Oslo, 12.6.2015 Utkast referat - Vedtas endelig i styremøte 19.10. 2015 Møte i styret for CRIStin 11. juni 2015 Deltagere: Leder Curt Rice Nestleder Ernst Kristiansen Styremedlemmer Tove Klæboe Nilsen Susanne Sundnes Anne Lise Fimreite Reidar Thorstensen Rune R. Schjølberg Knut Kalgraff Skjåk Fra CRIStin Forfall Fra UiO Katrine Weisteen Bjerde (Daglig leder) Gudleik Grimstad (observatør fra vertsinstitusjonen) Utkast referat fra styremote 11.6.2015.docx 1
Dagsorden Forklaring: B = Beslutningssak D = Diskusjonssak O = Orienteringssak Sak 27 2015 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 28 2015 B Godkjenning av referat fra styremøte 10. april Sak 29 2015 O Driftsrapport for CRIStin pr 8.6.2015 Sak 30 2015 O Oppsummering etter dialogmøte med KD og HOD Sak 31 2015 O Veikart for utvikling av CRIStin 2.0 Sak 32 2015 O Hovedpunkter fra evaluering etter årets NVI-rapportering Sak 33 2015 O Mulige endringer i publiseringsindikatoren Status Sak 34 2015 D Overgangen fra abonnement til Open Access Siste utvikling Sak 35 2015 B Deltagelse i konsortieavtalene Sak 36 2015 D Strukturmeldingen Konsekvenser for CRIStin Sak 37 2015 B Datoer for styremøter høsten 2015 Sak 38 2015 Eventuelt Utkast referat fra styremote 11.6.2015.docx 2
Sak 27 2015 Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen saker ble meldt under eventuelt: Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes. Sak 28 2015 Godkjenning av referat fra styremøte 10. april 2015 Referatet med innkomne kommentarer ble godkjent. Vedtak: Referatet godkjennes. Sak 29 2015 Driftsrapport fra CRIStin pr 8.6.2015 (inkludert regnskap etter mai) Daglig leder utfylte driftsrapporten med informasjon om økonomistatus. Med unntak av et overforbruk ift budsjett på overtid (i hovedsak knyttet til konsortieteamet), viser regnskapet ressursbruk som planlagt. Det forventes noe økte inntekter som resultat av tjenester som leveres til Folkehelsesinstituttet/Biobankregisteret og til UiO/USIT. Prognosen vil bli justert for dette. Styret ber om at en ansatt i CRIStin gis fast budsjettdisponeringsmyndighet i daglig leders fravær. Dette ivaretas i dag av administrasjonsleder ved USIT. Vedtak: Styret tar driftsrapporten til orientering og ber om at det i neste styremøte legges fram en orienteringssak om ansvarsforholdene mht budsjettdisponering og signaturrett i daglig leders fravær. Sak 30 2015 Oppsummering etter dialogmøte med KD og HOD Dialogmøte med eier ble avholdt 22.5.2015. Deltakere fra CRIStin var styreleder Curt Rice (U&H-sektoren), nestleder Ernst Kristiansen (instituttsektoren), styremedlem Tove Klæboe Nilsen (helsesektoren) og daglig leder Katrine Weisteen Bjerde. De som deltok i dialogmøtet med eier ga en muntlig oppsummering av sine inntrykk. Referat fra møtet distribueres til styrets medlemmer så snart det er mottatt fra KD. Styret registrerer at eier i det alt vesentlige er tilfreds med CRIStins leveranser og utvikling. Det er ønskelig å få tilbakemeldinger også fra institusjonene. Styret ber daglig leder sikre at målet i strategien om å innføre brukertilfredshetsundersøkelser blir gjennomført. Vedtak: Styret tar saken til orientering. Sak 31 2015 Veikart for utvikling av CRIStin 2.0 Daglig leder presenterte status for videreutviklingen av CRIStin-systemet. Detaljspesifikasjon for ny versjon av prosjektkatalogen med kobling til SPREK er nå endelig ferdig. Implementering fra SPREK-leverandør Acando vil starte rett over sommeren og forventes å være ferdig i løpet av høsten. Det er et stadig økende press fra institusjoner utenfor RBO-ordningen om å bli med i CRIStin. Daglig leder vil vurdere ulike alternativer for å tilby disse institusjonene deltagelse i CRIStin så tidlig som mulig. Vedtak: Styret tar presentasjonen til orientering. Utkast referat fra styremote 11.6.2015.docx 3
Sak 32 2015 Hovedpunkter fra evaluering etter årets NVI-rapportering Det var fremlagt en oversikt over momenter fra evalueringen av årets NVI-rapportering. En full evalueringsrapport vil bli fremlagt styret når den er klar. Vedtak: Styret tar saken til orientering. Saken tas opp igjen i neste styremøte når evalueringsrapporten er ferdigstilt. Sak 33 2015 Mulige endringer i publiseringsindikatoren Status Styret fikk fremlagt referat fra sak i siste møte i Nasjonalt publiseringsutvalg, der det foreslås endringer i publiseringsindikatoren for å oppnå større grad av fagnøytralitet. Forslaget er fremmet med sikte på å innføre endringene i alle tre sektorer, og det er nå til behandling i KD. CRIStin antar at tilsvarende vurderinger også skjer i HOD. Daglig leder utfylte med informasjon om hvordan CRIStin kan håndtere et eventuelt vedtak i KD om å innføre de foreslåtte endringene, med fokus på CRIStins implementering av endringene. Vedtak: Styret tar saken til orientering og ber daglig leder videreføre dialogen med KD basert på de momenter som fremkom i diskusjonen. Sak 34 2015 Overgangen fra abonnement til Open Access Siste utvikling Daglig leder orienterte muntlig om fire initiativer: CRIStin er i dialog med Springer Verlag om mulig avtale for å åpne opp norske publikasjoner i deres abonnementsbaserte tidsskrift. Max Planck Society inviterer til seminar om Open Access i Berlin for forskningsledere 8.-9. desember. Norge er invitert til å delta med 3 institusjoner i tillegg til CRIStin. CRIStin organiserer deltagelsen. Det arbeides med revidert forslag til mandat for en arbeidsgruppe som skal se på en styrket nasjonal policy for Open Access. Saken legges frem på nytt i neste styremøte. CRIStin og KD besøker 16.6. VSNU og Kunnskapsdepartementet i Nederland for å høre om Nederlands arbeid med Open Access og for å orientere om bruken av CRIStin i infrastruktur for grønn Open Access. Vedtak: Styret ber daglig leder videreføre dialogen med departementet i tråd med diskusjonen i møtet. Sak 35 2015 Deltagelse i konsortieavtalene Styret diskuterte notat fra fagleder for konsortiearbeidet. CRIStin har i utgangspunktet ansvar for forhandling av konsortieavtaler for forskningsinstitusjonene. Fra ABM-utviklings tid har også noen av folkebibliotekene deltatt på noen få av avtalene, selv om ansvaret for folkebibliotekene ligger hos Nasjonalbiblioteket. Arbeidsmengden knyttet til folkebibliotekenes deltagelse i CRIStins konsortieavtaler er etter hvert blitt uforholdsmessig høy. Det har vært diskutert med Nasjonalbiblioteket å bidra med finansiering, men etter dialog med representanter for fylkesbibliotekarene er det fremkommet at det sannsynligvis vil være mer hensiktsmessig at folkebibliotekene får disse tjenestene fra en annen aktør som f.eks. Biblioteksentralen. Vedtak: Med utgangspunkt i CRIStins mandat om å fokusere på forskningsinstitusjonene, ber styret om at daglig leder går i dialog med KD, KUD og Nasjonalbiblioteket med sikte på å avvikle tjenestene til folkebibliotekene. Sak 36 2015 Strukturmeldingen Konsekvenser for CRIStin Strukturmeldingen har ingen umiddelbare tiltak knyttet til endret organisering av CRIStin, men flere mulige samarbeidskonstellasjoner nevnes. Det er også planer om å vurdere endringer i flere av CRIStins viktigste Utkast referat fra styremote 11.6.2015.docx 4
samarbeidspartnere. Det er avtalt møte i Samhandlingsforum (bestående av Uninett, BIBSYS, NSD, FSAT og CRIStin) 25.9. for å diskutere grenseflater og mulige samarbeidskonstellasjoner. Styret diskuterte hvilke momenter det er viktig for CRIStin å ta med inn i denne diskusjonen. Målet må være å lage en struktur som totalt sett gir mest mulig effektive tjenester for brukerne. Dette må være basert på bruk av åpne standarder og mest mulig felles bruk av grunndata. Vedtak: Styret ber styreleder og daglig leder ta med seg momentene fra diskusjonen inn i møte med Samhandlingsforum og videre dialog med KD og HOD. Sak 37 2015 Datoer for styremøter høsten 2015 Styremøter for høsten 2015 avtales som følger: 19.10.2015 11.30-16.30 Gardermoen 11.12.2015 9.30-14.30 Gardermoen Våren 2016 vil det bli avholdt to styremøter. Tentativ plan er å avholde det første i Bodø og det siste i CRIStins nye lokaler. Nærmere detaljer avtales i styremøtet i oktober. Vedtak: Møteplan for høsten 2015 fastlegges som referert over. Sak 38 2015 Eventuelt Det var ikke meldt inn noen saker under dette punktet. Utkast referat fra styremote 11.6.2015.docx 5