Innkalling til Årsmøte torsdag 11.04.19 for Gaarder Boligsameie Sameiere Innkalles herved til ordinært årsmøte Generalforsamlingen avholdes torsdag 11.04.19 kl 18.00 til 20.00 på Frivilligsentralen, Dampsaga Allè 36 Sakslisten: 1. Konstituering...2 2. Styrets årsberetning 2018...3 3. Årsregnskapet for 2018...4 4. Godtgjørelse til styret for siste periode... 10 5. Endring av vedtekter (Fjerne krav om valgkomite)... 10 6. Antall styremedlemmer foreslås redusert til 3 styremedlemmer... 11 7. Ekstern styreleder i neste periode... 11 8. Godtgjørelse til styret for kommende periode... 11 9. Valg av tillitsvalgte... 11 Etter ordinært årsmøte vil vi ha et beboermøte med informering, spørsmål og svar. Styremedlemmer ønsket! De fleste av oss har investert det meste av egen formue i boligen. Styret sin jobb er å sørge for at den investeringen blir godt forvaltet. Fremover skal prosjektene som er startet fullføres og det skal lages en vedlikeholdsplan for eiendommen, med tilhørende finansieringsplan. Har du noe å bidra med i styret? Ta kontakt!
1. Konstituering A Valg av møteleder Kristoffer G. Skappel B Opptak av navnefortegnelse og referent: Kristoffer G. Skappel C Sameiere til å underskrive protokollen Norbert Heinz Höpner Sarah Vonheim Rex D Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Vedtak: Årsmøtet anser innkallingen som gyldig i henhold til lover og vedtektene Oppmøte: 11 oppmøtte med stemmerett 1 Fullmakt. 12 av 18 sameiere var dermed representert.
2. Styrets årsberetning 2018 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære årsmøte har boligselskapets tillitsvalgte vært følgende: Navn Rolle Valgperiode Kristoffer G Skappel Styreleder 2018-2019 (på valg i år) Tove Merete Höpner Styremedlem 2017-2019 (på valg i år) Bjørg Holås Styremedlem 2018-2020 Else Alvilde Sundbakken Styremedlem 2018-2020 Styrets medlemmer består i dag av en mann og tre damer. Selskapet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om boligselskapet Selskapets hovedformål er å forvalte felles eiendom. Selskapet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø, men har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Selskapet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Styrets arbeid 2018 Styret har i 2018 brukt mye tid og resurser på å planlegge og gjennomføre vedlikehold. Fra før var det planlagt kun lettere maling og vedlikehold av trappehusene, men det viste seg at trappene nærmet seg slutten av sin levetid. Det ble vurdert utbedring fremfor utskiftning, men dette viste seg å være nesten like dyrt, men over tid mindre økonomisk. Den første leverandøren som skulle utføre oppdraget var ikke i stand til å løse dette tilfredsstillende og en ny leverandør ble hyret inn, noe som førte til forsinkelser. Det er påbegynt utbedring av taket, som avdekket flere feil og mangler. Disse er under utbedring, men ikke ferdigstilt i skrivende stund. Styrets arbeid 2019 I 2019 skal påbegynte prosjekter fullføres og det skal lages vedlikeholdsplaner for fremtiden. Disse må ha en finansieringsplan. Det vil forenkle driften av sameiet dersom det utarbeides en enkel sameiermanual som forteller sameierne hvordan de skal forholde seg til forsikring, EL-bil, vedlikeholdsansvar, mm. Vedtak: Årsmøtet godkjenner styrets Årsberetning for 2018
3. Årsregnskapet for 2018 Driftsresultatet er negativt og utgjør kr 193.624,-. Samlet resultat er også negativt og utgjør kr. 184.409,-. Dette er kr 68.139,- bedre enn budsjettert. Det er godt samsvar mellom regnskap og budsjett. Avviket skyldes, i hovedsak: - Styrehonorar er kr. 17.500,- over budsjett da 50% av styrehonorar for inneværende periode er utbetalt i 2018 i henhold til avtale. - Konsulenttjenester er kr. 25.687,- under budsjett. - Drift og vedlikehold er kr. 70.656,- under budsjett. Arbeidskapital fremkommer i egen note. Endringen i arbeidskapital viser om likviditeten har økt eller om det er brukt av oppsparte midler. Arbeidskapital utgjør kr 680.684,-, som er innenfor vårt anbefalte minimumsnivå; arbeidskapital tilsvarende 3-6 måneders felleskostnader. SIGN: Kristoffer G Skappel, Tove Merete Höpner, Bjørg Holås, Else Alvilde Sundbakken Vedtak: Årsmøtet godkjenner årsregnskapet og årsresultatet dekkes av tidligere opptjent egenkapital.
4. Godtgjørelse til styret for siste periode De siste årene har styrets godtgjørelse vært 45.000 kr. I 2018 har ekstern styreleder vært leiet inn for 35.000. Det foreslås å settes styrets godtgjørelse for 2018 til 15.000kr. Vedtak: Årsmøtet setter godtgjørelse for styret i 2018 til 15.000kr. 5. Endring av vedtekter (Fjerne krav om valgkomite) Styret foreslår å forenkle vedtektene ved å fjerne krav om valgkomite. Forslaget er å følge eierseksjonsloven ordrett ved ikke å legge til krav om valgkomite. Dette fordi det er vanskelig nok å finne styremedlemmer, om vi ikke skal finne valgkomite også. Dette er en jobb styret kan gjøre selv. Eksisterende vedtekter: «5.5 Saker årsmøtet skal behandle. (Eierseksjonslovens 44). Årsmøtet skal behandle de sakene som er angitt i innkallingen til møtet. Uten hensyn til om sakene er nevnt i innkallingen, skal det ordinære årsmøtet a) behandle styrets årsberetning b) behandle og eventuelt godkjenne styrets regnskap for foregående kalenderår c) velge styremedlemmer d) velge 2 til valgkomite. Velges normalt for 2 år.» Foreslås endret til: «5.5 Saker årsmøtet skal behandle. (Eierseksjonslovens 44). Årsmøtet skal behandle de sakene som er angitt i innkallingen til møtet. Uten hensyn til om sakene er nevnt i innkallingen, skal det ordinære årsmøtet: a) behandle styrets årsberetning b) behandle og eventuelt godkjenne styrets regnskap for foregående kalenderår c) velge styremedlemmer. Årsberetning, regnskap og eventuell revisjonsberetning skal senest en uke før ordinært årsmøte sendes ut til alle seksjonseiere med kjent adresse. Dokumentene skal dessuten være tilgjengelige i årsmøtet. Vedtak: Årsmøtet endrer vedtektenes 5.5 i henhold til: «5.5 Saker årsmøtet skal behandle. (Eierseksjonslovens 44). Årsmøtet skal behandle de sakene som er angitt i innkallingen til møtet. Uten hensyn til om sakene er nevnt i innkallingen, skal det ordinære årsmøtet: a) behandle styrets årsberetning b) behandle og eventuelt godkjenne styrets regnskap for foregående kalenderår c) velge styremedlemmer. Årsberetning, regnskap og eventuell revisjonsberetning skal senest en uke før ordinært årsmøte sendes ut til alle seksjonseiere med kjent adresse. Dokumentene skal dessuten være tilgjengelige i årsmøtet.»
6. Endre vedtekter (Redusere krav til 3 styremedlemmer) Kravet om fire styremedlemmer er strengere enn lovens krav, som krever 3. Styret foreslår å redusere kravet til at styret skal bestå av minst 3 styremedlemmer. Eksisterende: «6.1 Styrets sammensetting. Valg av styre, tjenestetid og vederlag. (Eierseksjonslovens 54 og 55) Sameiet skal ha et styre. Styret skal ha en leder. Styret skal ha fire medlemmer. Styremedlemmer behøver ikke være sameiere, men må være myndige.» Forslag: «6.1 Styrets sammensetting. Valg av styre, tjenestetid og vederlag. (Eierseksjonslovens 54 og 55) Sameiet skal ha et styre. Styret skal ha en leder. Styret skal ha minst tre medlemmer inkludert styreleder. Styremedlemmer behøver ikke være sameiere, men må være myndige.» Vedtatt endring: «6.1 Styrets sammensetting. Valg av styre, tjenestetid og vederlag. (Eierseksjonslovens 54 og 55) Sameiet skal ha et styre. Styret skal ha en leder. Styret skal ha minst tre medlemmer inkludert styreleder. Styremedlemmer behøver ikke være sameiere, men må være myndige.» 7. Ekstern styreleder i neste periode I 2018 har styret leid inn ekstern styreleder Kristoffer Skappel. Han er villig til å gjøre jobben ett år til, dersom sameiermøtet ønsker dette. Vedtak: Styrets medlemmer har fullmakt fra sameiermøtet til å signere ny avtale med ekstern styreleder for 2019. Godtgjørelse skal for 2019 være 35.000kr pluss arbeidsgiveravgift. 8. Godtgjørelse til styret for kommende periode Det har frem til nå vært tradisjon i sameiet for å avgjøre styrets godtgjørelse i etterkant av perioden. Styret foreslår nå å avgjøre denne i forkant. Dette kan bidra til å motivere flere til å melde seg til styreverv. Sameierne kan alltid gå sammen om å arrangere ekstraordinært sameiermøte om de mener styret bør byttes ut eller få en korreks før perioden er over. Denne saken bortfaller da saken ikke var godt nok belyst i innkallingen. 9. Valg av tillitsvalgte 2 styremedlemmer valgt for 1 år: Sarah Vonheim Rex Lars Kruse Sørensen
2019.04.11 Innkalling og protokoll - til sign.pdf Navn Dato Petersen, Sara Vonheim 2019-04-30 Identifikasjon Petersen, Sara Vonheim Navn Dato Norbert Heinz Höpner 2019-04-29 This document contains electronic signatures using EU-compliant PAdES - PDF Advanced Electronic Signatures (Directive 1999/93/EC)