Seniorpolitiske tiltak.

Seniorpolitiske tiltak. Underprosjekt under kommunens livsfaseorientert arbeidsgiverpolitikk Fase 1: Forprosjekt. Fagrapport Seniorpolitikk i Malvik kommune 2009

2 1.0 SAMMENDRAG 2.0 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn 2.2 Prosjektmål 2.3 Mandat 3.0 HOVEDAKTIVITETER 3.1 Hvilke tiltak finnes i dag? 3.2 Registrering av alderssammensetning og antall avgang på alderspensjon, uførepensjon og AFP (avtalefestet pensjon) i Malvik kommune 3.3 Idedugnad 3.4 Alternative forslag 3.5 Myndighetsavklaring og økonomi 3.6 Kostnader og besparelser 4.0 ANBEFALINGER 4.1 Forslag til tiltak 4.2 Konsekvenser og effekter i organisasjonen 4.3 Forslag til vedlikeholdsrutiner for evaluering 4.4 Konklusjon 5.0 FORSLAG TIL VIDEREFØRING AV PROSJEKTET

3 1 SAMMENDRAG Prosjektet ble startet etter oppdrag fra Rådmannen og gjennomført etter PLPmetoden. Prosjektgruppa startet sitt arbeid med et oppstartsmøte den 4. september 2008, der alle ledere og tillitsvalgte ble invitert. KLP var tilsted og ga oss innsikt i grunnlagsdata for Malvik kommune og annen relevant kunnskap innen temaet. Prosjektet er forsøkt forankret og få skapt engasjement i alle deler av organisasjonen gjennom skriftlig og muntlig henvendelser til ledere, vernetjeneste, tillitsvalgte. Alle ansatte over 50 år har mottatt brev og et generelt infoskriv til alle ansatte er sendt ut. HMS-gruppene har hatt en sentral rolle i forankringsprosessen. Dette har gitt muligheten til å engasjere og få dialog med flest mulig ansatte i kommunen. Tilbakemeldingene har vært mange og varierte, og tyder på at tiltakene bør være mest mulig tilpasset ulike behov innenfor de forskjellige områdene. Prosjektgruppa har gjort seg nytte av tilgjengelig ekstern kompetanse og erfaring på området. KLP, SPK, NAV og erfaringer/evalueringer fra andre kommuner har vært til god hjelp i prosjektet. Det er blant annet tatt kontakt med KS 6 pilotkommuner (Stord, Nedre Eiker, Molde Ringerike, Sørum og Skedsmo) som startet seniorprosjekter i 2001. Synliggjøring av kostnader og besparelser har vært en utfordring, da særlig overgang til ny pensjonsordning (2011) har innvirkning på dette. En del av effektene ved å redusere avgang til ulike pensjonsvarianter, redusert sykefravær, besparelser på utsatt rekruttering, kompetanseoverføring, økt motivasjon med mer er vanskelig å tallfeste. Evaluering i forhold til grunnlagstall fra KLP/SPK av reelle effekter i ettertid vil med stor sannsynlighet vise utsettelse av avgang til ulike pensjonsvarianter, redusert sykefravær jf. IA-målene. Dette er erfaringer fra KSs pilotkommuner som startet opp i 2001 og deres evalueringsrapporter. Malvik kommunes kostnader for ytelser fra KLP er for alderspensjon kr. 7.7 mill., for uførepensjon kr. 3.7 mill., for AFP 1.4 mill. og for etterlattepensjon kr. 0.4 mill. Mangel på arbeidskraft er en av arbeidslivets største utfordringer i årene framover. I tillegg til antall uføre er stigende med 330 000 i dag, dette er 10 % av alle i yrkesaktiv alder og kostet 52 mrd kroner i folketrygd 2007. Antall på AFP er 45 000, dette utgjør 20 % av alle mellom 62 66 år, dette utgjør mer enn 14 % av den samlende arbeidsstyrken i kommunesektoren. Gjennomsnittlig pensjonsalder (inkl. uføre) i kommunesektoren er nå under 55 år. Velferdsstatens store utfordringer er hvordan sikre både helse, velferd og arbeidsførhet. Hvordan styrke fellesskapet ved at gevinstene ikke bare tas ut i

4 form av privat velferd og velstand, men også gjennom et sterkere og mer produktivt arbeidsliv. Økt uttak av uførepensjon og tidligpensjon gir store kostnader både for arbeidsgiver og samfunnet. Arbeidslivet og samfunnet mister både verdifull kompetanse og arbeidskraft. Med stadig yngre uførepensjonister representerer dette langt større kostnader og tap av arbeidskraft, enn AFP/tidligpensjon. Bare deler av kostnadene er dekket ved forsikring eller utjevning. Også for uføre påløper store kostnader ved at kommunene selv må dekke de årlige reguleringspremiene for sine uførepensjonister. Malvik kommune ligger over fylket og landsgjennomsnittet når det gjelder antall uførepensjonister. Hva skal til for at seniorer skal bli lenger i arbeidslivet? Sluttrapport livsfasepolitikk i Trygdeetaten AFI-rapport 2/2002 Anne Inga Hilsen 61 % å bli sett og verdsatt av nærmeste leder 54 % å få klare signaler på at en er ønsket 34 % ønsker utvikling av sin kompetanse 34 % ønsker fleksibel arbeidstid Mange ønsker å gå av med tidlig pensjon: 25 % går av ved første anledning 25 % vil trolig jobbe etter 62 år 50 % er usikre og kan påvirkes Plansjen viser %-vise utviklingen innenfor KLP-område fra 2004 2009 (Lærere og ansatte foretak er ikke med)

5 Plansjen viser %-vise utviklingen innenfor KLP-området i sammenlignet med fylket og landet. 2 INNHOLD 2.1 Bakgrunn Malvik kommune har vedtatt overordna IA-mål forperioden 2007-09. redusere sykefravær pensjoneringsalder økes med 0.5 år avgangsalder AFP økes med 1 år Arbeidsmiljølovens kap. 4, 4-2 arbeidet organiseres og tilrettelegges under hensyn til den enkeltes arbeidstakers arbeidsevne, kyndighet, alder og øvrige forutsetninger Hovedtariffavtalens kap.3, 3.2.3 Seniorpolitiske tiltak Kommunen/fylkeskommunen/virksomheten skal utvikle virkemidler for å motivere arbeidstakere til å stå lengre i arbeid 2.2 Prosjektmål Malvik kommune en attraktiv arbeidsgiver Verdig avslutning av yrkeskarrieren Utvikle et inkluderende og godt arbeidsmiljø og redusere sykefravær

6 Redusere AFP-avgang og dermed få økonomisk gevinst Beholde og utnytte kompetanse og erfaring 2.3 Mandat Foreslå alternative tiltak Foreslå hvem som gjør avtaler med den enkelte Utrede kostnader og gevinster av anbefalte tiltak 3 Hovedaktiviteter 3.1 Hvilke tiltak finnes i dag? Dagens ordninger som også omfatter seniorer: Påskjønnelse ved 20 30 og 40 år lokalt reglement Ekstra ferieuke ved fylte 60 år Ferieloven 5 (2) Mulighet for redusert stilling/arbeidstid AML 10-2 (4) Tilrettelegging pga alder AML 4-2 (b) og IA-målsetting Rett til fritak fra nattearbeid AML 10-2 (2) Pensjonsinformasjon KLP AFP + 85-årsregel kombinert jobb og arbeid Påskjønnelse ved avgang lokalt reglement Redusert leseplikt for undervisningspersonell sentralt seniorpolitisk tiltak: - 5.8 % ved 55 år -12.5 % ved 60 år Redusert pris på bruk av treningsstudio Gratis bruk av svømmehall 2 timer i uken

7 3.2 Registrering av alderssammensetning og antall avgang på alderspensjon, uførepensjon og AFP i Malvik kommune Framtidige årskull f. 1950 60 i Malvik kommune Født 1950 1951 1952 1953 1954 1955 1956 1957 1958 1959 1960 Antall K 4 18 15 21 13 19 14 7 15 19 14 159 M 0 2 2 2 5 3 0 3 4 4 3 28 Totalt antall født i 1950-60 187 ÅV 3.40 17.03 13.54 16.37 15.96 16.03 11.66 8.01 13.44 15.74 14.54 145.7 Overgang til ulike pensjonsvarianter kjønn og årskull KLP/SPK ÅRSKULL 2003 2004 2005 2006 2007 2008 ANT. TOTAL ÅRSVERK KJØNN K M K M K M K M K M K M K M AFP 3 0 5 1 5 1 7 2 6 3 12 1 38 8 46 40.3 ALDERSPENSJ 3 1 2 2 3 2 2 0 3 3 0 3 13 10 24 13.4 ATTFØRINGS- 3 0 2 0 4 0 4 0 11 1 6 0 30 1 31 27.2 PENSJON ENKE- 0 0 1 1 2 0 2 0 2 1 0 0 7 2 9 9 PENSJON UFØRE 11 1 19 4 5 5 8 4 11 6 22 3 76 23 99 75.3 209 157.1

8 3.3 Idedugnad Tilbakemeldinger ang, seniorpolitikk fra ansatte fra 50 år og oppover, 50+gruppa, virksomhetsledere og HMS-gruppene. Det kom inn svar fra 6 HMS-grupper, 5 virksomhetsledere og 40 50- åringer. Alle ansatte over 50 år fikk personlig brev med spørsmålsstillinger ang. ønsker og forventninger. HMS-gruppene har engasjert ansatte på ulike måter ved kaffedialog med forberedte spørsmål og gjennom ordinære personalmøter. Alle tilbakemeldinger er sortert, sammenfattet og inndelt i 4 kategorier. Se neste punkt. 3.4 Alternative forslag KOSTNAD Kr. 12 000 Kr. 24 000 Kr. 36 000 Kr. 18 161 Kr. 36 322 Kr. 72 644 Kr. 6 975 Kr. 13 950 Kr. 3 600 PERSONALPOLITISKE TILTAK Forankring i organisasjonen Milepælsamtaler etter 55 ( seniorsamtale ) Temasamling for seniorer, informasjon, seniorkurs Lederopplæring Bli verdsatt og inkludert TILRETTELEGGENDE TILTAK Tilrettelegging av arbeidsoppgaver, fysisk, leseplikt, kontaktlærer Tilrettelegging av arbeidsplass, hjelpemidler Alternativ karriere, nedtrapping av ansvar, fratre lederfunksjon, jobbrotasjon Trening i arbeidstida, trimgruppe, redusert treningsavgift Alternative arbeidstidsordninger, turnus, natt, helg, KUNNSKAPSVEDLIKEHOLD OG KOMPETANSEHEVING Kompetanseutvikling Overføring av kompetanse, veiledningsansvar, mentor ØKONOMISKE TILTAK - ATTRAKSJONSTILTAK Økt lønn for å arbeide etter fylte 60: 62 år 63 år 64 og 65 år Redusert stilling/full lønn for 62-65 år: 95 % jobb 100 % lønn 90 % jobb 100 % lønn 80 % jobb 100 % lønn Ekstra fritid, fleksibelt uttak: 60 år 5 fridager 62 65 år 10 fridager Subsidiert pris for abonnement hos treningsstudio: 60 65 år

9 Personalpolitiske tiltak Seniorpolitiske tiltak forutsetter god forankring i hele organisasjonen. Holdninger til seniorer og tiltak for disse må være godt opplyst slik at alle har god kunnskap om hvorfor dette er viktig og prioritert. Milepælsamtaler blir et viktig evalueringsverktøy som må utvikles og brukes målrettet. Vi må gjeninnføre årlige møter med informasjon fra våre pensjonsleverandører og samtidig få gitt individuell veiledning. Opplæring av ledere som skal gjennomføre individuelle samtaler før inngåelse av avtaler er en forutsetning for gode resultater. Verdsettelse, tilbakemeldinger og fleksibilitet er de viktigste årsaker til at ansatte ønsker å fortsette ut over tidligste mulige avgangstidspunkt. Tilretteleggende tiltak Tilrettelegging av arbeidsoppgaver og arbeidsplass er en viktig faktor for å stå lengre for mange. Dette setter store krav til organisering, nytenkning og fleksibilitet. Vi har ingen tradisjon innenfor kommunal virksomhet med alternativ karriere og nedtrapping i ansvar på slutten av et arbeidsliv. Det stilles store krav til ledelse, ledere og samhandling, dette er et område som blir økende etterspurt. Tiltak for trim i arbeidstida er et virkemiddel som flere kan ta i bruk og kan få gode effekter for hele ansattgruppen. Det er etter hvert gjort mange erfaringer i både kommuner og private bedrifter vedrørende alternative arbeidstidsordninger, dette er et område vi har mye uprøvd på. Dette er område som får uttelling for alle livsfaser. Kompetansevedlikehold og kompetanseheving Kompetanseheving og utvikling for seniorer er et etterspurt tiltak og bør være like tilgjengelig og naturlig for seniorer som for øvrige ansatte. Reduksjon av kompetansetap ved avgang kan reduseres ved kontinuerlig kompetanseoverføring og ved å systematisk å benytte veidlednings-/mentorfunksjoner. Økonomiske tiltak De økonomiske tiltakene er beregnet ut fra kommunens gjennomsnittlig årslønn for aktuelle årskull, samt øvrige kostnader pr. ansatt for målgruppen. Kostnadene er en ansatt i 100 % stilling i et år. 3.5 Myndighetsavklaring og økonomi Etter vurderinger bør økonomiske ressurser ligge i en sentral pott som belastes etter at virksomhetslederne har inngått avtaler med den enkelte ansatte. Det foreslås at arbeidstaker i samtale med sin leder velger det tiltak som er mest hensiktsmessig for den enkelte og virksomheten. Hvert alternative tiltak er kostnadsberegnet og beløpet følger det enkelte tiltak. Det skrives en avtale for minimum 1 år ved valg av tiltak, og merutgiften for virksomheten blir belastet sentral pott. Alternativt overføres virksomhetene etter inngått avtale.

10 3.6 Kostnader og besparelser Seniorpolitiske tiltak må ses på som en investering som på sikt gir positive effekter på mange områder. Erfaringer fra andre kommuner tilsier effekter gjennom bedre arbeidsmiljø, lavere sykefravær, redusert avgang AFP og uføreavgang. Redusert, forutsigbart og bedre planlagt kompetansetap. Økonomiske besparelser kan deles ved ulike modeller mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Konkrete eksempler på kostnader og besparelser basert på faktatall i aktuell målgruppe fra Malvik kommune: Malvik kommune har 100 % utjevning i KLP-fellesskapet i dag. Kostnader for de ulike produktene hos KLP i 2008: Alderspensjon kr. 7 700 000 Uførepensjon kr. 3 700 000 Etterlattepensjon kr. 410 000 AFP-pensjon kr. 1 400 000 Gjennomsnittlig lønn i årskullsgruppe kr. 363 218 Besparelse hvis avgang ikke skjer: 1. Effektivitetstap (erfaringstall fra NAV vedr. rekruttering, opplæring, produksjonstap, kompetansetap): 25 % av gjennomsnittslønn kr. 363 218 kr. 90 804 2. Gevinst ved redusert sykefravær pr. årsverk: Fra 9.2 % - 8 % ( regnet ut far totalt ansatte i MK) kr. 2 930 Investering/tiltak for å redusere sykefravær kr. 1 465 Besparelse kr. 1 465 (erfaringstall fra KS-kommuner) 3. Økt lønnskostnad ved nyrekruttering 5 % kr. 18 161 Mulige årlige besparelser pr. årsverk hvis arbeidstaker fortsetter i jobb og tiltak igangsettes: 1. Spart effektivitetstap forutsatt 25 % kr. 90 804 2. Redusert sykefravær fra 9.2 8 % for totalt årsverk kr. 1 465 3. Økt lønnskostnad ved nyrekruttering 5 % kr. 18 161 Besparelse pr. årsverk kr. 110 430 Beparelser/kostnader ved redusert jobb full lønn: Tapt arbeidskraft ved 5 % redusert jobb og 100 % lønn: 5 % Arbeidstakers fordel kr. 18 161 95 % Arbeidsgivers besparelse kr. 92 269 Tapt arbeidskraft ved 10 % redusert jobb og 100 % lønn: 10 % Arbeidstakers fordel kr. 36 322 90 % Arbeidsgivers besparelse kr. 74 108

11 Tapt arbeidskraft ved 15 % redusert jobb og 100 % lønn: 15% Arbeidstakers fordel kr. 54 483 85 % Arbeidsgivers besparelse kr. 55 947 Tapt arbeidskraft ved 20 % redusert jobb og 100 % lønn: 20 % Arbeidstakers fordel kr. 72 644 80 % Arbeidsgivers besparelse kr. 37 786 Målsetting og forutsetninger for innsparinger: Avgang i årskullsgruppen er i dag på 40 %. Erfaringstall fra andre kommuner er at man kommer ned i 20 % avgang i årskullsgruppene ved innføring av tiltak. Dette oppnås ved målretta tiltak innefor bl.a. sykefravær med en reduksjon fra 9.2 8 %. Samt reduksjon i avgang fra 40 20 %, dette utgjør en reduksjon fra 12 til 6 årsverk.

12 4 ANBEFALINGER 4.1 Eksempler på kostnader ved ulike tiltak OVERSIKT OVER ÅRSKULL, ÅRSVERK OG MULIGE TILTAK OG KOSTNADER/BESPARELSER ÅRSKULL 60 ÅR 61 ÅR 62 ÅR 63 ÅR 64 ÅR 65 ÅR ÅV KOSTNADER ÅRSVERK 20.80 11.25 12.70 10.70 5.75 5.00 66.20 pr. årsverk SUBSIDIERT ABONNEMENT I X X X X X X + 3 600 TRENINGSSTUDIO 5 FRIDAGER X + 6 975 10 FRIDAGER X X X X + 13 950 100 % lønn 95 % jobb X X X X + 18 161 100 % lønn 90 % jobb X X X X + 36 322 100 % lønn 80 % jobb X X X + 72 644 ØK. KOMP. KR. 12 000 62 år X + 12 000 ØK. KOMP. KR. 24 000 63 år X + 24 000 ØK. KOMP. KR. 36 000 64 år X + 36 000 ØK. KOMP. KR. 36 000 65 år X + 36 000 ØK. KOMP. KR. 36 000 66 - + 36 000 Økonomisk kompensasjon gitt ved spesifisert alder skal ikke være pensjonsberettiget, men teller med i feriepengegrunnlaget.

13 4.2 Konsekvenser og effekter i organisasjonen Konsekvenser: Det må gjennomføres et opplæringsopplegg for ledere som skal administrere denne ordningen med fokus på verdibasert ledelse og i et ansatteperspektiv. God informasjon i hele organisasjonen ved forankring hos ledere, HMSgrupper og tillitsvalgte. Erfaringer tilsier at dette er avhengig av holdninger og kultur og må bygge på våre egne verdier. Alle ansatte skal ha kunnskap om de ulike mulighetene man har gjennom ordningene. Effekter: Erfaringer fra andre kommuner viser gode effekter på arbeidsmiljøet, deltidsproblematikk, redusert kompetansetap, sykefravær og uføreandel. 4.3 Forslag til vedlikeholdsrutiner og evaluering Fortløpende ha oversikt over inngåtte avtaler og utviklingen i bruk av de ulike tiltakene. Dette gjennomføres ved medarbeiderundersøkeleser, intervju av tiltaksbrukere og måling av ulike effekter som redusert avgang, redusert sykefravær, medarbeidertilfredshet og konsekvenser for tjenesteproduksjonen. Evaluering av tiltakene foretas og tilpasninger og endringer kan foretas med bakgrunn i gjennomført evaluering. Dette kan medføre fjerning av tiltak, endring eller utvidelse av tiltak. Kostnader på enkelttiltak må reguleres slik at verdien i tiltaket ikke synker i verdi. 4.4 Konklusjon Prosjektgruppen anbefaler at prosjektet videreføres i et hovedprosjekt for ferdigstillelse og gjennomføring. Det anbefales at det fastsettes en økonomisk ramme med utgangspunkt i framlagte tallmaterialet. Et alternativ er trinnvis innføring ved opptrapping av økonomisk ramme i økonomiplanperioden. Bruk dagens mulighet til å skape framtidas muligheter! 5 FORSLAG TIL VIDEREFØRING AV PROSJEKTET Det iverksettes et hovedprosjekt for gjennomføring og realisering av seniorpolitiske tiltak i Malvik kommune. Målet for prosjektet er redusert avgang til ulike pensjonsvarianter, redusert sykefravær og redusert kompetansetap. Forslag til prosjektmål for hovedprosjekt: 1. Konkretisering av forankring av prosjektet i organisasjonen gjennom informasjonstiltak og opplæring 2. Konkretisering av alternative tiltak med kostnadsberegninger 3. Konkretisering av økonomiske og administrative rutiner 4. Konkretisering av ulike evalueringstiltak

14 5. Forslag til innføringstakt/-faser 6. Søke økonomiske midler til gjennomføring av punkt 1. og 4. fra KLP og OU-fondet. Forslaget sendes til styringsgruppen for godkjenning før videre politisk behandling.