dette arbeidet ble påbegynt før pilotsykehusets oppstart men ble tatt med som en del av det videre arbeidet. I november 2008 ble det nedsatt en arbeidsgruppe bestående av to representanter fra avdelingslederne, hovedvernombudet, en representant fra de tillitsvalgte og en fra personalavdelingen. Målet var å utarbeide en brosjyre til nytte for ledere i en omstillingsprosess. Det er avholdt 7 møter i gruppen. 5
I januar 2009 ble bakgrunnen for og hensikten med de 12 prinsipper presentert på ledersamling. Gjennom gruppearbeid ble det diskutert hva prinsippene innebar, hvem blir berørt, hvilke arenaer finnes/må etableres og hva ville dette bety for dem og deres avdeling. Arbeidsgruppen sammenfattet svarene i et dokument som presenterer bakgrunn, hensikt og hva prinsippene innebærer i praksis for ansatte ved Ringerike sykehus. Resultatet har vært ute på høring hos ledere, tillitsvalgte og hovedvernombud. Innspill er mottatt og dokumentet er satt ut i bruk. Mobilisering av medarbeidere og ledere - 12 prinsipper for medvirkning i omstilling. 1. Medbestemmelse tillitsvalgte og verneombud 1. Ledere, tillitsvalgte og verneombud møtes som likeverdige parter med vilje til å finne løsninger, selv om de har ulike roller og kan ha ulike interesser å ivareta. Med likeverdige parter menes at det er viktig at alle parter møter med lik rett til å uttrykke seg og intensjon om å ivareta løsninger som kommer fellesskapet til gode. På Ringerike Sykehus vil alle vektlegge at vidsyn og toleranse er viktige basiselementer på de forskjellige diskusjonsarenaer, og at man møter som samarbeidspartnere selv om man har ulike roller. Det skal gis mulighet til å høre alles stemme i et trygt og tillitskapende samarbeid med ønske og målsetting om å bidra til felles beste. 2. Ledere, tillitsvalgte og verneombud skal ha god felles strategisk kunnskap og bidra til å formidle endringsbehov og endringsmåter slik at det blir forstått av medarbeidere. Medarbeidere skal oppleve forutsigbarhet i forhold til prossessens innhold, årsak og retning. Strategisk kunnskap innebærer at ledere, tillitsvalgte og verneombud har tilgang til og tar i bruk nødvendig informasjon, kan benytte denne kunnskap for å legge frem endringsbehovene og har forståelse for hvilke prosesser som kan oppstå. De ansvarlige for endringsprosessen på Ringerike Sykehus skal gi informasjon videre til medarbeidere til rett tid og i rett form og rekkefølge. Målet er å gi informasjon som sørger for forutsigbarhet og trygghet, slik at endingsprosesser skjer på en måte som tjener virksomhetens drift og den enkelte medarbeiders interesser og rettigheter. Prosessen skal oppfattes som begripelig, håndterbar og meningsfull. TV/VO har et særlig ansvar for god dialog og leder har ansvar for å tilrettelegge for denne muligheten. 3. Medbestemmelse skal utøves på alle organisatoriske nivå i virksomheten, slik at tillitsvalgte og verneombud gis reell innflytelse på organisering og oppgaveløsning. Alle parter som blir berørt av endringen skal ha en arena for presentasjon av sine innspill, hvor tillitsvalgt og verneombud kan få et bredt bilde av situasjonen, høre argumentene og diskutere punkter som er viktig for å gi innflytelsesmulighet. 6
For Ringerike Sykehus betyr dette at man på systemnivå (overordnet nivå) kan diskutere i ledermøter, styremøter, info- og drøftingsmøter, ledersamlinger, styringsgruppe omstilling, stabsmøter ved omstilling og AMU. På avdelingsnivå er det avdelingsmøter og personalmøter, samt møter mellom leder/tv/vo. Dialogmøter kan arrangeres både i formell og uformell form på begge nivå. Det kan også være viktig å opprette nye spesielle møter ved behov. Ansvarlig for innkalling til slike møter er leder. 2. Medvirkning involvering av den enkelte ansatte 1. Medarbeidere skal trekkes inn i utrednings- og beslutningsprosessen så tidlig som mulig og involveres i størst mulig Dette innbærer for Ringerike sykehus at ledelsen skal gi informasjon om - og invitasjon til - deltakelse så snart ledelsen har vurdert at endring er nødvendig. Leder for gjeldende avdeling skal sørge for at informasjon videre tydelig uttaler hvilken arena medarbeidere har for medvirkning. Alle ledere har ansvar for kommunikasjon i forbindelse med involvering og det skal gis tid for vurdering og diskusjon. 2. Forholdene skal legges til rette for medarbeiderens innflytelse på organisering og oppgaveløsning innen eget arbeidsområde. Jo mer konkret en endringsprosess omfatter og berører forhold som har direkte konsekvens for den enkelte arbeidstaker, jo høyere er kravet til medvirkning. Alle medarbeidere ved Ringerike sykehus skal gjøres kjent med sin medvirkningsmulighet, bl.a. gjennom distribusjon av folderen om de 12 prinsipper. Det skal gis tid og sted for særlig involverte parter til å delta i situasjonen slik at det skapes ansvarlighet, engasjement og eierskap til avgjørelser. Implisitt ligger også et krav til og ansvar hos - de ansatte om å bidra med innspill som kan være av betydning, noe som kan betinge tilpasset informasjon til spesielt berørte parter. 3. På områder der medarbeiderens kompetanse er særlig relevant skal medarbeidere involveres i størst mulig ut fra faglig ekspertise. Det er viktig at det avklares hvilken kompetanse (teknisk, faglig, praktisk) man har behov for å trekke inn på aktuelt område. Spesifikke kompetansebehov kan avdekkes gjennom arbeidskartlegginger og analyser av arbeidsoppgaven/endringer i forkant. 3. Informasjon 1. Ledelsen skal uoppfordret gi informasjon på et så tidlig tidspunkt som mulig under behandling av saker slik at medarbeiderens mulighet til medbestemmelse og medvirkning blir reell. Med uoppfordret forstås at i saksbehandlingsrutiner for Ringerike sykehus gis føringer for når informasjon skal ut til medarbeidere, slik at man sikrer at dette skjer. Ringerike sykehus 7
vil vektlegge korrekt informasjon og tydelig benytte funksjonelle og avtalte kanaler slik at man demmer opp for feilinformasjon og rykter. Aktuelle kanaler er intranett, e-post, allmøter, personalmøter, morgenmøter, info- og drøftingsmøter, men også opprettelse av nye informasjonsarenaer for aktuell periode bør vurderes. Dialog/samtaler er den viktigste kanal for informasjon. Gjennom de forskjellige kanaler kan medarbeidere få tilpasset informasjon for deltakelse. 2. Ved informasjonsopplegg i saker av stor betydning for medarbeidere har ledelsen et spesielt ansvar for at alle medarbeidere blir særlig godt orientert. Slike orienteringer planlegges sammen med de tillitsvalgte. Det må avklares innledningsvis hvilke kanaler og fora som vil være funksjonelle for ledelsen slik at all informasjon som faller utenfor dette kan vurderes kritisk. Kommunikasjonsplaner må utarbeides og diskuteres med tillitsvalgte og all informasjon må være samkjørt mellom ledelse og de tillitsvalgte. Med dette mener vi at utgivelsestidspunkt, innhold og konklusjoner er sammenfallende. 4. Endringsmetodikk 1. Partene har et felles ansvar for å utforme og enes om gode metoder for å drive omstillingsarbeid. Det skal drives systematisk opplæring og trening av ledere, tillitsvalgte, verneombud og medarbeidere i anvendelse av metoder for omstilling. Under omstillingsarbeidet må det skapes enighet om blant ledere, medarbeidere, tillitsvalgte og vernetjenesten hvilke metoder som er fastsatt, både for gjennomførbarhet, rekkefølge av de forskjellige trinnene og funksjonalitet i forhold til oppgave, for eksempel ved risiko- og sårbarhetsanalyser. Ved Ringerike sykehus blir opplysning, opplæring og veiledning gitt gjennom intranett, våre rutiner for opplæring og tilrettelegging for kurs etc. blir ivaretatt av bl.a. sykehusets opplæringskonsulent. Involverte parter vil bli gjort kjent med valgte metoder (som for eksempel ROS og Redesign.) Det forventes likevel de tar ansvar for å be om bistand og øke sin kompetanse der det måtte være nødvendig. Det henvises for øvrig til omstillingsavtalen for Helse Sør Øst. 2. Evaluering med tanke på læring og kontinuerlig forbedring skal være en del av all metodikk for omstilling og endring. For Ringerike sykehus innebærer dette at vi både innledningsvis, underveis og umiddelbart i etterkant skal føre god kontroll over prosessens retning og resultater. Erfaringer og konklusjoner skal dokumenteres, og benyttes som grunnlag for fortløpende fokus på forbedringsmuligheter og kontinuerlige læring i omstillingsarbeidet. 3. Omstillingsarbeidet skal være basert på tydelige mål og resultatene skal følges opp gjennom en balansert prosess der arbeidsmiljø, kvalitet brukertilfredshet og økonomiske betraktninger sees i sammenheng. 8
Alle mål med omstillingen må være kjent slik at man tydeliggjør hensikten og helheten og legger til rette for at medarbeidere kan forstå sin verdi og være en god bidragsyter på sitt område. Ved Ringerike Sykehus har vi aktører og arenaer som ivaretar de forskjellige hensyn gjennom fastsatte møter og retningslinjer som finnes i vår elektroniske kvalitetshåndbok, jfr. pkt 1.10.5 om omstilling. 4. Endringsprosessen skal være lagt opp og kommunisert på en slik måte at den synliggjør en helhetlig sammenheng og logikk. Noe av det viktigste for å sikre deltakelse og involvering er forståelse for og kunnskap om endringer som påvirker både praktiske resultatet, men også forstå de menneskelige reaksjoner. Parallelle hensyn til dette vil sikre at prosessen blir gjennomtenkt og helhetlig. Ved å vektlegge god informasjon, slik som skissert under punktet om informasjon, og legge forholdene til rette for deltakelse vil prosessen oppfattes som helhetlig og logisk. 9
Spørreskjema Undersøkelse om medarbeidernes erfaringer med å arbeide i sykehusets behandlingslinjer (forventede forløp) Hensikten med denne undersøkelsen er å lære av dine erfaringer med hvordan det er å arbeide med pasienter som får behandling i henhold til et forventet forløp (behandlingslinje). Forventede forløp er beskrevet elektronisk i sykehusets kvalitetssystem, med tilhørende prosedyrer og retningslinjer. Denne gangen skal svarene dine relateres til behandlingslinje for Pasienter som tilhører ovennevnte behandlingslinje omtales som denne pasientgruppen i dette spørreskjemaet Det tar deg ca. 7 minutter å fylle ut dette skjemaet. Svarene blir behandlet konfidensielt. Bakgrunnsinformasjon 1. Hvilken yrkesgruppe tilhører du? (Sett kun et kryss) Lege Psykolog Sykepleier Vernepleier Hjelpe-/Barnepleier Jordmor Rehabilitering Annet 2. Opplever du at du tilhører et behandlingsteam for denne pasientgruppen (se ovenfor)? Ja Nei 3. Hvis svaret ovenfor er nei, hva er årsaken? Min yrkesgruppe arbeider alene 10 Vi har ikke etablert behandlingsteam Vi har etablert behandlingsteam for denne pasientgruppen, men vi arbeider likevel ikke i team Annet (bruk evt. kommentarfeltet bakerst) Dersom du mener at du ikke tilhører noe behandlingsteam for pasienter med denne typen forløp, kan du relatere alle svarene til din egen person og ikke til behandlingsteamet slik det står i spørsmålsteksten. Spørsmålene nedenfor gjelder mange yrkesgrupper, derfor er det ikke alt som passer like godt for deg. Spørsmål som oppleves som irrelevante kan du besvare med vet ikke/uaktuelt.
Del A: Koordinering av tjenester til flere behandlingslinjer stor 1. Er den rette kompetansen vanligvis lett tilgjengelig for denne pasientgruppen? stor 2. Vet du hva slags informasjon dine pasienter har fått vedrørende sin egen sykdom og prognose, når du skal gi dem helsehjelp? stor 3. I hvilken går det an å planlegge og koordinere dine tjenester til flere pasienter i løpet av en arbeidsøkt? stor 4. Opplever du at du stort sett blir tilkalt i tide når en pasient trenger din helsehjelp? Del B: Personlige erfaringer med aktuelle behandlingslinje stor 5. I hvilken opplever du at du mestrer arbeidet med denne pasientgruppen? stor 6. I hvilken får du anledning til faglig oppdatering for å kunne gjøre en god jobb med denne pasientgruppen? stor 7. I hvilken er arbeidet med denne pasientgruppen fysisk belastende (arbeidsmengde/tempo)? stor 8. I hvilken er arbeidet med denne pasientgruppen psykisk belastende? 11
Del C: Samarbeidet i behandlingsteamet 9. I hvilken er det et godt samarbeid mellom de forskjellige yrkesgruppene i behandlingsteamet til denne pasientgruppen? 10. Er arbeidsoppgavene delt og definert slik at pasientene ikke utsettes for samme utredning flere ganger? stor stor stor 11. I hvilken er det sosiale klimaet i behandlingsteamet til denne pasientgruppen preget av medansvar og lagånd? stor 12. Om du trenger det, kan du få støtte og hjelp i ditt arbeid med denne pasientgruppen fra de andre i behandlingsteamet? Del D: Samarbeidet med andre avdelinger /generelle retningslinjer 13. Hvordan opplever du samarbeidet med andre avdelinger som har med denne pasientgruppen å gjøre i behandlingsforløpet? stor 14. Tilfredsstiller det forventede forløpet (som er beskrevet elektronisk) dine faglige krav vedrørende denne pasientgruppens generelle behov? stor 15. Legger det forventede forløpet (som er beskrevet elektronisk) tilstrekkelig til rette for at pasientenes individuelle behov også skal ivaretas? stor 16. Mener du videre tiltak opplegg er godt nok forberedt sammen med denne pasientgruppen før de forlater din avdeling? stor 12
Del E: Overgangen til primærhelsetjenesten stor 17. I hvilken har behandlingsteamet utviklet et godt samarbeid med de pårørende til denne pasientgruppen? stor 18. I hvilken er det etablert et velfungerende nettverk for samarbeidet med kommunehelsetjenesten? stor 19. I hvilken mener du behandlingsteamet har forberedt pasientene på hvordan de kan mestre hjemmesituasjonen etter utskriving fra sykehuset? stor 20. I hvilken er kommunikasjonen mellom ulike avdelinger og behandlingsnivå så god at denne pasientgruppen får et sammenhengende behandlingsforløp? Skriv gjerne ned kommentarer til enkeltspørsmål eller spørreskjemaet som sådan, eller beskriv mer om dine erfaringer med å arbeide med denne pasientgruppen. Tusen takk for at du tok deg tid til å svare! 13