4. ARBEIDSGIVERSTRATEGI 4.1 Arbeidsgiverstrategi Kommuneplanens overordnede mål for organisasjonen Arendal kommune er effektive tjenester av høy kvalitet. Dette styrer også arbeidet med kommunens arbeidsgiverstrategi. I 2013 har det vært arbeidet i en prosess med en fornying av arbeidsgiverstrategien. Dette vil bli fremlagt som egen sak for bystyret på nyåret. Ny arbeidsgiverstrategi tar utgangspunkt i kommunens visjon Varm, Stolt og Utadvendt. Arbeidsgiverstrategien skal bidra til å virkeliggjøre samfunnsoppdraget i Arendal kommune. Den vil ha som formål å synliggjøre et medarbeiderskap preget av mangfold og arbeidsglede og å sikre at alle ansatte bidrar til utviklingen av effektive tjenester av høy kvalitet. Arbeidsgiverstrategien skal også bidra til at Arendal kommune fremstår som en god og profesjonell arbeidsgiver, slik at vi klarer å beholde viktige medarbeidere og rekruttere de mest kompetente medarbeiderne fremover. De viktigste ambassadørene for å sikre fremtidig rekruttering er egne ansatte som er stolte av arbeidsplassen sin. Ledelsesutvikling Dyktige ledere som utøver god ledelse er viktig for å nå målet om tjenester av høy kvalitet. Kommunens ledelsesutviklingsprogram overfor enhetslederne tar sikte på å styrke en helhetlig ledelse på alle tjenesteområder. Programmet har fokus på samfunnsoppdraget, medarbeiderskap og omstilling og det skal stimulere til en utviklingsorientert kultur med innovasjon og mestring som drivkraft. I ledersamlinger fokuseres det på erfaringsdeling og refleksjon, og det gjøres bruk av ulike typer metoder og verktøy. Vi ønsker å utvikle ledere som mestrer rollen sin og har fokus på de daglige lederoppgavene. Målet er at lederne har et endrings og utviklingsfokus, samt engasjerer og motiverer sine medarbeidere til å finne de gode løsningene. Parallelt med dette utfordres våre ledere til å løfte blikket, tenke helhet og se muligheter i og utenfor organisasjonen. Kommunen vil i 2014 ha et særlig fokus på lederutvikling av mellomnivået for å sikre organisasjonen ledere som på alle nivå mestrer jobben og samtidig forankrer ledelsesperspektiv og ledelsesprinsipper ut i organisasjonen. I januar 2014 skal professor Kjetil Eikeset ved Bedriftsøkonomisk Institutt forelese på en felles ledersamling for enhetsledere, mellomledere og tillitsvalgte. Dette for å videreføre og videreutvikle det arbeid som er påbegynt gjennom ledelsesutvikling i 2013. 26
Eureka kompetanse, kommunens innovasjons- og kompetansesenter Arendal kommune skal være en ansvarlig samfunnsutvikler med medarbeidere som besitter en betydelig kompetanse og som sikrer at kommunen lykkes med å produsere god velferd til sine innbyggere. Gjennom satsingen på Eureka kompetanse som kommunens kurs- og kompetansesenter i Sørlandets kunnskapshavn, tydeliggjøres kommunens vilje til å prioritere kompetanseutvikling. Eureka kompetanse vil i 2014 fortsette arbeidet med å tilrettelegge for kurs og kompetanseheving internt i kommunen og vil dermed tydeligere fremstå som et kurs- og kompetansesenter for kommunens ansatte. I 2013 har Eureka hatt fokus på å utvikle og igangsette faglige lederprogrammer innen barnehage, skole og omsorg med både enhetsledere og mellomledere som målgruppe. Arbeidet vil utvides til også å omfatte mellomledere i administrative stillinger. Det er videre utarbeidet et opplæringsprogram for veiledere som har lærlinger og det vil bli utviklet et kurs i prosjektledelse. Disse programmer vil bli tilbudt fra 2014. Det tilbys diverse andre fagkurs innenfor kommunens ulike tjenesteområder. Flere av Eurekas kurs vil kunne tilbys til andre arbeidsgivere, kommunale og andre offentlige og etter hvert også private aktører. Dette gir inntektsmuligheter til kurssenteret. En kultur for kunnskapsdeling og kunnskapsspredning er avgjørende for praksisnær læring. Bruk av kommunens egne anatte som kursholdere og prosessveiledere er en viktig premiss for å kunne etablere et kommunalt kurs- og opplæringssenter. Denne strukturen må settes i system og forankres slik at aktuelle kursholdere og deres ledere sikres forutsigbarhet og muligheter til faglig utvikling, samtidig som Eureka kompetanse sikres nødvendige kursholdere og veiledere. Ordføreren har i bystyrets møte 17. september tatt til orde for å utvikle ambisjonene for Eureka kompetanse til å bli et nasjonalt innovasjons- og kompetansesenter. Dette vil det bli arbeidet videre med i 2014 med utgangspunkt i at lokalene ferdigstilles våren 2014. Medarbeiderundersøkelse I oktober/november 2013 gjennomføres en ny medarbeiderundersøkelse i hele organisasjonen. Undersøkelsen gjennomføres som ledd i et forskningsprogram i samarbeid med professor Linda Lai ved Handelshøyskolen BI, og skal gjentas med 2 års mellomrom totalt tre ganger. Den nye medarbeiderundersøkelsen skal ikke bare måle og sammenligne med tidligere år, men også få frem et godt grunnlag for utviklingsarbeid. Undersøkelsen skal fokusere på variabler som forskning viser er avgjørende for å oppnå gode resultater, såkalte drivere. På individuelt nivå kan driverne være motivasjon, mestring og bruk av kompetanse. For en gruppe kan det være evnen til å gi støtte og gjøre hverandre gode, og for ledere vil god rolleavklaring, tillit og riktig type støtte være en viktig driver. Både utsending og innsamling av undersøkelsen, samt analysearbeid utføres i sin helhet i regi av Linda Lai og hennes medarbeidere kostnadsfritt for kommunen. Resultatene av undersøkelsen vil foreligge i januar 2014. Undersøkelsen er bygget opp slik at den synliggjør konkrete utviklingstiltak og dermed gir konkret hjelp til oppfølging av resultatene på alle nivåer i organisasjonen. Likestilling og mangfold Arendal kommune skal føre en arbeidsgiverpolitikk som gir kvinner og menn likeverdige arbeids-, lønns- og utviklingsmuligheter. Kommunen deltar i et prosjekt kalt Rett kompetanse i samarbeid med NAV. Prosjektet har som mål: Styrke overgangen til arbeid eller utdanning for særlig innvandrerkvinner gjennom et godt forankret og langsiktig samarbeid innad i kommunen og sammen med lokalt næringsliv. Målet er å få 60 % av deltakerne ut i arbeid eller utdanning etter endt programperiode. Kommunen vil også arbeide med mangfold gjennom å utvikle og utnytte potensialet blant ansatte med etnisk minoritetsbakgrunn. Utvikling av språkferdigheter og forståelse av norsk kultur er sentrale elementer i dette arbeidet. Voksenopplæringen i kommunen er en viktig aktør i arbeidet. Likestillingsloven, diskrimineringsloven og kommuneplanen setter overordnede rammer for likestillingsarbeidet i kommunen. I tråd med kommuneplanen vil man forsøke å bedre kjønnsfordelingen 27
blant ansatte i barnehager, skoler og helse- og omsorgssektoren. På samme måte vil man arbeide for økt andel medarbeidere med innvandrerbakgrunn. Det arbeides aktivt for å redusere bruk av uønsket deltid, samt å øke antallet hele stillinger i tråd med bestemmelsene i lov- og avtaleverk. For å forsterke effekten av dette arbeidet igangsettes et prosjekt som skal ha fokus på å skape en kultur for heltid i alle deler av organisasjonen Arendal kommune. Det skal utarbeides en prosjektplan i samarbeid med tillitsvalgte som tydeliggjør begreper, synliggjør ressursbehov og setter tydelige og målbare mål for arbeidet. Prosjektplanen skal være klar ved utgangen av 1. tertial 2014. Seniortiltak Bystyret har i oktober 2013 vedtatt å be rådmannen legge fram kommunens seniorpolitikk til behandling som egen sak i november. Rådmannens budsjetforslag legger opp til å redusere det økonomiske omfang av kommunens seniortiltak. 4.2 Nærvær og helsefremmende arbeidsplasser Arendal kommunes mål på nærvær er 92,7 % ved utgangen av 2013. I første del av 2014 vil det bli jobbet med å sette nye mål for perioden fram til 2017 samt vurdere å sette differensierte mål på de ulike tjenesteområder, f eks administrative tjenester, oppvekst og omsorg. Dette vil bli fremlagt i første tertialrapport. Fokuset på nærvær og helsefremmende arbeidsplassutvikling skal videreføres og videreutvikles og er viktig for å realisere kommunens arbeidsgiverstrategi og de verdiene den uttrykker. Det er et mål å øke kompetansen og fokuset i organisasjonen på helsefremmende ledelse og utvikling av helsefremmende arbeidsplasser. Helsefremmende ledelse handler om mennesker - om å motivere, inspirere og å legge til rette for å oppnå resultater sammen. Ledelse betyr å håndtere mennesker og handler om følelser, både egne og andres, og om hvordan vi forholder oss til arbeidsoppgavene våre og til hverandre. Lederopplæringen i Arendal kommune må ha som mål å sette ledere på alle nivåer i stand til å mestre oppgavene sine og skal også ha fokus på å fremme helse og forebygge uhelse. Omsorgsenhetene som har de største utfordringene i forhold til nærvær, skal fortsatt få tilbud om tiltaket Raskere frisk til sine ansatte. Dette tiltaket målretter innsatsen for sykemeldte og dem som står i fare for å sykemeldes, gjennom individuelt tilpasset og jobbrettet fysisk aktivitet, arbeidsmarkedsrettet coaching, tett dialog med leder samt undervisning og veiledning. Tiltaket Raskere frisk vil fra 2014 i hovedsak finansieres ved hjelp av tilretteleggingstilskudd. Det vil settes ekstra fokus på enheter/avdelinger i hele kommunen som har utfordringer med lavt nærvær eller i en periode har vist betydelig negativ nærværsutvikling.disse vil bli fulgt opp med tilbud om støtte og bistand fra sentrale aktører til dem som ønsker det. Kommunen vil fortsatt delta i utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune for å utveksle ideer og få tilgang på kompetanse og ny kunnskap. Programmet gir oss økonomisk støtte også i 2014 og mulighet til å delta i nettverk med andre kommuner, og tar tak i noen av de viktigste utfordringene i kommunesektoren. Arendal kommune deltar under temaet Sykefravær. Kurset Den nødvendige samtalen vil målrettes og gis som et tilbud til personalgrupper og enheter. Målet med kurset er å videreutvikle en kultur som raskere tar initiativ til samtaler for å bedre arbeidsmiljøet og øke kvaliteten på tjenestene. HMS-arbeid Det er et mål å få på plass en god struktur på arbeidet med HMS, både mål, rapportering og oppfølging. Det skal utarbeides en rutine for en helhetlig prosess som sikrer medvirkning og tydeliggjør kravene i tråd med lov og forskrift. Den enkelte enhet utarbeider HMS-mål som skal fremkomme i virksomhetsplanen, og tar utgangspunkt i gjeldende handlingsprogram. HMS-målene må være tydelige på det enkelte arbeidssted og være godt kjent for alle medarbeidere som arbeider der, både fast ansatte og vikarer. HMS skal være på dagsorden på personalmøter. Det er den enkelte leder som har ansvaret for at tiltak gjennomføres. Enhetene rapporterer på målene i tertialrapporter og årsberetning. 28
HMS- utvalgenes rolle tydeliggjøres gjennom utarbeidelsen av oppdaterte mål og retningslinjer for utvalgene, og gjennom dette blir HMS-utvalgene på det enkelte arbeidssted en viktig arena for arbeid med nærvær og helsefremmende arbeidsplassutvikling. I 2014 skal det jobbes for å få en lik forståelse i hele organisasjonen for hva HMS-utvalgene skal ha fokus på og jobbe med. Nytt HMS/Kvalitetssystem skal rulles ut og tas i bruk i 2014. Det innebærer betydelig innsats knyttet til opplæring av ledere og ansatte. Det medfører også at det må jobbes kontinuerlig for å sikre at våre lokale rutiner og retningslinjer er i overenstemmelse med lov og regelverk. Enkelte av våre verneområder er svært store. Det vil på den bakgrunn bli foretatt en gjennomgang og en justering til mer hensiktsmessige størrelser på områdene. Det må i den forbindelse opprettes flere HMS-utvalg. Det er i gangsatt en prosess for å se på innhold og omfang av de tjenester Arendal kommune mottar fra bedriftshelsetjenesten. Målet med prosessen er å prioritere bistanden fra Agder Arbeidsmiljø IKS med grunnlag i lovpålagte krav og kommunens behov. Dette vil synliggjøres gjennom en ny og forbedret handlingsplan for Agder Arbeidsmiljøs arbeid i Arendal kommune. Det er varslet ny organisasjons- og bemanningsplan for rådhuset. Målet er en reduksjon i administrative kostnader kombinert med en forbedret og framtidsrettet organisering av berørte tjenester. I denne prosessen vil vedtatte retningslinjer for omorganisering/omstilling i Arendal kommune følges. 4.3 Organisasjonsutvikling og IKT Det er under arbeid et eget IKT-strategidokument for Arendal kommune 2014-17. IKT- strategi 2014-17 vil legges frem som egen sak i løpet av våren 2014. IKT-strategien er et overordnet styringsdokument for IKT-forvaltningen og gjelder for alle virksomheter i kommunen som benytter IKT. Strategien vil bli revidert årlig i forbindelse med nytt handlingsprogram. IKT-strategien er utformet på bakgrunn av kommuneplanen og med innspill fra tjenesteområdene. IKT strategien skal: Være retningsgivende og styrende for kommunens virksomhetsområder innen IKT Være et retningsgivende dokument for IKT-Agders virksomhet Fremheve kommunen som en aktiv digital medspiller i lokalsamfunnet og blant norske kommuner. Fra utkast til strategiplan hentes følgende fra de ulike virksomhetsområder: Oppvekst Barn og unge bruker ulike digitale verktøy som ingen annen generasjon før har gjort. De fleste barn som begynner i barnehagen og på skolen har allerede et etablert forhold til ulike teknologier. Skoler og barnehager må være rustet til å møte barna på en god måte. Digital kunnskap og ferdigheter er viktig for å delta i samfunnet. Kommunen må være forberedt på å utvikle barn og unges digitale kompetanse. Dette forventes både av dagens og fremtidens samfunn. Skape en god læringskultur for digital kompetanse. Tilrettelegge for bruk av moderne IKT-verktøy og infrastruktur Rekruttere og beholde IKT-kompetent personale Utjevne forskjeller i digital kompetanse i samfunnet Skape et trygt og inkluderende læringsmiljø ved bruk av IKT Benytte moderne teknologi for kommunikasjon og tilbakemelding Benytte digitale verktøy for å kartlegge kompetanse og sette individuelle læringsmål 29
Omsorg Morgendagens omsorg handler om å tenke annerledes og smartere. Med ny teknologi og bedre løsninger kan mange klare seg bedre i hverdagen, til tross for sykdom og nedsatt funksjonsevne. Ta i bruk helhetlige fagsystemer Øke IKT kompetansen Ta i bruk nettbasert og billedbasert kommunikasjon Ta i bruk teknologi for behandling og pleie Ta i bruk teknologi for fysisk avlasting/bedre funksjonalitet Ta i bruk trygghet- og sikkerhets-teknologi Administrative systemer Administrative systemer er kommunens sentrale systemer for økonomi, HR, lønn og saksbehandling / arkiv og kommunikasjon. Avsnittet behandler også temaet sikkerhet. Skape en innovasjonskultur som bidrar til valg av gode løsninger, til høy kvalitet og bedre ressursutnyttelse Utvikle relevante kvalitetsindikatorer i dialog med brukerne og ansatte Legge til grunn kommuneplanens føringer og innbyggernes syn ved videreutvikling av kommunens tjenester. Utvikle metodikk for å skape dialog med innbyggerne og sikre åpne prosesser. Utarbeide ROS-analyser for kommunal tjenesteproduksjon som kan innebære risiko, med sikte på å avdekke svakheter eller faremomenter Arendal kommune skal ha et praktisk, oppdatert planverk for å håndtere konsekvenser av uønskede hendelser i samfunnet Plan, utvikling, kommunalteknikk og kultur Innen dette område behandles blant annet systemer knyttet til geodata. Leveransedyktighet. Tilby data på en effektiv måte fra ulike datakilder i ulikt format til næringsliv og private. Delta i regionale og nasjonale prosjekt for å kunne bidra til å påvirke geodatautviklingen Gjøre geografisk informasjon lett tilgjengelig for publikum (kartløsninger/tjenester) Effektive IKT-løsninger for å hindre og evt håndtere katastrofer og uønskede hendelser. 4.4 Kommunikasjon Kommunen er gjennom kommuneloven pålagt å drive aktiv informasjon om sin virksomhet. God kommunikasjon er et nødvendig virkemiddel for å oppnå god tjenesteproduksjon og godt omdømme. Arendal kommunes kommunikasjonsstrategi beskriver hvilke mål og prinsipper som gjelder for kommunikasjon i Arendal kommune. Innbyggerportalen er den viktigste kilden til informasjon om kommunens tjenester og virksomhetsområder. Ansattportalen er den viktigste kilden til informasjon og verktøy for ansatte i kommunen. Arendal kommune er aktiv i sosiale medier. Kommunen er tilstede på Facebook, Twitter, YouTube, Instagram og Flickr. Innbyggerdialog via sosiale medier er økende, og kommunens Servicesenter svarer på henvendelser på Facebook på lik linje med henvendelser via telefon, e-post eller over skranke. Særlige satsingsområder i handlingsprogramperioden er å utvikle en god kommunikasjonskultur, å øke kommunikasjonskompetansen i organisasjonen, å etablere god praksis rundt sosiale medier, samt å ha god informasjonsberedskap i tilfelle kriser. 30
Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til godt omdømme gjennom åpenhet, tilgjengelighet og gjennom kontinuerlig fokus på våre brukeres og innbyggeres informasjons- og tjenestebehov. 4.5 Kraftsenter for læring i Sørlandet kunnskapshavn Det er en klar sammenheng mellom kompetanseheving og levekårsutvikling. Rådmannen ønsker i de kommende årene å sette inn tiltak som gjør at Arendal vil komme høyere opp på levekårsstatistikkene. Regionplanen for Agder beskriver en positiv sirkel hvor forbedring av levekårene, inkludering, næringsutvikling, attraktivitet og kreativitet fører til styrket konkurranseevne. Høsten 2012 flyttet flere offentlige og private virksomheter til nye lokaler i Sørlandet Kunnskapshavn på Tollbodkaia. Målet er bl.a. å skape et regionalt kraftsenter for voksnes læring og utvikling, utvikle en lokal næringsklynge i Arendal, samt å satse på barn og unges lærelyst. Lokalene i kunnskapshavna benyttes bl.a. av Arendal voksenopplæring, Vitensenteret Sørlandet, Eureka kompetanse og Etablerersenteret IKS. Det er behov for å opprette samordnede, fleksible og skreddersydde etter- og videreutdanningstilbud som er tilpasset voksnes livssituasjon. Dette innebærer at etterutdanning for voksne må bli et ledd i en langsiktig, strategisk planlegging som tar utgangspunkt i behovene til befolkningen og næringslivet i regionen. Arendal voksenopplæring er en sentral aktør i en slik satsning gjennom integreringsarbeidet med kommunenes innvandrere, samt videreføring av arbeidet med å motvirke frafall fra både privat og offentlig sektor for arbeidstakere som har behov for å styrke sine basisfredigheter i bl.a. lesing og skriving samt data, gjennom den statlige ordningen BKA (Basiskompetanse i arbeidslivet). Behovet for omstilling og kompetanseheving i kommunal sektor er betydelig. Arendalskonferansen har gjennom 13 år vist at kommunene trenger en arena for utveksling av ideer, erfaringer og drøfting av hvor vegen går videre for kommunene. Konferansen opplever nå at viktige nasjonale aktører år etter år legger betydelige ressurser i å delta på og være synlige i konferansen. Konferansen er blitt den viktigste nasjonale arenaen for offentlige innovasjon i kommunesektoren. Bl.a. KS er tungt inne som samarbeidspartner i konferansen. Arendal har de siste år også markert seg med tunge satsinger, bl.a. gjennom det politiske verkstedet Arendalsuka og gjennom for eksempel byutviklingskonseptet Bynatt. Vi har i tillegg en rekke private festivaler og arrangementer som vekker nasjonal oppmerksomhet. Bystyret er tidligere informert om et forslag om å utvikle et helårs innovasjons- og kompetansesenter med nasjonalt nedslagsfelt innen offentlig innovasjon i Arendal. Lykkes vi med dette vil den samlede kraften i Arendal kommunes innovasjons- og utviklingsarbeid bli langt sterkere. I løpet av våren 2014 vil det bli lagt frem forslag til organisering, mandat og økonomiske forutsetninger. 31