Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: 25.09.2019, Tidspunkt: fra kl. 17.30 til kl. 19.30 Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Fra til saksnr.: 19/31 19/41 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder x Inger-Christin Torp, AP, nestleder x Per Hugo Samuelsen, Ap x Else Marie Hagen, Pp Meldt forfall Ellen Opstad Atle Larsen x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Konst. daglig leder Jolanta Betker og forvaltningsrevisor Odd Henning Aure. Møtende fra administrasjonen: Controller Linn Gjerlaugsen (alle saker), Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Det var ingen saker som krevdes lukking.. Per Gunnar Stordal (leder). Inger-Christin Torp (nestleder)
Kontrollutvalget Sarpsborgs møte 25.09.2019 Sakliste PS 19/31 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 19/32 Godkjenning av protokoll fra møte 12.06 2019 PS 19/33 Forvaltningsrevisjon "Antikorrupsjonsarbeid" PS 19/34 Statusrapportering etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2019 PS 19/35 PS 19/36 PS 19/37 Informasjon - restanseprosjekter - forvaltningsrevisjon Workshop risiko- og vesentlighetsvurderinger Overordnet revisjonstrategi for 2019 - Regnskapsrevisjon PS 19/38 Justering av plan for selskapskontrollen 2016-2019 - 27 samarbeid IUA utgår PS 19/39 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet 2020 PS 19/40 PS 19/41 Referater og meldinger Eventuelt PS 19/31 Godkjenning av innkalling og saksliste 1. (saken legges frem uten innstilling) Ingen merknader til innkalling eller saksliste Innkallingen og saksliste godkjennes. PS 19/32 Godkjenning av protokoll fra møte 12.06 2019 1. Protokoll fra møte 12.06 2019, godkjennes en. 1. Protokoll fra møte 12.06 2019, godkjennes
PS 19/33 Forvaltningsrevisjon "Antikorrupsjonsarbeid" 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Antikorrupsjonsarbeid», samt kommunedirektørens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Antikorrupsjonsarbeid» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de fem anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: Påser at alle med politiske verv og ansatte i ledende stillinger registrerer seg i Styrevervregisteret. - Kommunen bør vurdere om også andre ansatte som ikke har ledende stillinger bør oppfordres til å registrere seg dersom de har verv eller eierinteresser - Alle kontrollutvalgsmedlemmer bør registrere seg i Styrevervregisteret - Ansatte som er involvert i innkjøpsprosesser bør registrere seg i Styrevervsregisteret hvis de har verv eller eierinteresser Skal kommunen etablere en retningslinje/prosedyre/rutine e.l. for kjøp fra virksomheter hvor ansatte eller folkevalgte har interesser. Kommunen skal vurdere om risiko for uetisk atferd og korrupsjon skal inngå som et fast element i risikovurderinger for alle virksomhetene i kommunen. Virksomheter det er forbundet særlig risiko ved, skal kartlegge risiko for uetisk atferd og korrupsjon og iverksette tiltak om nødvendig. Kommunen skal vurderer om nytilsatte skal skrive under på at de vil følge de etiske retningslinjene. Kommunen skal vurdere å innføre et lobbyregister. 2: Bystyret ber forvaltningsrevisjonen om å utarbeide en oppfølgingsrapport ett år etter bystyrets vedtak. Forvaltningsrevisjonen skal rapportere til kontrollutvalget høsten 2020 om hvordan administrasjonen har fulgt opp rapportens Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Revisor informerte om de funn og anbefalinger som er funnet i forvaltningsrevisjonsrapporten. Inger-Christin Torp fremmet forslag om å legge til «og eller andre tiltak som øker bevisstheten rundt korrupsjon» i siste kulepunkt i punkt 2.1. Kontrollutvalget var enige i det forslaget. Vedtaket ble som innstillingen med tilleggsforslaget.
1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Antikorrupsjonsarbeid», samt kommunedirektørens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Antikorrupsjonsarbeid» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de fem anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: Påser at alle med politiske verv og ansatte i ledende stillinger registrerer seg i Styrevervregisteret. - Kommunen bør vurdere om også andre ansatte som ikke har ledende stillinger bør oppfordres til å registrere seg dersom de har verv eller eierinteresser - Alle kontrollutvalgsmedlemmer bør registrere seg i Styrevervregisteret - Ansatte som er involvert i innkjøpsprosesser bør registrere seg i Styrevervsregisteret hvis de har verv eller eierinteresser Skal kommunen etablere en retningslinje/prosedyre/rutine e.l. for kjøp fra virksomheter hvor ansatte eller folkevalgte har interesser. Kommunen skal vurdere om risiko for uetisk atferd og korrupsjon skal inngå som et fast element i risikovurderinger for alle virksomhetene i kommunen. Virksomheter det er forbundet særlig risiko ved, skal kartlegge risiko for uetisk atferd og korrupsjon og iverksette tiltak om nødvendig. Kommunen skal vurderer om nytilsatte skal skrive under på at de vil følge de etiske retningslinjene. Kommunen skal vurdere å innføre et lobbyregister, og eller andre tiltak som øker bevisstheten rundt korrupsjon. 2: Bystyret ber forvaltningsrevisjonen om å utarbeide en oppfølgingsrapport ett år etter bystyrets vedtak. Forvaltningsrevisjonen skal rapportere til kontrollutvalget høsten 2020 om hvordan administrasjonen har fulgt opp rapportens Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. PS 19/34 Statusrapportering etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2019 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2019, tas til orientering
1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2019, tas til orientering PS 19/35 Informasjon - restanseprosjekter - forvaltningsrevisjon Saken legges frem uten forslag til vedtak. 1. Informasjonen tas til orientering. PS 19/36 Workshop risiko- og vesentlighetsvurderinger Saken legges frem uten forslag til vedtak. Kontrollutvalget vurderte at restanseprosjektene «Informasjonssikkerhet og Cyberangrep» og «Personvern» fortsatt kan være aktuelle inn i ny forvaltningsrevisjonsplan. Kontrollutvalget la også frem at det kan være risiko ved følgende områder: Hjemmebasert omsorg, tildeling av sykehjemsplasser/tildeling av tjenester, samt hvorvidt tilbud til skoleelever i grunnskolen, eksempelvis leirskoleopphold etc, er gratis. Kontrollutvalget stilte også spørsmål til hvorvidt det medførte riktighet at kommunalt ansatte hadde fortrinnsrett ved tildeling av kommunale barnehageplasser. Kommunens controller var til stede i møtet og besvarte spørsmålet. Hun sa at hun ikke var kjent med at dette var praksis i Sarpsborg kommune. Kontrollutvalget vurderer at følgende områder kan være aktuelle som risikoområder i arbeidet med risiko-vesentlighetsvurdering før plan for forvaltningsrevisjon: «Informasjonssikerhet og cyberangrep» «Personvern» «Hjemmebasert omsorg» «Tildeling av sykehjemsplasser/tildeling av helsetjenester/pårørendeoppfølging» «Grunnskole brukerbetaling ved skoletilbud» PS 19/37 Overordnet revisjonstrategi for 2019 - Regnskapsrevisjon 1. Overordnet revisjonstrategi for 2019, tas til orientering
1. Overordnet revisjonstrategi for 2019, tas til orientering PS 19/38 Justering av plan for selskapskontrollen 2016-2019 - 27 samarbeid IUA utgår 1. Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA), utgår av plan for selskapskontroll 2. Ubenyttede ressurser overføres til arbeidet med ny overordnet analyse og plan for neste planperiode 2020 2023. 1. Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA), utgår av plan for selskapskontroll 2. Ubenyttede ressurser overføres til arbeidet med ny overordnet analyse og plan for neste planperiode 2020 2023. PS 19/39 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet 2020 1. Samlet budsjett for kontrollarbeidet 2020 med en kostnadsramme på kr. 3 956 240,-, vedtas, 2. Budsjett for kontrollarbeidet 2020 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 2 i Forskrift om kontrollutvalg og revisjon». 1. Samlet budsjett for kontrollarbeidet 2020 med en kostnadsramme på kr. 3 956 240,-, vedtas, 2. Budsjett for kontrollarbeidet 2020 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 2 i Forskrift om kontrollutvalg og revisjon».
PS 19/40 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger kan tas til orientering. 1. Referater og meldinger kan tas til orientering PS 19/41 Eventuelt Leder takket utvalget for godt samarbeid i valgperioden som har vært.