ÅRSRAPPORT 2015 TJENESTELEVERANSE

Tongane, 5590 Etne ÅRSRAPPORT 2015 TJENESTELEVERANSE ORGANISERING AV ØYANE ASVO AS: Selskapet er eigd 50% av Etne Kommune og 50% av Vindafjord Kommune. Ordførerne Siri Klokkerstuen (Sigve Sørheim til sept.-15 ) og Ole Johan Vierdal utgjør generalforsamling. Øyane Asvo AS er Etne og Vindafjord kommune sin attføring og vekstbedrift, som skal gi menneske som fell utanfor det ordinære arbeidslivet et meningsfylt arbeid og en utviklende arbeidstrening. Styret for 2015: Harald Lindevik styreleder, Terje Halleland nestleder, Alf Birkenes, Kari Synnøve Velde Haugen og Reidar Håvås styremedlemmer Gerd Sørhus, Wenche Lilleland og Elin Øyjord Rødne varamedlemmer. Daglig leder: Siv Bente Stople Østbø Personalleder/attføringsleder: Sollaug Rafdal Eljervik Vaskerileder: Gro Marie Jespersen Arbeidsledere VTA og APS: Sollaug R. Eljervik, Gro Marie Jespersen, Kåre Sørheim, Sylvi Sørheim, Tone Elisabeth Vae, Reidun Vae Holmen Tillitsvalgt ordinær: Reidun Vae Holmen Tillitsvalgt VTA/APS: Kåre Sørheim Ordinært tilsette: 19 stillinger - 15 årsverk. 9 menn ( 6 årsv.) og 10 kvinner ( 9 årsv. ) Herav 5,6 stillinger knytta til arbeidslederfunksjon VTA/APS VTA varig tilrettelagt arbeid Øyane Asvo AS har totalt 24 VTA plasser. 15 av disse tilhører Etne kommune, de resterende 9 hører til i Vindafjord kommune. Pr. 01.01.15 hadde vi totalt 27 personer inne på VTA tiltak. Fordelt på 18 hele, og 9 halve plasser. Etne kommune hadde fulle VTA lister her hos oss ut juni måned. Da gikk en av våre deltakere av med pensjon, og den halve plassen har stått ledig siste halvdel av 2015. NAV Etne er ved flere anledninger blitt gjort oppmerksom på dette. Flere kandidater har vært aktuelle, uten at vi har fått endelig innmelding på plass. Fra Vindafjord kommune var 1,5 plass ledig på nyåret 2015. En av våre deltakere økte fra halv til hel plass i april dette året. Resten av 2015 hadde Vindafjord kommune en ledig plass her hos oss. Øyane Asvo har gjort NAV Vindafjord og NAV sentralt i Rogaland oppmerksomme på den ubenytta plassen, og særlig da det var aktuelle deltakere som ønsket denne tiltaksplassen fra Vindafjord. I juli måned fikk vi skriftlig melding fra NAV sentralt i Rogaland, 1

om at det blei innført en midlertidig inntaksstopp i gitt tilsagn på plasser til Vindafjord. Dette pga overforbruk av VTA plasser i andre kommuner i Rogaland. Denne midlertidige stoppen gjaldt frem til 31.12.15 Pr 31.12.15 har vi 1,5 ledig plass på VTA her hos oss. En plass fra Vindafjord og 0,5 plass fra Etne. Det vil si at vi pr. 31.12.15 er det 26 personer inne på VTA tiltak. Fordelt på 19 hele og 7 halve plasser. APS arbeidspraksis i skjermet virksomhet Øyane Asvo AS har to godkjente APS plasser. Disse tilhører NAV Hordaland. Dette er et tiltak for personer som gjerne trenger litt ekstra tid, personer som har fått sin arbeidsevne nedsatt og som har mer usikre yrkesmessige forutsetninger. Vi observerer og kartlegger. Øyane Asvo gir disse personene bred og tett oppfølging, slik at det kan styrke deltakers mulighet til å komme seg videre, enten i arbeid eller i utdanning. I dette arbeidet benytter vi oss gjerne av hospiteringsbedrifter. Begge disse plassene var fullt opp gjennom hele 2015. Store deler av året har vi også hatt venteliste til dette tiltaket. Totalt åtte personer har vært inne i de to APS plassene i løpet av året. Tre av disse måtte avslutte arbeidspraksisen da helsemessige årsaker tilsa at det ikke var av nytte å fortsette. En gikk over til annen tiltaksordning. En fikk seg arbeidspraksis i ordinær bedrift, den samme bedriften som vedkommende hadde hospitert i, via avtale gjennom Øyane Asvo. De tre siste er ved årets utgang fortsatt tilknyttet Øyane Asvo. For å utvikle og nytte kompetansen rundt tiltaket, bør antall APS plasser her økes til 5 for Etne og Vindafjord kommune. Annen arbeidspraksis: Ølen Vidaregåande skule har hatt to elever med behov for tilrettelagt arbeidspraksis her hos oss i 2015. Disse elevene starter opp med en dag i uka hos oss det første skoleåret. Andre skoleår er de hos oss to dager i uken, og tredje og siste skoleår - tre dager pr uke. Flere elever fra ungdomskolene i Etne og Vindafjord er her i arbeidsveker. Fin anledning til «å vise seg frem» for eventuell sommerjobb, og lære at «alle kan noe, bare en får en mulighet». Noen er kommet til kommunene som flyktning, og språktrening via arbeid er viktig. Etne kommune har leid praksisplasser for noen deltakere som trenger arbeidstrening. Det er fritt for våre eier kommuner å leie praksisplasser på Øyane Asvo. Dette er noe som ikke trenger gå gjennom kommunen sitt NAV kontor, men kan avtales direkte med oss. Vi har også dette året hatt samarbeid med Kriminalomsorgen om arbeidspraksis. FRAVÆR : Tiltaksdeltaker, menn FRAVÆR: Tiltaksdeltaker, kvinner Mulige dagsverk 2015: 2563 Mulige dagsverk 2015: 1664 Fravær 1-3 dager: 48 Fravær 1-3 dager: 43 Fravær 4-16 dager: 112 Fravær 4-16 dager: 54 Fravær mer enn 16 dager: 342 Fravær mer enn 16 dager: 309 Faktisk utførte dagsverk: 2061 Faktisk utførte dagsverk: 1258 Sum fravær: 502 Sum fravær: 406 Totalt fravær: 19,5% Totalt fravær: 24,4% Hvis vi sammenligner med tall fra 2014, ser vi at det totale fraværet for menn har gått ned fra 24.9% til 19,5%. Fraværet for kvinner har gått opp 17,8% til 24,4%. Tre av kvinnene og to av mennene har vært langtidssykemeldte. Tre andre tiltaksdeltakere har hatt flere lengre fraværs perioder, av sammensatte årsaker. 2

RAPPORTERING Det ble sendt rapporter som avtalt på de 8 deltakerne i våre to APS plasser, det vil si hver tredje måned. Hos flere av deltakerne har det vært behov for enda tettere oppfølging og rapportering gjennom året. I tillegg til denne rapporteringen skal vi to ganger årlig rapportere inn til NAV sentralt hvilke resultater vi har oppnådd med våre APS deltakere. For de som er inne på en VTA plass, er det i løpet av høsten sendt inn års-rapporter på alle tiltaksdeltakerne. INDIVIDUELLE AKTIVITETSPLANER: De individuelle aktivitetsplanene har vi holdt «levende» gjennom hele året. For APS deltakerne våre skal denne evalueres og justeres hver tredje måned. Vi har erfart gjennom 2015 at dette må gjøres oftere, gjerne hver måned. Og for enkelte av deltakere våre har det vært behov for en evaluering/justering hver uke. Det lokale NAV kontoret kommer med konkrete bestillinger på hvilke områder de ønsker at APS deltakeren skal prøves ut i. Disse bestillingene fra NAV blir så lagt inn i den individuelle aktivitetsplanen, og jobba med i hverdagen her hos oss. For våre VTA deltakere evaluerer vi den individuelle aktivitetsplanen en gang årlig. For noen av disse deltakerne har det også vært behov for flere evalueringer og justeringer i året som er gått. I aktivitetsplanen omtaler vi et hovedmål, som det jobbes mot. På veien mot dette hovedmålet, blir det stadig satt nye delmål. I dette arbeidet har deltaker selv, stor påvirkningskraft. Vi måler hvor mange av tiltaksdeltakerne som oppnår hovedmål, og hvor mange som oppnår delmål. Dette skal så rapporteres til NAV sentralt. RESULTAT fra de individuelle aktivitetsplanene: APS: 57,5 % har oppnådd hovedmål og 60 % har oppnådd delmål Hovedmål for APS deltakerne har vært å få seg arbeid i det ordinære arbeidsmarkedet, videre skolegang eller en avklaring av restarbeidsevne. I løpet av 2015 har vi hatt totalt 8 deltakere til de to plassene vi har på denne type tiltak. Hvis vi ser på tall fra 2014, har vi omtrent samme resultat når det gjelder oppnådde hovedmål. Delmål er det noen færre som har oppnådd i 2015, enn året før. Hovedårsaken til dette er at flere av deltakerne har hatt såpass store helseutfordring, at de har måttet avslutte tiltaket. VTA: 84,5 % har oppnådd hovedmål og 84 % har oppnådd delmål Hovedmål for en VTA deltaker har dreid seg om å ha en trygg arbeidsplass å gå til, at en trives i hverdagen, og at arbeidsplassen er godt tilrettelagt etc. Når vi sammenligner med tall fra 2015, ser vi at 4,5% flere har oppnådd hovedmål i 2015. Oppnådde delmål har også økt noe dette året, fra 82% i 2014 til 84% nå i 2015. UNDERSØKELSER I september måned hadde vi ute en kundeundersøkelse. Dette er en undersøkelse som er retta mot våre interesse-parter innen tjenesteleveransen. Det vil si våre to eier-kommuner, samt NAV kontora i Etne og Vindafjord. Øyane Asvo sendte som vanlig ut totalt åtte spørreskjemaer. Vanligvis får vi i retur 80-90% av utsendte skjema, med klare og greie tilbakemeldinger. Men dette året fikk vi kun tre besvarelser i retur. Og i to av disse tilbakemeldingene ser vi at kunde har tenkt vare-leveranse, og ikke tiltaksdeltaker, når de har svart på undersøkelsen. Dette må vi ta lærdom av, og sende ved en forklaring når undersøkelsen skal ut på ny, høsten-16. 3

I september måned gjennomførte vi også en trivsel-undersøkelse blant deltakerne våre på VTA og APS tiltak. Dette for å kartlegge hvordan deltakerne har det her hos oss på Øyane Asvo. Den inneholdt 10 påstander der deltakeren skulle svare om de var enig, eller uenig i. De som hadde behov for det, fikk hjelp av sin arbeidsleder til besvarelsen. Av 26 mulige svar, fikk vi inn igjen 21. Undersøkelsen var selvsagt anonym, besvarelsen ble lagt i låst postkasse. Siden denne undersøkelsen de siste årene har slått veldig positivt ut for oss, var vi spente på resultatet denne gang. Men vi ser at resultatet for 2015 også er svært tilfredsstillende. Resultat av undersøkelsen er vedlagt. I desember måned, tok vi en evaluering av deltakermedvirkning. Denne omtaler hvorvidt deltaker mener han har innflytelse i hverdagen her hos oss. Ut fra de svarene vi fikk, har vi notert oss at vi må se nærmere på den enkelte deltakers mulighet til å påvirke egen arbeidshverdag. MEDARBEIDERSAMTALER: I løpet av høsten har alle tiltaksdeltakere hatt medarbeidersamtaler med «sin» arbeidsleder. Resultatet av disse viser at de fleste er svært godt fornøyd med arbeidsdagen sin ved Øyane Asvo. I denne samtalen blir arbeidsleder og deltaker enige om hva det bør jobbes mer med, eller hvilke endringer som bør gjøres det neste året. Slike endringer kommer gjerne inn i den individuelle aktivitetsplanen, og jobbes videre med der. Resultatene fra medarbeidersamtalene er også tema på arbeidsleder/ledermøte i etterkant. KOMPETANSEHEVING: Vi har vår egen opplæringsplan. Denne er en del av årsplanen vår, og kommer på plass i starten på året. Opplæringsplanen omtaler opplæring og utvikling av alle ansatte, både tiltaksdeltakere og ordinært tilsette. Opplæring/kurs 2015: Fagkonferansen-Vekstakademiet: Fire av de ordinært tilsette deltok på dette. Her var det forelesninger i tema som «hvordan kvalitetssikre det attføringsfaglige arbeidet», «Tenk nytt, nå frem, bygg omdømme» og «psykiske helseutfordringer og arbeid» Rutine - og sikkerhetsforståelse: Dette var et kurs som var retta mot våre deltakere. Her skulle vi oppfriske «gamle kunnskaper» og ha en gjennomgang på ulike rutiner: regler for lessing/lossing, samt generelle sikkerhetsrutiner, som rømningsveier alarmer etc. Om lag halvparten av tiltaksdeltakerne gjennomførte dette kurset i 2014. Derfor satte vi dette opp på planen igjen for 2015, slik at resten av deltakerne fikk mulighet til repetere slik viktig kunnskap. Godkjenningskurs for elektro-medisinsk utstyr: En ordinært tilsett tok dette nettbaserte kurset, og avslutta med en sertifiseringsdag v/nav hjelpemiddel-sentral i Bergen. Daglig leder har gjennomført pliktig HMS-lederkurs og Brannvernlederkurs, samt kurs i budsjett -og likviditetsstyring. ASVL høstsamling: To av de ordinært tilsette deltok på denne samlingen. De fikk med seg omvisning på Os Asvo, «personal og arbeids-jus», og «vekststrategi og et uforutsigbart NAV» Vaktmesterkurs: To av våre tilsette deltok på dette en-dagers kurset. Bedriftsnettverk: En fra administrasjonen deltok våren-15, samt høst-15 Resertifisering sjåfør: Tre av våre sjåfører var på kurs i en uke, v/ fornying av kjørekort for vare-lastebil. Sikkerhetskurs: To av våre sjåfører har gjennomført slikt kurs, for å få adgangskort hos kunde. 4

På kompetansehevingsplanen for 2015 hadde vi satt opp kurset «Asberger Syndrom», som var retta mot arbeidsledere. Dette vil bli satt opp igjen på kursplan 2016. Opplæringsplanen for 2015 omtalte også at vi skulle gjennomføre et kurs i «hygiene - kost og fysisk aktivitet», retta mot deltaksdeltakerne. Helsesøster i Etne kommune skulle holde dette kurset, av ulike årsaker måtte hun utsette dette. Kurset er nå satt opp til 18. og 25. januar i 2016. Når vi har avviklet kurs ved bedriften, eller sendt noen av arbeidstakerne på kurs, kommuniserer vi alltid den nye kunnskapen med våre kollegaer i etterkant, både for evaluering og selvutvikling. Det blei i 2015 brukt totalt 34 dager på opplæring av personell. I tillegg fikk tiltaksdeltakerne totalt 6 dagers kursing/opplæring i rutine/sikkerhetsforståelse. KLAGER/TILBAKEMELDINGER: Vi har tilbakemeldings-skjemaer lett tilgjengelig ved alle avdelinger. Arbeidstakerne har ved flere anledninger blitt oppfordret til å benytte disse. I løpet av hele 2015 har vi fått inn kun et par skriftlige tilbakemeldinger. En av grunnene til dette kan nok være at de fleste problemstillinger som oppstår, blir løst der og da. Slike tilbakemeldinger kan en velge å melde inn anonymt (i postkassa) hvis en ønsker det. Det avhenger av tilbakemeldingens art, hvordan den blir behandlet. Ved «enklere» saker tas disse opp i arbeidsledermøte, hvor de blir behandlet. En tilbakemelding blir gitt, enten direkte til innmelder, eller i et allmannamøte hvis saken gjelder flere. Ved «tyngre» saker, blir disse behandlet i et ledermøte. Er saken «stor nok», må den helt til bedriftens styre. I alle saker er det selvsagt tilbakemeldinger, samt evalueringer der det er behov. UTVIKLINGSPROSJEKT: Kurs/møte lokaler: Dette året har vi fått laget et egnet rom til dette formålet. Vi har flyttet en vegg - kjøpt inn møbler, samt PC, lerret og prosjektor. Slik at vi nå kan ha bedre, og mer visuell intern opplæring av tiltaksdeltaker og ordinært tilsett. Felles hjelpemiddellager: I løpet av 2015 er hjelpemiddellageret både for Etne og Vindafjord kommune, blitt midlertidig samla i ledige lokaler på Øyane Asvo AS. Dette har ført til at vi har fått utvida alternative arbeidsoppgaver til deltaker, med lagerregistrering, monteringsarbeid og vedlikehold av hjelpemidler. Etne kommune har vedtatt at lageret skal fortsette å være i våre lokaler. Mens Vindafjord ser på dette som en midlertidig løsning, og ønsker lageret tilbake til egen kommune. For en rasjonell og kvalitetsmessig hjelpemiddelhandtering for våre eierkommuner og de som skal ha dette som sitt arbeid, håper vi at felleslageret kan bli her. FORBEDRINGSPROSJEKT: Dette året har vi dokumentert følgende prosjekter: Flytting av arbeidsstasjon: Ved arbeidsstasjonen vi har midt i lokalet på rein side i vaskeriet er det mye støy. Med bråk fra både kles-ruller og brettemaskiner. Denne stasjonen blei denne høsten flytta ned mot institusjonsavdelingen. Vi har fått god tilbakemelding i etterkant, fra deltakerne som har sin faste arbeidsdag her. Støypt rampe: To av portene våre på urein side har manglet rampe. Dette har ført til at det har vært tungt å kjøre tøy-traller inn/ut her, når bilene kommer inn med skittent tøy. Nå er dette arbeidet blitt mye lettere. Det er også blitt enklere for trucken å komme til med såpe-middel. Rutine-sikkerhetsbeskrivelser: Vi så at det var nødvendig med regler rundt av/pålessing prosessen. Vi laget oss en prosedyre på dette, og hadde gjennomgang med alle sjåfører/sidemenn. Prosedyren henger lett tilgjengelig ved alle porter. Vi hadde en gjennomgang for å repetere/friske opp denne kunnskapen i desember måned. 5

Makulering: Rydda oss en egnet plass for makulering. Dette er tenkt å være en arbeidsstasjon vi kan «ty» til, hvis noen av våre deltakere må vente på andre oppgaver. Av/Pålessing: Mye av lessing/lossing har foregått fra portene inne i produksjonslokalene, dette har ført til kald trekk/støy for produksjonsarbeiderne. Sjåførene har nå tatt i bruk et siderom til dette arbeidet, slik at vaskeriet nå har en jevnere temperatur. Arbeids-tøy/sko og avlastningsmatter: I løpet av 2015 er det foretatt en del innkjøp av «riktig» arbeidstøy til sjåførene våre, som er ute i ulikt vær og temperaturer. Det er også handla inn nye avlastningsmatter til mange av arbeidsstasjonene inne i vaskeriet. Tøy-traller: Bedriften har gått til anskaffelse av ca 30 traller for oppbevaring av hotell-tøy. Å lagre tøy på traller i stedet for på faste hyller, letter arbeidet for personellet inne i vaskeriet. Mange av de gamle trallene våre har fått nye hjulsett/bremser for lettere og tryggere manøvrering. Innkjøp av hev/senk bord: Vi gikk til innkjøp av et hev/senk bord for å lette monteringsarbeidet inne på vår pakkeavdeling. Det kan være stor variasjon i hva som blir pakket her, fra små ljåblad til store ved-stabler. Med et hev/senk bord kan arbeidsplassen justeres alt etter behov, og tilpasses for arbeidere med rullestol. EVALUERING AV TJENESTELEVERANSEN: I desember foretok vi en evaluering av tjenesteleveransen vår for 2015. Slik evaluering skal foretas årlig. Evalueringen skal belyse forhold som: «er våre tjenester godt nok kjent for potensielle brukere?», «har vi støtt på hindringer for å kunne tilby helhetlige tjenester?» etc. Vi har faste møter med NAV Etne. Vi ser at dette er svært viktig, slik at vi felles kan gi deltaker god og tett oppfølging. Slike faste møter har vi ikke med NAV Vindafjord. Dette er noe vi må prøve å få på plass i året som kommer. RÅDGIVENDE UTVALG Øyane Asvo kalte inn til ett RU møte i året som gikk. Dette møtet var i midten av juni. Møtet var et videomøte med NAV Tiltak, Intro og Marked Bergen. Med på dette møtet var også en saksbehandler fra NAV Etne, samt personalleder og en arbeidsleder fra Øyane Asvo AS. På dette møtet hadde vi en gjennomgang av status på alle deltakerne som er inne på de ulike tiltaka. Her var NAV spesielt interessert i status på APS deltakerne. Vi hadde og en gjennomgang på hvordan rapporteringen vår hadde vært dette året. En av tilbakemeldingene vi fikk, var at det i en rapport gjerne kan stå noe om deltakers utviklings-potensiale. NAV TILTAK, INTRO OG MARKED Den 6. oktober innkalte denne NAV avdelingen oss til et samarbeidsmøte i Bergen. Saker som var oppe på møtet: - Status på arbeidsmarkedet - Nye tiltaksordninger - Status på vår kvalitetssikring ( equass ) - Gjennomtrekken i APS tiltaket - Øyane Asvo sin rapportering Daglig leder og en arbeidsleder deltok fra Øyane Asvo AS. 6

ANSVARSGRUPPEMØTER: Også dette året har vi deltatt jevnlig på ansvarsgruppemøter. Det er den enkelte deltakers hjemkommune, som kaller inn til disse møtene. Disse samarbeidsmøtene blir holdt hvert halvår, og det er arbeidsleder og/eller personalleder som deltar fra Ø.A. Andre som kan delta på slike møter er: sosialkontor, lege, pårørende, representant fra kommunen og deltaker selv. Ulike problemstillinger som vedrører den enkeltes hverdag blir belyst her. Er det ting som bør justeres/endres, er alle interesse-parter involvert i hvordan vi best mulig kan løse dette. HOSPITERINGSAVTALER: Også dette året har vi hatt APS deltakere ute i hospitering i Etne. En av deltakerne våre fikk seg ordinær arbeidspraksis hos bedriften etter endt utprøving i hospiteringsperiode. VERNERUNDER: Vi har hatt flere vernerunder gjennom året. Der har vi sett på feil, mangler, orden etc. Dette gjelder både HMS relaterte saker og mer maskin-tekniske saker. Vi tar også kontakt med arbeidstakerne på disse rundene, for å høre om de har noe som bør endres/fikses etc. Sakene er notert på en liste med tidsfrist og ansvarlig for utførelse. På denne måten er mange «småting» blitt tatt tak i, og rettet opp i. Det er daglig leder, verneombud, personalleder og teknisk ansvarlig som gjennomfører vernerundene. VELFERD: Vi har et eget velferdsutvalg med tre arbeidstakere, en tiltaksdeltaker og to ordinært tilsette. Velferds-komiteen på huset fikk i oppdrag å skape litt påskestemning. Slik ble det både påske-egg, påske-harer og gule blomster i kantina. Og selvsagt måtte vi ha skikkelig påske-lunsj, med all den gode maten som hører til der. Vi arrangerte grillfest/sommeravslutning ute på Olav Vik stiftelsen, 16.juni. Der var det god plass til alle de 27 påmeldte. Det blei grill-kos, leker og premieutdeling til langt på kveld. Fredag den 11.desember var det tid for julebord. Dette året inviterte bedriften alle ansatte og styret m/følge til Sauda Fjordhotell, Øyane Asvo stod også for busstransport til/fra Sauda. De som ønsket det, fikk rimelig overnatting der inne. Vi koste oss med god tradisjonell julemat. Etterpå var det dans til levende musikk. Vi har mange «danseglade» i bedriften, så dansegulvet var mer enn fullt til tider. Det har vært mange positive tilbakemeldinger i etterkant, både fra tiltaksdeltakere og de ordinært tilsette. I adventsmåneden hadde vi også i år vår egen kalender. Vi har to gode pauser i løpet av dagen, de fleste av disse med brødmat (smøremat). Men hver mandag har vi salat/suppe til lunsj. Mens vi har en varmrett i lunsjpausen hver fredag. Og selvsagt har vi også i år markert bursdager. 7