Referat Nasjonalt styremøte NS2015-13 Harhaldsheim Vandrehjem, Oslo, 19. desember 2015 Kl 0900 kl 1730 Til stede Nasjonalt styre 2015: Rasmus Bakken (RB), Vilde Skylstad (VS), Eivind Valestrand (EV), Ole Marius Gaasø (OG), Laksha Ranshon (LR), Helene Kolstad Skovdahl (HS) og Sara Gilani (SG). Nasjonalt styre 2016: Silje Malene Korsvold (SK), Øyvind Rustan (ØR), Kristina Albertsen (KA) og Ingrid Dyvik (ID). Komitéledere 2015 og 2016: Elisabeth Holven (EH), Hanna Gran Sestøl (HG), Ida Marie Nyhagen Vikan (IV), Tonje Reitan Forbregd (TF), Miriam Christ (MC) deltok ikke i sak 3.3, Thea Gustavsen (TG), Ida Tylleskär (IT). Forfall Katherine Wang (KW), Torunn Hjøllo (TH), Torfinn Madssen (TM), Haakon Albech (HA), Frederik Emil Juul (FJ) Orienterte Lokallagsledere: Øystein Ohr (ØO), Emma Lengle (EL), Åshild Ash Norbotten (ÅN), Timo Kanehl (TK) og Cathrine Sevre (CS) Komitéledere: Elisabeth Holven (EH), Torfinn Madssen (TM), Hanna Gran Sestøl (HG), Ida Marie Nyhagen Vikan (IV), Katherine Wang (KW), Torunn Hjøllo (TH), Tonje Reitan Forbregd (TF), Thea Gustavsen (TG), Ida Tylleskär (IT), Miriam Christ (MC) Nettredaktør: Haakon Albech (HA) Leder MedHum-2016: Marlene Løw (ML) Leder FINO2015: Emily McLean (EM) Æsculap-redaktør: Frederik Emil Juul (FJ) RedKom 2016: Inger Heimdal Stenseng (IS) Sekretær: Anita Fagersand (AF)
Innholdsfortegnelse VEDLEGG... 3 SAKSKART... 4 SAK 1 FORMALIA... 6 1.1 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKSDOKUMENTER... 6 1.2 VALG AV MØTELEDER OG REFERENT... 6 1.3 GODKJENNING AV TIDSPLAN... 6 1.4 GODKJENNING AV REFERAT FRA SISTE NASJONALE STYREMØTE... 6 SAK 2 ORIENTERINGER... 7 2.1 PERIODERAPPORTER... 7 2.2 HANDLINGSPLAN FRA FORRIGE MØTE... 7 2.3 STATUSRAPPORT ØKONOMI... 7 2.4 PR... 8 2.5 EVALUERING AV REKRUTTERINGSPAKKEN, DEL 1... 8 2.6 ORIENTERING UTFALL AV SØKNAD TIL FORDELINGSUTVALGET... 9 SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER... 10 3.1 SØKNAD FORBEDRING TROMSØ... 10 3.2 SØKNAD OM STØTTE TIL DELTAKELSE UNDER PROSJEKTHELG 2015... 11 3.3 UTVELGELSE AV DELEGATER TIL GA... 11 3.4 UTVELGELSE AV DELTAKERE TIL PREGA... 11 3.5 NOMINASJON AV REPRESENTANT TIL LNUS ARBEIDSGRUPPE FOR NORD/SØR-SPØRSMÅL (AGNS) 12 SAK 4 DISKUSJONSSAKER... 13 4.1 NMFS ARBEIDSPROGRAM - DELEGERING OG OPPFØLGING... 13 4.2 REKRUTTERING OG FINANSERING (UTSETTES)... 14 4.3 HØRINGSSVAR ÆSCULAP... 15 SAK 5 VEDTAKSSAKER... 16 5.1 OPPSETT SØKNAD OM PROSJEKTSTATUS... 16 5.2 INNSAMLEDE MIDLER KENYA PROSJEKTET... 16 5.3 HØRINGSSVAR - SAKER LANDSSTYREMØTET TIL LEGEFORENINGEN 2016... 17 5.4 ARBEIDSGRUPPE FOR ETTERARBEID, LANDSMØTET 2015: RAPPORT OG ANBEFALINGER... 17 SAK 6 EVENTUELTSAKER... 18 6.1 FORDELING AV SOMMERSTIPENDER FRA DNLF/NMF TIL DE MEDISINSKE FAKULTET... 18 6.2 SØKNAD OM Å FÅ DEKKET UTGIFTER TIL KOPPER NMF TRONDHEIM... 19 SAK 7 AVSLUTNING... 20 7.1 OPPSUMMERING HANDLINGSPLAN... 20 7.2 PLANLEGGING AV NESTE MØTE... 20 7.3 MØTEKRITIKK/EVALUERING AV MØTET... 20
Vedlegg NS2015-13 0 Sakspapirer Nasjonalt styremøte NS2015-13 1.3 - Tidsplan NS2015-13 1.3 Tidsskjema NS2015-13 1.4 Referat Nasjonalt styremøte NS2015-12 NS2015-13 2.1 Perioderapporter samlet NS2015-13 2.2 Handlingsplan NS2015-12 NS2015-13 2.6 Avslag - Grunnstøtte til nasjonalt arbeid 2016 NS2015-13 3.1 Søknad Forbedring Tromsø NS2015-13 3.2 Søknad om støtte til prosjekthelg NS2015-13 3.3 og 3.4 Utvelgelse av delegater til GA og deltakere til prega NS2015-13 3.3 Innstilling GA MM2016 andre runde NS2015-13 3.3 MM1 NS2015-13 3.3 MM2 NS2015-13 3.4 MM3 NS2015-13 4.1 1 Forslag til Arbeidsprogram 2015 NS2015-13 4.1 2 Vedtatt Arbeidsprogram 2015 NS2015-13 4.3 1 Notat om vurdering av driftsform Æsculap NS2015-13 4.3 2 Svar Æsculap - Bærekraftig og fremtidsrettet drift NS2015-13 5.1 Prosjektsøknad 2015 NS2015-13 5.3 Høringssvar - Saker Landsstyremøtet til Legeforeningen 2016 NS2015-13 5.4 Sluttrapport-Arbeidsgruppe etterarbeid LM2015 NS2015-13 6.2 Søknad Nmf Trondheim refusjon kopper -- Vedlegg i fet skrift er nye med reviderte sakspapirer. Vedlegg i kursiv er oppdatert siden opprinnelig utsendelse.
Sakskart SAK 1 FORMALIA 1.1 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKSDOKUMENTER Vedtak: Møteinnkalling og saksdokumenter godkjennes. 1.2 VALG AV MØTELEDER OG REFERENT Vedtak: RB velges som møteleder, ØR skriver referat og VS skriver handlingsplan. 1.3 GODKJENNING AV TIDSPLAN Vedtak: Foreslått tidsplan godkjennes. 1.4 GODKJENNING AV REFERAT FRA SISTE NASJONALE STYREMØTE Vedtak: Referatet godkjennes. SAK 2 ORIENTERINGER 2.1 PERIODERAPPORTER Vedtak: Perioderapporter tas til etterretning 2.2 HANDLINGSPLAN FRA FORRIGE MØTE Vedtak: Orienteringen tas til etterretning 2.3 STATUSRAPPORT ØKONOMI Vedtak: Statusrapport om økonomi tas til etterretning 2.4 PR Vedtak: Orienteringen tas til etterretning 2.5 EVALUERING AV REKRUTTERINGSPAKKEN, DEL 1 Vedtak: Nasjonalt styre tar rapporten for evalueringen av rekrutteringspakken høsten 2015 til etterretning 2.6 ORIENTERING UTFALL AV SØKNAD TIL FORDELINGSUTVALGET Vedtak: Informasjonen tas til orientering. SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER 3.1 SØKNAD FORBEDRING TROMSØ Vedtak: Det vedtas å innvilge 4 991 kr i støtte til ForBedring Tromsø for deltagelse på Forbedringssamlingen i Oslo 2.-3. mars. Det foreslås at avsetningen først gjøres ved utdeling av prosjektmidler i januar 2016. 3.2 SØKNAD OM STØTTE TIL DELTAKELSE UNDER PROSJEKTHELG 2015 Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å dekke opphold for alle lokallagenes prosjektansvarlige til Prosjekthelgen 2015 på prosjekthelgens budsjett. Belastes kostsenter 80/1274. 3.3 UTVELGELSE AV DELEGATER TIL GA Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å sende Kashan Mangory og Miriam Christ som delegater for Nmf til GA MM2016. Nasjonalt styre vedtar videre å holde av en plass i delegasjonen, med medfølgende midler, til en assistent til IA. 3.4 UTVELGELSE AV DELTAKERE TIL PREGA Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å sende Kate Wang til deltagelse på prega MM2016 som deltakere fra Nmf. 3.5 NOMINASJON AV REPRESENTANT TIL LNUS ARBEIDSGRUPPE FOR NORD/SØR-SPØRSMÅL (AGNS) Vedtak: Nasjonalt styre nominerer Eva Helene Svor til LNUs Arbeidsgruppe for Nord/Sør-spørsmål (AgNS) for perioden 2016. SAK 4 DISKUSJONSSAKER 4.1 NMFS ARBEIDSPROGRAM - DELEGERING OG OPPFØLGING Vedtak: Nasjonalt styre oppretter kontaktpersoner i nasjonalt styre for alle nasjonale tillitsvalgte, med ansvar for aktiv oppfølgning gjennom året.
4.2 REKRUTTERING OG FINANSERING (UTSETTES) 4.3 HØRINGSSVAR ÆSCULAP SAK 5 VEDTAKSSAKER 5.1 OPPSETT SØKNAD OM PROSJEKTSTATUS Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument, med endring fremkommet under møtet, som søknadsskjema for prosjektstatus og prosjektstøtte, jmf. vedtatte retningslinjer for prosjekter i Nmf. 5.2 INNSAMLEDE MIDLER KENYA PROSJEKTET Vedtak: Kenya-prosjektet får benytte innsamlede midler til formål som gagner deres samarbeidspartnere i Nairobi. Utgifter skal betales direkte via Kenya-prosjektet. Plan for bruk av pengene og endelig sluttrapport skal sendes Nasjonalt styre. At pengene er brukt i en god prosess skal ettersees ved vanlig tilsynsreise. 5.3 HØRINGSSVAR - SAKER LANDSSTYREMØTET TIL LEGEFORENINGEN 2016 Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å sende inn høringssvaret med de endringer som fremkom i møtet. EV ferdigstiller og sender inn. 5.4 ARBEIDSGRUPPE FOR ETTERARBEID, LANDSMØTET 2015: RAPPORT OG ANBEFALINGER Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner rapporten til «Arbeidsgruppen for etterarbeid, Landsmøtet 2015». SAK 6 EVENTUELTSAKER 6.1 FORDELING AV SOMMERSTIPENDER FRA DNLF/NMF TIL DE MEDISINSKE FAKULTET Vedtak: Sommerstipendene for forskning fra Dnlf fordeles slik at Bergen og Trondheim mottar to stipend hver á 50.000 kr, mens Tromsø mottar tre stipend á 33.000 kr. Oslo mottar ingen stipend da de ikke oppretter egne stipender for forskning. Gitt ingen endring i tildeling av sommerstipend fra fakultetene er denne tildelingen gjeldende. 6.2 SØKNAD OM Å FÅ DEKKET UTGIFTER TIL KOPPER NMF TRONDHEIM Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å støtte Nmf Trondheim med 4415 kr for PR-materiell grunnet trøbbel. Pengene hentes fra kostsenter for utdelt støtte 60/1160 til 70/7000. 6.3 REVISJON AV BUDSJETT FOR LEDERSAMLING Vedtak: Nytt budsjett for ledersamling 2016 godkjennes. SAK 7 AVSLUTNING 7.1 OPPSUMMERING HANDLINGSPLAN 7.2 PLANLEGGING AV NESTE MØTE 7.3 MØTEKRITIKK/EVALUERING AV MØTET
SAK 1 FORMALIA 1.1 Godkjenning av møteinnkalling og saksdokumenter Vedtak: Møteinnkalling og saksdokumenter godkjennes. 1.2 Valg av møteleder og referent Vedtak: RB velges som møteleder, ØR skriver referat og VS skriver handlingsplan. 1.3 Godkjenning av tidsplan Gjennomgang av tidsplan og tidsskjema. Vedtak: Foreslått tidsplan godkjennes. 1.4 Godkjenning av referat fra siste nasjonale styremøte Vedtak: Referatet godkjennes.
SAK 2 ORIENTERINGER 2.1 Perioderapporter Perioderapporter fra nasjonale tillitsvalgte og lokallagene er vedlagt i eget dokument. Vedtak: Perioderapporter tas til etterretning 2.2 Handlingsplan fra forrige møte Gjennomgang av handlingsplanen fra sist styremøte, og eventuell overføring av uløste oppgaver. Vedtak: Orienteringen tas til etterretning 2.3 Statusrapport økonomi Saksbehandler: OG Ingenting spesielt nytt på økonomifronten, utover at arbeid med budsjett 2016 må startes. Prøver å samle opp relevante vedtak i Google Sheets-arket slik at vi kan gjøre fornuftige avsetninger. Fra forrige perioderapport ligger vi på et akseptabelt nivå, med 1 986 089 kr i medlemsinntekter, omtrent samme som i fjor. Formålskapitalen ligger på 2 365 260 kroner, som også er det samme som i fjor. Alle lokalt økonomiansvarlige har nå sagt ja til å bli med i arbeidsgruppe honorar. Økonomiansvarlig Fatemeh fra Nmf Oslo har uttrykt bekymring for om man vil rekke å vurdere arbeidsmengden alle tillitsvalgte gjør på den korte tiden det er før budsjett må ferdigforberedes før landsmøtet, jeg har kvittert med at det er flere forhold som spiller inn, og at det er ikke sikkert arbeidsgruppens oppgaver vil bli for store, men jeg mener det er en svært relevant bekymring. Vedtak: Statusrapport om økonomi tas til etterretning
2.4 PR Saksbehandler: HS Orienteres muntlig under møtet. Vedtak: Orienteringen tas til etterretning 2.5 Evaluering av rekrutteringspakken, del 1 Saksbehandler: SG Del 1 av rekrutteringspakkeevalueringen er gjennomført. Det viser at de forskjellige lokallagene har hatt nytte av forskjellige ting. Vedlagt er et sammendrag av hva de forskjellige lokallagene mente var etterspurt og genererte flere medlemmer. Det legges også vekt på hva som kan forbedres og hva det trengs mer eller mindre av. De fleste lokallagene har ikke innhentet data over medlemsstatistikk, men det er klar oppfatning av at det har vært flere innmeldinger i de fleste lokallagene, sammenliknet med fjoråret. Det kommer også frem fra samtlige at de har vært mer synlige og mer unisone. Totalt sett er alle fornøyd med å ha mottatt rekrutteringspakken og kan se nytten av denne, men flere har forslag til hva som kan forbedres, inkludert plakater, kvalitet på flasker og behov for journalkort, refleks og pupillelykter. Det er også tydelig behov for større pakker/mer innhold til Utland og studiestedene med to nye kull/år. Vedlegg ettersendes. Vedtak: Nasjonalt styre tar rapporten for evalueringen av rekrutteringspakken høsten 2015 til etterretning
2.6 Orientering utfall av søknad til Fordelingsutvalget Saksbehandler: EV I vår ble NS enige om å forsøke å søke Fordelingsutvalget om støtte. Fordelingsutvalget gav selv positive tilbakemeldinger ved forespørsel, men etter en grundig gjennomgang av vår søknad ble Nmf ikke innvilget støtte. Dette i hovedsak grunnet at vi da ansett som en interesseorganisasjon for personer under utdanning. Grundigere grunnlag for avslaget finnes i vedlegget. Vedlegg: - Avslag Grunnstøtte til nasjonalt arbeid 2016 Vedtak: Informasjonen tas til orientering.
SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER 3.1 Søknad ForBedring Tromsø Saksbehandler: OG ForBedring Tromsø søker om støtte til å sende to styremedlemmer (leder og PRansvarlig) på Forbedringssamling på Thon Hotel Oslo Airport 2.-3. mars, se arrangement her: https://goo.gl/qutmmy Forbedringssamlingen er en konferanse hvor man diskuterer pasientsikkerhet og hvordan denne kan forbedres. Det er dermed relevante temaer for Nmf. I søknaden kommer det frem at styremedlemmene (som teller fire totalt) er svært motiverte for å øke kunnskapen om forbedringsarbeid. De er, som de selv sier, den «eneste arbeidsgruppa som aktivt og målrettet jobber for pasientsikkerhet, smittevern og feilbehandling» Dette budskapet vil de finslipe ved hjelp av konferansedeltagelse til å nå ut til «Nmfs medlemmer både lokalt i Tromsø og på sikt nasjonalt». Arbeidsgruppen ForBedring Tromsø har som mål å presentere sitt arbeid på Prosjekthelgen 2016. Jeg synes dette virker som et godt prosjekt som er Nmf-relevant, og vi burde ønske å støtte dette. Pasientsikkerhet er noe mange av Nmfs medlemmer mener er viktig, og det er svært relevant medisinstudentarbeid. Jeg liker også at målet er å vise frem prosjektet under prosjekthelgen 2016. Men da dette er et prosjekt i 2016, med avslutningsdato 3. mars 2016, mener jeg vi bør avvente å gjøre avsetningen til vi deler ut prosjektmidler for 2016. Forslag til vedtak: Det vedtas å innvilge 4 991 kr i støtte til ForBedring Tromsø for å øke oppmerksomhet om pasientsikkerhet, smittevern og feilbehandling blant Nmfs medlemmer. Det foreslås at avsetningen først gjøres ved utdeling av prosjektmidler i januar 2016. Vedtak: Det vedtas å innvilge 4 991 kr i støtte til ForBedring Tromsø for deltagelse på Forbedringssamlingen i Oslo 2.-3. mars. Det foreslås at avsetningen først gjøres ved utdeling av prosjektmidler i januar 2016.
3.2 Søknad om støtte til deltakelse under Prosjekthelg 2015 Saksbehandler: OG Nmf Trondheim sier de har feilberegnet økonomien, og at de ikke har råd til å sende Hanna Bremnes og Anna Christiansen på årets prosjekthelg. De ønsker derfor at Nmf nasjonalt skal støtte dem i dette, med en totalsum på 4 558 kr. Igjen er dette ekstraordinært, nasjonalt skal ikke støtte å sende to prosjektansvarlige lokalt. Vi gjorde et lignende vedtak på NS2015-11 der vi støttet at prosjektansvarlige fra Nmf Bergen ble sendt. Håper ikke dette skaper presedens. I den grad vi vedtar dette, er det som et ekstraordinært økonomisk vedtak. Forslag til vedtak: Det vedtas å innvilge 4 558 kr i ekstraordinær støtte til reise og opphold for Hanna Bremnes og Anna Christiansen under Prosjekthelgen 2015. Hentes fra kostsenter 60/1160, belastes kostsenter 70/7000. Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å dekke opphold for alle lokallagenes prosjektansvarlige til Prosjekthelgen 2015 på prosjekthelgens budsjett. Belastes kostsenter 80/1274. 3.3 Utvelgelse av delegater til GA Saksbehandler: VS Vedlagte søknader og innstilling ligger til grunn for saken. Ønsker også innspill på refusjonstak på reise fra Uganda. Miriam Christ forlot møtet under behandlingen av saken grunnet innhabilitet. Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å sende Kashan Mangory og Miriam Christ som delegater for Nmf til GA MM2016. Nasjonalt styre vedtar videre å holde av en plass i delegasjonen, med medfølgende midler, til en eventuelt oppnevnt IA- assistent. 3.4 Utvelgelse av deltakere til prega Saksbehandler: VS Vedlagte søknader og innstilling ligger til grunn for saken. Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å sende Kate Wang til deltagelse på prega MM2016 som deltakere fra Nmf.
3.5 Nominasjon av representant til LNUs Arbeidsgruppe for Nord/Sør-spørsmål (AgNS) Saksbehandler: VS (ført i pennen av RB) Sakstekst ettersendes. Nmf ble invitert til å nominere medlemmer til LNU vil veldig gjerne ha med medlemmer fra Nmf i LNUs arbeidsgruppe for Nord/Sør-spørsmål (AgNS), og mulighet til å stille til dette ble annonsert på Nmfs mailingliste for global helse 24. november. Interesserte ble bedt om å ta kontakt med saksbehandler (Vilde Skylstad, Internasjonalt ansvarlig) per epost innen 4. desember. Nominasjonsfristen opp mot LNU var 9. desember. Temaet for neste års Nord/Sør-kampanje er verdens flyktningsituasjon, med fokus på barn og unge på flukt. Mer informasjon om AgNS er å finne her: http://goo.gl/7fqfux Saksbehandler mottok dagen før fristen en mail fra Eva Helene Svor, leder for Helsehjelp for alle, hvor hun skrev at hun var interessert i å nomineres til denne arbeidsgruppen. I lykke over å ha funnet en interessert, og i eksamensørska, ga saksbehandler da klarsignal til Svor om å melde sin interesse til LNU. At en slik nominasjon må besluttes av Nasjonalt styre ble i øyeblikket glemt. Det foreslås derfor at Nasjonalt styre vedtar å nominere Svor til arbeidsgruppen, på etterskudd. Dersom Nasjonalt styre ikke ønsker å fatte dette vedtaket er det fremdeles mulig å trekke tilbake nominasjonen som foreløpig er gitt av saksbehandler. Saksbehandler beklager glipp i prosedyre. Vedtak: Nasjonalt styre nominerer Eva Helene Svor til LNUs Arbeidsgruppe for Nord/Sørspørsmål (AgNS) for perioden 2016.
SAK 4 DISKUSJONSSAKER 4.1 Nmfs arbeidsprogram - delegering og oppfølging Saksbehandler: EH I Nmfs vedtekter står «8.4 Komiteene rapporterer til Nasjonalt styre. Komiteene kan pålegges oppgaver fra Nasjonalt styre eller Landsmøtet». I 2014 og 2015 har komiteene blitt tildelt oppgaver fra Nmfs arbeidsprogram på eller i forbindelse med første nasjonale styremøte etter landsmøte. Nmfs politiske arbeid har i økende grad blitt delegert fra nasjonalt styre til komiteer. Det bør være i foreningens interesse at oppgavene følges opp. Punkter til diskusjon: - Delegering av oppgaver fra arbeidsprogrammet til komiteer - Oppfølging av arbeid med arbeidsprogrampunkter - Ansvarsfordeling NS/komiteer Delegering av oppgaver fra arbeidsprogrammet til komiteer I hvor stor grad bør komiteene selv ha kontroll på hva de skal arbeide med? De delegerte oppgavene fra arbeidsprogrammet er styrende for arbeidet til komiteene. Hvis mengden delegerte arbeidsoppgaver synes uoverkommelig eller oppgavene i seg selv oppleves som lite relevante, vil det virke motivasjonsdempende. Et «plukk og velg system» synes heller ikke å være hensiktsmessig - alle oppgavene må fordeles. Likevel, hvis oppgavene fordeles uten å be om tilbakemelding, er det lett at enkelte oppgaver blir nedprioritert. Årsaken kan være begrensninger i tid eller at andre oppgaver kjennes viktigere eller er lettere å forholde seg til. Mengden delegerte oppgaver har betydning for hvordan komiteene legger opp arbeidet med arbeidsprogrampunktene jo flere oppgaver, dess større spillerom for prioriteringer. I 2014 ble punktene i arbeidsprogrammet under «arbeidslivsfanen» fordelt på to nasjonale tillitsvalgte. Det er undertegnedes mening at dette var helt nødvendig for å sikre at det ble jobbet godt med alle punktene. Oppfølging I år har arbeid med punkter i arbeidsprogrammet blitt fulgt ved at ansvarlig for oppgaven har fylt inn informasjon om planer, frister og progresjon i et Excel-dokument. Systemet er godt egnet for å få oversikt over arbeidet med de ulike oppgavene i arbeidsprogrammet, men er ikke i seg selv et system for oppfølgingen. Hva gjør man når et prosjekt stopper opp? Hva er komiteleders og NS ansvar? forslag til ansvarsavklaring: Komiteledere må melde fra om forsinkelser og eventuelle hindringer for arbeid med arbeidsprogrampunktene eller hvis en oppgave fra begynnelsen av oppleves uoverkommelig.
Nasjonalt styre må følge dette opp. Hvorfor har arbeidet stoppet opp/er oppgaven uoverkommelig/ lite relevant? Er det greit at oppgaven nedprioriteres? Bør arbeidet organiseres på en annen måte, evt. fordeles på flere tillitsvalgte? Tilrådninger: - Nasjonale tillitsvalgte som er tiltenkt ansvar for oppgaver i Nmfs arbeidsprogram, bør få anledning til å gi tilsvar før ansvarsområdene delegeres. - Det bør gjennomføres Skype-møter med komiteledere om arbeid med arbeidsprogrampunktene tidlig i prosessen, enten i forbindelse med et NS-møte eller med en kontaktperson i NS. - Komiteledere har ansvar for å melde fra om forsinkelser og eventuelle hindringer for arbeid med arbeidsprogrampunktene. Nasjonalt styre har ansvar for å følge dette opp. Vedtak: Nasjonalt styre oppretter kontaktpersoner i nasjonalt styre for alle nasjonale tillitsvalgte, med ansvar for aktiv oppfølgning gjennom året. Punkter fra diskusjonen: - Tydelig opplysning om pålagte arbeidsoppgaver fra NS til nasjonale komiteledere som stiller til verv. - Prioriteringer av punkter på arbeidsprogrammet. - Kontaktpersoner i NS til komiteledere. - Utarbeide langsiktige strategier som går ut over en vervperiode, med plan om oppfølging. - Avklare rammene for hvordan arbeidsprogrammet presenteres på Landsmøtet. Viktig å få landsstyret til å prioritere punkter (velge bort punkter eller sette opp i prioritert rekkefølge). - Dialog mellom forslagsstiller og vervinnehaver for å tydeliggjøre konsekvenser og mål med nye forslag til arbeidsprogrammet. Tidlig innspill slik at arbeidsmengden kan tas med i betraktningen. - Rapport fra komitelederne på Landsmøtet om arbeidet i foregående år. - Bedre dialog med de som arbeidsoppgavene delegeres til. Arbeidsprogrammet er foreningens arbeidsprogram, dvs. at hele foreningen prioriterer dette. - Tiltak kan iverksettes både før, under og etter vedtak av arbeidsprogrammet. - Lokallagene har egne arbeidsprogram, som burde tas hensyn til i nasjonalt arbeidsprogram. 4.2 Rekruttering og finansering (Utsettes) Saksbehandler: RB I handlingsplanen fra NS2015-12 fikk alle NS-representanter i oppgave å ta opp spørsmålet om finansieringen av rekrutteringsarbeidet i foreningen. Vi tar opp diskusjonen med innspillene fra lokallagene. Sak utsettes til NS2016-01 grunnet tidsbegrensninger.
4.3 Høringssvar Æsculap Saksbehandler: RB Nasjonalt styre sendte 30.08.15 Æsculap-redaksjonen et notat med tittelen Æsculap - bærekraftig og framtidsrettet drift hvor redaksjonen ble bedt om å drøfte noen spørsmål knyttet til Æsculaps drift i årene som kommer og økt digitalisering. Notatet og redaksjonens svar er lagt ved sakspapirene. Punkter fra diskusjonen: - Nasjonal styre vil understreke at de er veldig fornøyd med arbeidet til Æsculap, men ønsker en tettere dialog med redaksjonen. Forslag om å invitere dem til NSmøte for å diskutere videre strategi. - Forskjellig forståelse mellom NS og Redaskjonen om hva formålet med Æsculap skal være. Redaksjonen legger vekt på at det burde være en medlemsfordel, mens NS har påpekt et ønske om å nå ut til flere enn bare medlemmer. NS la i overkant vekt på et ønske om papirløshet i brevet til Æsculap. Dette gjør at debatten starter i litt feil retning. - Ressursbruk; vi bruker mye penger på trykk av Æsculap, ved digitalisering vil disse midlene frigjøres til utarbeiding av nettside. - Spørsmål om kapasitet til oppfølging av arbeid med digitalisering. Det er viktig at dette ikke blir en overveldende arbeidsoppgave påtvunget de som har vervet. - Mulighet å sende ut blader til studiesteder og sette de opp der studenter er, i stedet for å sende ut individuelt til hvert enkelt medlem. - NS ønsker å undersøke hvor mange som leser Æsculap, i sammenheng med andre undersøkelser planlagt blant medlemmene. Mulighet til å evaluere hvor mange som ville lastet ned Æsculap-pdf fra Nmf nettsiden. - Utarbeide en langsiktig strategi, hvor man ser for seg digitalisering av bladet over tid. Æsculap svarer ikke på hvordan de ser for seg fremtiden til bladet, annet at de ønsker å bevare dagens form med høy kvalitet. - Ønske om et politisk debattforum, hvor medlemmer kan spille inn meninger er dette Æsculap sitt arbeidsområde? Vanskelig å oppnå dette med papirformat som kommer ut 4 ganger i året. Arbeid videre: hvordan utvikle Æsculap som et godt diskusjons-/debattforum for medisinstudenter? Forslag om å fremme et forslag om å sette ned en komité/arbeidsgruppe som skal se på dette.
SAK 5 VEDTAKSSAKER 5.1 Oppsett søknad om prosjektstatus Saksbehandler: RB I retningslinjene for Nmf-prosjekter, som ble vedtatt under NS2015-10, er det beskrevet av prosjektene søker driftsmidler ved å benytte et oppsett vedtatt av Nasjonalt styre, som distribueres prosjektene innen 1. desember. Saksbehandler glemte ta opp dette skjemaet til behandling under NS2015-12, og presenterer nå formularet for ettergodkjenning av Nasjonalt styre etter at det er sendt ut til prosjektene til fristen oppgitt i retningslinjen. Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument, med endring fremkommet under møtet, som søknadsskjema for prosjektstatus og prosjektstøtte, jmf. vedtatte retningslinjer for prosjekter i Nmf. 5.2 Innsamlede midler Kenya Prosjektet Saksbehandler: VS Jeg har snakket mye med Torstein Tjelmsland i høst, både på mail og skype med tanke på hva vi gjør med pengene Trondheimgruppen har samlet inn. Det vi har kommet frem til som forslag på beste løsning er at de donerer det som nå er samlet inn, rundt 30 000 kr, til et spesifikt formål hos Provide og at KP Bergen gjennomfører tilsynsreise. Etter dette vil det ikke bli gjennomført noe mer aktivitet fra KP Trondheim, iallfall ikke i den formen den har hatt til nå. De har ikke pratet med Jonah (deres kontaktperson hos Provide International) om dette enda, så det foreligger ikke ennå noe forslag til konkret formål eller tidspunkt siden vi først må komme med innspill på forslaget. Med tanke på oppfølging av pengebruk må vi i så dall være nøye på å velge noe som er så konkret at både budsjett og gjennomføring enkelt kan kontrolleres. Ønsker Nasjonalt Styre sitt innspill og eventuelt vedtak på å gi KP klarsignal om å gå videre med dette. Forslag til vedtak: Kenya Prosjektet kan donere innsamlede midler (30 000 kr) til et formål hos Provide International Vedtak: Kenya-prosjektet får benytte innsamlede midler til formål som gagner deres samarbeidspartnere i Nairobi. Utgifter skal betales direkte via Kenya-prosjektet. Plan for bruk av pengene og endelig sluttrapport skal sendes Nasjonalt styre. At pengene er brukt i en god prosess skal ettersees ved vanlig tilsynsreise.
5.3 Høringssvar - Saker landsstyremøtet til legeforeningen 2016 Saksbehandler: EV Høringssvar utformet med forslag til de tre sakene som ble tatt opp på forrige NS-møte: legens rolle i fremtiden, dimensjonering av turnus og FN s bærekraftsmål. Momenter til diskusjon: - Er dette saker vi ønsker å fremme, og ønsker at skal diskuteres på Legeforeningens Landsstyremøte? - I så fall; bør vi sette opp en prioritering over hva vi mener iallfall bør diskuteres, evt justere rekkefølgen av sakene i høringssvaret? Saksbehandler ser frem til diskusjonen. Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å sende inn høringssvaret med de endringer som fremkom i møtet. EV ferdigstiller og sender inn. 5.4 Arbeidsgruppe for etterarbeid, Landsmøtet 2015: Rapport og anbefalinger Saksbehandler: RB «Arbeidsgruppen for etterarbeid, Landsmøtet 2015», nedsatt av Nasjonalt styre under NS2015-05, har fullført sitt arbeid. Gruppen hadde til oppgave å fullføre evaluering av Landsmøtet og foreslå tiltak og endringer i prosess før, og gjennomføring av, Landsmøtet. Arbeidsgruppen presenterer I sin rapport sine anbefalinger til forbedringer av prosess før og under foreningens Landsmøte, samt forslag til endringer i styringsdokumentene. Forslag til vedtak: Nasjonalt styre godkjenner rapporten til «Arbeidsgruppen for etterarbeid, Landsmøtet 2015» og slutter seg til dens anbefalinger. Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner rapporten til «Arbeidsgruppen for etterarbeid, Landsmøtet 2015». Punkter fra diskusjonen: EV: - Styringsdokumenter, vil ha flerårig prinsipprogram. - Prosess mot Landsmøtet, helhetlig forslag til politisk måldokument sendes inn av NS. VS: - Ønsker mer tid til debatt av saker, fremme saker à la Dnlf sitt landsmøtet. - For rigid, lite åpent for politisk diskusjon. IT: - Tema, med saker som diskuteres i plenum. Bolker med diskusjonssaker. HS: - Kutte interne foredrag for å åpne rom diskusjoner. - Endre frist fra 1. januar til 15. januar.
SAK 6 EVENTUELTSAKER 6.1 Fordeling av sommerstipender fra Dnlf/Nmf til de medisinske fakultet Hvert år fordeles 300.000kr fra Den Norske Legeforening til de medisinske fakultet i Norge for opprettelse av sommerstipender til medisinstudenter som ønsker å forske. Dette er ment å 1) gi flere (enn de på forskerlinjen) medisinstudenter anledning til å forske 2) stimulere norske medisinske fakultet til å opprette egne stipender for forskning. Måten de administreres på per i dag er at de fakultetene som selv oppretter stipender mottar et antall stipender fra Dnlf. Det er Nmf som administrerer fordelingen. Etter korrespondanse med fakultetene viser det seg at fakultetene selv oppretter sommerstipender for 2016 slik: Bergen: 2 Oslo: 0 Tromsø: 16 (hvorav mange går direkte til forskerlinjestudenter) Trondheim: 2 Basert på dette foreslår jeg å fordele sommerstipendene for forskning fra Dnlf slik: Bergen: 2 stipend á 50.000kr Oslo: 0 Tromsø: 3 stipend á 33.000kr* Trondheim: 2 stipend á 50.000kr *Stipendene Tromsø selv har er på 30.000kr, og fakultetet selv ønsker at stipendene er av denne størrelsen. Stipendfordelingen er identisk med den i 2015. Vedtak: Sommerstipendene for forskning fra Dnlf fordeles slik at Bergen og Trondheim mottar to stipend hver á 50.000 kr, mens Tromsø mottar tre stipend á 33.000 kr. Oslo mottar ingen stipend da de ikke oppretter egne stipender for forskning. Gitt ingen endring i tildeling av sommerstipend fra fakultetene er denne tildelingen gjeldende.
6.2 Søknad om å få dekket utgifter til kopper Nmf Trondheim Saksbehandler: OG, RB Det er kommet inn en søknad fra Nmf Trondheim etter fristen for å melde saker til møtet. I søknaden bes det om at Nasjonalt styre bevilger midler til å dekke en faktura for kopper til promoteringsformål. Koppene ble bestilt i mai 2015 og skulle egentlig vært betalt med LNU-midler fra Nmf Trondheim. Fordi fakturaen først ble sendt feil, og ikke videresendt fra mottaker før inkassokrav ble utstedt, rakk ikke Nmf Trondheim å innfri fakturaen innenfor fristen for LNU-midlene. Pengene ble derfor trukket fra Nmf Trondheim sitt kostsenter. Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å støtte Nmf Trondheim med 4415 kr for PR-materiell grunnet trøbbel. Pengene hentes fra kostsenter for utdelt støtte 60/1160 til 70/7000. 6.3 Revisjon av budsjett for ledersamling 2016 Saksbehandler: RB Budsjett for ledersamling i januar 2016, ble vedtatt under NS2015-10. Det ble satt av midler for reise, overnatting og mat for deltakelse fra lokallagslederne, nasjonalt leder og nestleder. Total ramme ble beregnet til 15580 kr og vedtaket lød at en skulle etterstrebe å holde seg tett opp til dette budsjettet. Det er etter vedtaket kommet til at det ville være nyttig å ha med også lokallagenes nestledere, og disse er blitt bedt om å holde av helgen. Det er da foretatt en ny budsjettering, som kommer på ca kr 18.200,00. I denne beregninger er det ikke deltakelse fra Tromsø, da hverken leder eller nestleder har mulighet til å stille. Reiseutgifter er lavere i nytt budsjett sammenlignet med gammel, mens det er satt av mer penger til overnatting og mat. Se revidert budsjett her: https://docs.google.com/spreadsheets/d/15r94spi8agf5s1fdj0dwztdawqe6ceuacjx qu7emhmc/edit?usp=sharing En kan altså klare å få med nestlederne fra de lokallagene som kan stille, til nesten samme budsjettramme som opprinnelig vedtatt. Det bes derfor om aksept til å inkludere nestlederne til samlingen og at nytt budsjett godkjennes. Vedtak: Nytt budsjett for ledersamling 2016 godkjennes.
SAK 7 AVSLUTNING 7.1 Oppsummering handlingsplan 7.2 Planlegging av neste møte Neste styremøte finner sted i Bergen, 08.01.16 10.01.16. Oppstart kl 1900 fredagen og avslutning kl 1500 søndag. 7.3 Møtekritikk/evaluering av møtet