I kom godt i gang dokumentet Min første betaling ble det vist 2 forskjellige måter å opprette en betaling på. 1. Opprett betalinger uten bruk av mappe 2. Opprett betalinger med bruk av mappe Godkjennelsesprosedyren kan gjøres på forskjellige måter alt etter hvilken av de 2 ovennevnte måter som er brukt. På forsiden i Business Online er det informasjon hvis det mangler betalinger for godkjenning Under overskriften Avventer ferdigbehandling vil det stå følgende avhengig av hvordan betalingen er oppstått. 1. Opprett betalinger uten bruk av mappe a. NB! Det er betalinger som mangler godkjennelse 2. Opprett betalinger med bruk av mappe a. NB! Det er åpne mapper b. NB! Det er betalinger som mangler godkjennelse NB! Det er betalinger som mangler godkjennelse Klikk på linken Det er betalinger som mangler godkjennelse. Du kommer da inn i betalingsoversikten som viser alle betalinger som mangler godkjenning. 1
Merk deretter de betalinger du ønsker å godkjenne og trykk på Godkjenn betalinger Godkjennelsen skjer ved at du påfører betalingen din elektroniske signatur. Det gjør du ved å skrive ditt passord i inntastningsfeltet og klikke på OK. Godkjennelsen er nå gjennomført. Krever betalingen godkjenning 2 i fellesskap gjentas samme prosedyre for godkjenner nr. 2. Når betalingene er endelig godkjent vil de bli utført på angitt forfallsdag. NB! Det er åpne mapper For at du skal få gjennomført dine betalinger, skal mappen lukkes og betalingene godkjennes av en eller to brukere, avhengig av fullmaktsforholdene. Rekkefølgen for lukking av mappe og godkjenning av betalinger er underordnet. Du kan også lukke og godkjenne i samme handling. Når mappen er lukket, er det ikke lenger mulig å registrere nye betalinger i mappen. Betalinger, som ennå ikke er utført, kan stadig rettes eller slettes (se også avsnittet Samledebitering). Enhver bruker kan lukke en mappe, men for å kunne godkjenne betalinger, kreves at brukeren kan disponere kontoen. Hvis du oppretter betalingene i Business Online, kan du lukke mappen og/eller godkjenne betalingene samtidig med at du oppretter betalingene. Du kan også gjøre det etterpå i betalings- eller mappeoversikten. Hvis du sender betalingsfiler til banken, kan du også velge om du vil lukke mappen og/eller godkjenne betalingene i mappe- eller betalingsoversikten. Vi anbefaler at du i de to sistnevnte tilfeller følger fremgangsmåten som er beskrevet i avsnittet Godkjennelse fra mappeoversikten. 2
Godkjennelse fra mappeoversikten Nedenfor følger en kort beskrivelse av hvordan du lukker mapper og/eller godkjenner betalinger i funksjonene: Opprett betaling, Mappeoversikt og Betalingsoversikt. Når du har sendt betalingsfiler til banken eller opprettet betalinger i Business Online som mangler lukking av mappe og/eller godkjennelse av betalinger, kan dette med fordel skje via mappeoversikten. Når du vil åpne mappeoversikten åpner du den via toppmenyen: Klikk på funksjonspilen til venstre for den valgte mappen og velg menypunktet Godkjenn alle betalinger og lukk mappen. Alternativt kan du velge enten Lukk mappe eller Godkjenn alle betalinger, hvis kun én av disse handlingene ikke er utført. Deretter skal den digitale underskriften påføres betalingen som vist tidligere. Først da er betalingene klar til å bli gjennomført på forfallsdagen. 3
Hvis du ønsker å se ytterligere opplysninger om betalingene i mappen innen du f.eks. godkjenner betalingene, kan du velge Vis betalinger i mappen eller klikke på mappenavnet. Du kommer deretter over i betalingsoversikten, hvor du også har mulighet for å lukke mappen og/eller godkjenne betalingene. Klikk på knappen Godkjenn alle betalinger og lukk mappen for å utføre begge handlinger samtidig. Merk at hvis mappen allerede er lukket, vil de to nederste knappene ikke være synlige og godkjennelse av betalingene kan skje som beskrevet i neste avsnitt. Godkjennelse fra betalingsoversikten Endelig har du mulighet for å godkjenne betalingene fra betalingsoversikten. Når du vil åpne betalingsoversikten åpner du den via toppmenyen. 4
Merk at når du velger betalingsoversikten direkte fra Snarveier eller menyen, får du kun vist betalinger 7 dager frem i tid. Du kan naturligvis selv endre datointervallet i Betalingsdato eller velge å få vist betalinger i en bestemt mappe. Hvis du ikke er oppmerksom på dette, risikerer du at du ikke får godkjent alle betalinger som ligger til godkjennelse. Hvis du vil godkjenne en enkelt betaling, skal du klikke på funksjonspilen til venstre for betalingen og velge menypunktet Godkjenn. Hvis du ønsker å godkjenne flere betalinger samtidig, skal du markere avkrysningsfeltene utenfor de ønskede betalinger og klikke på knappen Godkjenn betalinger Så skal den digitale underskriften påføres betalingen. Husk eventuelt også å lukke mappen. Samledebitering Når det gjelder samledebitering, gjelder spesielle rutiner når du lukker mapper og godkjenner betalinger. Samledebitering betyr at flere betalinger belastes Fra konto i et samlet beløp i stedet for enkeltvis. Uansett om du oppretter betalingene i Business Online eller sender en betalingsfil til banken via Business Online, skjer omdannelsen fra enkeltbetalinger til en samlet betaling først når du lukker mappen. Resultatet kan bli flere betalinger i det samledebitering generelt forutsetter samme betalingstype (gjelder ikke utenlandske betalingstyper) Fra konto betalingsdato Tidligere godkjennelser av betalinger som nå inngår i samledebiteringen, vil ikke lengre være gjeldende. Du kan derfor komme i den situasjon at samledebiteringen skal godkjennes igjen. 5
Betalinger innsendt i filer via Business Online kan ikke samledebiteres. Automatisk lukking av mappe Hvis du vil unngå å lukke mapper når du sender inn filer, kan du under Administrasjon => Filinnstillinger => Filer til banken => Generelle innstillinger markere at mappen skal lukkes automatisk. Merk, at hvis du velger Automatisk lukking av mappe og du samtidig har alene-fullmakt, vil betalinger med betalingsdato samme dag bli gjennomført umiddelbart etter at betalingene er mottatt i banken. Avbryt Digital underskrift Hvis du klikker på knappen Avbryt i dialogboksen Elektronisk signatur, vises oversiktsbildet Godkjenn betalinger. 6
Sidehjelp Her kan du, i kolonnen Årsak, se hvorfor enkelte betalinger kanskje ikke kunne godkjennes. Klikk på OK for å returnere til dialogboksen Elektronisk signatur hvis du allikevel vil godkjenne de betalinger som det er mulig å godkjenne. Du kan få ytterligere hjelp til å fylle ut de enkelte felter på siden. Klikk på spørsmålstegnet i øverste høyre hjørne av skjermbildet for å få sidehjelpen frem, og velg det emnet du vil vite mer om. Relaterte emner: Min første betaling 7