FORDELER OG ULEMPER Nr Fordel/ulempe FORDELER 1 Sikre rett kompetanse ved ansettelse av driftspersonell 2 Kartlegging av kompetansekrav, samt holde løpende oversikt over kompetanse og erfaring i driftspersonellgruppen 4 Utnytte ressurser på tvers av virksomhetene ved kortvarig sykefravær og ferieavvikling 5 Sikre riktig bemanning på drift basert på objektive kriterier, drifts- og vedlikeholdsbehov og behov for service. Bruke kompetanse på tvers av skolene, eks 6 uteområde Utnytte driftsleders kompetanse og erfaring ved å delegere mer myndighet og ansvar for 7 vedlikeholdsoppgaver som i dag ligger på BE. 8 Systematisk og bredere innvolvering av driftsledere i de større byggeprosjektene. 9 Felles forståelse og styring over midler til drift og vedlikehold
Opprette faggrupper på tvers av skolene for økt 11 kompetanse- og erfaringsdeling og tilhørighet 12 Større mulighet til videreutdanning og kompetanseheving Bidra til å gjøre RFK til en enda mer attraktiv arbeidsgiver for driftspersonell, lærlinger gjennom å tydeliggjøre karriereløp 13 Helhetlig ansvar for fag og ressurs 14 Sikre at kritisk vedlikehold og drift blir ivaretatt Systematisering av drift og vedlikehold 15 Likt organisert som majoriteten av andre fylkeskommuner/regioner 16 Rektor og skoleledelse slippe ansvar for drifting av bygg, sykefravær, etc 17 ULEMPER
18 Dersom personalansvar flyttes vil driftspersonell være de eneste med kontorplass på skolen som ikke er ansatt på skolen 19 Driftspersonellet kan miste eierskap til skolen som følge av at de ikke er ansatt på skolen, økt byråkrati 21 Det vil bli behov for å utdanne "nye" ledere med personalansv. (sykefravær, IA avtale, medarbeidersamtale, kompetanseutvikling) 22 Det kan bli et mer forretningsmessig forhold mellom BE og skoleadministrasjonen 23 24 25 26 27 28 Den fleksibiliteten skolen har i dag mht service vil bli svekket.
R MED Å FLYTTE PERSONALANSVAR FOR DRIFTSPERSONELL TI Beskrivelse SLA avtalen regulerer i dag at BE skal involveres når det skal ansettes nytt driftspersonell. Erfaringen som bygg- og eiendomsavdelingen har er at bygg tas med for sent i prosessen, beslutninger er allerede tatt. Det blir også vanskelig å ansette rett kompetanse for "hele driftsorg sett under ett". Det er behov for å utforme kompetansekrav og opplæringsplaner for driftspersonell for å sikre at anleggene driftes i tråd med offentlige lover og interne krav. BE kan lettere få informasjon og oversikt dersom de har arbeidsgiveransvaret. I en organisasjon hvor kompetanse og erfaring er kartlagt, kan ressurser brukes på tvers av virksomhetene i tilfeller med kortvarig fravær. Dersom også systemene er like og kan fjernstyres fra andre bygg, vil dette være relativt enkle grep som ikke går på beskostning av tilstedeværelsen på "egen" skole. Redusere utgifter knyttet til vikarbehov, og langsiktige kostnader og heft knyttet til manglende drift/kompetanse. Lettere å realisere når BE har arbeidsgiveransvaret. Størrelsen på bemanningen bør belage seg på forhold som kompetanse, vedlikeholdsbehov, størrelse på skole, byggedato skole, kompleksitet teknisk anlegg mm. Evnt overkapasitet på en skole, kan utnyttes til annet type arbeid på samme skole, eller drifts- og vedlikeholdsbehov på en nærliggende skole. Ettersom BE har ansvaret for at hver skole driftes og vedlikeholdes riktig, bør også disposisjonsretten over ressurser legges til BE. Det bør legges til rette for at driftsressurser utnyttes best mulig. Det er ulik kompetanse i driftspersonellgruppa. Noen har god kompetanse og erfaring med vedlikehold av uteområder, og ønsker å jobbe primært med dette. Dersom uteområdene ikke er store nok på egen skole kan deres kompetanse utnyttes også på andre skoler, som et alternativ til at slike oppgaver settes ut til eksterne. Bruk av ressurser på tvers av virksomheter er lettere å administrere dersom BE har arbeidsgiveransvaret. Det bør vurderes om større del av vedlikeholdsoppgavene som i dag prioriteres og gjennomføres av BE kan delegeres til driftspersonell. Oppgaver knyttet til rammeavtaler kan også må fordel delegeres, da flere av rammeavtalene primært benyttes av driftspersonell. Det er driftspersonell som skal drifte skolen etter at nybygget står ferdig. Tidlig og systematisk involvering av driftspersonell kan gi økt eierskap til anlegget og økt systemforståelse. Det kan også sikre at nye anlegg bedre tilpasses eksisterende anlegg, og bidra til at systemene fungerer sammen etter overlevering. Driftsleder kan involveres bedre i slutt- og testfasen av byggeperioden, for å sikre erfaringsoverføring og for kjennskap til evnt svakheter. Lettere å få til systematisk involvering når arb.giveransv påhvilker BE. Bedre og systematisk involvering av driftspersonell i strategiske beslutningsprosesser og prioriteringsdiskusjoner, vil gi driftspersonell mer innsikt i og forståelse for prinsipper for verdibevarende vedlikehold. Bidra til kompetanseheving og stå bedre rustet for å kunne gjøre gode prioriteringer i eget vedlikehold. Lettere å få til reell involvering i beslutningsprosesser når BE har arbeidsgiverans.
Et av målene i eiendomsstrategien er å opprette faggrupper på tvers av skolene for økt kompetansedeling og tilhørighet. Driftpersonellgruppen er stor, og består av personell fra skoler som geografisk ligger langt fra hverandre. Det bør vurderes mindre faggrupper som kan treffes hyppigere fysisk og digitalt, for økt tilhørighet, mer kompetansedeling, diskusjon om felles problemstillinger, prioriteringsdiskusjoner etc. For å realisere dette må det på plass administrative ressurser. De adm. ressursene bør styres fra BE som har ansvaret for fag og kompetanse, og som kan følge opp gruppene på en god måte. Det er behov for ulik kompetanse i en eiendomsorganisasjon, deriblant fagkompetanse på byggdrift, VVS, elektro, tømmer, automasjon etc. I en samlet organisasjon vil det være lettere å nytte kompetanse på tvers, og lettere å legge til rette for kompetanseutvikling og videreutdanning. En organisasjon med tydelige kompetansekrav, kompetanseutviklingsløp og "karrierevei" kan bidra til å gjøre RFK til en mer attraktiv arbeidsgiver. Eksempel på karriereløp: lærlingdriftstekniker-driftsleder-driftskoordinator- fagledelse BE etc. Lettere å realisere dersom BE har arbeidsgiveransvaret gjennom hele karriereløpet. Samle ansvaret i èn virksomhet. Ansvaret er i dag delt mellom BE og den enkelte skole. Enkelte driftspersonell melder at de nå blir "dratt mellom to sjefer", og ikke vet helt hvem de skal høre på. Ansvar og rapporteringslinjer blir tydelig dersom samme virksomhet har fagog personalans. Selv om BE gjennom fagansvar har overtatt styringsretten over driftsressurser er det ikke nødvendigvis slik i praksis. SLA avtalen er lite kjent blant opplæringspersonalet. Mange kjenner ikke til at driftspersonellet skal bruke hovedparten av sin tid på drift og vedlikehold. Konsekvensen ved at driftspersonell må priortere serviceoppgaver kan være manglende vedlikehold. Både vedlikehold og service må gjøres, men driftsleder må få reell mulighet til å planlegge oppgaver fram i tid. Dersom arb.giverans flyttes til BE vil driftspersonell selv kunne planlegge hvilke oppgaver som må gjøres når. Det må på plass en systematisering og standardisering av oppgaver innen drift og vedlikehold. Lover og forskrifter beskriver lovpålagte kontrolloppgaver og dokumentasjonskrav. Oppgavene må systematiseres. Regionreformen har ført til større enheter, som tvinger fram en profesjonalisering og systematisering av bygg- og eiendomsforvaltningen. Nær samtlige fylkeskommuner/regioner jobber i dag mot en organisering hvor teknisk driftspersonell er en del av bygg- og eiendomsenheten. Dersom RFK organiserer seg likt som majoriteten av andre fylkeskommuner er det lettere for RFK å dra nytte av den samlede erfaringen/kompetansen i fylkeskommune-norge. Nåværende styringsmodell tilsier at BE har fagansvar for drift og vedlikehold. Ressursansvaret ligger imidlertid på skolen/rektor, som da også er ansvarlig for kapasitet og kompetanse. Det er en fordel om BE har hele ansvaret for skolebygget og drifting av denne. Det er lettere for BE å finne egnede vikarer/vikarløsning ettersom de kjenner nødvendig kompetansebehov, og har bedre oversikt over ressurser/kompetanse i egen bedrift og evnt leverandører.
Driftspersonell er i dag ansatt ved skolen, og har sitt arbeidsmiljø der. Mange driftsteknikere rapporterer i dag til administrasjonsleder, som har sine faste møter med driftsteknikere med informasjon om hva som skjer på skolen, info fra ledelse etc. Noen driftsteknikere er bekymret for å miste samhørigheten til kollegaer i skolen dersom personalansansvaret flyttes. Driftspersonell er engasjert i mye som skjer på skolen, også forhold utenom drift og vedlikehold, og kjenner på et stort eierskap. Bekymringen er at driftspersonell ikke lenger skal involveres i annet enn drift og vedlikehold og at de mister eierskap til skolen. Det er også bekymring for økt byråkrati. At det ikke blir like lett å få hjelp til service og annet på skolen, og at slikt arbeid må rekvireres på forhånd. Dette er forhold som blir ivaretatt av skoleleder i dag. Dersom personalansvar flyttes må noen andre ivareta dette. Det vil blir behov for å rekruttere nye ledere. Driftspersonellet sine oppgaver og ansvar favner stort og bredt. For at driftspersonellet skal kunne planlegge vedlikeholdsoppgaver og drift må serviceoppdrag også planlegges. For at oppgaver ikke skal glemmes bør det legges til rette for et system med rekvirering av oppgaver og serviceoppdrag framfor muntlige bestillinger. Dette kan føre til et mer forretningsmessig forhold mellom BE og skoleadministrasjonen. Driftspersonellet skal i hht SLA avtalen bruke mesteparten av sin tid på drifts- og vedlikeholdsoppgaver. Noen rektorer melder om at de allerede i dag får mindre bistand til service etter at SLA avtalen ble innført. Hjelp til sentrale serviceoppgaver er svært viktig for skoleleder.
BYGG- OG EIENDOMSAVDELINGEN (BE) Obspunkter dersom personalansvar flyttes Rektor må delta i rekrutteringsprosessen ettersom driftstekniker skal ha sin arbeidsplass ute i virksomheten Det må på plass administrative ressurser for kartlegging og oppfølging av driftspersonell og deres kompetanse- og opplæringsbehov. Skolenes utforming og geografi tilsier at det må være driftspersonell knyttet til hver skole. Dette er også identifisert som et suksesskriterie for godt vedlikehold og god drift. En "pool"-ordning, slik noen kommuner har valgt å organisere seg, anses derfor ikke aktuelt for fylkeskommunen. Bruk av ressurser på tvers må derfor knyttes til kortvarige perioder eller spesielle forhold/arbeid. Det må avklares hvilken type service og brukertjenester som skal forventes. BE må sikre at det er kapasitet også til service på hver skole. Selv om driftspersonell har oppdrag på andre skoler må de ha fast tilholdssted ved èn skole, ref punkt over. Større prosjekter må gjennomføre av vedlikeholdsansvarlige/prosjektledere. Dette bl.a. pga ansvaret som framkommer gjennom Byggherreforskriften. Være forsiktig med å overføre direkte oppfølgingsarbeid i prosjekter til driftspersonell, da dette er tidkrevende. Driftspersonell har neppe kapasitet til å følge opp i større prosjekter.
Må på plass administrative ressurser for oppfølging av faggruppene. Dersom personalansvaret flyttes må det sikres at driftspersonell får viktig informasjon som angår sin arbeidsplass, skolen. Det må sikres at driftspersonell kalles inn til administrasjonsmøter eller andre møter. Dette er også viktig for samhørigheten med andre kollegaer på skolen. Det må legges til rette for rutiner og praksis som sikrer at skoleleder kan få bistand til service-oppgaver som er viktige for skolen. Det må også finnes systemer for avrop av service og vedlikeholdsoppgaver. Det må etableres møtearenaer slik at skoleleder kan gi tilbakemeldinger om behov etc. Må på plass administrative ressurser for å få på plass bedre systemer, standardisering og oppfølging. Det er ulik praksis i fylkeskommunene på om både tekniske driftspersonell og servicepersonell flyttes til bygg- og eiendomsenheten. Det bør tilstrebes en organisasjon hvor drift og service sees i en sammenheng. Dette for å utnytte ressurser på en mest mulig effektiv måte, samt for å unngå for stor "avstand" mellom driftspersonell og ansatte ved skolen (dersom driftspersonell kun har ansvar for drift vil det være få kontaktpunkt mellom ansatte ved skolen og driftspersonell)
Må etablere faste møtearena slik at dagens samhørighet opprettholdes og at driftspersonellet får info om hva som skjer på skolen. Det er viktig for både driftstekniker og skoleleder at det er et nært og godt forhold dem i mellom. Bør også etablere avtale om deltakelse på personalturer/arrangement for økt samhørighet. Den gode dialogen med skoleleder må fortsette som før. Fysisk blir det ingen endringer som følge av flytting av personalansvar. Det skal fortsatt være driftspersonell som er tilknyttet den enkelte skole, som før. Må legge opp til bestillingssystemer for bedre styring og kontroll, men legge opp til enkle løsninger. Driftspersonell bør ha ansvar for service, slik at driftspersonell og ansatte ved skolen har felles holdepunkter. BE har fagkompetansen, men ikke ledere med personalansvar som kan ta over personalansvar i dag. En god personaloppfølging av driftspersonellet er viktig, og det må påregnes oppæring av leder (-e). Hvordan dette best skal organiseres må diskuteres med driftspersonellgruppen og BE. Det må utarbeides felles retningslinjer og normer for å sikre felles ledelelsespraksis som f.eks avdelingsmøter, prioriteringsdiskusjoner etc. Det må tilstrebes at nye stillinger i hovedsak rekrutteres internt. Viktig at det legges opp til faste møtepunkter, og hvor det også er tid til å ta en "drøs". Dette gjelder for all relasjonsbygging, og er viktig også her. Selv om det etableres systemer for rekvirering av oppgaver, må det være nok fleksibilitet til å ta akutte oppgaver. Det må tas en gjennomgang av typiske serviceoppgaver skolen trenger bistand til. Her må rektorgruppen medvirke. SLA avtalen er utydelig her. Viktig at det settes av nok ressurser til å kunne gjøre også nødvendig service.