Birkenes kommune Innkalling for Formannskapet Møtedato: 07.05.2014 Møtested: Kommunehuset, Himmelsyna Møtetid: Etter møte i Planutvalget ca kl 16 Saksnr Tittel Saksliste 008/14 Godkjenning av møteprotokoll 009/14 Ny pensjonsordning for folkevalgte fra 01.01.2014 010/14 Finansstrategi i Birkenes kommune 011/14 Årsregnskap og årsberetning Birkenes kommune 2013 012/14 Økonomisk rapportering i Birkenes kommune Saksdokumentene er tilgjengelig i Servicetorvet i ekspedisjonstiden 10:00 15:00 og på www.birkenes.kommune.no/politikk Forfall meldes på epost til Servicetorvet eller på telefon 37 28 15 00. Birkeland, 30.04.2014 Arild Windsland ordfører Gro Anita Trøan rådmann
Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 008/14 Formannskapet PS 07.05.2014 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K1-033 14/1105 Godkjenning av møteprotokoll Administrasjonens forslag til vedtak: Møteprotokollen av 19.03.2014 godkjennes.
Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 009/14 Formannskapet PS 07.05.2014 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Marianne Grønvold Flakk K1-560 13/3633 Ny pensjonsordning for folkevalgte fra 01.01.2014 Administrasjonens forslag til vedtak: Saken legges fram for behandling uten innstilling. Vedlegg: Ny pensjonsordning for folkevalgte fra 1. januar 2014 Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Kommunelovens 43 lyder: Kommunestyret og fylkestinget kan selv vedta å opprette eller slutte seg til en pensjonsordning for folkevalgte i kommunen eller fylkeskommunen. Kongen kan i forskrift fastsette nærmere bestemmelser om slike pensjonsordninger. Folkevalgte i kommuner og fylkeskommuner er i dag tilsluttet Pensjonsordningen for folkevalgte. Denne tilsvarer kommunens pensjonsordning for ansatte, men med særskilte bestemmelser som bare gjelder de folkevalgte. Kravet til full opptjeningstid er 16 år og pensjonsalder er 65 år. Fra 1. januar 2014 opphørte dagens pensjonsordning og det må velges en ny pensjonsløsning for de folkevalgte. Omleggingen skyldes endringer i forskrift om pensjonsordninger for folkevalgte som trådte i kraft 1. januar 2014. Etter endringer i forskriften gis det nå anledning til å melde de folkevalgte inn i den ordinære pensjonsordningen for kommunens/fylkeskommunens ansatte med samme pensjonsregler som disse, men med noen få sær-bestemmelser. Alternativt kan kommunen/fylkeskommunen velge at folkevalgte skal innlemmes i en særskilt pensjonsordning etter mønster av den nye pensjonsordningen for stortingsrepresentanter og regjeringsmedlemmer. Det medfører at kommuner/fylkeskommuner som ønsker pensjonsløsning for de folkevalgte nå kan
velge mellom to alternativer: 1. Innlemmelse i den ordinære tjenestepensjonsordningen for de ansatte. Alderspensjonen vil bli en brutto, livsvarig årlig ytelse tilsvarende som for de ansatte i kommunen/fylkes-kommunen, men med enkelte tilpasninger. Uføre- og etterlatteytelser vil også være som i den ordinære felles-ordningen for de ansatte. 2. Pensjonsordning etter mønster av ordningen for stortingsrepresentanter Alderspensjonen vil være en netto, livsvarig årlig ytelse. Uføre- og etterlatteytelser vil være som i den ordinære fellesordningen for de ansatte i kommunen/fylkeskommunen. Eventuell etablering av særskilt pensjonsordning for folkevalgte i kommuner og fylkeskommuner som velger mønster av stortingspensjonsordningen, er betinget av at denne ordningen får tilslutning av relativt mange kommuner/fylkeskommuner. Som en overgangsordning ble fra 1. januar 2014 ble alle aktive medlemmer i den nåværende pensjonsordningen for folkevalgte i KLP bli innmeldt i hhv. Fellesordningen for kommuner og bedrifter kommunen/fylkeskommunens ordinære tjenestepensjonsordning i første omgang. I tillegg til type pensjonsordning må kommunen velge om det skal knyttes AFP 62-64 år til avtalen. Litt over halvparten av kommunene har valgt å knytte til AFP ordning. Dersom kommunen ikke fatter vedtak om annet, gjelder ordningen politikere med over 1/3 av godgjøring av for full stilling. Økonomiske konsekvenser: Hvis kommunen velger at de folkevalgte skal ha samme pensjonsordning som de ansatte, vil premien som betales være endelig. For de som velger at de folkevalgt skal ha pensjonsordning etter mønster av ordningen for stortingsrepresentanter, vil den fakturerte premien bli à konto og det vil senere bli foretatt etter oppgjør. KLP sier i sin veiledning at innmelding i samme pensjonsordning som for ansatte vil være det billigste for kommunen og i de fleste tilfeller den gunstigste ordningen for den folkevalgte. Ca 95% av andre kommuner har valgt innlemmelse i den ordinære pensjonsordningen for ansatte. Finansiering av en eventuell AFP ordning fra 62 64 år følger det valg kommunen har valgt for sine ansatte. Det vil si at kommunen er selvassurandør. Anbefaling Saken legges fram uten anbefaling siden saken gjelder godtgjøring for folkevalgte
Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 010/14 Formannskapet PS 07.05.2014 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Lisa Dahl 14/859 Finansstrategi i Birkenes kommune Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Prosjektbeskrivelse av finansstrategi i B irkenes kommune tas til etteretning. Vedlegg: Prosjektbeskrivelse finansstrategi i Birkenes kommune Saksopplysninger: Administrasjonen har utarbeidet et forslag til prosjektbeskrivelse for utarbeidelse av finansstrategi i Birkenes kommune. Vedtak om å utarbeide en finansstrategi er fattet i KS 070/13.
Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 011/14 Formannskapet PS 07.05.2014 004/14 Tjenesteutvalget PS 06.05.2014 Eldrerådet PS Råd for funksjonshemmede PS Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Lisa Dahl K1-210, K3 - &14 14/691 Årsregnskap og årsberetning Birkenes kommune 2013 Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Birkenes kommunestyre godkjenner regnskapet for Birkenes kommune for 2013. 2. Regnskapsmessig merforbruk i driftsregnskapet på kr. 2 107 484,35 dekkes ved bruk av disposisjonsfond. 3. Rådmannens årsberetning for 2013 tas til etterretning. Vedlegg: Innholdsfortegnelse 2013 Del 1 Økonomiske hovedoversikter 2013 Del 1.2 Noter 2013 (note 1-6) Del 1.2 Noter 2013 (note 7-8) Del 1.2 Noter 2013 (note 9-11) Revisors beretning 2013 Del 2 Driftsregnskapet 2013 Del 3 Investeringsregnskapet 2013 Del 4 Balanseregnskap 2013 Årsberetning 2013 Tertialrapport Birkenes- gjeld - 3 tertial Avkastningsrapport 3. tertial 2013
Foreløpig KOSTRA Saksopplysninger: Brutto driftsresultat i 2013 ble positivt med kr 1.565.325,- Driftsregnskapet viser et positivt netto driftsresultat på kr 7 0535 341,- med regnskapsmessig merforbruk på 2 107 484,-. Merforbruket må dekkes inn i løpet av de to påfølgende år. Langsiktig gjeld er på kr 384 658 856,- pr 31.12.2013. Kontrollutvalget har behandlet regnskapet for Birkenes kommune for 2013 den 29.04.14 og har avgitt følgende uttalelse: Ved behandlingen av årsregnskapet med noter, er kontrollutvalget blitt forelagt kommunen s årsberetning og kopi av revisors beretning samt revisors oppsummeringsbrev. Kontrolluvalget har vurdert følgende forhold: om regnskapet er ført i henhold til lover,forsrkifter og god kommunal regnskapsskikk om disposisjonene i regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak. Om regnskapsresultatet gir uttrykk for virksomheten i regnskapsåret Kontrollutvalget har ingen bemerkninger til Birkense kommunes regnskap for år 2012 og slutter seg til revisors beretning av 9.4.2014. Bakgrunn Underskudd som ikke kan dekkes inn i regnskapsåret skal føres opp til dekning i løpet av de neste to regnskapsårene(jfr Kommuneloven 48). Dersom kommunen ikke oppnår inndekning vil kommunen komme under administrasjon av Fylkesmannen. Det er derfor viktig å være bevisst på hvordan et merforbruk skal dekkes inn. Dersom kommunestyret velger å dekke inn et merforbruk påfølgende regnskapsår, dvs. i samme år som
inndekkingen av merforbruk vedtas, er dette å anse som en vedtatt plan som avviker fra fristen på to år, jfr. kommunelovens 60, nr 1 d. Dersom kommunen ikke er i stand til å dekke merforbruket dette året, vil kommunen havne på ROBEK før fristen på to år. Anbefaling Disposisjonsfondet er høyere enn merforbruket i 2013, det vil derfor kunne dekkes inn i sin helhet allerede i 2014 uten risiko. Trykte vedlegg følger saken Revisjonsberetning og uttalelse til kommuneregnskapet for 2013 og kontrollutvalgets uttalese ettersendes.
Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 012/14 Formannskapet PS 07.05.2014 Kommunestyret PS Administrasjonsutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Lisa Dahl 14/840 Økonomisk rapportering i Birkenes kommune Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Årsberetning og årsregnskap rapporteres årlig til kontrollutvalget, relevante råd, tjenesteutvalg, formannskap og kommunestyre. Jfr. Kommuneloven 48. 2. Tertialrapport, med rapportering på stillingshjemler, rapporteres 2 ganger pr år til formannskap og kommunestyre. 3. Notat om hovedtall økonomi utarbeides hver måned til formannskapet som meldingssak. Saksopplysninger: I 2013 har administrasjonen utarbeidet drifts/økonomirapporter hver måned. Administrasjonen har mottatt ønske om tettetere oppfølging fra enkelte politikere, mens andre har uttrykt det motsatte. Det har også vært et ønske fra politisk hold å motta rapportering på antall stillingshjemler i kommunen. Administrasjonen har på bakgrunn av dette utarbeidet et forslag til rapporteringsfrekvens og til hvilke politiske møteplasser det skal rapporteres. Målet med endring av rapporteringsrutiner er å få til en bedre administrativ styring og ressursbruk samtidig som man holder politikerne
informert om hvordan den økonomiske situasjonen er. Bakgrunn: Månedsrapporteringene i 2013 har vært nyttige for hele organisasjonen. Den bygger på at alle budsjettansvarlige rapporterer økonomisk på avvik mellom budsjett og regnskap etter at regnskapsperioden har stengt, deretter utarbeider tjenestesjef en felles rapport for hele sitt område. Økonomi samler inn all informasjonen og sammenfatter i en totalrapport som deretter behandles i ledergruppa før den sendes til politisk behandling i tjenesteutvalget, formannskapet og kommunestyret. Måten rapporteringen gjøres på er en veldig god måte for administrasjonen å holde kontroll med hva som foregår ute i organisasjonen, samtidig bevisstgjør den alle involverte i prosessen på hvilke utfordringer kommunen står ovenfor økonomisk. Det er imidlertid en tidkrevende rapporteringsprosess som er avhengig av at alle budsjettansvarlige kan prioritere arbeidet i det tidsrommet i måneden som er fastsatt av administrasjonen. Det har vist seg å være vanskelig ettersom det er stor aktivitet hele tiden og arbeidsoppgaver prioriteres fortløpende. Det har medført at både administrasjonens ledelse og ikke minst politikere har fått økonomiske rapporter veldig sent. Stillingshjemler har det ikke vært rapportert på i kommunen fram til nå. Det ble i 2013 gjort forsøk på å utarbeide en rapport på utviklingen av stillingshjemler de siste årene. I personalsystemet er det ikke mulig å ta ut rapporter på historiske data gjeldende hjemler hvilket gjør at resultatene er usikre. En god del hjemler har skiftet sektor, avdeling, innehaver og stillingsbrøk i løpet av tiden. Det gjør dem svært vanskelige å følge tilbake i tid, i tillegg klarer man nesten aldri å holde registeret fullt oppdatert. En rapportering på hjemler vil kreve at budsjettansvarlig rapporterer/forklarer endringer hyppig til tjenestesjef for at administrasjonen skal klare å holde en oversikt. Administrasjonen har gjort en forespørsel til en del av nabokommunene for å forhøre seg om hvordan de rapporterer. I knutepunktet har alle kommunene tertialrapportering inn til formannskapet og kommunestyret, Birkenes kommune er alene om å ha hyppigere rapportering. Arendal kommune har imidlertid økonomiske rapporteringer på nøkkeltall inn til hvert formannskapsmøte. Det er en kortfattet rapport basert på overordnede nøkkeltall som økonomi utarbeider. I tillegg har Arendal kommune full tertialrapportering. I Knutepunktet er det bare Lillesand og Birkenes kommune som fortsatt har stillingshjemler. Arendal kommune har også avskaffet denne praksisen. Begrunnelsen for avskaffelse har vært at det krever mye administrasjon for å klare å dra nytte av stillingshjemler som system, det er ingen som klarer å holde systemet oppdatert. Administrasjonen i nabokommunene mener at den politiske bevilgningen er en vedtatt budsjettramme uavhengig av antall stillingshjemler. Vurdering: Administrasjonen mener at det vil kreve for mye ressurser å fortsette å rapportere detaljert månedlig til tjenesteutvalg, formannskap og kommunestyre. Erfaringene som er gjort er at det også blir foreldet informasjon før det kommer til politisk behandling. Administrasjonen ser imidlertid verdien av at politikerne er delaktige og godt informerte om de utfordringene
kommunen står ovenfor økonomisk. Administrasjonen ser mange fordeler med modellen Arendal kommune har med et økonomisk notat med nøkkeltall inn til formannskapet utarbeidet etter hver måneds slutt som utarbeides som meldingssak. Det vil gi en god balanse mellom bruk av tid/ressurser administrativt, og hyppighet på politisk rapportering. Formannskapet får en særskilt rolle ved å følge opp drift og prosjekter gjennom administrasjonens overordnede rapportering/notat til hvert møte. Formannskapet vil måtte sette drift/ økonomirapportering på agendaen i hvert møte, og sånn sett bruke noe mer av møtetiden til dette. Formansskapet har imidlertid en lovpålagt oppgave i forhold til økonomi jfr Kommuneloven 8. Tjenesteutvalget vil kanskje savne noe som de har fått gjennom deler av 2013, men kan etter ønske også motta notatet som formannssakpet mottar. Det vi imidlertid kreve for mye ressurser at administrasjonen møter for å holde innlegg eller svare på spørsmål i Tjenesteutvalget. De medlemmene av tjenesteutvalget som ønsker mer informasjon kan møte opp på Formannnsskapsmøtene for å få det. Administrativt er det ingen ulemper, det vil bli bedre tid til å fokusere på økt kvalitet i tertialrapportene. Intern rapportering vil fortsatt opprettholdes omtrent slik den er i dag, men modellen vil gi bedre styring og bedre ressursbruk ettersom det lages en rapportering på et tidligere tidspunkt som vil avsløre vesentlige avvik å fokusere på. Kommunestyre vil få drifts/ økonomirapportering som sak 3 ganger i året fremfor til hvert møte. Administrasjonen vil gjøre et forsøk på å rapportere på hjemler i tertialrapporten basert på informasjon fra intern rapportering. Samlet sett mener administrasjonen at denne måten å rapportere på vil gi god nok nødvendig informasjon på et tidligere tidspunkt enn i 2013, samtidig som den interne styringen opprettholdes. Anbefaling: Årsberetning og årsregnskap: Kontrollutvalget, relevante råd, tjenesteutvalg, formannskap og kommunestyre Tertialrapport-med rapportering på stillingshjemler: Formannskap Kommunestyre Notat om hovedtall økonomi hver måned Hvert formannskap som meldingssak