Saksbehandler: Nils Erik Pedersen Saksnr.: 13/

Transkript

1 Ås kommune Vaktmesterordningen i Ås kommune Saksbehandler: Nils Erik Pedersen Saksnr.: 13/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for teknikk og miljø Formannskapet Hovedutvalg for oppvekst og kultur Arbeidsmiljøutvalget Rådmannens innstilling: 1. Dagens ordning med driftsoperatører samlet i Eiendomsavdelingen opprettholdes. 2. Det inngås et formalisert og forpliktende samarbeid med NAV, hvor NAV bidrar med mannskaper til gjennomføring av relevante serviceoppdrag i kommunens formålsbygg. 3. Mannskapene skal ledes av en kommunalt ansatt med relevant fagkompetanse. 4. Det etableres en ny hjemmel. Stillingen skal finansieres med omdisponeringer innenfor eksisterende budsjettrammer. 5. Ordningen skal evalueres våren Ås, Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Avgjørelsesmyndighet: Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalget Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for teknikk og miljø Formannskapet Vedlegg: (Separat trykk/ Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, vår 2015) 1. Vaktmestertjenester Rapport fra ad-hocutvalg 2. Regulering av ansvar, oppgaver, drifts- og vedlikeholdsutgifter for Ås kommunes formålsbygg 3. Vaktmester Driftspersonell Utfordringer i dag 4. Saksprotokoll , HTM-sak 109/13 13/ Side 1 av 5

2 Øvrige dokumenter som ligger i saken: Ingen Vedtak i saken sendes til: Teknisk sjef Eiendomssjef Oppvekst og kultur sjef Helse og sosialsjef SAKSUTREDNING: Sammendrag: HTM fattet i sak 109/2013 vedtak om opprettelse av et ad hoc-utvalg for vurdering av fremtidig vaktmesterordning ved skoler, barnehager og andre kommunale bygg. Utvalgets mandat var å vurdere dagens løsning opp i mot tidligere praksis med lokale vaktmestere med mål om optimalisering av det daglige vedlikeholdet. Utvalget har gjort en bred sammenstilling av dagens og tidligere løsning. Utvalget konkluderer med at dagens ordning med driftsoperatørene samlet i eiendomsavdelingen bør videreføres. Samtidig bør driftsavdelingen styrkes og skolene bør ansette eget driftspersonell for å ivareta maskiner, inventar, løsøre og øvrige driftsrelaterte serviceoppgaver. Med utgangspunkt i rapporten fra ad-hoc utvalget («Vaktmesterrapporten») er det gjennomført et internt prosjekt «Samhandling mellom Eiendom og brukerne av byggene» for å forankre prosessen i egen organisasjon. Prosjektgruppa ble ledet av Rådmannen, med representanter fra helse og sosial, barnehage, skole, hovedverneombud og eiendom. Prosjektgruppa hadde hovedfokus på arbeidsfordelingen mellom eiendom og brukerne. Resultatet av prosjektet fremkommer i revidert avtaleutkast for regulering av ansvar, oppgaver og drifts- og vedlikeholdsutgifter for Ås kommunes formålsbygg. Det er både i Vaktmesterrapporten og prosjektgruppa avdekket en del oppgaver som hverken eiendomsavdelingen eller brukerne har ressurser til å gjennomføre. Det har i ettertid vært diskutert ulike måter å løse disse oppgavene på innenfor dagens ressurssituasjon. Fakta i saken: Ås kommunes bygningsportefølje, uten boliger, utgjør ca m 2. Samlet har kommunen drifts- og vedlikeholdsansvar for over 175 ulike objekter. Basert på normtall for vedlikehold av f.eks. skolebygg tilsvarer dette et årlig vedlikeholdsbehov på ca. 20 millioner kroner. Tidligere års vedlikeholdsetterslep kommer i tillegg. Brukerne av byggene er i all hovedsak godt fornøyd med den tekniske driften av bygningene. De større vedlikeholdsarbeidene oppfattes imidlertid som enten fullstendig fraværende, eller forsinket, i forhold til opplevd behov. I tillegg er det en rekke funksjoner som ikke blir dekket, slik som vedlikehold av inventar, maskiner og 13/ Side 2 av 5

3 annet løsøre, samt øvrige forefallende arbeider, som det er lite hensiktsmessig å benytte pedagogisk eller administrativt personell til. Det HTM oppnevnte Ad-hoc utvalget foreslår at følgende tiltak innarbeides i økonomi- og handlingsplanen: 1. Den sentrale driftskontrollen styrkes. 2. Driftsavdelingen styrkes for å kunne øke sitt nærvær spesielt ved skolene og bedre ivareta det forebyggende vedlikeholdet. 3. Skolene settes i stand til å ansette eget driftspersonell som kan ivareta maskiner, inventar og løsøre og de serviceoppgavene skolene har behov for å få dekket. 4. Kommunens kompetanse og kapasitet som innkjøper og avtalepartner ved offentlige anskaffelser og inngåelse av rammeavtaler styrkes. Av disse punktene er nr. 4 innarbeidet i HP og en ny innkjøper/vedlikeholdsplanlegger er ansatt. Punkt 1 er ivaretatt gjennom ansettelse av en ny driftsoperatør på sentral drift. Stillingen er imidlertid finansiert med omdisponering av stillingshjemler internt i driftsavdelingen, noe som går på bekostning av tilgjengelige ressurser for ordinære driftsoppgaver. Rådmannen vil forsøke å innarbeide en styrkning av driftsavdelingen i HP Hovedfokus i denne omgang er å finne en hensiktsmessig løsning på punkt 3. Savnet av den lokale vaktmesteren gjør seg mest gjeldende innfor oppgaver som flytting av møbler, oppheng av knagger og hyller, montering av enkelt utstyr, rydding og fjerning av overskudds- og utgått materiell etc. Dersom eiendomsavdelingen skal utføre denne type oppgaver vil det gå på bekostning av mer kritiske drifts- og vedlikeholdsoppdrag, noe som igjen vil medføre klare ulemper for brukerne. Det er med andre ord flere oppgaver å løse enn tilgjengelige ressurser. Det er en grunnleggende forutsetning at eiendomsavdelingen i første rekke må prioritere teknisk drift og verdibevarende vedlikehold. Dette er oppgaver som i økende grad krever teknisk fagkompetanse og forståelse. Ut i fra en slik vurdering er det mest formålstjenlig med en spesialisert eiendomsavdeling som har hovedfokus på eiendomsdrift, vedlikehold og nyetableringer. Styrkning av denne enheten bør gjennomføres for å sikre verdibevaring av kommunens nåværende og fremtidige investeringer. Det vil imidlertid ikke være hensiktsmessig å styrke denne enheten med ressurser for å tilfredsstille brukernes ønsker og behov innfor de omtalte oppgavene. Den opprinnelige ordningen med vaktmestere var forbeholdt skolene (se vedlegg 4). I dagens situasjon er det en rekke andre formålsbygg som har de samme behovene for bistand som skolene. Vi har store barnehager, sentrale bygg innen helse og omsorg og øvrige administrasjonsbygg. Med en betydelig befolkningsvekst er behovet for raske omstillinger og fleksibel arealutnyttelse nødvendig. Behovet for flytting og montering av møbler og øvrig inventar, oppheng av diverse utstyr, rydding og bortkjøring er en naturlig konsekvens av dette. 13/ Side 3 av 5

4 De uløste oppgavene er i all hovedsak av enklere karakter, uten store krav til fagkompetanse. Rådmannen har derfor sett på muligheten for å benytte andre ressursgrupper i kommunen enn egne ansatte. I regi av NAV foregår det en rekke tiltak for å hjelpe ulike stønadsgrupper med å komme ut i lønnet arbeid igjen. Det er varslet strengere krav til arbeidstrening for personer med sosialstønad som hovedinntekt og det er et økende behov for meningsfylte arbeidsoppgaver. NAV Ås har en egen arbeidstreningsgruppe. I forbindelse med aktivitetsplikt for sosialhjelpsmottakere, som er vedtatt og forventes iverksatt i løpet av kort tid, er det behov for å utvide tilbudet om arbeidstrening. NAV har derfor behov for kommunale praksisplasser/arbeidsoppdrag. Rådmannen ser for seg at det etableres en fast «vaktmestergruppe». Gruppen skal bemannes fra NAV og arbeide tett opp i mot eksisterende arbeidstreningsgruppe. Kapasitet og kompetansen vil i stor grad variere på det som er av tilgjengelig arbeidskraft. For å sikre fremdrift, kvalitet og sikkerhetsmessige gjennomføring av de ulike oppgavene bør gruppen ledes av en inkluderende, effektiv person med god praktisk forståelse, gjerne fagarbeider. Stillingen foreslås lagt til NAV, men øremerket for ledelse og drift av «vaktmestergruppa». Stillingen foreslås finansiert med 50% fra helse og sosial og 50% fra oppvekst og kultur. Det forutsettes at lederen av gruppa samarbeider tett opp i mot eiendomsavdelingen i den grad det skal gjennomføres oppdrag som berører bygningstekniske forhold. Vurdering: Dagens situasjon medfører en betydelig grad av frustrasjon der hvor brukerne av formålsbyggene har enkle oppgaver som de hverken har utstyr eller kapasitet til å gjennomføre selv, og eiendomsavdelingen ikke har tilgjengelige ressurser. Det er fortsatt en forventning blant mange av brukerne at dette er «vaktmesteroppgaver» som eiendomsavdelingen skal løse. Det er dermed et behov for klart å definere og kommunisere ut hvor grensen for eiendomsavdelingens oppgaver går. Dette er tenkt løst gjennom inngåelse av avtale (vedlagt) mellom bruker og eiendomsavdelingen for hvert formålsbygg. Avtalen skal tydeliggjøre hvilke oppgaver som i hovedsak tilligger eiendomsavdelingen. Det vil fortsatt være rom for en viss fleksibilitet dersom eiendomsavdelingen allikevel er på bygget, men en tydeligere klargjøring av prioriterte oppgaver vil være hensiktsmessig for alle parter. Det gjenstår da noen behov, hvor utfører hverken kan være bruker eller eiendomsavdelingen. Oppgavene er imidlertid sjelden av høy kompleksitet eller med krav om umiddelbar respons. Dette faller godt sammen med NAV sine behov for arbeidstreningsrelaterte oppgaver. Ved å tilføre beskjedne ledelses- og oppfølgingsressurser vil man raskt kunne oppnå en god effekt, både for NAV og brukerne av formålsbyggene. Økonomiske konsekvenser: Det tilføres en ny stillingshjemmel. Det er imidlertid forutsatt at denne må dekkes inn med en intern omfordeling innenfor eksisterende budsjett. 13/ Side 4 av 5

5 NAV vil som følge av endrede krav ha et betydelig ansvar for å skaffe meningsfylte arbeidsoppgaver til sine brukere. Brukerne av formålsbyggene benytter i dag egne personellressurser for å løse flere av de omtalte oppgavene. Dette er en dårlig utnyttelse av kvalifisert fagpersonell innenfor helse og oppvekst og de faktiske kostnadene for å utføre enkle serviceoppgaver er høye. Samlet vil den foreslåtte løsningen medføre en bedre ressursutnyttelse enn dagens ordning. Legger man i tillegg til effekten av at løsningen kan bidra til at flere kommer seg ut i lønnet arbeid, vil ordningen på sikt bidra økonomisk positivt for kommunen. Alternativer: Det ansettes et driftsteam, øremerket for dekke enklere oppgaver som brukerne av formålsbyggene har. Driftsteamet legges til kultur og oppvekstetaten, men skal være tilgjengelig for brukerne av samtlige formålsbygg. For å dekke minimumsbehovet bør gruppen være på 3-4 personer. Imidlertid er dette lite realistisk ut i fra kommunens økonomiske situasjon og gruppen bør derfor begrenses til 2 personer. Alternativet er mer kostbart, men vil kunne sikre en mer stabil kapasitet og kvalitet. Maks potensiale for gjennomførte arbeidsoppgaver er betydelig mindre. Alternativet bidrar ikke til å avhjelpe NAV sitt behov for økt antall praksisplasser/arbeidsoppdrag. Konklusjon med begrunnelse: Rådmannens anbefaling vil sikre en bedre ressursutnyttelse og en tydeligere definert eiendomsdrift. Gjennom å opprette en vaktmestergruppe i tett samarbeid med NAV vil man kunne løse mange oppgaver som i dag ikke blir løst, eller blir løst av personell tiltenkt andre oppgaver, med marginale ressurser. Løsningen har en tydelig sosial profil ved at kommunen legger til rette for meningsfylte oppgaver til sosialhjelpsmottakere. For at ordningen skal fungere trenger den en tydelig og inkluderende leder, som kan samarbeide tett med NAV sine øvrige ressurser for å sikre seg en kontinuitet i tilgangen på arbeidskraft. Brukerne av kommunens formålsbygg må i tillegg planlegge og melde inn sine behov med en forståelse for at vaktmestergruppen kan trenge noe tid til å skaffe aktuelt personell og utstyr. Det er knyttet en viss usikkerhet til stabilitet og tilgang på arbeidskraft via NAV. Det er videre en viktig forutsetning av arbeidene gjennomføres i tråd med normale krav til kvalitet og utførelse, innen rimelig tid og med godt innarbeidede HMS rutiner. Det foreslås derfor at ordningen skal evalueres innen utgangen av Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart 13/ Side 5 av 5