Rammeavtale Vaktmestertjenester til oligbygg Vedlegg 1 Generell Kravspesifikasjon Vedlegg 1 Generell kravspesifikasjon vaktmestertjenester Side: 1 / 7
Innhold 1.0 Innledning... 3 2.0 Generelt om ytelsen... 3 3.0 Personell... 3 4.0 Materiell... 4 5.0 HMS... 4 6.0 Leietakere... 4 7.0 vfallshåndtering... 4 8.0 KPI, rapportering og måling... 4 9.0 Implementering av avtalen... 7 10.0 dministrasjon av avtalen... 7 Vedlegg 1 Generell kravspesifikasjon vaktmestertjenester Side: 2 / 7
1.0 Innledning Formålet med dette dokumentet er å gi oversikt over de generelle kravene knyttet til leveransen av vaktmestertjenester på oligbygg sine eiendommer. Kravspesifikasjonen knyttet til vaktmesteravtalen er delt i tre, hhv: Vedlegg 1 Generell kravspesifikasjon (dette dokumentet) Vedlegg 1 Kravspesifikasjon strukturert Vedlegg 1C Rammebetingelser og grensesnitt Vedlegg 1: viser oversikt over oppgaver som skal utføres av Vaktmester, samt et utvalg av de viktigste kontrakter mellom Y og andre Leverandører som Vaktmester må forholde seg til. Oversikten viser på overordnet nivå hvilke grensesnitt og hvilket rapporteringsregime som vil gjelde mellom partene under Vaktmesteravtalen. Oversikten er ikke utfyllende, og mindre tilpasninger må påregnes under implementeringsfasen etter kontraktsinngåelse. Vedlegg 1C: utdyper ytterligere rammebetingelsene for avtalen og grensesnitt mellom partene. Dokumentet er basert på innkomne spørsmål fra tidligere anskaffelser vedrørende denne avtalen. 2.0 Generelt om ytelsen Tjenesteyter skal føre tilsyn og foreta vaktmester og driftsoppgaver på eiendommene inn og utvendig på bygningene og på de tekniske basisanleggene (varme, ventilasjon, sanitær, elanlegg osv) på de aktuelle eiendommene. Tjenesteyter skal utbedre mangler på eiendommene, prioritere HMS relaterte oppgaver og gjennomføre umiddelbare tiltak som hindrer uønskede følgeskader. Gårdseieroppgaver som ikke faller inn under ytelsesbeskrivelsen skal rapporteres til oligbygg. Tjenesteyter skal også rapportere om status/ avvik. Tjenesteyter har i denne avtalen intet oppfølgingsansvar i den enkelte leilighet annet enn å henvise til oligbygg sitt kundesenter, eventuelt varsle oligbygg direkte ved alvorlige HMS tilfeller (vannlekkasjer etc), og skal ikke inn i leilighetene for å drive vaktmestertjenester. Uavhengig av den gitte beskrivelse i kravspesifikasjonen skal Tjenesteyter utføre alle typer oppgaver på uteområder, utvendig på bygget, i byggets fellesarealer og på byggets tekniske anlegg som man med rimelighet kan forvente at en vaktmester skal kunne utføre. Kravspesifikasjonen skal ikke oppfattes som uttømmende, da det må forventes oppstå situasjoner og oppgaver som ikke er beskrevet i detalj. Disse skal leverandør så langt det er mulig innenfor de rammer som er gitt løse fortløpende. 3.0 Personell Tjenesteyter skal ha en enhetlig profilering av firma som synliggjør leverandøren. Personell som utfører oppgaver i eiendommene skal være uniformert. Det samme gjelder utførende personells bruk av kjøretøyer som skal være merket med firmanavn. Uniform til utførende personell skal i tillegg være profilert med oligbyggs logo og navn. Utførende personell skal inneha kompetanse tilsvarende NKI vaktmesterskolen og/ eller tilstrekkelig erfaring til å utføre de spesifiserte arbeidsoppgavene. Det kreves norskkunnskaper tilsvarende mellomnivå i Universitetet i ergens test (500750 timer opplæring). I tilbudet dokumenteres dette ved å legge ved eksempler på kompetanseprofiler for utførende personell, ref. tildelingskriteriene. Personell som ikke oppfyller kravene eller på annen måte ikke utfører arbeidsoppgavene kan kreves skiftet ut. Vedlegg 1 Generell kravspesifikasjon vaktmestertjenester Side: 3 / 7
4.0 Materiell Forbruksmateriell som skruer, spiker, muttere, fugemasse, søppelsekker, pakninger, lim, smøremidler, lyskilder og lignende holdes av leverandør og faktureres separat i månedlige samlefaktura. 5.0 HMS Det skal påses at det ikke er forhold i ute eller innemiljøet som kan representere en fare for brukerne (særlig barn). Forholdene utbedres på stedet, eller varsles Y fortløpende dersom behov. Leverandørens Utførelse av HMS runder skal utføres etter forhåndsavtalt, fast rute og månedlig prosedyre/rekkefølge, dette for å sikre sporbarhet av ytelsen samt etterprøving av inspeksjon og avvik ift avtalte rutiner. 6.0 Leietakere Det må påregnes kontakt med enkeltleietagere / gårdsstyrer / ildsjeler/ virksomhetsledere eller bydelsansatte som vil varsle / klage / påpeke avvik og mangler i eiendommene. Oppfølging av denne type tilbakemeldinger utføres i hht avtalen eller videreformidles oppdragsgiver med avviksmelding. Utlevering av utstyr til gårdsstyrerepresentanter (lyspærer, søppelsekker, etc) må påregnes, og utstyret faktureres i hht. avtale. Gårdeieroppgaver som ikke faller inn under denne ytelsesbeskrivelsen skal rapporteres til oligbygg Oslo KF. 7.0 vfallshåndtering Ved større ansamlinger av avfall skal driftstekniker rekvirere bortkjøring. Det gis en frist på max.3 arbeidsdager fra skrot (møbler, søppel, hvite/brunevarer, klær etc) er avdekket til det skal være fjernet. I særskilte tilfeller der oppsamlet skrot utgjør stor HMS fare, for eksempel brannfare, hindrer rømning, hygienisk eller på annen måte krever umiddelbar reaksjon vil Y påberope seg fjerning samme dag så langt det er mulig. Leverandør må selv etablere ordninger for fjerning av avfallet i hht kontrakt og regelverk for deponering av slikt avfall. I tilbudet skal tjenesten prises pr. kilo bortkjørt avfall inkludert leveringsavgift. Det er vanskelig å angi eksakt tall på avfallsmengden, men det forventes månedlig bortkjøring på mellom 30 til 50 tonn. Mengden kan variere i begge retninger avhengig av årstid og andre faktorer. 8.0 KPI, rapportering og måling Tjenesteyter skal rapportere til oppdragsgiver om status/avvik. oligbygg skal implementere bruk av Plania mobil som ny rapporteringsløsning, men dette vil ikke være klart for implementering i kontrakten før mot slutten av 2014. Leverandøren plikter å rapportere og dokumentere oppmøte og tilstedeværelse i eiendommene som skal knyttes opp mot KPI er, se KPI tabell nedenfor. Leverandørene må derfor tilby og gjennomføre en mellomløsning for innrapportering av data, hvor Leverandørens benytter eget system og gjør dataene tilgjengelig for oligbygg i kontraktsperioden, og Vedlegg 1 Generell kravspesifikasjon vaktmestertjenester Side: 4 / 7
tilbyr manuell innlegging av data i Plania, da dette ikke vil automatiseres og implementeres før Plania Mobil er på plass. Opplæring i bruk av Plania gis fra oligbygg, både ved innlegging av data i mellomløsning og ved innføring av Plania mobil, og oligbygg dekker både kurs og kurslokaler. Eget timeforbruk og egne, tilknyttede kostnader for opplæring av personell dekkes av tjenesteyter. vviksrapportering skal foretas fortløpende. Mal for kontroll rapportering iht bygningsdeltabellen fremkommer av vedlegg 7 til konkurransegrunnlaget. Vedlegg 1 Generell kravspesifikasjon vaktmestertjenester Side: 5 / 7
KPI ESKRIVELSE RESPONSTID RPPORTERING SNKSJON //C Oppmøte/ Tilstedeværelse vaktmester Oppmøte og tidsbruk i eiendommene som avtalt Dokumentasjon av antall sykedager/ferie/ fravær/permisjon tidsbruk av overtid/vikarer. Skal gå i null 24 t fra meldt avvik leveranse pr eiendom presenteres ukentlig. Y etterspør dokumentasjon på stikkprøvebasis på leverandørs rapportering månedlig til (Y) C vviksrapportering Innrapportering av avvik til Y ukentlig til (Y) Utførelse Forhåndsdefinerte oppgaver utført og med avtalt kvalitet ukentlig til (Y) Utførelse mottatte oppgaver Utførelse av mottatte oppgaver til riktig tid og kvalitet HMS/hastesake r samme dag ndre avvik innen 3 arbeidsdager ukentlig til (Y) vfallsbortkjøring ssistanse for rydding og bortkjøring av større mengder avfall 3 arbeidsdager ukentlig (Y) Fjerning av Istapper Rapportering/gjennomføring av tiltak Omgående ukentlig (Y) HMS inspektør Utførelse ntall oppganger/mnd månedlig vviksrapportering brannsikring vvik ikke rapportert (dokumenteres fra Y) månedlig vviksrapportering andre HMS avvik vvik ikke rapportert (dokumenteres fra Y) månedlig Sanksjon gruppe : 0,1% (eller en tusendel) av kontraktssum eller antatt honorar dersom frist for ferdig utførelse overskrides, men ikke mindre enn 1.500 kroner. Sanksjon gruppe : 0,1% (eller en tusendel) av kontraktssum eller antatt honorar, for den delen av kontraktarbeid som skulle vært ferdig utført, men ikke mindre enn kr 750. Sanksjon gruppe C: kr 1500. pr udekket fraværsdag første måned med avvik i kontraktsperioden kr 3000. pr udekket fraværsdag for ny måned med avvik kr 4000. pr udekket fraværsdag ved ytterligere måneder med avvik Vedlegg 1 Generell kravspesifikasjon vaktmestertjenester Side: 6 / 7
9.0 Implementering av avtalen Leverandør må påregne og innbefatte en implementeringsperiode på 3 til 6 mnd hvor partene i fellesskap skal arbeide for å optimalisere gjennomføring og drift av avtalen. Sanksjoner knyttet til avtalte KPI er trer i kraft etter 3 måneders implementeringsperiode 10.0 dministrasjon av avtalen oligbygg organiserer håndtering av avtalen på følgende måte: Driftssjef, ansvarlig for utarbeidelse av avtalen og for levering av tjenestene vtaleansvarlig, ansvar for daglig oppfølging og kontakt med tjenesteyter 7 tekniske forvaltere Porteføljeansvarlig, bestiller og oppfølgingsansvar for den enkelte adressen Kundesenter vil kunne melde og avklare hendelser fortløpende med tjenesteyter etter behov. Tjenesteyter skal i sitt tilbud redegjøre for hvordan leverandøren vil organisere avtalen (herunder også organisering av evt, underleverandører), samt redegjørelse for samarbeidet med oligbygg. Det skal avholdes ukentlige statusmøter mellom partene for den operasjonelle driften, månedlige rapporteringsmøter for oppfølging av KPI er, kvartalsvise møter for mellomleder/ledernivå hver tredje mnd., og årlige møter på overordnet nivå. Tjenesteyter har innkallings og referatplikt på møtene. Vedlegg 1 Generell kravspesifikasjon vaktmestertjenester Side: 7 / 7