Kvikkguide Send og Motta efaktura bedrift i Nettbank bedrift Versjon 01.2013 1
Innhold: Denne kvikkguiden gir en beskrivelse av tjenestene: - Send efaktura enkeltvis i Nettbank bedrift - Motta efaktura enkeltvis i Nettbank bedrift - Arkiv Ønsker du informasjon om våre filløsninger samt print/scanning, ta kontakt med banken. For mer informasjon og detaljert beskrivelse av tjenestene - be om å få tilsendt brukerhåndbok. Innlogging fra Nettbank bedrift Logg inn i Nettbank bedrift. NB! Benytt BankID med kodebrikke eller engangskode fra mobil for å få tilgang til fakturatjenesten. BankID på mobil er foreløpig ikke tilrettelagt for direkte innlogging i fakturatjenesten. Velg efaktura fra hovedmeny og deretter: - Fakturatjenesten: lag og send enkeltfaktura, se sendte enkeltfakturaer, hent avtaler, arkiv og administrasjon av brukere. - Mottatte efakturaer: se og behandle mottatte fakturaer. Adressering og aksesspunkt Som adresseringsbegrep mellom fakturautsteder og fakturamottaker i bankenes nettverk, brukes organisasjonsnummer for å sende til statlige mottakere og efakturaid til bedrifter. efakturaid består av BIC-IBAN. BIC nummer (Bank Identier Code) IBAN nummer (International Bank Account Number) Statlige fakturamottakere og andre bedrifter registrert i ELMA for mottak av faktura fra aksesspunkt, må adresseres med bruk av organisasjonsnummer. Innlogging til fakturatjenesten via egen nettadresse (url) Dersom du ikke har tilgang til Nettbank bedrift, kan du få tilgang til egen link til fakturatjenesten. Ta kontakt med banken. 2
Send efaktura bedrift i Nettbank bedrift Tjenesten kan brukes til å sende fakturaer enkeltvis. Faktura kan sendes til bedrifter, statlige mottakere og privatkunder. Avtalen etableres automatisk første gang bedriften registrerer og sender en faktura dvs. ved første gangs bruk. Priser for tjenesten står i bankens prisliste og er en del av avtaleaksepten. Velg utgående faktura fra hovedmeny og deretter lag og send enkeltfaktura. Fakturamottaker kan lagres i eget mottaksregister. Informasjon om mottaker vil da vises automatisk når man lager en ny faktura til en kjent mottaker. Det er mulig å mellomlagre siste påbegynte faktura ved å klikke på lagre påbegynt faktura. Faktura hentes opp igjen ved å klikke på hent sist påbegynte faktura - registrering kan fortsette. Send efaktura til Staten Send efaktura bedrift er tilpasset krav til Staten og påkrevde felter vil fremkomme i fakturamal ved valg av mottakertype Statlig. Eksempel på skjermbilde til statlig mottaker: For å sende med vedlegg, må mottakertype Statlig velges. Last opp Vedlegg nederst i skjermbildet. Følgende vedleggstyper kan sendes med fakturaen: pdf, tiff, tif,jpg, jpeg, png, xls, doc, xml. Vedlegg kan være på inntil 4 sider. 3
Send efaktura til bedrifter Eksempel på skjermbilde til bedrift. Når bedriften skal sende en elektronisk faktura til mottaker, må man angi mottakers efakturaid (BIC og IBAN) Når feltene er utfylt velger man Neste steg og får opp et nytt skjermbilde som viser den fakturaen man har laget. Sjekk at alle felter er korrekt utfylt. For endringer velg forrige steg. Når alle opplysninger er korrekt, bekreft ved å velge Send faktura. 4
Send enkeltfaktura til privatpersoner Eksempel på skjermbilde til en privatperson. Når bedriften velger å sende en faktura til en privatperson, vil fakturamalen endres slik at feltene for mottakers BIC og IBAN bortfaller og feltet for organisasjonsnr endres til kundenr. Privatpersoner vil motta faktura som printet faktura i vanlig post. Se sendte fakturaer Etter registrering av en faktura kan man hente ut en oversikt over sendte faktura. Her vil du se om fakturaen er behandlet eller avvist. Dette skjermbilde brukes også dersom man vil sende kopi, purring eller kreditnota på tidligere sendt faktura. Eksempel: Dersom man ønsker å lage en kopi eller purring av tidligere sendt faktura klikker man på kopi eller purring og informasjon om faktura kommer frem i et nytt skjermbilde. For kopi av faktura kan ikke innhold endres, men ved purring kan man legge til et purregebyr om ønskelig. Ved ønske om å lage kreditnota går man til se sendte enkeltfaktura, finner ønsket faktura og klikker på ny enkeltfaktura og velger fakturatype kreditnota. Merk! Kopi og purring er ikke tilgjengelig til statlige mottakere. 5
Hent avtaler Det er etablert en funksjon for å søke opp andre bedrifter som kan sende og motta elektroniske fakturaer. Denne funksjonen finnes under Utgående faktura under valget Hent avtaler. Det er mulig å laste ned lister i regneark. Det er mulig å søke på navn eller organisasjonsnummer. Eksempel på skjermbilde hent avtaler : Arkiv Fakturautsteder og fakturamottaker har mulighet for å se sine sendte og mottatte fakturaer ved bruk av arkivtjenesten. Hver enkelt faktura vil automatisk bli lagret i 16 måneder. Søkekriteriene gir en oversikt over alle fakturaer, der siste sendte faktura ligger øverst i oversikten. Ved å klikke på ikonet for Detaljer vises faktura og vedlegg i pdf-format. Banken tilbyr langtidsarkiv i 10 år. Fakturaene lagres i pdf-format. Eksempel på arkiv for utgående faktura: 6
Motta efaktura bedrift Bedriften kan motta alle sine fakturaer elektronisk i Nettbank bedrift. Der vises fakturaene enkeltvis og de kan betales direkte fra denne funksjonen. Velkomstsiden i nettbanken viser antall mottatte fakturaer som er ubehandlet. Oversikt over ubehandlede fakturaer. Det er mulig å registrere flere fakturaer før man velger å godkjenne, eller du kan velge å registrere og godkjenne en og en faktura. Dette er på samme måte som ordinære betalinger. Skjermbilde for å registrere betaling, med link til fakturaen. 7
Administrere brukere med tilgang til fakturatjenesten Bedriftens administrator går inn i menyen Administrasjon for å gi både seg selv og andre nødvendige rettigheter. Rollene i fakturatjenesten er: Administrator, innsyn, registrer og sperret. En bruker kan inneha flere roller. Alle brukere må ha en gyldig BankID. Eksempel på skjermbilde Roller og rettigheter : Driftsmønster Innkommende fakturaer vil bli behandlet 2 ganger i timen og kvitteringer på eventuelle feil vil bli distribuert umiddelbart etter behandling. Distribusjon av faktura til utsteder eller mottaker vil skje en gang pr time. Print og distribusjon av papirfakturaer vil skje senest 48 timer etter mottatt faktura. Kundeservice Ta kontakt med bankens kundeservice ved feil, driftsstans eller mangler i tjenesten. Bankens kundeservice er behjelpelig med å svare på henvendelser angående funksjonalitet i tjenesten. Se bankens nettsider for kontaktinformasjon. Avslutning av tjenesten Dersom en fakturautsteder/-mottaker ønsker å avslutte efaktura B2B avtale, må bedriften ta kontakt med banken. Forretningsmessige forhold knyttet til en oppsigelse er regulert i avtalevilkår mellom banken og fakturautsteder/-mottaker. 8