POST- OG DOKUMENTBEHANDLING VED HØGSKOLEN I TELEMARK

Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1 - dok. nr. 3 POST- OG DOKUMENTBEHANDLING VED HØGSKOLEN I TELEMARK Bruk av ephorte web Gjeldende f.o.m. 1. mai 2006 Dokumentinformasjon: Versjon: 7 Sist oppdatert: 26.10.2011 Utarbeidet av: Arkivleder Jorunn Pedersen Dato: 24.4.2006 ephorte-versjon: 2.1.15.07

INNHOLD 1 INNLEDNING... 4 1.1 Formål... 4 1.2 Lover og forskrifter... 5 1.3 Begrepsbruk... 6 1.3.1 Sak... 6 1.3.2 Journalpost (JP)... 7 1.3.3 Dokument... 7 1.3.4 Arkivverdig saksdokument... 7 1.3.5 Arkivbegrensning/arkivuverdig materiale... 8 1.3.6 Restanse... 8 1.3.7 Avskriving av et dokument... 8 1.3.8 Klassering... 9 1.3.9 Ordningsprinsipp... 10 1.3.10 Ordningsverdi... 10 1.4 Arkivsystemet ephorte... 11 1.4.1 Administrativ struktur - ephorte... 11 1.5 Arkivtjenesten...12 1.5.1 Struktur... 12 1.5.2 Ledelse... 12 1.5.3 Arkivpersonalet... 12 1.5.4 Superbrukere... 12 1.5.5 Lokaler... 12 1.6 Arkivdeler...13 1.7.1 Statusbegrep... 14 1.7.2 Roller... 14 1.7.3 Tilgangskoder... 16 1.7.4 Tilgangsgrupper... 18 1.7.5 Leserettigheter... 18 1.7.6 Skriverettigheter... 18 2 INNGÅENDE POST (dokumenttype I)... 19 2.1 Mottak av arkivverdig post...19 2.1.1 Post mottatt på papir... 19 2.1.2 E-postmottak for HiT... 19 2.2 Mottak av ikke arkivverdig post...19 2.3 Mottak av "spesialpost"...19 2.3.1 Verdipost... 19 2.3.2 Mottak av anbudsdokumenter... 20 2.4 Skanning...21 2.4.1 Skanning av innkomne papirdokumenter... 21 2.4.2 Bevaring av papirversjonen... 21 2.4.3 Bevaring av underskrevne avtaler, kontrakter o.l.... 21 2.4.4 Skanning av vedlegg... 21 2.4.5 Vedlegg som ikke kan skannes... 21 2.5 Fordeling av dagens inngående post... 23 2.5.1 Post til fellesadministrasjonen... 24 2.5.2 Post til fellestjenestene Bibliotek, drift, informasjon og IT... 24 2.5.3 Post til fakultetene... 24 2.5.4 Leders ansvar i.f.m. fordeling av dagens post... 25 2.5.5 Saksbehandlers ansvar i.f.m. fordeling av dagens post... 26 Side 2 av 44

3 JOURNALFØRING I ephorte... 27 3.1 Oppretting av ny sak... 27 3.1.1 Valg av arkivdel... 27 3.1.2. Sakstittel... 27 3.1.3 Arkivkode... 28 3.1.4 Tilgangskode og annen skjerming... 28 3.1.5 Fast/ad-hoc tilgangsgruppe... 28 3.2 Sak som utgår... 28 3.3 Oppretting av ny journalpost (JP)... 29 3.3.1 Dokumenttyper... 29 3.3.2 Dokumenttittel... 29 3.3.3 Avsender/mottaker... 30 3.4 Dokument/JP som utgår... 30 3.5 Elektronisk post...31 3.5.1 Arkivverdig e-post... 31 3.5.2 Håndtering av inngående e-post... 31 3.5.3 Skikk og bruk-regler for elektronisk post i HiT... 32 4 INTERNE NOTAT (dokumenttype N/X)... 33 4.1 Generelt... 33 4.1.1 Opprette ny intern journalpost... 33 4.1.2 N- og X-notat... 33 4.1.3 Godkjenning av notat... 33 4.1.4 Unntak fra offentlighet... 34 5 OPPFØLGING/KVALITETSSIKRING... 35 5.1 Generelt... 35 5.3.1 Arkivpersonalet... 35 5.3.2 Saksbehandlere/ledere... 35 5.1.3 Ledere/saksfordelere... 36 6 UTGÅENDE BREV (dokumenttype U)... 37 6.1 Generelt... 37 6.1.1 Produksjon... 37 6.1.2 Godkjenning... 38 6.1.3 Ekspedering... 38 7 INNSYN OG TILGANG... 39 7.1 Tilgjengelighet for offentligheten... 39 7.2 Innsynsrett for parter... 39 7.3 Tilgjengelighet for saksbehandlere... 40 Vedlegg 1 - Oversikt over arkivpersonalet og superbrukere ved HiT... 41 Vedlegg 2 - Godkjente forkortelser og fastlagte sakstitler (eksempelsaker)... 42 Side 3 av 44

1 INNLEDNING 1.1 Formål Dette dokumentet har versjon nr 7, og siste oppdatering er oktober 2011. Rutinebeskrivelsen er opprinnelig utarbeidet i forbindelse med innføringen av fullelektronisk arkivering og elektronisk saksbehandling ved bruk av systemet ephorte. Rutinene ble opprettet 8. mai 2006, og oppdateres jevnlig. Målsettingen med dette dokumentet er å sikre at det innarbeides felles rutiner for post- og dokumentbehandling ved HiT som er i samsvar med lover og forskrifter. Rutinene skal legge til rette for at saksbehandlingen blir tilstrekkelig dokumenter og arkivert uten unødvendig dobbeltarkivering og registrering at dokumentflyten kan skje hurtigst mulig fra postmottak til saksansvarlig at intern korrespondanse blir dokumentert i større grad enn tidligere, også e- postkorrespondanse fullstendig elektronisk dokumentbehandling fullstendig elektronisk arkivering av saksdokumenter Rutinebeskrivelsen må ses som et supplement til opplæring lokalt. Det er i tillegg laget enkeltstående rutiner som beskriver ulike prosesser og oppgaver knyttet til arkivering, saksbehandling og utvalgsbehandling, jf. sak 2009/305 i ephorte. Denne informasjonen ligger også på nettsiden: http://www.hit.no/nor/hit/aa-jobbe-ved-hit/administrative-verktoey/arkiv-og-dokumentbehandling/ephorte-arkivog-saksbehandlingsystem/ephorte-rutiner-veiledninger-m.v Høgskolen utarbeider eget kursmateriell. Dokumentene oppdateres ved innføring av nye versjoner av ephorte. Se nettsiden: http://www.hit.no/nor/hit/aa-jobbe-ved-hit/administrative-verktoey/arkiv-og-dokumentbehandling/ephorte-arkivog-saksbehandlingsystem/kursmateriell-ephorte Side 4 av 44

1.2 Lover og forskrifter De mest sentrale lover og forskrifter som har betydning for arkiv- og saksbehandling i statlig virksomhet er: Lov om arkiv Forskrift om offentlig arkiv Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiv Lov om behandlingsmåter i forvaltningssaker (Forvaltningsloven (FVL)) Lov om offentlighet i forvaltningen (Offentlighetsloven (OFFL)) Lov om behandling av personalopplysninger (Personopplysningsloven (POL)) Utfyllende oversikt med henvisning til aktuelt lovverk ligger i Arkivplan for HiT: Sak 2009/305 HiT Arkivplan 3 Regelverk m.v. http://www.hit.no/nor/hit/aa-jobbe-ved-hit/administrative-verktoey/arkiv-ogdokumentbehandling/arkivplan-for-hit/hit-arkivplan-3-regelverk-rutiner/sentralt-regelverk. Side 5 av 44

1.3 Begrepsbruk Det er viktig å innføre et felles begrepsapparat som er i samsvar med en felles nasjonal terminologi ved bruk av saksbehandlings- og arkivsystemet. Under er det listet opp enkelte sentrale begrep som er omtalt i denne rutinebeskrivelsen og i de enkeltstående rutinene. 1.3.1 Sak Når man skal finne kriterier for hva som er en sak, må det vurderes hvilke dokumenter som naturlig hører sammen. Dokumentene vil omhandle en bestemt aktivitet, et forhold som skal utredes, en henvendelse som skal behandles. Hvis man får en henvendelse som gjennom et behandlingsforløp skal føre fram til et enkelt vedtak, er det normalt hensiktsmessig å definere dette som en sak. Saksbegrepet benyttes til å lenke registrerte saksdokumenter som logisk hører sammen til en felles identitet. I dette dokumentet omtales en saksmappe konsekvent som sak, som igjen vil tilsvare et saksnummer i journalsystemet. En god regel er at en sak i journalsystemet skal inneholde alle saksdokumenter som er nødvendige for å dokumentere saksbehandlingen. I Forvaltningsloven og Offentlighetsloven er begrepet sak abstrakt og benyttes som et spørsmål som er til behandling på grunnlag av en henvendelse utenfra eller et internt initiativ, dels om behandlingsforløpet. NOARK4 definerer sak i konkret forstand som at en sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter osv. som oppstår og inngår i behandlingsforløpet. Eksempel: Ekstern høringssak Dok. 1: Inngående brev (I) til HiT fra et departement med anmodning om uttalelse til et tilsendt høringsforslag Dok. 2: Notat fra FA til fakultetene (N) hvor fakultetene blir bedt om å komme med merknader Dok. 3: Notat - høringsmerknad - fra Fakultet A (svar på N-notat) til FA Dok. 4: Notat - høringsmerknad - fra Fakultet B (svar på N-notat)til FA Dok 4: Utgående brev (U) fra HiT til et departement med høgskolens merknader. Dok. 4 avskrives mot dok. 1. (U mot I) Saken avsluttes. Praktiske råd ved saksinndeling En sak bør bestå av dokumenter som emnemessig hører sammen. Det skal være praktisk for saksbehandler å arbeide med dokumentene. Klassering på saken kan også gi en indikasjon på hva sakstittelen skal være. Del opp saken hvis den blir for omfattende - f.eks. etter kalenderår, studieår, semester e.l. Side 6 av 44

Avslutning av sak Saksmappen avsluttes når saksbehandlingen er ferdig. Saksbehandler er ansvarlig for å endre status i saken til F (Ferdig) når en sak skal avsluttes. Arkivet kontrollerer og endrer saksstatus til A (Avsluttet). Saken utgår Det er ikke anledning til å slette saker, jf. NOARK-4 standarden, men det er anledning til å markere at en sak utgår. Arkivet kan endre sakens status til U (saken utgår), men saken må ikke ha tilknyttet aktive journalposter. Saken kan gjenfinnes ved å søke på saker med status U. 1.3.2 Journalpost (JP) Journalpost (heretter forkortet til JP) betyr beskrivelse/referanseopplysninger av det enkelte dokument (med eventuelle vedlegg) i papir- eller elektronisk form. En JP må alltid være tilknyttet en sak, og kan ha ett eller flere vedlegg. En sak kan ha flere JP'er. JP'er som er feil, ikke skal benyttes m.v. kan settes til status U. Vedlegg til en JP kan slettes av saksbehandler dersom JP'en ikke er journalført. 1.3.3 Dokument Et dokument er en avgrenset og sammenhengende informasjonsmengde, framstilt for et bestemt formål. Selve dokumentet er knyttet til JP'en. Det kan være flere dokumenter knyttet til en JP, for eksempel ett hoveddokument med ett eller flere vedlegg. Versjoner Det er også anledning til å opprette og lagre flere versjoner av et dokument som er under arbeid. Denne muligheten kan benyttes for å kunne dokumentere de steg som et dokument har gjennomgått frem til endelig utgave. 1.3.4 Arkivverdig saksdokument Etter arkivforskriften 2-6, første ledd, er det journalføringsplikt for alle inn- og utgående dokumenter som etter offentlighetslovens 2 og 3 må regnes som saksdokumenter for høgskolen, d.v.s. dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, (arkivverdige dokumenter). Forvaltningens saksdokumenter er dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, eller dokumenter som er kommet inn til eller lagt frem for et slikt organ, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning. Side 7 av 44

Etter arkivforskriften 2-6, første ledd, er det opp til det enkelte organ å ta stilling til spørsmålet om journalføring av interne dokumenter. Ved overgang til elektronisk arkiv kan interne notat ikke lenger legges fysisk i saksmappen. For at interne notat skal bli arkivert og funnet igjen elektronisk, må også interne notat som har dokumentasjonsverdi, d.v.s. at de er viktige for sakens forståelse og sammenheng, alltid journalføres. Ved HiT journalføres all intern arkivverdig korrespondanse. 1.3.5 Arkivbegrensning / arkivuverdig materiale Arkivbegrensning betyr å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, og som ofte har en tidsbegrenset interesse. Slike dokumenter kan oppbevares i bibliotek, rundskrivmapper, egne kurspermer eller lignende, eller slettes/makuleres/kastes. Dokumenter som ikke blir vurdert som arkivverdige, men som kan ha administrativ interesse for en begrenset periode, kan skannes inn i relevante mapper med dokumenttype Y, og gjøres tilgjenglige for de som har interesse av innholdet. Eksempler på slike dokumenter kan være: Pressemeldinger (kan opprette egen sak / mappe "Pressemeldinger år") Mottatte rundskriv til orientering (som ikke fører til saksbehandling eller er viktige vedlegg i sak (kan opprette egen saksmappe "Rundskriv år") PersonalMeldinger (PM-meldinger) (kan opprette egen saksmappe "PM-meldinger år) Arkivforskriften 3-19 beskriver materiale som skal skilles ut ved arkivbegrensning. Se ephorte Rutine 1 Arkivbegrensning 1.3.6 Restanse Når saksbehandler mottar et dokument som krever oppfølging, kalles dette en restanse. Restansen oppheves ved å avskrive dokumentet. 1.3.7 Avskriving av et dokument Et dokument kan avskrives ved at det blir opprettet et svardokument - utgående brev eller nytt notat - eller dokumentet kan avskrives direkte ved at det tas til etterretning, til orientering eller besvart pr. telefon. Alle brukere har ansvar for og skal følge opp saksdokumenter ved å utføre søket "HiT Mine restanser" daglig (søket ligger under Fellessøk i venstremenyen). Dersom dokumentet ikke avskrives, vil restansen bestå. Side 8 av 44

I ephorte kan følgende avskrivingsmåter benyttes: Midlertidig svar *** Skal benyttes når det er gitt et foreløpig svar i form av en utgående JP. Avskrivingsmåten innebærer at restansen ikke oppheves. Brev Ut Nytt Notat Til Etterretning Til Orientering Besvart pr. telefon Saken Avsluttet BU (Brev Ut) Skal benyttes når det er gitt et endelig svar i form av en utgående JP. Avskrivingsmåten innebærer at restansen oppheves. NN Skal benyttes når det er gitt et endelig svar i form av et internt dokument. Avskrivingsmåten innebærer at restansen oppheves. TE JP avskrives ved å ta den til etterretning. TO JP avskrives ved å ta den til orientering. TLF JP avskrives ved at svar er gitt pr. telefon. SA JP er avsluttet ved at saken er blitt avsluttet. Det er kun arkivet som har anledning til å avskrive JP med denne koden. 1.3.8 Klassering Målsetting: Gi saksbehandlerne strukturerte søkemuligheter. Klassering av en sak innebærer at det velges et ordningsprinsipp. I arkivdelen SAK er ordningsprinsippet arkivnøkkelen og tilhørende ordningsverdi er arkivkode. Det er saken som skal angi arkivkode, og ikke de enkelte dokumentene, og saken skal plasseres på emnet det dreier seg om. Et annet ordningsprinsipp kan være inndeling etter objekt. Et eksempel på en objektkode kan være fødselsnummer (påføres i personal- og studentmapper) og studentnummer (påføres i studentmapper). Klassering foretas ved at det registreres en eller flere ordningsverdier på en sak. Eksempel: Arkivdelen PERS Her er hver sak klassert etter en primærkode (arkivkode 221 personalmapper) og en sekundærkode (fødselsnummer). Når arkivet oppretter en ny sak, foreslår arkivet en arkivkode. Er saksbehandler ikke enig i klasseringen, må eventuelle rettinger skje i samråd med arkivet. Side 9 av 44

Når saksbehandler oppretter en ny sak, påfører saksbehandler arkivkoden eller ber arkivet om å sette på koden. 1.3.9 Ordningsprinsipp Et ordningsprinsipp er et prinsipp for ordning av arkivmaterialet. Det består av to hovedelementer - et inndelingsprinsipp og et rekkeordningssystem. Eksempler: Ordningsprinsipp for arkivdelen SAK (saksarkivet) er arkivnøkkelen. Ordningsprinsipp for arkivdelen PERS (personalmapper) er: Primært: Arkivnøkkelen (arkivkode 221). Sekundært: Fødselsnummer. Ordningsprinsipp for arkivdelen STUDENT (studentmapper) er: Primært: Arkivnøkkel (arkivkode 52). Sekundært: Fødselsnummer. Tertiært: Studentnummer. 1.3.10 Ordningsverdi De verdier som er tillatt benyttet innenfor et ordningsprinsipp. Eksempler på ordningsprinsippet arkivnøkkel med følgende klasser: Klasse 0-2 Egenforvaltningssaker F.eks. kode 212 Tilsettingssaker Klasse 3 Klasse 4-6: Faglig samarbeid innen høgre utdanning og forskning F.eks. kode 321 - Samarbeidstiltak - nasjonalt samarbeid Fagsaker angående studier/studenter/forskning F.eks. kode 411 - Nye studier og prosjekter Side 10 av 44

1.4 Arkivsystemet ephorte Ved elektronisk arkivering av saksdokumenter må systemet tilfredsstille de spesifikke kravene til elektronisk arkivering i Noark-standarden, og være godkjent av Riksarkivaren for dette formålet, jf. Riksarkivarens utfyllende bestemmelser 2-1. Høgskolen har valgt arkiv- og saksbehandlingssystemet ephorte, som oppfyller kravene i NOARK 4.0 (NOrsk ARKivstandard). Høgskolen har valgt fullelektronisk arkivering, d.v.s. at de elektroniske dokumentene også er høgskolens originaldokumenter. Enkelte dokumenttyper, for eksempel masteroppgaver (besvarelsene) og eksamensoppgaver (oppgavetekstene) f.o.m. våren 2006 skal legges inn i ephorte. Innkommet arkivverdig papirpost/faks til HiT skannes inn i dette systemet, registreres og fordeles til saksfordeler/-behandler. Alle innkomne arkivverdige e-poster må også registreres i systemet for å bli gjenfunnet. Arkivverdig informasjon på høgskolens nettsider skal også dokumenteres i ephorte. Produksjon av øvrige saksdokumenter for HiT - interne notater, saksframlegg og utgående brev - produseres og fordeles med støtte av systemet. 1.4.1 Administrativ struktur - ephorte Følgende verdier er registrert for hver administrativ enhet: Kode Betegnelse Nivå Underlagt enhet 0 Ufordelt administrativ enhet 0 HIT Høgskolen i Telemark 1 REKTOR Rektor 2 HiT AF Fakultet for allmennvitenskapelige fag 3 REKTOR ARKIV Arkivseksjonen 3 REKTOR BIBL Biblioteket 3 REKTOR DIR Direktør DRIFT Driftstjenesten 3 REKTOR EFL Fakultet for estetiske fag, folkekultur og 3 REKTOR lærerutdanning FoU Fou-seksjonen 3 HS Fakultet for helse og sosialfag 3 REKTOR INFO Informasjonstjenesten 3 REKTOR IT IT-tjenesten 3 REKTOR PERSONAL Personal- og organisasjonsutviklingsseksjonen 3 REKTOR STAB REKTOR Rektors stab 3 REKTOR TF Fakultet for teknologiske fag 3 REKTOR UTDANNING Utdanningsseksjonen ØKO Økonomiseksjonen 3 DIR Side 11 av 44

1.5 Arkivtjenesten 1.5.1 Struktur Arkivtjenesten er fra 8. mai 2006 felles for administrasjonene ved Høgskolen i Telemark (HiT), og er plassert i fellesadministrasjonen i Porsgrunn. HiT har en journalførende enhet - SJ - og har dermed ett felles arkiv for hele institusjonen. 1.5.2 Ledelse Arkivtjenesten er underlagt en felles ledelse som utøves av arkivleder. Arkivleder er administrativt underlagt direktøren. Arkivleder er systemansvarlig for ephorte ved HiT. 1.5.3 Arkivpersonalet Arkivpersonalet betjener høgskolens postmottak og e-postmottak, foretar all skanning, journalføring og fordeling av inngående post samt kvalitetssikrer alle registreringer utført av ledere/saksbehandlere. Arkivpersonalet hjelper saksbehandlere i å foreta vurderinger i forhold til journalføringer, klasseringer, offentlighetsvurderinger, er ansvarlig for opplæring av nye brukere, holder grunnkurs og oppfriskningskurs, er brukerstøtte/veiledere i systemet, bistår med informasjon om saksbehandlingsrutiner og søkefunksjoner m.v. De hjelper også med å finne fram saker fra det manuelle arkivet (perioden 1994-2006). 1.5.4 Superbrukere Superbrukere skal bistå saksbehandlerne/lederne med bruk av systemet ephorte. De skal kunne forklare funksjonalitet, som f. eks., søkefunksjoner, bistå med informasjon om saksbehandlingsrutiner, veilede ved opprettelse av saker/dokumenter, avskriving av restanser o.l. De hjelper også med å finne fram saker fra det manuelle arkivet på sin enhet (perioden 1994-2006). 1.5.5 Lokaler Arkivlokaler skal tilfredsstille de fysiske krav som er gitt i Forskrift til arkivloven, kapittel IV. I sentralt arkiv vil det være behov for arkivlokaler til oppbevaring av vedleggsarkiv (vedlegg som ikke kan skannes), kontrakts-/avtalearkiv (undertegnet papirversjon skal foreløpig bevares over tid) og bortsettingsarkiv for perioden 1994-2006 for (saks-, personal-, student- og eksamensarkiv) fram til avlevering skal skje. På fakultetene vil det være behov for arkivlokaler for oppbevaring av bortsettingsarkiv (sak, personal og student) fram til arkivet fra perioden 1994-2006 skal avleveres. Side 12 av 44

1.6 Arkivdeler Høgskolens arkiv er delt opp i arkivdeler som angir logisk arkivering av saker. Alle sakene i en arkivdel er ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp. f.eks. arkivnøkkel, fødselsnummer, studentnummer o.l., og alle sakene i en arkivdel periodiseres på samme måte/samme tidshorisont. En ephorte-bruker er automatisk knyttet opp mot den arkivdelen bruker jobber mest med, men kan selv bytte til annen arkivdel ved behov. Saksarkiv for HiT SAK Ordningsprinsipp: Primært: Arkivnøkkel Sekundært: Arkivnøkkel Personalarkiv for HiT PERS (saker som gjelder den enkelte tilsatte) Ordningsprinsipp: Primært; Arkivnøkkel (221) Sekundært: Fødselsnummer Det opprettes én sak for hver tilsatt i HiT. Saken opprettes ved mottak/oppretting av første arkivverdige dokument etter 8. mai 2006 som gjelder den tilsatte. Papirbaserte personalmapper avsluttes 7. mai 2006, og oppbevares i bortsettingsarkiv. Dokumenter som har kortvarig administrativ interesse, kan fortsatt legges i de fysiske mappene, men det må legges ned et skilleark i mappene fra 8. mai 2006 (p.g.a. periodisering med skarpt skille). Se ephorte Rutine 4 Personalmapper Studentarkiv for HiT STUDENT (saker som gjelder den enkelte student) Ordningsprinsipp: Primært; Arkivnøkkel (52) Sekundært: Fødselsnummer Tertiært: Studentnummer Det opprettes én sak for hver student ved HiT. Saken opprettes ved mottak/utarbeiding av første arkivverdige dokument etter 1. mai 2006 som gjelder studenten. Papirbaserte studentmapper skal avsluttes 30. april 2006, og oppbevares i bortsettingsarkiv. Fakulteter som fortsatt ønsker å benytte fysiske studentmapper, må legge ned skilleark i mappene fra 1. mai 2006 (p.g.a. periodisering med skarpt skille). Se ephorte Rutine 5. Styrer, råd og utvalg ved HiT UTVALG (for utvalg som utarbeider saksframlegg) Ordningsprinsipp: Primært: Arkivnøkkel Sekundært: Arkivnøkkel Høsten 2011 er utvalgsmodulen ikke tatt i bruk Side 13 av 44

1.7 Prosesstyring 1.7.1 Statusbegrep Ved hjelp av statusbegrepet kan behandlingsprosessen styres. Det opereres med tre nivåer: Saksstatus (angir status for arkivering og saksbehandling av en sak) R Saksnummer er reservert (av saksbehandler). Saksbehandler kan redigere tittel. B Saken er under behandling. Saken er opprettet av arkivet eller arkivet har kvalitetssjekket Sak med status R. F Saken skal avsluttes - saksbehandler anser saken som ferdig A Saken er avsluttet. Arkivet avslutter. Kan gjenåpnes av arkivet. U Saken utgår/er slettet. Kan gjenfinnes ved søk på U. Journalpoststatus (angir hvor langt en JP er kommet i forhold til registrering og arkivering) R Reservert M Midlertidig registrert S Registrert av saksbehandler F Ferdig E Ekspedert (når dokumentet er sendt ut ) J Journalført (av arkivet) A Avsluttet U Utgått Dokument B Dokumentet er under behandling F Dokumentet er ferdig fra saksbehandler/leder 1.7.2 Roller I ephorte har alle brukere minst én rolle, som sammen med en del andre kriterier, styrer hva de får lov til å gjøre. Standardrollene for HiT er: Systemansvarlig SY Arkivleder/arkivar AR1/AR2 Saksbehandler SB Leder/saksfordeler LD Utvalgssekretær US (ikke i bruk pr. høst 2011) Andre AN (kun skrivetilgang) Som hovedregel er administrativt ansatte ved HiT brukere av ephorte, og alle brukere har fått tildelt én eller flere roller. Side 14 av 44

I denne sammenheng regnes også rektor, prorektor, instituttledere, studiekoordinatorer og undervisningsledere som administrativt personale. Vitenskapelig personale er foreløpig ikke regnet med som brukere av ephorte. Oppsett av roller for brukere ved HiT Stillingsbetegnelse/funksjon Tildelte roller Merknader Direktør Avdelingsdirektører Rektor Viserektorer Dekaner Administrasjonssjefer Biblioteksjef Drifts- og innkjøpssjef IT-sjef Informasjonssjef Saksbehandlere Utvalgssekretærer LD LD LD LD LD LD LD LD LD LD SB Arkivleder SY + LD + AR1 + SB Arkivleder og 1 arkivar har rollen SY Arkivarer AR1 + SB Superbrukere AR1 + SB i kursbasen 2 superbrukere på AF og EFL 1 superbruker på HS 1 Det finnes også egne roller for Andre og Eksterne som bare skal ha lesetilgang. Det er systemansvarlig som legger inn nye brukere hvor roller tildeles i henhold til skjema over. Registrering av nye brukere og tildeling av roller må være klarert av leder av enheten. 1 Ikke i bruk pr. mars 2010 Side 15 av 44

1.7.3 Tilgangskoder Hva en bruker skal få lov til å lese og søke etter internt i ephorte og hva som vises på offentlig journal, styres ved hjelp av tilgangskoder og aktiv skjerming av opplysninger på saks- og journalpostnivå. Kun de som har tilgang til påført tilgangskode, innenfor aktuell administrativ enhet, kan lese det som er skjermet internt. Noe av hensikten med innføring av ephorte, er at alle brukere i HiT skal kunne dele informasjon. Tilgangskoder bør derfor kun brukes når opplysningene skal skjermes for eksterne parter. Dette gjelder imidlertid ikke personal- eller studentsaker. Her skal alle dokumenter være skjermet. Registrerte koder Standard koder for HiT er: U P PX S SX Unntatt offentlighet Personalmapper/-opplysninger (avsender/mottaker blir avskjermet) Sensitive personopplysninger - personalet (tittel og avsender/mottaker blir skjermet) Studentmapper/-opplysninger (avsender/mottaker blir skjermet) Sensitive personopplysninger - studenter (tittel og avsender/mottaker blir skjermet) Oppsett av tilgangskoder for brukere ved HiT Alle brukere har tilgang til U og P for egne saker, d.v.s. til dokumenter som de har utarbeidet selv, eller hvor de er mottakere eller kopimottakere. Tittel/funksjon Gjeldende for saker Aut. for tilgangskode innen Direktør Hele organisasjonen U - P - PX - S - SX Rektor Hele organisasjonen U - P - PX - S - SX Viserektorer Hele organisasjonen Egne saker U P S - SX PX Pers.- og org.direktør Hele organisasjonen U - P - PX Økonomidirektør Hele organisasjonen Økonomiseksjonen Egne saker U P PX Arkivleder Hele organisasjonen U - P - PX - S - SX Arkivarer ved Sentralt arkiv Hele organisasjonen U - P - PX - S - SX Dekan Administrasjonssjef Instituttledere Studiekoordinatorer Hele organisasjonen Egen enhet Egne saker Hele organisasjonen Egen enhet Egne saker Hele organisasjonen Egen enhet Egne saker Egen enhet Egne saker Undervisningsledere Egen enhet S-U U P - S SX PX U P - S SX PX U S - P PX - SX S - U SX Side 16 av 44

Drifts- og innkjøpssjef IT-sjef Biblioteksjef Informasjonssjef Gruppeledere for enheter på IT, BiB og Drift Saksbehandlere i FA på personalsaker Saksbehandlere i FA på studentsaker Saksbehandlere i FA på økonomisaker Saksbehandlere i FA på økonomi/lønn Saksbehandlere på fakultetene for personalsaker Saksbehandlere på fakultetene for studentsaker Saksbehandlere på fakultetene for økonomisaker Superbrukere på fakultetene Egne saker Egen enhet Egne saker Egen enhet Egne saker Egen enhet Egne saker Egen enhet Egne saker Egen enhet Egne saker Hele organisasjonen Egne saker Hele organisasjonen Egne saker Økonomiseksjonen Hele organisasjonen Egen enhet Egne saker Egen enhet Egne saker Egen enhet Egen enhet + PO-seksj. Egen enhet Egne saker SX U P PX U P PX U P PX U P PX U S - P U - P PX S SX - U U P U - P PX S - U SX P U U - P - S SX PX Systemansvarlig legger inn og oppdaterer i henhold til skjema over. Eventuelle utvidelser av tilgangskoder må være klarert av ledelsen. Påføring av tilgangskode m.v. på inngående dokumenter På nye saker og dokumenter som kommer inn, foreslår arkivet tilgangkode med tilhørende hjemmel og skjerming av taushetsbelagte opplysninger. Saksbehandler/leder har imidlertid ansvar for offentlighetsvurderingen. Personalmapper påføres alltid tilgangskode P ved oppretting av ny "mappe"/sak. I tillegg skjermes navn og fødselsnummer i tittel. Dersom koden PX benyttes skjermes automatisk både tittel og avsender/mottaker på JP. Se ephorte Rutine 4 Personalmapper Studentmapper påføres alltid tilgangskode S ved oppretting av ny "mappe"/sak. I tillegg skjermes navn og studentnummer i tittel Dersom koden SX benyttes skjermes automatisk både tittel og avsender på JP. Se ephorte Rutine 5 Studentmapper Påføring av tilgangskode m.v. på nye utgående og interne dokumenter Saksbehandler/leder skal ta stilling til tilgangskode og hjemmel og aktivt skjerme taushetsbelagte opplysninger på nye utgående dokumenter og interne dokumenter. Side 17 av 44

1.7.4 Tilgangsgrupper Det kan opprettes tilgangsgrupper på tvers av administrative enheter hvis en eller flere personer ansatt i en annen administrativ enhet enn den hvor en bestemt type saker hører hjemme har behov for lese/skrivetilgang til slike saker. Det finnes to typer tilgangsgrupper: Faste: Ad hoc: Forhåndsdefinerte tilgangsgrupper som kan gjenbrukes på mapper/poster. Faste tilgangsgrupper må opprettes av systemansvarlig (arkivleder). Saksbehandler kan legge til en fast tilgangsgruppe på sak eller JP. Tilgangsgruppe som saksbehandler kan opprette og tilknytte en enkelt saksmappe eller JP. Kan ikke gjenbrukes. 1.7.5 Leserettigheter En brukers rettighet til å gjenfinne og lese informasjon. Styres via tilgangskoder tilgangsgrupper brukerens autorisering for ulike tilgangskoder HUSK! Uten tilgangskode på sak eller JP kan interne brukere lese alt og taushetsbelagt informasjon vil ligge åpen for offentligheten! 1.7.6 Skriverettigheter En brukers rettighet til å opprette saker å opprette journalposter og dokumenter å endre informasjon skrive dokumenter Styres via roller tilgangskoder/-grupper status (saker/jp/dokumenter) Side 18 av 44

2 INNGÅENDE POST (dokumenttype I) 2.1 Mottak av arkivverdig post 2.1.1 Post mottatt på papir Høgskolen har ett offisielt postmottak for arkivverdig post Arkivverdig post som mottas på driftsenhetene Personlig adressert post (navn på 1. linje) Sentralt arkiv i fellesadministrasjonen Adressen er Høgskolen i Telemark Postboks 203, 3901 Porsgrunn Oversendes umiddelbart i spesialmapper for "skanningspost" til Sentralt arkiv for skanning, journalføring og fordeling. Legges direkte til mottaker. Dersom brevet er arkivverdig, skal det straks sendes til Sentralt arkiv for skanning, journalføring og fordeling. 2.1.2 E-postmottak for HiT E-postadressen for høgskolen er E-post mottatt på egen adresse (arkivverdig) postmottak@hit.no. All elektronisk arkivverdig post til HiT skal til denne adressen. Arkivet lagrer, journalfører og viderefordeler til ansvarlig saksfordeler/enhet. Saksbehandler kan videresende denne til Sentralt arkiv (postmottak@hit.no) for journalføring (evt. journalfører saksbehandler e-posten selv). Se ephorte Veiledning 1 i Sak 2006/1 2.2 Mottak av ikke arkivverdig post Ikke arkivverdig post (aviser, blader, reklame, div. forespørsler etc.): Leveres/viderefordeles til vedkommende enhet. Se også ephorte Rutine 1. Personlig adressert post Legges direkte til mottaker, jf. arkivforskriften 3-1. NB! Privat post skal som hovedregel ikke adresseres til høgskolen. 2.3 Mottak av "spesialpost" 2.3.1 Verdipost Mottatt verdipost skal alltid åpnes av to personer og kvitteres for i egen protokoll. Jf arkivforskriften 3-1 og Økonomihåndbok for HiT, punkt 11.6. Side 19 av 44

2.3.2 Mottak av anbudsdokumenter ephorte Rutine 11 sak 2006/1-14 Mottatte tilbud vil bli sendt til/levert i ekspedisjonen, men dersom slike tilbud feilsendes til arkivet, skal tilbudene ikke åpnes! Arkivet underretter ekspedisjonen umiddelbart. Tilbudene skal avgis skriftlig i lukket konvolutt (direkte eller pr. brev). Under gitte forutsetninger kan tilbudene avgis via elektroniske midler, jf. 7-5, 7-10 og 7-11 i Forskrift om offentlige anskaffelser. Tilbudene skal påføres tidspunkt (dato + klokkeslett) for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når tilbudet er mottatt. Rettidig levert tilbud skal åpnes på det tidspunkt og på det sted som er oppgitt i konkurransegrunnlaget. Åpningen skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. Side 20 av 44

2.4 Skanning 2.4.1 Skanning av innkomne papirdokumenter For at høgskolen skal ha et fullelektronisk arkiv, må alle hoveddokumenter i en sak være elektroniske. Arkivverdige dokumenter som mottas på papir, må følgelig skannes for å bli arkivert elektronisk. All skanning, journalføring og fordeling av innkomne papirdokumenter og faks utføres av Sentralt arkiv. Alle inngående dokumenter som blir skannet og registrert av arkivet får journalstatus J (journalført). 2.4.2 Bevaring av papirversjonen Papirversjonen av dokumenter som er journalført, skannet og elektronisk arkivert oppbevares/arkivlegges i Sentralt arkiv i 3 måneder før de makuleres av arkivet. Dokumentene settes bort etter dato, og oppbevares i arkivrom. Dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger legges i låst skap for oppbevaring inntil de har gått ut av administrativ bruk. Dokumentene makuleres under oppsyn av arkivet. 2.4.3 Bevaring av underskrevne avtaler, kontrakter o.l. Papirversjonen av underskrevne avtaler, arbeidsavtaler, kontrakter o.l. arkivlegges for bevaring over tid. Papirversjonen arkivlegges i et eget kontrakts-/avtalearkiv på arkivrommet, og sorteres etter saksnummer. Avlevering av slike dokumenter skjer elektronisk. 2.4.4 Skanning av vedlegg Ved bruk av bunkeskanning blir det lagt skilleark mellom hvert hoveddokument (JP) og mellom hvert vedlegg i sendinger som har flere vedlegg. Ellers skannes ett og ett vedlegg inn. Hensikten å skille mellom hoveddokument og vedlegg er at vedlegg skal kunne knyttes elektronisk til andre JPer i systemet. På grunnlag av dette må det også vurderes om hvert enkelt vedlegg skal skannes for seg slik at vedleggene enkeltvis kan knyttes til andre JP. 2.4.5 Vedlegg som ikke kan skannes Vedlegg som er i format som ikke kan skannes, ettersendes pr. post/leveres til ansvarlig saksbehandler. I merknadsfeltet påføres at vedlegget er oversendt/levert til saksbehandler + dato. Side 21 av 44

Det kan tas kopi av første (og eventuelt siste siden) - hvis mulig - som skannes inn som et vedlegg til hoveddokumentet. Vedleggene påføres saks- og dokumentnummer, arkivkode og merknad om at de skal returneres til sentralt arkiv for arkivering etter endt saksbehandling. Vedleggsarkivet i sentralt arkiv vil være ordnet etter saksnummer. Eksempler på vedlegg som ikke kan skannes: Bøker Innbundne utredninger/rapporter Anbudsdokumenter Store kart/tegninger (større enn A3) Omfattende vedlegg til søknader til vitenskapelige stillinger Side 22 av 44

2.5 Fordeling av dagens inngående post Generelt Saksdokumenter skal registreres i journalen før de går til saksbehandling. Dette gjelder også for hastesaker. Jf. Arkivforskriften 3-5. Dette medfører at: alle innkomne, arkivverdige dokumenter mottatt på papir skal arkivet skanne og registrere før de går til saksbehandling. alle innkomne, arkivverdige dokumenter mottatt på høgskolens e-postmottak skal arkivet laste ned, lagre og registrere i PDF-format før de går til saksbehandling. Når arkivet oppretter en ny sak, og registrerer første dokumentet i denne, vil de som regel påføre hvilken administrativ enhet som skal behandle saken og det mottatte dokumentet. Leder/saksfordeler av den påførte administrative enheten vil da motta dokumentet for viderefordeling til saksbehandler. Er dokumentet fordelt til feil administrativ enhet, endrer saksfordeler administrativ enhet til "Ufordelt", samt skriver forklaring vedr. omfordelingen i merknadsfeltet. Dokumentet vil da automatisk bli oversendt arkivet for fordeling til ny enhet. Når arkivet registrerer et nytt dokument i tidligere opprettet sak, vil dette normalt bli fordelt direkte til den personen som er ansvarlig for saken. Er dokumentet fordelt til feil saksbehandler, gir saksbehandler melding om dette til sin leder (saksfordeler). Leder kan fritt omfordele innen egen enhet. Er dokumentet fordelt til feil enhet, endrer saksfordeler administrativ enhet til "Ufordelt", samt skriver forklaring vedr. omfordelingen i merknadsfeltet. Ved fordeling av første journalpost/dokument i en sak, vil saksbehandler automatisk settes inn som ansvarlig for hele saken, slik at nye dokumenter heretter automatisk kommer direkte til den saksansvarlige. Unntak: Saksansvarlig for en personalmappe skal være den som har personalansvaret for vedkommende. Saksansvarlig må også sette mappen til status F dersom vedkommende slutter. I tillegg påføres en fast tilgangsgruppe ved opprettingen av en personalmappe slik at flere saksbehandlere har skrivetilgang til mappen. Når det gjelder studentmapper velger avdelingen selv hvem som skal stå som saksansvarlig. Også her har saksansvarlig ansvar for å sette mappen til status F når studenten har sluttet. I tillegg påføres en fast tilgangsgruppe ved opprettingen av en studentmappe slik at flere saksbehandlere har skrivetilgang til mappen. Side 23 av 44

2.5.1 Post til fellesadministrasjonen Arkivet fordeler direkte til saksbehandler i FA når dokumentet registreres i en allerede eksisterende sak hvor ansvarlig saksbehandler er kjent når dokumentet er første dokument i en ny sak, og arkivet er kjent med hvem som er saksansvarlig for vedkommende emne. Eksempler: Tilsettingssaker vedr. faglig tilsatte - fordeles direkte til ansvarlig saksbehandler for tilsetting i faglige stillinger ved Seksjon for personal- og organisasjonssaker Saksbehandler har ansvar for å påføre eventuelle kopimottakere. Arkivet fordeler direkte til leder/saksfordeler (d.v.s. Ufordelt) for seksjon i FA når dokumentet er første dokument i en ny sak, og arkivet ikke er kjent med hvem som skal være saksansvarlig. Leder/saksfordeler viderefordeler på egen seksjon. Saksbehandler har alltid ansvar for å kontrollere at nødvendige kopimottakere er påført/påføres. 2.5.2 Post til fellestjenestene Bibliotek, drift, informasjon og IT Arkivet fordeler direkte til leder/saksfordeler for enheten, som også har ansvar for å påføre eventuelle kopimottakere. 2.5.3 Post til fakultetene Arkivet fordeler direkte til saksbehandler når dokumentet registreres i en allerede eksisterende sak hvor ansvarlig saksbehandler er kjent. Arkivet fordeler direkte til saksfordeler (d.v.s. Ufordelt på enheten) når dokumentet registreres i en allerede eksisterende sak, men det er flere saksbehandlere som deler saksansvaret (f.eks. personal- eller studentmapper). når dokumentet er første dokument i en ny sak. Leder/saksfordeler viderefordeler på egen avdeling. Saksbehandler har alltid ansvar for å påføre eventuelle kopimottakere. Side 24 av 44

2.5.4 Leders ansvar i.f.m. fordeling av dagens post Leder for enheten har det endelige ansvaret for at dagens post er korrekt fordelt. Leder bør kontrollere at: dokumentet har blitt fordelt til rett enhet Er det påført feil administrativ enhet? Leder endrer administrativ enhet til "Ufordelt" samt skriver forklaring vedr. omfordelingen i merknadsfeltet. Dokumentet vil da automatisk bli oversendt arkivet for fordeling til ny enhet. rett saksbehandler har blitt påført Er det påført feil saksbehandler, men riktig administrativ enhet. kontroll av unntak fra offentlighet er vurdert Er dette et dokument alle brukere ved HiT av ephorte kan ha innsyn i? Er det hjemmel for unntak fra offentlighet? Kan også påføres/endres av leder. forslag til tilgangskode og skjerming er riktig Er påført forslag om kode og eventuelt ytterligere skjerming riktig? Kan også påføres/endres av leder. Leder kan foreta følgende "ledersøk" i.f.m. fordeling av dagens post: HiT Inngående brev - fordel til saksbehandler HiT Mottatte notater - påfør saksbehandler HiT Kopi av utgående brev - påfør saksbehandler Søkene over viser saksdokumenter som tilhører egen administrativ enhet, og som ikke er fordelt til saksbehandler, d.v.s. står Ufordelt på enheten. HiT Mottatt for godkjenning (fellessøk) Viser journalposter som er sendt deg (leder) for godkjenning. Leder kan foreta andre aktuelle søk for å få en god oversikt over hva som mottas, produseres og ekspederes på egen enhet: HiT Post til min enhet (ledersøk) Viser inngående dokumenter, N-notat, X-notat og kopi av utgående brev mottatt på egen administrativ enhet siste 7 dager. HiT Post fra min enhet (ledersøk) Viser utgående dokumenter, N-notat og X-notat sendt fra egen enhet og innen egen enhet siste 7 dager. HiT Min enhets restanser (ledersøk) Viser alle restanser knyttet til enhetens saksbehandlere. Bør følges opp av fakultetets ledere. Side 25 av 44

2.5.5 Saksbehandlers ansvar i.f.m. fordeling av dagens post Saksbehandler har ansvar for kontrollere at han/hun er rette saksbehandler/saksansvarlig for saken/dokumentet Er dokumentet fordelt til feil saksbehandler? Mottaker gir leder/saksfordeler beskjed Leder/saksfordeler endrer og fordeler på nytt Saksbehandler kan ikke påføre annen saksbehandler uten å gå om sin leder at dokumentet/jp er registrert i riktig sak Er dokumentet/jp registrert i feil sak? Kontakt arkivet sakstittel og JP-tittel Er saks- eller JP-tittel feil eller mangelfull, må arkivet kontaktes dersom status på sak er B og status på JP er J at korrekt arkivkode er benyttet Feil kode? Kontakt arkivet for korrigering at hele det innskannede dokumentet med eventuelle vedlegg er lesbart Hvis ikke dokumentet er lesbart, kontakt arkivet. Papirkopien blir bevart i ca. 6. måneder, og kan skannes inn på nytt. Når ovennevnte kontroller er foretatt: Saksbehandler har alltid ansvar for å kontrollere at nødvendige kopimottakere er påført/evt. påføres. Under Fellessøk har saksbehandler oversikt over sine restanser, forfallslister, dokumenter som ikke er ekspedert, dokumenter under arbeid, sendt til godkjenning, dokumenter med status F (f.eks. som er godkjente av leder) m.v. Side 26 av 44

3 JOURNALFØRING I ephorte Det er viktig at alle følger de samme registreringsreglene, slik at man finner igjen de registrerte dokumentene på en enkel måte i ettertid. 3.1 Oppretting av ny sak Jf. punkt 1.3.1 Sak (Begrepsbruk). Nye saker opprettes når høgskolen mottar et arkivverdig inngående dokument som ikke tilhører en allerede eksisterende sak. når saksbehandler utarbeider et internt notat, et utkast eller et utgående dokument som starter et behandlingsforløp, d.v.s. et dokument som ikke tilhører en allerede eksisterende sak Som hovedregel skal det aldri opprettes en ny sak for å besvare et mottatt dokument. Før det opprettes en ny sak, skal det alltid gjøres et søk for å finne ut om saken finnes fra før. Se også ephorte Rutine 6 Ved oppretting av en ny sak må følgende vurderes: 3.1.1 Valg av arkivdel Arkivdelen hentes automatisk fra brukerprofilen til den som oppretter saken. Må kontrolleres og eventuelt endres for en ny sak. 3.1.2. Sakstittel Generelt Hovedregel: Tenk søkbarhet! Hva vil du selv søke på i ettertid for å få opp akkurat denne saken? Sakstittel skal være meningsbærende, spesifikk og dekke hele saksforholdet. Sakstittel skal være lett å søke på. Ingen sakstitler skal være helt identiske - ikke kopier fra arkivnøkkelen. Vær nøye med ikke å ha skrivefeil i tittel av hensyn til gjenfinning (søking). Ikke alltid er brevets overskrift den beste sakstittel. Dersom saken over tid endrer karakter, bør sakstittel justeres. Noen titler er allerede fastlagte og er laget som eksempelsaker i ephorte. Språket Sakstittel skal skrives på bokmål av hensyn til gjenfinning (søking). Engelsk eller annet språk kan registreres, men i tillegg oversettes til norsk bokmål. Side 27 av 44

Forkortelser Alle ord skal skrives fullt ut - eventuelle forkortelser kommer i tillegg. Som hovedregel brukes ikke forkortelser, men "offisielt godkjente" forkortelser kan brukes, som f.eks. NRK, HiT, Tel- Tek o.l. Tegn Med unntak av komma, oppfattes tegn som bokstaver i.f.m. søkefunksjonen. Dersom det er nødvendig å sette inn tegn i teksten, bruk derfor alltid mellomrom både foran og bak tegn. Unntak er selvfølgelig ord og uttrykk man vil skal høre sammen, f.eks. st.prp.nr., cand.mag., o.l. Registrering av dato/datoformat I alle sammenhenger skal dato registreres på følgende måte: dd.mm.åååå Eksempel: 11. 12.2006 Personnavn Når personnavn registreres i ephorte skal de skrives på følgende måte: Fornavn Etternavn Eksempel: AF Personalmappe 2 Mona Jensen 151048 3.1.3 Arkivkode Den som oppretter en sak (arkivet eller leder/saksbehandler) kan også påføre arkivkoden. Husk at ved personal- og studentmapper er arkivnøkkel med arkivkode den primære, og fødselsnummer det sekundære ordningsprinsippet. I tillegg har studentmapper studentnummer som tertiært ordningsprinsipp. 3.1.4 Tilgangskode og annen skjerming Tilgangskode og annen skjerming må alltid vurderes, men husk meroffentlighetsprinsippet. 3.1.5 Fast/ad-hoc tilgangsgruppe Når det er behov for å arbeide på tvers av de administrative skillelinjene, kan det i enkelte tilfelle være at saksbehandler må dele ut lese-/skriverettigheter til andre. Da må påføring av fast tilgangsgruppe eller oppretting av ad-hoc tilgangsgruppe vurderes. 3.2 Sak som utgår Ingenting som er registrert i ephorte kan slettes/fjernes. Dette er fastsatt av riksarkivaren. En mulighet er da å velge at saken utgår. Status i saken settes da til U (utgår). 2 Navn og fødselsdato skal skjermes. Side 28 av 44

3.3 Oppretting av ny journalpost (JP) Se Rutinene 7 og 8 i sak 2006/1 3.3.1 Dokumenttyper For dokumenter som sendes internt i HiT brukes følgende dokumenttyper: N (notater som blir en restanse hos mottaker) X (notater som ikke blir en restanse hos mottaker) For eksternt innkomne brev, faks eller e-poster til HiT brukes: I (Inngående brev). For brev, faks, e-post vi sender ut fra HiT brukes: U (Utgående brev) For dokumenter saksbehandler ønsker skal ligge i en sak: Y (Mappedokument) Disse skal ikke journalføres, og forsvinner ved en senere periodisering. 3.3.2 Dokumenttittel Språket Språket man skal benytte ved registrering i ephorte er norsk bokmål. Det er viktig at alle følger dette, ellers blir gjenfinningsprosessen tidkrevende. Selve dokumentets innhold kan selvfølgelig være på hvilket språk man ønsker. Engelsk eller annet språk kan registreres, men i tillegg bør det legges til norske betegnelser/emneord slik at det blir lettere søkbart. Innholdsbeskrivelsen Journalposten skal beskrive de tilhørende dokumentene. I motsetning til sakstittelen skal dette være relativt detaljert, men likevel ikke for mange opplysninger. Eksempler: I en tilsettingssak kan noen av dokumentbeskrivelsene (JP-tittel) være: Utlysingstekst av 1.5.2006 Tilbud om stilling Retur av undertegnet arbeidsavtale Side 29 av 44

Forkortelser Alle ord skal skrives fullt ut - eventuelle forkortelser kommer i tillegg. Som hovedregel brukes ikke forkortelser, men "offisielt godkjente" forkortelser kan brukes, som f.eks. NRK, HiT, Tel- Tek o.l. Bruk av tegn Med unntak av komma, oppfattes tegn som bokstaver i.f.m. søkefunksjonen. Dersom det er nødvendig å sette inn tegn i teksten, bruk derfor alltid mellomrom både foran og bak tegn. Unntak er selvfølgelig ord og uttrykk som skal høre sammen, f.eks. st.prp.nr., cand.mag., o.l. Personnavn Når personnavn registreres i ephorte skal de skrives på følgende måte: Etternavn, Fornavn Eksempel: Mona Jensen Registrering av dato/datoformat I alle sammenhenger skal dato registreres på følgende måte: dd.mm.åååå Eksempel: 12.11.2006 3.3.3 Avsender/mottaker Adresseregisteret for HiT oppdateres av systemansvarlig. Det er ikke anledning for hver enkelt bruker av ephorte å lagre opplysningene i disse registrene. Forslag til oppdateringer sendes pr. e-post til: postmottak@hit.no 3.4 Dokument/JP som utgår Ingenting som er registrert i ephorte kan slettes/fjernes. Dette er fastsatt i NOARK-4 standarden. En mulighet er å velge at dokumentet/jp utgår, og dokumentet vil da ikke vises. Status settes da til U (Utgått). Dokumentet kan gjenfinnes ved å søke opp dokumenter med status U. Side 30 av 44

3.5 Elektronisk post 3.5.1 Arkivverdig e-post E-postmeldinger skal regnes som arkivverdig (saksdokument) når e-posten inneholder opplysninger eller vurderinger som kan sies å ha betydning for en sak innholdet er ment eller egnet til å påvirke en avgjørelse innholdet er gjenstand for saksbehandling innholdet anses å ha verdi som dokumentasjon 3.5.2 Håndtering av inngående e-post E-post til sentralt postmottak skal åpnes av arkivtjenesten (jf. arkivforskriften 3, 2. ledd). Dersom enkeltpersoner mottar arkivverdig e-post skal e-posten umiddelbart videresendes til postmottak@hit.no for registrering i ephorte. Eventuelt kan saksbehandler selv laste ned e- posten og registrere den i ephorte. Se ephorte Veiledning 1 i sak 2006/1 Saksbehandler må alltid ta stilling til om meldingen, vedlegget eller begge deler skal registreres og tilknyttes dokumentregistrering i ephorte. Side 31 av 44

3.5.3 Skikk og bruk-regler for elektronisk post i HiT 1. Du skal aldri åpne "mistenkelig" e-post eller vedlegg du ikke vet hva er. Besvar aldri "useriøs" e-post. Slett umiddelbart. 2. Ha som praksis å lese og behandle mottatt e-post jevnlig. 3. Prioriter behandlingen av ekstern e-post (studenter, eksterne forbindelser). 4. For intern korrespondanse til administrativt personale i HiT, bruk ikke e-post, men notat (N, X) produsert vha. ephorte. Tilsatte som ikke har tilgang til ephorte, må foreløpig få tilsendt intern korrespondanse pr. e-post. Bruk funksjonen Send kopi med e-post. 5. Hvis du bruker e-post som intern informasjonskanal til f.eks. hele studiestedet/høgskolen, husk at det er arbeidstakergrupper i høgskolen som ikke har tilgang til e-post. Vurdér da å bruke intranett/internett. 6. Begrens antall mottakere. Tenk etter om meldingen er relevant for alle mottakere du har ført opp. 7. Du har plikt til å vurdere om e-posten skal anses som et arkivverdig dokument. Vær obs på at selv om personlige eller private kommentarer er blandet inn i teksten, kan e-posten være et saksdokument. 8. Dersom mottatt vedlegg ikke er lesbart, bør avsender straks varsles. 9. Videresendes mottatt e-post, bør avsender få vite hvem den blir videresendt til. Påfør avsenders e-postadresse i CC-feltet. 10. Er det tvil om at e-posten kommer fra oppgitt adressat, og det er behov for å få det bekreftet, be om verifisering fra avsender og/eller be om at e-posten ettersendes som vanlig post. 11. Gi meldingen en kort, men informativ overskrift. (Feltet Emne/Subject) 12. Presentér den viktigste informasjonen først i e-postmeldingen. 13. Begrens innholdet. La en melding bare omfatte ett emne hvis mulig. Det er bedre med flere korte meldinger enn én lang. 14. Bruk enkelt språk, korte avsnitt og blanke linjer mellom avsnittene. Unngå overdreven bruk av store bokstaver, farget tekst eller utropstegn. 15. Les alltid gjennom hele meldingen før du sender den. 16. Sjekk at vedlegg du refererer til er med i meldingen. 17. Send aldri en e-post når du er provosert eller sint. Forutsett at alle e-poster du sender vil bli sendt videre. 18. Send ikke meldinger til andre i en form som du ikke vil de skal sende til deg. Husk at e- postmeldinger er "evige" og bør tåle dagens lys uansett sammenheng. Ville du satt innholdet på et stykke papir? Kunne du forsvart innholdet i et "åpent rom"?. 19. Send aldri sensitive personopplysninger pr. e-post. Bruk vanlig brev sendt pr. post. Vis stor varsomhet ved oversending av øvrig taushetsbelagt informasjon. 20. Få rutine på å rydde og slette meldinger i inn- og utkurv. Side 32 av 44