Kontrollutvalget i Tysfjord kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte tirsdag den 29. april 2008, kl. 13.00 ved rådhuset i Tysfjord. Sakskart Sak 07/08 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 26. mars 2008. Sak 08/08 Sak 09/08 Sak 10/08 Sak 13/08 Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon. Arbeid med plan for selskapskontroller. Regnskap for Tysfjord kommune for 2007 negativ revisjonsberetning. Eventuelt/orienteringssaker Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Tysfjord, 23. april 2008 Narvik, 23. april 2008 Viggo Johansen Hålogaland Revisjon AS Kontrollutvalgets leder Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet
Kontrollutvalgssak 07/08
Kontrollutvalget i Tysfjord 2007-2011 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, 26. mars 2008 møterommet i 2.etasje Fra sak: Til sak: 01/2008 06/2008 Fra kl.: Til kl.: 13.00 15.15 Følgende medlemmer møtte: Viggo Johansen (leder) Alfhild Larsen (nestleder) Svein Helge Nøstdal IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: Ingen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Espen Lund møtte for sekretariatet ANDRE: Ingen 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling enstemmig godkjent. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 26.03.2008.doc sak 01/08 til 06/08 Side 1
Kontrollutvalget i Tysfjord 2007-2011 Sak 01/08 Konstituerende kontrollutvagsmøte for kontrollutvalgsperioden 2007-2011. (Herunder gjennomgang av protokoll fra møte 29. januar 2008) Leder for utvalget ønsket medlemmene velkommen og medlemmene presenterte seg kort. Det ble redegjort for bakgrunn for at kontrollutvalget ble sent konstituert og i denne sammenheng ble protokoll fra kontrollutvalgsmøte 29. januar 2008 gjennomgått. Kontrollutvalget fattet deretter slikt VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Tysfjord for perioden 2007 til 2011 anses med dette som konstituert. 2. Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 29. januar 2008 tas til etterretning. Enstemmig vedtak. Svein Helge Nøtsdahl ba om følgende protokolltilførsel: Svein Helge Nøstdahl har orientert kontrollutvalget at han har gitt uttrykk overfor kommunestyret at han ikke har ønsket valg til kontrollutvalget og at det er søkt om fritak fra denne funksjonen, men at kommunestyret ikke har etterkommet denne anmodningen. På bakgrunn av denne protokolltilførsel fattet kontrollutvalget følgende VEDTAK: Det skal til alle kontrollutvalgets møter sendes innkalling også til 1. varamedlem samtidig med innkalling til kontrollutvalgets faste medlemmer. Enstemmig vedtak. Sak 02/08 Fastsetting av møteplan 1. halvår 2008 og kontrollutvalgets arbeidsform. Møteplan og hyppighet ble kort diskutert, samt distribuering av møteinnkalling og protokoller. Det ble fastsatt møteplan som følger: Tirsdag 29. april 2008 Onsdag 4. juni 2008 Møteplanen er indikativ, og det vil kunne innkalles til møter utenom disse tidene, eventuelt kan møtetidspunkt endres ved behov. I utgangspunktet starter alle møtene kl. 13.00 møtedagen. Sak 03/08 Gjennomgang av kontrollutvalgets oppgaver i hht. lov og forskrift, herunder gjennomgang av regler for forvaltningsrevisjon og selskapskontroller. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 26.03.2008.doc sak 01/08 til 06/08 Side 2
Kontrollutvalget i Tysfjord 2007-2011 Kontrollutvalget diskuterte hvilke typer saker som naturlig skal behandles av utvalget, samt noen forhold knyttet til offentlighet og taushetsplikt. Videre ble det fra sekretariatet kort redegjort for kontrollutvalgets oppgaver knyttet til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I denne forbindelse ble det diskutert områder som fra kontrollutvalgets side kan være interessante å se nærmere på. Kontrollutvalget fattet deretter følgende VEDTAK: Sekretariatet retter en henvendelse til administrasjonen med anmodning om å få oversendt en oversikt over de virksomheter kommunen har eierandeler i. Enstemmig vedtak. Sak 04/08 Brev fra KomRev NORD Revisjonsbrev nr. 2 unntatt offentlighet off.l. 6.2. Kontrollutvalget diskuterte innholdet i revisjonens brev og understreket at en så alvorlig på at kommunen ikke har tilfredsstillende rutiner knyttet til regnskapsavleggelsen og at det ikke svares på revisjonens henvendelser innen rimelig tid. Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: Sekretariatet retter en henvendelse til administrasjonen og ber om en redegjørelse for hvilke tiltak kommunen har iverksatt som følge av revisjonens merknader og en orientering om manglende tilbakemelding på revisjonenes anmerkninger. Enstemmig vedtak. Sak 05/08 Forvaltningsrevisjonsprosjekt 2006 Pleie og Omsorg. Kontrollutvalget diskuterte enkelte av konklusjonene i rapport fra forvaltningsrevisjon av Økonomistyring i pleie og omsorg i Tysfjord kommune. Det ble fattet slikt VEDTAK: Kontrollutvalget ber sekretariatet rette en henvendelse til administrasjonen ved rådmann med forespørsel om hvordan en har forholdt seg til rapport fra forvaltningsrevisjon av Økonomistyring i pleie og omsorg i Tysfjord kommune. Enstemmig vedtak. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 26.03.2008.doc sak 01/08 til 06/08 Side 3
Kontrollutvalget i Tysfjord 2007-2011 Sak 06/08 Eventuelt/orienteringssaker. Sekretariatet refererte brevene fra KomRev Nord og Skatteregnskapet for Tysfjord Kommune for 2007. Notat om taushetsplikt og offentlighet ble gjennomgått. Det fremkom ikke andre saker under eventuelt, og kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Brevene fra KomRev NORD tas til etterretning. Enstemmig vedtak. Møtet ble etter dette hevet. Kjøpsvik, 23. april 2008 Viggo Johansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 26.03.2008.doc sak 01/08 til 06/08 Side 4
Kontrollutvalgssak 08/08
Notat om forvaltningsrevisjon i hht. kommunelovens 77, nr. 4 Sekretariatet ved Espen Lund Notat om forvaltningsrevisjon i hht. kommunelovens 77, nr. 4. Innledning Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Av kommunelovens 77, nr. 4 fremkommer at Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kommunelovens definisjon av forvaltningsrevisjon er likelydende med tilsvarende definisjon i lov om Riksrevisjon. Det er gitt utvidede beskrivelser av kontrollutvalgenes oppgaver ved forvaltningsrevisjon i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 5. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens årsregnskap eller et kommunalt foretaks årsregnskap. Kontrollutvalgets ansvar for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret. Dette kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. For at slike planer skal være tidsaktuelle, effektive og inneha nødvendige kvaliteter for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, kan det være hensiktsmessig at slike planer utarbeides årlig eventuelt at planen hvert år undergis en vurdering med henblikk på behov for endringer. Det kan også være hensiktsmessig å samordne planen av forvaltningsrevisjon med planleggingen av selskapskontrollen, se eget notat. Hvilke endringer kontrollutvalget kan gjør i disse planene vil avhenge av hvilke rammer kommunestyret setter. Det stilles ingen krav til planens utforming mht innhold og detaljeringsgrad. Planen bør nok likevel være detaljert nok til at kommunestyret har et tilstrekkelig grunnlag til å fatte et forsvarlig vedtak. Også hensynet til finansiering stiller krav til innholdet i planen. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge en plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger.
Notat om forvaltningsrevisjon i hht. kommunelovens 77, nr. 4 Sekretariatet ved Espen Lund I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurdering ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Gjennom analysen skal det samles nødvendig informasjon om det aktuelle området, identifiseres mulige avvik eller svakheter og legges grunnlag for beslutningen om hvor det skal iverksettes forvaltningsrevisjon. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Endelig skal kontrollutvalget påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Avslutning I 2004 fikk kommuneloven ved en lovendring et eget kapittel som omhandler internt tilsyn, kontroll og revisjon. I høringsutkastet som lå til grunn for lovendringen, fremgår det at forvaltningsrevisjon er et nyttig virkemiddel i kommunestyrets kontroll og tilsyn med administrasjon. Denne typen undersøkelser gir de folkevalgte i kommunen informasjon om administrasjonens oppfølging og resultatene av vedtak i kommunestyret. Forvaltningsrevisjon kan virke som en kontrollmekanisme mellom kommunestyret og administrasjonen og i tillegg ha effekter knyttet til læring. I en tolkningsuttalelse fra departementet, slås det fast at forvaltningsrevisjon bør gjennomføres hvert år. I siste instans påhviler det kommunestyret å sørge for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon årlig i kommunen. Dette krever at det blir stillet tilstrekkelige budsjettmidler til rådighet for kontrollutvalget, da det nærmere ansvaret for å påse at forvaltningsrevisjon blir gjennomført ligger til kontrollutvalget. Norges kommunerevisorforbund har fastsatt en egen standard for forvaltningsrevisjon. Denne ligger vedlagt. I tillegg har NKRF gitt ut en egen bok om forvaltningsrevisjon, Veileder i forvaltningsrevisjon. For at kontrollutvalget skal kunne etterkomme bestemmelsene i kommunelovens 77, er det viktig at de har forstått innholdet i begrepet forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være behov for at kontrollutvalgene arbeider kontinuerlig med planlegging og gjennomføring av forvaltningsrevisjon og at medlemmene underveis skaffer seg kunnskap om og innsikt i de ulike prosjektene som gjennomføres.
Kontrollutvalgssak 09/08
Notat om selskapskontroll i hht. kommunelovens 77, nr. 5 og 80 Sekretariatet ved Espen Lund Notat om selskapskontroll i hht. komm.lovens 77, nr. 5 og 80. Innledning Eierskaps- og selskpaskontroll spiller en økende rolle i kommunal sektor. Begrunnelsen for å innføre selskapskontroll i kommuneloven, er erkjennelsen av at kommunal sektor blir stadig mer fragmentert. Dette skjer gjennom organisasjonsformer som ligger utenfor kommunestyrets instruksjonsmyndighet. I selskaper og organisasjoner som har samfunnsmessige formål, mener lovgiver at kommunestyret har behov for å føre tilsyn med hele sin virksomhet, inklusiv virksomhet som utføres av andre. Slikt tilsyn kan bare gjennomføres når kommunen har rett til innsyn i selskapene. Kommunelovens 77, nr. 5 lyder som følger: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Bestemmelsen i 77, nr. 5 må ses i sammenheng med 80 som gir kontrollutvalget adgang til å kreve informasjon i slike selskaper. Nærmere regler om innholdet av selskapskontrollen er gitt i kontrollutvalgsforskriften, kapittel 6. Det er viktig å skille mellom begrepene eierskapskontroll og selskapskontroll. Det er kun i heleide selskaper kommunen kan kreve de opplysninger som finnes påkrevd for sin kontroll. Dette fremkommer av 80, 1. ledd der det heter: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. I proposisjonen forut for kommunelovens 77, er forholdet til selskapenes egne organer diskutert. I et aksjeselskap utøver eierne sin påvirkning gjennom generalforsamlingen, mens ansvaret for driften av selskapet ligger til styret. Tilsvarende modell ligger til grunn for interkommunale selskaper. Innføringen av selskapskontroll i kommuneloven er ikke ment å endre dette forholdet. I kontrollutvalgets tilsynsrolle må det derfor skilles mellom tilsynet med kommunens utøvelse av sin eierrolle, eierskapskontroll, som følger av kommunelovens 77, nr. 5 og innsynsmulighetene som følger av kommunelovens 80 (selskpaskontroll). Kontrollutvalgets ansvar for gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av
Notat om selskapskontroll i hht. kommunelovens 77, nr. 5 og 80 Sekretariatet ved Espen Lund selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret. Dette kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. For at slike planer skal være tidsaktuelle, effektive og inneha nødvendige kvaliteter for gjennomføring av selskapskontrollen, kan det være hensiktsmessig at slike planer utarbeides årlig eventuelt at planen hvert år undergis en vurdering med henblikk på behov for endringer. Det kan også være hensiktsmessig å samordne planen av selskapskontrollen med planleggingen av forvaltningskontrollen, se eget notat. Hvilke endringer kontrollutvalget kan gjør i disse planene vil avhenge av hvilke rammer kommunestyret setter. Det stilles ingen krav til planens utforming mht innhold og detaljeringsgrad. Planen bør nok likevel være detaljert nok til at kommunestyret har et tilstrekkelig grunnlag til å fatte et forsvarlig vedtak. Også hensynet til finansiering stiller krav til innholdet i planen. Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Avslutning Som nevnt innledningsvis, er selskapskontroll inntatt i kommuneloven for at kommunestyret skal kunne ha innsyn i hele sin virksomhet. Det er likevel viktig at en har klart for seg skillet mellom full innsynsrett i 100 5 eide kommunale foretak og foretak hvor andre eiere er representert. Dersom et selskap er 99 % kommunalt eid, og 1 % er eid av andre, kommer ikke reglene i kommunelovens 80 inn, og kommunene er henvist til de regelsett som regulerer eiernes innsynsrett i andre bestemmelser, jfr. for eksempel aksjelovens bestemmelser i kapitlene 5 og 6. Det er satt ned en egen organisasjon, NUES (norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse) som har utarbeidet en anbefaling for eierstyring og selskapsledelse som etter hvert flere kommuner har adoptert og omarbeidet til å passe egne forhold. I de tilfeller kommunen allerede har utarbeidet retningslinjer for god eierstyring og selskapsledelse, bør en følge med på utviklingen av denne anbefalingen, da denne er i kontinuerlig utvikling. Har en ikke utarbeidet slike retningslinjer, kan anbefalingen være en hjelp til dette arbeidet. En må da være oppmerksom på at anbefalingen som utgangspunkt er utarbeidet for børsnoterte foretak.
Kontrollutvalgssak 10/08 Ettersendes