Møteinnkalling Administrasjonsutvalg 2016-2019 Dato: 12.09.2019 kl. 11:00 Sted: Formannskapssalen Orientering Direktør organisasjon vil gi en orientering om bruk av timelønnede vikarer i kommune. Enkel servering. SAKSKART Side Saker til behandling 5/19 19/04325-1 6/19 19/05526-1 Referatsaker Saksfremlegg Retningslinjer for ansettelse i Sarpsborg kommune Saksfremlegg Kommunedirektørens arbeid med saker om oppsigelse, avskjed og suspensjon 2 5 6/19 18/00195-17 Protokoll Administrasjonsutvalg 09.05.2019 7 Sarpsborg, 05.09.2019 Linda Engsmyr Leder Per Bjørnar Wiig Sekretær 1
Saker til behandling 5/19 Saksfremlegg Retningslinjer for ansettelse i Sarpsborg kommune Arkivsak-dok. 19/04325-1 Saksbehandler Ingrid Isabel Morales Waage Saksgang Møtedato Saknr 1 Administrasjonsutvalg 2016-2019 12.09.2019 5/19 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Julie Emilsen Bäckstrøm Kommunedirektørens innstilling: Retningslinjer for ansettelse i Sarpsborg kommune vedtas. Vedlegg: 1. Retningslinjer for ansettelse i Sarpsborg kommune Utredning: Arbeidet med revidering av retningslinjer for ansettelse i Sarpsborg kommune ble igangsatt ved årsskiftet 2016/2017, blant annet på bakgrunn av sak fra Sivilombudsmannen av 12.01.17. I ombudsmannssaken ble det konkludert med at Sarpsborg kommune ved to ansettelser hadde brutt både kunngjøringsplikten og plikten til å lyse ut stillinger offentlig. Ombudsmannen forutsatte at Sarpsborg kommune merket seg uttalelsen, og innrettet fremtidige tilsettingsprosesser i kommunen etter disse. Etter dette har Sarpsborg kommune foretatt nødvendige grep når det kommer til rekruttering, samt sett behov for å oppdatere retningslinjer for ansettelse i Sarpsborg kommune. Arbeidet med revidering av dagens retningslinjer er gjennomført for å sikre at Sarpsborg kommune rekrutterer og ansetter i tråd med gjeldende lov og avtaleverk. Både arbeidsmiljøloven, det ulovfestede kvalifikasjonsprisnipp, offentleglova og forvaltningsloven utgjør rettslig grunnlag for retningslinjene og de endringer som er foretatt. Det er også gjort endringer for å sikre at kommunens rekrutteringsarbeid skjer i tråd med personvernlovgivningen og GDPR. I arbeidet med revideringen av retningslinjene har det dessuten vært en målsetning å gi ledere med ansettelsesmyndighet et nyttig verktøy som er lett og navigere i, samt gi retningslinjene en språkdrakt som er både klar og presis. Noen vesentlige endringer: Tydeliggjort formuleringer om ansettelse uten utlysning Endret ordlyd vedrørende krav til stillingsannonse Innskrenket adgangen til å lyse ut internt framfor eksternt Framgangsmåte for å søke stillinger som fortrinnsberettiget Tatt inn forskjellen på fortrinnsrett og rett til annet passende arbeid 2
Endret praksis vedrørende arkivering av politiattester Forenkling av dokumentet (maler og informasjon som finnes i andre dokumenter er fjernet) Prosess og medvirkning: Virksomhet HR er delegert det overordnede ansvar for kommunens rekrutteringsarbeid, og har også ledet arbeidet med revideringen av retningslinjene. I tillegg til innspill fra flere ledere, har forslaget også vært drøftet med tillitsvalgte. Retningslinjene ble drøftet den 17.12.18 med representanter fra arbeidstakerorganisasjonene. På drøftingsmøtet uttalte noen arbeidstakerorganisasjoner at omplasseringsretten til annet passende arbeid, også bør gjelde etter at stillinger er lyst ut. Arbeidsgiver viste til at det ikke er forenelig med kvalifikasjonsprinsippet å ha fast praksis med at utlyste stillinger trekkes tilbake og besettes av interne søkere. Videre at arbeidsgiver alltid skal følge de lovpålagte pliktene til å undersøke om noen ansatte har omplasseringsrett. Dersom det ved en inkurie er oversett ansatte som har omplasseringsrett, vil det derfor være anledning til likevel å tilby dem stillinger som er lyst ut. Innspillet fra arbeidstakerorganisasjonene er også tatt med videre i arbeidet med å vurdere hvorvidt saksbehandlingstiden i forkant av utlysninger skal økes, slik at det legges til rette for å gjøre en grundig utsjekk om det finnes ansatte med omplasseringsrett. Fagforbundet Sarpsborg anmodet arbeidsgiver om et nytt drøftingsmøte for å drøfte Retningslinjer for ansettelse i Sarpsborg kommune. Derfor ble retningslinjene på nytt drøftet med arbeidstakerorganisasjonene den 13.06.19. På drøftingsmøte kom partene fram til at Fagforbundet Sarpsborg skulle sende sine innvendinger vedrørende retningslinjene til Virksomhet HR. Deretter at arbeidsgiver skulle foreta en vurdering av innspillene, samt undersøke behov for eventuelle forandringer. Den 13.08.19 mottok Virksomhet HR følgende innspill fra Fagforbundet Sarpsborg: 1. Omplasseringsretten til annet passende arbeid bør også gjelde etter at stillinger er lyst ut, og fram til stillingen er besatt. Videre at dette har vært kommunens praksis i mange år. 2. I oversikten over forutsetningen for at deltidsansatte har rettskrav på stillinger, bør følgende tekst fjernes fordi ordlyden grenser mot diskriminering: «Som en del av kvalifikasjonsvurderingen kan det vurderes om den ansatte har helse til å stå i utvidet stilling.» 3. Det er ønskelig at tillitsvalgte tas med i prosessen ved valg av rekrutteringsprosess, herunder direkteansettelse og intern utlysning. 4. Protokoller i forbindelse med tilsettinger bør sendes som kopi til tillitsvalgte. Til de ovennevnte innspillene har arbeidsgiver gjort følgende vurderinger: 1. Spørsmålet om omplasseringsretten til annet passende arbeid etter utlysning har vært drøftet med de tillitsvalgte i to omganger, og det vises til begrunnelsen over. Videre vil arbeidsgiver presisere at praksisen Fagforbundet viser til, i all hovedsak gjelder situasjoner der en ansatt feilaktig ikke har fått tilbud om stillingen. I disse tilfellene vil det fremdeles vær anledning til å tilby stillingen til den ansatte etter utlysning, i tråd med dagens praksis. Arbeidsgiver har vurdert at både dagens praksis og lovverk best ivaretas gjennom fremgangsmåten som foreslås i retningslinjene, og har derfor ikke gjort forandringer på dette punktet. 2. Sivilombudsmannen har behandlet dette spørsmålet flere ganger, senest i november 2018. I sakene har ombudsmannen uttalt at arbeidsgiver har anledning til å vektlegge den ansattes helse til å stå i stillingen. Videre at det «må stilles nokså strenge krav til når en arbeidsgiver kan legge avgjørende vekt på at søkeren har hatt høyt fravær i de tilfellene der fraværet skyldes lovlig sykefravær». Derfor er det presisert i 3
retningslinjene at terskelen for å vektlegge sykefravær er nokså høy. Retningslinjene skal vise til gjeldende rett, og arbeidsgiver har derfor ikke foreslått forandringer på dette punktet. 3. I retningslinjenes punkt 3 b, er det inntatt eget punkt om tillitsvalgtes medvirkning i tilsettingsprosesser. Denne informasjonen skal leder med ansettelsesmyndighet i forkant av enhver rekrutteringsprosess sette seg inn i. Etter arbeidsgivers vurderinger ivaretar dette punktet informasjonen om tillitsvalgtes medvirkning. Et viktig formål med retningslinjene er å holde dem korte og oversiktlige, og derfor ikke gjenta tekst mer enn nødvendig. Arbeidsgiver tar imidlertid med seg innspillet i arbeidet med kursmateriell og andre veiledende dokumenter om ansettelse i Sarpsborg kommune. 4. Etter dagens praksis lages det ikke protokoller i forbindelse med ansettelse. Det lages imidlertid ansettelsesvedtak som tillitsvalgte har rett til innsyn i, og denne innsynretten ivaretas også i forslag til nye retningslinjer om ansettelse i Sarpsborg kommune. Med dette som bakteppe legger kommunedirektøren fram forslag til nye retningslinjer for ansettelse i Sarpsborg kommune. 4
6/19 Saksfremlegg Kommunedirektørens arbeid med saker om oppsigelse, avskjed og suspensjon Arkivsak-dok. 19/05526-1 Saksbehandler Ingrid Isabel Morales Waage Saksgang Møtedato Saknr 1 Administrasjonsutvalg 2016-2019 12.09.2019 6/19 Innstillingssak Kommunedirektørens innstilling: Saken tas til orientering Utredning: I saker om oppsigelse, avskjed eller suspensjon av arbeidstakere, heretter omtalt som personalsaker, er det i Sarpsborg kommune per i dag Forhandlingsutvalget som er delegert myndighet til å fatte endelig vedtak. Det er imidlertid vedtatt ny kommunelov som eksplisitt slår fast at avgjørelser i personalsaker skal tas av kommunens administrasjon, jf. ny kommunelov 13-1 siste ledd. I lovens forarbeider er det presisert at regelen innebærer at beslutningsmyndigheten ikke kan delegeres til kommunestyret. Ny kommunelov trer i kraft ved første konstituerende møte for nytt bystyre, og Sarpsborg kommune må vedta ny løsning for delegering av beslutningsmyndighet i personalsaker innen dette. Derfor har kommunedirektøren utredet hvilke alternative delegeringsordninger som kan iverksettes. I dette arbeidet har det blitt innhentet opplysninger om delegeringsordninger i kommuner i Østfold regionen, og kommuner med liknende størrelse som Sarpsborg kommune. Problemstillingen er også diskutert med KS. Dette arbeidet viste at følgende delegering av beslutningsmyndighet i personalsaker er vanligst: 1. Beslutning tas av den enkelte virksomhetsleder 2. Beslutning tas av kommunedirektør 3. Beslutning tas av direktør organisasjon (tittel varierer fra ulike kommuner, men rollen er omtrent lik) 1. Av kommunene som ble kontaktet, var det kun én kommune som hadde delegert beslutningsmyndigheten til virksomhetsnivå. Den største fordelen med at beslutningen tas ved den enkelte virksomhet, er at dette kan føre til tidsbesparende prosesser. Dette er imidlertid en ordning som betraktelig øker risikoen for ulik behandling, mangler ved saksbehandlingen og i verste fall ugyldige avgjørelser. På arbeidsrettens område stilles det strenge krav til prosess, og uriktige beslutninger eller saksbehandling, kan ha svært negative konsekvenser for den ansattes stillingsvern. Slike feil kan også ha store økonomiske konsekvenser for kommunen. Det er derfor vurdert at denne delegeringsformen ikke anbefales i Sarpsborg kommune. 2. 5
De fleste kommuner som ble kontaktet, viste til at beslutninger i personalsaker enten tas av kommunedirektør, eller er delegert til direktør organisasjon. Ut fra lovens system er det kommunedirektøren som har det øverste ansvaret i personalsaker. Fordelen med at beslutningene tas av kommunedirektør, er at det sikres en nærhet mellom beslutningstaker og det formelle ansvaret. Det kan også oppleves tillitsvekkende, både overfor den ansatte og befolkningen, at slike beslutninger tas av den øverste administrative ledelsen i kommunen. 3. I kommunal sektor er det vanlig å delegere beslutningsmyndighet i personalsaker til direktør organisasjon, og det er mange fordeler med denne løsningen. På denne måten sikres det nærhet mellom beslutningsmyndigheten og kommunedirektøren, siden beslutningene tas på toppledernivå. Videre harmonerer dette alternativet best med dagens delegeringssystem i Sarpsborg kommune. Det følger av kommunens rutiner at det er direktør organisasjon som møter på vegne av kommunedirektøren i Forhandlingsutvalget, og som også godkjenner saker før de går til politisk behandling i dette utvalget. Direktør organisasjon har dessuten bred kompetanse på arbeidsrettens område, fordi dette er kunnskaper som har nær sammenheng med kjerneoppgavene som ligger til stillingen. Effektivitetshensyn ivaretas også ved valg av denne delegeringsformen framfor å legge beslutningsmyndigheten til kommunedirektøren. På grunn av det ovennevnte vil dette delegeringsalternativet gi både ansatte og befolkningen tillit til at personalsaker behandles godt og riktig i Sarpsborg kommune. Prosess og medvirkning: Beslutningsmyndighet i personalsaker ble drøftet med representanter fra arbeidstakerorganisasjonene den 22.08.19. På drøftingsmøte kom det innspill om å revidere kommunens retningslinjer når det kommer til håndtering av personalsaker. Dette arbeidet er planlagt igangsatt høsten 2019. Arbeidstakerorganisasjonene er utover dette enige i anbefalingen om at beslutningen bør delegeres til direktør organisasjon. Etter drøfting med ansattes representanter, har kommunedirektøren besluttet at avgjørelsesmyndigheten i personalsaker skal delegeres fra kommunedirektøren til direktør organisasjon. 6
Referatsaker Saknr Arkivsak Tittel 6/19 18/00195-17 Protokoll Administrasjonsutvalg 09.05.2019 7