Kirken i Vikna et sammendrag

Kirken i Vikna et sammendrag BASERT PÅ REGNSKAPSÅRET 2015 En gjennomgang av årsregnskap for Vikna kirkelige fellesråd 2015 og informasjon om fellesrådets aktiviteter, planer, og utfordringer. Vikna kirkelige fellesråd Tlf. 74360880 Strandgata 19 7900 Rørvik www.vikna.kirken.no dagligleder.vikna@online.no

Innholdsfortegnelse Innhold Strategiske hovedpunkter 1 Økonomiske hovedpunkter 2 Driftsmessige hovedpunkter 4 Fremtidsutsikter 6

S. 01 Kirken i Vikna et sammendrag «Vikna kirkelige fellesråd står foran mange viktige oppgaver i tiden framover.» Kirken i Vikna et sammendrag Strategiske hovedpunkter Driftsåret 2015 ble preget av arbeidet med realisering av ny kirke i Rørvik og mye tid og krefter gikk med til oppfølging av den saken. I 2015 var det også kirkevalg, og det ble i september valgt nytt menighetsråd/kirkelig fellesråd også her i Vikna. En helt ny kirkebyggkomite ble satt ned mot slutten av året, og det er forventninger om at byggeprosessen kommer på skinner igjen i 2016. Vikna kirkelige fellesråd står foran mange viktige oppgaver i tiden framover, og vi kan nevne følgende målpunkter vi jobber med å oppnå i løpet av inneværende år: - Utrede og sette i gang vedtatt utvidelse av Østre gravlund. Herunder ligger realisering av redskapsbygg, samt minnelund i forbindelse med utvidelsen. - Utrede og budsjettere bygningsmessige utbedringer av våre kirkebygg med tanke på å utforme søknad til Husbanken om lån med rentekompensasjon for å finansiere utbedringene. - Med tanke på en mulig sammenslåing av Vikna og Nærøy kommuner må Vikna kirkelige fellesråd være i forkant med planlegging av sammenslåing av kommunenes to fellesråd. Sammenslåing av fellesråd er en omfattende og tidkrevende prosess hvis det blir aktuelt å gjennomføre. - Gjennomføre arbeidstidsundersøkelse blant alle ansatte med tanke på å kartlegge om tilgjengelig arbeidsressurs er tilstrekkelig for å utføre de lovpålagte oppgaver som fellesrådet er satt til å utføre på vegne av Viknas befolkning. - Oppgradere og fornye interne rutiner for blant annet HMS, internkontroll, og arkiv, med tanke på å etablere rutiner og prosedyrer som er i tråd med det som er lovpålagt for bedriften. Økonomiske hovedpunkter Regnskapet for Vikna kirkelige fellesråd for 2015 ble avlagt med et merforbruk på kr 173.508,02. I det følgende vil vi gjøre rede for noen viktige endringer i det ferdige

S. 02 Kirken i Vikna et sammendrag regnskapet opp i mot budsjettet for regnskapsåret 2015. Resten av endringene i forhold til vedtatt budsjett for 2015 består i diverse mindre merforbruk og mindreforbruk på enkeltposter. Vikna kirkelige fellesråd drives svært nøkternt med tanke på utgifter til kjøp av varer og tjenester, samt lønnsutgifter. 1. I forbindelse med at kirkevergen var langtidssykemeldt i 2015 ble det leid inn vikar for å få utført kirkevergens oppgaver. Vår stab er veldig sårbar for fravær over lengre tid da det er ingen som kan gå inn og utføre viktige oppgaver for den som er fraværende. Når kirkevergen er fraværende blir det vanskelig å få gjennomført den daglige driften av kirkekontoret og veldig mange av fellesrådets andre viktige oppgaver. Behovet for en sekretærstilling for å avhjelpe kirkevergen er overhengende. Med en sekretærstilling kan daglige oppgaver som fakturabehandling, mottak og behandling av post og mail, saksbehandling, osv. ivaretas til en viss grad ved kirkeverges fravær grunnet ferie eller sykdom. I tillegg er arbeidsbelastningen for kirkevergestillingen i Vikna så stor at en sekretærstilling vil kunne frigjøre tid for kirkevergen til å jobbe mer med å initiere og drive fram større prosjekter som for eksempel nødvendige vedlikeholdsprosjekter på kirker og gravplasser. Som vist i nedenforstående tabell påvirket kirkevergens fravær regnskapet pga at vikar ikke erstattet kirkevergens timer fullt ut. Men situasjonen var alt annet enn ønskelig og påvirket den daglige drift på en negativ måte. Lønn kirkeverge Kr 441.759,- Refusjon sykepenger Kr 173.888,- = Sum redusert kirkevergelønn Kr 267.871,- + Kostnad kirkevergevikar Kr 94.856,- = Totalt kirkevergelønn 2015 Kr 362.727,- Mindreforbruk på kirkevergelønn 2015 Kr 79.032,- 2. Totale kostnader til lønn og sosiale utgifter samt vikarer: Regnskap Budsjett Avvik Lønn & sos. utg Kr 1.846.971,- Kr 1.809.900 Kr 37.071,-

S. 03 Kirken i Vikna et sammendrag Vikarer Kr 59.388 Kr 30.000,- Kr 29.388,- kirke/gravplass Totalt merforbruk Kr 66.459,- Som en ser av tabellen er ikke merforbruket på lønn all verden. Det kan være vanskelig å treffe helt nøyaktig når man skal beregne følgene av lønnsoppgjøret. Under vikarposten er det utgifter til organistvikar i forbindelse med ferieavvikling for kantor, samt innleie av hjelp til vedlikehold av kirkegårder i forbindelse med ferieavvikling for kirketjener/gravplassarbeider som utgjør beløpet. 3. Under kirkelig administrasjon finner vi merforbruk på konto for kontor og aktivitetsutgifter, samt konto for trykking og kunngjøringer. Merforbruket er på til sammen kr 45.460,-. Dette merforbruket framkommer i hovedsak på grunn av at det har blitt avglemt å budsjettere med at 2015 var et valgår for Kirkevalget, med de kostnader det medfører. Merforbruket må derfor ses i sammenheng med mottatt tilskudd på kr 23.217,- fra Kirkerådet som er en støtte til å dekke opp valgkamputgifter. (kto 18790-1041 Gaver/tilskudd). Denne inntekten var heller ikke budsjettert. 4. Konto 11210 Gaver/blomster hadde et merforbruk på kr 9.983,-. Dette hadde sin hovedårsak i feiringen av Rørvik gospelkors jubileum, der det ble gitt en gave til koret på kr 5.000,-, samt blomsterhilsener. I tillegg ble det kjøpt inn blomsterhilsener til 11 avgående menighetsrådsmedlemmer i forbindelse med overgangen til nytt menighetsråd. Dette er utgifter som kunne vært forutsett og tatt med i budsjettet. 5. Konto 11900 Leie av lokaler under kirkelig administrasjon fikk et merforbruk på kr 36.339,-. Dette kom som en følge av skifte av kontorer, der det ble nødvendig å betale husleie i oppsigelsestiden i de gamle lokalene etter at flyttingen var gjennomført. Flytting av kontorlokaler var meget nødvendig pga at de gamle lokalene var svært dårlig egnet til vårt bruk. Når våre nåværende lokaler ble tilgjengelige i markedet var det viktig å fatte beslutningen om å inngå kontrakt med ny utleier da våre nåværende lokaler er godt tilpasset våre behov for lydisolerte kontorer, lagerplass, og møterom. 6. Konto 12700 Konsulenttjenester, under kirkelig administrasjon fikk et merforbruk på kr 16.100,-. Det skyldes økte utgifter til revisjon.

S. 04 Kirken i Vikna et sammendrag 7. Utgifter til pensjonspremie KLP fikk et mindreforbruk på kr 59.204,-. Dette er noe uvanlig siden det mest vanlige de senere år har vært underbudsjettering. Men i følge kommunens økonomiavdeling har også kommunen hatt et lignende utslag på utgifter til KLP. Utgifter til KLP bør budsjetteres med 17 % av lønnskostnaden. 8. Inntekter på salg av varer og tjenester under kirkegårder var alt for optimistisk budsjettert. På grunn av at administrasjonen ikke har vært oppe og gått på et normalt nivå har mulige inntekter på blant annet forespørsler om montering av gravminner falt bort. Med et budsjett på kr 20.000,- ble det en inntektsvikt på kr 18.720,- når inntekten ble på kun kr 1.280,-. 9. Under elektrisk energi på Menighetshuset ble det ved budsjettering tatt høyde for at planen var at Menighetshuset skulle rives i forbindelse med oppføring av ny kirke i Rørvik. Dermed ble det budsjettert for lite på denne posten, og merforbruket ble på kr 9.091,-. Som kjent har ikke byggingen av ny kirke i Rørvik ikke kommet i gang ennå, og det ser ut til at vi må beregne at Menighetshuset skal være i drift i det meste av 2016 også. Det bør derfor budsjetteres med utgifter for et helt driftsår i 2016. 10. Budsjetteringen av gaveinntekter og ofringer har vært litt vel optimistisk, og har bidratt til at underskuddet på regnskapet har blitt større. Det er viktig å budsjettere med realistiske tall på både inntekter og utgifter. Å pynte på budsjettet med overdreven optimisme for å få det til å ballansere er ingen farbar vei. Som sagt tidligere så drives Vikna kirkelige fellesråd på en meget nøktern måte, og når regnskapet legges fram med et betydelig merforbruk er det et sterkt signal om at driften er underfinansiert i forhold til de oppgaver fellesrådet er satt til å løse. Driftsmessige hovedpunkter Vikna kirkelige fellesråd har tre ansatte i 100 % stillinger; Kirkeverge, kantor, kirketjener/gravplassarbeider. I tillegg må vi ha kontorplass for trosopplæringsleder som er en 100 % stilling som vi deler med Nærøy og Leka. Vi har en sokneprest i 100 % stilling, og en i 20 % stilling. Prestestillingene er finansiert av staten, men fellesrådet er pliktig til å skaffe til veie og finansiere kontorplass for prestetjenesten. Følgelig har vi bruk for minimum fire kontorplasser

S. 05 Kirken i Vikna et sammendrag på kirkekontoret. Pr i dag er dette kravet oppfyllt, i tillegg til at det er en kontorplass i resepsjonsområde/kundemottak hvor en eventuell sekretærstilling for kirkevergen vil kunne ha sin arbeidsplass. Egen kontorplass for prest i 20 % stilling er ikke tilgjengelig, så vedkommende må dele kontor med soknepresten eller bruke møterommet ved behov. Kirketjener/kirkegårdsarbeider har ikke eget kontor. Vikna kirkelige fellesråd er satt til å forvalte alle kirkebygg i kommunen, samt gravplassene. Vi har pr i dag to kirkebygg (Garstad og Valøy), mens ny kirke i Rørvik er under planlegging etter at kirken ble ødelagt i brann i 2012. Vi har to gravplasser på Rørvik (Vestre gravlund og Østre gravlund), to gravplasser på Garstad (kirkegården rundt Garstad kirke, samt Garstad kirkegård), og en gravplass i Valøy. Østre gravlund på Rørvik står nå foran en utvidelse i nær framtid da nåværende gravfelt er snart oppfyllt. Vi har mellom 30 og 40 begravelser hvert år, de fleste fra kirken, men også noen fra andre tros- og livssynssamfunn. Det er kirkevergen som er daglig leder i fellesrådet og har forvaltningsansvaret for alt av bygg og anlegg som fellesrådet har ansvar for. Kirkevergen har i tillegg personalansvar for alle ansatte, og ansvar for budsjett og regnskap for fellesrådet. Kirkevergen er saksbehandler for fellesrådet i samarbeid med fellesrådsleder. Kirkevergen har også ansvaret for at alt av daglige gjøremål ved kirkekontoret som for eksempel planlegging av gravferd, føring av gravregister og innkreving av festeavgift på graver, HMS, internkontroll, kundemottak, arkivering, samarbeide med andre fellesråd opp i mot blant annet trosopplæringstiltak, daglig behandling av post og e-post, fakturabehandling og kontering, ha oversikt over sentralstyrte endringer i lovverk og tiltak og sørge for at disse blir iverksatt, overordnet ansvar for å innarbeide og utvikle kirkelig undervisning, diakoni, og kirkemusikk i soknet, og mye mer. Kirkevergen er mer eller mindre delaktig i det aller meste som skjer i fellesrådets og soknets regi. Herunder ligger også at mye tid må brukes til planlegging av soknets og fellesrådets aktiviteter i samarbeid med øvrige ansatte og prestetjenesten. Fellesrådet og prestetjenesten representerer to forskjellige arbeidsgiverlinjer og for kirkevergen er det å skape et velfungerende og godt samarbeidsklima med prestetjenesten avgjørende viktig for å få løst fellesrådets og soknets oppgaver på en god måte.

S. 06 Kirken i Vikna et sammendrag Kirkevergen i Vikna er pr i dag ansatt i 100 % stilling, men 25 % av stillingen er beregnet brukt til kirketjener/gravplassarbeid. Dermed er det i realiteten kun ca 75 % av stillingen som kan anvendes til å fylle alle de ovennevnte arbeidsoppgavene. Vikna sokn driver et omfattende arbeid blant barn og unge gjennom sokneprest, kantor, og trosopplærer. I tillegg til konfirmantarbeid drives det pr i dag to kor i menighetens regi, og fra høsten av vil det bli enda et kortilbud for ungdommer. Soknepresten driver med ledertrening der ungdommer etter konfirmasjonsalder får være med som medhjelpere og ledere på blant annet konfirmantsamlinger og andre arrangement. Dette er et viktig arbeid der ungdommene får både ledertrening og erfaring med planlegging og gjennomføring av arrangement. Gjennom trosopplæringslederen arrangeres det flere faste årlige arrangement for alle årsklasser mellom 0 og 18 år. Dette barne- og ungdomsarbeidet engasjerer mange barn og unge og gir barn og unge mange spennende og givende opplevelser de kan ta med seg videre i livet. Babysang, der nybakte mødre møtes med sine barn for å synge sammen med barna og de andre mødrene, er et sosialt og kontaktskapende tiltak der også nyinnflyttede mødre får en fin anledning til å bli kjent med andre på sitt nye bosted. Babysangen kan også fungere som et godt tilbud for integrering av flyktinger med små barn. Gjennom tiltak for hver årsklasse følges barn og foreldre gjennom hele oppveksten, og det skaper tilhørighet og trivsel for både barn og foreldre. Det er mye spennende som skjer i Vikna sokn/kirkelige fellesråd, og vi mener vi spiller en viktig rolle i det å skape gode oppvekstvilkår og bolyst i Vikna kommune. Fremtidsutsikter Vikna kirkelige fellesråd står foran mulige store endringer i årene som kommer. Dette gjelder både den sentrale organiseringen av Den norske kirke, som enda ikke er avklart, og det jobbes med planer om at kirkens to arbeidsgiverlinjer skal slås sammen til en, men det er enda ikke bestemt hvordan dette skal løses i praksis. Sannsynligvis kan det bli fattet vedtak om dette i løpet av de neste fem årene, men det er som sagt uvisst hvilken organisering som blir valgt. Lokalt her i Vikna er det muligheten for sammenslåing av Vikna og Nærøy kommuner som vil medføre den største endringen for fellesrådet hvis

S. 07 Kirken i Vikna et sammendrag sammenslåingen vedtas. Det kan være bare ett fellesråd i hver kommune, så vi vil måtte gå inn i en sammenslåingsprosess med Nærøy kirkelige fellesråd hvis kommunesammeslåingen blir en realitet. En sammenslåing av kirkelig fellesråd er en svært omfattende prosess som vil måtte utløse prosjektmidler til å ansette en prosjektleder for sammenslåingen. Fellesrådet har krav på å ta del i den potten som kommunene får fra staten for å dekke kostnader ved en sammenslåing. Sammenslåing av fellesråd er på mange måter det samme som å slå sammen kommuner. Man må etablere en kirkelig fellesnemd som skal fungere som den styrende enheten i perioden før sammenslåingen. Alle deler av fellesrådenes virksomhet må kartlegges med tanke på hvordan en sammenslåing skal kunne foretas på best mulig måte. Ivaretakelsen de av ansatte er en viktig del av denne prosessen. Når det gjelder bygg og anlegg så er det ingen tvil om at byggingen av ny kirke i Rørvik er det som har et stort fokus i de neste par årene. Den nye byggekomiteen satser på nedleggelse av grunnstein i den nye kirken 6. desember 2016. Realiseringen av ny kirke i Rørvik vil være en stor glede, og vil gi det meste av det vi driver med av arbeid for barn, unge, og eldre et kjempestort løft på grunn av at vi vil få tjenlige lokaler for alle våre aktiviteter og samtidig mulighet til å skape nye. Samtidig håper vi at nye Rørvik kirke skal bli en arena der Viknas befolkning kan møtes og jobbe på tvers av personlig trosståsted for å skape gode arenaer for positive opplevelser for alle deler av befolkningen. Fellesrådets visjon er at det nye kirkebygget skal være åpent og inkluderende, og ikke en eksklusiv arena for kirkens medlemmer. Utvidelsen av Østre gravlund må settes i gang i løpet av starten på 2017 for å sikre at vi ikke går tom for gravplasser før utvidelsen er ferdig. Arealet skal dreneres og opparbeides til gravplassformål. I forbindelse med utvidelsen er det også planer om å anlegge en minnelund der urner kan settes ned på et felles gravsted slik at flere kan samles om ett felles minnesmerke når de skal minnes sine døde. Om minnelunden blir anonym eller navnet er ikke avgjort. Kanskje blir det mulighet for begge deler. Det er også naturlig å se på muligheten for å sette av et felt der gravene er innrettet på en måte som er tilpasset gravlegging av mennesker fra andre kulturer.

S. 08 Kirken i Vikna et sammendrag Et annet spennende prosjekt som kommer i gang fra tidlighøsten 2016 er at vår kantor gjør om Rørvik kirkes barnekor til to nye kor. Dermed blir det et kor for barn fra 2-6 klasse som heter Rørvik Tween Sing, og et kor for aldersgruppen 13-19 år som heter YN-Ten Sing, der det er åpent for barn og unge fra hele Ytre Namdal å delta. Å delta i kor er en viktig og inspirerende aktivitet for barn og unge og gir ungene en arena der de kan føle skaperglede og trygghet. Det å få lov til å utfolde seg kreativt og jobbe fram i mot deltakelse på korstevner og andre konserter gir spennende opplevelser som bygger selvtillit og som er gode minner å ta med seg videre fra oppveksten. Kantor er også musikalsk leder for Rørvik gospelkor som teller i overkant av 30 medlemmer og er Viknas eneste gjenværende kor for voksne etter at begge blandakorene i kommunen ble lagt ned. Sluttord: Vikna kirkelige fellesråd er satt til å utføre en del viktige samfunnsoppgaver for kommunen vi bor i. Fra sentralt hold er det bestemt at det er kommunen som skal sørge for finansieringen av fellesrådets oppgaver (jfr. Kirkelovens 15). Vikna kirkelige fellesråd føler at vi har en god dialog med Vikna kommune om vår økonomiske situasjon. Vi har i de senere år fått noen påplussninger i våre inntekter fra kommunens side, men resultatet fra regnskap for 2015 tyder på at vi enda har en vei å gå for å kunne klare å finansiere leveringen av de samfunnsoppgavene vi er satt til å utføre. Hvis vi sammenligner oss med andre fellesråd i nærområdet ser vi at vi er veldig tynt bemannet. Særlig gjelder det i den administrative funksjonen og på stell av gravplassene. Vi ønsker å signalisere til Vikna kommune at vi har behov for større personalressurser. Med kun en ansatt på hvert felt er vi veldig sårbare ved fravær. Uten tilstrekkelige ressurser er vi ikke i stand til å levere fullt ut på de oppgavene vi er satt til å utføre. Som eksempel kan jeg nevne vedlikehold av gravplassene. Med så liten ansattressurs er det vanskelig å rekke over alt vedlikehold, spesielt om sommeren. Gravplassene er på mange måter et viktig ansikt utad for kommunen, og årsaken til at vi har klart å få gravplassene til å framstå som akseptable de senere år er at æreskjære ansatte har jobbet langt utover det som både arbeidsmiljølov og vi som arbeidsgiver forventer.

S. 09 Kirken i Vikna et sammendrag Vikna kirkelige fellesråd ser fram til en fortsatt god og positiv dialog med Vikna kommune. For Vikna kirkelige fellesråd: Svein Kåre Johansen Konstituert kirkeverge Tlf. 948 43 885 dagligleder.vikna@online.no Lars Halvar Nilssen Fellesrådsleder Tlf. 970 37 305 lars@navy.no