VEFSN KOMMUNE Saksbehandler: Kari Sofie Gjessing Tlf: 75 10 12 50 Arkiv: 400 Arkivsaksnr.: 13/2207-3 ELEKTRONISK KJØREBOK - TJENESTEBILER ::: Sett inn innstillingen under denne linja. NB NB NB KKE RØR DENNE LINJA Rådmannens forslag til vedtak: Det innføres overgang fra manuelt ført kjørebok til elektronisk ført kjørebok i Vefsn kommunes tjenestebiler Formålet med elektronisk kjørebok er å kunne dokumentere bruk av kommunens tjenestebiler. Det vil bli utarbeidet eget skjema hvor hensikt og formål framgår Kommunen innhenter anbud på innkjøp og levering av elektronisk kjørebok til kommunens tjenestebiler Utgiftene til elektronisk kjørebok belastes den enkelte driftsenhet Begrunnelse: Ved tilsyn fra skattemyndighetene har kommunen plikt til å kunne dokumentere all bruk av bedriftens tjenestebiler. Dokumentasjon som vektlegges av skattemyndighetene er en riktig ført kjørebok som redegjør for den totalt utkjørte distanse i løpet av året, og som viser at all kjøring er yrkeskjøring. ::: Sett inn innstillingen over denne linja. NB NB NB IKKE RØR DENNE LINJA... Sett inn sakutredningen under denne linja NB >NB IKKE RØR DENNE LINJA MILJØ Medfører saken miljøkonsekvenser? LIKESTILLING Berører saken likestillingsproblematikk? PLANFORANKRING Er saken forankret i kommuneplanen? DELEGASJON Er saken i tråd med delegasjonsreglementet? BUDSJETT Medfører saken budsjettregulering? Hvis ja klargjør kort: Hvis ja klargjør kort: Angi her i hvilken del, evt. i hvilken annen plan. Hvis nei, skal delegasj.reglementet endres? (angi i tilfellet hvordan) Hvis ja så skal reguleringen framgå i saksframlegget. Vefsn kommune eier/leaser flere tjenestebiler til bruk for ansatte på grunn av tjenestens art og organisering. Bilene brukes til ulike formål i arbeidstiden. I noen særskilte tilfeller tar arbeidstaker bilen med hjem, dette gjelder for ansatte som har vakt. Ellers gjelder reglene at tjenestebilene kun skal benyttes i utøvelsen av selve yrket. Det er imidlertid gitt åpning for å låne bil gjennom avtale med leder og utfylling av lånekort. Dette gjelder for sporadisk adgang til privat bruk, som for eksempel at arbeidstakeren en dag låner arbeidsgiverens bil for å flytte sitt private innbo. Har ansatte mer enn sporadisk adgang til privat bruk, utløses det fordelsbeskatning etter skatteetatens standardregler.
Ved tilsyn fra skattemyndighetene må kommunen kunne dokumentere all bruk av bedriftens tjenestebiler. Dokumentasjon som vektlegges av skattemyndighetene er en riktig ført kjørebok som redegjør for den totalt utkjørte distanse i løpet av året, og som viser at all kjøring er yrkeskjøring. Det legges ikke stor vekt på utsagn fra/avtale med arbeidsgiver om at arbeidstaker ikke har tillatelse til å kjøre bilen privat, med mindre arbeidsgiveren har hatt tilfredsstillende kontroll med at den faktisk ikke er brukt privat. Innføring av elektronisk kjørebok må ses i sammenheng med vern av arbeidstakere som kan bli feilaktig skjønnslignet. Skatteetaten har i flere år hatt fokus på privat bruk av tjenestebiler. Det er ikke lovpålagt å føre kjørebok, men dersom det unnlates og vi får tilsyn fra skattemyndighetene kan det medføre skjønnsligning av arbeidstaker og bøter for arbeidsgiver. Det kan her vises til Trondheim kommune hvor det i juni 2013 ble avdekket brudd på etiske retningslinjer i det to av tjenestebilene ved en rekke anledninger skulle ha blitt brukt som private kjøretøy for kommunalt ansatte. For en bedrift som ikke har dokumentert bruken av tjenestebiler, kan det bety store bøter, og både arbeidstaker og arbeidsgiver kan etterlignes tre år tilbake. Det er skatteyteren som er pålagt å dokumentere bruk av yrkesbil, med omvendt bevisbyrde. Dersom ligningsmyndighetene mener det er grunn til å tro at en bil har blitt brukt uten at det er rapportert inn, må skattyter bevise det motsatte. Hvis kilometerne i telleren ikke kan dokumenteres, fastsetter ligningsmyndighetene bruk og eventuelt straffeskatt etter skjønn. Tjenestebilene i Vefsn kommune skal ha en manuell kjørebok (notatbok) liggende i bilen. I boka skal det føres: - kilometer på bilen ved oppstart - dato - navn på sjåfør - startadresse - sluttadresse - kilometer på bilen ved avlevering - hva oppdraget besto i (evnt om det er privat bruk) Ekstraarbeid/tidkrevende arbeid: Nøyaktig føring av manuelle kjørebøker betyr en del papirarbeid, særlig for ansatte som har mange arbeidsoppdrag i løpet av arbeidsdagen. Hvert eneste oppdrag skal dokumenteres i kjøreboka. Det innebærer at hver start og stopp skal registreres som over. For avdelinger som har mange arbeidsoppdrag i løpet av en vakt (f.eks Hjemmetjenesten) vil dette medføre mye ekstraarbeid. I særskilte tilfeller kan oppbevaring av lister over arbeidsoppdrag være dokumentasjon god nok, såfremt de samkjøres med kjøreboka. Månedlig kontroll: Hver måned skal kilometertelleren leses av og føres inn i kjøreboka av leder/bilansvarlig i enheten/avdelingen, samtidig kontrolleres siste måneds bruk av bilen. Dersom arbeidslister skal erstatte fullgod føring av kjørebok, vil det medføre ekstraarbeid hver måned for den som attesterer (kontroll av arbeidsoppdrag mot oppført kjørelengde pr dag/vakt). Daglig føring av kjørebok: I en travel arbeidshverdag med mange og ulike arbeidsoppdrag er det fort gjort å glemme å sjekke og føre inn kjørelengde ved oppstart til nytt arbeidsoppdrag. En slik forglemmelse fører til at kjøreboka ikke stemmer. Med en elektronisk montert kjørebok i bilen vil samtlige kjøreturer registreres.
Elektronisk kjørebok: Det finnes flere leverandører på området. En leverandør har holdt informasjonsmøte om elektronisk kjørebok, og kommunen har derfor undersøkt litt nærmere hos denne leverandøren mht funksjon og tilleggstjenester. Elektronisk kjørebok er en GPS enhet som er tilkoblet GSM nettet. Denne sender inn turinformasjon og posisjoner regelmessig til systemet. Dataene blir umiddelbart tilgjengelige for kunde via en pålogging på leverandøren sine hjemmesider. Hele produktet monteres enkelt ved å koble seg til batteriet og installere GPS antennen på frontruten. Kjøreboken er meget enkel i bruk og eliminerer risikoen for straffeskatt på ureglementert bruk av yrkesbil. Elektroniske kjørebøker er utviklet til beste for både arbeidsgiver og arbeidstaker. Formålet med elektronisk kjørebok: sikrer at kjøreboken er korrekt, samtlige start- og stoppsteder registreres sikrer at arbeidstakere ikke blir utsatt for feilaktig beskatning for bruk av yrkesbil ivaretar og forenkler oppfyllelsen av de dokumentasjonskrav myndighetene stiller til bedriften og den ansatte bidrar til besparelser og mer effektiv bruk av yrkesbilparken erstatter all manuell dokumentasjon gir 100 % dokumentasjon som godkjennes av myndighetene reduserer sannsynligvis kostnadene på bilparken ved at privat bruk i større grad blir registrert Regelverk: Før en virksomhet begynner å bruke elektroniske sporingsenheter må de kjenne til hvilke plikter de har. Bruken er regulert i følgende lovverk: arbeidsmiljøloven: regulerer på hvilken måte et kontrolltiltak skal drøftes med de tillitsvalgte og informere de ansatte før det iverksettes. Personopplysningsloven: regulerer nærmere arbeidsgiverens plikter samt arbeidstakernes rettigheter. Dette gjelder blant annet arbeidsgivers plikt til å sikre en tilfredsstillende informasjonssikkerhet. Datatilsynet har gjort følgende vurdering mht GPS og sporing i yrkesbiler. Arbeidsgivere som tar i bruk elektroniske sporingsenheter i sine kjøretøy må oppfylle visse plikter. Arbeidstakere bør også vite hvilke rettigheter de har. Hvis formålet er å loggføre når de ansatte kjører og hvor mange kilometer, så gjøres dette for å dokumentere at bilene ikke blir brukt til privat kjøring. Dette har betydning for skattereglene, fordi ansatte må trekkes i skatt hvis arbeidsbilen skal brukes privat. Arbeidsgiveren har en plikt til å dokumentere at bilene ikke brukes privat, og elektronisk kjørebok er en måte å gjøre dette på. Viktig med god informasjon: Datatilsynet sier videre at når en bedrift ønsker å innføre elektronisk kjørebok, skal dette drøftes med tillitsvalgte og alle ansatte skal ha informasjon om hva formålet er. Administrasjonen vil utarbeide et skjema hvor det går fram at formålet med elektronisk kjørebok kun vil være å oppfylle skattelovgivningens krav til dokumentasjon. Skjemaet skal underskrives av alle arbeidstakere som benytter seg av kommunens tjenestebiler. Formålet med innføringen av elektronisk kjørebok vil være styrende for hva opplysningene kan brukes til i etterkant. Kjøreboken har heller ikke til hensikt å være uforholdsmessig inngripende i de ansattes personvern.
Det kan leveres flere tilleggstjenester, som for eksempel: Bompenger: Tjenesten sørger for innhenting av bompengekostnader til kjøreboken, med oppdaterte takster til enhver tid. Dette vil gi oversikt over faktiske bompengekostnader som kan viderefaktureres kunde, eller for å beregne refusjon til de som benytter egen bil for kjøregodtgjørelse. Førergjenkjenning: Førergjenkjenning er aktuell for enheter/avdelinger som har hyppig skifte av sjåfører på bilene. Dette fungerer ved at den som overtar en bil melder seg på bilen når han starter første tur. Påmelding gjøres via mobilapplikasjon, med SMS fra mobiltelefon eller automatisk med en personlig ID-brikke. Når bilen parkeres etter førerens siste tur, melder føreren seg av bilen på samme måte. I tillegg kan man få varsling dersom en bil brukes uten registrert fører. Man vet hele tiden hvilken bil man er påmeldt. Det finnes oversikt over hvilke biler som har hvilke sjåfører, og hvilke biler som er ledig, samt hvem som var siste sjåfør på en ledig bil. Dette kan være en nyttig tjeneste for hjemmetjenesten. Datalagringsgaranti: Bokføringslovens paragraf 13 sier at man skal lagre alle bokføringsdata 10 år tilbake i tid. Vi er kjent med at hos en av leverandørene av elektronisk kjørebok kan dette lagres i opptil 36 mnd av gangen. I måned 37 etter avtalen er inngått faller mnd 1 ut. Vi vil da ha 14 dager til å ta ut disse dataene. Biladministrasjon: En tjeneste som kan hjelpe oss å holde orden på leasingavtaler og kjørelengde, forsikringsavtaler, service, vedlikehold og driftskostnader. I tillegg kan vi få CO2 regnskap for bilparken i en egen rapport. Mobil: Det kan også leveres tjenester hvor oppdatering av kjørebok kan gjøres via mobiltelefon eller nettbrett. Her kan en legge inn formål, kommentarer, parkering, bompenger osv. Dette kan muligens være en tjeneste for de som har vakt/utrykning. Utstyrskontroll/flåtekontroll: Med utstyrskontroll vil man til enhver tid ha oversikt over hvor utstyr som for eksempel tilhengere, lifter, kompressorer og varmetørkere befinner seg, eller er i bevegelse. Alt kontrolleres fra egen PC med nøyaktig posisjon. Datatilsynets vurdering mh flåtestyring: I en del virksomheter kan det være behov for flåtestyring på den måten at arbeidsgiveren til enhver tid vet hvor de ansatte befinner seg slik at den som er nærmest kan sendes hvis det kommer inn et nytt oppdrag. Dette behovet kan foreligge når det for eksempel er mange sjåfører og virksomheten ofte får hasteoppdrag. Når GPS er installert med denne begrunnelsen, er det ikke lov å benytte de elektroniske sporene til noe annet. For eksempel kan ikke arbeidsgiveren bruke opplysningene til å kontrollere om sjåførene velger den kjøreruta de har fått instruks om å velge, sjekke om de tar lange pauser eller lignende. Kostnader ved innføring av elektronisk kjørebok: Pr i dag er det kun innhentet pris fra en leverandør. Denne har gitt oss veiledende priser på: Kr. 3640 pr enhet i innkjøp og kr. 359 pr enhet pr mnd.
Et foreløpig tilbud fra en leverandør til Vefsn kommune er; Kr. 0,- i innkjøp pr enhet og kr. 259,- pr enhet pr. mnd. (tilbudet gis fordi de regner med en smitteeffekt til andre kommuner når de passerer 10 % av kommune Norge som kunder). Vefsn kommune har ca 90 tjenestebiler (da er typiske utrykningskjøretøyer som for eksempel brannbiler og lignende holdt utenom), og ved innføring av elektronisk kjørebok vil dette komme på en totalkostnad: 1 tjenestebil pr. mnd. kr. 259,- 1 tjenestebil pr. år kr. 3.108,- 90 tjenestebiler pr. mnd. kr. 23.310,- 90 tjenestebiler pr. år kr. 279.720,- Anbud: Kostnadene er beregnet ut fra ett tilbud fra en vilkårlig leverandør, og må derfor ikke ses på som en endelig kostnad. En innføring av elektronisk kjørebok vil på grunn av totalkostnaden måtte ut på anbud. Budsjettdekning: Hver enhet må finne dekning til utgifter innenfor eget budsjett. Kort sammendrag: Vefsn kommune eier/leaser flere tjenestebiler til bruk for ansatte på grunn av tjenestens art og organisering. Bilene brukes til ulike formål i arbeidstiden. Tjenestebilene skal kun benyttes i utøvelsen av selve yrket, noen unntak for vakt og utrykning. Har ansatte mer enn sporadisk adgang til privat bruk, utløses det fordelsbeskatning etter skatteetatens standardregler. Ved et eventuelt tilsyn fra skattemyndighetene må kommunen kunne dokumentere all bruk av bedriftens tjenestebiler. Dokumentasjon som vektlegges av skattemyndighetene er en riktig ført kjørebok som redegjør for den totalt utkjørte distanse i løpet av året, og som viser at all kjøring er yrkeskjøring. Det legges ikke stor vekt på utsagn fra/avtale med arbeidsgiver om at arbeidstaker ikke har tillatelse til å kjøre bilen privat, med mindre arbeidsgiveren har hatt tilfredsstilende kontroll med at den faktisk ikke er brukt privat. For en bedrift som ikke har dokumentert bruken av tjenestebiler, kan det bety store bøter, og både arbeidstaker og arbeidsgiver kan etterlignes tre år tilbake. Det er skatteyteren som er pålagt å dokumentere bruk av yrkesbil, med omvendt bevisbyrde. Dersom ligningsmyndighetene mener det er grunn til å tro at en bil har blitt brukt uten at det er rapportert inn, må skattyter bevise det motsatte. Hvis kilometerne i telleren ikke kan dokumenteres, fastsetter ligningsmyndighetene bruk og eventuelt straffeskatt etter skjønn. Nøyaktig føring av manuelle kjørebøker betyr en del papirarbeid, særlig for ansatte som har mange arbeidsoppdrag i løpet av arbeidsdagen. Hvert eneste oppdrag skal dokumenteres i kjøreboka. Det innebærer at hver start og stopp skal registreres. Med en elektronisk montert kjørebok i bilen vil samtlige kjøreturer registreres, ingen blir avglemt eller feilført. Elektronisk kjørebok er en GPS enhet som er tilkoblet GSM nettet. Denne sender inn turinformasjon og posisjoner regelmessig til systemet. Det forutsettes at dataene umiddelbart skal bli tilgjengelige for kunde via f.eks en pålogging hos leverandørens hjemmesider.
Hele produktet monteres enkelt ved å koble seg til batteriet og installere GPS antennen på frontruten. Elektronisk kjøreboken fremstår som meget enkel i bruk, og vil eliminerer risikoen for straffeskatt på ureglementert bruk av yrkesbil. Konklusjon Ved et eventuelt tilsyn fra skattemyndighetene må kommunen kunne dokumentere all bruk av bedriftens tjenestebiler. Dokumentasjon som vektlegges av skattemyndighetene er en riktig ført kjørebok som redegjør for den totalt utkjørte distanse i løpet av året, og som viser at all kjøring er yrkeskjøring. Det innføres overgang fra manuelt ført kjørebok til elektronisk ført kjørebok i Vefsn kommunes tjenestebiler. Kommunen innhenter anbud på innkjøp og levering av elektronisk kjørebok til kommunens tjenestebiler. Enhetene må selv finne dekning for utgiftene til elektronisk kjørebok. Magne Pettersen rådmann Kari Bjørnli personalsjef... Sett inn saksutredningen over denne linja. IKKE RØR DENNE LINJA