UTKAST TIL PROTOKOLL FRA UNIVERSITETSSTYREMØTE 5. 6. MARS 2014

UTKAST TIL PROTOKOLL FRA UNIVERSITETSSTYREMØTE 5. 6. MARS 2014 Sted: Hotell Refsnes Gods, Jeløya (Moss) Tilstede: Siri B. Hatlen (ikke tilstede under sakene 18 20/2014), Marianne Harg (ledet møtet under sakene 18 20/2014), Alf Bjørseth (ikke sak 24/2014), Anne Storset (ikke sak 24/2014), Camilla Kielland (sak 24/2014), Endre Hofstad Hansen (ikke sak 24/2014), Marit Engelsjord Negård, Morten Sørlie, Per Rønning, Ruth Haug, Trond Langseth, Jens Oddershede Administrasjonen: Mari Sundli Tveit, Halvor Hektoen, Siri Margrethe Løksa, Birger Kruse, Jan Olav Aasbø, Lise Gorseth, Terje Holsen, Knut Moksnes, Kjersti Sørlie Rimer, Kristin Kreul, Jan Aldal, Hans Christian Sundby, Eva Falleth, Øystein Johnsen, Øystein Lie Protokoll: Lise Gorseth INNKALLING TIL MØTE I UNIVERSITETSSTYRET Saksnr. Sakstittel 18/2014 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 30/2014 går ut. Universitetsstyret godkjenner innkalling og saksliste. 19/2014 Godkjenning av protokoll fra 28.01.2014 US sak 9/2014 Tildelingsbrev 2014 skal tas til etterretning (ikke til orientering). Når det gjelder rektors avlønning, US sak 16/2014, orienterte styreleder om resultatet av lønnsfastsettingen. Universitetsstyret godkjenner protokollen med endringen som framkom. 20/2014 Referat fra IDF møtet 4. mars 2014 Referat fra sentralt IDF møte 4. mars 2014 ble delt ut i møtet. Punktene fra referatet ble orientert om under hver enkelt sak. Referatet legges ved protokollen. 21/2014 Orienteringssaker fra Rektor Byggeprosjektene på Campus Ås Samlokaliseringsprosjektet og nytt Senter for husdyrforsøk v/knut Moksnes

2 Saksnr. Sakstittel Rehabilitering av Urbygningen v/kristin Kreul Status administrative systemer v/siri Margrethe Løksa Styret ber om å få en orientering om status for administrative systemer i forbindelse med 1. tertialrapport. Styret ber rektor på hvert møte gi en generell situasjonsrapport for utviklingen av NMBU til én organisasjon. 22/2014 Oppfølging av møteplan for Universitetsstyret 2014 23/2014 Målstruktur Universitetsstyret har møte 12. desember 2014. 1. Forslag til målstruktur godkjennes med de endringer som framkom i møtet. 2. De 8 utvalgte områdene som er listet opp i NMBUs strategi utgår. Fakultetsstyrene vil i løpet av første halvdel av 2014 gi universitetsstyret råd om hvilke faglig strategiske satsingsområder NMBU skal prioritere. 24/2014 Rapport og planer (2013 2014) Rektor orienterte styret om hvor man sto i arbeidet med Rapport og planer og den videre prosess. Styret gav innspill til dokumentet, spesielt til kapittel 1 Innledning. Administrasjonen sender ut en bearbeidet versjon av Rapport og planer tidlig påfølgende uke som styrets medlemmer kan respondere på med en kort frist. Styreleder får deretter fullmakt, i samråd med rektor, til å godkjenne det endelige dokumentet som skal oversendes Kunnskapsdepartementet per 15. mars Styrets innspill innarbeides i Rapport og planer (2013 2014). Styrets leder får, i samråd med rektor, fullmakt til å godkjenne det endelige dokumentet. 25/2014 Avlagt årsregnskap for 2013 Norges Veterinærhøgskole Universitetsstyret slutter seg til styreleders godkjenning av det avlagte årsregnskapet for Norges veterinærhøgskole for 2013.

3 Saksnr. Sakstittel 26/2014 Avlagt årsregnskap for 2013 Universitetet for miljø og biovitenskap Universitetsstyret slutter seg til styreleders godkjenning av det avlagte årsregnskapet for UMB for 2013 27/2014 Rapport for 3. tertial overføring av midler fra 2013 til 2014 Norges Veterinærhøgskole Rektor orienterte om at man hadde lagt til grunn en streng praksis for overføring av ubrukte midler fra 2013 til 2014. Styret legger til grunn at dekanene i samarbeid med rektor, har en særskilt oppfølging av institutter som ikke er i økonomisk balanse. I forbindelse med tertialrapporteringen bes det om særskilt tilbakemelding om situasjonen og oppfølgingstiltakene som er etablert ved disse instituttene. Universitetsstyret tar 3. tertialrapport 2013 for Norges veterinærhøgskole til orientering og vedtar å disponere restmidler i henhold til foreslått fordeling i tabellen under. Institutt/avdeling 3T 2013 Videreføres 2014 Salderes/omdisponeres Sekretariat 454 454 Studieavdeling 308 308 Teknisk avdeling 462 462 Info 598 598 Rektorat 1 077 556 520 SEVU 1 207 1 207 IT avdeling 2 959 2 959 Bibliotek 756 756 Økonomi 992 992 Sum administrasjonen 775 1 763 988 Styrets reserve 3 399 2 411 988 Sum NVH 4 950 4 174 0 Minus = overforbruk/underskudd. Alle tall i tusen 28/2014 Rapport for 3. tertial overføring av midler fra 2013 til 2014 Universitetet for miljø og biovitenskap Rektor orienterte om at man hadde lagt til grunn en streng praksis for overføring av ubrukte midler fra 2013 til 2014. Styret legger til grunn at dekanene i samarbeid med rektor, har en særskilt oppfølging av institutter som ikke er i økonomisk balanse. I forbindelse

4 Saksnr. Sakstittel med tertialrapporteringen bes det om særskilt tilbakemelding om situasjonen og oppfølgingstiltakene som er etablert ved disse instituttene. Følgende ubrukte tildelinger overføres til 2014: Budsjettenhet 1000 kroner Institutt for landskapsplanlegging 14 446 Institutt for naturforvaltning 13 898 Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap 15 391 Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap 14 358 Institutt for plante- og miljøvitenskap 1 378 Institutt for matematiske realfag og teknologi -4 279 IMT - Senter for fiskeforsøk 675 IMT- Biogasslabben -1 135 Handelshøyskolen 1 625 Noragric 2 263 Sum instituttene 58 619 Hovedadministrasjonen - IT- og serviceavdelingen 2 598 Universitetsbiblioteket -147 Drifts- og serviceavdelingen 6 319 Senter for etter- og videreutdanning 1 330 Senter for husdyrforsøk -1 746 Senter for husdyrforsøk-fortek -698 Senter for klimaregulert planteforskning -1 100 CIGENE 5 747 Bioenergi-senteret 81 Sum støtteavdelingene og sentre 12 385 Sum stedvis 71 004 Vedlikehold og bygningsmessige investeringer -3 479 Sentrale disponeringer/avsetninger 11 027 Sum diverse 7 548 Totalt 78 552 29/2014 Ambisjonsnivå for vedlikehold og utvikling av eksisterende bygningsmasse Styret henviser til sak 12/2014 der styret ba om at det utarbeides en eiendomsstrategi for NMBU for perioden 2014 2017. Riksrevisjonens undersøkelse fra 2014 av statens forvaltning av eiendomsmasse i UHsektoren viser stort vedlikeholdsetterslep generelt og NMBU kommer spesielt dårlig ut. Styret viser til Kunnskapsdepartementets omtale av dette i tildelingsbrevet for 2014. Styret ønsker en oversikt som viser samlet ny (inkl. planlagt) eiendomsmasse i m2 fordelt på tilstandsgrad, samt oversikt over hva de dårligste byggene brukes til, og hvor de ligger. Styret deler rektors bekymring over det store vedlikeholdsetterslepet og understreker viktigheten av at det blir utarbeidet en samlet plan for prioritering og finansiering av nødvendige tiltak for å sikre at bygningsmassen har akseptabel standard. Muligheter for alternativ finansiering vurderes særskilt. Styret mener at man må foreta en samlet

5 Saksnr. Sakstittel vurdering av fremtidig arealbehov der eks. bygningsmasse sees i sammenheng med den betydelige nye bygningsmassen som vil stå klar i årene framover. Det skal særskilt vurderes om/hvordan den dårligste bygningsmassen kan fases ut, og hvordan det samlede arealbehovet kan reduseres med 10%. 30/2014 NMBUs vedlikeholdsbudsjett 2014 Det ble informert om at saken kun gjelder anbefalt fordeling av midler som er avsatt i ordinær budsjettbehandling til dette formål. Budsjett for vedlikehold og utvikling av bygningsmassen for 2014 tas til etterretning. Alt i 1000 kroner Rapport 2013 2 014 Rammetildeling Ås/Adamstuen 51 400 53 228 Overskudd/merforbruk fra foregående år ( 2013 og 2014) 4 800-3 500 Forskuttering 5 520 Inntekter/nedbetaling utlegg 500 300 Midler til disposisjon for tiltak 62 220 50 028 Sum Lov og forskriftspålagte tiltak Ås 8 320 6 950 Prosjekter fra forrige år som må ferdigstilles 4 950 Miljøtiltak 500 1 500 Utbedring av fasader, tak, ventilasjon, toaletter, garderober og annen infrastruktur i bygninger 30 200 19 100 Prosjekter og tiltak i uteområder, Som utbedring fredede parkområder, veier, drenering, renovasjonsløsninger 8 300 3 000 Læringsmiljøtiltaksmidler 3 000 3 600 Uforutsette tiltak - 5 000 Sum Verdibevarende vedlikehold Ås 42 000 37 150 Utviklingsprosjekter Ås Aud Max /festsal/tilpassing undervisning 4 500 0 Følgekostnader ved Ur/fjernvarmeanlegg mm 2 000 0 Uforutsette utviklingstiltak 0 500 Sum vedlikeholds og utviklingskostnader Ås 6 500 500 Adamstuen/Sandnes 1 500 Adamstuen/utfasing av oljefyr på Dal (miljøtiltak) 5 428 200 Adamstuen, reparasjoner av bygg og infrastruktur for å opprettholde godt arbeidsmiljø, uforutsette tiltak 3 700 Sum vedlikehold Adamstuen 5 400 5 428 Total sum tiltak 62 220 50 028 31/2014 Personalsak

6 Saksnr. Sakstittel Saken utgår. 32/2014 Referatsaker (legges kun ut på internett): a) Oppdatert plan for styresaker 2014 b) Referat fra møte i Studieutvalget 12.02.2014 c) Referat fra møte i Forskningsutvalget 13.02.2014 d) Brev fra Kunnskapsdepartementet (KD) datert 03.02.2014: Brukerutstyr for nybygg for Norges miljø og biovitenskapelige universitet og Veterinærinstituttet Oppdragsbrev e) Brev fra KD datert 21.01.2014: Endringer i forskrift 31. januar 2007 om opptak til høyere utdanning f) Universitetet for miljø og biovitenskaps klagenemnd årsrapport 2013 33/2014 Eventuelt Universitetsstyret tar sakene til orientering. Gjennomgang av NMBUs budsjettmodell v/jan Aldal Styret fikk en gjennomgang av Kunnskapsdepartementets finansieringssystem for UH sektoren og NMBUs budsjettmodell. Styret ønsker å komme tilbake til hvordan man kan øke handlingsrommet og hvordan et økt handlingsrom kan brukes inn mot faglig strategiske satsinger. Styret ber om å få presentert nøkkeltall for økonomiske størrelser som illustrerer hvordan NMBU plasserer seg i forhold til de øvrige norske universitetene. Presentasjon av fakultetene (post på styreseminaret) Dekanene for SamVit, VetBio og MiljøTek presenterte sine fakulteter og la vekt på fakultetenes muligheter og utfordringer, samt hvordan man ville legge opp arbeidet med å utvikle faglig strategiske mål. Dekanene oppsummerer seminardiskusjonen i eget dokument. Siri B. Hatlen styreleder

Notat Fra tjenestemannsorganisasjonene: Elin Kristin Findeisen Pålerud, Parat Annie Aasen, Parat Cathrine Trangerud, Akademikerne Bente Aspeholen Åby, NITO Anne Gravdahl NITO Lise Thoen hovedverneombud NMBU Gry Tove Jæger vara hovedverneombud NMBU Jan Erik Paulsen, FF Mette Wik, FF Lena Marie Kjøbli, FF Signe Kroken, NTL Fra arbeidsgiver: Administrasjonsdirektør Birger Kruse(møteleder) Personal og organisasjonsdirektør, Jan Olav Aarflot Seksjonssjef Torborg Storaas Referent: Anne Marie Bjørkeng, POA NMBU Vår ref. 14/00176 8 Vår saksbehandler Deres ref. Anne Marie Bjørkeng, tlf. anne.marie.bjorkeng@nmbu.no Vår dato 04.03.2014 Referat fra sentralt IDF den 4.3.2014 19/2014 Godkjenning av innkalling og referat datert 26.2.2014 Godkjent referat. NTL meldte inn følgende eventuelt saker: Avtale om kompensasjon for hovedtillitsvalgte Ny avtale om ordning for seniordager Rette til tjenestefri ved deltakelse på årsmøte i medlemsorganisasjonen FF: ønsker referat fra styringsdialogene med instituttene 1

20/2014 Tilpasningsavtale for NMBU F Avklaring fra Akademikerne/NITO i forhold til evt. lokal samarbeidsavtale Avklaring omkring representasjon i sentrale IDF møter fra Hovedsammenslutningene Saken utsettes til neste møte. 21/2014 US sakene til US møte 4.3.2014 US sak 22/2014 Oppfølging av møteplan for Universitetsstyret 2014 Administrerende direktør orienterte. US sak 23/2014 Målstruktur Administrerende direktør orienterte. NITO påpekte at mangel på tilstrekkelig store undervisningslokaler (laboratorier/ forelesningsrom mv.) burde beskrives som et faktum og ikke en risiko og burde slik sett vært omtalt på en annen måte. NTL pekte på at det viktige er at det foreligger en balanse mellom administrativt personell i forhold til vitenskapelige. US sak 24/2014 Rapport og planer (2013 2014) Parat NMBU stilte spørsmål ved om det er riktig å si at NMBU har vært funksjonsdyktig fra første dag. Det er i rapport og planer lite fokus på instituttene (ressurser og økonomi bistand til å få forskningsmiljøene opp å gå). Dette bør fokuseres på i 2014 det er her produksjonen foregår. Tiltakene som er foreslått er hovedsakelig for universitetsadministrasjonen og vil bidra lite til økt forskning og studieproduksjon. Parat NMBU pekte på at man i beskrivelse av «Felles faglige initiativer» burde omtale samarbeid opp mot andre samarbeidspartnere bl.a. veterinærinstituttet. FF NMBU anbefaler at man avventer å igangsette organisasjonsutvikling på det administrative området med sikte på å bygge opp robuste enheter, slik det er beskrevet i sektormål 4. Det er viktig å gi de administrativt ansatte ro og få daglig drift optimalisert. NTL NMBU pekte på at slike prosesser må forankres både hos de tillitsvalgte og ansatte. HVO ved NMBU viste til at deler av bygningsmassens beskaffenhet er dårlig og til dels farlig og utgjør en arbeidsmiljøbelastning for ansatte enkelte steder. 2

Tjenestemannsorganisasjonene pekte på at man pr i dag har for små undervisningslokaler og at det ikke synes å være noen planer for hvordan dette skal håndteres. Dette burde vært omtalt under dette punktet. US sak 25/2014 Avlagt årsregnskap for 2013 Norges Veterinærhøgskole 163 Administrasjonsdirektørens orienterte kort. Parat NMBU: Med referanse til det handlingsromarbeidet som ble gjennomført ved NVH i 2013 ber man om at tjenestemanns organisasjonene får informasjon om hva man oppnådde med de innsparinger som ble vedtatt i dette arbeidet. Informasjon om dette er viktig også dersom arbeidsgiver senere ønsker å initiere slike prosesser. FF NMBU pekte på at det bør gjennomføres en gjennomgang av de samlede administrative ressursene for instituttene ved Adamstuen også sett i forhold til instituttene på Ås. US sak 26/2014 Avlagt årsregnskap for 2013 Universitetet for miljø og biovitenskap FF NMBU peker på at inntektene fra salget av SEM gjestegård ikke kommer til uttrykk i regnskapet. Selv om salget ble effektuert etter 31.12 tilsier god regnskapsskikk at dette allikevel omtales i en fotnote til regnskapet. FF NMBU: Det fremgår en nedgang i oppdragsfinansierte inntekter beskrevet i rapport og planer på 20 millioner ved tidligere UMB. Dette viser at NMBU er sårbar på dette området og at denne sårbarheten må reduseres kommende år. NITO ønsket å rose styreleder og rektor for formuleringen "På sikt vil gapet mellom reinvesteringer og kapitalslitet utfordre universitetenes evne til å tiltrekke seg de beste studentene og vitenskapelig personell i verdensklasse. Sett i lys av disse utfordringene vil Universitetsstyret gjenta sin oppfordring om at departementet sammen med universitetene må finne bærekraftige løsninger på de store kapitalslitutfordringene knyttet til bygninger og vitenskapelig utstyr, som sektoren opplever." US sak 27/2014 Rapport for 3. tertial overføring av midler fra 2013 til 2014 Norges Veterinærhøgskole US sak 28/2014 Rapport for 3. tertial overføring av midler fra 2013 til 2014 Universitetet for miljø og biovitenskap FF NMBU mener man sender et uheldig signal hvis Universitetsadministrasjonen får sin gjeld saldert, mens dette ikke er tilfellet for produksjonsenhetene på Universitetet. NTL NMBU 3

viser i denne sammenheng til IMT hvor studenttallene øker for hvert år. Også dette instituttet bør få strøket deler av sin gjeld. US sak 29/2014 Ambisjonsnivå for vedlikehold og utvikling av eksisterende bygningsmasse FF NMBU viste til et meget stort og uheldig sprik mellom ambisjonene i sak 29/2014 og praksis i sak 30/2014. Vara HVO etterlyser noe mer detaljert informasjon omkring tallene knyttet til Adamstuen, og synes budsjettet for vedlikehold Adamstuen mangler en post for uforutsette tiltak. US sak 30/2014 NMBUs vedlikeholdsbudsjett 2014 FF NMBU ba om en forklaring på hvorfor det kun var bevilget 50 mill til vedlikehold mens Fellesstyret i sak 152/13 bevilget 53,288 mill til vedlikehold i 2014. Alle tjenestemannsorganisasjonene var enige om at man ønsker å øke budsjettet til vedlikehold, med vekt på undervisningslokaler, undervisningsrom, laboratorier og forskningsfasiliteter. 22/2014 Eventuelt Sakene under behandles i neste møte. Bruk av rekrutteringsbyrå ved IHA Campusbuss Informasjon om lønnsendringer Kontorkabalen Cirkus Internpost Campus Ås Avtale om kompensasjon for hovedtillitsvalgte Ny avtale om ordning for seniordager NTL: 27.3.14 mulighet for deltakelse på årsmøte i medlemsorganisasjonen Ønsker referat fra styringsdialogene med instituttene 4