Utvidet ledermøte 15. september 2015 Tid: 15. september 2015 11.30 15.00 Sted: Innkalles: Sylvi, Tom) Andorsengården Ledergruppa (Arild J., Birgitte, Gro, Gunhild, Janet, Kathrin, Nils Magne, Forfall: Kopi: Dagsorden Sak Ansvar Frist Godkjenning av dagsorden og valg av referent Forslag til vedtak: Dagsorden godkjennes. Referent: Kathrin Forslag til vedtak vedtas. Omlegging til Visma dokumentsenter og Visma approval VAM legger om behandlingen og arkivering av faktura. Dette innebærer at ingen faktura skal lenger sendes til avdelingene, men at alle skal gå gjennom Odderøya. Dette via post eller epost. Faktura vil ikke lenger finnes på papir, kun digitalt. Gro Janne, Gro og Eva har kontroll på anvisingen av fakturaene; avdelingslederne må sjekke med dem som har kjøpt inn/bestilt varer og attesterer elektronisk. Opplæring for bruk av elektronisk signatur er sendt ut og mer informasjon kommer. Faktura som er knyttet til prosjekt må printes ut etter godkjenningen, slik at alle prosjektledere også i fremtiden har kontroll på bruk av prosjektmidler. Vedtak Tas til orientering 1
Evaluering av sommersesongen Sommeren 2015 er over. Det har vært en god museumssommer med bra besøk. Det er også den første sommeren med barnebilletter og uten årskort. Åpningstider, billettpriser og billettformer, annonsering, opplæring av fortellere m.m. har blitt gjennomgått på møtet og alternative løsninger har blitt diskutert. Gunhild har notert tilbakemeldingene og tar innspillene videre i planleggingen av neste sommersesong. Brosjyrer har kommet for sent. Flere skrivefeil og for lite informasjon om avdelingene. Vanskelig å få korrigeringer med og følge opp at de kom inn. Det ble i år bestemt at åpningstidene ikke skulle med, dette har ikke fungert og de bør inn igjen. En annerledes/større fellesbrosjyre bør vurderes igjen. Det er også et sterkt ønske om at formidlingsansvarlig er med i markedsføringsgruppa, samt at analog og digital markedsføring kobles bedre. / Gunhild /Agnete Kathrin/Per Noen plakater som trengtes for sommersesongen ble ikke ferdig i tide til tross for at de ble meldt inn tidlig. Her bør det tas noen grep, slik at dette ikke skjer igjen neste år. Gjennomgangen tas med i arbeidet med markedsplaner for avdelingene, årsplan for 2016, samt i arbeidet videre. 2
Samarbeid med Backer & Bang Backer & Bang har utarbeidet et konsept for å øke egeninntjeningen ved museer som er tilbudt oss og fire til fem andre institusjoner (kulturhistoriske- og kunstmuseer). Tanken er å møtes regelmessig fra januar 2016, og at både de og vi jobber parallelt alene videre slik avtalt på møtet. Arbeidsomfanget er så stort at vi bør ha en person i organisasjonen som følger samarbeidet opp og som koordineringen internt. Konseptet går ut på å utarbeide en strategi for å få sponsorer til våre prosjekter. Det skal jobbes primært lokalt og regionalt mot nye sponsorer. Utgiften for oss er 125.000 pluss mva per år i tre år. Eventuelle inntektene fordeles etter en konkret nøkkel som er mer og mer i vår favør jo mer sponsormidler vi får. Vi innleder et samarbeid med Backer & Bang slik det er skissert i forslaget de har lagt frem. Det trengs en person som jobber med dette fortløpende. Hvem personen er må bestemmes i løpet av kort tid. Utlysning av sikringsmidler med frist 15. oktober Frist for utlysning av sikringsmidler er 15.oktober i år. Ved Vest-Agder-museet er det behov for sprinkling/brannsikring av Krambua i Flekkefjord og sikring av uteområdene i friluftsmuseet (som er plaget av mye hærverk). Det finnes gode muligheter til å få sikringsmidler når det sendes inn gode søknader. Vår største utfordring er å finne en person som har tid og kompetanse for å utarbeide slike søknader i løpet av de neste fire ukene. Kristiansand museum og Flekkefjord ber om tilbud fra eksterne bedrifter for å få gjennomført tiltakene. Søknadene utarbeides av avdelingslederne og sendes etterpå til gjennomsikt til og/eller Gunhild. Birgitte/Arild /Gunhild 3
Budsjettprosess Det minnes om frist for avdelingene til å komme med innspill innen 30. september. Forslag til budsjett legges frem for styret 20. oktober Alle avdelingsledere sender inn forslag til budsjett til Gro innen 30. september. Tilskudd ROS-analyse Vest-Agder-museet har fått kr 650 000 til å gjennomføre en ROS-analyse på sine avdelinger. Det er viktig at prosjektet organiseres slik at vi får maksimalt utbytte og et produkt som kan brukes videre. ROS-arbeidet er også et dynamisk arbeid, dvs. at ansvaret for oppfølging må plasseres slik at det internt kan følges opp videre, også etter at rapportene er utført. Avd.ledere Kulturrådet har lagt en veileder som de ønsker vi skal bruke og evaluere etterpå. Vi er museet med flest forskjellige avdelinger og anlegg og har derfor fått et noe overordnet ansvar også for samarbeidet med de andre museene som har fått midler til ROS-analyser. Det er invitert til møtet i kulturråd, og det er flere som bør reise inn til Oslo 12. oktober. Ledergruppa har diskutert hensiktsmessig organisering og involvering av avdelingene, samt fremdrift i prosjektet. Gro og Nils Magne reiser til Oslo. Organisering av arbeid internt i museet planlegges etterpå. Gro/Nils Magne 4
Orientering om kulturrådets vurdering av VAM Kulturrådet har vurdert forskjellige arbeidsområder ved museet og sendt vurderingen og vurderingskriteriene over. Hele museumsseksjonen i kulturrådet har også vært på besøk ved flere av museets avdelinger i midten av august for å danne seg et personlig inntrykk og for svare på spørsmål om vurderingen. Vurderingen ble gjennomgått og det ble orientert om vurderingskriteriene. Vi kan med fordel bruke mer tid til rapportering, med hensyn til vurderingskriteriene og det som legges i de enkelte postene. Orienteringen tas til etterretning. Orientering om søknad om nominerings for ENYA 2015 orienterte om besøket av et medlem av nomineringskomiteen, fra Aserbaidsjan. Han ga uttrykk for å være veldig fornøyd med det han hadde sett i løpet av de to dagene i begynnelsen av august. Forslag til vedtak: Orienteringen tas til etterretning. Orienteringen tas til etterretning. Orientering om et pilotprosjekt om å gi studiepoeng for innsats ved institusjoner Gunhild orienterte om et forprosjekt i regi av USUS og UiA, der blant annet Dyreparken har vært involvert. Det er et ønske om at VAM er med som en bedrift der man kan opparbeide seg studiepoeng, dette ved å utføre konkret oppgaver for museet (gjerne ved flere avdelinger). Det spørs om museet ønsker å være med på dette. Gunhild Orienteringen tas til etterretning. VAM stiller seg positivt til samarbeidet med USUS og UiA. Neste møte: 7. oktober. Fokus på budsjett Kathrin Pabst 5
15.09.2015 6