Møteinnkalling Kontrollutvalget Halden

Møteinnkalling Kontrollutvalget Halden Møtested: Rådhuset (gamle), møterom 1, 1. etg. Tidspunkt: 06.11.2013 kl. 17:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin F Pettersen på telefon 414 71 166 eller på e-post: akfp@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 28.10 2013 Jan Åge Moen (s) Side1

Kontrollutvalget Haldens møte 06.11.2013 Sakliste PS 13/48 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 13/49 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.9 2013 4 PS 13/50 Informasjon fra rådmannen om status for innsparingstiltak 11 PS 13/51 Redegjørelse til kontrollutvalget - Likviditetssituasjonen 29 PS 13/52 Oppdrag fra kommunestyret - gjennomgang av pensjonskostnader 34 PS 13/53 Møteplan ut året 2013 38 PS 13/54 Referater og meldinger 39 PS 13/55 Eventuelt 52 Side2

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/15003 Dokumentnr.: 29 Løpenr.: 151027/2013 Klassering: 192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 06.11.2013 13/48 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (saken legges fram uten forslag til vedtak) Fredrikstad, 9.10 2013, Side3

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/118 Dokumentnr.: 10 Løpenr.: 150987/2013 Klassering: 191 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 06.11.2013 13/49 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.9 2013 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalgets å fatte slikt vedtak: Protokoll fra møtet 25.9 2013, godkjennes Fredrikstad, 9.10 2013 Vedlegg Protokoll fra møtet 25.9 2013 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Vi foreslår at protokollen fra forrige møte godkjennes. Side4

Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: 25.09.2013, Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. 20:00 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 13/39-13/47 Frammøte: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Leder (ikke foretatt nyvalg) Aasmund Sjøberg (Ap) Jan Moen (H), fung. leder x Inger Haugene (Sp) x Odd Riise (Ap) x Egil Lund Pettersen (Frp) Forfall Jan Magnar Hansen (Ap) Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Bjørn Gulbrandsen og Anne-Karin Femanger Pettersen Møtende fra Deloitte: Kjartan Kvamme til sak 13/41 Møtende fra administrasjonen: Rådmann Gudrun Haabeth Grindaker til sak 13/40 Merknader Til dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Gjennomgang av saksliste og debatt om lukking: se protokoll sak 13/39. Side5

Kontrollutvalget Haldens møte 25.09.2013 Sakliste PS 13/39 PS 13/40 PS 13/41 PS 13/42 Godkjenning av innkalling og saksliste Informasjon fra rådmann om oppfølging av politiske vedtak Statusrapport fra regnskapsrevisor Avklaring av videre iverksetting av gjeldende plan for forvaltningsrevisjon (2013-2015) PS 13/43 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2014 PS 13/44 Møteplan for høst 2013 PS 13/45 PS 13/46 Referater og meldinger Eventuelt Ettersendt sak: PS 13/47 Konkurransegrunnlag for revisjonstjenestene til gjennomgang. Saken ble ettersendt 16.9 2013 Side6

PS 13/39 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak Kontrollutvalget Haldens behandling 25.09.2013: Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av saksliste og debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sak 13/47, skulle behandles for lukkede dører. (Hjemmel: Offl. 14, - jf. Offl. 16, 1. ledd, 2. punktum, Kl. 31 pk.t 2) Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 25.09.2013: 1. Innkalling og saksliste godkjennes 2. Sak 13/47, behandles for lukkede dører. (Hjemmel: Offl. 14, - jf. Offl. 16, 1. ledd 2. punktum, jf. Kl. 31 pk.t 2) PS 13/40 Informasjon fra rådmann om oppfølging av politiske vedtak Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget tar informasjon fra rådmann om oppfølging av politiske vedtak, til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling 25.09.2013: Rådmannen delte ut en oppdatert oppfølgingsliste og rutiner for vedtaksoppfølging. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 25.09.2013: Kontrollutvalget tar informasjon fra rådmann om oppfølging av politiske vedtak, til orientering PS 13/41 Statusrapport fra regnskapsrevisor Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget tar informasjon fra regnskapsrevisor til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling 25.09.2013: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 25.09.2013: Kontrollutvalget tar informasjon fra regnskapsrevisor til orientering Side7

PS 13/42 Avklaring av videre iverksetting av gjeldende plan for forvaltningsrevisjon (2013-2015) Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak Kontrollutvalget Haldens behandling 25.09.2013: Kontrollutvalget var enstemmig enige om å opprettholde gjeldende forvaltningsrevisjonsplan, men konkret bestilling av prosjekt for 2014 avventes til prosessen med konkurranseutsetting av revisjonstjenestene er gjennomført. Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 25.09.2013: 1. Kontrollutvalget opprettholder gjeldende forvaltningsrevisjonsplan. Jf. kontrollutvalgets vedtak 31.10 2012 i sak 12 / 50: Kontrollutvalget vedtar forslag til Plan for forvaltningsrevisjon i Halden kommune 2013 til 2015. Følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt gjennomføres: Kommunalavdeling personal, økonomi og utvikling styringssystemer / internkontroll Kommunalavdeling helse og omsorg utskrivningsklare pasienter forholdet mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. 2. Kontrollutvalget avventer konkret bestilling av prosjekt for 2014, til valg av forvaltningsrevisor er foretatt PS 13/43 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2014 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2014 på kr. 2 034 750.-, godkjennes 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2014 oversendes ordfører til videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» Kontrollutvalget Haldens behandling 25.09.2013: Forslag til budsjett for 2014 ble enstemmig vedtatt med en endring. Kontrollutvalget la til 300 timer til forvaltningsrevisjon. Dette utgjør en økning på kr. 381.000,-. Totalsummen ble endret til 2 415 750,- Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 25.09.2013: 1. Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2014 på kr. 2 415 750-, godkjennes 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2014 oversendes ordfører til videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» Side8

PS 13/44 Møteplan for høst 2013 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak Kontrollutvalget Haldens behandling 25.09.2013: Tidspunkt for neste møte ble satt til onsdag 6.11 kl.17:00 Fastsettelse av kontrollutvalgets videre møteplan avventes til ny leder er valgt (kommunestyret 10.10) Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 25.09.2013: Tidspunkt for neste møte er onsdag 6.11 kl. 17:00 PS 13/45 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling 25.09.2013: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 25.09.2013: 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 13/46 Eventuelt Kontrollutvalget Haldens behandling 25.09.2013: Tre saker ble tatt opp under eventuelt: 1. Kommunens likviditetssituasjon 2. Status for innsparingstiltak 3. Praktiske avklaringer med sekretariatet knyttet til innkalling og protokollering av møter Kontrollutvalget bestemte at pkt. 1 og 2 skal følges opp ved å be rådmannen om informasjon. Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 25.09.2013: 1. Kontrollutvalget sender en skriftlig henvendelse til rådmannen v/økonomisjefen der utvalget ber om en kort skriftlig redegjørelse for hvordan rådmannen håndterer kommunens likviditetssituasjon; bruk av kassakreditt og evt. bruk av fond og ubrukte lånemidler. 2. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til møte i kontrollutvalget 6. november for å redegjøre for status for innsparingstiltak som er vedtatt i løpet av 2013. Side9

PS 13/47 Konkurransegrunnlag for revisjonstjenester - til gjennomgang Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak Kontrollutvalget Haldens behandling 25.09.2013: Saken ble behandlet for lukkede dører. (Hjemmel: Offl. 14, - jf. Offl. 16, 1. ledd, 2. punktum, Kl. 31 pk.t 2) Sekretariat og revisjon var ikke til stede under behandlingen. Utvalget er innstilt på at oppdragskonkurransen skal gjennomføres. Kontrollutvalget vedtok enstemmig de fremlagte utlysningstekster med et par mindre vesentlige endringer i tillegg til at antall timer til forvaltningsrevisjon ble øket til 700. Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling 25.09.2013: 1 De fremlagte utlysningstekster med et par mindre vesentlige endringer, vedtas 2 Antall timer til forvaltningsrevisjon økes til 700 Side10

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/113 Dokumentnr.: 14 Løpenr.: 157340/2013 Klassering: 186 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 06.11.2013 13/50 Informasjon fra rådmannen om status for innsparingstiltak Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Fredrikstad, 22.10 2913 Vedlegg Formannskapssak 2013/102, 26.9 2013: Økonomirapport 2. tertial Formannskapssak 2013/115, 24.10 2013: Økonomirapport per september Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Under «Eventuelt» i møte 25.9 2013 besluttet kontrollutvalget å invitere rådmannen til neste møte. Personalsjef Toril Bjerkeli møter for rådmannen. Kontrollutvalget ønsker informasjon om status for innsparingstiltak som er vedtatt i løpet av 2013. I økonomirapporten som ble behandlet i Formannskapet 26.9, fremgår det blant annet at rådmannen ser behov for styrket kontroll og oppfølging for å sikre gjennomføringskraften. Etablering av kontroll-team er nevnt som et styringstiltak som rådmannen vil vurdere. Kontrollutvalget imøteser ytterligere informasjon om dette. Kontrollutvalget er også opptatt av eventuelle tiltak for å øke kommunens inntekter, og spørsmål knyttet til rådmannens fullmakter Side11

Vurdering Kontrollutvalget må i møtet ta stilling til om kontrollutvalget skal gjøre vedtak om oppfølging. Eventuelt kan kontrollutvalget ta informasjon fra rådmann om status for innsparingstiltak, til orientering Side12

Side13

Side14

Side15

Side16

Side17

Side18

Side19

Side20

Side21

Side22

Side23

Side24

Side25

Side26

Side27

Side28

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/113 Dokumentnr.: 10 Løpenr.: 150875/2013 Klassering: 186 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 06.11.2013 13/51 Redegjørelse til kontrollutvalget - Likviditetssituasjonen Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ber revisor å vurdere om innholdet i notatet som angår bruk av ubrukte lånemidler til drift, er i henhold til regelverket. 2. Revisjonens notat framlegges for kontrollutvalget til neste møte. Fredrikstad, 16.10 2013 Vedlegg Notat fra kommunen om redegjørelse om likviditetssituasjonen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 25.09 2013, sak «Eventuelt» Saksopplysninger Kontrollutvalgets vedtok i møte 25.09 2013 under sak «Eventuelt» følgende: «Kontrollutvalget sender en skriftlig henvendelse til rådmann / ved økonomisjef der utvalget ber om en kort skriftlig redegjørelse om hvordan rådmann håndterer kommunens likvidsituasjon; bruk av kassekreditt og eventuelt bruk av fond/ubrukte lånemidler.» Vedlagt saken er svaret fra administrasjonen på kontrollutvalgets henvendelse. Vurdering Kommunens administrasjon har 8. oktober svart på kontrollutvalgets henvendelse om kommunens håndtering av likvidsituasjon herav bruk av kassekreditt og bruk av fond og ubrukte lånemidler. Vi viser til vedlagte notat. Side29

Det er kun regnskapsrevisor som har formell kompetanse/myndighet til å vurdere om kommunens praksis er i henhold til lover og regler på området. Sekretariatets forslag til vedtak er at kontrollutvalget ber regnskapsrevisor om å vurdere om innholdet i notatet som angår bruk av ubrukte lånemidler til drift, er i henhold til gjeldende regelverk. Revisjonens notat fremlegges i neste møte. Sekretariatet legger til grunn at oppdraget utføres som en del av det faste revisjonsoppdraget (løpende revisjon). Side30

Redegjørelse til kontrollutvalget Likviditetssituasjonen Kontrollutvalgets vedtak i møte 25.09 2013 under sak «Eventuelt: «Kontrollutvalget sender en skriftlig henvendelse til rådmann / ved økonomisjef der utvalget ber om en kort skriftlig redegjørelse om hvordan rådmann håndterer kommunens likvidsituasjon; bruk av kassekreditt og eventuelt bruk av fond/ubrukte lånemidler.» Generelt Halden kommune har hatt en anstrengt likviditet i en lang periode. I 2012 ble trekkrettigheten brukt noen dager i januar og februar. Deretter stabiliserte likviditeten seg på «pluss-siden i en lang periode. En av hovedårsakene til dette var opptak av lån til finansiering av investeringer. I desember 2012 var likviditeten positiv med 7,4 mkr. Fra og med januar 2013 har det vært brukt av innvilget trekkrettighet hver dag, jf oversikt under. Det er to hovedårsaker til den negative likviditetsutviklingen, 1) for høyt driftsnivå sett i forhold til løpende inntekter og 2) opparbeidet premieavvik. Håndtering av kommunens likviditetssituasjon Bruk av egne «likviditetsreserver» Ubrukte lånemidler og fondsmidler har blitt brukt til å finansiere kommunens drift når det har vært behov for det. Dette har blitt gjort i stedet for å bruke trekkrettighet i bank. Dette blir også omtalt i avsnittene under. Økt trekkrettighet Rådmannen møter kommunens kortsiktige likviditetsbehov med å fremme saker til kommunestyret i forhold til å få innvilget trekkrettighet i bank. Kommunestyret har fulgt opp dette med å vedta økt trekkrettighet, som igjen er godkjent av fylkesmannen. For tiden har kommunen innvilget trekkrettighet på 350 mkr frem til 31.12.13. Kommunens behov for styrking av likviditet i et lengre perspektiv må skje gjennom nedbetaling av underskudd, som igjen avhenger av et positivt netto driftsresultat. Likviditeten kan også styrkes gjennom salg av eiendommer og/ eller eiendeler. Rådmannen forsøker å legge til rette for dette gjennom forslag til årsbudsjett og økonomiplan. Oppfølging av likviditetsutvikling Likviditetsbehovet blir fulgt opp daglig av saksbehandler som har ansvar for utbetalinger/bank. I tillegg utarbeides det månedlig likviditetsprognose for 2013 som inngår i den faste økonomirapporteringen som behandles politisk. Fondsmidler Halden kommune har tilsynelatende en betydelig fondsavsetning til investeringer. Dette må imidlertid korrigeres ifht salg av Tyska/Hollenederen (90 mkr)og Mølen (55 mkr). Mølen vil etter kommunestyrets vedtak tidligere bli reversert og oppgjør for salg av Tyska/Hollenderen er ikke mottatt. Side31

. Kommunensfondsbeholdningfor ubundneinvesteringsfonder med dissekorrigeringene32 mkr. Regnskap pr d.d. 2013 2012 Disposisjonsfond 5 243083 5 243083 Ubundne investeringsfond 170731032 170731032 Sumfrie fond 175974115 175974115 Bundnedriftsfond 33 249791 40 035586 Bundeinvesteringsfond 29 885923 69 784113 Sumbundnefond 63 135714 109819699 Forikkeå svekkelikviditetenforsøkesdet fra rådmannenssideå holdeigjenpå brukenav bådefrie og bundnefond. Bundnefond brukesdersomdet er midler sommå tilbakeførespå grunnav at prosjekterikkegjennomføres. Nårfondsbeholdningener positiv og saldopå banker negativ,betyr dette at fondsmidlerhar blitt bruk somen «trekkrettighet»for å finansiereløpendedrift, og må tilbakebetales. Ubruktelånemidler Haldenkommunehar ubruktelånemidlerpå 150mkr. Avdette ble 166mkr re- bevilgetgjennom budsjettvedtakog seneretilleggsvedtak. Nårubruktelånemidlerer 150mkr, og foliokontoen negativ, betyr dette at de ubrukte lånemidlene ogsåer brukt som«trekkrettighet»til å finansierekommunensdrift. Haldenkommunehar de sisteårenehatt praksispå å ta opp vedtatte lån to gangerpr. år. For2013 er det presiserti kommunestyretsvedtatte budsjettat låneopptakskalskjeetter at prosjekterer påbegynt.sålangt har det ikkeblitt tatt opp lån i 2013. Likviditetsprognosenper 31.08 Forventetnivå påtrekkrettighetenper 31.12.2013er beregnettil å væreca.223millioner kr. Oppsummering Fremtil de siste12-15 månederhar likviditetsbehovetblitt dekketgjennomå brukeubrukte lånemidlerog fondsmidlersom«trekkrettighet». Nårdennereservenvar tømt, oppstobehovetfor Side32

en trekkrettighet i hovedbank. Denne trekkrettigheten er innvilget på 350 mkr frem til 31.12.13. Trekkrettigheten har blitt brukt gjennom hele 2013, med unntak av noen få dager. Likviditeten kan styrkes gjennom positive netto driftsresultat og salg av anleggsmidler. Dette arbeidet pågår. Side33

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/113 Dokumentnr.: 16 Løpenr.: 158014/2013 Klassering: 186 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 06.11.2013 13/52 Oppdrag fra kommunestyret - gjennomgang av pensjonskostnader Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar vedtak i kommunestyret 17.10 2013 om at kontrollutvalget skal iverksette revisjon av pensjonskostnader, til etterretning 2. Kontrollutvalget ber i første omgang utvalgsleder og sekretariatet om å få i stand et møte med politisk og administrativ ledelse i kommunen for å få konkretisert oppdraget slik at det kan danne grunnlag for en tydelig bestilling. 3. Kontrollutvalget tar sikte på å vedta en bestillingstekst/oppdrag i neste møte og slutter seg for øvrig til fremdriftsplanen som er skissert i saken. Fredrikstad, 23.10 2013 Vedlegg Notat til kommunestyret, 17.10 2013, «Pensjonskostnader for 2013» Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Notat «Pensjonskostnader for 2013» ble lagt fram for kommunestyret 17.10 2013. I notatet står det at rådmannen vil be om at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon på pensjonsområdet. Sekretariatet har mottatt e-post fra kontrollutvalgets fungerende leder som opplyser om at kommunestyret fattet vedtak i saken: Side34

«Pensjonskostnader. Kommunestyret gir kontrollutvalget i oppdrag å iverksette tiltak for kontroll/revidering av kommunens pensjonskostnader. Kostnader til ekstern bistand legges(?)* følges opp i budsjett for 2014.» *sekretariatets spørsmålstegn Vurdering Kontrollutvalgets ansvar: kontrollutvalget har plikt til å ta oppdraget/bestillingen fra kommunestyret. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4 Tilsyn og kontroll fremgår kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. I departementets merknader til 4 går det frem følgende: Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Presisering av oppdraget: Kontrollutvalget bør starte arbeidet med å finne relevante problemstillinger så rask som mulig. Vi foreslår at sekretariatet og utvalgsleder ber om et møte med politisk og administrativ ledelse i kommunen for å få en konkretisering av oppdraget som kan danne grunnlag for en tydelig bestilling. Finansiering: Om kostnadene skal dekkes av kontrollutvalgets budsjett til forvaltningsrevisjon, vil avhenge av hva kommunestyret vedtar når budsjett for kontroll- og tilsyn skal behandles 12.desember. Kontrollutvalget har et sendt forslag til kommunestyret som innebærer en økning i forvaltningsrevisjonsressursen med 300 timer. Hvis ikke det blir vedtatt, må kommunestyret alternativt bevilge et beløp som er øremerket for pensjonsoppdraget. Framdrift: 1. Vi bør ta sikte på at kontrollutvalget vedtar en bestillingstekst i neste møte 20. november. 2. Kompetansebehovet for å ta oppdraget og hvem som har den rette kompetansen, kartlegges og evt. innhentes tilbud fra andre en valgte revisorer. 3. Beregning av kostnader og innhenting av pris/tilbud kan vi ta sikte på å få klart til møtet 11.desember. 4. Prosjektplan med oppdragsbeskrivelse tid- og kostnadsramme, samt forslag til finansiering, sendes deretter til kommunestyret som fatter vedtak på nyåret. Side35

Side36

Side37

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/15003 Dokumentnr.: 32 Løpenr.: 155851/2013 Klassering: 192 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 06.11.2013 13/53 Møteplan ut året 2013 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer ut året 2013: 20. november, møtestart kl. 17.00 11. desember, møtestart kl. 17.00 Fredrikstad, 18.10 2013 Vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget har ikke fastsatt møteplan for hele 2. halvår 2013. Kontrollutvalget har i løpet av 2. halvår 2013 gjennomført tre møter (12.08, 25.09 og 06.11). Vurdering Ved gjennomgang av saksmengden ut året anbefaler sekretariatet at det avholdes to møter til i løpet av 2013. Kontrollutvalget skal blant annet innstille på valg av revisjonstjenester og sekretariatstjenesten samt at forvaltningsrevisjonsrapport om Rokke avfallssenter vil være ferdigstilt i i slutten av november 2013. I henhold til vurdering av saksmengden for kontrollutvalget, anbefales det at kontrollutvalget avholder to møter til i løpet av 2013. Sekretariatet foreslår følgende møtedatoer: 20. november 11. desember Møtestart foreslås fra kl. 17.00. Side38

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/118 Dokumentnr.: 11 Løpenr.: 157426/2013 Klassering: 191 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 06.11.2013 13/54 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, 22.10 2013 Vedlegg 1. Kommunestyresak 2013/124 Valg av kontrollutvalg 2. Kommunestyresak 2013/128 Halden ishall sluttrapport. Oversendt sak fra kontrollutvalget 3. Monteliussaken: Bekreftelse på at etterspurte dokumenter er oversendt til advokat Bjørge-Skaaraas & co AS Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Vurdering Referater og meldinger kan tas til orientering Side39

Side40

Side41

Side42

Side43

Side44

Side45

Side46

Side47

Side48

Side49

Side50

Side51

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/15003 Dokumentnr.: 28 Løpenr.: 150960/2013 Klassering: 192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 06.11.2013 13/55 Eventuelt Side52