V E I L E D N I N G F O R U T S E N D E L S E A V N Y H E T S B R E V

V E I L E D N I N G F O R U T S E N D E L S E A V N Y H E T S B R E V

Introduksjon Denne veiledningen vil fungere som en A til Å guide for å gjennomføre utsendelser av e-post i emarketeer. Den vil ikke ta for seg hvordan man lager selve innholdet i e-posten, da dette dekkes under opplæringskurs de fleste brukere går gjennom, men heller prosessen før og etter e-posten bygges. Først gjennomgås alle skjermbilder som kan være relevante for deg som skal arbeide i emarketeer. Deretter gås det stegvis gjennom hvordan en normal utsendelse vil foregå. Følger du veiledningen bør du ikke ha noen problemer med utsendelse av e-post i emarketeer. 2

GRENSESNITTET Det du trenger å vite om oversikt og knapper i emarketeer 3

«Home» - Startsiden «Home» knappen tar deg til startsiden til emarketeer hvor du finner instruksjonsvideoer og nyheter. Under «Create & Manage Campaigns» ligger alle kampanjer i din emarketeer konto. Fra her lages og sendes alle e-post. Alle kontaktpersoner som finnes i emarketeer vil ligge under «Manage Contacts». Hvordan disse kontaktpersonene lastes over til emarketeer vil bli beskrevet senere i veiledningen. I «Files Archive» ligger alle bilder og filer som lastes opp til emarketeer. Normalt er det ingen grunn til å gå inn her med mindre man skal rydde opp i filer. Opplasting gjør man mens man bygger e-post. Veiledningsvideo for hvordan du utformer e-post i emarketeer. 4

«Create & Manage Campaigns Demo En kampanje må opprettes for å kunne lage en e-post. Når du klikker «Create Campaign» bør denne navngis med noe fornuftig så det er enkelt å forstå hva den inneholder. Følg gjerne et system for å navngi kampanjer, så alle som bruker emarketeer har kontroll. emarketeer kampanjer ligger vertikalt i denne oversikten og den sist opprettede vil legge seg øverst. Under navnet på kampanjen finner du 4 valg, som vist ovenfor, men det er hovedsakelig den blå «open» knappen som benyttes. OBS: Blir det mange mange personer som skal arbeide i emarketeer blir det fort mange kampanjer i oversikten. Det anbefales derfor sterkt å ha på «List My Campaigns» knappen for alle brukere, slik at du kun ser dine kampanjer. 5

«Campaign Components» Klikker man den blå «open» knappen, som vist på forrige side, kommer man hit. Etter en utsendelse av e-post vil alle mottakere ligge under denne fanen, «Campaign Contacts». Demo For å sende ut e-post skal du kun benytte «Add E-mail» knappen av de 5 forskjellige komponentene. Når du trykker «Add E-mail» vil du få muligheten til å opprette din e-post utsendelse basert på en mal, dersom dere har fått opprettet en mal. Oppretter du en e-post vil de havne under kampanjen du arbeider i, illustrert med samme design som du har laget for selve e-posten. På denne måten er det enkelt å skille på de forskjellige e-postene, ut i fra utseende. - For å åpne og redigere e-posten kan du enten klikke «Edit» på den blå linjen, eller dobbeltklikke bildet. - For å sende e-posten klikker du «Send», på den blå linjen - mer om dette i veiledningen. - For å se rapporten for din utsendelse gjør du det ved å klikke «Reports». Se forklaring på dette grensesnittet på neste side. 6

«Dashboard Report» Klikker man den blå «reports» knappen, som vist på forrige side, kommer man hit. «Dashboard Report» viser en generell informasjon om utsendelsen. «Delivery Report» gir en totaloversikt på alle mottakere. Hvem som har åpnet e-post og når det skjedde, samt hvem som ikke har åpnet og mottatt. «Bounce Report» gir en liste på alle mottakere som ikke har fått utsendelsen (av forskjellige grunner). Her ser du hvor mange e-poster som er sendt og hvor høy prosentandel som har åpnet e-posten. «Click Through Rate» og «Unsubscribed» er ikke aktuelt for de med SuperOffice integrasjon ettersom avmeldingen skjer via skjema. «Link Report» viser informasjon om hvem som har klikket hvilke lenker i e-posten og på hvilket tidspunkt det skjedde. Dersom du ønsker å dele rapporten via en nettleser, kan du hente adressen ved å klikke «Share Report Now». 7

«Bounce list» Åpner man fanen «Bounce & Failure Report» kan man se hvem e-post ikke kom frem til I denne listen ligger alle personer som e-posten ikke har kommet frem til, av diverse grunner. Det anbefales å følge opp disse, og finne ut hvorfor e- post ikke kommer frem, for å bedre datakvaliteten i sitt CRM. Om man ønsker å flytte denne listen over til SuperOffice for oppfølging gjøres følgende: 1. Finn et statisk kontaktutvalg i SuperOffice (enten nytt eller eksisterende). 2. Klikk «Export list», velg SuperOffice7 og skriv inn navnet på ditt utvalg. 3. Vent til du finner ditt utvalg og velg dette før du klikker «Export» OBS: Ikke eksporter denne listen til SO før etter 24 timer etter utsendelsen 8

«Manage Contacts» Personer som skal motta e-post, opprettes som alltid ved import av utvalg fra SuperOffice. Du skal derfor aldri benytte «Add New Contact» knappen (med mindre du er viderekommen bruker). Import av mottakere fra SuperOffice skjer samtidig som man gjør utsendelsen av sin e-post, så det vil aldri være nødvendig å benytte «Import Contacts» funksjonen i denne oversikten. Hvordan du importerer mottakere er forklart senere i veiledningen. 9

«Files Archive» Bilder som skal benyttes i e-post bør bli kategorisert og lagt i egne mapper under «My_Images» (markert i blått). OBS: Denne oversikten kan også dukke opp når du arbeider med din e-post og skal sette inn et bilde. Du åpner da «My_Images» med «Open». Filarkivet kan fremvises både som en listestruktur og med ikoner. I dette eksempelet benyttes ikoner som er den anbefalte måten. 10

VEILEDNING Hvordan går man frem før og etter jeg har designet e-posten min? 11

Demo 1. Tips: Sørg for at «List My Campaigns» er aktiv, slik at du kun ser dine egne kampanjer. 2. Velg deretter «Create Campaign» for å opprette din nye kampanje. 12

3. Navngi din utsendelse med noe som gjør at du vet hva innholdet er, gjerne med uke/måned/årstall for å holde et system. Dette navnet er kun for intern oversikt i emarketeer. Mottakeren av e-posten vil aldri se dette. 4. Om du ønsker kan du sette inn en beskrivelse for denne kampanjen, slik at du og dine kolleger lettere kan se hva denne utgaven omfatter. 5. Velg «Create Campaign» når du har navngitt utsendelsen. 13

14 6. Du vil nå stå i en tom kampanje. Klikk «Add E-mail» for å opprette din e-post.

7. Fyll så inn disse fire feltene som vist til venstre: Name your E-mail: Et internt navn som kun vises i emarketeer. Message Subject: Dette vil være tittelen i e-posten som mottakerne får. From Name: Dette vil være avsenderen på e-posten. Som oftest navnet på ditt firma. Reply-to-address: Mange bruker noreply@dittfirma.no, men om du ønsker å kunne fange opp svar fra mottakerne, må det være en e-post som fungerer. F.eks kundeservice@dittfirma.no. 8. Velg så malen du ønsker å benytte. Markér den, slik at den får en blå bakgrunn. 9. Når informasjonen i punkt 7 er fyllt ut og korrekt mal er valgt, klikk «Create E-mail» for å gå videre 15

BYGGING AV E-POST Man står nå stedet i veiledningen hvor man bygger sin e-post. For hjelp med dette, vennligst se instruksjonsvideo som vist på side 4. Når e-post er ferdigbygget, kan man gå videre i veiledningen for forklaring på utsendelse. 16

17 11. Når det er klart for utsendelse klikker du «Send» når du står i kampanjeoversikten.

12. Klikk «Send Now!» for å gå videre. 13. Velg så «SuperOffice7» for å finne ditt utvalg. 14. Skriv inn navnet på SuperOffice utvalget som inneholder mottakerne du ønsker å sende e-post til. Vent til søkemotoren har gjort seg ferdig og har fått et treff. Dette treffet vil være markert i en gul boks. Klikk så på utvalget den har søkt frem og deretter «Import contacts». 15. Når personene har blitt importert til emarketeer, velg «Next» for å fortsette med utsendelsen. 18

Her ser du antall mottakere som er hentet fra SuperOffice Ønsker du å legge til flere mottakere fra SuperOffice, f.eks fra et annet utvalg, gjøres det her. Følg samme prosedyre for import som tidligere. Skal du sende samme e-post flere ganger, er det lurt å hake av «Exclude Recipients who previously got this e-mail», slik at ikke samme personer mottar e-posten flere ganger. 16. Om alt ser ut til å være i orden, velg «Continue to Checklist» for å gå til siste verifisering før utsendelsen skjer. 19

17. Dette er siste punkt før e-posten blir sendt. Gå over punktene markert med grønn hake og verifiser at punktene er korrekt. Klikk så «Launch E-mail» for å starte utsendelsen. 18. Utsendelsen har nå startet og vil bli sendt til dine mottakere i løpet av noen minutter. Dersom du vil følge med på rapporten for e-posten, kan du enten klikke «reports», som vist til venstre, eller åpne kampanjen på nytt og velge «Reports» (ved siden av Edit og Send). 20