Møteprotokoll Vinje kontrollutval Dato: 06.12.2017 kl. 9:00-12:00 Stad: Formannskapssalen Arkivsak: 17/00042 Til stades: Leiar Oscar Johan Garnes, nestleiar Eva Gulbrandsen Flatland, medlem Sigrid Nykos, medlem Svein Rorgemoen, medlem Bjørn Arne Lindskog, sekretær Marianne Lundeberg, oppdragsrevisor Birgitte L. Bøen. Møtande varamedlem: Fråfall: Andre: Protokollførar: Plan og økonomisjef Gry Åsne Aksvik, Helse og omsorgssjef Kari Dalen Marianne Lundeberg Sakskart Side Møteinnkalling 5/17 17/00042-20 Godkjenning av møteinnkalling 06.12.2017 3 Møteprotokoll 5/17 17/00042-32 Godkjenning av protokoll 25.10.2017 4 Saker til behandling 25/17 17/03269-4 Vidare oppfylging av sak -Sakshandsaming og datasikkerhet ved legekontor - Vinje kommune 5 26/17 17/15607-1 Orientering om Vinje kommune sitt budsjett 2018 6 1
27/17 17/00052-3 Orientering frå revisor 06.12.2017 - Vinje kommune 2017 7 28/17 17/14670-1 Møte- og arbeidsplan 2018 for Vinje kontrollutval 8 29/17 17/00060-7 Referatsaker 06.12.2017 9 30/17 17/00067-7 Eventuelt 06.12.2017 10 Vinje, 06.12.2017 Kontrollutvalsleiar Oscar Johan Garnes Sekretær Marianne Lundeberg 2
Møteinnkalling 5/17 Godkjenning av møteinnkalling 06.12.2017 1 Vinje kontrollutval 06.12.2017 5/17 Møteinnkalling 06.12.2017 vert godkjend. Møteinnkalling 06.12.2017 blei lagt fram for godkjenning. Møteinnkalling 06.12.2017 vert godkjend. 3
Møteprotokoll 5/17 Godkjenning av protokoll 25.10.2017 1 Vinje kontrollutval 06.12.2017 5/17 Protokoll 25.10.2017 vert godkjend. Protokoll 25.10.2017 blei lagt fram for godkjenning. Protokoll 25.10.2017 vert godkjend 4
Saker til behandling 25/17 Vidare oppfylging av sak -Sakshandsaming og datasikkerhet ved legekontor - Vinje kommune 1 Vinje kontrollutval 06.12.2017 25/17 Saka vert teken til vitande. Helse og omsorgssjef Kari Dalen møter for å gje ei vidare oppdatera orientering om sakshandsaming og datasikkerhet ved legekontoret. Saka vert teken til vitande. 5
26/17 Orientering om Vinje kommune sitt budsjett 2018 1 Vinje kontrollutval 06.12.2017 26/17 Saka vert teken til vitande. Plan og økonomisjef Gry Åsne Aksvik orientera om rådmannens forslag til budsjett for 2018. Saka vert teken til vitande. 6
27/17 Orientering frå revisor 06.12.2017 - Vinje kommune 2017 1 Vinje kontrollutval 06.12.2017 27/17 Saka vert teken til vitande. Oppdragsrevisor Birgitte Lindtner Bøen orienterar om revisjonen sitt arbeid i Vinje kommune. Kontrollutvalet hadde spørsmål til revisor i møtet 13/9.2017 sak 18/17 revisor var ikkje tilstades og spørsmålet vert teken opp i detta møte. 13/9.2017 sak 18/17 Kontrollutvalet hadde spørsmål om sjølvkost i samband med grøftearbeid. Revisor har undersøkt deling av kostnadar og sjølvkost ved grøftegraving, med teknisk sjef. Revisor har fått svar at detta delast opp. Revisor følg det opp i gjennomgangen av rekneskapen. Kontrollutvalet tek orienteringa til vitande.. 7
28/17 Møte- og arbeidsplan 2018 for Vinje kontrollutval 1 Vinje kontrollutval 06.12.2017 28/17 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2018 vert godkjend. Planen og møtedatoane er rettleiande. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ynskjer. Møtedato 2018: Onsdagar kl 09:00: 28.02. 30.05. 12.09. 05.12. Sekretariatet la fram forslag til møte- og arbeidsplan for 2018. Kontrollutvalet endra møtedato i september frå 12.09 til 19.09. Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2018 vert godkjend. Planen og møtedatoane er rettleiande. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ynskjer. Møtedato 2018: Onsdagar kl 09:00: 28.02. 30.05. 19.09. 05.12. 8
29/17 Referatsaker 06.12.2017 1 Vinje kontrollutval 06.12.2017 29/17 Sakene vert tekne stil vitande. Betraktningar frå Temark sin haustkonferanse 08.11.2017 i Arendal Betraktningar frå fellesmøtet 25.10.2017 Påmeldinger til NKRF sin kontrollutvalgskonferanse 07-08.02.2018 Sakene vert tekne til vitande. 9
30/17 Eventuelt 06.12.2017 1 Vinje kontrollutval 06.12.2017 30/17 Sekretariatet har mottatt ei henvending til kontrollutvalet på spørsmål kring habilitet og offentleggjering av sakspapir og møter. Denna kom etter at sakspapira vart send ut. Korrespondansen mellom sekretariat og henvendaren er sendt ut pr.epost til medlemane og lagt til saka. Sekretariatet tok denna opp med utvalet i møte. Sekretariatet har svara på nokon av spørsmåla. Kontrollutvalet tok stilling til handsaming av saka i møtet. Kontorollutvalet ser seg nøgd med sekretariatets svar så langt. Kontrollutvalet ynskjer ikkje å ta saka vidare. 10