Utvidet brukerveiledning for Akershus fylkeskommunes statistikkverktøy http://statistikk.akershus-fk.no Utarbeidet av Cathrine Bergjordet, analysestaben, AFK Sist oppdatert 14/3 2014
Viktige begreper og funksjoner... 3 Rekke, kolonne, filter, måltall, variabler og (under)kategorier... 3 Nedtrekksmeny... 3 Oversikt over grunnleggende funksjoner... 4 Skjule/vise emneoversikt... 4 Filter... 5 Endre utvalg... 6 Flytt til rad/kolonne/filter... 7 Snarveier til grafikk, eksportmuligheter og andre nyttige funksjoner... 7 Egne variabelkategorier («sett inn kalkulering»).... 8 De ulike kalkuleringsalternativene... 10 Legg sammen... 10 Aggreger... 11 Trekk fra... 12 Multiplisere... 15 Dele... 13 Prosent forskjell... 15 Prosent av total... 17 Gjennomsnitt... 19 Prosentvis vekst... 22 Endre/slette/flytte egne kategorier... 24 Reorganisere tabeller, interaktiv funksjon... 25 Mer om snarveier til grafikk, eksportmuligheter og andre nyttige funksjoner... 28 Tabellvisning... 28 Søylediagram... 28 Linjediagram... 30 Kart... 32 Tilbakestill tabell... 33 Excel... 33 PDF... 33 Utskrift... 33 Lage link direkte til tabell eller figur... 34 Hjelp... 35 Fra pdf til powerpoint/word... 35 2
Viktige begreper og funksjoner Rekke, kolonne, filter, måltall, variabler og (under)kategorier. Plassering av rekke, kolonne og variabler ser du i bildet under. Noen av variablene ligger i selve tabellen (her «tid» og «region»), mens andre variabler ligger i filter og har derfor ikke overskrifter i selve tabellen (her «kjønn», «alder» og «måltallet» (selve innholdet i tabellen folkemengde målt som antall personer)). Dette symbolet ved siden av variabelnavnet viser at variabelen ligger i filter. Symbol for filter Kolonne Variabler Rekke Variablene som ligger i rekke og kolonne kan ha flere underkategorier synlig i tabellen. Tallene i tabellen gjelder imidlertid kun for en av kategoriene på hver av filtervariablene. Hvilken kategori tallene gjelder for ser man ved siden av navnet til filtervariablene i feltet over selve tabellen. Tallene i tabellen ovenfor gjelder med andre ord folkemengde målt som antall personer, for begge kjønn og alle aldersgrupper (filtervariabler), fordelt på region (i rekke) og tid (i kolonne). Nedtrekksmeny Denne menyen er tilgjengelig ved å trykke på ved siden av variablene. I denne menyen finnes mulighet for å endre tabelloppsett, samt lage egne underkategorier av variablene som ligger i tabellen. 3
Oversikt over grunnleggende funksjoner Disse funksjonene er også forklart i den grunnleggende brukerveiledningen som du finner her http://www.akershus.no/ansvarsomrader/statistikk-og-kart/om-statistikktjenesten/tabellbank/ Skjule/vise emneoversikt Du kan enkelt skjule emnemenyen, og hente den frem igjen, ved å klikke på denne pilen. 4
Filter Denne funksjonen er tilgjengelig for filtervariabler og gir mulighet til å raskt endre hvilken variabelkategori tabellen gjelder for For hierarkiske variabler som ikke ligger i filter vil man også finne slike snarveier til andre variabelkategorier, men da direkte i nedtrekksmenyen. Hierarkiske variabler er variabler hvor underkategoriene er delt inn i ulike nivåer (som fylkesnivå, delregionsnivå og kommunenivå for variabelen «region»). Det er disse nivåene som vil ligge øverst i nedtrekksmenyene. Hierarkiske variabler som ikke ligger i filter kan også åpnes direkte i tabellen ved å klikke på en overordnet kategori (eksempel: klikker man på «Asker og Bærum» vil disse to kommunene vises hver for seg i tabellen). Når denne funksjonen er tilgjengelig vil kategoriene som kan åpnes være vist med blått i tabellen. 5
Endre utvalg For ikke-hierarkiske variabler som ikke ligger i filter er det kun under «endre utvalg» at man kan endre kategorivisningen. Funksjonen er for øvrig også tilgjengelig for andre typer variabler. Når man klikker på «endre utvalg» dukker det opp en dialogboks huk av for de kategoriene du vil ha, trykk «ok» og tabellen oppdateres. 6
Flytt til rad/kolonne/filter I nedtrekksmenyen finner du også muligheten til å flytte variabler til rad, kolonne og/eller filter. Hvilke valg som er tilgjengelig avhenger av variabelens plassering i tabellen. Mer om hvordan du kan reorganisere tabellen finnes på side 25. Snarveier til grafikk, eksportmuligheter og andre nyttige funksjoner Til høyre i skjermbildet er en rekker symboler. Dette er snarveier til tabellvisning, søylediagram (velg mellom liggende eller stående), linjediagram, kartpresentasjon samt eksport til Excel, pdf og printer. Spørsmålstegnet helt til høyre åpner engelsk bruksanvisning. Hvis du gjør endringer i tabellen kan du raskt komme tilbake til standardinnstillingene ved å klikke på dette symbolet. Her finnes også mulighet til å lage link til tabellen/figuren du lager slik at du lett kan finne den igjen, eller lime den inn som objekt på egne nettsider. Ikke alle funksjonene er tilgjengelig for alle tabeller (tilgjengelighet er avhengig av innholdet og oppsettet på tabellene) 7
Egne variabelkategorier («sett inn kalkulering»). Man kan lage egne kategorier under de tilgjengelige variablene ved hjelp av nedtrekksmenyen under hver variabel. Hvis variabelen man gjør beregninger på ligger i filter vil den nye variabelkategorien også legge seg som filter. I tabellen nedenfor er kvinneandelen beregnet mens variabelen «kjønn» ligger i filter. Hvis variabelen man velger ligger i rekke eller kolonne i tabellen vil den nye variabelkategorien også legge seg her. I eksempelet under er kjønn (variabelen) flyttet fra filter til rekke og kvinneandelen (ny kategori under «kjønn») er beregnet. 8
Hvis variabelen man ønsker å gjøre beregninger ligger i filter kan den kjapt flyttes inn i tabellen ved å bruke «flytt til rad» eller «flytt til kolonne» i nedtrekksmenyen ved behov. Ønsker man å flytte en variabel motsatt vei (til filter) for å vise kun en kategori av en variabel uten at selve kategorien står i tabellen kan det også gjøres i nedtrekksmenyen ved å velge «flytt til filter». Man kan også «klikke og dra» variablene dit man vil ha dem i tabellen. Mer om denne interaktive funksjonen finner du på side 25 i dette dokumentet. OBS: Der dataene mangler (mangler eller er satt til «missing» pga konfidensialitetskrav) vil beregninger ikke fungere. Kategorien vil da komme som «missing» i tabellen (markert med - ). 9
De ulike kalkuleringsalternativene Legg sammen Hvis man ønsker en annen gruppering på en variabel enn den som ligger tilgjengelig i tabellen fra før kan man gjøre det ved å legge sammen ulike kategorier til en ny kategori. Eksempel: Lage ny alderskategori Velg «sett inn kalkulering» og «legg sammen» i nedtrekksmenyen under variabelen «alder». I dialogboksen som dukker opp huker man av for de alderskategoriene man ønsker å slå sammen, velger antall desimaler og gir kategorien et navn. I tillegg kan man velge å legge inn en konstant verdi hvis det skulle være ønskelig (dette tallet vil legges til summen av kategoriene du velger). Trykk «ok» og tabellen vil bli oppdatert med den nye kategorien. 10
I denne tabellen lå variabelen «alder» (med «alle aldersgrupper» som valgt kategori) som filter, derfor havner den nye kategorien også i filter. Dette kan enkelt endres i nedtrekksmenyen ved å velge «flytt til rad» eller «flytt til kolonne» eller ved bruk av tabellens interaktive funksjon (se mer om dette på side 25). Aggreger Aggregering betyr å slå sammen kategorier og fungerer derfor i all hovedsak på samme måte som valget «legg sammen». Forskjellen ligger i at aggregering lager hierarki. Vi anbefaler å bruke «legg sammen» hvis man ønsker å slå sammen kategorier såfremt man ikke er helt avhengig av disse 11
hierarkiene. Grunnen til dette er at hierarkiene som dannes gjør det mye vanskeligere å finne frem i egen tabell. Trekk fra Denne funksjonen lar deg lage egne kategorier ved å trekke fra verdien av en kategori fra en annen. Eksempel: Finne folkemengde i Akershus uten Asker og Bærum Velg «sett inn kalkulering» og «trekk fra» i nedtrekksmenyen under region. Det vil da dukke opp en dialogboks. Velg hvilke kategorier som skal inngå i beregningene (eller konstante verdier), antall desimaler og gi kategorien et navn. 12
Trykk ok og tabellen oppdateres automatisk. Tips: Ønsker du å trekke fra mer enn en kommune fra en region er det enkleste å bruke funksjonen «legg sammen» og summere de kommunene du er ute etter. Dele Siden kalkulasjoner kun kan gjøres på/innenfor en variabel (altså ved bruk av variabelens kategorier og ikke på tvers av variabler) har denne funksjonen begrenset nytteverdi på våre datasett. Det finnes likevel noen få tabeller hvor denne kan være nyttig. 13
Eksempel: gjennomsnittlig kvadratmeter for fullførte boliger I dette eksempelet finnes både totalt antall boliger og totalt antall kvadratmeter under måltall. Da kan man regne seg frem til gjennomsnittlig kvadratmeter. Velg «sett inn kalkulering» og «dele» fra nedtrekksmenyen under «måltall». I boksen som dukker opp velger man å dele bruksareal på fullførte boliger på antall boliger. Velg antall desimaler og gi den nye variabelkategorien et navn Trykk ok. Den nye variabelkategorien dukker opp i tabellen automatisk, men det kan være nyttig å rydde litt i tabellen for å se tallene. Dette gjøres som vanlig med funksjonen «endre utvalg». I dialogboksen som dukker opp vil du se den nye variabelkategorien. 14
Velg bort de andre variabelkategoriene og trykk ok og tabellen oppdateres med kun den nye kategorien. Multiplisere Funksjonen har liten praktisk nytte i våre tabeller. Fungerer på samme måte som funksjonen «dele» (se punktet over). Prosent forskjell Denne funksjonen er nyttig når man for eksempel ønsker å vite hvor stor andel en kommunes befolkning utgjør av Akershus sin totale befolkning. Denne funksjonen har likhetstrekk med «prosent av totalt», men er ikke helt overlappende (mer om denne funksjonen finner du lengre ned). 15
Eksempel: Enebakks andel av befolkningen i Akerhus Først velges «sett inn kalkulering» og «prosent forskjell» fra nedtrekksmenyen. I dialogviduet som dukker opp velger man kategoriene man vil gjøre beregninger på, antall desimaler man ønsker og gir den nye kategorien nytt navn. Trykk deretter ok og tabellen oppdateres. 16
Prosent av total Denne funksjonen lager en ny variabel som viser hvor stor andel en variabelkategori utgjør av totalen (andel kvinner, hvor stor andel av totalen en kommune utgjør osv). Det er ikke nødvendig at tall for totalen er tilgjengelig fra før. Vær oppmerksom på at ikke alle variabler egner seg for denne beregningen. Merk: For hierarkiske variabler gjøres beregningene i forhold til fra neste nivå i hierarkiet (som er Akershus for delregioner, delregion for kommuner der tall for delregion er tilgjengelig. Er ikke tall for delregion tilgjengelig i tabellen vil Akershus være grunnlag for beregning også for kommuner). Ligger ikke variabelen i hieraki fra før vil summen av observasjonene i tabellen utgjøre totalen. Merk at variabler som ikke ligger i hierarki ofte ikke egner seg for beregning på totaler selv om det er teknisk mulig. For beregninger av prosentandeler uavhengig av plassering i hierarki brukes funksjonen «prosent forskjell» i stedet. Eksempel: beregne befolkningsandelene i Akershus delregioner. Velg «sett inn kalkulering» og «prosent av total» i nedtrekksmenyen under variabelen «region». 17
Det vil da dukke opp en dialogboks. Velg en delregion, antall desimaler og gi den nye kategorien et navn.. Trykk ok og tabellen vil oppdatere seg automatisk. Denne operasjonen må gjøres for hver delregion 18
Gjennomsnitt Gjennomsnittsberegninger gjøres ved å legge sammen alle aktuelle verdier og dele på antall verdier (såkalt uvektet gjennomsnitt). Metoden gjør at dette sjelden er en nyttig funksjon når man er ute etter gjennomsnitt for geografiske områder i slike tilfeller vil det normalt sett være mest korrekt å bruke et vektet gjennomsnitt, med f.eks befolkningsstørrelsen som vekter (store kommuner vil da påvirke gjennomsnittet mer enn små kommuner). Vektet gjennomsnitt er ikke tilgjengelig i dette verktøyet. Merk også at det er enkelte andre variabler hvor gjennomsnittberegninger gir liten mening. Eksempel: Beregne gjennomsnitt av flere årganger Å beregne gjennomsnitt av flere årganger er særlig nyttig der tallene varierer en del fra år til år. Velg «sett inn kalkulering» og «gjennomsnitt» i nedtrekksmenyen under «År». 19
I dialogboksen som dukker opp haker du av hvilke år du ønsker å lage gjennomsnitt av, velger antall desimaler og gir den nye kategorien et navn. Trykk ok og tabellen oppdateres automatisk. 20
I tabellen ovenfor ser man at Hurdal ikke har fått verdi på den nye tidskategorien. Det skyldes at et av årene (2009) som er brukt i beregningene er satt til missing ( - ) for denne kommunen. 21
Prosentvis vekst Denne funksjonen er nyttig hvis man er interessert i å se den prosentvise veksten fra et år til et annet Eksempel: Prosentvis befolkningsvekst fra 2011 til 2012 Velg «sett inn kalkulering» og «prosentvis vekst» fra nedtrekksmenyen tilgjengelig ved variabelen «tid» I boksen som dukker opp velges årstallene beregningene skal gjøres på. Det nyeste årstallet skal først, deretter året man vil beregne prosentvis vekst fra. Man må også velge antall desimalersamt gi den nye kategorien et navn. Her beregnes prosentvis vekst fra 2011 til 2012 22
Trykk ok og du kommer tilbake til tabellen, oppdatert med den nye kategorien. 23
Endre/slette/flytte egne kategorier Når en ny kategori lages får man et nytt valg,«kalkulasjoner», i nedtrekksmenyen ved den aktuelle variabelen (under variabelen «tid» i eksempelet nedenfor). Her kan man velge å endre eller slette egenproduserte variabler. Ønsker man å fjerne den nye kategorien fra selve tabellen, uten å miste selve variabelen/kategorien kan dette gjøres ved å klikke på den kategoriene du ønsker å fjerne fra tabellen (gjelder egenlagde variabler/kategorier) eller ved bruk av funksjonen «endre utvalg». Den nye kategorien vil også være tilgjengelig i funksjonen «endre utvalg» i nedtrekksmenyen for den aktuelle variabelen (her altså under variabelen «tid»). Ønsker man å komme tilbake til den opprinnelige tabellen slik den er publisert på nettsiden kan man klikke på dette ikonet. Merk at alle egenproduserte kategorier da vil bli slettet og må eventuelt lages på nytt. 24
Reorganisere tabeller, interaktiv funksjon Prinsippet er enkelt; dra variabelen dit du vil ha den og slipp. Hjelpetekster vil dukke opp når du peker på variabelen du ønsker å flytte og holder museknappen nede. Merk: Det er variabelnavnene man må klikke på, i selve tabellen eller i feltet over for filtervariabler se markeringer i tabellen nedenfor. Klikk her for å flytte på filtervariablene alder og måltall Klikk her for å flytte på variablene tid, kjønn og region Pek på et av variabelnavnene i tabellen (eller i filter) og hold museknappen nede. Det vil da dukke opp felt rammet inn med oransje linjer. Disse markerer områder variabelen du har klikket på kan plasseres. I tabellen nedenfor er det klikket på variabelen kjønn (markert med hvit celle i tabellen) Kolonne Filter Variabelen kjønn står her Rekke 25
Eksempel: Flytte en variabel fra kolonne til rekke Ved å klikke på variabelnavnet «kjønn» i tabellen og dra den til det oransje feltet rundt variabelen «region», flyttes variabelen fra kolonne til rekke. Resultatet ser du nedenfor 26
Eksempel: Endre rekkefølge på variabler innad i rekke eller kolonne I tabellen i forrige eksempel ble «kjønn» flyttet fra kolonne til rekke slik at variabelen «region» kommer først og så variabelen «kjønn». Dette kan enkelt endres. Klikk på variabelnavnet «kjønn» og dra dette over i det oransje feltet rundt variabelen «region». Når du har dratt «kjønn» inn i det oransje feltet rundt «region» slipper du museknappen og tabellen blir oppdatert slik at «kjønn» kommer før «region» i tabellen. 27
Mer om snarveier til grafikk, eksportmuligheter og andre nyttige funksjoner Tabellvisning Klikker du på dette ikonet kommer du til tabellvisning. Søylediagram Dette ikonet tar deg til søylediagram, her må man velge mellom liggende og stående søyler. Søylene representerer verdien på variabelen «måltall» og det lages et diagram per kategori av denne variabelen (man kan altså ikke lage et diagram hvor både «antall personer» og «antall per 1000 innbygger» vises så lenge disse to ligger som to separate kategorier under variabelen «måltall»). Man kan endre hvilke variabelkategorier som skal vises (for eksempel årstall, kjønn, alder, regionsinndeling) ved hjelp av nedtrekksmenyen. Man kan også flytte variabler inn/ut av figuren. Bruk av søylediagrammer har sine klare begrensninger i dette programmet og man vil ofte ikke få vist det man ønsker. Det vil ofte være like greit å eksportere tabellen til excel og lage diagrammene der da man har mange flere valgmuligheter. 28
Eksempel: lage søylediagram med kjønnsbalanse i ulike delregioner i Akershus Tabellen ser i utgangspunktet slik Velg liggende søyler, og figuren dukker opp. For å vise kvinner og menn hver for seg: gå til «endre utvalg» under kjønn, fjern kategorien «begge kjønn» og velg «menn» og «kvinner». Resultatet ser slik ut: 29
Funksjonene «filter», «endre utvalg» og «sett inn kalkulering» er tilgjengelig for de fleste variablene i et søylediagram. For variabler som ikke ligger i filter vil funksjonen «bruk som filter» være tilgjengelig (fungerer på samme måte som i tabellvisning). For tabeller som ligger i filter får man tilgang på alternativet «flytt til graf» i nedtrekksmenyen. Tidsvariabler har noen færre alternativer enn de andre variablene. Linjediagram Slike diagram er tilgjengelige når man har tidsserier (dvs flere årganger). Eksempel: Befolkningsframskrivinger, flere alternativer Tabellen settes opp med Akershus og Oslo under region, samt de tre hovedalternativene under «måltall» (befolkningsframskrivinger). Dette gjøres enklest ved hjelp av «endre utvalg» i nedtrekksmenyen under variablene «region» og «måltall». 30
Velg linjediagram og tre linjediagram vil dukke opp (et for hver framskrivingsmetode, fordi disse ligger som kategorier under samme variabel («måltall»)). Verktøyet tillater dessverre ikke å flytte disse inn i samme diagram. Ønsker man et slikt diagram bør man eksportere tabellen til Excel og lage eget diagram der. 31
Kart Dette ikonet tar deg til kartpresentasjon (ikke tilgjengelig for alle tabeller). Du kan endre innholdet i kartet gjennom nedtrekksmenyene (først og fremst alternativene «filter» og «sett inn kalkulering»). I tillegg kan du tilpasse kartet ved å velge hvor mange grupper informasjonen skal deles opp i. I utgangspunktet vil kartet vise fire grupper, som normalt er maksimalt antall grupper som egner seg til kartvisning. Det er mulig å velge fra 2 til 8 grupper. Gruppene kan deles opp som like intervaller etter verdi på variabelen «måltall», eller like store grupper (like mange kommuner i hver gruppe). I utgangspunktet vil gruppene være delt inn etter like intervaller. Du kan også velge å vise navn på kommunene og verdien på «måltallet» i selve kartet. Kartet vil oppdatere seg automatisk når du klikker på de ulike alternativene. 32
Tilbakestill tabell Bruker man denne tasten kommer man tilbake til tabellvisning (hvis man jobber med kart/diagram) og tabellen vises med standardinnstillinger. Kalkuleringer som er gjort forsvinner når denne knappen brukes. Excel Ved å trykke på denne knappen vil tabellen eksporteres til Excel for videre bearbeiding (kun tilgjengelig i tabellvisning). PDF Det kan være ønskelig å benytte bilder fra verktøyet i presentasjoner og dokumenter. Dette gjøres ved å først eksportere bildet til pdf. Mer om dette på side 35. Utskrift Dette ikonet sender deg til utskrift slik det er satt opp på din maskin. Merk at det som står under «om statistikken» alltid vil komme med på slike utskrifter. 33
Lage link direkte til tabell eller figur Klikker du på dette ikonet kommer følgende boks opp (øverst til høyre i bildet) Den øverste linken er den direkte link til statistikksiden vår, men hvor det første bildet du kommer til er den tabellen du ønsker (med redigerte elementer). I bildet under er det laget et kart som viser kvinneandelen (egendefiner kategori) i Akershuskommunene. Linken som genereres i funksjonen beskrevet ovenfor kan limes rett inn i adressefeltet på nettleseren. Man vil da komme til en side som ser slik ut. Linken limes inn her Ønsker du å legge inn en kobling til en tabell/figur på nettsider bruker du den andre linken (objektkobling). Her vil man kun se objektet (dvs tabellen eller figuren), ikke resten av nettsiden vår. 34
Hjelp Dette ikonet åpner en engelsk bruksanvisning. Merk at denne dekker en rekke funksjoner som vi ikke har på våre nettsider og/eller ikke er relevante for våre tabeller. Fra pdf til powerpoint/word Når man har laget en pdf-fil er det som regel fordi man ønsker å bruke kartet/grafen/tabellen i et word-dokument eller en powerpointpresentasjon. Enkleste måten å gjøre dette på er via funksjonen «ta et øyeblikksbilde» i adobe og så lime dette inn der man vil ha det. Denne funksjonen finner man under «rediger» Når man har valgt dette vil musepekeren på skjermen endre seg til et kryss. Først må du markere det du ønsker å ta et bilde av. Passer krysset øverst til venstre av området du vil ta bilde av og dra med musepekeren til du har dekket alt du vil ha med. Slipp - og denne dialogboksen dukker opp Trykk ok og du kommer tilbake til pdf-filen. Området du har tatt bilde av vil være markert slik 35
Gå deretter til dokumentet du vil lime bildet inn i - når du står på riktig sted i dokumentet velger du funksjonen «lim inn» og bildet du tok limes inn i det nye dokumentet 36