NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 24.09. 2013 TID: Kl. 09.00 STED: Namsskogan kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalget i Namsskogan kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1. ledd. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 015/13 Referatsaker 016/13 Orientering fra administrasjonen 017/13 Orientering fra revisor U.off 13, jfr. fvl. 13. 018/13 Prosjektplan selskapskontroll Namas Vekst AS 019/13 Rapport forvaltningsrevisjon økonomistyring(rapporten ettersendes når høringssvar foreligger) 020/13 Budsjett for kontroll og tilsyn 2014 Steinkjer 17.09. 2013 Heider Sæther (sign.) Leder Einar Sandlund Kontrollsekretær E-post: einar.sandlund@komsek.no Tel: 74 11 14 77 Mobil: 938 97 555
SAK 015/13 REFERATSAKER Kontrollutvalget 24.09.2013 Einar Sandlund 015/13 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering Referat vedlagt: 1. Helsetilsynet Rapport fra tilsyn med oppfølging av barn i fosterhjem ved Indre Namdal Barneverntjeneste 2. KRD Mandat for offentlig utredning av ny kommunelov SAK 016/13 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN. Kontrollutvalget 24.09.2013 Einar Sandlund 016/13 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Rådmannen, eller de han bemyndiger, er invitert til komme for å orientere KU om aktuelle saker fra administrasjonen. SAK 017/13 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 24.09.2013 Einar Sandlund 017/13 425-1740-5.3 1. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor sin vurdering av uavhengighet til orientering.
2. Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor sin vurdering, datert 16.08.13, av sin uavhengighet i forhold til Namsskogan kommune Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen Møtet lukkes jfr. Fvl 13 og Kl. 31 nr. 2. Revisor vil orientere om aktuelle saker fra revisjonen, herunder revisjonsstrategi 2013. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år legge en frem en vurdering av sin uavhengighet i forhold til revisjonsoppdraget. SAK 018/13 PROSJEKTPLAN SELSKAPSKONTROLL NAMAS VEKST AS Kontrollutvalget 24.09.2013 Einar Sandlund 018/13 425-1740-5.3 Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan datert 05.09.13 for selskapskontroll av Namas Vekst AS Prosjektplan datert 05.09.13 for selskapskontroll Namas Vekst AS Kommunestyret behandlet plan for selskapskontroll i sak 086/12. Her ble følgende selskap satt opp for selskapskontroll: 1. Namdal Arbeidssamvirke A/S 2. IKT Indre Namdal IKS Jfr. prosjektplanen vil selskapskontrollen ha fokus på utøvelsen av kommunens eierskap i Namas Vekst AS er i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, samt etablerte normer for god eierstyring. Dvs. den obligatoriske eierskapskontrollen. Hvis kontrollutvalget ønsker en dypere kontroll(forvaltningsrevisjon) må det formuleres tema/problemstillinger de ønsker belyst. Dette er frivillig, men vil i så fall ta ressurser fra kommunens øvrige forvaltningsrevisjon.
Vurdering Saksbehandler viser til at kommunens samlede ressurser til både selskapskontroll og forvaltningsrevisjon er begrensede og anbefaler kontrollutvalget å vedta prosjektplanen slik den er avgitt. SAK 019/13 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON - ØKONOMISTYRING Kontrollutvalget 24.09. 2013 Einar Sandlund 019/13 425-1740-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten. 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med slik innstilling til vedtak: Kommunestyret tar rapporten til orientering, og ber rådmannen følge opp revisor sine anbefalinger i rapportens kapitel 6. Forvaltningsrevisjonsrapport - Økonomistyring i Namsskogan kommune(ettersendes når høringssvar foreligger). Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Kontrollutvalgets sak 010/12 den 20.03. 2012. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2012-2015 Namsskogan kommune 2. Prosjektplan vedtatt av kontrollutvalget 22.01.2013, sak 004/13 Kontrollutvalget skal påse at kommunens forvaltning årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget vedtok Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 i møte den 20.03. 2012, sak nr.10/12 og av kommunestyret den 17.04. 2012 sak nr. 44/12. Bakgrunnen for kontrollutvalgets bestilling var et ønske om bedre kontroll med ressursutnyttelse og rapportering i kommunen. KomRev Trøndelag IKS utarbeidet prosjektplan som ble vedtatt av KU den 22.01.13, sak 004/13. KomRev Trøndelag IKS oversendte rapporten 06.09.2013. Rådmannen i Namsskogan har fått rapporten til høring med frist 18.09.2013. KomSek Trøndelag IKS har fått kopi av høringsutkastet. Endelig med rapport med høringssvar vil bli ettersendt til kontrollutvalget. Forvaltningsrevisjonens metode omfatter dokumentanalyse og verifiserte intervju. Hovedproblemstillingen er definert slik:
Har Namsskogan kommune lagt til rette for god økonomistyring? Videre er det definert følgende fire delproblemstillinger: Er budsjettprosessen i henhold til kravene i lov, forskrift og kommunens egne reglement? Er budsjettoppfølging og avvikshåndtering gjennom året i henhold til kravene i lov, forskrift og kommunens egne reglement? Er forutsetningene for god økonomistyring til stede? Gjennomføres investeringer i henhold til kommunens økonomireglement Revisor gir på bakgrunn av sine vurderinger og konklusjoner, følgende anbefalinger: Rutiner bør skriftliggjøres og delsystemer i økonomiplanleggingen må koordineres bedre Vedtatte rapporteringsregimer bør etterleves. Rapporteringssystemet bør evalueres dersom det ikke er hensiktsmessig. Alle gjeldende rutiner bør implementeres i hele organisasjonen Kommunen bør ha fokus på å videreutvikle økonomikompetansen i organisasjonen Kommune bør prioritere å ha høy grad av brukerkompetansen når det gjelder bruk av økonomisk styringsverktøy Økonomireglementet må gjennomgås og eventuelle endringer og oppdateringer bør være tilpasset kommunens behov Vurdering Saksbehandler anbefaler, under forutsetning at høringssvaret ikke endrer rapporten i vesentlig grad, således kontrollutvalget å slutte seg til forvaltningsrevisjonsrapporten. Det anbefales videre at kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret tar rapporten til orientering og ber administrasjonen følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 6. SAK 020/13 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2014 Kontrollutvalget 24.09. 2013 Einar Sandlund 020/12 425-1740-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2014 for kontroll- og tilsynsvirksomheten, med en total ramme på kr. 480 000,-
Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Forslag til detaljbudsjett 2014 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Namsskogan kommune. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 07.05.2013 Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Budsjett og økonomiplan Forslag Forslag Anslag * 2012-2015 2014 2015 2015 2016 2017 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 73000 75 000 75 000 75 000 75 000 Kjøp av sekretariatstjenester 107 000 110 000 110 000 110 000 110 000 Kjøp av revisjonstjenester 300 000 314 000 314 000 314 000 314 000 Total ramme kontrollutvalget 480 000 499 000 499 000 499 000 499 000 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2013 er alle tall i 2013-kr.
De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2014 som for tidligere år (5 møter). For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittelig kostnadsøkning på 3,0 %. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 07. mai budsjett 2014 og økonomiplan 2014-2017. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 07. mai budsjett 2013 og økonomiplan 2014-2017. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2014) - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Ut fra en generell betraktning, basert på erfaringer fra andre kommuner, kan det være ønskelig med et noe sterkere fokus på kommunens internkontroll/kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at denne oppfølgingen fra kontrollutvalget enten løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonen eller ved en omprioritering innenfor vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Dersom kontrollutvalget ønsker å foreta en tilleggsbestilling hos revisor utover det gjeldende oppdrag, må utvalget anmode kommunestyret om en høyere ramme. Saken legges frem for kontrollutvalget til diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontrollog tilsynsarbeidet.