Visma Oppvekst Skole Temahefte VO Timeplan
INNHOLD: Visma Oppvekst Skole... 1 Temahefte... 1 VO Timeplan... 1 INNHOLD:... 2 Import i VO Timeplan... 3 Å manøvrere i VO Timeplan... 5 Arbeidsvinduer... 6 Klassevinduet... 6 Klassens fag og timefordeling... 7 Menylinja... 7 Fil... 7 Ressurser... 8 Vis Klasse, Vis Lærer, Vis Rom... 8 Total oversikter... 8 Auto... 9 Neste... 10 Info... 10 Innstillinger... 11 Internettpublisering... 12 Publisering på egen server.... 13 Hjelp... 14 Viktige funksjoner... 14 Hel og halv lesebrøk... 14 Å lage, kopiere og slette økter... 15 Flere fag i ei økt... 16 Rekkelenking... 18 Parallellegging... 19 Farger og merker i timeplanen... 19 Filbehandling... 20 Å legge en plan automatisk... 20 Sjekk og juster... 20 Klasser... 20 Lærere... 20 Rom... 20 Fag... 20 Klassens timetall... 21 Overskrift 3... Feil! Bokmerke er ikke definert. Rediger i øktene... 21 Fag som skal i samme økt... 22 Lag nye økter og fag... 22 Rekkelenk og parallellegg... 22 Legg forutsetninger manuelt... 22 Kjør Auto... 23 Optimaliser manuelt... 23 Utvid til flere uker... 23 Skrive ut... 23 2 Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1
Import i VO Timeplan Åpne VO Timeplan. Velg Fil og Ny. Hvis du vil at skolens navn skal komme med på utskrifter, må du skrive det inn her. Huk av for importer ressurser. Du kan ta bort haken i et felt dersom det er noe du ikke vil ha med i importen. Innholdet i kolonnen til venstre i, overstyres når du velger å importere ressurser. Klikk OK Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1 3
I vinduet du får opp, klikker du på Finn Fil. Naviger deg fram til stedet du lagret eksporten fra VOS. Dobbeltklikk rett på fila, eller merk den og klikk åpne. Nå legger fila sin sti seg i importvinduet. Klikk OK. 4 Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1
Å manøvrere i VO Timeplan Når importen er fullført, vil du se skolens klasser ligge til venstre i bildet. Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1 5
Arbeidsvinduer Klassevinduet Klikker du på en klasse, får du opp klassevinduet. Her får du se klassens ferdig opplæringsøkter til venstre og et tomt timeplan vindu. Skulle du ha lagt planen manuelt nå, kunne du ha begynt med å klikke over timene til venstre på riktig sted i timeplanen. 6 Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1
Klassens fag og timefordeling Når du står i klassevinduet og klikker på Klassens Fag og timefordeling, kommer du inn vinduet som viser deg klassens fag og timefordeling. Her kan du bygge økter fra scrach, eller redigere i allerede genererte økter. Her er det viktig at antallet økter klassen har, stemmer med antall økter som skal legges ut på timeplanen. Menylinja Fil Fil-Ny: Fil-Åpne: Fil-Åpne genererte: Sletter alle timeplaner som ligger åpne fra før og gjør klar til ny import av *.xml fil fra VOS. Åpner en *.vot fil med timeplaner og alle ressurser som er lagret fra før. Åpner filere som ble laget under automatisk legging. Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1 7
Fil-Lagre: Fil-Lagre Som: Time Start / Stopp: Lagrer alle ressurser og timeplaner med timer som er lagt ut. Hvis ikke filen din allerede har ett filnavn, må du oppgi ett. Ordet Lagrer i blått kommer fram på skjermen når timeplanen blir lagret. Samme som Lagre, men her må du gi ett filnavn. Når du vil teste ut noen endringer kan det være lurt å lagre under ett nytt filnavn, slik at du ikke ødelegger "originalen". Her kan du skrive inn når øktene på din skole starter og slutter. Klikk OK Dette vil synes på alle utskrifter. Dersom øktene på forskjellige trinn begynner og slutter ulikt, må du redigere dette i Excel etter at planen er lagt og skrive ut derfra. Ressurser Viser deg all informasjon om Klasser, lærere, rom og fag. Her legger du sperrene for de forskjellige ressursene. Vis Klasse, Vis Lærer, Vis Rom For alle disse knappene på menylinja gjelder samme prinsipp. Du får se planer. En eller flere samtidig. Hold Shift eller Ctrl tasten nede og merk de klassene / lærerne / rommene du vil vise. Klikk OK. Total oversikter Her kan du se hovedoversikter for planene til alle klasser, lærere og rom. I oversikten over klassene ser du hvor timer er lagt ut, og hvilke typer timer som er lagt ut. Hvite felter er timer som bare er parallellenket. Mørke blå timer er rekkelenket. Lyseblå er timer som både er rekkelenket og parallellenket. Røde felter er timer som sperret. Grå felter er enkelttimer. Sorte felter er ledige plasser. I tillegg på Læreroversikten er ledige plasser markert ut med Mørk Grønn hvis det er tre eller flere mellomtimer. Lyse Grønne timer er enkelttimer hvor læreren bare har en time denne dagen. 8 Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1
Trykker du på en av knappene øverst i vinduet, eller i kolonnen under, får du fram en plan for elementet du trykket på. Ligger andre planer av samme typer åpne, lukkes disse. For klasseoversikten gjelder også: Holder du Shift-tasten nede samtidig som du trykker på en av klasse-knappene, legges klassevinduene ved siden av hverandre klare for rekkelenking. Auto Her starter du programmets automatisk timelegging. Programmet forsøker å legge ut øktene i alle klassene automatisk. Det blir tatt hensyn til at ikke "alene fag" blir lagt på samme dag og at ellers ingen kollisjoner i planen oppstår. Før automatikken starter blir planoppsettet testet for feil. Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1 9
Start knappen starter automatikken. Planen blir forsøkt lagt, og etter hvert forsøk kommer en søyle som forteller deg hvor mange økter automatikken ikke klarte og legge. Denne prosessen stopper ikke før du trykker Avbryt. Programmet tar vare på de fem beste forsøkene. Det blir generert filer med etternavnet *.vst. Algoritmen er laget slik at programmet lærer av feilene den gjorde ved forrige forsøk. Blir alle øktene lagt ut, forandres fargen på vinduet seg til gult, automatikken stoppes ikke, så du kan få fem planer som alle har gått opp. Resultatet blir best om færrest mulig økter er lagt ut i planen på forhånd. Selv om programmet har over 20 økter igjen ved første gangs forsøk er det fullt mulig at alle øktene kan bli lagt ut. Den første gangen du prøver automatikken er det fornuftig å stoppe prosessen etter ca 50 forsøk. Du kan se på planene som er generert og kanskje finne ut feil du har gjort eller ting du har glemt å legge inn. Det er ikke noen regel for hvor lenge denne prosessen skal gå, planen kan gå opp ved første forsøk eller etter 3000 forsøk, men kommer ikke søylene ned under 10 på 300 forsøk, bør du se om du kan finne ut hvorfor. NB! Når automatikken starter blir alle genererte filer slettet og nye blir generert. Vil du beholde disse filene må du hente dem inn, og lagre dem på nytt med Lagre som. Under automatisk legging blir "rom som kan fjernes", fjernet fra timene hvis dette gjør legging av planen enklere. Neste Hva som skal komme opp under Neste styres av menyvalget 'Innstillinger'- 'Flere neste-valg' Du kan bringe opp en liste over timer som er vanskelige å legge, eller automatisk til det øverste elementet i lista. Info Ved å klikke på Info kan du velge å få opp over timer/økter med mangler. 10 Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1
Klikker du på en time i lista under, kommer klassens plan opp. Der vil du finne timen med mangler og kan redigere i denne. Innstillinger Her kan du velge å aktivere eller deaktivere funksjoner i VO Timeplan. Dette blir nøye beskrevet under Hjelp. Vi anbefaler at du huker av for Autobackup hver 15min. Ingen fagsperrer ved manuell legging: Når dette menyvalget er på, kan du manuelt få lov til å legge et fag flere ganger på samme dag, selv om du i fagoppsettet har sagt at faget bare skal kunne legges en gang hver dag. Flere neste-valg Når dette menyvalget er på, vises de 10 timene det er vanskeligst å legge i et eget vindu. Ellers hopper VO Timeplan til det øverste elementet i denne lista når du trykker Neste i menyen. Lærerprosent Når dette menyvalget er på, vises ett lite vindu med alle lærerne, og den totale lesebrøken til hver enkelt. Vise hint Når dette menyvalget er på, vises ett tall i hver hvit rute. Tallet gir deg en pekepinn om hvor du bør legge den aktive timen for at planen skal kunne gå opp. 1 tallet er det beste valget. Høyere tall gir deg færre muligheter i planen. Hvite felt uten tall, sier deg at den aktive timen kan legges der, men da er det en annen time som ikke kan legges noen steder. Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1 11
Vise lærere ved valg av time: Når dette menyvalget er på, vil lærerplanene til lærerne i den aktive timen vises til venstre i skjermbildet når du velger aktiv time. (kun de tre første lærerne) Forstørre timerute når cursor flyttes: Hver time i timeplanene kan inneholde opp til åtte fag, lærere og rom i hver time. Er ikke skjermbilde satt opp til denne bredden forstørres en timerute til maksimal størrelse når du holder markøren stille over ruten. Autobackup hver 15min Tar backup av dataene til fila ~backup.vst hvert 15 min hvis det er gjort endringer. NB. Bruker du diskettstasjonen som lagringsenhet vil ikke dette skje. Internettpublisering Alle enkeltplaner kan skrives ut som html dokumenter (web sider) som du kan publisere på Internett. Vi har laget et forslag til startside som du kan redigere selv. Den heter FORSIDE.HTM og ligger på samme område som programmet VO Timeplan.exe. Velg hvilke planer du vil ta med ved å krysse av i rutene. Velg deretter farger du vil ha på sidene. Du kan teste ut fargene før du setter i gang prosessen. Trykk deretter utfør. Programmet lager nå alle planene. 12 Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1
Publisering på egen server. Planene ligger på området VO Timeplan/send på din egen harddisk, og kan derfra kopieres over til din egen webserver. Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1 13
Hjelp Hjelp funksjonen tar deg inn i en Hjelpeside hvor du ved hjelp listen med hyperlenker i venstre kolonne, kan navigere mellom de ulike temaene i VO Timeplan. Viktige funksjoner Hel og halv lesebrøk Når du er inne i klassens fag og timefordeling kan du velge om et fag skal leses med hel, halv eller ingen lesebrøk. Altså om læreren skal få betalt fullt, halvt eller ingenting for ei økt. Ut fra initialene til faget, lager programmet fagkoder som du senere bruker når du setter sammen timer. Fagnavn med STORE BOKSTAVER legger hele fagets lesebrøk til lærerens stillingsprosent. Fagnavn med Stor Forbokstav legger halve lesebrøken til stillingen. Fagnavn med bare små bokstaver øker ikke lærerens stillingsprosent. Halv lesebrøk brukes eksempelvis når et fag skal leses annen hver uke eller halve skoleåret. Ingen lesebrøk brukes når samme fag og lærer står oppført i flere klasser på samme tid. Dette gjøres bl.a. når man på Ungdomstrinnet, organiserer fremmedspråk og språklig fordypning. Da legges samme fag og lærer på flere klassers timeplan på samme tid. Vi må fortelle systemet at faget kun skal leses en gang. 14 Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1
Å lage, kopiere og slette økter I klassens fag og timefordeling kan du bygge opp økter fra bunnen av. Øktene kan inneholde fag, lærer og rom. Du tar utgangspunkt i en timeblokk. Timeblokken er bygd opp av tre (usynlige) rader og opptil 8 kolonner. I radene legges faget på den første, læreren på den andre og rommet på den tredje. I kolonnene kan du vise at flere lærere, rom eller fag er tilknyttet aktuell økt. Dersom du ønsker å kopiere ei økt, markerer du økta ved å klikke på den slik at den blir hvit. Klikk på kopier og marker en eller flere tomme timeblokker alt etter om du vil lime inn en eller flere økter. Velg lim inn. Du kan kopiere flere økter samtidig ved å markere flere før du kopierer. Du kan også lime inn økter i andre klasser. For å slette en eller flere økter må du markere dem og klikke på slette i klassens fag og timefordeling. Du får da opp vinduet under. Har kan du velge om du vil slette alt ved økta eller bare forhold knyttet til økta, som sperrer eller kommentarer. Huk av for det som er aktuelt og klikk OK. Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1 15
Flere fag i ei økt Når du skal legge flere fag i samme økt, gjør du følgende: Gå inn på klassens fag og timefordeling. Øk antallet kolonner i timeblokken til så mange fag du vil legge i den. Kikk på bildet under. Så bruker du ressurslista til høyre i bildet og klikker over fag. 16 Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1
Lærere og Rom i samme timeblokk. Dersom dette er en økt som skal være lik i flere klasser, og ligge til samme tid, må den parallellegges. Da må du huske på å legge inn fagene med ingen lesebrøk (små bokstaver) i de andre øktene. Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1 17
Rekkelenking Å rekkelenke vil si å lenke/låse to eller flere økter etter hverandre. Du kan gjøre det både før eksporten i VOS, og etter importen i VO Timeplan. I VO Timeplan kan du gjøre det i Klassens fag og timefordeling og i Klassevinduet timelista. Får å rekkelenke må du sette markøren i rekkelenkingsmodus. Det gjør du ved å klikke på symbolet for rekkelenking oppe til høyre i klassens fag og timefordeling (1), eller i det lille Verktøyvinduet som du får opp når du står i Klassevinduet til en klasse (2). 1. 2. Sett nå markøreren mellom to økter og klikk. Du vil få opp et lite gult merke som binder øktene sammen. Dette er symbolet for at timene er rekkelenket. 1. 2. For å fjerne rekkelenking, må du sette markøren i Fjern Rekkelenkings modus. Klikk på knappen med symbolet for Fjern Rekkelenking og klikk på øktene som er lenket. 18 Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1
Parallellegging Å parallellegge økter vil si å legge økter som er på tvers av klasser, på samme tid i timeplanen. Dette gjøres fra klassevinduene til de klassene det gjelder. Hold Shift nede og klikk på aktuelle klasser. Timelistene til klassene vil da legge seg ved siden av hverandre. Skråll nå i hver klasse slik at du får de timene som skal parallellegges ved siden av hverandre. Sett markøren i Parallelleggings Modus ved å klikke på Parallelleggingsknappen i Verktøyvinduet. Klikk så først på en av klassenes økt og dra markøren over til neste klasses økt. Gjør det igjen dersom det er flere økter som skal parallellegges. For å fjerne en parallellegging, sett markøren i Fjern Parallelleggings modus. Dette er samme knappen som Fjern Rekkelenking. Farger og merker i timeplanen En gul strek mellom to timer betyr at timene er rekkelenket. Det vil si at de legges ut etter hverandre. En gul pilspiss forteller at timen er parallellenket til en annen time. En liten rød rute forteller at det ligger en sperre i timen. Den/de timene som er aktive er grønne. I timeplanen til høyre kan timene ha rød farge. Det betyr at den/de aktive (grønne) timen ikke kan legges ut på dette stedet. Dette skyldes at noe i denne/de aktive timene kolliderer med et eller annet i planen. For å se hva det skyldes kan du trykke på den røde timen. Klassens fag og timefordeling og timefordeling-knapp brukes når du skal lage timene for klassen, og for å få en oversikt over alle timene som skal legges ut. Sperrer knappen gir deg en oversikt over hvorfor de grønne timene ikke kan legges ut der hvor planen Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1 19
er merket med rødt. Denne funksjonen gir ikke bestandig en helt god forklaring om hvorfor timen er sperret. Hvis du trykker på en rød time gir det deg en mer utfyllende forklaring for denne ene timen. Filbehandling Fila fra VOS som importeres i VO Timeplan er en *.xml fil (tekstfil). Når du lagrer timeplanen for skolen som du jobber med, lagres denne som en *.vot fil. Når du kjører auto på en plan du jobber med, vil VO Timeplan generere fem filer i *.vst format. Dersom du velger å jobbe videre med en slik generert fil, lønner det seg å lagre den på nytt. Det gjør du via Lagre som. Skriv inn navn på fila og klikk Lagre. Fila blir da lagret som en ordinær *.vot fil. Under Windows kan du ordne deg slik at VO Timeplan starter når du trykker på en *.vot fil. I Utforskeren dobbeltklikker du på en *.vot fil. Et vindu kommer opp og du velger at filen skal startes i VO Timeplan. Kryss av åpne alltid filen i ruta. VO Timeplan vil nå starte automatisk når du trykker på en *.vot fil. Å legge en plan automatisk For at VO Timeplan skal legge en plan automatisk for deg, må du legge inn en del forutsetninger. Første skritt på vei er å foreta en eksport fra VOS og import i VO Timeplan. Eksporten er beskrevet i heftet so heter VO Timeplan, grunninnstillinger i VOS. Om import, kan du lese i det første kappittelet i dette heftet. Sjekk og juster Du må gå igjennom alle ressursene og legge inn sperrer og betingelser. På menylinja velg Ressurser: Klasser Legg sperrer dersom klasser ikke kan ha undervisning i økter som ligger på timeplanen. Eks dager der elevene slutter tidlig pga fellesmøter for lærerne. Dersom det er klasser som ikke førlger med i importen f. eks mottaksklasse eller klasser på tvers av trinn, kan de legges inn under ressurser og klasser. Velg ny og opprett ny klasse med initialer og gruppe navn. Legg sperrer for den nye klassen. Lærere Gå igjennom alle lærerne. Kryss av for når lærere ikke kan legges ut på planen. Rom Gå igjennom alle rom. Dersom et rom er bortleid en spesiell tid i uka, må det sperres slik at timer ikke legges der. Systemet har en funksjon under automatilsk legging som gjør at det fjerner rom fra timen dersom det er vanskelig å få planen til å gå opp. Man kan forhindre programmet fra å gjøre det, ved å huke av for kan ikke fjernes under automatisk legging. Husk derfor å huke av for alle spesialrom, og antakelig vil det gjelde for andre rom som du også har knyttet faggrupper opp mot. Fag Gå igjennom alle fag. For fag som kun skal ha en undervisningsøkt om dagen huker du av for Bare en time pr dag. Dette kan du overstyre ved å rekkelenke økter i samme fag på forhånd. 20 Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1
Klassens timetall Det er viktig at antall økter i klassens fag og timefordeling samsvarer med det antall økter klassen skal ha løpet av ei uke. Rediger i øktene Å redigere i øktene kan du gjøre både klasens timeplanvindu og i klassens fag og timefordeling. I klassens timeplan vindu har du to muligheter: 1. Benytte redigerknappen i verktøyvinduet. Klikk på R en som vist under. Du får opp dette bildet: Her kan velge hvilken ressurstype du vil endre på. Markere og flytte markøren inn økta og klikke. Her kan du også bygge opp flere kolonner med fag, lærer og rom. 2. Klikk i nedtrekksfeltet øverst til venstre. Nå kan du endre listen og vise de andre ressursene. Velg og marker ressursen som er aktuell å bruke. Flytt markøren ut i timeplanen til den økta du vil endre. Klikk i økta. Dersom du vil endre antall kolonner i økta klikker du på feltet markert under med grønt. Pil opp gir flere kolonner, pil ned gir færre. Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1 21
Fag som skal i samme økt Legg fagene som klassen har delingstimer og fremmedspråk / språklig fordypning i samme økt. Les i kapittelet om Flere fag i samme økt. Lag nye økter og fag Mest sannsynelig må du lage noen nye økter fra bunnen av. Dersom du ønsker å knytte et annet fag til den nye økta enn de som ligger i faglista, må du lage dette faget. Det gjør du ved å velge Ressurser på menylinja. Klikke på fag og velge ny. Husk å skrive inn faget med tre initialer. Velg et navn som beskriver det. Eksempler på fag det kan være behov for å lage er: Arbeidsøkt (AØK), Prosjekt (PRO), Diverse fag (XXX), Samling (SAM). Knytt lærer og rom til øktene som beskrevet tidligere i heftet. For mer informasjon om å håndtere økter, se kapittelet om Å lage, kopiere og slette økter. Rekkelenk og parallellegg Rekkelenk og parallellegg øktene som beskrevet tidligere. Husk dette med hel, halv og ingen lesebrøk slik at læreren ikke får dobbelt betalt for en time. Legg forutsetninger manuelt Nå er du klar til å legge ut økter manuelt. Start med økter som må ligge et fast sted. For eksempel økter på spesialrom. Velg en klasse. Stå i Timeplan vinduet. Marker en økt i timelista til venstre. Økta vil da bli mørk grønn dvs aktiv. Sett markøren i Legg inn timer modus ved å klikke i verktøyvinduet. Flytt markøren tilder du vil plassere økta i timeplanen. Klikk. Neste time i timelista vil nå bli mørk grønn. Nå er det den som er klar til å legges ut. 22 Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1
Dersom du vil fjerne økter fra timeplanen, setter du markøren i Fjern timer modus. Det gjør du ved å klikke i verktøyvinduet på ikonet for Fjern timer. Klikk nå på økta du vil fjerne. Økta legger seg tilbake i timelista. Kjør Auto Når du har lagt alle timer som må ligge fast, samt lagt alle sperrer er du klar til å skru på automatikken. Velg på Auto på menylinja. Følg beskrivelsen om autolegging tidligere i heftet. Optimaliser manuelt Kikk i gjennom de genererte filene. Velg deg den du synes er best. Klikk på Fil og Lagre som for å lager den som en *.vot fil. Gå igjennom alle klasseplaner og optimaliser planen. Øktene må klikkes ut i timelista for at du skal gitt dem en ny plassering inne i klasseplanen. Du kan få hjelp til å se muligheter i planen ved å klikke på øyet i verktøyvinduet. Denne funksjonen kan hjelpe deg til å se løsninger for hvor du kan legge timen du vil plassere om. Utvid til flere uker Dersom planen skal utvides til flere uker, må du legge ferdig for en uke først. Så bruker du funksjonen Utvid til flere uker under Fil på Menylinjen. Når du klikker på denne kopieres planen du har laget og legger seg i ett eller flere fanekort på totaloversiktene. Du kan nå velge den nye uken og redigere videre i den slik at planen blir som den skal for de neste ukene. Å skrive ut For å skrive ut går du på menylinja, velger fil og skriv ut. Her kan du velge hva slags plan du skal skrive ut. Hoved-, enkelt-, eller samleplaner. For å redigere i planen før de skrives, ut lønner det seg å ta dem over til Excel og skrive dem ut derfra. Når du skal skrive ut planer som går over flere uker, må fanekortet for den gjeldende uken være valgt. Visma Oppvekst Skole Timeplan v. 1.7.1 23