Meeting Book: Hjartdal kontrollutval (01.12.2017) Hjartdal kontrollutval Date: 2017-12-01T09:00:00 Location: Hjartdal kommunehus, kommunestyresalen Note: Dato: 01.12.2017 kl. 9:00 14:00 Møtestad: Hjartdal kommunehus, kommunestyresalen Arkivsak: 17/00044 Arkivkode: 033 Meld fråfall til: marianne.lundeberg@temark.no eller pr.tlf 90114543 Innkallast: Sak 21-23/17 Rådmann Rune Engehult kl: 09:00 Sak 21/17 Leiar Samfunnsutviklingsavd. Anne Bamle og økonomisjef Oddvar Nygård Sak 22/17 Fagsjef drift og utbygging Morten Sæter kl: 09:00 kl: 09:45
Saksliste Møteinnkalling 4/17 Godkjenning av møteinnkalling 02.10.2017 3 5/17 Godkjenning av møteinnkalling 01.12.2017 4 Møteprotokoll 4/17 Godkjenning av protokoll 07.09.2017 5 5/17 Godkjenning av protokoll 02.10.2017 15 Saker til behandling 21/17 Orientering om utbygging av vassforsyninga i hytteområdet i Tuddal 22 22/17 Orientering om byggeprosjekt - Sauland Skule 23 23/17 Orientering om budsjett for Hjartdal kommune 2018 24 24/17 Orientering frå revisor 01.12.2017 25 25/17 Møte- og arbeidsplan 2018 for Hjartdal kontrollutval 26 26/17 Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS 29 27/17 Referatsaker 01.12.2017 40 28/17 Eventuelt 01.12.2017 41
4/17 Godkjenning av møteinnkalling 02.10.2017-17/00044-21 Godkjenning av møteinnkalling 02.10.2017 : Godkjenning av møteinnkalling 02.10.2017 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/00044-21 Marianne Lundeberg Saksgang Hjartdal kontrollutval 02.10.2017 Godkjenning av møteinnkalling 02.10.2017 Møteinnkalling 02.10.2017 vert godkjend. Saksopplysningar: Møteinnkalling 02.10.2017 leggast fram for godkjening. Vedlegg: - møteinnkalling 02.10.2017 1
5/17 Godkjenning av møteinnkalling 01.12.2017-17/00044-28 Godkjenning av møteinnkalling 01.12.2017 : Godkjenning av møteinnkalling 01.12.2017 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/00044-28 Marianne Lundeberg Saksgang Hjartdal kontrollutval 01.12.2017 Godkjenning av møteinnkalling 01.12.2017 Møteinnkalling 01.12.2017 vert godkjend. Saksopplysningar: Møteinnkalling 01.12.2017 leggast framfor godkjenning. Vedlegg: - Møteinnkalling 01.12.2017 1
4/17 Godkjenning av protokoll 07.09.2017-17/00044-22 Godkjenning av protokoll 07.09.2017 : Godkjenning av protokoll 07.09.2017 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/00044-22 Marianne Lundeberg Saksgang Hjartdal kontrollutval 02.10.2017 Godkjenning av protokoll 07.09.2017 Protokoll 07.09.2017 vert godkjend. Saksopplysningar: Protokoll 07.09.2017 leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - Protokoll 07.09.2017 1
4/17 Godkjenning av protokoll 07.09.2017-17/00044-22 Godkjenning av protokoll 07.09.2017 : Protokoll Hjartdal kontrollutval 07.09.2017 Møteprotokoll Hjartdal kontrollutval Dato: Stad: Arkivsak: 07.09.2017 kl. 9:00 10:30 Hjartdal kommunehus, kommunestyresalen 17/00044 Til stades: Leiar Tho Olav, nestleiar Liv Tinnes, sekretær Marianne Lundeberg, oppdragsrevisor Elizabeth Kasin Møtande varamedlem: Gunleik Skårdal, Jørgen Lia Fråfall: Audun Darrud, Kristin Wåle, Roger Lind Andre: Ordførar Bengt Halvard Odden, Rådmann Rune Enghult. Protokollførar: Marianne Lundeberg Sakskart Side Møteinnkalling 3/17 17/00044-14 Godkjenning av møteinnkalling 07.09.2017 3 Møteprotokoll 3/17 17/00044-15 Godkjenning av protokoll 24.05.2017 4 Saker til behandling 16/17 17/07329-1 17/17 17/11776-1 Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2018 - Hjartdal kommune Vurdering av oppdragsansvarleg revisor og oppdragsrevisor sitt sjølvstende i høve til Hjartdal kommune 1 5 6
4/17 Godkjenning av protokoll 07.09.2017-17/00044-22 Godkjenning av protokoll 07.09.2017 : Protokoll Hjartdal kontrollutval 07.09.2017 18/17 17/11749-1 Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon 2017 - Hjartdal kommune 7 19/17 17/00062-5 Referat- og drøftingssaker 07.09.2017 8 20/17 17/00069-5 Eventuelt 07.09.2017 9 Hjartdal, 07.09.2017 Kontrollutvalsleiar Sekretær Olav Tho Marianne Lundeberg 2
4/17 Godkjenning av protokoll 07.09.2017-17/00044-22 Godkjenning av protokoll 07.09.2017 : Protokoll Hjartdal kontrollutval 07.09.2017 Møteinnkalling 3/17 Godkjenning av møteinnkalling 07.09.2017 Handsama av 1 Hjartdal kontrollutval 07.09.2017 Møteinnkalling 07.09.2017 vert godkjend. Møtehandsaming Møteinnkalling 07.09.2017 blei lagt fram. Votering Samrøystes. Vedtak Møteinnkalling 07.09.2017 vert godkjend 3 Saknr 3/17
4/17 Godkjenning av protokoll 07.09.2017-17/00044-22 Godkjenning av protokoll 07.09.2017 : Protokoll Hjartdal kontrollutval 07.09.2017 Møteprotokoll 3/17 Godkjenning av protokoll 24.05.2017 Handsama av 1 Hjartdal kontrollutval 07.09.2017 Protokoll 24.05.2017 vert godkjend. Møtehandsaming Samrøystes Votering Protokoll 24.05.2017 blei lagt fram. Vedtak Protokoll 24.05.2017 vert godkjend. 4 Saknr 3/17
4/17 Godkjenning av protokoll 07.09.2017-17/00044-22 Godkjenning av protokoll 07.09.2017 : Protokoll Hjartdal kontrollutval 07.09.2017 Saker til behandling 16/17 Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2018 - Hjartdal kommune Handsama av 1 Hjartdal kontrollutval 07.09.2017 Saknr 16/17 Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2018 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Hjartdal kommune med ei ramme på kr 657 000. Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet. Møtehandsaming Sekretariatet la fram forslag til budsjett. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2018 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Hjartdal kommune med ei ramme på kr 657 000. Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet 5
4/17 Godkjenning av protokoll 07.09.2017-17/00044-22 Godkjenning av protokoll 07.09.2017 : Protokoll Hjartdal kontrollutval 07.09.2017 17/17 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor og oppdragsrevisor sitt sjølvstende i høve til Hjartdal kommune Handsama av 1 Hjartdal kontrollutval 07.09.2017 Saknr 17/17 Saka vert teke til vitande. Møtehandsaming Dokumentet «Vurdering av oppdragsansvarleg revisor og oppdragsrevisor sitt sjølvstende i høve til Hjartdal kommune» blei lagt fram. Votering Samrøystes. Vedtak Saka vert teke til vitande. 6
4/17 Godkjenning av protokoll 07.09.2017-17/00044-22 Godkjenning av protokoll 07.09.2017 : Protokoll Hjartdal kontrollutval 07.09.2017 18/17 Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon 2017 - Hjartdal kommune Handsama av 1 Hjartdal kontrollutval 07.09.2017 Saknr 18/17 Saka vert teke til vitande. Møtehandsaming Oppdragsrevisor Elizabeth Kasin la fram «Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon 2017 Hjartdal kommune» Votering Samrøystes. Vedtak Saka vert teke til vitande. 7
4/17 Godkjenning av protokoll 07.09.2017-17/00044-22 Godkjenning av protokoll 07.09.2017 : Protokoll Hjartdal kontrollutval 07.09.2017 19/17 Referat- og drøftingssaker 07.09.2017 Handsama av 1 Hjartdal kontrollutval 07.09.2017 Sakene vert tekne til vitande. Møtehandsaming Haustkonferanse Temark november 22.11.2017 Arendal. Informasjon om befaring og prosjektplan av Irmat AS, 02.10.2017 Votering Samrøystes Vedtak Sakene vert tekne til vitande. 8 Saknr 19/17
4/17 Godkjenning av protokoll 07.09.2017-17/00044-22 Godkjenning av protokoll 07.09.2017 : Protokoll Hjartdal kontrollutval 07.09.2017 20/17 Eventuelt 07.09.2017 Handsama av 1 Hjartdal kontrollutval 07.09.2017 Saknr 20/17 Møtehandsaming Rådmann orienterer om tidlegare meldt uregelmessighet på sjukeheimen. Ordførar orientera om varsla rettsak på overordna kraftverk. Votering Samrøystes. Vedtak Sakene vert tekne til vitande. 9
5/17 Godkjenning av protokoll 02.10.2017-17/00044-29 Godkjenning av protokoll 02.10.2017 : Godkjenning av protokoll 02.10.2017 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/00044-29 Marianne Lundeberg Saksgang Hjartdal kontrollutval 01.12.2017 Godkjenning av protokoll 02.10.2017 Protokoll 02.10.2017 vert godkjend. Saksopplysningar: Protokoll 02.10.2017 leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - Protokoll 02.10.2017 1
5/17 Godkjenning av protokoll 02.10.2017-17/00044-29 Godkjenning av protokoll 02.10.2017 : Protokoll Hjartdal kontrollutval 02.10 Møteprotokoll Hjartdal kontrollutval Dato: Sted: Arkivsak: 02.10.2017 kl. 9:00 14:00 Irmat As, Goasholtmyra avfallsanlegg, 09:00-11:00- Notodden Kommunehus, Samfunn 17/00044 Til stades: Leiar Olav Tho, medlem Roger Lind, Sekretær Marianne Lundeberg, oppdragsrevisor Elizabeth Kasin Møtande varamedlem: Gunleik Skårdal var innkalla, men møtte ikkje Fråfall: Liv Tinnes, Kristin Waale, Audun Darrud Andre: TKR IKS v/gerd Smedsrud, Irmat AS v/ Daglig leder Stein Asmundsen og styreleder Eivind Eckbo, økonomisjef, Martin Brenne. Protokollførar: Mariannne Lundeberg Grunna flom kunne ikkje fleire av medlemmane møte. Kontrollutvalet var ikkje vedtaksføre i møtet. Sakene vert utsett til neste møte. Sakskart Side Møteinnkalling 4/17 17/00044-21 Godkjenning av møteinnkalling 02.10.2017 3 Møteprotokoll 4/17 17/00044-22 Godkjenning av protokoll 07.09.2017 4 Saker til behandling 1
5/17 Godkjenning av protokoll 02.10.2017-17/00044-29 Godkjenning av protokoll 02.10.2017 : Protokoll Hjartdal kontrollutval 02.10 21/17 17/05855-9 Orientering frå Irmat AS 5 22/17 17/05855-6 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS" -Hjartdal kommune 6 Notodden, 02.10.2017 Kontrollutvalsleiar Sekretær Olav Tho Marianne Lundeberg 2
5/17 Godkjenning av protokoll 02.10.2017-17/00044-29 Godkjenning av protokoll 02.10.2017 : Protokoll Hjartdal kontrollutval 02.10 Møteinnkalling 4/17 Godkjenning av møteinnkalling 02.10.2017 Handsama av 1 Hjartdal kontrollutval 02.10.2017 Møteinnkalling 02.10.2017 vert godkjend. Møtehandsaming Skriv inn forslag til vedtak Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3 Saknr 4/17
5/17 Godkjenning av protokoll 02.10.2017-17/00044-29 Godkjenning av protokoll 02.10.2017 : Protokoll Hjartdal kontrollutval 02.10 Møteprotokoll 4/17 Godkjenning av protokoll 07.09.2017 Handsama av 1 Hjartdal kontrollutval 02.10.2017 Protokoll 07.09.2017 vert godkjend. Møtehandsaming Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4 Saknr 4/17
5/17 Godkjenning av protokoll 02.10.2017-17/00044-29 Godkjenning av protokoll 02.10.2017 : Protokoll Hjartdal kontrollutval 02.10 Saker til behandling 21/17 Orientering frå Irmat AS Handsama av 1 Hjartdal kontrollutval 02.10.2017 Saknr 21/17 Saka vert teken til vitande. Møtehandsaming Kontrollutvala i kommunane Hjartdal, Notodden, Sauherad og Bø fikk ei befaring ved Irmat AS sitt avfallsanlegg på Goasholdtmyra frå 09:00 til ca 11:00. Orientering om selskapet blei lagt fram på Notodden kommunehus, møterom samfunnsalen, av Irmat AS v/ Daglig leiar Stein Asmundsen, økonomisjef Martin Brenne, styreleiar Eivind Eckbo, etter befaringa. Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5
5/17 Godkjenning av protokoll 02.10.2017-17/00044-29 Godkjenning av protokoll 02.10.2017 : Protokoll Hjartdal kontrollutval 02.10 22/17 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS" -Hjartdal kommune Handsama av 1 Hjartdal kontrollutval 02.10.2017 Saknr 22/17 Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan - gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS, som den ligg føre. Møtehandsaming Kontrollutvalet fikk fremlagt prosjektplan «gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat» og pristilbud på prosjektet i eit fellemøte med kontrollutvalene i Bø, Sauherad og Notodden. Telemark kommunerevisjon IKS la fram prosjektplan på Notodden kommunehus, møterom Samfunnsalen. Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6
21/17 Orientering om utbygging av vassforsyninga i hytteområdet i Tuddal - 17/15712-1 Orientering om utbygging av vassforsyninga i hytteområdet i Tuddal : Orientering om utbygging av vassforsyninga i hytteområdet i Tuddal Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/15712-1 Marianne Lundeberg Saksgang Hjartdal kontrollutval 01.12.2017 Orientering om utbygging av vassforsyninga i hytteområdet i Tuddal Saka vert teken til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet ynskjer ei orientering om utbygging av vassforsyninga i hytteområda i Tuddal Om val av Sjåvatn framfor borebrønnar. Kostnader ved bandlegging av området kring Sjåvatn? Kva vil bli gjort for å oppnå tillit hjå grunneigarar/hyttefolk? Risikovurdering i prosjektet Bruk av ekspertise og motekspertise Saksopplysningar: Rådmann Rune Engehult, Leiar Samfunnsutviklingsavdelinga Anne Bamle og økonomisjef Oddvar Nygård møter for å gje ei orientring i saka. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram forslag om å ta saka til vitande, da orientering vil bli gjeve i møtet. 1
22/17 Orientering om byggeprosjekt - Sauland Skule - 17/15502-1 Orientering om byggeprosjekt - Sauland Skule : Orientering om byggeprosjekt - Sauland Skule Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/15502-1 Marianne Lundeberg Saksgang Hjartdal kontrollutval 01.12.2017 Orientering om byggeprosjekt - Sauland Skule Saka vert teken til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet ynskjer ei orientering om byggeprosjektet Sauland skule, som ein del av sitt kontrollansvar for den kommunale forvaltninga. Saksopplysningar: Fagsjef drift og utbygging Morten Sæter og Rådmann Rune Engehult møter for å gje ei orientering om prosjektrekneskapen, framdrifta, kvalitetssikring, kostnadskontroll, sikring mot overskridingar, og eventuelle utfordringar ved byggeprosjektet Sauland skule. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram forslag om å ta saka til vitande, da orientering vil bli gjeve i møte. 1
23/17 Orientering om budsjett for Hjartdal kommune 2018-17/15501-1 Orientering om budsjett for Hjartdal kommune 2018 : Orientering om budsjett for Hjartdal kommune 2018 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/15501-1 Marianne Lundeberg Saksgang Hjartdal kontrollutval 01.12.2017 Orientering om budsjett for Hjartdal kommune 2018 Saka vert teken til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal ikkje handsame forslag til budsjett verken frå rådmannen eller formannskapet, men har sjølvstendig innstillingsrett overfor kommunestyret når det gjelder den delen av budsjettet som gjelder kontroll, tilsyn og revisjon. Detta har kontrollutvalet sendt over til kommunen og det skal følge budsjettsaka via formannskapet til kommunestyret. Det har likevel stor verdi for kontrollutvalet å få ei orientering om korleis rådmanns forslag til budsjett for 2018 er for kommunen, som et ledd i kontrollutvalets ansvar for sjå til at det førast kontroll med at den økonomiske forvaltninga skjer i samsvar med gjeldande bestemmingar og vedtak, jf. Kommuneloven 77 4. Saksopplysningar: Rådmann Rune Engehult vil orientere om rådmannens forslag til budsjett for 2018. 1
24/17 Orientering frå revisor 01.12.2017-17/00056-3 Orientering frå revisor 01.12.2017 : Orientering frå revisor 01.12.2017 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/00056-3 Marianne Lundeberg Saksgang Hjartdal kontrollutval 01.12.2017 Orientering frå revisor 01.12.2017 Saka vert teken til vitande. Saksopplysningar: Oppdragsrevisor Elizabeth Kasin orienterar om revisjonen sitt arbeid i Hjartdal kommune. 1
25/17 Møte- og arbeidsplan 2018 for Hjartdal kontrollutval - 17/14658-1 Møte- og arbeidsplan 2018 for Hjartdal kontrollutval : Møte- og arbeidsplan 2018 for Hjartdal kontrollutval Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/14658-1 Marianne Lundeberg Saksgang Hjartdal kontrollutval 01.12.2017 Møte- og arbeidsplan 2018 for Hjartdal kontrollutval Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2018 vert godkjend. Planen og møtedatoane er leiande og kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og avhalde dei møte utvalet ynskjer. 2018: Onsdag: 09:00, 15.02-12.04 23.05-06.09-15.11. Saksopplysningar: Sekretariatet legg med detta fram ei eiga sak om møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet. Saka skal vidare leggast fram som orienteringssak i kommunestyret. Møte- og arbeidsplanen er ikkje å forstå som ein fullstendig presentasjon av alle dei oppgåver/saker som kontrollutvalet vil handsame i løpet av året, men legg vekt på dei oppgåver som utvalet etter eigen forskrift er pålagt å handsame. Kontrollutvalet i Hjartdal kommune har fem møte i året, fordelt på tre møte på våren og to møte på hausten. Lengda på møta bestemmast av kor mange saker som skal opp i møte. Sekretariatet legg fram forslag til følgjande møtetidspunkt og forslag til agenda for 2018: 1
25/17 Møte- og arbeidsplan 2018 for Hjartdal kontrollutval - 17/14658-1 Møte- og arbeidsplan 2018 for Hjartdal kontrollutval : Møte- og arbeidsplan 2018 for Hjartdal kontrollutval Hjartdal kommune - Kontrollutvalet Møte- og arbeidsplan 2018 Onsdag 15.februar 2018 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Årsmelding frå kontrollutvalet Orientering frå revisjonen Referatsaker/Eventuelt Onsdag 12.april 2018 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Orientering frå revisjonen Referatsaker/Eventuelt Onsdag 23. mai 2018 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Rekneskapssak for kommunen /Orientering frå økonomisjefen /rapport frå revisor Melding om andre reviderte rekneskap (bl.a skatteoppkrevjaren) Orientering frå revisjonen Referatsaker/Eventuelt Onsdag 06. september 2018 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Budsjett for kontroll og tilsyn Orientering frå revisjonen Overordna rekneskapsrevisjon Revisors eigenvurdering av uavhengighet Referatsaker/Eventuelt Onsdag 15. november 2018 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Kontrollutvalets møte- og arbeidsplan Budsjettorientering Orientering frå revisjonen Referatsaker/Eventuelt 2
25/17 Møte- og arbeidsplan 2018 for Hjartdal kontrollutval - 17/14658-1 Møte- og arbeidsplan 2018 for Hjartdal kontrollutval : Møte- og arbeidsplan 2018 for Hjartdal kontrollutval Det kan være aktuelt å kalle inn representantar frå administrasjonen for å orientere om aktuelle saker/tema utover dei punkt som er nemnd ovanfor. Det stillas stadig større krav og forventningar til kontrollutvalets kompetanse, både frå det politiske miljø og kommunens innbyggarar. Endra regelverk gjør det naudsynt å leggje til rette for opplæring og kursverksemd for alle medlem av kontrollutvalet. Kunnskap om kontrollutvalets rolle, oppgåver og lovverk er naudsynt for å utføre dei oppgåver som frem går av lov og forskrift. Slik opplæring og kursverksemd kan skje lokalt (haust og vår konferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbod. Kontrollutvalet inviterast blant anna årlig til landskonferansen for kontrollutval i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Detta er ei viktige samling for å tilføre kontrollutvalets medlemmer ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlemmer frå heile landet møtast og drøfter saker og arbeidsmetodar. Bestilling, framlegging og oppfylging av Forvaltningsrapportar og selskapskontrollar kjem fortløpande gjennom året. Planen er leiande og kontrollutvalet står fritt til å ta opp saker og avhalde dei møte dei ynskjer. 3
l og forvaltningsrevisjon i Irmat AS - 17/05855-12 Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS : Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/05855-12 Marianne Lundeberg Saksgang Hjartdal kontrollutval 01.12.2017 Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS Kontrollutvalet godkjenner revisjonens forslag til prosjektplan og revidera kostnadsfordeling slik dei ligg føre og bestillar prosjektet frå Telemark Kommunerevisjon IKS. Med følgjande pris: 12 880,- og følgjande problemstillingar: - Har IRMAT AS fulgt opp anbefalingene som ble vedtatt etter selskapskontrollen i 2009? om selskapet har avklart spørsmål om selskapets skatteplikt om selskapet har utarbeidet retningslinjer som sikrer at selskapets anskaffelser skjer i henhold til gjeldende regelverk - I hvilken grad overholder IRMAT AS gjeldende krav og retningslinjer for beregning av og dokumentasjon av selvkost? I selskapskontrollen fra 2009 var det ikke mulig å undersøke selvkost og kryssubsidiering, fordi selskapet ikke hadde selvkostregnskap før i 2008. Denne problemstillingen dekker både kravene til håndtering av selvkost og spørsmålet om eventuell ulovlig kryss-subsidiering i virksomheten, jf. reglene om selvkost og reglene om offentlig støtte. Eierkommunene har en felles lokal forskrift om renovasjon fra 1997. Det er grunn til å tro at den ikke er oppdatert i samsvar med gjeldende regelverk. Dette kan omtalast. Bakgrunn for saka: Kontrollutvala i Bø, Sauherad og Notodden vedtok i møte 2. oktober prosjektplan for forvaltningsrevisjon av sjølvkost m.m. i Irmat AS. Spørsmål om konkurransevridande subsidiering vil bli gjort greie for i den forvaltningsrevisjonen. I same møte kom det fleire ulike innspel frå dei respektive utvala til prosjektplan for ein selskapskontroll av Irmat AS. I denne nye prosjektplanen har revisjonen forsøkt å samle desse innspela til ein felles plan for to av kommunane, eventuelt saman med Sauherad kommune dersom det er ynskjeleg. Nye tilbod i samsvar med ny informasjon, kontrollutvala sine vedtak og reviderte prosjektplanar ligg vedlagt. Hjartdal var ikkje vedtaksføre i møtet 02.oktober og får saka opp i detta møte. 1
l og forvaltningsrevisjon i Irmat AS - 17/05855-12 Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS : Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS Saksopplysningar: Selskapskontrollen av selvkost er prisa ned. Denne kontrollen er starta opp nå i oktober, uavhengig av kontrollutvala sine vedtak om fordeling av kostnadar. Det andre oppdraget kan eventuelt starte opp i 2018, avhengig av kontrollutvala sine vedtak. For Hjartdal sin del får dei lagt fram same prosjektplan med dei same problemstillingane som i førre møte/sak. Hjartdal får eit nytt pristilbod. Problemstilling/vinkling Vi foreslår to hovedproblemstillinger for kontrollen: - Har IRMAT AS fulgt opp anbefalingene som ble vedtatt etter selskapskontrollen i 2009? om selskapet har avklart spørsmål om selskapets skatteplikt om selskapet har utarbeidet retningslinjer som sikrer at selskapets anskaffelser skjer i henhold til gjeldende regelverk - I hvilken grad overholder IRMAT AS gjeldende krav og retningslinjer for beregning av og dokumentasjon av selvkost? I selskapskontrollen fra 2009 var det ikke mulig å undersøke selvkost og kryssubsidiering, fordi selskapet ikke hadde selvkostregnskap før i 2008. Denne problemstillingen dekker både kravene til håndtering av selvkost og spørsmålet om eventuell ulovlig kryss-subsidiering i virksomheten, jf. reglene om selvkost og reglene om offentlig støtte. Eierkommunene har en felles lokal forskrift om renovasjon fra 1997. Det er grunn til å tro at den ikke er oppdatert i samsvar med gjeldende regelverk. Dette kan vi eventuelt omtale. Dersom alle fire kommunene deltar i kontrollen, foreslår vi følgende fordeling av kostnaden: Sjå tabellen i revidera pristilbod. (vedlegg: Tilbud-selskapskontroll- forvaltningsrevisjon - IRMAT AS) Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram forslag til vedtak om at kontrollutvalet sluttar seg til revisjonens forslag til prosjektplan og kostnadsfordeling slik det ligg føre. Kontrollutvalet bestemmer om dei vil delta i prosjektet. Vedlegg: - Tilbud-selskapskontroll- forvaltningsrevisjon - IRMAT AS - pristilbud på selskapskontroll av Irmat AS - Prosjektplan IRMAT 2
og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS - 17/05855-12 Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS : Tilbud-selskapskontroll- forvaltningsrevisjon - IRMAT AS I, TLLLMARK KOMMUNEREVISJON IKS Hovedkontor: Postboks 2805, 3702 Skien Tif.: 35 9170 30 e-post: post-tkr@tekomrev.no Kontrollutvalgene i Notodden, Bø, Sauherad og Hjartdal kommune vi Temark IKS Distriktskontor: Postboks 83, 3833 80 Tif. : 35 05 90 00 Vår ref. : Arkivkode: Tilbud selskapskontroll forvaltningsrevisjon 17/1769/tork 407010 IRMAT AS Vi viser til kontrollutvalgsmøter 02.10.17 og vårt tilbud 18.09.17 om selskapskontroll knyttet til selvkost og tiltak mot kryss-subsidiering i IRMAT AS. Nye tilbud i samsvar med ny informasjon, kontrollutvalgenes vedtak og reviderte prosjektplaner framgår av vedleggene i og 2. Selskapskontrollen av selvkost er priset ned. Denne kontrollen er startet opp nå i oktober, uavhengig av kontrollutvalgenes vedtak om kostnadsfordelingen. Det andre oppdraget kan eventuelt starte opp i 201$, avhengig av kontrollutvalgenes vedtak. Skien, 23. oktober 2017 Telemark kommunerevisjon IKS Kirsti Torbjørnson leder for forvaltningsrevisjon Vedlegg:. Vedlegg 1: Pristilbud selskapskontroll av selvkost og kryssubsidiering IRMAT AS, jf godkjent prosjektplan kommunene Notoddem, Bø, Sauherad og Hjartdal. Vedlegg 2: Prosjektplan og pristilbud selskapskontroll av forvaltning av eierskap og virksomhet i IRMAT AS Notodden kommune og Bø kommune
og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS - 17/05855-12 Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS : Tilbud-selskapskontroll- forvaltningsrevisjon - IRMAT AS _.. TELEMARK 2 KOMMUNEREVISJON IKS Vedlegg I Pristilbud selskapskontroll av seivkost og kryss-subsidiering IRMAT AS Vi vil gjennomføre selskapskontrollen i IRMAT AS i samsvar med prosjektplan godkjent av kontrollutvalgene 2.10.17. Presentasjonen som ble gitt i fellesmøtet 2.10.17 innebærer at vi kan gjennomføre selskapskontrollen om selvkost og kryss-subsidiering til en lavere pris enn antatt. Ny pris for denne kontrollen er kr 80 000. Prisen inkluderer nødvendige reiser og presentasjon av kontrolirapporten i fellesmøte for kontrollutvalgene i eierkommunene og eventuelt i kommunestyrene etter nærmere avtale. Dersom alle fire kommunene deltar i kontrollen, foreslår vi følgende fordeling av kostnaden: Fordeling etter eierandel Totalpris Flat fordeling Kommune/eierandel i 50% av 80 000 selskapet 50%av80000 30920 20920 10000 Notodden (52,3%) 18680 10000 $680 (21,7%) Bø 17520 7520 (18,8%) 10000 Sauherad 2880 12880 (7,2%) 10000 Hjartdal 40 000 80 000 40 000 SUM Dersom Hjartdal kommune ikke ønsker å delta, foreslår vi en fordeling etter forholdsmessig eierandel for de tre andre, rundet opp med 2 kr for Notodden: Totalpris Fordeling av kr 41 000 Flat fordeling av Kommune/relativ etter relativ eierandel andel uten Hjartdal ca 50%: 39 000 23 109 36 109 13 000 Notodden (56,36%) 22 585 13 000 9 585 (23,38%) Bø 21306 13000 8306 (20,26%) Sauherad 41 000 80 000 39 000 SUM Telemark kommunerevisjon IKS, Postboks 2805, 3702 Skien e-post: post-tkr@tekomrev.no
og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS - 17/05855-12 Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS : Tilbud-selskapskontroll- forvaltningsrevisjon - IRMAT AS E... TELEMARK 3 KOMMUNEREVISJON IKS Vedlegg 2 Prosjektplan og tilbod: 407011 IRMAT AS Notodden kommune og Bø kommune Bakgrunn, bestilling og formål Kontrollutvala i BØ og Notodden vedtok i møte 2. oktober prosjektplan for forvaltningsrevisjon av sjølvkost m.m. i Irmat AS. Spørsmål om konkurransevridande subsidiering vil bli gjort greie for i den forvaltningsrevisjonen. same møte kom det fleire ulike innspel frå dei respektive utvala til prosjektplan for ein selskapskontroll av Irmat AS. I denne nye prosjektplanen har vi forsøkt å samle desse innspela til ein felles plan for begge kommunane, eventuelt saman med Sauherad kommune dersom det er ynskjeleg. Problemstilling/vinkling Problemstilling i Driv selskapet i samsvar med vedtekter og eventuell avtale mellom selskapet og kommunane? Her vil vi kartlegge verksemda til selskapet, særleg dei forretningsmessige disposisjonar som til dømes engasjement i Grønn Vekst i Telemark og handsaming av slam frå Arendal. Problemstilling 2 I kva grad utøver kommunane eigarskapen i selskapet i samsvar med relevante tilrådingar og kommunetyra sine vedtak? Her vil vi undersøke om eigarkommunane har rutinar og praksis for utøving av eigarskap i Irmat AS, og om desse rutinane blir følgde. Vi vil sjå på kva slags fullmakter eigarrepresentanten har og korleis det blir rapportert til kommunestyre/politisk nivå. Problemstilling 3 I kva grad har Irmat AS arbeidd i samsvar med føringar frå eigar/kommunane? Denne problemstillinga dekker prosessen rundt lokalisering av gjenvinningsstasjonen på Brenna. Her kan vi undersøke roller og ansvar knytt til lokaliseringa: Kommunikasjon om plassering av gjenvinningsstasjon mellom kommune og lrmat, samt selskapet sitt arbeid med gjennomføringa. I sist prosjektplan hadde vi framlegg om å sjå på i kva grad kommunen har halde seg godt til kommunelova og plan- og bygningslova sine krav om saksutgreiing og planprosess. Sidan Brenna ligg i Sauherad kommune, er dette ein planprosess som er handtert i Sauherad Telemark kommunerevisjon IKS, Postboks 2805, 3702 Skien e-post: post-tkr@tekomrev.no
og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS - 17/05855-12 Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS : Tilbud-selskapskontroll- forvaltningsrevisjon - IRMAT AS.. TELEMARK 4 KOMMUNEREVISJON IKS kommune. Ei slik problemstilling er difor berre aktuell dersom kontrollutvalet i Sauherad ønskjer å vere med i prosjektet. Problemstilling 4 Har selskapet naudsynte konsesjonar og utsleppsløyve for å drive verksemda? Her vil vi kartlegge og omtale dei løyve og konsesjonar som verksemda har. Her kan det også vere aktuelt å undersøke vilkåra for eigenregi i høve til reglane om offentlege anskaffingar. Kjelder for revisjonskriterium Aktuelle kjelder til revisjonskriterier er:......... Kommunelova Aksjelova Selskapet sine vedtekter Kommunane sine eigarskapsmeldingar og eigarstrategiar KStilrådingarforeigarskap Forureiningslova og avfallsforskriften Evt. Plan- og bygningslova Evt. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Kommunalevedtak, BØ, NotoddenogeventueltSauherad kommune Metode Innhente og gjennomgå dokumentasjon frå selskapet og kommunane: kommunale vedtak og andre dokument, generalforsamlingsprotokollar, styreprotokollar. Intervju med ordførar, rådmann og andre relevante tilsette i kommunane, intervju med selskapet si leiing. Ressursbruk og oppstart Vi kan starte opp undersøkinga på nyåret 2018. Dersom vi skal starte før, må vi forskyve allereie avtalte revisjonar i andre kommunar, noko som ikkje er ynskjeleg. Ressursrama for dei fire problemstillingane anslår vi til ca. 250-300 t inkludert reisetid og presentasjon av rapporten for kontrollutval og eventuelt kommunestyre. Kommunane kan enten ta av dei timane som er sett av til forvaltningsrevisjon, slik at delar av planlagt forvaltningsrevisjon går ut, eller det kan fakturerast ekstra. I så fall vil vi foreslå ein samla fastpris på kr. 250 000, og vi foreslår ein tilsvarande fordelingsnøkkel som for selskapskontrollen av sjølvkost. Bø kommune har i gjennomsnitt 240 tiår, og har att 150 timar for valperioden etter at forvaltningsrevisjon av Barneverntenesta i Midt-Telemark er gjennomført (to rapportar Telemark kommunerevisjon IKS, Postboks 2805, 3702 Skïen e-post: post-tkr@tekomrev.no
og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS - 17/05855-12 Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS : Tilbud-selskapskontroll- forvaltningsrevisjon - IRMAT AS.. TELEMARK 5 KOMMUNEREVISJON IKS arbeidet er i gang). For desse timane er det planlagt felles forvaltningsrevisjon av informasjonstryggleik, saman med Nome og Sauherad. Notodden har 400 tiår, og har att ca 800 t for valperioden etter at forvaltningsrevisjon av rus og psykiatri er ferdig (arbeidet er i gang). Telemark kommunerevisjon IKS, Postboks 2805, 3702 Skien e-post: post-tkr@tekomrev.no
26/17 Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS - 17/05855-12 Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS : Prosjektplan IRMAT Utarbeidet dato: Prosjekt: 13.09.17 407010 IRMAT AS selvkost m.m. Prosjektplan 1. Bakgrunn, bestilling og formål Kontrollutvalgene i Notodden, Hjartdal, Bø og Sauherad har bestilt prosjektplan for forvaltningsrevisjon i selskap i Irmat AS med følgende saksnummer: Notodden kontrollutvalg sak 13/17 Hjartdal sak 13/17 Bø kontrollutvalg i sak 8/17 Sauherad sak 18/17 Bestillingene er i samsvar med «Plan for selskapskontroll 2016-2019» som er vedtatt i de respektive kommunestyrene. Vi viser ellers til saksutredningene for disse sakene. Undersøkelsen vil bli gjennomført som forvaltningsrevisjon i selskap, jf. kontrollutvalgsforskriften 14 andre ledd og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. 2. Problemstilling/vinkling Vi foreslår to hovedproblemstillinger for kontrollen: - Har IRMAT AS fulgt opp anbefalingene som ble vedtatt etter selskapskontrollen i 2009? o om selskapet har avklart spørsmål om selskapets skatteplikt o om selskapet har utarbeidet retningslinjer som sikrer at selskapets anskaffelser skjer i henhold til gjeldende regelverk - I hvilken grad overholder IRMAT AS gjeldende krav og retningslinjer for beregning av og dokumentasjon av selvkost? o I selskapskontrollen fra 2009 var det ikke mulig å undersøke selvkost og kryssubsidiering, fordi selskapet ikke hadde selvkostregnskap før i 2008. Denne problemstillingen dekker både kravene til håndtering av selvkost og spørsmålet om eventuell ulovlig kryss-subsidiering i virksomheten, jf. reglene om selvkost og reglene om offentlig støtte. Eierkommunene har en felles lokal forskrift om renovasjon fra 1997. Det er grunn til å tro at den ikke er oppdatert i samsvar med gjeldende regelverk. Dette kan vi eventuelt omtale. 1
26/17 Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS - 17/05855-12 Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS : Prosjektplan IRMAT Utarbeidet dato: Prosjekt: 13.09.17 407010 IRMAT AS selvkost m.m. 3. Avgrensning I denne selskapskontrollen vil vi ikke undersøke kommunenes eierstyring av selskapet. Fakturering av renovasjonsgebyr ut til innbyggerne skjer i hver kommune. De foreslåtte problemstillingene dekker ikke undersøkelse av kommunenes fastsetting av gebyrsatser og fakturering av renovasjonsgebyr. Vi vil undersøke selskapets selvkostberegning og dokumentasjon for 2016. 4. Kilder for revisjonskriterier/revisjonskriterier - Reglene om offentlige anskaffelser (nytt regelverk i kraft 1.1.2017) Reglene om offentlig støtte Forurensningsloven 34 og avfallsforskriften kapittel 15 Rundskriv H-3/14 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, gjeldende fra 01.01.2015 Aksjeloven Selskapets vedtekter 5. Metode Vi vil innhente og gjennomgå dokumentasjon: Rutiner, retningslinjer eller annen dokumentasjon knyttet til selskapets håndtering av offentlige anskaffelser, eventuelt dokumentasjon av anskaffelser Selskapets selvkostberegninger - regnskapsdokumentasjon Informasjon med eierkommunene Vi vil innhente informasjon gjennom intervju med ledelse og relevante ansatte i Irmat AS, eventuell ekstern konsulent for selvkostberegninger og relevante personer i eierkommunene. 6. Oppstart og leveranse Vi kan starte prosjektet i oktober 2017 og levere en felles rapport i løpet av januar 2018. 2
ra prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS - 17/05855-12 Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS : pristilbud på selskapskontroll av Irmat AS I. TELEMARK KOMMUNEREVISJON IKS Hovedkontor: Po5tboks 2805, 3702 Skien Tif.: 35 917030 e-post: po5t-tkr@tekomrev.no Kontrollutvalgene i Notodden, Bø, Sauherad og Hjartdal kommune vi Temark IKS Dstriktskontor: Postboks 83, 3833 Bø Tif.: 35 05 90 00 Vär ref.: Arkivkode: Tilbud selskapskontroll forvaltningsrevisjon 17/ /tork 407 010 IRMAT AS Vi viser til plan for selskapskontroll for de fire kommune og kontrollutvalgenes vedtak våren 2017 om bestilling av prosjektplan og tilbud på kontroll av selvkost i IRMAT AS. Vi vil med dette gi tilbud om selskapskontroll knyttet til selvkost og tiltak mot kryss-subsidiering i IRMAT AS. Selskapskontrollen vil bli utført som forvaltningsrevisjon i selskap. Vi vil gjennomføre selskapskontrollen i IRMAT AS i samsvar med framlagt prosjektplan. Prisen for kontrollen er kr 150 000. Prisen inkluderer nødvendige reiser og presentasjon av kontrollrapporten i fellesmøte for kontrollutvalgene i eierkommunene og eventuelt i kommunestyrene etter nærmere avtale. Vi foreslår følgende fordeling av kostnaden ved kontrollen: Kommune/eierandel i selskapet Notodden (52,3%) (21,7%) BØ Sauherad (18,8%) Hjartdal (7,2%) SUM Flat fordeling 50% av 150 000 1$ 750 18750 18 750 18 750 75000 * Fordeling etter eierandel Totalpris 50% av 150 000 57 975 39 225 35025. 16275 32 850 14 100 5 400 24 110 75000 150000 Særskilt for 80 kommune Kontrollutvalget i BØ kommune har mottatt en henvendelse vedrørende kommunens saksbehandling og relasjonen til IRMAT AS i forbindelse med etablering av en gjenvinningsstasjon for BØ og Sauherad kommuner. Denne problemstillingen gjelder BØ kommune spesielt, og er omtalt i en egen prosjektplan til kontrollutvalget i BØ. Arbeidet med disse spørsmålene er særlig rette mot Bø kommune, og vil eventuelt bli utført som ordinær
ra prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS - 17/05855-12 Revidera prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS : pristilbud på selskapskontroll av Irmat AS 1 TELEMARK 2 KOMMUNEREVISJON 11(5 forvaltningsrevisjon og rapportere særskilt til kontrollutvalget i Bø. Den delen av oppdraget er derfor ikke dekket av dette tilbudet. Vi kan møte på felles kontrollutvalgsmøte for kommunene og gjennomgå prosjektplan og tilbud. Skien, 18.09.2017 Telemark kommunerevisjon IKS leder for forvaltningsre isjon Telemark kommunerevisjon IKS, Postboks 2805, 3702 Skien e-post: post-tkr@tekomrev.no
27/17 Referatsaker 01.12.2017-17/00062-7 Referatsaker 01.12.2017 : Referatsaker 01.12.2017 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/00062-7 Marianne Lundeberg Saksgang Hjartdal kontrollutval 01.12.2017 Referatsaker 01.12.2017 Saka vert teken til vitande. Saksopplysningar: Betraktningar frå Temark sin Haustkonferanse i Arendal 08.11.2017 1
28/17 Eventuelt 01.12.2017-17/00069-7 Eventuelt 01.12.2017 : Eventuelt 01.12.2017 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/00069-7 Marianne Lundeberg Saksgang Hjartdal kontrollutval 01.12.2017 Eventuelt 01.12.2017 Saksopplysningar: 1