VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG DENTALT FORBRUKSMATERIELL OG UTSTYR

Transkript

1 Del II VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 1 av 8 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG DENTALT FORBRUKSMATERIELL OG UTSTYR

2 Del II VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 2 av 8 1 Leveranseomfang materiell og tjenester Materiell Generelt Avtalesortiment Styring av tilgjengelighet på varer overfor Forsvaret innenfor avtalesortiment Endring i avtalesortiment Tjenester Opplæring/kompetanse formidling Montering/installasjon Krav til leveransene Generelle krav Forsvarets krav sivile krav Bruksområde Kosteffektive løsninger og produkter Plikter mht. bruk av tilpasset emballasje og merking Lateks produkter Temperaturfølsomt materiell Produktdokumentasjon Krav til funksjonen/prosessen forsyne Generelt Toll og farlig gods Prosesser Generelt Kunderegister og opprettelse av kundeforhold Sortimentslister Bestillingsfrekvens og fremføringskrav Key Performance Indicators (KPI) og Service Level Agreement (SLA) Krav statistikk - Rapportering Møter mellom Forsvaret og Leverandør Miljøprofil Etisk Handel... 8

3 Del II VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 3 av 8 1 Leveranseomfang materiell og tjenester Leveransen skal dekke Forsvarets funksjonelle behov med varer og tjenester til sin tannhelsevirksomhet i Norge og i internasjonale operasjoner. Kontrakten omfatter av følgende vare- og tjenesteleveranser: Varer Dentalt Forbruksmateriell, avgrenset til Forsvarets produktliste jfr Vedlegg Del II Vedlegg A-4-1 Produktliste Dentalt Forbruksmateriell Dentalt Utstyr jfr Vedlegg Del II Vedlegg A-4-2 Produktliste Dentalt utstyr Tjenester/Tilleggsytelser: Kunne forestå installasjon av Dentalt Utstyr når Forsvaret velger å inkludere dette i avrop på Dentalt utstyr. 1.1 Materiell Generelt Dentalt Forbruksmateriell skal dekke Forsvarets behov for generelle forbruksprodukter innen engangs og flergangs utstyr, samt nytt utstyr ved erstatning av utrangert eller investering i nye kontorer. Forsvaret har fokus på å standardisere produktspekteret som skal benyttes, og ønsker å velge produkt som er beregnet for det offentlige markedet med god/høy kvalitet hvor miljøhensyn og brukervennlighet (eks allergivennlig) og redusert forbruk vil være styrende. Samtlige produkt må tilfredsstille krav til merking, lagring og distribusjon etter norske lover og regler. Tilbudte produkter må være godkjent av norsk helsevesen for bruk i Norge. Det er en forutsetning at leverandøren er leveringsdyktig for det utvalget produkt Forsvaret ber om tilbud på. Videre må leverandøren lagerføre de produkt som avtalen gjelder Avtalesortiment Avtalesortimentene omfatter de produkter og utstyr som benyttes i dental behandling ved Forsvarets tannhelsevirksomhet i Norge og i internasjonale operasjoner. Forsvarets behov er ved kontraktsinngåelse angitt i vedleggene Del II Vedlegg A-4-1 Produktliste Dentalt Forbruksmateriell og Del II Vedlegg A-4-2 Produktliste Dentalt utstyr. Forsvaret ønsker å oppdatere avtalesortimentet i avtaleperioden med nye produkter som bedre imøtekommer Forsvarets behov. Leverandøren skal bidra med forslag til forbedrede produkter der det dette foreligger i markedet.

4 Del II VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 4 av Styring av tilgjengelighet på varer overfor Forsvaret innenfor avtalesortiment Styring av Sortiment til Forsvarets brukere Leverandørens rett til salg og leveranse til Forsvarets ulike virksomheter/avdelinger er til enhver tid begrenset til det sortiment som er omfattet av kontrakten. Leverandørene vil til enhver tid ha rett til salg utelukkende på bestillingsliste og det utstyr som blir vunnet gjennom hver minikonkurranse. Bestillingslisten som skal benyttes for avrop på Forbruksmateriell skal være godkjent av Forsvarets eksplisitte kontraktspart jfr. denne avtale. Leverandøren skal ikke fremby for salg eller effektuere bestilling/ordre/leveranse på varer eller tjenester som ikke er innenfor Forsvarets bestillingsliste eller avropt i minikonkurranse. Leverandørens plikt til å levere substitutter Leverandør skal for substituerbare produkter alltid levere det produkt som har lavest pris for Forsvaret. Substituering skjer gjennom forslag til endring i avtalesortiment jfr nedenfor Endring i avtalesortiment Omfang og innhold av avtalesortimenter skal være dynamisk for å sikre Forsvaret tidsmessige riktige produkter og dekke til enhver gjeldende behov. Alle endringer i produkter i avtalesortimentet skal skje etter godkjennelse av Forsvaret. Begge parter kan ta initiativ til endring. Endringer skal skje etter følgende prosedyre: 1. Det foreligger ønske om endring fra en av partene 2. Forsvaret og Leverandøren avklarer tekniske krav til endring som ønskes 3. Leverandøren foreslår substitusjon/tilleggsprodukt og pris, og underbygger prisforslag 4. Forsvaret vurderer produkt og pris 5. Produktet avvises/inntas i avtalesortiment med avtalt pris. Oppdatert avtalesortiment holdes av Leverandøren og utveksles elektronisk mellom partene. Forsvaret vil fravike betalingsplikt for produkter som leverandør inntar i avtalesortiment uten at dette produktet er akseptert jfr. punkt 5. over. 1.2 Tjenester Opplæring/kompetanse formidling Leverandøren skal kunne gi opplæring og produktveiledning etter forespørsel fra Forsvaret på nærmere angitt sted.

5 Del II VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 5 av Montering/installasjon Leverandør skal kunne forestå montasje/ installasjon på nærmere angitt sted i forbindelse med avrop på Dentalt utstyr når dette blir kravstilt i minikonkurransen. 2 Krav til leveransene 2.1 Generelle krav Forsvarets krav sivile krav Forsvaret som forbruker av dentalt forbruksmateriell og utstyr er i hovedsak sammenfallende med tilsvarende virksomhet i det sivile samfunn. Krav til kvalitet (effekt, sikkerhet, pris) på varer og tjenester skal samsvare med de sivile krav som er gjeldende Bruksområde Dentalt forbruksmateriell skal være tilgjengelig for alle Forsvarets tannhelsekontorer. Forsvaret har 19 tannhelsekontorer pr i dag rundt om i landet som leverer tannhelsetjenester (status/behandling)for vernepliktige mannskaper og personell for internasjonal innsats. Ref adresseliste Kosteffektive løsninger og produkter Leverandøren skal søke å fremskaffe det for Forsvarets beste produkt ut fra hensynet til pris og kvalitet fra det totale leverandørmarked og med lavest mulige transaksjonskostnader Plikter mht. bruk av tilpasset emballasje og merking Leverandøren skal benytte tilpasset emballasje, det vil si at leverandøren plikter å benytte emballasje som beskytter mot ekstraordinære situasjoner som varme, kulde, støt og trykk. Varenes transport/lagringstemperatur skal merkes på emballasje og transportpapirer Lateks produkter For å redusere belastningen av allergiproblemer for helsepersonellet og pasient vil lateks frie produkter i størst mulig grad bli foretrukket ved valg av leverandører og sortiment. Anbyderne bes redegjøre for lateks innhold i sitt produktsortiment.

6 Del II VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 6 av Temperaturfølsomt materiell Materiell og utstyr som er temperaturfølsomt skal distribueres med ubrutt kjøle (2 0 C 8 0 C) eller med stabil varmekjede (5 0 C 25 0 C) frem til avtalt leveransepunkt. Leverandøren skal kunne planlegge og emballere forsendelser, basert på Forsvarets inngangsverdier, som sikrer riktig transportbetingelser inn i Forsvarets organisasjon jfr Forsvarets brukerprofil Produktdokumentasjon Leverandøren skal ved kontraktsinngåelse levere/gjøre tilgjengelig bruksanvisning og produktdatablad i elektronisk format for avtalesortimentet. Bruksanvisning og produktdatablad skal utleveres på Norsk. For å vurdere kvaliteten på produktene skal det kunne leveres vareprøver ved forespørsel. 2.2 Krav til funksjonen/prosessen forsyne Generelt Med funksjonen forsyne skal Leverandøren ivareta ansvaret med å sikre at Forsvarets brukere har tilgjengelighet på de varer og tjenester som omfattes av denne kontrakt. Leverandøren skal opprettholde et logistikkstyringssystem som er i stand til å ivareta bestilling, rekvisisjonskontroll, klargjøring og fremføring av avtalt leveranse til Forsvaret. Forsvaret vil anvise hvem som har rekvisisjonsfullmakter og kunne gi rammer for hvorledes avropt foretas Toll og farlig gods Leverandøren skal kunne forestå tollutklarering av samtlige leveranser samt kunne forestå håndtering og forsyning av varer som er eller blir klassifisert som farlig gods. 2.3 Prosesser Generelt Alle prosesser er modellert ut fra Forsvarets konsept for kildelogistikk. Forsvarets ulike avdelinger vil avrope direkte hos leverandør. For avrop på utstyr gjennom minikonkurranse vil avropene foretas sentralt Kunderegister og opprettelse av kundeforhold Leverandøren skal administrere et kunderegister som omfatter registrering og vedlikehold av kundeinformasjonen.

7 Del II VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 7 av 8 Leverandøren skal: Sikre enhetlig kunderegistrering i henhold til Forsvarets inndeling/klassifikasjon (Forsvaret vil anvise dette nærmere) Registrering av nye kunder Endring av kunder Rapportere kunderegister til Forsvaret All samhandling mellom partene forutsetter at Forsvarets avropere på varer eller tjenester har opprettet kundeforhold hos Leverandøren. Ved opprettelse av kundeforhold skal Forsvaret alltid oppgi: Entydig identitet på avroper (avdeling, enhet mv) Leveringsadresse Fakturadresse Kontaktinformasjon på kontaktpunkt i avdeling Forsvarets avropere er ansvarlig for å holde Leverandøren informert om endringer i grunnlaget for opprettelse av kundeforhold. Forsvaret vil søke å få avrop utført ved elektronisk handel. Det er et mål at kundeforhold skal kunne etableres på nettløsning samt at tilgjengelighet til sortiment styres av oppsett i nettløsningen Sortimentslister Forsvaret og Leverandøren skal vedlikeholde et sortiment/forsyningslister som gjøres tilgjengelig på lister på Forsvarets innkjøpsløsning. Forsvaret og leverandør skal kunne ta initiativ til revidering av liste ved behov Bestillingsfrekvens og fremføringskrav Forsvarets har som målsetning å ha 1 månedlig per tannhelsekontor. For året 2009 hadde forsvaret 220 bestillinger totalt Key Performance Indicators (KPI) og Service Level Agreement (SLA) Følgende kvalitetsparametre skal registreres hos leverandør og rapporteres Forsvaret: Parameter Kvalitetsmål Merknad Leveringstid for forbruksmateriell Avdelinger sør for Bodø: 48 timer Avdelinger nord for Bodø: 72 timer Antall timer (helg ikke medregnet) fra Leverandør har mottatt korrekt bestilling til vare er fremført til leveringspunkt. Leveringspresisjon 97 % Fra avtalt bestillingsliste Med leveringspresisjon menes rett vare, i rett antall, til rett tid, på rett sted, rett pris, rett faktura til rett tid.

8 Del II VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 8 av Krav statistikk - Rapportering Senest den 12.virkedag etter hvert kvartal skal Leverandøren ha utarbeidet og oversendt Forsvaret en rapport over aktivitetene for forrige kvartal ("kvartalsrapport"). Rapporten skal minimum inneholde: 1. Samlet omsetning under denne Kontrakten, brukket ned på hensiktsmessige nivåer 2. En gjennomgang av egen kontraktsoppfyllelse, herunder rapport på KPI. 3. Oversikt og status på avvik i perioden 4. Oppfølging av saker fra tidligere møter. 5. Saker eller planer i kommende kvartal. Leverandør skal innen 1.februar legge frem en sammenstilt årsrapport med samme innhold. Leverandør skal på forespørsel kunne fremlegge oversikt over transaksjoner Møter mellom Forsvaret og Leverandør Leverandørens kal på eget eller Forsvarets initiativ delta i møter med Forsvaret. Det vil som minimum avholdes årlige møter. På dette møtet vil følgende agendapunkter være obligatoriske: Justering av sortimentslister Gjennomgang av kontraktoppfyllelse siste år (begge parter) Forslag til forbedringer 3 Miljøprofil Miljøvennlige produkter og emballasje vektlegges for å oppnå redusert bruk av helse- og miljøfarlige stoffer, mindre forurensning og avfall og økt resirkulering. For å minske presset på miljøet og ivareta hensynet til fremtidige generasjoner skal innkjøp til det offentlige gjøres mest mulig miljøeffektivt, hvilket betyr høyest mulig verdiskapning med minst mulig miljøbelastning. Det er ønskelig å få en kortfattet beskrivelse av anbyders og produsentens tiltak i forhold til miljøhensyn relatert til de produkter denne anbudsinnbydelsen omfatter. I den grad det hos anbyder eksisterer systemer for miljøledelse og miljørevisjon, ønskes dette beskrevet. Leverandør skal fremføre varer med lav energiforbruk og påvirkning av ytre miljø. 4 Etisk Handel Forsvarets leverandører og underleverandører skal opptre i samsvar med de grunnleggende krav jfr Anskaffelsesregelverk 13. mars 2008 nr. 317 for forsvarssektoren (ARF) Bestemmelser om Etisk Handel.