KLÆBU KOMMUNE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - 2009 (Behandlet i kontrollutvalgets møte 29.04.2009 i sak 13/2009 Plan for forvaltningsrevisjon for 2009 ). (Endret og vedtatt i kommunestyrets møte 28.05.2009 i sak 22/2009 Plan for forvaltningsrevisjon 2009 ).
Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontrollog tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Kontrollutvalget og kommunestyret legger gjennom denne planen premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for kommende år gjennom prioriteringen av prosjekter for 2009. Fremgangsmåte Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Klæbu kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å bidra til at Klæbu kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngår å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget har i sitt arbeid tatt utgangspunkt i plan- og styringsdokumentene i kommunen, handlingsprogrammet med økonomiplanen for kommunen som gir føringer for kommunens virksomhet fremover. Videre har utvalget sett på måloppnåelsen formulert i offentlig statistikk, regnskap og årsmelding. KLÆBU KOMMUNES LANGSIKTIGE MÅL Målsettinger for kommunens virksomhet hentet fra Økonomi- og handlingsplan 2009-2012 videreutvikle Klæbu som en attraktiv kommune å bo i gjennom hele livsløpet, uavhengig av den enkeltes situasjon. ta vare på og utvikle natur, miljø, kultur og aktivitet som skaper tilhørighet og bygger identitet, ved å o være pådriver og legge forholdene til rette, med sikte på å utløse ressurser og aktivitet o utvikle kommunen innenfor naturens bæreevne, og redusere miljøbelastningene o legge til rette for et nyskapende og lønnsomt næringsliv som tar i bruk Klæbus fortrinn utvikle offentlig tjenesteyting o til beste for lokalsamfunnet og innenfor gitte økonomiske rammer o med fokus på kjerneoppgaver og nyskaping, i samarbeid med innbyggerne og andre kommuner
En kommune i rask vekst Klæbu kommune har vært en kommune i vekst gjennom mange tiår, med en jevn stigning i befolkningstallet hvert år. Fra 4300 innbyggere i 1990 hadde kommunen pr. 1.1.2008 vokst til et innbyggertall på 5558. Tilflyttingen til kommunen har vært positiv over lang tid, inntil for fem år siden hvor netto tilflytting for første gang på mange år viste negativt tall. Med den aldersmessige sammensetningen befolkningen har er det likevel i sum en vekst i innbyggertallet. Det er stor grunn til å anta at denne veksten vil vedvare i mange år fremover. Befolkningsfremskriving gjort av Statistisk Sentralbyrå tilsier at befolkningstallet om tjue år vil være nærmere 7000. En utvikling som denne gir kommunen en rekke muligheter og har skapt et positivt bilde av en kommune hvor utvikling går i riktig retning. Veksten frem til nå og den som er forventet har imidlertid også en del utfordringer for kommunen. Spesielt gjelder dette kanskje tilrettelegging for boligbygging og fysisk infrastruktur, og det raskt voksende behovet for velferdstjenester hos befolkningen. Eksempelvis ligger Klæbu en god del høyere i andel barn og unge blant innbyggerne, enn gjennomsnittlige tall for fylket og landet forøvrig. Med tanke på barnehage- og skoleområdet har dette medført behov for stor økning i omfanget på tjenestetilbudet. Økonomi Kommende periode vil nok en gang by på meget store økonomiske utfordringer for Klæbu kommune. Budsjettet for 2009 og de tre neste årene er meget stramt. Det er ikke rom for å iverksette ytterligere nye tiltak med økonomisk virkning i perioden uten at dette vil få konsekvenser for driftsresultatet. Det er absolutt nødvendig med god økonomistyring og budsjettdisiplin for å nå kommunestyrets målsettinger. Kommunen har store utfordringer i investering i bygg og anlegg framover uten å kunne stille nødvendig egenkapital. Klæbu må derfor fra 2009 og videre i planperioden søke permanent reduksjon av driftsutgiftene. Sammenlignet med budsjett for 2008 er det forventet en økning i driftsinntekter på over 13 mill kroner i 2009. Tilsvarende er budsjetterte driftsutgifter vel 12 mill. høyere enn i fjor. Det budsjetterte brutto driftsresultatet er dermed forventet å få en økning på rundt 1 mill., til i overkant av 11 mill. kroner i 2009. Fokusområder for forvaltningsrevisjon 2009 Styringssystemer for kvalitet og miljø Miljø og energi Interkommunalt samarbeid Barne- og familietjenesten NAV Sykefravær Andre fokusområder som også er av interesse: Praktisk bistand i hjemmet Etterlever kommunen Plan- og bygningsloven Etikk arbeid med forebygging av uønskede hendelser og anvendelse av etiske retningslinjer Økonomisk sosialhjelp
Klæbu kommune Plan for forvaltningsrevisjon for 2009: Med bakgrunn i den overordnede analysen av Klæbu kommune og kommunens virksomhet og innspill som er kommet til underveis i prosessen, foreslår kontrollutvalget følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter for gjennomføring i 2009: Styringssystemer for kvalitet og miljø Har Klæbu kommune et styringssystem for kvalitet og miljø? Og i så fall, hvilke systemstandarder brukes i kommunen? Finnes det en systemhåndbok som har instrukser for nøkkelpersonell og prosedyrer for arbeidsoppgaver i den enkelte enhet og som gir kommunens ansatte, innbyggere og leverandører en kortfattet beskrivelse av kommunenes styringssystem for kvalitet og miljø? Finnes det en prosjekthåndbok som brukes i forbindelse med større prosjekter? Brukes håndbøkene, er de innarbeidet i organisasjonen eller er de bare et dokument som blir oppbevart i hyllen? Revideres håndbøkene, og hvem godkjenner dem? Miljø og energi Klæbu kommune har som mål å være den kommunen i fylket med det laveste energiforbruket. Klæbu kommune skal utarbeide en egen energi- og klimaplan. Et viktig element i planen er å utarbeide tiltak for at kommunens virksomheter får fylkets laveste energiforbruk per m 2 i sin bygningsmasse. Klæbu kommune har som mål fra 2008 2010 å oppnå en årlig reduksjon av energiforbruket på minst 5 %. Hva vil det koste kommunen å oppfylle dette? Er det realistiske mål i denne planen (som harmonerer med mål ellers i Norge og i Europa)? Er kvalitetsmålene realistiske og tidsriktige? Interkommunalt samarbeid Gir interkommunalt samarbeid de effekter som er forventet? Et forvaltningsrevisjonsprosjekt her må kunne synliggjøre både gode og mindre gode erfaringer med interkommunalt samarbeid, hvilke områder som er egnet for interkommunalt samarbeid, ulike organisasjonsmodeller og hvilke kostnader og gevinster denne typen samarbeid gir. En annen side av interkommunale samarbeid er avtalene som ligger til grunn for samarbeidet. Er disse avtalene i henhold til lov og forskrift, og er det hensyntatt alle lover som et slikt interkommunalt samarbeid er underlagt? Barne- og familietjenesten Barnevern er et tjenesteområde som stiller store krav til kommunen, både i forhold til å yte riktig hjelp til rett tid og ved at enkelttilfeller kan være svært ressurskrevende. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor barnevern vil det være aktuelt å se på tjenestene som ytes i dag og hvordan disse er tilpasset behovet i befolkningen. Videre kan det være aktuelt å se på organisering, styring og driften av kommunens tilbud på området.
NAV NAV reformen innebar en betydelig omlegging, der både kommunal og statlig virksomheter samlet under en felles paraply. Det er for tidlig å vurdere selve reformen, og det bør i så fall være et samarbeid mellom kommunen og staten, men det kan være aktuelt å vurdere avtalene som er inngått og hvordan disse slår ut for kommunen. Er avtalene gode og rettferdig mellom kommunen og staten, involverte kommuner samt øvrige samarbeidspartnere. Brukes kommunale midler i NAV systemet på en fornuftig måte. Sykefravær Klæbu kommune er en IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv) og har således tatt særlig ansvar for tilrettelegging av arbeidsplassen og oppfølging av sine arbeidstakere. Sykefraværet i kommunen har likevel vist seg å være høyt i de siste årene, sykefraværet i kommunen som helhet var i 2008 på 10,8%, og legger således beslag på en betydelig andel av arbeidskraftressursene i kommunen. Hva er årsaken til det høye sykefraværet og hva kan gjøres for å begrense sykefraværet i Klæbu kommune fremover. Arbeidet må samordnes med undersøkelser som gjøres fra rådmannens side innenfor dette området. Andre fokusområder som også er av interesse: Praktisk bistand i hjemmet Ved beregning av tilskudd så er det antall personer over 80 år som legges til grunn. Klæbu kommune mottar vertskommunetilskudd. All praktisk bistand i hjemmet ytes fra hjemmetjenesten. Hvor mange kroner bruker Klæbu kommune på de som kommunen mottar vertskommunetilskudd for, og bruker kommunen eventuelt av vertskommunetilskuddet for å finansiere hjelp til andre? Etterlever kommunen Plan- og bygningsloven Har kommunen gode nok rutiner i reguleringssaker når det gjelder bygging i allerede etablerte boområder? Når varsling til omkringliggende områder blir gitt i forbindelse med bygging osv., er måten informasjonen blir gitt på god nok, slik at den som mottar informasjonen forstår den? Etikk arbeid med forebygging av uønskede hendelser og anvendelse av etiske retningslinjer Offentlige virksomheter er på samme måte som private virksomheter, utsatt for at misligheter rammer organisasjonen både økonomisk og med hensyn til renommé. En dimensjon ved offentlig sektor gjør at denne trolig vil møte enda sterkere reaksjoner enn private når slike hendelser oppstår, nemlig det forhold at det er fellesskapets ressurser som blir utnyttet til personlig vinning. Dessuten tilligger det offentlige virksomheter en moralsk forpliktelse til å gå foran som et godt eksempel og være ambassadører for høye etiske standarder.
Det har de senere årene vært mye debatt rundt arbeidsgivers forpliktelser overfor varslere. Arbeidsmiljøloven var gjenstand for større endringer i 2005, og med virkning fra januar 2007 inkluderer loven også bestemmelser om tilrettelegging for varsling. Økonomisk sosialhjelp Sosialtjenestens arbeid reguleres i første rekke av Lov om sosiale tjenester (13.12.1991, nr 81), og flere sentrale forskrifter som er gitt i medhold av sosialtjenesteloven. Økonomisk stønad: personer som ikke kan sørge for sitt livsopphold gjennom arbeid eller ved å gjøre gjeldende økonomiske rettigheter, har krav på økonomisk stønad. Stønaden bør ta sikte på å gjøre vedkommende selvhjulpen, og kan gis som bidrag, lån, garanti for lån eller varer og tjenester. Selv om sosialtjenesten i Klæbu er en relativt liten del av virksomheten i kommunen er den en viktig del av den kommunale forvaltning. Økonomisk sosialhjelp er opprettet for å sikre svake grupper i samfunnet en verdig livssituasjon, og ikke minst for å bidra til at personer får hjelp til å klare seg selv. Sosialtjenesten skal forebygge sosiale problemer og hjelpe personer som har kommet i en vanskelig livssituasjon. Avslutning Ovenstående utkast til plan for forvaltningsrevisjon inneholder mange flere temaområder enn hva det er ressurser for å gjennomføre i 2009. Trolig vil det kun være aktuelt å gjennomføre 1 av prosjektene (mulig 2) i kommende år. Kontrollutvalget setter likevel innfallsvinklene opp i planen, både for å tilkjennegi områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon, og for å ha prosjekter i reserve dersom det oppstår forhold som viser at de prosjektene som er høyest rangert likevel ikke er aktuelle for gjennomføring i 2009. Videre vil prosjekter som ikke blir prioritert i 2009 være aktuelle for gjennomføring senere, når planen skal rulleres med henblikk på forvaltningsrevisjonsarbeidet i 2010.