NOTAT Til: Landsstyret Fra: Anne Hilde Thue, økonomisjef og Hilde Tretterud, sekretariatsleder Dato: 16.03.2019 Saksnummer: 27 958 Regnskap 2018 NJs driftsregnskap for 2018 går som budsjettert med underskudd. Kontingentinntektene var noe bedre enn budsjettert, men særlig flyttingen av sekretariatet og utvikling av nye datasystemer gjør at kostnadene ble høyere enn budsjettert. Inntektene på vederlag ble mye høyere enn vi regnet med og fondet vokste med over 3 millioner kroner. Journalisten gikk også med overskudd. Konfliktfondet er belastet med utgiftene for streiken i NRK. NJ skal gå over til modellen med et aktivitetsbasert regnskap. Vi vil imidlertid arbeide noe mer med å avgjøre hvilke «aktiviteter» og hvilken detaljgrad vi skal oprerere med. Regnskapet som legges fram nå, er derfor satt opp i tråd med 2017-regnskapet. I løpet av året vil vi presentere et regnskap som er omarbeidet til aktivitetsbasert, slik at landsmøtet i 2021 vil få både 2018 og 2019 som sammenliknbare regnskaper. Medlems- og kontingentsituasjonen Ved utgangen av 2018 hadde vi totalt 7974 medlemmer. Vi må tilbake til 1999 for å finne sist NJ var under 8000 medlemmer. 5935 av medlemmene betalte ordinær kontingent ved utgangen av 2018, mot 6009 ved utgangen av 2017, en nedgang på 74 medlemmer. Det ble budsjettert med «gjennomsnittlig 5 925 fullt betalende medlemmer i 2018». Medlemssituasjonen ble altså bedre enn dette, ettersom vi ved utgangen av 2018 hadde 10 flere medlemmer enn det ble budsjettert med som snitt for året. Kontingentinntekten er derfor også bedre enn budsjettert. Den reelle kontingentinntekten i 2018 (etter tap) ble budsjettert til 42 800 000 kroner og endte vel 550 000 bedre enn dette. Kontingentinntekten var 150 000 kroner bedre i 18 enn i 17. I regnskapet er tapet beskrevet under «sentral drift», note 5. NJ Drift Vi er inne i en periode der vi bruker mer penger enn vi tjener, men samtidig har en egenkapitalsituasjon som gjør dette forsvarlig. NJ har satt av penger i gode tider, som nå brukes for å omstille driften. Det er i 2018 og 2019 store endringer i den sentrale driften, med flytting til rimeligere lokaler, store investeringer i moderne datasystemer, samt flere medarbeidere som slutter og nye som begynner. 1
Driftsinntektene (før finans) i 2018 var på 48 942 088 kroner, nesten 1,1 mill bedre enn budsjett og snaut 250 000 kr bedre enn inntektene i 2017. I 2016 og 2017 gikk inntektene ned, så det er positivt at inntektene er bedre i 2018 enn året før, selv om nivået fortsatt er lavere enn de siste tre årene. Vi budsjetterte opprinnelig med et driftsunderskudd i 2018 på 2 687 825 kroner, og endte med et underskudd på 3 879 308 kroner, dvs 1 191 483 kroner dårligere enn budsjettert. Driftskostnadene var totalt på 52 821 396, snaut 2,3 millioner kroner mer enn budsjettert. Det er to store prosjekter som har spesiell innvirkning på 2018-kostnadene: flyttingen av sekretariatet og utviklingen av nye dataystemer. Sekretariatet flyttet til Brugata Den største årsaken til at underskuddet ble større enn budsjettert, er at NJ flyttet fra Torggata til Brugata i mars 2018. Det medførte store engangskostnader, som er kostnadsført til 2 193 926 kroner. Av disse var kun 250 000 kroner budsjettert. Sekretariatsleder skrev i regnskapsnotatet for 1. halvår 2018: Det er normalt at flyttekostnader dekkes ut over det ordinære budsjettet, dvs. dekkes inn ved overføring fra egenkapital. Vi har oversikt over kostnadene og har vært klar over at det vil påløpe høyere kostnader enn budsjettert her. Rådgivning og arkitektbistand ifb flyttingen kostet vel 340 000 kroner. Selve flyttingen inkludert flytting av teknisk utstyr, kom på til sammen nesten 650 000 kroner. Kontrakten med Torggata gjorde at vi måtte pusse opp lokalene der for 450 000 kroner. Ettersom vi flyttet til mindre lokaler, beholdt vi vårt lagerlokale i Hausmannsgate, og gjorde dette i stand for å gjøre det mer hensiktsmessig, noe som kostet 80 000 kroner. For å slippe å ta med oss det store papirarkivet, ble dette digitalisert og det kostet 300 000 kroner. I tillegg kom diverse andre kostnader. Ombygginger og investeringer i Brugata for å få hensiktsmessige lokaler her, kostet 1,55 millioner kroner. Dette er investeringer som avsettes og fordeles over leieperioden over 5 år, så disse kommer til uttrykk i regnskapet fram til mai 2023. I etterkant ser vi at flyttekostnader burde vært budsjettert bedre. Da det ble vedtatt å flytte til Brugata ble den årlige besparelsen lagt fram til å være 1,2 millioner kroner i lavere leiekostnader. På sikt skal altså denne flyttingen gi innsparinger. NJ Data Utviklingen av nye datasystemer har pågått gjennom 2018, og vi la om ved årsskiftet 2018/2019. Det har vært en mer krevende overgang fra gamle til nye datasystemer enn vi forventet. Det har vært større problemer med dataoverføringen fra gammelt til nytt, ettersom gamle datasett ikke automatisk er kompatible med det nye. To dataprosjekter har kommet til i 2018. Underveis i året ble det klart at vi måtte bytte økonomisystem fra Visma Global til Visma.net. Det var ikke budsjettert, og er en ekstra kostnad som er regnskapsført med snaut 300 000 kroner på prosjekt for servicetjenester, og er altså på et annet prosjekt enn Medlemsvekst. N o r s k J o u r n a l i s t l a g, P o s t b o ks 8 7 9 3, 0 0 2 8 O s l o S i d e 2
Personvernforordningen (GDPR) gjorde også at vi i 2018 måtte utvikle en Trekklisteportal der vi kan utveksle medlemslister med lønningskontorene på en datasikker måte. Dette er også en ekstra kostnad på omkring 250 000 kroner i 2018, og det vil komme noen kostnader også i 2019. Det er svært krevende å utvikle og innføre alle disse nye systemene samtidig, lære oss i sekretariatet å bruke dem og sikre en god integrasjon mellom dem. Utvikling og ferdigstilling av disse systemene fortsetter inn i 2019, og det kommer også kostnader til opplæring. Sentral drift Sentral drift er beskrevet i note 5, og kostnadsført til vel 13,5 millioner kroner, mens det var budsjettert til vel 9,8 millioner kroner. Den største årsaken er de 2 millionene som flyttingen kostet, og dels med merforbruk på flere av postene. Nye datasystemer ligger delvis her, rekruttering av flere nye medarbeidere ligger her, lederutvikling og kompetanseutvikling er høyere enn budsjettert, og vi hadde et stabsseminar som ikke var budsjettert. Noen av disse kostnadene var det vanskelig å forutsi ved budsjettering, mens andre nok kunne vært bedre planlagt. Personalkostnader De totale lønns- og personalkostnadene ble som budsjettert, med snaut 28 000 000 hvorav omkring 2 millioner dekkes over vederlagsmidler (medieretts- og opphavsrettsarbeid). Kostnadene økte med 2 prosent fra 2017. NJ Vederlag Heller ikke i 2018 brukte vi mer av vederlagsmidlene enn vi fikk inn, slik vi jo ønsker, for å bygge ned vederlagsfondet. Vi hadde budsjettert med et underskudd på 762 730 kroner, men regnskapet for vederlag viser et driftsoverskudd på 3 262 076 kroner. Årsaken er både at inntektene ble høyere enn budsjettert, 17 179 139 kroner mot vel 14,5 mill budsjettert,og at utgiftene ble lavere enn budsjettert, 13 917 063 kroner, mens vi budsjetterte snaut 15,3 mill. Det er underforbruk på så å si alle budsjetterte utgiftsposter. Vi deler ut midler både til enkeltpersoner, våre egne lag og eksterne konferanser o.l. som ikke blir brukt opp, og som betyr at vi får midler tilbake. Det viser at vi kan være rause i tildelingene i relativt trygg forvissning om at ikke alt blir brukt. Samtidig er økningen i inntekter på 18 prosent i 2018. Det er det vanskelig å ta høyde for i budsjetteringen. Inntektene på vederlag kan varierere uforutsett med endrede fordelingsnøkler etter forhandlinger, samt at utbetalinger noen ganger venter fra et år til ett annet, i påvente av at forhandlinger er gjennomført. Fondet har dermed fortsatt å vokse i 2018 og har nå bikket 30 millioner kroner. For 2019 er det satt i gang høyere aktivitet, med en ny arrangementsstilling, større og flere konferansestipend, flere reisestipend, og mer penger til egne og andres konferanser. Ser vi til 2020 og 2021 kommer også Karina Jensen-stipendene og kostnader til Pressens Hus som nye aktiviteter på fondet. N o r s k J o u r n a l i s t l a g, P o s t b o ks 8 7 9 3, 0 0 2 8 O s l o S i d e 3
Konfliktfondet Streiken i NRK kostet 12 millioner kroner. Ved årets utgang var fondets kapital 66 371 524 kroner. Journalisten Journalistens driftsregnskap er en del av NJs regnskap. Styret for Journalisten behandlet regnskapet i styremøte 6.2.2019, og gav følgende innstilling: Journalisten har et driftsoverskudd på kr. 171.918, og årsoverskuddet totalt er kr. 172.942. Landsstyret i NJ har siden 2010 fulgt styret i Journalistens anbefaling om at Journalisten bør ha en egenkapital på minst én million kroner, og de styrer som har sittet etter det har hatt dette som målsetting. Etter flere utfordrende år med et lavere nivå har Journalisten per 31. desember en egenkapital på kr. 1.089.086, og er dermed tilbake ved det omforente ønsket om et nivå som sikrer Journalisten et selvstendig handlingsrom. Styret i Journalisten anbefaler at driftsoverskuddet legges til egenkapitalen og anvendes i tråd med vedtatt budsjett for Journalisten i 2019, som legger opp til et overskudd på kr 400.000. Kostnader til teknologibytte bevilget til Journalisten i 2016, men først overført i 2018, er innarbeidet i 2018-regnskapet. Egenkapital/formålskapital med restriksjoner Egenkapitalen (senere formålskapitalen) reduseres noe ettersom vi har underskudd på driften. Det er påregnelig når vi budsjetterer med underskudd. I budsjettbehandlingen i høst vedtok vi å overføre midler fra tre prosjekter i 2018 til videre arbeid i 2019: nj.no, verving og datutvikling. Det er først nå ved årsoppgjøret at detaljene er klare. Både nye nettsider (nj.no) og prosjekt verving står som forutsatt med kun et par tusen kroner i justering. Når det gjelder prosjektet med nytt medlemssystem (Medlemsvekst) har vi i hovedsak brukt de pengene vi opprinnelig budsjetterte for 2018. Da vi la budsjettet for 2019 forventet vi at vi kunne overføre 630 000 fra 2018 til 2019. Årsoppgjøret viser at vi likevel brukte det meste av disse pengene i 2018, og vi står igjen med omkring 75 000 kroner i ubrukte midler. Konsekvensen er at vi har godt og vel 500 000 kroner mindre til datautvikling i 2019 enn vi forutsatte. At vi brukte det meste av midlene som var satt av til nytt medlemssystem i 2018, forklarer at vi endte på et driftsunderskudd på omkring 4 millioner kroner, slik prognosene tilsa tidligere i året, og ikke 3,43 millioner slik prognosen viste da vi lagde budsjettnotatet for 2019. Bruk av finansinntekter til investeringer I tråd med landsmøtevedtaket fra 2015, råder landsstyret over finansinntektene fra konfliktfondet. Disse beløper seg til 2,934 millioner kroner for 2018. N o r s k J o u r n a l i s t l a g, P o s t b o ks 8 7 9 3, 0 0 2 8 O s l o S i d e 4
Verving og kommunikasjon I forbindelse med årsregnskapet for 2017 gjorde landsstyret vedtak om å øremerke 1,4 millioner kroner til verving. Det er en svært viktig investering som der ble gjort, og et prosjekt som nå er godt i gang. Forslaget til tiltaksplan 2019 2021 fremhever at NJ skal intensivere dette arbeidet, blant annet gjennom økt synliggjøring av bl a medlemsfordeler. Sekretariatet foreslår derfor at økonomien i dette prosjektet forlenges. Vi har hatt en prosjektstilling fra 1.9.18 og det er fortsatt behov for å ha dedikerte ressurser i stab til å arbeide med å verve og beholde medlemmer. Dette er et arbeid som krever strategisk arbeid, bevisstgjøring i hele organisasjonen, omstilling av rutiner, kommunikasjonsarbeid og konkret møtevirksomhet. Det er flere måter å organisere dette på. Videreføring av økonomien i dette prosjektet kan gi muligheter for å forlenge prosjektstillingen helt eller delvis i en periode, slik at vi når ønskede medlemsgrupper på en bedre måte, og det kan gi rom for å gi et løft til kommunikasjonsarbeidet slik at NJ blir mer synlig for eksisterende og potensielle medlemmer. Omkring halvparten av de avsatte midlene ble brukt i 2018, og vi har satt av et par hundre tusen kroner ekstra fra driftsmidlene til verving i 2019, for å ha en prosjektperiode på ett år (september 18 til september 19). Forslaget på å øremerke 900 000 kroner, gir en økonomi som tilsvarer omkring 8 mnd forlengelse om vi skulle fortsette i samme form som nå. Det er imidlertid naturlig å se på om prosjektet skal endre form ved en evt forlengelse. Digitalisering Sekretariatet mener videre at det er ønskelig å fortsette digitaliseringen av NJs virksomhet, og foreslår at deler av finansinntektene øremerkes til ytterligere datautvikling. Det vil være uheldig om vi må sette utviklingen av saks/medlems- og økonomisystemer på vent. Det vil i tilfelle forsinke en nødvendig fornyelse og effektivisering som uansett må komme på sikt. Det er fortsatt mye ugjort for å få de nye datasystemene til å fungere optimalt. Dessuten er det et stort behov for å utvikle ny digital aktivitet, og vår interne digitale utvikler trapper ned. Allerede på landsmøtet 2019 bruker vi mer enn budsjettert for å gjennomføre et digitalt landsmøte, vi trenger å sikre lønnsstatistikken, ikke alt arkivmateriale er digitalisert ennå, tiltaksplanen for 2019-2021 setter e-læring av tillitsvalgte på dagsorden, en mer klimavennlig organisasjon kan kreve bedre digitale møteplasser, og yngre og mer teknologikompetente potensielle medlemmer vil kreve bedre digitale løsninger av organisasjonen. Formålet med å øremerke midler til disse to prosjektene, ville være å trygge at vi kan levere en økonomi som kan gå i balanse i 2020, ved å investere i nødvendige tiltak for å komme til målet. Arbeidsutvalgets behandling Arbeidsutvalget behandlet disse forslagene i møte 5.3.19 og vedtok at sekretariatet skal legge fram for landsstyret et forslag om størrelsen på den delen av midlene som skal øremerkes (settes av som selvpålagte restriksjoner i fremtidig formålskapital) til prosjekt verving, men ønsker ikke å gjøre avsetninger til ytterligere digitalisering av organiasjonen på dette tidspunktet. N o r s k J o u r n a l i s t l a g, P o s t b o ks 8 7 9 3, 0 0 2 8 O s l o S i d e 5
Arbeidsutvalget innstiller på at landsstyret fatter følgende vedtak: Underskuddet for NJs drift (inkl. finans), kr 3 721 735, dekkes ved overføring fra annen egenkapital. Journalistens overskudd, kr 170 941, settes på NJs egenkapital, og hele summen øremerkes (senere formålskapital med selvpålagt restriksjon) for Journalisten. Overskuddet på vederlagsmidlene, kr 3 472 952, overføres til vederlagsfondet. Finansinntektene på konfliktfondet, kr 2 934 091, settes på NJs egenkapital, der 900 000 kroner øremerkes (senere formålskapital med selvpålagt restriksjon) for å fortsette prosjekt verving. N o r s k J o u r n a l i s t l a g, P o s t b o ks 8 7 9 3, 0 0 2 8 O s l o S i d e 6