Saknr. 12/1343-36 Saksbehandler: Geir Aalgaard Fylkesrådets innstilling til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja 1. Hedmark fylkeskommune skal sluttføre arbeidet med å forhandle med Domstoladministrasjonen om utleie av lokalene på Holmen i Tynset. 2.Fylkestinget delegerer fylkesrådet fullmakt til å signere leiekontrakt med Domstoladministrasjonen. 3. Fylkestinget godkjenner ombyggingskostnadene på 11,7 millioner kroner inkl. mva. i henhold til foreløpig budsjett. Beløpet dekkes av midler på ubundet kapitalfond. Det forutsettes at dette beløpet innfris av Tynset kommune på det tidspunkt kommunen overtar ansvaret for eiendommen. Fylkesrådet delegeres fullmakt til å signere kontrakt med entreprenør. Byggearbeidene skal være avsluttet slik at Domstoladministrasjonen kan ta i bruk lokalene 1. desember 2013. 4. Fylkeskommunen er ansvarlig for at prosjektet, både tidsmessig og økonomisk, gjennomføres innenfor den ramme som er satt for prosjektet. ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja - Hamar, 28.05.2013 Per-Gunnar Sveen fylkesrådsleder
FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: Den videregående skolens aktiviteter på Holmen avsluttes høsten 2013. Det er avtalt med Tynset kommune at de skal overta eiendommen etter denne aktiviteten er avsluttet. Tynset kommune sitt kommunestyre har vedtatt å erverve eiendommene med forbehold om at det blir etablert en leiekontrakt med Domstoladministrasjonen. Denne saken blir fremlagt som en egen sak til fylkestinget i juni 2013. En av oppgavene til Hedmark fylkeskommune er å være en regional utviklingsaktør. Ved å stille «Holmen» på Tynset til disposisjon for Domstoladministrasjonen, sikrer man at tingretten og jordskifteretten har lokaler som gjør det mulig å samlokalisere virksomhetene på Tynset. Etter dagens reguleringsbestemmelser er det begrenset hva eiendommen kan benyttes til. I tillegg er det viktig å bistå så langt som mulig for å sikre at offentlig virksomhet kan benytte bygget, da området er regulert til offentlig tjenesteyting. Det anbefales at Hedmark fylkeskommunen sluttfører forhandlingene med Domstoladministrasjonen. Leieforholdet skal være et regulært leieforhold til markedspris. Det forutsettes at det ikke skal skje noen subsidiering til fordel for leietaker. Da det fortsatt pågår forhandlinger om omfanget av ombyggingene, samt det materielle innholdet i leiekontrakten, anbefales det at fylkesrådet delegeres fullmakt til å signere leiekontrakt. Dette vil sikre kontinuitet i arbeidet, samt sikre at fylkeskommunen kan få startet arbeidet med ombygging i begynnelsen av august. Det har vært forutsatt at utleie skal skje på markedsmessige prinsipper. Det må gjennomføres ombygginger i lokalene. For å sikre kontinuitet i prosessen, samt sikre at entreprenører kan starte ombyggingsarbeidene i begynnelsen av august 2013, må en kontrakt signeres i begynnelsen av juni 2013. I henhold til laveste tilbud er ombyggingskostnadene i henhold til foreløpig budsjett beregnet til kroner 11,7 millioner kroner inkl. mva. Ombyggingskostnadene dekkes av midler på ubundet kapitalfond. Det forutsettes at dette beløpet innfris av Tynset kommune på det tidspunkt kommunen overtar ansvaret for eiendommen. Fylkesrådet bør delegeres fullmakt til å signere avtale med entreprenør. Fylkeskommunen skal være ansvarlig for at prosjektet, både tidsmessig og økonomisk, gjennomføres innenfor den ramme som er satt for prosjektet.
S A K S U T R E D N I N G: Innledning Hedmark fylkeskommune ble kontaktet av Domstoladministrasjonen (DA) med forespørsel om å få leie lokaler på «Holmen» på Tynset. Lokalene benyttes i dag av Nord-Østerdal videregående skole. Skolen flytter ut i løpet av sommeren 2013. Hedmark fylkeskommune og Domstoladministrasjonen forhandler om leiekontrakt. Fylkestinget må vedta at leiekontrakt skal etableres, samt vedta å finansiere ombyggingskostnadene. Bakgrunnen for fylkestingets godkjennelse er de investeringer som må gjøres i anledning av at lokalene planlegges ombygget innvendig for å tilpasse Domstoladministrasjonens bruk til tingrett og jordskifterett. Dette vil medføre utlegg for fylkeskommunen. Utleggene beregnes avskrevet over 30 år. Utredning Det er tidligere vedtatt å avhende Holmen i forbindelse med oppføring av ny videregående skole i Nord-Østerdal. I forbindelse med ny reguleringsplan (2012) har kommunen vedtatt at «Holmen» fortsatt skal være regulert til offentlig formål-tjenesteyting. Det er stor sannsynlighet for at dette begrenser interessen for å erverve bygningsmassen på det åpne markedet. Tynset kommune sitt kommunestyre har vedtatt å erverve Holmen for 10,5 millioner kroner med tillegg for ombyggingskostnader relatert til Domstoladministrasjonens behov for ombygging. Forutsetningen for ervervet er at Hedmark fylkeskommune leier ut deler av Holmen til Domstoladministrasjonen. Hedmark fylkeskommune har tilsvarende sak om avhending av eiendommen til Tynset kommune i fylkestinget som skal gjennomføres i juni 2013. Dagens leiekontrakter for Tingretten og Jordskifteretten utgår 31. desember 2013. Domstoladministrasjonen må inn i nye lokaler før årsskiftet 2013/2014. Leietaker, som vil være Domstoladministrasjonen, har varslet at deres brukere, som er tingretten og jordskifteretten, ønsker å ta i bruk lokalene 1. desember 2013. Leietiden er foreløpig foreslått å være 10 år med opsjon på 5x5 nye år. Det har vært forutsatt at leiekontrakten skulle baseres på vanlige markedsmessige prinsipper.
Lokalene må tilpasses slik at tingretten og jordskifteretten kan benytte lokalene. Leietaker ønsker at utleier gjennomfører og bekoster ombyggingen. Ombyggingen av lokalene vil skje i henhold til de krav leietaker stiller. Det har i en lengre periode vært en prosess på å definere hvilke behov Domstoladministrasjonen ønsker til nye lokaler, og om de skulle bruke D- og C- fløyen eller bare D- fløyen. Valget falt på D-fløyen. Leietaker ønsker å benytte D-fløyens 2. og 3. etasje. Totalt utgjør bruttoleieareal 1055 kvadratmeter. Av dette utgjør eksklusivt leieareal 856 kvadratmeter og 167 andel fellesareal. Det legges opp til en totalentreprise. Det er i anbudet tatt forbehold om fylkestingets godkjennelse til at ombygging kan igangsettes. Det skal også føres forhandlinger som åpner for å redusere tiltak som ønskes gjennomført for å redusere ombyggingskostnadene. Oppdraget ble utlyst på Doffin med frist for å komme med tilbud i begynnelsen medio mai 2013. Det har innkommet 3 tilbud. I henhold til laveste tilbud er det satt opp budsjett for ombyggingen på kroner 11.656.980. Leietaker og utleier forhandler om leiekontrakt på markedsmessige betingelser, med forbehold om politisk godkjennelse. Kontrakten vil uansett ikke bli signert før faktiske kostnader til ombygging er klarlagt og kostnadene er innenfor de rammer leietaker setter. Forutsetningene for en leieavtale er avklart med Tynset kommune. Det anbefales at fylkestinget delegerer fylkesrådet fullmakt til å underskrive leiekontrakten med Domstoladministrasjonen. Beløpet anbefales dekket av midler på ubundet kapitalfond. Det forutsettes at dette beløpet innfris av Tynset kommune på det tidspunkt kommunen overtar ansvaret for eiendommen. Fylkesrådets drøfting Den videregående skolens aktiviteter på Holmen avsluttes høsten 2013. Det er avtalt med Tynset kommune at de skal overta eiendommen etter at denne aktiviteten er avsluttet. Tynset kommune sitt kommunestyre har vedtatt å erverve eiendommene med forbehold om at det blir etablert en leiekontrakt med Domstoladministrasjonen. Sak om salg av Holmen blir fremlagt som en egen sak til fylkestinget i juni 2013. Hedmark fylkeskommune ble kontaktet av Domstoladministrasjonen november 2011 med en forespørsel om å leie deler av fylkeskommunens lokaler i «Holmen». Formålet med henvendelsen er å erstatte dagens leieavtaler som utløper i 2013, samt samlokalisere tingretten og jordskifteretten sine virksomheter på Tynset. Per i dag er de lokalisert i hvert sitt bygg.
En av oppgavene til Hedmark fylkeskommune er å være regional utviklingsaktør. Ved å stille «Holmen» til disposisjon for Domstoladministrasjonen, sikrer man at tingretten og jordskifteretten har lokaler som gjør det mulig å samlokalisere virksomhetene på Tynset. I tillegg er det viktig å bistå så langt som mulig for å sikre at offentlig virksomhet kan benytte bygget, da området er regulert til offentlig tjenesteyting. På bakgrunn av dagens reguleringsbestemmelser er det begrenset hva eiendommen kan benyttes til. Byggets beliggenhet gjør det også egnet til å utøve denne type virksomhet i Tynset. I tillegg er det overskuddsareal i bygget som gjør det mulig å utvide leieforholdet hvis behovet skulle oppstå. Det pågår for tiden forhandlinger på omfanget om ombygginger etter krav fra leietaker, samt leiekontraktens materielle innhold. Det anbefales at fylkesrådet sluttfører forhandlingene med Domstoladministrasjonen. Det har vært forutsatt at utleie skal skje på markedsmessige prinsipper. Det forutsettes derfor at det ikke skal skje noen subsidiering til fordel for leietaker. Fylkesrådet anbefaler at de blir delegert fullmakt til å signere forpliktende leiekontrakt med Domstoladministrasjonen for å sikre at leietaker kan flytte inn til overtakelse, som er planlagt å gjennomføres 1. desember 2013. Bygget er utformet som formålsbygg og benyttes i dag til skolevirksomhet. Det må gjøres ombygginger for å tilpasse lokalene til Domstoladministrasjonens virksomhet. For å sikre at Hedmark fylkeskommune har kontroll over egen bygningsmasse, har fylkesrådet lagt til grunn leietakers ønske om at utleier forestår og bekoster ombyggingen med forbehold om fylkestingets godkjennelse. Denne praksisen er også i samsvar med andre leieforhold Domstoladministrasjonen har til sine bygg i resten av landet. For å sikre kontinuitet i prosessen, samt sikre at entreprenører kan starte ombyggingsarbeidene i begynnelsen av august 2013, må en kontrakt signeres i begynnelsen av juni 2013. Ombyggingskostnadene utgjør 11,7 millioner kroner inkl. mva. i henhold til foreløpig budsjett. Beløpet dekkes av midler på ubundet kapitalfond. Det forutsettes at dette beløpet innfris av Tynset kommune på det tidspunkt kommunen overtar ansvaret for eiendommen. Fylkesrådet bør delegeres fullmakt til å signere kontrakt med entreprenør. Byggearbeidene skal være avsluttet slik at Domstoladministrasjonen kan ta i bruk lokalene 1. desember 20103. Fylkeskommunen bør være ansvarlig for at prosjektet, både tidsmessig og økonomisk, gjennomføres innenfor den ramme som er satt for prosjektet.... Sett inn saksutredningen over denne linja