Sak 1/14 Vedlegg 1 Regionalt HR-nettverk integrering Rusbehandling Midt-Norge (RMN) Stjørdal, 10. Januar kl. 1000-1200. Deltagere: Lars Magnussen, prosjektleder Trond Håvard Eidet, prosjektleder HR Grøtte, Prosjektleder Arkiv Mats Troøyen, Prosjektleder Økonomi Karin Bostad, rådgiver fagavd Elise Solheim, Rådgiver fagavd Karlsen, prosjektleder HEMIT (Arild Vassenden, meldt forfall) Referat Status fra delprosjektene Tema Frist Ansvarlig 1. Status for overordnet prosess Avtaleverk på plass og bekreftet i foretaksmøter Aktiviteten overtatt av STOH, HMR og HNT per 010114 Fullmakter i avviklet foretak er tenkt som før (Dag/styreleder med prokura, Sissel som godkjenner). Det er valgt et avviklingsstyre på fem personer med Sveinung Aune som leder, første møte 22 Januar. 2. Status Fag EQS Det ble besluttet før jul at alle ansatte får tilgang til Den gamle EQS databasen med lesetilganger etter nyttår. Dette fungerer. Basen ligger oppe minimum hele 2014 før det tas en beslutning om når den kan stenges ned. Innhold i EQS arkiveres ikke i denne omgang. Skriftlig bekreftelse er gitt av prosjektleder. Problemstilling med å ta ut data fra EQS følges opp på strategisk nivå i 2014, ansvarlig Inga Sørensen. Prosedyrer må være på plass i mottakende HF s EQS fra nyttåret. St. Olavs og HMR har besluttet at RMNs prosedyrer kan benyttes inntil videre. Enkelte dokumenter vil ikke være helt oppdaterte til 1. januar. Blant annet kan der komme å stå RMN på enkelte steder. Dette ryddes opp i etter hvert., Inga Sørensen, STOH/HMR
Økonomitabell for tiltak til integreringsprosjekt er ferdigstilt. Arild sender tabell til Mats. Avklaringer gjøres mot HNT for avtaler som skal føres over. Tas med i Styringsdokumentet? : - Sikre at avtaler følges opp videre gjennom styringsdokument - Sikre at mandat regional koordinerende enhet er forstått og etterleves - Regional oppfølging av rusfeltet må ha fokus i 2014, koordinering av rusfeltet, vurderingsinstanser mv - 3. Status HR Fordeling av ansatte i administrasjon Alle fordelt Fagavd og Økavd Fagavd Fagavd Personaladministrative systemer Ansatte lagt inn i PRS. Noen (3?) stillingstitler endret enten pga feil eller fordi at stillingstittel benyttes annerledes i nye foretak og uten at de berørte ble varslet. Følges opp av nye foretak. Turnus Informasjon må gis at de ansatte finner turnus i mottakende HF s PRS fra 1. januar. Kvalitetssikre lønnskjøring i januar. Burde det gjøres en prøvekjøring? Gjenstående: Styringsdata HR historikken blir liggende. Ingen aksjon. Trond Håvard 4. Status Arkiv Avslutte saker i ephorte Noen problemer med uttrekk. Hemit sammen med leverandør arbeider på løsning. Sak- og arkivsystem Uklarheter rundt hvordan dette ivaretas av HMR fra 1. januar. Forslag om at personer i HMR blir satt i kontakt med folk på St. Olav for å få innspill. Hemit sjekker med tjenesteansvarlig hvordan lisenser for Webcruiter ivaretas. Hemit 2
Brev og e-post Forslag om at post og e-post leses og videresendes i en kortere periode. Informasjon på hjemmeside til RMN burde også oppdateres for og informere om ny kontaktinformasjon. Beslutning tas sammen med kontoransvarlig hvordan brev og e-post skal håndteres - Etterregistrering fra saksbehandlere som arkiverte epost i desember gir gjenstående oppgaver for arkiv - Litt plunder og heft knyttet til innlogging i RMNs systemer for de få som skal benytte arkivet - Lesetilgang sikret for 3 år fremover - Avlevering i mars/april nytt skript må lages for uttrekk og kjøres 5. Status Økonomi Budsjett Fordeling ferdig. /Hemit Hemit Gjennomgå avtaler Avtaleverk gjennomgått med overtakende HF er. Ansvarsstruktur osv. i Compello på plass, følges opp av HMR/STOH. Regnskap Anbefaling fra advokat om å formulere fusjonsplan fulgt. Håndteres regnskapsmessig av RMN, STOH og HMR i forbindelse med årsoppgjør, inkludert transaksjoner av balanseposter. Betyr dette at RMN må avslutte årsregnskap før HMR/STOH får vite hvordan balansepostene skal fremstå i eget regnskap? Regnskap i avviklingsperioden og variabel lønn for desember skal håndteres av HMR, brev sendt. - Finansieringsmodellen må gjennomgås - Årsberetning og årsregnskap - Avviklingsoppgjør - Overføring av eiendommer, biler mv - Sletting HMR/STOH Sissel, HMR, STOH Økavd Sissel/Dag Sissel/Lars Lars/Dag Lars/Dag 3
6. Status IKT Arkiv Finn ut hvis aktuell løsning for ESAK er akseptabel. Brukeradministrasjon Problem med kortutstedelse ved årsskiftet, feilproduserte kort eller ansatte som ikke var med på liste over korteiere, rettet opp 2-3 Januar. Manglende tilgang (resatt pinkode) for andre brukere gjennomført 2/3 Januar. Testkjøringen som ble gjennomført i desember burde avslørt dette. Hemit formulerer en brukerveiledning for hvordan den ansatte får nytt smartkort og viderefører e-post. - Migrering av epostliste gjennomført, noen få feilmeldinger ble meldt knyttet til feil eller for store epostbokser Gamle epostadresser slettes etter 6 mnd Opplæringsaktiviteter nye foretak Ikke mottatt tilbakemelding (ESAK.) Daglige statusrapporter internt i HEMIT, ikke noe tilbakemelding Personlige hjemmeområder Noen få feilmeldinger, ordnet Telefoni Håndtert mhp sentralbord lokalt av foretakene Mobilabonnementlister håndteres av lokale bestillere, ikke mottatt endelig tilbakemelding men er oversendt Rusdata Videreført, ikke mottatt meldinger om feil (men noe knyttet til skanningfunksjon knyttet til Rusdata) Opprydding i linker, reiseregninger Oppbemanning på kundesenter knyttet til omdanningen kort ventetid. Evalueringsrapport lages Rusdata overgang til PAS og Doculive. Plan lages og presenteres neste møte i prosjektgruppa og. Håndtert. 4
avviklingsstyret i februar. Fremtidig oppfølging av planen må plasseres. 7. Eventuelt Neste møte blir antakelig siste ordinære møte evalueringssamling i etterkant? Se også styrets vedtak om evaluering av omdanningen. Informasjonstiltak hjemmesider er lagt opp med henvisning, følges opp av Trine Stensaas og informasjon/rhf Prognose på forbruk HEMIT i god tid før neste møte Lars 5