E-læring i Helse Sør-Øst Aktivitetsrapport

Årgang 2, nummer 2 Desember 2010 E-læring i Helse Sør-Øst Aktivitetsrapport Saker av interesse: For å imøtekomme gode prosesser, endringer og forbedringer av Smartlearn og Mohive, igangsettes et arbeid for å styrke forvaltningsarenaene og rutiner for endringer. Det er fremlagt et forslag på modell for sentral systemeier som er godkjent og skal utarbeides videre. Med dette arbeidet vil vi få tydeligere prosessveier og sikre forankring av endringer tilknyttet Læringsportalen. I dette nummeret: Administratorforum 2 Sentrale mål og nøkkelaktiviteter 2 Elektronisk kurskatalog i HSØ 2 Felles regionale kursutviklinger 3 Samhandling med kommuner 3 Nøkkeltall 4 Evaluering av Læringsportalen 3 E-læring og virtuell simulering 4 Nasjonalt samarbeid 4 Federeringsprosjekt 4 Status og ambisjoner 4 Nyttårsbrev til administratorer Hei alle administratorer for Læringsportalen! Så er det igjen tid for oppsummering av våre aktiviteter og prosjekter for høsten 2010. Ønsker med dette at vi får et riktig godt e-læringsår i 2011! Så kom høsten hvor det har gått litt i motbakke, og selv om dette høres litt negativt ut, er det ikke bare det. Vi har blitt utfordret med både økende press på Læringsportalen og med tekniske snublesteiner i massevis. Men vi har stått oppreist og kommet oss igjennom, helt eller delvis. En ting er sikkert og det er at ingen er redd for å ta i et tak når det gjelder. Jeg er imponert over samholdet og evnen til å hjelpe hverandre på tvers av foretakene. Aldri før har jeg følt det mer rett å si sammen er vi sterke! Jeg føler også for å gi et takk til alle for forståelse og tålmodighet for at ting tar tid, og ikke alltid er så lett å løse. Sammen skal vi også rette en takk til Dag Olaf, Ole Henrik og Yvonne for særskilt å stille opp for oss når vi har trengt det som mest. Kanskje er det feil å trekke frem noen, men for de som ikke vet det, er mange kriser håndtert på bakrommet takket være deres innsats. Heldige er vi også som har en sentral systemeier som følger med oss og tar raske beslutninger når det trengs. Slik klarte vi å håndtere utfordringene som dukket opp i prosessen med å flytte ansatte fra OUS til Ahus. Det har også vært store utfordringer for dere lokalt. OUS og Vestre Viken har samlet sine foretak. Ahus har fått mange nyansatte gjennom opplæring. Telemark og SiV har jobbet med å rulle ut Læringsportalen i foretakene. Sørlandet har jobbet med opplæring og roller. Innlandet jobber med forankring og etablering av aktiviteten. Østfold og Sunnaas har jobbet systematisk med kursgjennomføringer. PiV har pilotert single sign on. Sykehusapotekene ser på hvordan Læringsportalen skal brukers i deres arbeid og Sykehuspartner har satt systematisk bruk av Læringsportalen på agendaen. Og i tillegg til den daglige driften, produseres det kurs i massevis, både lokalt, i samarbeid og felles regionalt. 4. november hadde vi en orienteringssak til styret i HSØ om status og ambisjoner. Våren 2011 vil dreie seg om å få på plass testing og oppgradering med nettlesersaken som en viktig faktor. Østfold og Innlandet føres over fra GAT til Paga som de to siste foretakene. Etter det vil alle hente sine brukere fra Metakatalogen. Vi tar opplæring på alvor, så dette blir også fokus. I tillegg skal vi gjennomføre evaluering i alle foretak. Felles prosjekter fortsetter. Forvaltningsmodell og prosesser gjennomgås og styrkes for å håndtere endringer bedre. Takk for året som har gått og hell og lykke for 2011! Merete

Side 2 E-læring i Helse Sør-Øst Aktivitetsrapport Administratorforum Det har vært avholdt to møter i Administratorforum høsten 2010 og i tilknytning til disse samlingene har det vært gjennomført ledermøte med Åse, Thor og Merete både i forkant og etterkant av Administratorforumet. Det er blitt etablert en fast agenda for møtene. Runden rundt bordet er definert som så viktig at dette skal ha en sentral plass i møtene. Slik sikrer vi koordinering av aktiviteter på tvers av foretakene. Derfor blir det viktig fremover å være forberedt på denne runden, slik at viktig informasjon kan deles og spørsmål luftes. Andre viktige punkter som blir fast i møtene er ulike temaer, oppfølging av saker, pågående arbeidsgrupper og nyheter. I høst har vi jobbet med evaluering både innholdsmessig og hvordan vi skal gjennomføre dette i praksis. Gode innspill har ført til utarbeidelse av spørreskjemaene vi sender ut i januar. Vi hadde på møtet i november en god gjennomgang av brukerstøtte hvor vi også hadde besøk av Ergogroup og Apropos Internett. Her gikk vi gjennom supportrutinene og kundeportalen. Det ble avdekket noen utfordringer som vi i etterkant har jobbet med. Dette er tilganger til kundeportalen, oppfølging av sakene og når saker lukkes. I tillegg har servicehåndboken blitt gjennomgått og utbedret. Forbedring av brukerstøtte er noe vi vil fortsette å jobbe med, både i forhold til våre rutiner og med Ergogroup, Apropos og Sykehusparter og ikke minst kommunikasjonen mellom aktørene. Vi har gjennom hele høsten forsøkt å få plass til temaet kvalitet i produksjon. Dette har foreløpig måttet vike plassen for andre viktige saker, men det er ikke glemt. Vi skal derfor ta med saken inn i 2011 hvor fokus blir krav vi setter til kursproduksjonene våre. Vi skal ha gode pedagogiske kurs og variert og riktig bruk av virkemidler. I tillegg skal vi støtte fagpersonell som står for innholdet og bistå prosessen med forankring av det faglige gjennom høringsrunder. Fokus på egen kompetanse i forhold til håndtering av Læringsportalen vil også være sentralt i 2011. Dette blir spesielt viktig når vi får oppgradert programvaren, og de nye grensesnittene skal tas i bruk. Administratorforum har også besluttet å gjennomføre en superbrukersamling for ansatte i foretakene. Dette må vi jobbe mer med fremover. En stor takk til Åse og Thor for godt arbeid med å lede Administratorforum. Dere har taklet utfordringene, og vil være rustet til flere utfordringer i 2011. Siden engasjementet med regional koordinator er planlagt utfaset 1.april kan den jobben dere gjør, bli viktigere enn noen gang. Annen organisering/ koordinering fra HSØ er foreløpig uavklart, men det jobbes med å se på alternativer. Neste møte er torsdag 3. februar. Sentrale mål og nøkkelaktiviteter for 2011 Hva er nettlesersaken? Den nye versjonen sv Smartlearn krever Internett eksplorer 7 eller bedre. To foretak har nettleser 6. I disse foretakene er versjon 6 knyttet til et røntgensystem og kan derfor ikke videre oppgraderes Fokus for første halvdel av 2011 er: Avtale og tjenesteforvaltning med Sykehuspartner. Bl.a. utfase midlertidige databehandleravtaler. Følge opp utestående ROS punkter. Sikkerhetsovervåkning av Læringsportalen og servere i Sykehuspartner. Oppgradering og nettlesersaken. Opplæring av administratorer. Evaluering av Læringsportalen. Etablere forvaltningsarenaer og styrke rutiner for endringer. Vi ønsker fortsatt å: Produsere felles regionale kurs. Styrke håndtering og bruk av funksjonaliteten i Læringsportalen som rapporter, klasseromskurs, sjekklister og tester. Arbeidet mellom regionene fortsetter og har nytt møte i januar. Nytt innmeldt sentralt prosjekt er e-læring i forbindelse med innføring av en ny løsning for Prosjekt og portefølje administrasjon (PPM/ Clarity). Styrking av funksjonalitet for lederoppfølging og håndtering av MTU kurs følges opp. Elektronisk kurskatalog for Helse Sør-Øst I hele høst har vi jobbet med å se på løsninger for en elektronisk kurskatalog for regionen. Peder Stokke fra Sykehuset Innlandet har jobbet med ulike varianter, og det har ikke vært mangel på utfordringer. Det er nå etablert en database for alle kursene med de parametrene vi i utgangspunktet hadde i excelarket. Ut i fra dette er det utarbeidet en del spørringer som kan genereres i ulike rapporter som kan skrives ut eller settes opp i andre formater som excel og pdf. Dette vil distribueres i Læringsportalen og betyr at vi til enhver tid vil ha oppdatert kurskatalog tilgjengelig til gjennomsyn, både for oss selv, men også for foretakenes ansatte. Lokale løsningsforvaltere i foretakene oppdaterer egne kursproduksjoner. En elektronisk oppdatert kurskatalog fremmer samarbeid og forhindrer dobbeltproduksjoner. Gjennomgang av dette arbeidet fremlegges i administratorforum 3.februar.

Årgang 2, nummer 2 Side 3 Felles regionale kursutviklinger Smittevern Denne gruppen ser ut til å bare fortsette og fortsette. Siden sist har gruppen også hatt representant fra Helse Midt-Norge tilstede. Dette har blitt det første samarbeidsprosjektet på tvers av regionene! Noe som ser ut til å fungere meget godt. Det tredje kurset, som er om Isolater, er snart ferdig. I tillegg har gruppen produsert en video i samarbeid med produksjonsselskapet SirkaSirkus. Videoen skal brukes for å få fokus på e-læring og smittevern. Den har blitt ganske spesiell med bruk av både fantasi, kostymer og musikk, så den vil nok skape litt oppmerksomhet. Det vil også komme en nyhetssak om arbeidet i gruppen (det er hvert fall bestilt). Nå er det viktig at foretakene setter fokus på e-læring og smittevern. Så gå sammen med smittevernsmiljøet og lag aktiviteter som setter dette på agendaen. Videoen kommer til dere og må brukes for alt det er verdt. Fortsatt takk til Østfold og Sørlandet som representerer e-læringsmiljøet i denne gruppen! Informasjonssikkerhet Vi har produsert tre e-læringskurs til dette prosjektet. Kursene har vært på en første høring og en del endringer er utført. Det er nedsatt en redaktørgruppe fra det sentrale prosjektet. Denne gruppen består av jurist og IKT ekspert, samt regional koordinator. Hensikten er å gjennomgå alle kursene med de endringer som er foreslått og nye endringer. Kursene ses i sammenheng og budskapet spisses. Når redaktørgruppen har gjennomgått kursene sendes disse på en bred høring i foretakene. Prosjektet som inneholder mange andre produkter også forventes igangsatt i løpet av høsten 2011. HMS Tommy Johansen (KVO) HSØ, leder dette arbeidet. Her er det satt opp en arbeidsgruppe med representanter ifra flere foretak med kompetanse innenfor dette fagfeltet. Manus er snart ferdig og produksjon av e-læring har startet. Gruppen forventer å kunne sende kursmodulene på høring før sommeren 2011. PPM Prosjektet har kommet fra Inger Marie Finborud i HSØ, som en forespørsel til e-læringsmiljøet nå i desember. De ser for seg et prosjekt for klasseromskursene som skal administreres av Sykehuspartner samt at de ønsker å lage en del opplæringsmoduler knyttet til prosjektledelse og porteføljestyring. På sikt ser de også for seg spesialmoduler innenfor prosjektøkonomi, prosjektplanlegging, gevinstrealisering og risikostyring. Programvareopplæringen er tilrettelagt direkte i verktøyet. I første omgang har jeg tatt en runde med Sykehuspartner for å se på hvilken kompetanse de trenger for å sette opp felles regionale klasseromskurs. Det blir et nytt møte med de i januar hvor Bård fra Østfold blir med samt Dag Olaf fra Apropos. Hvordan vi kan bidra til produksjon av e-læringskursene får vi diskutere i Administratorforum. Legemiddelhåndtering Ahus er i gang med å produsere felles regionalt kurs i legemiddelhåndtering. Kurset skal også brukes i forskningsprosjektet om effekter og piloteres på Sørlandet sykehus. Under arbeidet med manusutvikling er det avdekket flere behov for e-læring innenfor andre områder av legemiddelhåndteringen. Det er foreløpig ikke tatt stilling til når og evt. om vi skal utvikle dette som felles regionale prosjekter, men det er nærliggende å tenke at behovet er tilstede i alle foretakene. I så fall kreves det en diskusjon rundt dette i Administratorforum. E-læring og samhandling med kommuner Administratorforum vedtok i 2009 at vi skal jobbe med å se på e-læring og samhandling mellom kommuner. Hilde Sørli fra Sunnaas er prosjektleder og har sammen med Åse Bergene, forankret prosjektet i HSØ og Helsedialog (Vegard Høgli og Eli Hansen). Arbeidsgruppen består også av representanter fra Midt-Telemark og Bærum kommune. 13. desember ble det gjennomført et møte med Sigrid Askum og andre i KS. Fra HSØ deltok også Vegard og Eli. Dette møtet ble svært positivt og viser at et pilotprosjekt har god forankring. Videre skal KS ta opp dette internt i KS og forankre et prosjekt oppover i systemet. Det er planlagt at det settes opp et nytt møte på nyåret. Takk til Hilde som ikke gir seg så lett. Dette kan bli et spennende og viktig arbeid for 2011! Evaluering av Læringsportalen Det er i motbakke det går oppover Vi planlegger å sende ut spørreskjemaene i slutten av januar. I etterkant av den elektroniske spørreundersøkelsen vil det gjennomføres gruppeintervjuer for å utdype noen områder. Hensikten med å evaluere Læringsportalen er å avdekke hva effekten av satsningen har vært, identifisere suksesskriterier/barrierer, vurdere hva som må til for å utnytte potensialet best mulig og identifisere tiltak/aktiviteter som kan gi økt effekt av investeringen. For at vi skal få en undersøkelse med troverdighet er det viktig at vi alle bidrar til å få så høy svarprosent som mulig. Dette er vår undersøkelse som gir oss tilbakemelding på det arbeidet vi gjør! Det blir spennende å se hvilke tilbakemeldinger vi får.

E-læring og virtuell simulering HSØ ved Bjørn Grønnli (Innovasjon) har blitt kontaktet av Intermedia og Anders Mørch om deltakelse i et forskningsprosjekt om virtuell simulering. Bjørn koblet e- læringskoordinator inn i saken og vi gjennomførte et møte på UIO i desember. Resultatet av dette møtet er at vi skal utrede om involvering i et slikt prosjekt er hensiktsmessig. I første omgang skal e-læringskoordinator delta på prosjektmøter våren 2011. Andre deltakere er Forsvaret, Direktoratet for IKT og forvaltning, Domstoladministrasjonen, Universitetssykehuset i Nord-Norge, Senter for Telemedisin og Universitetene i Oslo og Bergen. Nasjonalt samarbeid Arbeidet med samarbeid på tvers av regionene fortsetter. Gruppen har nytt møte 12. januar og skal da jobbe videre med punktene fra nasjonalt HR direktørmøte: Det etableres et nasjonalt samarbeid om e-læring. Forslaget til mandat videreutvikles med særlig fokus på prosessbeskrivelse. Hovedprinsippet for samarbeidet er deling av utviklede e-læringskonsepter. Utviklingsløp videre fremover må basere seg på ryddige nasjonale avtaler. Delingsprinsippet må hensynta interessene til evt. tredjeparter Det etableres ikke en felles nasjonal læringsportal, men regionale portaler som kan integreres i øvrige HRsystemer Hvordan delingen skal skje må beskrives både nasjonalt og regionalt slik at vi sikrer gode e-læringssystemer tilpasset den enkelte region. Federeringsprosjektet single sign on Federeringsprosjektet eller single sign on har pågått i høst. Læringsportalen og Personalportalen er de to første systemene dette er testet på. Tilbakemeldinger fra prosjektet er lovende og det ser ut til at dette vil implementeres i løpet av 2011. Det betyr at vi fra intern sone slipper pålogging så lenge ansatte logger seg på systemet med egen bruker. Fra internett vil det fortsatt kreves pålogging. Mer informasjon om foretaksvis implementering vil komme fra prosjektet når piloteringsfasen er gjennomført. Prosjektet drives fra Sykehuspartner. Læringsportalen status og ambisjoner Status Etter siste implementeringspulje desember 2009 har fokus vært kvalitet og produksjon. HFene er representert med lokale løsningsforvaltere i Administratorforum basert på en felles administratorpolicy. Over 500 kursprosjekter er igangsatt i regionen, og vi har over 200 kurs i felles regional kurskatalog. Prinsippet om deling er grunnleggende i utviklingsarbeidet, og vi har derfor prioritert felles regionale tiltak. Vi har over 20 kurs som er produsert av fageksperter fra flere foretak og publisert til alle HF. Vi har nærmere 17 000 kursgjennomføringer hittil i 2010. Felles regionale kursutviklinger omfatter lovpålagte og sykehusomfattende opplæring som f.eks smittevern, informasjonssikkerhet, medisinsk koding og MTU. To av disse prosjektene er også distribuert nasjonalt. Ambisjoner Å kanalisere foretakenes opplæringsaktiviteter i en felles løsning gir gode muligheter for kvalitetsmessige og ressursmessige gevinster. For videre arbeid er utfordringen å jobbe med kompetanseutvikling på nye måter. Fokus på systematisk bruk og kvalitet i læringsprogrammene gir grunnlaget for å styrke innsatsområder og lukke avvik systematisk og ressurseffektivt. Mulighetene for dokumentasjon og standardisering er gode, og et enhetlig opplæringstilbud i foretakene skal bidra til likeverdige tjenester for pasientene i vår region. Forutsetningene er på plass, men strategisk og koordinerende innsats regionalt må fortsatt styre aktiviteten i regionen for full utnyttelse av potensialet i denne investeringen. Evaluering av suksessfaktorer skal gi oss retningsstyrende informasjon for riktig bruk av ressurser i opplæringstiltakene. Forskningsbasert kunnskap om effekter og metodikk må ligge til grunn for valg mht videreføring og utvikling. Vi må aktivt utnytte stordriftsfordelene i Læringsportalen gjennom videre satsning på felles regionale tiltak og gjenbruk. Koordinering av et slikt arbeid er sentralt. Systemfaktorene teknisk funksjonalitet, pedagogiske og metodiske muligheter samt involvering av rett faglig kompetanse må fortsatt ha fokus for å forenkle og effektivisere kompetanseutviklingsarbeidet i helseforetakene og for å bidra til måloppnåelse.

Et annet viktig område for videre arbeid er samhandling med primærhelsetjenesten gjennom deling av kompetansetiltakene vi skaper i Læringsportalen. Her kan vi bidra til å styrke kompetansen for pasienten før og etter opphold i spesialisthelsetjenesten. Deling av læringsprogrammer med andre helseregioner har vi også hatt positiv erfaring med. Læringsportalen skaper merverdi gjennom riktig bruk og deling. Vi øker mulighetene for kvalitetssikring av kompetanse gjennom standardisering og selvtesting. Deling, gjenbruk, reduserte reisekostnader og redusert fravær fra jobb gir kostnadsbesparelser. Læringsportalen som supplement til tradisjonelle læringsaktiviteter, styrker kvaliteten i opplæringen og gir mer effektive læringsprosesser i praksis. Implementering av Læringsportalen i Helse Sør-Øst har bidratt til: - Effektiv utvikling av kvalitative læringsprogrammer med liten ressursinnsats og bredt publiseringsområde. - Enighet og standardisering i forhold til faglig innhold i Læringsprogrammene som er utviklet. - Sikring av kompetansetiltak gjennom testing og sertifisering samt obligatoriske læringsprogrammer i flere foretak. - Økt utveksling, deling og samarbeid mellom foretak. Ambisjoner for videre arbeid i 2011: - Styrke integreringen av læringsportalen i foretakenes strategiske arbeid med kompetanseutviklingsplaner på sykehus- og individnivå. - Videreutvikle og tilrettelegge for styrkede lederstøttefunksjoner som bidrag til kompetansesikring på medarbeidernivå. - Systematisere og synliggjøre funksjoner for gjennomføring av sertifiseringer knyttet til medisinsk-teknisk utstyr (MTU) - Styrke foretakenes kompetanse knyttet til bruk og administrering av Læringsportalen. - Utvikle felles regionale kurs innen fagområder som f.eks ledelse, behandlingslinjer, lover og forskrifter, sterilforsyning, trygg kirurgi og systemopplæring. Vi oppnår positiv verdiskapning gjennom en fortsatt styring av aktivitetene mot styrking av innsatsområder og lukking av avvik. Godt nytt år! Regional e-læringskoordinator Merete Laugerud Holsted Mobil: 99008852 E-post: merete.holsted@helse-sorost.no