2012/4699 Rammeavtale for levering av translatørtjenester

2012/4699 Rammeavtale for levering av translatørtjenester Generell Informasjon Versjon 3 Url http://com.mercell.com/permalink/33530798.aspx Ekstern anbuds referanse ID 2012/4699 Konkurranse type: Anbudskonkurranse Dato for offentliggjørelse 01.08.2012 14:28 Tilbudsfrist 23.08.2012 12:00 Endret dato 01.08.2012 14:28 Åpningsdato 23.08.2012 12:00 Oppdragsgiver Firma Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap Adresse Rambergveien 9 Postboks 2014, 3103 Tønsberg Postnr/By 3115 TØNSBERG Norge Versjonsendringer Lagt til to dokumenter for prøveoversettelse Beskrivelse Side 1 av 11

Det skal inngås rammeavtale med inntil 2 leverandører for levering av translatørtjenester. Avtalen omfatter oversettelse til ulike språk, hovedsaklig engelsk, i tillegg til nynorsk. Andre språk som kan bli aktuelle er bl.a. tysk, spansk og fransk. Oppdrag vil også omfatte språkvask og korrektur av tekster (manus og lignende), i hovedsak norsk som ikke skal oversettes. Dersom det inngås avtale med to leverandører, vil oppdragene bli fordelt på følgende måte: Én leverandør får enerett på oppdrag for oversettelse til engelsk og øvrige språk, i tillegg til språkvask og korrektur av tekster Én leverandør får enerett på oppdrag for oversettelse til nynorsk Det kan således inngis tilbud på følgende måte: 1. Tilbud på oversettelse til engelsk, øvrige språk, korrektur og språkvask, eller 2. Tilbud på oversettelse til nynorsk, eller 3. Tilbud på oversettelse til engelsk, øvrige språk, nynorsk, korrektur og språkvask Det må fremgå tydelig av tilbudet hvilken/hvilke del/deler av oppdraget det inngis tilbud på. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtale med enten en eller to leverandører, ut fra hva som anses økonomisk mest fordelaktig. DSB har jevnlig behov for oversettelser av skriftlig materiale. Dette kan dreie seg om lovtekster, forskrifter, rundskriv, retningslinjer, veiledninger, tekniske spesifikasjoner, rapporter, brosjyrer, websider o.l innenfor DSBs arbeidsområder. Tekster som skal oversettes er fagtekster eller generelle tekster av varierende lengde, alt fra hele publikasjoner til korte tekster i brosjyrer, nettsider, annonser og lignende. Ved oversetting av lov- og forskriftstekster, kontrakter eller lignende kreves det at oversettelsen er utført av statsautorisert translatør. Oppdragene kan ha korte tidsfrister. Oppdrag fra DSB leveres i Word eller PDF (her må tekst hentes fra PDF- dokument). DSB har et vidt forvaltningsområde og dette stiller store krav til oversettelser innen ulike fagområder (se www.dsb.no). Det forventes samarbeid mellom leverandør og DSB ved oversettelse, spesielt gjelder dette for fagtekster innen DSBs områder. Eksempler på publikasjoner innen ulike fagområder: Samfunnssikkerhet i arealplanlegging - Kartlegging av risiko og sårbarhet (norsk) Nasjonalt risikobilde 2012 (norsk) Easily installed automatic extinguishing system (oversatt til engelsk) Newinfluenza A virus (H1N1) (oversatt til engelsk) Arbeidsgruppe bustadbranntryggleik (oversatt til nynorsk) Kontrakt vil bli inngått for en periode på 2 år, med opsjon for ytterligere 2 år, til sammen maksimalt 4 år. Avtalen trer i kraft fra det tidspunkt kontraktens er signert av begge parter. Kontrakten vil bestå av statens standardavtale for oppdrag, SSA-O. Se tillegg til bestemmelser om fakturering i konkurransegrunnlagets bilag 2. Det forutsettes at leverandøren gjør seg kjent med innholdet i kontraktsdokumentene og kan godta disse uten forbehold, eventuelt angi forbehold i konkurransegrunnlagets bilag 1. Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I og III. Anskaffelsen foretas ved gjennomføring av åpen anbudskonkurranse. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Dette innebærer at det ikke gis anledning til å endre tilbudene, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor inngi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Tilbudet skal utformes på norsk og bestå av: Side 2 av 11

et datert og signert tilbudsbrev med en kort presentasjon av leverandøren, i tillegg til en beskrivelse av tjenesten som tilbys i henhold til beskrivelsen av oppdraget i pkt. 2 og tildelingskriteriene i pkt. 6 og leverandørens navn, adresse, kontaktperson, telefon og e-postadresse Tilbudsbrevet skal ha følgende nummererte vedlegg: 1. Signert erklæring om aksept av vilkår eller angivelse av eventuelle forbehold, se Bilag 1. 2. En sladdet versjon av det samlede tilbudet, hvor opplysninger av konkurransemessig betydning er fjernet, jf. offentleglova. 13 og forvaltningslovens 13, 1. ledd 2) (taushetsplikt ved innsynsbegjæringer). Vi ber om at tilbudsdokumentene IKKE sendes i zippede filer ved tilbudsinnleveringen Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, innen tilbudsfristen. Klikk på linken for å få tilgang til portalen. Tilbydere som ikke er bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til hvordan verktøyet fungerer for innlevering av tilbud, må ta kontakt med Mercell Support på følgende e-postadresse eller telefon: support@mercell.com, telefon +47 21 01 88 60. Innlevering av tilbud via elektronisk portal krever elektronisk signatur. Informasjon om dette finnes på Buypass, BankId eller Commfides. Klikk på linkene for nærmere informasjon, eller kontakt Mercell support. Alle spørsmål i anledning konkurransen skal stilles i kommunikasjonsmodulen til Mercell. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Tilbudet kan innleveres når som helst innen tilbudsfrist, men vil ikke bli åpnet før etter utløp av tilbudsfristen. Dersom innlevert tilbud ønskes endret som følge av tilleggsopplysninger fra oppdragsgiver eller av andre årsaker, kan dette gjøres enkelt via portalen helt frem til utløp av tilbudsfrist. Eventuelle kostnader som tilbyder har ifm utarbeidelse, levering og oppfølging av svar på oppdragsgivers konkurransegrunnlag, må dekkes av tilbyder selv og vil ikke bli refundert CPV koder Kode Beskrivelse 79530000 Oversettelsestjenester Tilleggsinformasjon Dato Navn Beskrivelse Side 3 av 11

02.08.2012 14:17 Spørsmål og svar pr. 2. august 2012 Vi har mottatt følgende spørsmål fra en leverandør: Spørsmål 1: Jeg ser at det i tillegg til pris per ord, også bes om pris per time for oversettelse. Det er svært uvanlig å time-betale for oversettelse - og jeg lurer på: ser man her for seg at oversetteren skal komme til DSBs lokaler og arbeide der i et gitt antall timer?skal i så fall korrektur bortfalle? Eller skal man beregne en timepris der kvalitetssikring og korrektur er iberegnet Svar: Nei, det vil ikke være aktuelt at oversetter arbeider i DSBs lokaler. Vi ønsker her å få oppgitt en timepris, i tillegg til pr. ord/ pr. A4- side, for å få et sammenligningsgrunnlag for de fire områdene som er nevnt i konkurransegrunnlagets pkt. 6.2. Side 4 av 11

01.08.2012 14:22 Ytterligere spørsmål samt utsendelse av tekster for oversettelse i forbindelse med tilbudsinnlevering pr. 1. august 2012 Vi har mottatt følgende innspill og oppfølgende spørsmål, i forbindelse med spørsmål 2 besvart tidligere i dag: Innspill: Ref. konkurransegrunnlagets punkt 6.1 og spørsmål og svar per 1. august: DSB svarer at det er ønskelig å få tilsendt konkrete tekster som kan belyse «kvaliteten på oversettelser som leverandøren har utført». Vi har ikke tolket formuleringen «eksempel på utførte oppdrag for offentlig forvaltning for aktuelle oversettere» som at det skal sendes inn arbeidsprøver. En vurdering av arbeidsprøver vil etter vår erfaring være krevende av flere grunner: Flere av våre mest relevante arbeidsprøver vil være taushetsbelagte tekster som vi ikke vil ha anledning til å gi DSB innsyn i For at vi som leverandør skal sikre at prøvene er relevante på flest mulig områder vil omfanget av tilsendt tekst kunne bli svært stort Det vil være vanskelig for DSB å vurdere objektiv kvalitet på ulike arbeidsprøver siden tekstene vil ha ulike oppdragsgivere, ulik form og ulik hensikt/målgruppe Kunden legger ofte føringer for en oversettelse som gjør at kvalitet vanskelig kan vurderes objektivt kun ut fra ferdig oversatt tekst Dersom DSB ønsker arbeidsprøver fra hver enkelt oversetter som tilbys til alle de tilbudte språkene vil dette være så arbeidskrevende for oss å hente fram at det kan være vanskelig å få det til innen anbudsfristen. Det vanlige er at oppdragsgiver ber om en prøveoversettelse, slik at alle tilbyderne leverer oversettelse av samme tekst. Dette sikrer sammenlignbarhet og gir oppdragsgiver en reell mulighet til å vurdere objektiv kvalitet. En prøveoversettelse vil naturligvis også kreve noe tid. Vårt spørsmål er derfor som følger: Spørsmål 1: Vil DSB vurdere å sende ut en prøveoversettelse i stedet for å be om arbeidsprøver? Svar: Vi har forståelse for innspillet som angitt ovenfor, og har etter en nærmere vurdering kommet frem til at vi i stedet for arbeidsprøver tilknyttet tildelingskriteriet i konkurransegrunnlagets pkt. 6.1, ber leverandørene inkludere en prøveoversettelse i forbindelse med tilbudsinnleveringen. Vedlagt følger to korte dokumenter som bes oversatt til engelsk og/ eller nynorsk, avhengig av hva den enkelte leverandør ønsker å inngi tilbud på. Spørsmål 2: Dersom ønsket om arbeidsprøver opprettholdes, omfatter dette arbeidsprøver per oversetter per tilbudt språk? Svar: Eksempler om arbeidsprøver utgår, ref. svar til spørsmål 1. Spørsmål 3: Dersom svaret blir ja på 1 eller 2, vil DSB vurdere å utsette anbudsfristen? Svar: Tilbudsfristen forlenges som en følge av krav om prøveoversettelse av vedlagte dokumenter til 23. august 2012 kl. 12:00 Side 5 av 11

01.08.2012 11:07 Spørsmål og svar pr. 1. august 2012 Vi har mottatt følgende spørsmål fra leverandører: Spørsmål 1: «III.2.3) Teknisk kapasitet Informasjon og formaliteter nødvendig for evalueringen hvis kriteriene er dekket: K07 Foretakets viktigste leveranser de siste 3 år, inkludert verdi, tidspunkt og mottaker» Med «verdi», mener dere hva kunden har betalt for alle jobbene? Det er jo en kjempejobb å skulle liste opp alle jobber de siste 3 år med pris. Regnskapet viser jo omsetningen. Svar: Det er tilstrekkelig å angi de 3-5 viktigste/største kontraktene med de opplysninger som etterspørres. Dette for å kunne forta en vurdering av leverandørens kapasitet/nivå/erfaring med tilsvarende oppdrag som sådann. Spørsmål 2: Det står under punkt 6.1 i konkurransegrunnlaget at de ønskjer tilsendt "eksempel på utførte oppdrag". Kva legg de i det? Er det nok å lage ei liste over aktuelle tekstar vi har omsett, og ta med kva type tekst det er snakk om, omfanget, når vi utførte oppdraget, og kven som er oppdragsgivar? Og vil ei slik liste i så fall tilsvare det de etterspør i dokumentasjonskravet K07 (viktigaste leveransar dei siste tre åra)? Svar: Med "eksempel på utførte oppdrag" ønsker vi å få et grunnlag for å vurdere kvaliteten på oversettelser som leverandøren har utført. Det vil derfor være mest aktuelt med konkrete tekster som kan belyse dette, og som etter leverandørens oppfatning er relevant i så måte. Dette vil således ikke sammenfalle med kvalifikasjonskravet som nevnt, som skal si noe om leverandørens kapasitet og erfaring som sådann. Side 6 av 11

09.07.2012 09:03 Spørsmål og svar pr. 9. juli 2012 Vi har mottatt følgende spørsmål fra en leverandør: Spørsmål 1: I konkurransegrunnlagets pkt 6.2, "Nærmere om tildelingskriteriet pris", står det Pris/kostnad (40%) - hva menes med 40% i denne sammenheng? Svar: Tildelingskriteriet pris vektlegges med 40% og tildelingskriteriet kvalitet 60% i den totale vurderingen for å identifisere det tilbudet som er økonomisk mest fordelaktig. Dette betyr altså at kvalitet vil vektlegges mer enn pris i vurderingen. Spørsmål 2: Og det bes også om dokumentasjon. Altså - det bes om pris både per ord og per side à 1800 tegn ikke inkludert mellomrom for oversettelse og pris per time for språkvask og for korrektur. Men hva slags dokumentasjon er det man ser for seg å legge ved et pristilbud? Svar: Som det fremgår av tildelingskriteriet pris, kreve sdet ingen dokumentasjon tilknytte dette kravet enn at prisene skal OPPGIS av tilbyderne. Spørsmål 3: Jeg har enda et spørsmål vedrørende kvalifikasjonskrav for tilbydere som leverer anbud til rammeavtale for translatørtjenester: Holder det med firmaattest, attester for betalt skatt og moms, samt regnskap for 2011 (om man ikke revisjonspliktig)? Har jeg forstått kvalifikasjonskravene riktig? Svar: ALLE kvalifikasjonskravene som fremgår av kunnegjøringen må besvares med etterspurt dokumentasjon. Dette betyr at i tillegg til de attestene du nevner samt årsregnskap, skal det vedlegges dokumentasjon som viser tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner, nærmere bestemt en oversikt over foretakets viktigste leveranser de siste 3 år, inkludert verdi, tidspunkt og mottaker, i tillegg til en redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem. Dersom firmaet er sertifisert, skal det vedlegges kopi av gyldig sertifikat. 02.07.2012 14:31 Spørsmål og svar pr. 2. juli 2012 Dersom et eller flere av kravene IKKE er tilstrekkelig dokumentert eller beskrevet i tilbudet, medfører dette at tilbyder ikke er kvalifisert for deltakelse i konkurransen, og derav vil bli avvist fra deltakelse i konkurransen. Vi har mottatt følgende spørsmål fra en leverandør: Spørsmål 1: Det var en som gjorde oppmerksom på at man bruker å telle en side som "1800 inkl. mellomrom eller 2000 inkl. mellomrom". Og det ble svart at man gjerne ville ha pris både på A4-side på 1800 tegn, - og per ord. Det må vel ha vært en skrivefeil, og vedkommende må vel ha ment "1800 tegn IKKE inkludert mellomrom eller 2000 tegn inkludert mellomrom"? Når dere ber om pris på A4-side på 1800 tegn, mener dere med eller uten mellomrom? Svar (presisering av tidligere spørsmål og svar): 1800 tegn, IKKE inkludert mellomrom. Spørsmål 2: Gjelder dette ønsket, pris per ord samt pris per A4-side, også for oversettelse til andre språk? Svar: Ja Spørsmål 3: Vi statsautoriserte translatører opplever stadig at oversettelsesbyråer spør oss om de kan oppgi oss i anbudssammenheng, for så erfare at oppdragene går til uautoriserte, som tar lavere pris. Jeg ser dere nevner statsautorisering som et ønske. Ber dere om noen form forsikring om at det vitterlig brukes statsautoriserte translatører om kontrakten blir tildelt, og at ikke navnene på statsautoriserte translatører kun "pynter" på anbudet? Svar: For noen tekster vil det være et krav at oversettelse skal utføres av statsautorisert translatør. Byrå som leverer tilbud må derfor ha tilknytning til statsautorisert translatør som kan utføre disse oppdragene, og dokumentere dette på en hensiktsmessig måte. Dersom det oppgis statsautoriserte translatører kun for å "punte" på anbudet, vil dette kunne medføre heving av kontrakten, da dette er et absolutt krav og innebære at kontrakten er inngått på bristende forutsetninger. Side 7 av 11

26.06.2012 21:36 Spørsmål og svar pr. 27. juni 2012 Vi harmottatt følgende spørsmål fra en leverandør: Spørsmål 1: Skal prisene beregnes ut fra kildetekst (original) eller måltekst (ferdig oversatt tekst)? Svar: Prisene skal beregnes ut fra kildetekst (original). Spørsmål 2: Også for nynorsk er det vanlig for oversettingsbransjen å beregne ordpris, er det mulig å endre til ordpris i stedet for A4-side? For oversettelser generelt gjelder at det er stort sett kun enkelte juridiske oversettere/oversettelser som baseres på sidepris og timepriser. (om man beregner sidepriser, er de brukte målene enten 1800 tegn inkl. mellomrom eller 2000 tegn inkl. mellomrom) Svar: Vi ønsker at det gis pris både på A4- sider med 1800 tegn pr. side, OG pr. ord. Vi ber leverandørene om å følge dette i sine tilbud, da vi er avhengig av å få sammenlignbare priser når tilbudene skal evalueres. 26.06.2012 10:05 Spørsmål og svar pr. 26. juni 2012 Vi har mottatt følgende spørsmål fra en leverandør: Spørsmål 1: Jeg finner ingen opplysninger om kontraktens antatte verdi i konkurransegrunnlaget og ber om at dette blir opplyst. Ettersom denne opplysningen er av stor betydning for om vi vil starte arbeidet med å gi anbud, ber vi om at dette fremlegges snarest. Svar: Det er ikke mulig å angi kontraktens verdi helt eksakt, da avrop på avtalen alltid vil avhenge av antall oppdrag som vil kunne variere fra år til år, basert på DSBs aktiviteter som hvert år bestemmes gjennom Justis- og beredskapsdepartementets tildelingsbrev. Anslagsvis vil verdien på nynorsoversettelser vær rundt 600 000 eks. mva. over 4 år, og tilsvarende 500 000 eks. mva. for øvrige språk. Dette er kun en antakelse, og ikke bindende anslag for DSB. Som en følge av samlet verdi, har vi kunngjort konkurransen i samsvar med forskriftens del 3, i det den totale verdien antas å overstige terskelverdien for EØS- kunngjøringspliktige anskaffelser. Spørsmål 2: Videre etterlyses en kontraktsmal for den kontrakten som tenkes inngått med valgt leverandør. Svar: I konkurransegrunnlagets pkt. 3 er det angitt at statens standardavtale SSA-O vil bli benyttet. Der ligger det også en hyperlink til DIFIs nettested, hvor denne kontrakten kan leses. Kriterier Side 8 av 11

1 Kvalitet 60,0% Under tildelingskriteriet "kvalitet", vil det bli lagt vekt på følgende: Språk: Språk Prioritet Nynorsk 1. Engelsk 2. Andre språk 3. For å synliggjøre kompetanse innen de tilbudte språkene ønsker vi tilsendt CV, referanser og eksempel på utførte oppdrag for offentlig forvaltning for aktuelle oversetterne. Kvaliteten vurderes i prioritert rekkefølge slik at et tilbud med høy kompetanse rundt 1. prioritert språk kommer sterkere ut enn tilbud med høy kompetanse rundt 2. og 3 prioriterte språk. Ved likhet i 1. prioriterte språk, øker tilbudenes kvalitet med kompetanse runde de nedprioriterte språkene. Man vil altså oppnå høyere skår på kvalitet ved å tilby mange språk av høy kvalitet, men vil allikevel kunne falle ut av konkurransen ved lav kunnskap om høyt prioriterte språk. Dette etter prinsippet kvalitet foran kvantitet. Vi ønsker oversettere med kompetanse innen fagtermer (f.eks, terminology management) og DSBs fagområder, referanser og eksempel på utførte oppdrag for offentlig forvaltning. Det vil i tillegg legges vekt på om leverandøren er eller har tilgang til autorisert/-e translatør/-er. Organisering: Vi ønsker beskrevet hvordan tilbyder organiserer mottak av oppdrag og leveringstid med følgende parametere: Mottaksapparat for oppdrag Beskrives av tilbyder Hasteoppdrag Tid fra mottatt oppdrag til arbeid igangsettes for engelsk og nynorsk Oppgis Kvalitetssikring av oppdrag internt og med DSB før levering til DSB (språksjekk, morsmålsjekk eller lignende) Side 9 av 11

Beskrives av tilbyder Side 10 av 11

2 Pris 40,0% Tilbudene vurderes med bakgrunn i oppdrag på minst 500 ord. Priser skal oppgis eks. mva.: Område Nærmere beskrivelse Dokumentasjon Oversetting engelsk og øvrige språk Pris per ord Pris per time Oppgis Oversetting nynorsk Pris per A4-side (2 400 tegn) Pris per time Oppgis Språkvask Pris per time Oppgis Korrektur Pris per time Oppgis Side 11 av 11