Møteinnkalling Utvalg: Teknisk utvalg Tidspunkt: 23.09.2014, kl 12:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 16/9-2014 Christin Kristoffersen leder Side 1
Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 13/14 Referatsaker PS 14/14 Godkjenning av protokoll fra møte 17.6.2014 PS 15/14 Tiltaksplan etter revisjon av Miljødirektoratet ved Longyear Energiverk PS 16/14 Søknad om innbygging av fundament i Hjortfjellet - Dispensasjon fra arealplan - Kongsberg satellite Service as PS 17/14 Strategisk havneplan Longyearbyen havn - revisjon Side 2
PS 13/14 Referatsaker RS 1/14 Svar på søknad om utvidelse av hundegård i Bolterdalen - gbnr 22/645 PS 14/14 Godkjenning av protokoll fra møte 17.6.2014 Side 3
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/185-8-216 Roar Blomstrand 15.09.2014 Tiltaksplan etter revisjon av Miljødirektoratet ved Longyear Energiverk Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Teknisk utvalg 15/14 23.09.2014 Anbefaling: Tiltaksplan for lukking av avvik godkjennes. Saksopplysninger: Miljødirektoratet gjennomførte miljørevisjon ved Longyear Energiverk. Revisjonen varte fra mandag 25. til 28. august 2014. Revisjonen avdekket ifølge rapport 3 avvik og 3 merknader. Rapport er gjennomgått av ledelsen, og det er laget en tiltaksplan for lukking av avvik og handtering av merknader. Dette er oversendt Miljødirektoratet. Tiltaksplanen legges fram for politisk godkjenning. Oppsummert referat fra revisjonen. Det er gjennomført revisjon av våre rutiner / internkontroll ved energiverket. Revisjonen startet med et oppstartsmøte hvor ledelsen ved energiverket og lokalstyret deltok. Videre ble det gjennomført en befaring gjennom de tekniske anlegg inne i produksjonslokalene og ute i tekniske anlegg. Revisjonen fikk gjennomgang av dokumentasjonen for daglig vedlikehold. ISY Jobtech ble vist, og eksempler på bruk av spesifikke arbeidsordre ble gjennomgått. Her ble det fokus på tykkelsesmåling på oppbevaringstanker for diesel. Her er det mangler ved vurdering av måleresultatene, samt manglende jobbordre på kontroll av rørsystem mellom lagertank og dagtank. Rutiner ved avfallshandtering ble gjennomgått, samt planer for fremtidig handtering av slagg og aske. Det ble befart på dagens deponi i Adventdalen, samt lokalitet for planlagt nytt deponi ved gruve 3. Måleprogram for utslipp til luft og vann ble vist stor oppmerksomhet. Oppsett for kontroll av utslipp må revideres for å imøtekomme utslippstillatelsens pkt. 11.1, 11,2 og 11.3. Spesielt fokus på utslipp til vann, og kvalitetssikring av måleresultater. Dokumentasjon på kapasitet og gjennomstrømmende vannmengde i avskiller må vurderes og dokumenteres. Vurdering: Når vi ser tilbake på de foregående revisjonene gjennomført av KLIF sist i 2010, ser en at det har vært fokus på de riktige tingene. Vi har fått på plass et internkontrollsystem, gjennomført en tilstandsvurdering av anlegget og etablert en tilhørende vedlikeholdsplan. Dette både for daglig vedlikehold og tyngre oppgaver. Det er implementert et FDV system (forvaltning, drift vedlikeholdssystem) Dette ble også kommentert under revisjonen. Side 4
2014/185-8 Side 2 av 2 Vedlegg: 1 Rapport fra Miljødirektoratet - Revisjon Longyear energiverk 25.-28.8.2014 2 Svarbrev rapport - Revisjon Longyear energiverk 25.-28.8.2014 Side 5
Side 6
Side 7
Side 8
Side 9
Side 10
Side 11
Side 12
Side 13
Side 14
Side 15
Miljødirektoratet Postboks 5672 Sluppen 7485 TRONDHEIM Deres referanse: Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/185-7- 216 Roar Blomstrand 15.09.2014 Rapport - Revisjon Longyear energiverk 25.-28.8.2014 Hei Viser til miljørevisjonens rapport datert 28. august 2014.09.08 Oversender vår tiltaksliste for lukking av avvik og forbedringer med frister. Vi takker for et informativt besøk, og ønsker Dere velkommen igjen ved en annen anledning. Med vennlig hilsen Marianne Stokkereit Aasen sektorsjef teknisk Roar Blomstrand energiverksjef / Plant Manager Brevet er elektronisk godkjent av leder. Side 16
2014/185-7 Side 2 av 3 Plan for lukking av avvik og merknader. Avvik/ merknad Tiltak ansvarlig frist A1 Virksomhetens måleprogram er mangelfull. Definere måleprogram som også må inneha måling og verifisering av vann fra slaggbad. Beskriv prosedyre. Lag arbeidsordre i Isy JobTech med parameter for vurdering av måleresultat Roar / Hugo A2 Longyear Energiverk har ikke egenkontroll av utslipp til vann fra oljeutskiller. A3 Virksomhetens vedlikeholdssystem har enkelte mangler Her ligger det en arbeidsordrespesifikasjon i Isy JobTech under EN1-arbeidsordrespesifikasjon som har med måleprogram å gjøre: - Måleprogram for rutinemessig overvåking av utslipp til luft Denne revideres. Kapasitet på oljeavskiller kartlegges og dokumenteres. Kartlegge vannstrøm til avskiller. Kartlegging av avløpsvann gjøres med prøve til laboratorium. Kontakt med Molab Prøve fra vann i slaggbadet sammenlignes mot prøver tatt av kull, SNSK Innlegging av måleparametre for tykkelsesmåling. Aksept kriterier på måling av tank er satt til 3 mm. Kontroll av dagtanker for reservekraft, samt kontroll av tilløpsrør for drivstoff. 5 nye arbeidsordrespesifikasjoner er opprettet og aksept kriterier er lagt inn: Mona / Roar Birgitte 19.09.2014 Jørn Roar 19.09.2014 Anmerkning 1 Longyear Energiverks prosedyre for avfallshandtering kan forbedres Måling av veggtykkelse dieseldagtank reservekraft Cat nr 1 Måling av veggtykkelse dieseldagtank reservekraft Cat nr 2 Måling av veggtykkelse dieseldagtank reservekraft Cat nr 3 Tjukkelsesmåling av rør fra hovedtank for diesel til paratkjele Tjukkelsesmåling av rør fra hovedtank for diesel til reservekraftbygget Birgitte / Hugo Her ligger det to arbeidsordrespesifikasjoner under EN1. Arbeidsordrespesifikasjon som har med avfall å gjøre: - Levere sortert avfall (se avfallsskjema under dokumenter) - Årlig skal avfallsplanen revideres LUKKET 04.09.2014 Side 17
2014/185-7 Side 3 av 3 (ingen link til evt avfallsplan om den skal ligge i ISY?) Revidere avfallsplan, henvisning til nye forskrifter Signering av deklarasjonsskjema utføres av avfallsleverandør EKSTERN Asplan Viak Hugo 28.11.2014 LUKKET 04.09.2014 Anmerkning 2 System og rutiner for oppfølging og lukking av anbefalinger etter miljørisikovurderinger og beredskapsøvelser har forbedringspunkter Anmerkning 3 Virksomhetens kontakt med LNS angående tanklagring har et forbedringspunkt Tiltak skal videre registreres i TQM med ansvarlig utfører og tidsfrist Tanklagring. Kontroll av internkontroll hos LNS. Rutine for kontroll av oppsamlingskar. Arbeidsordre lages i JobTech. Mona 13.03.2015 Hugo Birgitte 29.09.2014 Side 18
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/594-2-24/1 Astrid Meek 25.08.2014 Søknad om innbygging av fundament i Hiorthfjellet - Dispensasjon fra arealplanens bestemmelser - Kongsberg satellite Service as Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Teknisk utvalg 16/14 23.09.2014 Anbefaling: Under forutsetning om at Sysselmannen innvilger dispensasjon fra arealplanens bestemmelser, godkjennes det i medhold av byggeforskrift for Longyearbyen 2-1, søknad mottatt 01.07.2014 om tillatelse til tiltak for innbygging av eksisterende master på Hiortfjell. Saken oversendes Sysselmannen til endelig avgjørelse. Saksopplysninger: Det søkes om å bygge inn en stålramme som i dag benyttes som fundament til antenner plassert på Hiortfjellet. Denne innbyggingen vil beskytte elektronisk utsyr samt gjøre stedet mer representertbart. Stedet brukes i dag av mange som utsiktspunkt. Lokaliseringen har vært benyttet helt siden SvalSat ble etablert i 1997. Vurdering: Tiltaket er i arealplan for Longyearbyen beliggende i natur og friluftsområde. I følge arealplanens bestemmelser pkt. C.3.2, 2.ledd er det i dette område ikke tillatt med søknadspliktige arbeider etter byggesaksforskriften for Longyearbyen, som for eksempel større konstruksjoner, bygg og anlegg osv. For å imøtekomme søknaden er nødvendig med en dispensasjon fra denne bestemmelsen. I følge Svalbardmiljøloven 58 siste ledd, er det kun Sysselmannen som kan gi tillatelse til virksomhet som er i strid med utfyllende bestemmelser til arealplanen. Selve tiltaket mastene, var etablert før arealplanen ble stadfestet. Ett premiss for hele arealplanen i Longyearbyen er også at en skal ta hensyn til eksisterende infrastruktur i planleggingen. Lokaliseringen har vært brukt av KSAT helt siden stasjonen på Platåfjellet ble etablert 1997. Størrelse og utforming er nøye vurdert med tanke på å minimere arealbehov og nødvendig infrastruktur. Omsøkte bygg har et bebygd areal 17 m². Administrasjonssjefen har vurdert saken og anbefaler at tiltaket godkjennes og at saken oversendes Sysselmannen for endelig avgjørelse (dispensasjon fra forbudet i pkt. C.3.2 arealplanens bestemmelse). Vedlegg: 1 Vedlegg: Søknad om innkledning av stålfundament i Hiorthfjellet Side 19
~Ol Kongsberg Satellite Services AS Deres referanse Vår referanse Vår dato 27. februar 2014 KONGSBERG LongyearbyenLokalstyre Klikk her for å skrive inn tekst. Postboks 350 9171 LONGYEARBYEN Norge Søknad om innkledning av stålfundamenti Hiorthfjellet KongsbergSatelliteServicesAS(KSAT)bruker Iokasjoni Hiorthfjellet ifbm kontinuerligutsjekk og rutinesjekkav vår antenneparkpå Platåfjellet.Utstyreter samlokalisertmed MoscowTrade Group. lfbm med at KSATønskerå ryddeopp på denne lokasjonenvil vi med dette søkeom å byggeinn en stålrammesom idag benyttessomfundament til våre antenner der oppe. Denne innbyggingenvil ivareta våre behovfor å beskytteømfintligelektroniskutstyrsamtgjøre stedet mer representerbar.stedet brukesi dagav mangesom utsiktspunktifbm utflukter i nærområdet. Lokaliseringenharvært brukt av osshelt sidensvalsatble etablert i 1997. \\ 1 W., i Fig1 - Oversiktsbilde Postadresse: Kongsberg Satellite Services AS Postboks 6180, Langnes 9291 Tromsø Org.nr: NO 984 079 125 MVA Besøksadresse: Prestvannveien 38 9011 Tromsø E-post: ksat@ksat.no Fakturaadresse: Kongsberg Satellite Services AS Postboks 6180, Langnes 9291 Tromsø Telefon: +47 77 60 02 50 Telefaks: +47 77 60 02 99 Side 20
Kongsberg Satellite Services AS 2 av 4 Vår referanse Vår dato Klikk her for å skrive inn 27. februar 2014 tekst. Omfang av endring innbygging av stålramme vil føre til at ømfintlig elektronisk utstyr vil bli satt inn i et kontrollert og beskyttet rom i lag med en enkel generator for å drive utstyret. Plasseringener vist i figur 1og figur 2 under. Utbyggingen vil omfatte mindre endring av eksisterende fundament og innkledning av stålramme. Mal -V-_Ir y V?. \ i ~ _ -._\ _ - f» ~. 1., ~ \ ; x, j* J x» _ x -»-- «_ N. 3*)" x > ' å t : ; J. r ~«, 1 ";"~--I: {W '\.af kan» Fig 2 - Plassering fl k *-. 'l i :2 : 7 Fig 3 Plassering detalj Side 21
Kongsberg Satellite Services AS 3 av 4 Vår referanse Vår dato Klikk her for å skrive inn 27. februar 2014 tekst. _ Fig 4 - Utforming ferdig Fig 5 - Innvendig Kulverter for signalkabler Det er ikke planlagt utvendige kulvert eller kabler på bakken for strøm eller kommunikasjon. Posisjon - Hiorthfiellet Geographical UTM cordinates coordinates N8687890 78.2636 N E51699O 15.7482 Ø 432,777 464,777 Koordinatsystem: UTM(EUREF89) Sone 33 Ortometrisk høyde er referert til modell ArcGP. Plan og miljøpåvirkning Under planleggingen av denne endringen er det tatt hensyn til størrelse og utforming ved å se på arealbehov og minimerer nødvendig infrastruktur. Vi har også sett på plassering slik den er minst mulig synlig i terrenget. Dette også med tanke på fargevalg. KSATpålegger entreprenører strenge krav slik at terreng utenom infrastruktur forblir uskadet og upåvirket. KSATpålegger videre alle entreprenører å sortere avfall og forhindre spredning av flyveavfall. Side 22
Kongsberg Satellite Services AS 4 av 4 Vår referanse Vår dato Klikk her for å skrive inn 27. februar 2014 tekst. Vi håper med dette å komme godt i gang med saksbehandlingen for å få de nødvendige tillatelser fra Longyearbyen Lokalstyre. Vi er informert om at siden det ikke er brannvarsling på denne Iokasjonen er det ikke krav om søknad for ansvarsrett for elektrikerarbeider. Med hilsen Kongsberg Satellite Services AS Sten-Christian Pedersen Stasjonssjef, Svalsat Side 23
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/412-9-144 Marianne Stokkereit Aasen 22.08.2014 Strategisk havneplan Longyearbyen havn - revisjon Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Teknisk utvalg 17/14 23.09.2014 Lokalstyret 14.10.2014 Anbefaling: Lokalstyret vedtar justert versjon av Strategisk havneplan. Saksopplysninger: Etter at Lokalstyret vedtok strategisk havneplan i sak 3/13 ble planen oversendt Polaravdelingen for gjennomgang. Polaravdelingen har gjennomgått planen og foreslått noen endringer. Endringene er ikke av prinsipiell karakter i forhold til innholdet i planen. Endringene er nå innarbeidet i planen og planen legges derfor frem til ny godkjenning. Vurdering: Ingen alternativs vurdering. Vedlegg: 1 Strategisk havneplan Side 24