Del II VEDLEGG A-1 LEVERINGSOMFANG LEGEMIDLER Side 1 av 13 VEDLEGG A-1 LEVERINGSOMFANG LEGEMIDLER
Del II VEDLEGG A-1 LEVERINGSOMFANG LEGEMIDLER Side 2 av 13 1 Leveranseomfang materiell og tjenester...3 1.1 Materiell...3 1.1.1 Avtalesortiment...3 1.1.2 Styring av tilgjengelighet på varer overfor Forsvaret innenfor avtalesortiment...4 1.1.3 Endring i avtalesortiment...4 1.2 Tjenester...5 1.2.1 Support og rådgivning...5 1.2.2 Produktsøk og fremskaffelse av legemidler mv...5 1.2.3 Lagerhotell...6 1.2.4 Bygging, vedlikehold og oppløsning av sett og satser...7 1.2.5 Beredskap...8 1.2.6 Materiellstyring...8 1.2.7 Mottak av legemidler for Destruksjon...9 1.2.8 Mottakskontroll på narkotika og psykotrope legemidler...9 1.2.9 Informasjon om produkter for NATO kodifisering...9 1.2.10 Levere legemidler med lengst mulig gjenværende holdbarhet...10 1.2.11 Ivaretakelse av logistikkprodukter - blodlogistikk...10 2 Krav til leveransene...10 2.1 Generelle krav...10 2.1.1 Forsvarets krav sivile krav...10 2.1.2 Forsvarets brukerprofil...10 2.1.3 Kosteffektive løsninger og produkter...10 2.1.4 Plikter mht. bruk av tilpasset emballasje og merking...11 2.1.5 Krav til holdbarhet...11 2.1.6 Temperaturfølsomt materiell...11 2.1.7 Håndtere godkjenningsfritak...11 2.2 Krav til funksjonen/prosessen forsyne...11 2.2.1 Generelt...11 2.2.2 Toll og farlig gods...11 2.3 Prosesser...11 2.3.1 Generelt...11 2.3.2 Kunderegister og opprettelse av kundeforhold...11 2.3.3 Sortimentslister...12 2.3.4 Fakturering av Forsvarets materiell til avropere i Forsvaret...12 2.3.5 Prioritering av kapasitet hos Leverandøren ved ressursknapphet...12 2.3.6 Bestillingsfrekvens og fremføringskrav...12 2.3.7 Key Performance Indicators (KPI) og Service Level Agreement (SLA)...13 2.3.8 Krav statistikk - Rapportering...13 3 Miljøprofil...13 4 Etisk Handel...13
Del II VEDLEGG A-1 LEVERINGSOMFANG LEGEMIDLER Side 3 av 13 1 Leveranseomfang materiell og tjenester Leveransen skal dekke Forsvarets funksjonelle behov med varer og tjenester (som definert nedenfor) innenfor følgende leveranseområder: Forsyne Forsvarets lege- og tannlegekontor Forsyne Forsvarets operative avdelinger Forsyne Forsvarets fartøyer Forsyne Forsvarets apotek Forsyne Direktoratet Sivilforsvaret Sikre tilgjengelighet på varer og tjenester for fred, krise og krig. Kontrakten omfatter av følgende vare- og tjenesteleveranser: Varer Legemidler Handelsvarer Tjenester: Support og rådgivning Produktsøk og fremskaffelse av legemidler mv Lagerhotell Bygging, vedlikehold og oppløsning av sett og satser Beredskap Materiellstyring Mottak av legemidler for Destruksjon Mottakskontroll på narkotika og psykotrope legemidler Informasjon om produkter for NATO kodifisering Levere legemidler med lengst mulig gjenværende holdbarhet Ivaretakelse av logistikkprodukter - blodlogistikk Presisering og avgrensninger av vare- og tjenesteleveranser fremkommer i Del II Avtalebestemmelser - Legemidler og Medisinsk Utstyr. For området vaksiner vil Forsvaret foreta egen konkurranse i markedet om leveranser. 1.1 Materiell 1.1.1 Avtalesortiment Oversikt over produkter som omfattes av avtalesortimentet er gitt i Del II Vedlegg A-4-1 Produktliste Legemidler.
Del II VEDLEGG A-1 LEVERINGSOMFANG LEGEMIDLER Side 4 av 13 1.1.2 Styring av tilgjengelighet på varer overfor Forsvaret innenfor avtalesortiment Styring av Sortiment til Forsvarets brukere Leverandørens rett til salg og leveranse til Forsvarets ulike virksomheter/avdelinger er til enhver tid begrenset til det sortiment som er omfattet av kontrakten. Leverandørene vil til enhver tid ha rett til salg utelukkende på det sortiment som blir vunnet gjennom hver minikonkurranse på bestillingslister som Forsvaret definerer for de enkelte virksomheter/avdelinger. Bestillingslistene skal være godkjent av Forsvarets eksplisitte kontraktspart jfr. denne avtale. Leverandøren skal ikke fremby for salg eller effektuere bestilling/ordre/leveranse på varer eller tjenester som ikke er innenfor tildelt sortiment og er definert på Forsvarets bestillingslister. Leverandørens plikt og mulighet til å levere substitutter Leverandør skal for substituerbare produkter alltid levere det produkt som har lavest pris for Forsvaret. Substituering skjer gjennom forslag til endring i avtalesortiment jfr 1.1.3 nedenfor. 1.1.3 Endring i avtalesortiment Omfang og innhold av avtalesortimenter skal være dynamisk for å sikre Forsvaret tidsmessige riktige produkter og dekke til enhver gjeldende behov. Alle endringer i produkter i avtalesortimentet skal skje etter godkjennelse av Forsvaret. Dette gjelder ikke krav til å substituere jfr. pkt 2.1. Begge parter kan ta initiativ til endring. Endringer skal skje etter følgende prosedyre: 1. Det foreligger ønske om endring 2. Forsvaret og Leverandøren avklarer tekniske krav til endring som ønskes 3. Leverandøren foreslår substitusjon/tilleggsprodukt og pris, og underbygger prisforslag 4. Forsvaret vurderer produkt og pris 5. Produktet avvises/inntas i avtalesortiment med avtalt pris. Oppdatert avtalesortiment holdes av Leverandøren og utveksles elektronisk mellom partene. Forsvaret vil fravike betalingsplikt for produkter som leverandør inntar i avtalesortiment uten at dette produktet er akseptert jfr. punkt 5. over.
Del II VEDLEGG A-1 LEVERINGSOMFANG LEGEMIDLER Side 5 av 13 1.2 Tjenester 1.2.1 Support og rådgivning Support Leverandøren skal stille tilgjengelighet på materiellkompetanse på legemidler mv knyttet til problemløsning og brukerveiledning. Leverandøren skal også håndtere henvendelser vedrørende rekvisisjonsfullmakter, sporing, retur/destruksjon mv. Supportfunksjonen skal motta og raskt behandle henvendelser som krever mindre innsats. For øvrige saker forventes det at supportfunksjonen administrerer og eier saken inntil den kan lukkes etter en videre saksbehandling. Supportfunksjonen vil kreve samhandling med Forsvarets Fagmyndighet. Det skal være ett kontaktpunkt for funksjonen support. Supportfunksjonen skal som minimum være tilgjengelig virkedager i tidsrommet 08:00-16:00. Rådgivning Leverandøren skal kunne levere rådgivning knyttet til: 1. Teknisk bistand med produktene og administrasjon av disse 2. Forsvaret vil kunne ha behov for avrop på tjenester innenfor eget ansvar for å føre internkontroll med legemiddeladministrasjon. Omfang og tjenester innenfor dette er ikke avklart fra Forsvaret. 1.2.2 Produktsøk og fremskaffelse av legemidler mv Leverandør skal ha et apparat som kan søke etter legemidler som ikke har markedsføringstillatelse i Norge. Produktsøk- og fremskaffelsesprosessen omfatter følgende aktiviteter: 1. Forsvaret utformer skriftlig kravspesifikasjon for produkter som ønskes søkt eller fremskaffet 2. Leverandøren og Forsvaret blir omforent om oppdraget og Forsvaret sender skriftlig bestilling på produktsøk med rammer for oppdraget 3. Leverandør søker ette produkt og legger frem alternative produkter 4. Ønsker Forsvaret at leverandør fremskaffer produkter avtales pris for oppdraget/produktene Forsvaret vil kunne selv gjennomføre produktsøk- og fremskaffelsesprosessen. Bruk av Produktsøk og fremskaffelsesfunksjonen Bruk av Produktsøk og fremskaffelsesfunksjonen i denne Kontrakt kan kun foretas av følgende i Forsvaret: Forsvarets logistikkorganisasjon/fellesdivisjonen Forsvarets logistikkorganisasjon/forsyning Sivilforsvaret Foretas avrop på fremskaffelse av andre enn de ovenfor listede vil Forsvaret frafalle betalingsplikt for tjeneste og produkt.
Del II VEDLEGG A-1 LEVERINGSOMFANG LEGEMIDLER Side 6 av 13 1.2.3 Lagerhotell 1.2.3.1 Forsvarets beholdning av legemidler mv Forsvaret kan ha behov for å få ivaretatt begrenset lagring av egne legemidler mv. legemiddelsatser, sett og satser med legemidler, transportemballasje mv. Ved avrop av materiell som Forsvaret eier skal Leverandøren på vegne av Forsvaret fakturere avroper for varens verdi (fastsatt av Forsvaret) og avtalte håndteringskostnader. Straks Leverandøren har mottatt Forsvarets materiell skal det aktuelle materiellet kunne identifiseres i Leverandørens logistikkstyringssystem som Forsvarets eiendom. 1.2.3.2 Leverandørens leveranse av lagerhotell Leverandøren skal ivareta alle prosesser mht vareflyt og dokumentasjon fra varemottak, innlagring, lagring, bearbeiding/plukk og leveranse. Det skal føres materiellregnskap over Forsvarets materiell Leverandøren skal være forberedt på å etablere og å ajourføre materiellregnskap for Forsvarets eiendom, på et nærmere angitt materiellregnskapssystem. Prosedyrer og kompensasjon for slik materiellregnskapsføring utarbeides nærmere i samarbeid mellom Forsvaret og Leverandøren. 1.2.3.3 Styring av Forsvarets Materiellbeholdning av sanitetsmateriell Leverandøren skal regnskapsføre Forsvarets eiendom og dokumentere alle bevegelser i lageret. Forsvaret har ved kontraktsinngåelse ikke avklart hvorledes leverandør skal regnskapsføre Forsvarets beholdning. For at dette ikke skal være en usikkerhet, skal leverandøren imøtekomme følgende tre alternativer: 1. Leverandør arbeider som klient i Forsvarets materiellstyringssystem. Forsvaret vil i så fall etablere nødvendig infrastruktur for at dette kan gjøres. 2. Leverandør regnskapsfører Forsvarets materiell i eget materiellstyringssystem og informasjon utveksles over interface med Forsvarets materiellstyringssystem. 3. Leverandør regnskapsfører Forsvarets materiell i eget materiellstyringssystem og informasjon utveksles ved oversendelse av elektroniske filer og/eller papirrapporter med bevegelser over en definert periode. 1.2.3.4 Organisering av lagerhotell Leverandøren skal i kontraktsperioden stille til disposisjon lagringskapasitet for Forsvaret. Leverandøren ivaretar lagerhotellvirksomhet (3.partslogistikk) for Forsvarets materiell. Med Forsvarets eiendom forstås materiell, utstyr, varer som er eid av Forsvaret. I de tilfeller at utstyr er dedisert for avdeling i Forsvaret skal dette regnskapsføres som en underklient for Forsvaret. Lagerhotellvirksomheten skal bygges opp slik at den er egnet til å supplere Forsvaret med materiell derfra i forbindelse med øvelser, krise, krig eller andre oppdukkende behov. Lagerhotellvirksomheten skal inngå som en del av Leverandørens logistikk og Leverandørens skal kunne levere materiell fra lagerhotellvirksomheten til de enkelte avdelinger i Forsvaret innenfor tidsrammer som gjelder for levering av øvrige legemidler så fremt dette ikke fremstår som urimelig. Leverandøren skal også ha etablert logistikk som gjør det mulig å samle inn og tilbakeføre utlevert lagret materiell tilbake til lagerhotellvirksomheten. På instruks fra Forsvaret skal Leverandøren supplere eller oppgradere lagret materiell. Leverandøren skal kunne organisere distribusjon med Forsvarets til enhver tid kontraherte leverandør av transporttjenester. 1.2.3.5 Beholdningskontroll Inngangsbeholdningen på lagerhotellet skal være identisk med Forsvarets materiellregnskap som fulgte materiellet ved innlagring hos Leverandøren. Ved eventuelle avvik skal det utstedes dokumenter som gir grunnlag for videre etterforskning internt i Forsvaret og hos leverandør.
Del II VEDLEGG A-1 LEVERINGSOMFANG LEGEMIDLER Side 7 av 13 1.2.4 Bygging, vedlikehold og oppløsning av sett og satser Forsvaret holder en rekke materiellsystemer/pakker av Legemidler, Medisinsk Utstyr og øvrig materiell som utgjør en funksjonell enhet for sanitetsformål. Dette kan være alt fra førstehjelpskofferter til komplette feltsykehus. Leverandøren bør etter avtale og instruks fra Forsvaret med rimelig frist, kunne vedlikeholde og supplere utstyr som inngår i sett og satsene. Videre bør Leverandøren være i stand til etter avtale å sammenstille og levere nye pakker innenfor de etablerte sett og satser eller nye sett og satser som Forsvaret beslutter å etablere, forutsatt at de har fått rimelig varsel. 1.2.4.1 Generelt Forsvaret vil selv ta ansvar for å bygge og vedlikeholde sett og satser. Dette vil enten gjøres i egen organisasjon eller ved å kontrahere inn en egen leverandør som ivaretar dette for Forsvaret. Forsvaret ønsker i tillegg å ha muligheten til å kunne få foretatt begrenset sammenstilling, bygging og vedlikehold av sett og satser hos rammeavtaleleverandør på legemidler og medisinsk utstyr på sett og satser der dette er formålstjenelig. Leverandøren bør kunne ivareta begrenset vedlikehold, sammenstilling, leveranse og materiellstyring av sett og satser til Forsvarets avdelinger på bakgrunn av behovsinnmelding fra Forsvaret. Leverandøren bør etter avtale og spesifikasjon kunne skifte ut og sammenstille materiell i kasser, vesker, bager, sekker o.l. etter spesifikasjon fra Forsvaret. Forsvaret vil gi leverandøren nødvendig forutsigbarhet for å kunne foreta leveransen til avtalt tid. 1.2.4.2 Sammenstille materiell Leverandøren bør kunne sammenstille leveranser til Forsvaret og levere materiellet som anvist av Forsvaret. Leverandør skal kunne i begrenset omfang kunne sammenstille sett og satser for Forsvaret. 1.2.4.3 Vedlikehold For vedlikehold kreves at leverandør har en forpliktende kunde, deretter vil Leverandøren: Gjennomgå materiellet og avklarer status på dette Dokumentere status på mottatt materiell Fylle opp med manglende artikler Kassere alle legemidler og øvrige artikler som ikke tilfredsstiller kvalitetskrav (eks. holdbarhet) Dokumentere hva som er mottatt av legemidler klassifisert som narkotika eller psykotrop Ivareta kassasjon av verdi materiell som ikke lenger skal anvendes Forsvaret vil før oversendelse av materiell til Leverandøren: Gjennomføre 1.linjes vask og vedlikehold av materiell, og angi eventuelle defekter. Ved Intops vil materiell bli klargjort i henhold til egne retningslinjer. Herunder vil det også utstedes veterinær-sertifikat som skal følge materiellet. Ved mottak av materiell som ikke er tilstrekkelig rengjort skal Leverandøren før eventuell kassasjon avklare dette med Forsvaret ved Forsvarets logistikkorganisasjon/systemstyring/sanitet.
Del II VEDLEGG A-1 LEVERINGSOMFANG LEGEMIDLER Side 8 av 13 Dersom ikke den aktuelle sett og sats skal bygges opp, skal Leverandøren ut fra gjeldende beholdning vurdere om denne skal klargjøres for byttereserve eller at den løses opp. De artikler som ut fra kosteffektivitet og kvalitet bør gjenbrukes, tilføres Forsvarets lager og gjenbrukes uten materiellkostnad for Forsvaret. 1.2.4.4 Produksjon i Forsvarets lokaler Såfremt leverandør ikke besitter produksjonslinje/lokaler for bygging, vedlikehold og oppløsning av sett og satser, eller Forsvaret ønsker dette, vil det være mulighet for at bygging, vedlikehold og oppløsning av sett og satser kan foretas i Forsvares lokaler. Leverandør skal etter avtale og med nødvendig forutsigbarhet kunne stille personell tilgjengelig for produksjon i Forsvarets lokaler. Produksjonen vil da foregå på sentrale Østlandet. 1.2.5 Beredskap Leverandøren skal stille og opprettholde organisatorisk og materiellmessig beredskap for å imøtekomme Forsvarets krav til leveranser i henhold til denne kontrakt. Overordnet for Leverandøren er at Forsvaret skal være sikret tilgjengelighet på materiell og tjenester for fred, krise og krig. Leverandøren vil understøtte Forsvarets operative avdelinger nasjonalt og internasjonalt. Svikt i tilgjengelighet vil således kunne få konsekvenser av både militær og politisk karakter. Robusthet, utholdenhet, elastisitet og fleksibilitet fra Leverandøren er av avgjørende viktighet for å sikre Forsvarets operative evne innenfor helse og sanitet. Dette innebærer at Leverandøren skal ha oversikt og styring med den risiko som kan true Leverandørens leveringsevne. Leverandøren skal som en del av sitt internkontroll- eller kvalitetssystem kartlegge de risikoer som kan true leveransesikkerheten. På bakgrunn av de kartlagte risikoer skal leverandøren ha vurdert og implementert sårbarhetsreduserende tiltak. Leverandøren skal ha en plan for krisehåndtering og hvorledes normal drift raskt gjenskapes ved driftsforstyrrelser. Leverandøren skal systematisk planlegge sin virksomhet. Herunder kommer at det skal være ressurser avstemt til de løpende og oppdukkende behov. Leverandøren skal ha en produksjonsplanlegging som sikrer at personell- og materiellressurser er tilstede eller kan tilveiebringes ved katastrofe, krise eller krig. Forsvarets krav ved krise, katastrofe eller krig skal imøtekommes uavhengig av Leverandørens leveranser til øvrige markeder. Leverandøren skal ha en 24/7 varslingstilgjengelighet for å kunne ivareta Forsvarets plutselig oppdukkende behov for varer og tjenester ved katastrofe, krise eller krig.. Leverandøren skal kunne opprette vare- og tjenesteleveranser innen en 6 timer fra Forsvaret varsler leverandør Øvrige krav er beskrevet i kontraktens Vedlegg A-3-1. Materielltilgjengelighet og beredskap Legemidler 1.2.6 Materiellstyring Leverandør skal gjennomføre rekvisisjonskontroll Leverandøren skal ivareta rekvisisjonskontroll og kun levere anvist materiell til de avdelinger som er gitt tillatelse for å tilegne seg dette. Forsvaret vil fremlegge nødvendig kontrollgrunnlag. Rekvisisjonskontroll: Ved rekvisisjon skal Leverandør kontrollere: 1. Rekvirentens identitet og validitet 2. Klarlegge dennes rettigheter til å avrope på definert sortiment. 3. Avklare eventuell usikkerhet ved identitet eller sortimentstilgang
Del II VEDLEGG A-1 LEVERINGSOMFANG LEGEMIDLER Side 9 av 13 Ved rekvirering av legemidler skal alltid ansvarlig rekvirents underskrift være påført bestillingen. Ved rekvirering av narkotika (legemidler i utleveringsgruppe A eller B) skal leges originale underskrift fremsendes. Krav om rekvirents originale underskrift kan fravikes ved rekvisisjon fra internasjonale operasjoner. Leverandøren skal følge opp og sikre at det etterskuddsvis foreligger leges underskrift for samtlige rekvisisjoner. Forsvaret vurderer iht. myndighetskrav og definerer sortiment av legemidler som skal kunne avropes av sykepleier fra definerte avdelinger. Forsvaret vil definere hvilke produkter/artikler dette skal gjelde for. Avrop på Forsvarets eiendom/krav til Sporbarhet Avrop på Forsvarets eiendom skal kun foretas av de som har fullmakt til dette. Forsvaret vil gi leverandør informasjon om hvem skal har rett til dette. Leverandøren skal ha et system for å spore materiell frem til første mottaker. Materiellet skal kunne spores til første mottaker og kunne kalles tilbake på forespørsel. Leverandøren skal lagre historiske data i 10 år for alle bevegelser og levere dette til Forsvaret på forespørsel. Leverandøren skal overfor Forsvaret ivareta meldinger om bruks- og salgsstopp på legemidler mv herunder å iverksette tilbakekalling etter anvisning fra sivil eller militær Fagmyndighet. 1.2.7 Mottak av legemidler for Destruksjon Leverandøren skal ivareta retur av legemidler mv fra Forsvarets brukere. Returhåndteringen skal omfatte emballasje og marking av legemidler for destruksjon ute ved avdeling i Forsvaret og anvisning av hvorledes legemidlene skal fremsendes leverandør. Forsvarets lege- og tannlegekontor og Forsvaret fartøyer kan vederlagsfritt levere til destruksjon mindre mengder Legemidler ved Leverandørens lokale apotek eller ved de regionale lagre 1.2.8 Mottakskontroll på narkotika og psykotrope legemidler Leverandøren skal telle opp og dokumentere innleverte legemidler klassifisert som narkotika eller psykotrop, samt de legemidler som Forsvaret måtte anmode om dette. Dokumentasjon skal sendes avlevert enhet og kunne fremlegges for Forsvarets fagmyndighet på forespørsel. 1.2.9 Informasjon om produkter for NATO kodifisering Leverandør skal på Forsvarets anmodning levere nødvendig informasjon for at produktet kan kodifiseres og tildeles NATO kodifiseringsnummer. Denne kodifiseringsklausulen er en del av kontrakten og om fatter krav vedrørende leveranser av tekniske data for identifisering av forsyningsartikler i overensstemmelse med NATO kodifiseringssystem. Jfr. Del II Vedlegg A-5 Kodifiseringsklausul blankett 5004 (Nov 2007) Kodifiseringsklausul og Del II Vedlegg A-6 Spørreskjema for Kodifiseringsklausul. blankett 5006 Spørsmål vedrørende tekniske data med materiellanskaffelser. Leverandør skal ikke besvare spørsmålene i blankett 5006 Spørsmål vedrørende tekniske data med materiellanskaffelser i sitt tilbud. Blankett 5006 Spørsmål vedrørende tekniske data med materiellanskaffelser er vedlagt for å gi leverandøren eksempel på informasjon som leverandøren skal kunne fremlegge på Forsvarets forespørsel. Informasjonen skal leveres innen 15 virkedager fra denne er forespurt fra Forsvaret.
Del II VEDLEGG A-1 LEVERINGSOMFANG LEGEMIDLER Side 10 av 13 1.2.10 Levere legemidler med lengst mulig gjenværende holdbarhet Forsvaret vil til særskilte operasjoner ha behov for legemidler med lengst mulig gjenværende holdbarhet. Leverandøren skal kunne organisere dette gjennom å hente legemidler med best mulig holdbarhet tilbake i forsyningskjeden. Avrop på slike leveranser vil spesifiseres, behandles og prises særskilt. 1.2.11 Ivaretakelse av logistikkprodukter - blodlogistikk Leverandør skal etter nærmere avtale ivareta logistikktjenester knyttet til administrering og håndtering av leveranser av vev, blod- og blodprodukter. Leverandøren skal: 1. Motta ordre fra Forsvaret. Videresende denne til av Blodbank anvist av Forsvaret. 2. Hente blod i ferdig forseglet transportemballasje fra Blodbanken og transportere kassen til Forsvaret, Gardermoen. Transportmidlet skal holde en temperatur på 5 25 grader C. 3. På forespørsel fra Forsvaret transportere returmateriell (kasser, kjølelement, fryser og øvrig transport emballasje) fra Forsvaret til Blodbanken. 4. Dersom det oppstår avvik i forbindelse med transport som kan påvirke blodets eller blodkomponentenes kvalitet eller sikkerhet, skal dette uten unødig opphold rapporteres til Forsvarets Logistikkorganisasjon v/flo/systemstyring/sanitet. 5. Dokumentere transporten på fraktdokumenter. 2 Krav til leveransene 2.1 Generelle krav 2.1.1 Forsvarets krav sivile krav Forsvaret som forbruker av legemidler er i hovedsak sammenfallende med tilsvarende virksomhet i det sivile samfunn. Krav til kvalitet (effekt, sikkerhet, pris) på varer og tjenester skal samsvare med de sivile krav som er gjeldende. 2.1.2 Forsvarets brukerprofil Forsvarets sanitetsarbeid utføres innenfor mange ulike områder, fra fredsmessige og tilnærmet sivile forhold til krise- og krigssituasjoner under svært vanskelige forhold og i klima med store temperaturvariasjoner (fra -40 til + 60 C). Ved valg av utstyr og løsninger skal leverandøren søke å ta hensyn til dette. Eksempler på ulike brukerprofiler kan være; Primærlegevirksomhet (allmennlegevirksomhet, seleksjonsmedisin, legevakt, sårstue, medisindispensering) Feltvirksomhet Akuttmedisinsk og prehospital behandling, feltsykehus, kirurgisk virksomhet Tannlegevirksomhet Laboratorievirksomhet (enklere klinisk/kjemisk, vannanalyser, næringsmiddelanalyser) Virksomhet der fremføring er komplisert og utfordrende kapasitetsmessig og klimatisk [Holdbarhetsproblematikk] 2.1.3 Kosteffektive løsninger og produkter Leverandøren skal søke å fremskaffe det for Forsvarets beste produkt ut fra hensynet til pris og kvalitet fra det totale leverandørmarked og med lavest mulige transaksjonskostnader.
Del II VEDLEGG A-1 LEVERINGSOMFANG LEGEMIDLER Side 11 av 13 2.1.4 Plikter mht. bruk av tilpasset emballasje og merking Leverandøren skal benytte tilpasset emballasje, det vil si at leverandøren plikter å benytte emballasje som beskytter mot ekstraordinære situasjoner som varme, kulde, støt og trykk. Varenes transport/lagringstemperatur skal merkes på emballasje og transportpapirer. 2.1.5 Krav til holdbarhet Alle varer skal ha en minimums gjenværende holdbarhet på 12 måneder. 2.1.6 Temperaturfølsomt materiell Sanitetsmateriell som er temperaturfølsomt skal distribueres med ubrutt kjøle (2 0 C 8 0 C) eller med stabil varmekjede (5 0 25 0 C) frem til avtalt leveransepunkt. Leverandøren skal kunne planlegge og emballere forsendelser, basert på Forsvarets inngangsverdier, som sikrer riktig transportbetingelser inn i Forsvarets organisasjon jfr. Forsvarets brukerprofil. 2.1.7 Håndtere godkjenningsfritak Leverandør skal håndtere registreringsfritak tilsvarende som de var et apotek, dvs. innhente skjema og oversende dette til Statens legemiddelverk. 2.2 Krav til funksjonen/prosessen forsyne 2.2.1 Generelt Med funksjonen forsyne skal Leverandøren ivareta ansvaret med å sikre at Forsvarets brukere har tilgjengelighet på de varer og tjenester som omfattes av denne kontrakt, herunder beredskapsmessige forhold. Dette innebærer at Leverandøren må ivareta nødvendig kundebehovskartlegging, prognose og virksomhetsplanlegging. Leverandøren skal tilpasse virksomhet rettet mot Forsvarets kundeprofil. Forsvaret skal legge frem sine behov for leverandør. Leverandøren skal opprettholde et logistikkstyringssystem som er i stand til å ivareta bestilling, rekvisisjonskontroll, klargjøring og fremføring av avtalt leveranse til Forsvaret. 2.2.2 Toll og farlig gods Leverandøren skal kunne forestå tollutklarering av samtlige leveranser samt kunne forestå håndtering og forsyning av varer som er eller blir klassifisert som farlig gods. 2.3 Prosesser 2.3.1 Generelt Alle prosesser er modellert ut fra Forsvarets konsept for kildelogistikk. Dette innebærer blant annet at Forsvarets avdelinger har et særskilt ansvar for å forelegge sine behov til Leverandøren og gi Leverandøren nødvendig forutsigbarhet for å kunne ivareta leveranse. 2.3.2 Kunderegister og opprettelse av kundeforhold Leverandøren skal administrere et kunderegister som omfatter registrering og vedlikehold av kundeinformasjonen. Kunderegisteret benyttes for å kunne utøve rekvisisjonskontroll og kontrollere kunders rettigheter til ulike sortiment. Leverandøren skal:
Del II VEDLEGG A-1 LEVERINGSOMFANG LEGEMIDLER Side 12 av 13 Sikre enhetlig kunderegistrering i henhold til Forsvarets inndeling/klassifikasjon (Forsvaret vil anvise dette nærmere) Registrering av nye kunder Endring av kunder Rapportere kunderegister til Forsvaret All samhandling mellom partene forutsetter at Forsvarets avropere på varer eller tjenester har opprettet kundeforhold hos Leverandøren. Ved opprettelse av kundeforhold skal Forsvaret alltid oppgi: Entydig identitet på avroper (avdeling, enhet mv) Leveringsadresse Fakturadresse Signaturprøve samt ID-nr på ansvarlig(e) leger som rekvirerer legemidler eller satser med legemidler Kontaktinformasjon på kontaktpunkt i avdeling Leverandøren og Forsvaret vil benytte et felles skjema for registrering av kundeforhold. Dette vil være tilgjengelig på Forsvarets intranett, FLOs Kundeportal under katalog sanitetsmateriell. Forsvarets avropere er ansvarlig for å holde Leverandøren informert om endringer i grunnlaget for opprettelse av kundeforhold. Forsvaret vil på sikt søke å få avrop utført ved elektronisk handel. Det er et mål at kundeforhold skal kunne etableres på nettløsning samt at tilgjengelighet til sortiment styres av oppsett i nettløsningen. 2.3.3 Sortimentslister Forsvaret og Leverandøren skal vedlikeholde et sortiment/forsyningslister som gjøres tilgjengelig på lister på Forsvarets innkjøpsløsning. Inntil denne er på plass vil det ved avrop benyttes bestillingslister som ligger på Forsvarets intranett som fakses eller sendes leverandør med de nødvendige underskrifter. 2.3.4 Fakturering av Forsvarets materiell til avropere i Forsvaret Forsvarets avropere vil tidvis avrope materiell fra Leverandøren som er Forsvarets eiendom. Forsvaret har ingen egen organisasjon som kan drive fakturering av dette materiellet opp mot avropende avdeling. Leverandøren skal ivareta fakturering av Forsvarets eiendom etter Forsvarets angitte pris for de varer som skal prises ut mot Forsvarets avropere. Organisering av pengestrøm avtales særskilt mellom partene. Materiellregnskapet hos Leverandøren skal synliggjøre Forsvarets beholdningsendringer og inntekter fra salg til avropere. Det skal ikke faktureres merverdiavgift ved salg fra Forsvaret - til Forsvaret. 2.3.5 Prioritering av kapasitet hos Leverandøren ved ressursknapphet Ved knapphet på vare- og/eller tjenestetilgjengelighet skal Leverandøren foreslå nødvendige prioriteringer til FLO/Fellesdivisjonen som vil angi prioritering. Oppnås ikke kontakt med FLO/Fellesdivisjonen skal kontaktpunktet være FLO/LOGOPS. 2.3.6 Bestillingsfrekvens og fremføringskrav Forsvaret avdelinger vil avrope normalbestilling 1 gang pr uke eller sjeldnere (vurdert over 1 år).
Del II VEDLEGG A-1 LEVERINGSOMFANG LEGEMIDLER Side 13 av 13 2.3.7 Key Performance Indicators (KPI) og Service Level Agreement (SLA) Følgende kvalitetsparametre skal registreres hos leverandør og rapporteres Forsvaret: Parameter Kvalitetsmål Merknad Leveringstid Avdelinger sør for Bodø: 48 timer Avdelinger nord for Bodø: 72 timer Antall timer (helg ikke medregnet) fra Leverandør har mottatt korrekt bestilling til vare er fremført til leveringspunkt. Leveringspresisjon 97 % Fra avtalte bestillingslister Med leveringspresisjon menes rett vare, i rett antall, til rett tid, på rett sted, rett pris, rett faktura til rett tid. Leveringspresisjon skal være minimum 97 % Innlagring av Forsvarets eiendom Registrering av avvik, feil og kundeklager Forsvarets eiendom skal innlagres og fremkomme som lagerbeholdning i leverandøren logistikkstyringssystem innen 48 timer etter mottak. Samtlige avvik som omfatter vare og tjenesteproduksjon til Forsvaret skal meldes Forsvaret innen 2 virkedager. Skal lukkes innen 14 dager Ved behov for anvisning fra Forsvaret skal kravet være 48 timer fra mottatt anvisning. 2.3.8 Krav statistikk - Rapportering Senest den 12.virkedag etter hvert kvartal skal Leverandøren ha utarbeidet og oversendt Forsvaret en rapport over aktivitetene for forrige kvartal ("kvartalsrapport"). Rapporten skal minimum inneholde: 1. Samlet omsetning under denne Kontrakten, brukket ned på hensiktsmessige nivåer 2. En gjennomgang av egen kontraktsoppfyllelse, herunder rapport på KPI. 3. Oversikt og status på avvik i perioden 4. Oppfølging av saker fra tidligere møter. 5. Saker eller planer i kommende kvartal. Leverandør skal innen 1.februar legge frem en sammenstilt årsrapport med samme innhold. Leverandør skal på forespørsel kunne fremlegge oversikt over transaksjoner. 3 Miljøprofil Leverandør skal velge miljøvennlige produkter og emballasje for å oppnå redusert bruk av helseog miljøfarlige stoffer, mindre forurensning og avfall og økt resirkulering. Leverandør skal fremføre varer med lav energiforbruk og påvirkning av ytre miljø. 4 Etisk Handel Forsvarets leverandører og underleverandører skal opptre i samsvar med de grunnleggende krav jfr Anskaffelsesregelverk 13. mars 2008 nr. 317 for forsvarssektoren (ARF) 1.9.3 Bestemmelser om Etisk Handel.