Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Jon Bottheim Arkiv: Arkivsaksnr.: 19/394-6 Framtidig ledelse ved Alta tingrett og Hammerfest tingrett Direktørens sakssammendrag: Direktøren foreslår at styret vedtar etablering av fast felles ledelse for Alta tingrett og Hammerfest tingrett. Etter en helhetsvurdering, konkluderer direktøren med å foreslå at det etableres fast felles ledelse for de to tingrettene. Referanse til tidligere styresaker Sak 15/011 Felles dommerstillinger (styremøte 23.02.2015) Sak 15/028 Felles dommerstillinger felles ledelse (styremøte 20.04.2015) Sak 15/049 Domstolloven 33c felles dommerstillinger felles ledelse (styremøte 28.09.2015) Sak 15/069 Budsjett og budsjettiltak 2016 (styremøte 09.11.2015) Sak 16/037 Orientering, eventuell felles ledelse i Brønnøy tingrett (styremøte 11.04.2016) Sak 16/091 Felles ledelse av domstoler (styremøte 12.12.2016) Sak 17/005 Felles ledelse, omgjøring til permanent felles ledelse for tingrettene på Helgeland og i Gudbrandsdal (styremøte 13.02.2017) Sak 17/032 Felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett (styremøte 12. 13.06.2017) Sak 17/038 - Felles ledelse, omgjøring til fast felles ledelse for enkelte jordskifteretter (styremøte 12. 13.06.2017) Sak 17/050 Felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett (styremøte 29.06.2017) Sak 18/014 Styreleder orienterer felles dommerembeter (styremøte 26.02.2018) Sak 18/057 Framtidig ledelse ved Halden tingrett (styremøte 11. 12.06.2018) Sak 18/058 Framtidig ledelse ved Fosen tingrett (styremøte 11. 12.06.2018) Sak 18/059 Framtidig ledelse ved Sør-Østerdal tingrett (styremøte 11. 12.06.2018) Sak 19/014 Framtidig ledelse ved Hammerfest tingrett og Alta tingrett (styremøte 25.02.2019) Sak 19/019 Direktøren orienterer Felles ledelse (styremøte 01.04.2019) Sak 19/023 Vurdering av felles ledelse i Indre Finnmark tingrett og Øst-Finnmark tingrett (styremøte 01.04.2019)
1. Bakgrunn Denne saken er en oppfølging av styreresak 19/014 (styremøte 25.02.2019) og 19/019 (styremøte 01.04.2019), der styret tok saken til orientering og ba om at administrasjonen fortsatte arbeidet med å avklare mulightene for felles ledelse ved Alta tingrett og Hammerfest tingrett. Domstoladministrasjonen (DA) arbeider med ulike tiltak som kan bedre utnyttelsen av ressursene i domstolene, samtidig som domstolenes gode kvalitet og omdømme skal opprettholdes. Dette er i tråd med de generelle retningslinjer og krav Stortinget har fastsatt for DAs virksomhet. Et tiltak i denne sammenhengen er å vurdere etablering av felles ledelse, jf. styrets uttalelser i styresak 15/069: Administrasjonen skal vurdere bruk av felles dommerstillinger og felles ledelse der dette er mulig samt ytterligere presisering i styresak 18/014: Ved ledige domstollederstillinger og dommerstillinger skal henholdsvis felles ledelse og felles dommerstillinger alltid vurderes der dette kan være hensiktsmessig og i samsvar med lov og forskrift. I forbindelse med styresak 18/057 bemerket styret blant annet følgende: Gjennom ABE-reformen er domstolene utsatt for et konstant press i form av reduserte midler til drift. Politiske signaler går i retning av at dette vil fortsette i årene som kommer. Som følge av sammensetningen av driftskostnadene i domstolene, er det ingen andre alternativ til å dekke opp reduksjonen enn å ta den ut i redusert bemanning. Denne nedbemanningen vil ramme alle domstoler. I en slik situasjon er det helt sentralt for styret å sørge for en drift av domstolene som i størst mulig grad reduserer de driftsmessige ulemper ved den enkelte domstol som en slik nedbemanning vil medføre, samtidig som kvalitetskravet til domstolenes virksomhet ivaretas herunder at kravene til saksbehandlings tid innfris. Dette tilsier at ressursutnyttelsen i den enkelte domstol og domstolene samlet sett må optimaliseres. Styret i DA ser etablering av felles ledelse for to eller flere rettskretser kombinert med at også de øvrige dommerne heretter utnevnes for de samme rettskretsene, som et ledd i en slik gradvis optimalisering av ressursutnyttelsen. Styret er derfor enig i de argumentene som administrasjonen har framhevet i saksframlegget til fordel for etablering av felles ledelse. I tillegg til at felles ledelse bidrar til å sikre mindre sårbare domstoler og en smidigere saksavvikling i de aktuelle rettskretsene, fører felles ledelse og utnevning av felles dommere også til at det etableres større og mer tidsmessige fagmiljøer. Etter forskriften skal felles ledelse bare etableres der det foreligger «særlige grunner». Kravet om særlige grunner må ses i sammenheng med situasjonen for vedkommende domstol dersom den i fortsettelsen ikke skal ha felles ledelse med annen domstol, hvilket er normalsituasjonen. Det må vurderes hvilke fordeler og ulemper det vil innebære at vedkommende domstol i ledelsessammenheng knyttes til et større geografisk område enn den aktuelle rettskretsen. Der det ligger til rette for felles ledelse og dette etter en helhetsvurdering vil innebærer klare fordeler, foreligger særlige grunner som kan tilsi at det etableres felles ledelse istedenfor å utnevne ny leder for en enkeltstående domstol. 2
Med den stadig mer pressede situasjon for finansieringen av domstolenes drift, kan terskelen for etablering av felles ledelse ikke ligge for høyt. (..) Styret er klar over at mange ansatte og andre som ønsker opprettholdelse av sin lokale domstol, er engstelige for at felles ledelse er et første skritt mot nedleggelse av domstolen. Avgjørelsen av domstolstrukturen i Norge er et politisk spørsmål som avgjøres av Stortinget. Det er ikke styrets intensjon med felles ledelse å påvirke den framtidige domstolstrukturen i Norge. Etablering av felles ledelse er utelukkende et tiltak for å optimalisere driften og opprettholde kvaliteten for derigjennom å sikre et godt domstoltilbud for befolkningen. Felles ledelse er per i dag etablert som fast ordning for til sammen tretten tingretter og ti jordskifteretter. Seks sorenskrivere og fem jordskifterettsledere har siden mai 2017 blitt utnevnt som fast felles domstolleder. I tillegg til å vurdere fast felles ledelse mellom Alta tingrett og Hammerfest tingrett, vurderes det også etablering av fast felles ledelse mellom Haugaland tingrett og Sunnhordland tingrett. Jf. sak 19/023 vurderes det også fast felles ledelse for Indre Finnmark tingrett og Øst-Finnmark tingrett. 2. Saksopplysninger Sorenskriveren ved Hammerfest tingrett tiltrådte en ett-årig konstitusjon som lagdommer ved Hålogaland lagmannsrett fra 01.04.2019. I forkant av dette var det dialog mellom sorenskriveren og DA, der DA ble orientert om at dersom han etter konstitusjonen skal tilbake til Hammerfest tingrett, er han villig til å tiltre stilling som tingrettsdommer istedenfor stilling som sorenskriver ved Hammerfest tingrett. Sorenskriveren ved Alta tingrett blir pensjonist høsten 2019. Han er nå konstituert som sorenskriver ved Hammerfest tingrett fra 01.04.2019 og fram til han fratrer høsten 2019. Dette har han sagt ja til som en overgangsordning inntil ny ledelse er avklart. Fra 01.04.2019 er det således etablert en midlertidig ordning med felles sorenskriver for Alta tingrett og Hammerfest tingrett i påvente av styrets vedtak om en eventuell fast ordning. DA har vært i dialog med domstollederne og medabreiderne i de to domstolene. DA besøkte Alta tingrett 21.03.2019 og Hammerfest tingrett 22.03.2019, og møtte da alle medarbeiderne. Tema for møtene var etablering av felles ledelse for de to domstolene, og det ble fra domstolene stilt spørsmål om blant annet domstolenes ressurssituasjon og teknisk utstyr. Etter dialog mellom DA og de to domstollederne ble det konkludert med at det ikke har vært behov for å møte lokale aktører/interessenter i denne sammenhengen, da felles ledelse i dette konkrete tilfellet ikke oppfattes som kontroversielt. Domstollederne har god kontakt med lokale aktører/interessenter, og lokalt er man opptatt av at rettsstedet består. Hammerfest tingrett har totalt fem medarbeidere, derav sorenskriver, en tingrettsdommer og tre saksbehandlere. Rettskretsen omfatter kommunene Hammerfest, Hasvik, Kvalsund, Nordkapp og Måsøy med til sammen ca. 17 000 innbyggere. Domstolen er lokalisert i Hammerfest. Alta tingrett har totalt sju medarbeidere, derav sorenskriver, to dommerfullmektiger og fire saksbehandlere. Rettskretsen omfatter kommunene Alta og Loppa med til sammen ca. 21 500 innbyggere. Domstolen er lokalisert i Alta. 2.1 Domstolleders stilling ved overgang til felles ledelse I tilfeller der det etableres fast felles ledelse vil stilling som fast felles domstolleder bli kunngjort, og Innstillingsrådet vedtar en innstilling før utnevnelse ved Kongen i statsråd. Dersom domstolleder i en 3
domstol som inngår i felles ledelse skulle søke, men ikke bli tilbudt stillingen som felles sorenskriver, beholder hun/han embetsstilling i sin nåværende tingrett med fortsatt stillingsbetegnelse sorenskriver (uten lederansvar) og med lønn som sorenskriver. 3. Vurdering av felles ledelse for Hammerfest tingrett og Alta tingrett I forskrift om felles faste dommerstillinger) 3-1 andre setning (jf. styresak 15/049) framgår det at DA i «særlige tilfeller» kan fastsette at to eller flere domstoler skal ha felles domstolleder. Ved hver ledighet i domstollederstilling i tingrett eller jordskifterett, gjør DA en vurdering av utfordringer knyttet til ressursutnyttelse og sårbarhet. Videre hvordan et større fagmiljø vil kunne gi mer samordnede rutiner og administrative ressurser, og om man for dommerne vil oppnå et større fagmiljø som gir en bedre utnyttelse av dommerressursene samlet sett. Domstolens størrelse, sammensetning av bemanning, ressurssituasjon og saksavvikling er faktorer som vurderes ved de aktuelle domstoler. Dette, sammen med styrevedtak om at felles ledelse skal vurderes der dette er mulig, vurderes av direktør å oppfylle forskriftens bestemmelser om «særlige tilfeller». Hvorvidt det er tilslutning lokalt til etablering av felles ledelse er også med i direktørens vurdering. Ved felles ledelse mellom disse to domstolene gis det mulighet til bedre ressursutnyttelse, mindre sårbarhet og mer effektiv saksbehandling. Umiddelbare økonomiske innsparinger er ikke en målsetting i første omgang, men på noe sikt skal felles ledelse kunne gi ressursmessige innsparinger. Etablering av felles ledelse vil således styrke den framtidige driften av begge domstolene. De to domstolene har for øvrig begge en liten bemanning både med hensyn til dømmende og administrative funksjoner. Det legges til grunn at dommerne i de to tingrettene, på frivillig basis, vil kunne ta saker i den andre tingretten i noen tilfeller når dette er nødvendig ut i fra ressurssituasjonen. Digitalisering og nye arbeidsmåter vil på sikt kunne gi mer fleksibilitet domstolene imellom. Dersom en fast ordning med felles ledelse ved Hammerfest tingrett og Alta tingrett etableres, vil nye dommere bli utnevnt som felles dommer for de to domstolene. Slik vil fleksibiliteten i de to domstolene øke over tid. Felles ledelse vil også medføre bedre tilgang til et større og bredere faglig miljø både for dommerne og for de øvrige ansatte. På denne måten styrkes det faglige arbeidet ved begge domstolene. Det må også i denne sammenhengen nevnes at det over tid har vært noen utfordringer i forhold til stabilitet og rekruttering av medarbeidere ved Hammerfest tingrett. Felles ledelse vil i denne konkrete situasjonen bidra til mindre sårbarhet i forhold til bemanning, da man lettere vil kunne se sammenhenger når det gjelder ressurser, kapasitet og kompetanse for de to domstolene. De to domstolene har for øvrig allerede erfaring over noe tid med å samarbeide, utveksle kapasitet, erfaringer og kompetanse, og medarbeiderne kjenner hverandre. Dette gir et godt grunnlag for et utvidet samarbeid gjennom felles ledelse, og medarbeiderne i de to domstolene er positive til etablering av felles ledelse som en fast ordning. 4. Involvering av medarbeidere og arbeidstakerorganisasjoner Det har over noe tid vært dialog mellom DA og sorenskriverne i de to domstolene for å avklare om det fantes grunnlag for å vurdere felles ledelse i dette tilfellet. DA ba i e-post 08.02.2019 domstollederne om å orientere sine medarbeidere om at etablering av fast felles ledelse ved Hammerfest tingrett og Alta tingrett vill bli vurdert. DA orienterte arbeidstakerorganisasjonene (Samarbeidsrådets medlemmer) i e-post 8. februar 2019 om at DA vil vurdere om de skal etableres fast felles ledelse ved Hammerfest tingrett og Alta tingrett, og i Samarbeidsrådets møte 20. februar 2019 ble organisasjonene nærmere orientert om saken. 4
Organisasjonene involveres for øvrig i henhold til hovedavtalens bestemmelser om medbestemmelse. I møtene 21.03.2019 i Alta og 22.03.2019 i Hammerfest uttrykte medarbeiderne i begge domstolene seg positive til felles ledelse. Medarbeiderne fokuserer i denne sammenhengen på blant annet mulighetene for et større fagmiljø og mindre sårbarhet i de to domstolene. At felles ledelse også gir et grunnlag for å vurdere ressurssituasjonen samlet sett for de to domstolene og mulighetene innen digitale domstoler vektlegges også av medarbeiderne. Det har ikke i etterkant av møtene i mars kommet noen ytterligere innspill vedrørende fast felles ledelse for de to domstolene. Direktørens innstilling: Styret beslutter etablering av fast felles ledelse for Alta tingrett og Hammerfest tingrett. Ordningen etableres så snart fast felles sorenskriver er utnevnt. 26.04.2019 Sven Marius Urke direktør Kari Berget avdelingsdirektør 5