Møteinnkalling Helse- og velferdskomiteen Møtested: Vardesenteret i Mauritz Hansensgt. (Underetasjen på det gamle revmatismehuset, - inngang på nedsiden av bygget ved Pasienthotellet) Møtedato: 25.11.2015 Tid: 17:00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 95 33 00 00 bystyret.postmottak@trondheim.kommune.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Sakliste Pkt. 1 Godkjenning av innkalling og sakliste Pkt. 2 Godkjenning av protokoll fra møte 4. november 2015 Pkt. 3 Melding av spørsmål/saker til eventuelt Pkt. 4 Jo-Åsmund Lund, klinikksjef ved kreftklinikken ved St Olavs hospital orienterer om tilbudet til de som sliter med seinskalder etter kreftbehandling. Pkt. 5 Omvisning på Vardesenteret Pkt. 6 Orientering om medikamenthåndtering og avvik, v/kommunefarmasøyt Astrid Gilje Hageler. Pkt. 7 Direktørens orientering Mellom pkt 5 og pkt 6 flytter komiteen seg over gata til møterom i Øya Helsehus Saksnr. Tittel PS 26/15 Arkiv:15/50269 Orientering og evt uttalelse Evaluering av prosjekt heltidssykehjem ved Dragvoll helse- og velferdssenter Møteinnkalling, Helse- og velferdskomiteen, 25.11.2015
Saksframlegg Prosjektavslutning av heltidssykehjem ved Dragvoll helse- og velferdssenter Arkivsak.: 15/50269 Forslag til vedtak: 1. Prosjektet heltidssykehjem ved Dragvoll helse- og velferdssenter avsluttes. 2. Funnene i prosjektet benyttes videre i utviklingsarbeidet til utprøving av alternative arbeidstidsmodeller. Bakgrunn I forbindelse med etablering av Dragvoll helse- og velferdssenter ba bystyret rådmannen gjennomføre forsøk med heltid som hovedregel og 30 timers uke med full lønnskompensasjon ved hele det nye sykehjemmet. Formannskapet fattet i sak. 13/4750 punkt 2. følgende vedtak: Forsøksprosjektet ved Dragvoll helse- og velferdssenter skal evalueres og på bakgrunn av denne skal det vurderes om tilsvarende arbeidstidsmodell skal innføres for andre enheter innen helse og velferd i Trondheim kommune. Rådmannen etablerte en partsammensatt arbeidsgruppe som sammen skulle utforme en plan for planlegge en driftsform ved Dragvoll helse- og velferdssenter som skulle være lik alle andre helse - og velferdssenter i Trondheim kommune. Rådmannen la til grunn at evalueringen av forsøket med et heltidssykehjem skulle ta utgangspunkt i tre perspektiv: brukerperspektivet ansatteperspektivet arbeidsgiverperspektivet Heltidsforsøket ved Dragvoll helse- og velferdssenter sluttføres høsten 2015. Fakta Heltid Forskning på feltet heltid - deltid innenfor pleie- og omsorgsektoren har dokumentert at et høyt Saksfremlegg - arkivsak 15/50269 1
omfang av små stillinger fører til svekket tjenestekvalitet og en ineffektiv tjeneste. Tradisjonelt har arbeidstakerrettigheter og arbeidsgivers lønnsutgifter vært de viktigste dimensjonene. Forskningen synes nå å ha en dreining i retning av kvalitet som argument for heltid. Regjeringen har et mål om å redusere andelen deltid i kommunene (stortingsmelding 29 2010-11). I Granåsen erklæringen, sier Sentrum- venstre-partiene blant annet følgende: vi vil sikre at flere får tilbud om heltidsstillinger, og organisere arbeidet slik at det blir faste hjelpere til rett tid. Heltid er med andre ord både vurdert som et godt redskap for å fremme kvalitet i tjenesten og et virkemiddel for å tilby ansatte trygge, forutsigbare arbeidsforhold. Det er også et arbeidsgiverpolitisk mål i seg selv å kunne tilby alle medarbeidere i Trondheim kommune faste, hele stillinger for å gi en gode og forutsigbare rammer for den enkelte. Trondheim kommunes satsning på heltid er forankret i kommuneplanens mål om å være en attraktiv arbeidsgiver. Det er gjennomført flere prosjekter og det foregår i dag en rekke ulike initiativ som alle har til hensikt å bidra til målet om økt heltidsandel. Dragvoll helse- og velferdssenter Heltidssatsningen innen helseområdet er forankret i kommunedelplan for tjenester til eldre over 67 år 2011-2020, i Eldreplanen, satsingsområde 3, om rekruttering. Denne planen legger blant annet vekt på muligheten for å tilby hele stillinger som en viktig del av rekrutteringsarbeidet. Planen peker på at fordeling av ugunstig arbeidstid, og ulike arbeidstidsordninger må prøves ut. Dragvoll helse- og velferdssenter er ett av totalt 23 helse- og velferdssentre i Trondheim. Dragvoll helse- og velferdssenter har 64 sykehjemsplasser fordelt på to avdelinger. Brukergruppen er eldre syke pasienter med behov for heldøgns omsorgstjenester. Dragvoll helse- og velferdssenter åpnet august 2013 og har vært i drift i to år. Enhetsleder og fagleder har hatt ansvaret for å rekruttere og utvikle personalgruppen som har deltatt i heltidsforsøket. Dragvoll skal innfri samme krav til tjenestekvalitet og operere med samme bemanningsnorm som andre sykehjem i kommunen. Bemanningsbehovet vurderes ut fra en pleietyngde (funksjonsnivå) på de pasienter som til enhver tid er på avdelingen. Pleietyngden på Dragvoll ligger på gjennomsnittet sammenlignet med andre helse- og velferdssentre i Trondheim kommune. Forsøket med heltidssykehjem har foregått i den ene av to avdelinger og har berørt 32 av 64 plasser. Det skulle opprettes 19 hele stillinger. I tillegg skulle Dragvoll ha noen rekrutteringsstillinger på helg. Rådmannen og arbeidstakerorganisasjonene samarbeidet og ble enige om en arbeidstidsordning med en tredelt arbeidsplan/kalenderplan på 35,5 timers uke. Dette innebærer at alle ansatte i hel stilling arbeider fire ekstra helger i og 9 netter i løpet av en kalenderplan på 26 uker. I dialog med arbeidstakerorganisasjonen ble det avtalt at det skulle settes av tid til kompetansehevende tiltak. Det ble avtalt at hver medarbeider skulle ha 1 dag per 6. uke til dette. Modellen som ble valgt medførte en planlagt merkostnad på 3,2 millioner kroner sammenlignet Saksfremlegg - arkivsak 15/50269 2
med andre helse- og velferdssentre. Hvis denne modellen skulle gjelde alle avdelinger på helse- og velferdssentre, ville denne kostnaden bli på ca 135 millioner kroner per år. Status For å vurdere status har rådmannen sett på følgende områder: Brukertilfredshet i brukerundersøkelsen fra 2013 Avvikssystemet Registrerte klagesaker Bruker- og pårørende møter Intervjudata fra ledere og medarbeidere Økonomidata Tallene under oppsummerer tiltak, status og resultater fra forsøket. Tabell 1 Nøkkeltall viser hvordan Dragvoll presterer i forhold til andre enheter. Tabell 2 viser hvilke konkrete tiltak som er utprøvd og hvordan tiltaket har fungert. Tabell 3 oppsummerer oppnådde resultatene for hver av de tre perspektivene som lå til grunn for evalueringen. Tabell 1 Nøkkeltall Variabel Heltidsandel Brukerundersøkelsen Resultat Dragvoll ligger per dato på 60,8 % mens snittet for helse- og velferdssentre i Trondheim kommune er 60,5 %. Gjennomført to ganger. Resultat for begge undersøkelsen ligger under snittet sammenlignet med resten av helse- og velferdssentrene. Sykefravær Sykefraværet ved Dragvoll for 2014 var 16,7 %. Så langt i 2015 ligger dette på 22 %. Snittet for resten av helse- og velferdssentrene ligger i 2015 på 16,8% Økonomi Resultat for 2014 var et merforbruk på 13 % Prognosen for 2015 ligger an til et merforbruk på 7 % Nøkkeltall belyst med to grafer om fravær og stillingsprosenter Tabell 2 Tiltak som er prøvd ut Saksfremlegg - arkivsak 15/50269 3
Tiltaket Ønsket effekt Status Alle faste ansatte tilsettes i 100 % stilling. Unntak for rekrutteringsstillinger. Avtale med alle faste ansatte om at de skal jobbe fire ekstra helger i året Tredelt turnus der ansatte jobber både dag, kveld og natt Tre millioner kroner til topping av turnus Hver medarbeider har avsatt en dag hver 6. uke til kompetanseheving Økt heltidsandel Dekke hele bemanningsbehovet med faste ansatte og rekrutteringsstillinger Det skal ikke være egne nattstillinger i reduserte stillinger Minst 70 % av naturlig fravær (sykdom, ferieavvikling og permisjoner) dekkes av egne ansatte Bedre kvalitet på tjenesten gjennom heving av medarbeidernes kompetanse Etter prosjektslutt er dette ikke videreført. De ansatte jobber nå etter eget ønske i ulike stillingsstørrelser. Ansatte jobber i all hovedsak ikke flere helger enn ansatte på andre helse- og velferdssentre. Ved prosjektets slutt er de ansatte i all hovedsak tilbake til tradisjonell turnusorganisering. De fleste jobber nå todelt turnus, og det er tilsatt noen ansatte som bare jobber natt. Dette målet er ikke nådd, grunnet merforbruk og videreføres ikke. Ikke satt i system av enheten og videreføres ikke. Tabell 3 Oppsummering av de ulike perspektivene Perspektiv Oppsummering Brukerperspektivet Gode tilbakemeldinger på primærkontaktene fra brukermøtet. Høye faglige ambisjoner / utviklingsfokus. Svake målinger på brukertilfredshet. Usikkerhet i veksling mellom faste og innleide/vikarer. Brukerrådet kritisk til manglende struktur ved enheten Ansatteperspektivet Arbeidsgiverperspektivet Ansvarsfølelse og likeverdighet på tvers av ansattegruppene som følge av lik arbeidsbelastning. Grundermentalitet i forbindelse med oppstart av nytt sykehjem. Høyt sykefravær. Flere lederskifter. Ikke klart å utnytte tiden som er satt av til kompetanseutvikling. Mange kvalifiserte søkere ved oppstart. Utprøving av tredelt turnus. Manglende kontinuitet i ledelsen. Merforbruk som følge av høyt sykefravær / innleie. Mange utfordrende oppgaver samtidig i forbindelse med oppstart av ny enhet og etablering av nye rutiner. Flere forhold gjør det krevende å tolke resultatene: Manglende kontinuitet i ledelsen. Tre enhetslederskifter på tre år Etableringen av ny enhet medfører den første perioden tilleggsutfordringer Krevende å drive ett sykehjem med to avdelinger der modellene og kulturene er helt ulike Gjennom intervjuer med enkeltansatte og fokusgruppeintervjuer kan vi si noe om stemningen i personalgruppen. I løpet av prosjektperioden har denne snudd seg fra optimisme og løsningsorientering til en stemning preget av utmattelse og manglende fremtidshåp. Det er interessant å merke seg at Dragvoll i utgangspunktet med letthet tiltrakk seg motiverte og kvalifiserte søkere. Saksfremlegg - arkivsak 15/50269 4
Forsøket viser med andre ord at medarbeiderne i utgangspunktet gjerne søker seg mot et heltidssykehjem. Samtidig viser funnene over at arbeidets innhold og organisering har mye å si for om medarbeiderne ønsker å bli i enhetene og fortsette i 100 % stilling. Status etter to år er at en rekke medarbeidere har valgt å slutte ved enheten, og mange av de som jobber der i dag har valgt å gå ned i stillingsandel. Drøfting Det er ikke holdepunkter for å hevde at Dragvoll har skapt bedre resultater enn andre sykehjem. Samtidig er det viktig å understreke at det er komplekse avhengighetsforhold, der det er vanskelig å si hva som skyldes heltid, og hva som følger av andre forhold ved enheten. Oppstart av nytt helse- og velferdssenter og nyrekruttering til Dragvoll ga flere utfordringer. Det var interesse ved utlysning, og det var flott å kunne tilby 19 hele stillinger. I ettertid har vi sett at å rekruttere er en oppgave, men å beholde ansatte er en stor utfordring. Rådmannen erkjenner at oppstart av et nytt helse- og velferdssenter er en utfordring i seg selv. Rådmannen har hatt tett oppfølging av enheten, men med tre lederskifter i perioden, har Dragvoll hatt utfordringer mht kontinuitet i ledelse, mangel på struktur og manglende økonomistyring. Dette er viktige læringspunkter som rådmannen tar med seg i det videre arbeidet. Tilbakemeldingen fra enheten etter to års drift er blant annet at tredelt turnus oppleves mer belastende ved at døgnrytmen endres og snues ved å jobbe natt og dag. Noen mistrives veldig med å jobbe på natt. Noen har pr i dag frivillig valgt tredelt turnus, men de fleste velger nå todelt turnuser. Brukernes fordeler ved at ansatte jobber til ulike tider på døgnet vektes ikke så sterkt at det er grunnlag for å opprettholde tredelt turnus. Når det gjelder kompetansehevende tiltak, viste dette seg vanskelig å få gjennomført i praksis. Dragvoll manglet en god struktur for å få satt dette i system. Oppsummering og anbefalinger Forskning har vist at økt grad av heltid er positivt for kvaliteten på tjenestene og for arbeidsmiljøet. Trondheim kommune ønsker en utvikling mot mer heltid. Samtidig viser erfaringen fra Dragvoll at organiseringen av arbeidet og arbeidets innhold har mye å si for om man faktisk oppnår de positive effektene som forskningen peker på. Forutsetningene for å lykkes på Dragvoll er påvirket av forhold som ikke knytter seg direkte til spørsmålet om heltid. Etableringen av en ny enhet er i seg selv krevende. Dragvoll har underveis i forsøket fått ansvaret for å drifte en annen enhet (Tyholt) som ikke har vært en del av forsøket. Dessuten har enheten hatt tre enhetslederskifter og byttet fagledere i løpet av prosjektperioden. Alt dette vil ha hatt betydelige konsekvenser for muligheten til å lykkes. Det er ikke grunnlag for å si, på generelt grunnlag, at tiltakene som er iverksatt er uten positiv effekt selv om resultatene fra Dragvoll er svake. Forsøket på Dragvoll viser blant annet at det er lett å rekruttere kvalifiserte medarbeidere til et heltidssykehjem. Medarbeiderne signaliserte videre, i en tidlig fase, at tredelt turnus og hele stillinger skapte en større grad av likeverdighet mellom medarbeiderne og var med på å fremme lojalitet og gjensidighet til de resultater som ble skapt. Samtidig viser forsøket at når man først havner i en situasjon der sykefraværet øker så blir belastningen for de som er igjen ekstra stor. Saksfremlegg - arkivsak 15/50269 5
Resultatene fra Dragvoll helse- og velferdssenter gir ikke grunnlag for å videreføre den opprinnelige modellen fra Dragvoll til andre enheter da den økte ressursbruken ikke har gitt seg utslag i bedre tjenestekvalitet. Rådmannen anbefaler at forsøket avsluttes, og at funnene brukes i det videre utviklingsarbeidet til utprøving av alternative arbeidstidsmodeller. Rådmannen i Trondheim, 12.11. 2015 Helge Garåsen Kommunaldirektør Kristian Mjøen Eli Jahn Hjorth rådgiver Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Saksfremlegg - arkivsak 15/50269 6