Visma Enterprise HRM Egenregistrering av fravær og ferie (web) Rutiner for Oppland fylkeskommune Sist oppdatert 01.05.2016 1
Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Hvilke fravær skal registreres... 3 2. Registrering av fravær... 4 2.1 Utfylling av Personalskjema... 4 2.2 Sykt barn... 6 2.3 Svangerskapsrelatert sykdom... 7 2.4 Egenmelding... 7 3. Registrering av ferie... 9 3.1 Ferie for lærere... 9 3.2 Ferie for deltidsansatte... 9 3.3 Innlegging av ferie i personalskjema... 9 3.4 Ferie som ikke blir avviklet... 10 3.5 Feriestatus ved årsskiftet... 10 4. Oppgaver for meg selv sende fravær/ferie i saksgang... 11 5. Redigering av fravær og ferie... 13 5.1 Hent lagrede data... 13 5.2 Avvist fravær... 13 6. Feriekalender for ansatte... 14 2
1. Innledning 1.1 Hvilke fravær skal registreres Egenmeldinger, permisjoner med lønn og ferie skal registreres i Visma Web. Det er ulike rutiner ved skolene/fagenheten ifm registrering av egenmeldinger. Skolen/HR skal informere om dette. Egenmeldinger og permisjoner med lønn: Egenmelding Egenmelding sykt barn/barnepasser Seniordager Velferdspermisjon (legg inn begrunnelse i Notat-feltet) Pappapermisjon 2 uker Militærtjeneste med lønn (ref HTA fellesbestemmelser 9) Utdanningspermisjon Kortvarige kurs og konferanser Tillitsvalgtopplæring Offentlige verv Utrykning redningskorps Ferie: Ferie - både ordinær ferie og overført ferie Undervisningspersonale skal kun registrere den 6. ferieuka og eventuelt overført ferie pga sykdom/nedkomstpermisjon Disse tilfellene skal ikke registreres i Visma web: Søknad om permisjon uten lønn - Skjema «Søknad om permisjon» leveres til nærmeste leder Sykemelding fra lege Sykmelding leveres nærmeste leder så raskt som mulig Foreldrepermisjon Fedrekvote Avspasering Militærtjeneste uten lønn (ref HTA fellesbestemmelser 9) 3
2. Registrering av fravær 2.1 Utfylling av Personalskjema Slik får du fram Personalskjema der du skal registrere fraværet: Velg Meg selv Velg Personalskjema Velg Ny (grønn knapp til høyre) Velg Nytt fravær Du får da opp dette bildet: Velg dato for fraværet. Flytt til neste måned ved å trykke til høyre for måned/år. 4
Du får da opp dette bildet: Legg inn dato "Til og med" (forutsatt at du har lagt inn riktig "Dato fra og med" i kalender Velg "Fraværskode" og legg eventuelt inn "Notat". Feltene vil variere ut fra hvilken fraværskode som er benyttet Se pkt 2.2 Syke barn nedenfor Husk alltid: Klikk på «Send fravær». Ved valget «Lagre» vil fraværet kun ligge i liste over dine oppgaver og er ikke sendt i saksgang. Du kan laste inn vedlegg som skal følge Personalskjema til attestasjon og godkjenning (for eksempel kursprogram). Dersom du har to eller flere stillinger (stillings-id), må du registrere fraværet på den aktuelle stillingen/de aktuelle stillingene. Notat-feltet kan brukes til å opplyse om det er behov for vikar og eventuelt forslag til vikar, begrunnelse for velferdspermisjon mv. 5
2.2 Sykt barn Ved valg av fraværskode "Barn/pass syk" vil det komme felt der det må velges hvilket barn som er sykt. Disse opplysningene hentes fra fanen «Pårørende» og opplysningene er påkrevd for å registrere denne type fravær. Legg inn barna under fanen "Pårørende" dersom det ikke allerede er gjort. Bilde for registrering av "Ny pårørende" åpnes ved + til høyre i bildet. Husk å trykke på "Lagre"-knappen Ved utvidet rett til bruk av egenmeldinger pga. eneforsørger eller kronisk sykt barn, må dette dokumenteres overfor HR for registrering. 6
2.3 Svangerskapsrelatert sykdom Ved svangerskapsrelatert egenmeldt sykdom må det hakes av her: 2.4 Egenmelding Dersom du mener sykefraværet kan skyldes forhold på arbeidsplassen må det hakes av her. Du slipper da å fylle ut egenmeldingsskjema på papir i tillegg til registrering i Visma web. 7
Dersom saksbehandler/leder registrerer egenmeldingen for deg, vil du få denne i saksgang, se pkt 4 om «Oppgaver for meg selv sende fravær/ferie i saksgang». 8
3. Registrering av ferie 3.1 Ferie for lærere HR-enheten legger inn feriefravær for undervisningspersonalet i Visma ferie. Unntak er den 6. ferieuka og eventuelt overført ferie pga sykdom/nedkomstpermisjon: Denne må dere selv registrere inn i Visma web når ferien skal avvikles. 3.2 Ferie for deltidsansatte Standard ferielengde er 25 kalenderdager både for heltids- og deltidsansatte. For deltidsansatte vil det imidlertid måtte tas hensyn til arbeidsplanen du følger. Iht ferieloven skal feriedagene plasseres slik at det blir et riktig forhold mellom stillingsstørrelse og antall feriedager, og fritid regnes også som feriedager. I utgangspunktet teller en uke som 5 dager og størstedelen av ferien skal normalt tas ut som hele uker. For at registreringen av ferie skal bli riktig må det legges inn ekstra dager (dersom ferien tas ut som enkeltdager) for at resultatet skal bli 25 virkedager. Her er tre eksempler: Deltidsansatte som arbeider hver dag, men har kortere arbeidsdager: Legg inn ferie på alle aktuelle dager, og alle dage teller som en feriedag Deltidsansatt som arbeider 80 % stilling med en arbeidsfri dag pr uke: Det skal avvikles 20 faktiske feriedager. 3 ukers sammenhengende ferie tilsvarer 15 feriedager. Dersom resten av ferien tas som enkeltdager, tilsvarer dette 8 dager og det må registreres 2 dager ferie på fridager Deltidsansatte som arbeider annenhver dag (2 dager/3 dager annenhver uke): Det skal avvikles 12,5 (i praksis 12 dager/13 dager annethvert år). 3 ukers sammenhengende ferie tilsvarer 7 eller 8 dager. Dersom resten av ferien tas som enkeltdager, må det registreres 4 dager/5 dager ferie på fridager. Lønn i juni avgjør hvor mange faktiske feriedager den enkelte skal avvikle i inneværende ferieår. 3.3 Innlegging av ferie i personalskjema Slik får du fram Personalskjema der du skal registrere ferien: Velg Meg selv Velg Personalskjema Velg Ny (grønn knapp til høyre) Velg Ny ferie 9
Velg dato for fraværet. Flytt til neste måned ved å trykke på pila til høyre for måned/år Legg eventuelt inn kommentar i "Notat"-feltet Klikk på «Send ferie". Ved valg av «Lagre» vil fraværet legge seg i liste over oppgaver og er ikke sendt i saksgang. Deltidsansatte bør legge inn tekst på Notat-feltet som viser de «fiktive» dagene som legges inn for å fylle opp til 25 feriedager pr. år. Ferien kan gjerne legges inn i samarbeid med leder/saksbehandler på skolen/fagenheten. Ledetekst i ferieregnskapet er endret fra mai 2016: o Brukt og godkjent (tidligere Avviklet) o Søkt/ikke behandlet (tidligere Feriedager i saksgang) 3.4 Ferie som ikke blir avviklet Dersom ferie som er registrert og godkjent av leder i arbeidsflyt, allikevel ikke blir avviklet, må du ta kontakt med saksbehandler, som kan sørge for at ferien blir slettet. 3.5 Feriestatus ved årsskiftet Hovedregelen er at all ferien skal avvikles i løpet av ferieåret. Dersom det allikevel gjenstår feriedager ved årsskiftet, må du søke om overføring til neste ferieår. Bruk skjemaet "Forespørsel/avtale om forskuddsferie/overføring av ferie" for å inngå avtale med leder om overføring. Skjemaet ligger på ansattportalen under Skjema/Ferie og permisjoner. Maksimalt kan det overføres 14 feriedager. Kun ved langtidssykdom og foreldrepermisjon kan det overføres mer enn 14 feriedager. 10
4. Oppgaver for meg selv sende fravær/ferie i saksgang Når du har «Oppgaver for meg selv» i Oppgaveboksen, betyr det du har et fravær eller en ferie som er lagret. Fraværet er enten Lagt inn av deg selv og lagret (for eksempel fordi det var usikkerhet knyttet til dato) Fraværet/ferie er lagt inn av saksbehandler og sendt deg i saksgang. Lagrede fravær/ferie må sendes i saksgang for attestering og godkjenning. Når fraværet/ferien ligger lagret er det kun du selv som ser dette. Slik sender du fraværet i saksgang: Klikk på linja «Oppgaver for meg selv» Klikk på aktuelt fravær (i eksemplet under "Utdan perm m/lønn) 11
Status viser at fraværet ikke er levert, dvs ikke sendt i saksgang til attestasjon og godkjenning. Klikk på aktuell fravær i kolonnen "Skjema". Du får da opp dette bildet som viser permisjonsdato og - lengde, de siste fem permisjonstilfellene og saksgang, dvs hvem som skal attestere og godkjenne fraværet. Her kan du eventuelt redigere fraværet/ferien (for eksempel endre dato) før du sender det Videre i saksgang. Klikk på «Send"-knappen når eventuelle korrigeringer er foretatt. 12
5. Redigering av fravær og ferie 5.1 Hent lagrede data Når du skal sende et lagret fravær eller en lagret ferie i saksgang, og må du: Velg fanen "Liste" Åpne kolonnen "Status" og velge aktuelt fravær/ferie Dersom du skal gjøre endringer i fraværet, for eksempel dato, går du inn på det enkelte fravær (dobbeltklikk på linjen) og velg Rediger. Fraværet kan også slettes. Klikk på knappen "Send" slik at fraværet går i saksgang til attestasjon og godkjenning. 5.2 Avvist fravær Begrunnelse for avvisning skal være utfylt av saksbehandler (attestant) eller leder (godkjenner) og fremkomme under logg. Korriger og send på nytt, eventuelt slett, registrer og send på nytt. 13
6. Feriekalender for ansatte Du har mulighet til å se godkjent ferie for dine kollegaer. Ferien vises i en egen feriekalender. Du kan også skrive ut kalenderen eller eksportere den til Microsoft Excel. Slik åpner du feriekalenderen: 1. Logg på Enterprise web 2. Klikk på menypunkt Medarbeidere 3. Klikk på menypunkt Ansattinformasjon 4. Klikk på fanekortet Feriekalender Slik navigering du i kalenderen: Bla i kalendere ved å klikke på de blå pilene, du vil da gå 5 uker fram eller tilbake I det hvite feltet med ukenummer ligger kalender der du kan velge ønsket dato 14
Slik eksporterer du til ferdigformatert Excel-ark: 1. Velg ønsket Enhet (dersom du har stilling på flere enheter) 2. Klikk på "Eksport til Excel" 3. Angi "Fra dato" og "Til dato", og huk eventuelt av dersom du ønsker å eksportere alle enheter hvor du har tilsettingsforhold 4. Klikk "Eksporter" og åpne regnearket 15