I medlemsmodulen holder du oversikt over både praktisk og økonomisk informasjon knyttet til hvert enkelt medlem. Du kan dele medlemmene inn i ulike grupper, noe som øker oversikten ytterligere, og ut fra disse gruppene kan du generere krav og betalinger. For at du skal kunne finne enkelt fram blant alle medlemmer/ betalinger, finnes det flere ulike søke- og filtreringsmuligheter. Registeret er også integrert med regnskapet ditt, noe som betyr at økonomisk informasjon kan overføres direkte dit. Har du Skype installert på samme PC som du har installert ditt datax-program, vil du kunne ringe medlemmer direkte ved hjelp av et par klikk i kontaktregisteret. Merk! Modulen Medlem er ikke inkludert i alle datax-programmer. I tillegg bør du merke deg at dette kapittelet beskriver funksjonaliteten i den største utgaven av modulen. Det betyr at selv om du har Medlem, kan enkelte av de omtalte funksjonene mangle i ditt program. Innhold Om Medlem... 2 Status... 3 Medlemsregister... 4 Nytt/endre medlem... 5 Slett medlem... 6 Utvalg/Utskrift... 7 Eksporter til fil... 8 Veiviser for generering av giro... 9 Grupper... 10 Ny/Endre gruppe... 11 Slå sammen grupper... 12 Eksporter til fil... 12 Avgift og kontingent... 13 Ny Avgift/Kontingent... 14 Endre Avgift/Kontingent... 14 Skriv ut Avgift/Kontingent... 14 Veiviser for generering av purring... 16 Betalingsoppfølging... 17 Rapporter... 19 Innstillinger for utskrift... 20 Innstillinger... 21 Generelle innstillinger... 21 Oppsett for giro-utskrift... 22 Medlemstyper, verv og egne felter... 22 Koble medlemmer og reskontro... 22 Statusvindu... 22 Regnskapsoppsett... 23 Avgift og adresser på giro... 23 KlubbenOnline Org. ID... 23 1
OM MEDLEM Hva inngår i modulen Medlem? I Status holder du oversikt over medlemmene dine og hvordan disse fordeler seg i forhold til kjønn og alder. I Medlem foretar du selve registreringen av medlemmer og tilhørende opplysninger. Med Grupper kan du opprette grupperinger som du senere kan knytte medlemmene til og bruke til å generere krav og giroer. Med Avgift og kontingent oppretter du avgifter og kontingenter som skal kreves av de ulike medlemmene eller medlemsgruppene. I Betalingsoppfølging kan du registrere medlemmenes innbetalinger og overføre krav og innbetalinger til regnskapet. I Rapporter får du utskrift av statusrapporter, medlemslister, etiketter, bilagsgrunnlag og krav/giroer. Innstillinger rommer både generelle innstillinger, oppsett for giroutskrift, regnskapsoppsett og adresser på giro. Hvordan kommer jeg dit? Velg Medlem i Hovedmenyen til venstre i programvinduet. Du kan også velge Gå til - Medlem fra den øvre menylinjen og gjøre et valg derfra. 2
Status STATUS I statusbildet i Medlemsmodulen ser du en oversikt over innbetalinger, aldersfordelingen av medlemmene, samt en oversikt over avgift og kontingent. Velg Gå til - Medlem - Status for å åpne statusbildet, eller klikk på Status blant snarveiene i menyen til venstre. Du kan skrive ut innholdet i statusvinduet ved hjelp av knappen Skriv ut statusinformasjon. Statusrapport for medlemsmodulen som genereres viser alle opplysningene fra vinduet. Knappen Innstillinger for statusvinduet gir deg mulighet til å tilpasse statusvinduet etter dine ønsker. Ved hjelp av knappen for filter kan du begrense visningen av status til et angitt tidsperiode. Knappen for oppsummering lar deg summere visningene i statusbildet. Statusbildet viser også informasjonsflyten mellom de ulike registrene i Medlemsmodulen. Ved å klikke på en av knappene kommer du direkte til aktuelt register der du f.eks. kan opprette nye registreringer. 3
MEDLEMSREGISTER I Medlemsregisteret kan du opprette nye medlemmer samt endre informasjon om eksisterende. I medlemsoversikten kan du filtrere og velge å vise medlemmer som er Innmeldt, Utmeldt eller både Inn-/utmeldte. Du kan også sette filter og bestemme at oversikten skal vise Aktive, Passive, både Aktive og passive eller Slettede medlemmer i nedtrekkslisten Status. Ønsker du å Sortere kontaktene i oversiktsvinduet, kan du gjøre det ved å klikke på kolonneoverskriftene. Du kan søke i listen ved å klikke på kolonnen du vil søke i og skrive inn et søkebegrep i feltet Søk på... øverst til høyre. Velg Gå til - Medlem - Medlemsregister fra menyen, eller klikk på Medlemsregister blant snarveiene til venstre. Ønsker du mer omfattende søke- og utvalgsmuligheter, kan du klikke på knappen Utvalg/Utskrift. Her kan du også skrive ut liste over medlemmer i henhold til angitte kriterier. Knappen Eksporter til fil gjør det mulig å eksportere ut innholdet i medlemsregisteret til en fil. Filen åpnes automatisk i Microsoft Excel dersom du har dette programmet installert på din maskin. Eksportene får filnavnet xport.csv når de startes via denne knappen. Dette betyr at du ikke bør ha andre eksportfiler åpne når du trykker på denne. Du bør også lagre filen under et annet filnavn dersom du ønsker å beholde eksportfilen til senere bruk. 4
sregister Nytt/endre medlem Når du velger å opprette et nytt medlem eller endre opplysninger om et eksisterende ved å klikke henholdsvis Ny eller Endre, åpnes vinduet Kontakt som er samme type vindu som ved registrering av kontakter i kontaktregisteret. Kontakten vil automatisk være avmerket som Medlem, men du kan også merke kontakten som andre kontakttyper dersom dette er aktuelt. I den øvre delen registreres generell informasjon om medlemmet, mens det legges inn mer detaljerte opplysninger i fanekortene nederst i vinduet. Informasjon om medlemsskapet fylles ut i fanekortet Medlem. Les mer om de underliggende fanekortene nedenfor. Tips! Det kan i enkelte tilfeller være praktisk å beholde medlemmet i registeret selv om det ikke betaler kontingent dette året. Da markeres det som passivt i feltet Status. 5
I fanekortet Medlem finner du følgende underliggende fanekort: Generelt Her tildeles medlemmet et medlemsnummer automatisk, og du kan merke av for Frimedlem dersom medlemmet ikke skal betale kontingent. I feltet Innmeldt dato kan du registrere datoen for når medlemmet ble meldt inn i foreningen og en ev. Utmeldt dato kan registreres i feltet for dette. Registrerer du Født dato på alle medlemmer, vil du enkelt kunne se aldersfordelingen på medlemmene i foreningen under Grupper og fanekortet Hierarki. Du vil også få vist medlemmets alder i år i fanekortet Generelt samt i en egen kolonne ved Utvalg/Utskrift. I feltet Medlemstype velger du aktuell type for medlemmet ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet. Du vil her kunne velge mellom medlemstypene du har opprettet. Du oppretter ny medlemstype ved å klikke på Ny i dette vinduet. Ønsker du å nullstille feltet for medlemstype, kan du klikke på knappen for dette. Merk også av for om medlemmet er Mann eller Kvinne og om status for medlemmet er Aktiv eller Passiv. Du kan også registrere medlemmets Bankkonto nr. om ønskelig. Aktiv i grupper I fanekortet Aktiv i grupper legger du til gruppene medlemmet skal tilhøre. Du kan også melde ut medlemmet av en gruppe ved å markere aktuell gruppe og klikke Meld ut. Krav/Giroer I fanekortet Krav/Giroer ser du en liste over krav som er sendt ut til dette medlemmet. Du kan også skrive ut giroen på nytt herfra. Du kan også opprette enkeltkrav på medlemmet ved hjelp av knappen Ny giro. Fam.medlem Her opprettes det kobling mellom medlemmer som er i familie. Hovedmedlemmet det skal kobles til, henter du opp ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet. Verv I fanekortet Verv kan du legge inn eventuelle verv medlemmet har i foreningen. Verv opprettes under Innstillinger. Egendef. felt Under Innstillinger kan du definere egendefinerte tekstfelter, datofelter og tallfelter til bruk i medlemsregisteret. Felttypene kan deretter hentes inn på hvert enkelt medlem i fanekortet Egendef. felt. Her gir du feltet en verdi. Er det for eksempel et fritekstfelt, skriver du inn teksten i feltet Verdi. Slette medlem Det er mulig å slette et medlem, men det er ikke å anbefale. I stedet for å slette anbefales det å endre statusen på medlemmet til passiv. Hvis du likevel velger å slette et medlem, vil du miste historikken på medlemmet i medlemsmassen din. Du vil heller ikke kunne legge inn dette medlemmet på nytt med samme medlemsnummer. 6
sregister Utvalg/Utskrift Knappen Utvalg/Utskrift i Medlemsregisteret gir deg mulighet til å tilpasse søket ditt gjennom en rekke filtre, og det skulle dermed være enkelt å finne det du leter etter selv om registeret er omfattende. Du kan også overføre medlemmer til andre grupper fra dette vinduet, og du kan starte gruppeutsendelser av e-post. Marker avmerkingsboksen Alle grupper hvis du ikke vil filtrere på grupper i søket ditt. Hvis ikke velger du gruppen du vil søke i fra nedtrekkslisten under. Marker også avmerkingsboksene under nedtrekkslisten etter eget ønske. Angi ønskede filtre for Kjønn, Status, Medlemstype, Født, Innmeldt og ev. Utmeldt. Feltene blir aktive og kan endres først når du har markert avmerkingsboksene. Klikk på Oppdater for å utføre søket på bakgrunn av filtreringen du har foretatt i øvre del av vinduet. Resultatet vil vises i oversikten. Klikk på knappen Vis bare merkede hvis du vil skjule alle medlemmer du ikke har markert i listen. For å få de skjulte medlemmene tilbake i oversikten klikker du Oppdater. Klikk på Merk alle for å markere samtlige linjer i oversikten Klikk på Fjern alle for å fjerne eventuelle markeringer i listen Klikk på Skriv ut for å få en utskrift av utvalget som vises i oversikten. Klikk på Eksporter til fil for å eksportere ut innholdet i medlemsregisteret til en fil. Filen åpnes automatisk i Microsoft Excel dersom du har dette programmet installert på din maskin Marker medlemmene du vil sende e-post til, og klikk på Lag epost. Er medlemmene registrert med en e-postadresse, vil din e-postklient starte automatisk med disse adressene i mottakerfeltet. 7
Du kan også enkelt fjerne medlemmer fra en gruppe. Marker da medlemmet eller medlemmene du ønsker å fjerne fra en gruppe, klikk knappen Fjern fra gruppe, og velg gruppen i dialog-vinduet som åpnes. På samme måte kan du bruke knappen Legg i gruppe for å legge til et utvalg medlemmer i en gruppe. Merk! Les teksten i dialogvinduet nøye. Klikk på Endre status knappen hvis du vil endre status på en eller flere medlemmer. Her kan du sette medlemmene som aktive eller passive. Eksporter til fil Klikk på Eksporter til fil for å eksportere ut innholdet i medlemsregisteret til en fil. Filen åpnes automatisk i Microsoft Excel dersom du har dette programmet installert på din maskin. Eksportene får filnavnet xport.csv når de startes via denne knappen. Dette betyr at du ikke bør ha andre eksportfiler åpne når du trykker på denne. Du bør også lagre filen under et annet filnavn dersom du ønsker å beholde eksportfilen til senere bruk. Du kan også eksportere Medlemsgrupper til fil på denne måten. Ved å høyreklikke i medlemsregisteret får du opp en meny der du blant annet kan velge Send til for å eksportere til fil. Her kan du i tillegg til tekstformatet du får ved hjelp av knappen Eksporter til fil også velge html-format. Velger du html-format, åpnes eksportfilen i din standard nettleser, for eksempel Internet Explorer, i nettformat. 8
sregister Veiviser for generering av giro Veiviseren Generere giro åpnes når du velger å opprette en ny giro/gjøre et nytt krav overfor et enkelt medlem. Følg anvisningene i veiviseren. Ønsker du å generere giroer/krav til en hel gruppe, bør du benytte funksjonaliteten under Avgift og kontingent. Slik genererer du en giro til et medlem 1. Gå til fanekortet Krav/Giroer på medlemmet du ønsker å sende ut en enkel giro til, og klikk Ny giro. Veiviseren for opprettelse av ny giro startes. 2. Velg hvilken Gruppe dette kravet skal være knyttet opp mot. 3. Klikk Neste. 4. Endre adressen dersom du ønsker en annen enn den som er registrert på gruppen. 5. Klikk Neste. 6. Skriv inn riktig fakturadato, forfallsdato, beløp og merk av for Bruk KID hvis du ønsker dette. Klikk Neste. 7. Skriv inn en melding til mottaker hva dette kravet gjelder. 8. Klikk Neste. 9. Klikk Ferdig for å generere kravet. 10. Ønsker du å skrive ut giroen(e) med det samme, klikker du Ja i vinduet som åpnes. Hvis ikke kan du skrive ut kravet i ettertid via fanekortet Krav/Giroer eller menyvalget Rapporter. Ny giro er generert. 9
GRUPPER I fanekortet Liste under Grupper registrerer du de gruppene som er aktuelle for din forening. Eksempler kan være fotball, håndball, langrenn etc. Når du har opprettet gruppene du trenger, kan du knytte medlemmene til gruppene de hører hjemme i.. Velg Gå til - Medlem - Grupper fra menyen, eller klikk på Grupper blant snarveiene til venstre. Tips! Du kan klikke på de ulike kolonneoverskriftene for å sortere oversikten slik du vil. Ønsker du å Slå sammen alle medlemmer i to grupper til én gruppe, klikker du på knappen for dette. I vinduet som da åpnes, bestemmer du hvilken gruppe som skal overta medlemmer og hvilken som skal slettes. Knappen Eksporter til fil gjør det mulig å eksportere ut liste over grupper til en fil. Filen åpnes automatisk i Microsoft Excel dersom du har dette programmet installert på din maskin. Filen får filnavnet xport.csv. Hierarki I fanekortet Hierarki ser du en oversikt over fordelingen mellom kvinner/menn og de ulike aldersinndelinger. 10
Grupper Ny/Endre gruppe Vinduet Gruppeinformasjon åpnes når du oppretter en ny gruppe eller endrer opplysninger om en gruppe du har opprettet tidligere. Generelt Gruppen tildeles automatisk en Gruppe ID i stigende rekkefølge etter hvert som gruppene opprettes. Ønsker du å angi en egen ID, kan du gjøre det direkte i feltet (kun mulig hvis du oppretter Ny). Gi gruppen et Navn. Klikk på søkeknappen for å registrere gruppen under en Overordnet gruppe. Legg ev. inn en Beskrivelse av gruppen i fritekstfeltet. Medlemmer I fanekortet Medlemmer vises alle medlemmer som er registrert i gruppen. Du kan merke av for om du vil vise Aktive, Passive eller Utmeldte medlemmer i oversikten. Her kan du også skrive ut medlemsliste over alle som er med i gruppen. Dersom et medlem har vært medlem av en gruppe, vil programmet "huske" dette. Du kan se utmeldte medlemmer i listen ved å klikke på Utmeldt. Klikk på knappen Meld inn medlem for å legge til et medlem i gruppen. Da åpnes et vindu med oversikt over alle medlemmer du har registrert i Medlemsregister. Marker ønsket medlem, og klikk på Velg. Du kan markere mange medlemmer i listen ved å holde Shift-knappen nede og markere en og en. Du kan også markere alle i listen ved å klikke på knappen Merk alle. Klikk på knappen Meld ut medlem for å fjerne et medlems tilknytning fra gruppen. Avgift Tips! Under Rapporter kan du skrive ut lister over hvem som var medlemmer i en gruppe på en bestemt dato, for eksempel ved forrige årsskfite. Skriv inn hvilken Avgift medlemmene skal betale hver gang du genererer et krav på denne gruppen. Legg inn antall dager som skal være standard Forfall for denne gruppens innbetalinger. Du kan også legge inn bankkontonummer som medlemmene i gruppen skal foreta innbetalinger til, og merke av for Bruk KID hvis du ønsker å bruke dette. 11
Regnskap I fanekortet Regnskap klikker du på søkeknappen for å koble gruppen til de ulike kategoriene og kontoene som finnes nedover i fanekortet. Da hentes det opp registre du kan velge fra ved å markere ønsket alternativ og klikke på Velg. Du kan også opprette nye, endre og slette fra disse registrene. Adresse på giro Fyll ut opplysningene i fanekortet Adresse på giro. Opplysningene du fyller ut her, kommer automatisk med på giroen. Tekst på giro I fanekortet Tekst på giro kan du definere tekstene som benyttes når det blir generert krav på medlemmene i denne gruppen. Tekstene hentes i utgangspunktet fra det regnskapet gruppen er koblet til. Purring Fastsett betingelsene som skal gjelde for purring i fanekortet Purring: beløp, antall dager etter forfall før purring foreslås og en tekst som følger purringen. Slå sammen grupper Dersom du har to grupper du gjerne vil slå sammen til en, kan du gjøre dette med knappen Slå sammen. Du må først velge hvilken gruppe alle medlemmer skal inn i, deretter velger du hvilken gruppe de kommer fra. Merk! Den gruppen medlemmene kommer fra, vil bli slettet. Eksporter til fil Knappen Eksporter til fil gjør det mulig å eksportere ut en liste over grupper i grupperegisteret til en fil. Filen åpnes automatisk i Microsoft Excel dersom du har dette programmet installert på din maskin. Eksportene får filnavnet xport.csv når de startes via denne knappen. Dette betyr at du ikke bør ha andre eksportfiler åpne når du trykker på denne. Du bør også lagre filen under et annet filnavn dersom du ønsker å beholde eksportfilen til senere bruk. Du kan også eksportere medlemsregisteret til fil på denne måten. Ved å høyreklikke i medlemsregisteret får du opp en meny der du blant annet kan velge Send til for å eksportere til fil. Her kan du i tillegg til tekstformatet du får ved hjelp av knappen Eksporter til fil også velge html-format. Velger du html-format, åpnes eksportfilen i din standard nettleser, for eksempel Internet Explorer, i nettformat. 12
Avgift og kontingent AVGIFT OG KONTINGENT I denne delen av programmet genererer du krav og giroer til medlemmene. Du vil se en oversikt over kravene du har opprettet, og disse kan du så testgenerere før du genererer dem på alvor. Det er også mulig å ta utskrifter av de ferdige giroene herfra. Velg Gå til - Medlem - Avgift og kontingent fra menyen, eller klikk på Avgift og kontingent blant snarveiene til venstre. Klikk på knappen Nye krav når du vil opprette nytt krav på en gruppe. Da startes en veiviser som hjelper deg gjennom opprettelsen av kravet, steg for steg. Gjør de valgene og begrensningene du ønsker etter veiviserens anvisninger. Marker den aktuelle linjen og klikk på Endre hvis du ønsker å endre forfallsdato, sum eller lignende på det aktuelle kravet. Merk! Ikke alle data lar seg endre. Klikk på Skriv ut for å skrive ut krav du har generert. Ønsker du å sende ut purringer, markerer du aktuell utsendelse som du vil generere purringer for, og klikker på knappen Purring. En veiviser vil da åpnes og lede deg gjennom purregenereringen. Les informasjonen nøye før du gjør dine valg, og husk å skrive ut purringene etter de er generert. Utskrift av giro Når kravene er generert, vil du få spørsmål om du ønsker å gå direkte til utskrift av giro. Ønsker du å vente med dette til senere, kan du skrive ut giro via Rapporter. Klikk på Rekalkuler for å oppdatere vinduet med alle endringer. 13
Ny Avgift/Kontingent Ved hjelp av knappen Ny kan du opprette krav som skal sendes ut til medlemmene. Opprettelsen ledes av en veiviser som hjelper deg gjennom hele prosessen. Les all tekst i veiviseren nøye. Du oppretter først et krav til alle medlemmer i en gruppe. Hvis du senere vil sende krav til nye medlemmer som er kommet til i denne gruppen, oppretter du et nytt krav, men denne gang velger du å lage en tilleggsutsendelse. På denne måten får du en bedre oversikt over kravene du sender ut. Det blir også enklere å opprette krav til nye medlemmer, siden programmet nå holder styr på hvilke medlemmer som ikke har fått krav i den gruppen det gjelder, og kun oppretter krav til disse. Du kan velge å opprette et nytt krav som bygger på et annet krav hvis du ønsker det. Dette kan være nyttig hvis du skal opprette et krav til en ny gruppe, men kravet gjelder det samme. Et eksempel på dette kan være utsendelse av årskontingent, der du for år 2 kan bygge kravet på tekstene fra år 1. Når kravene er generert, vil du få spørsmål om du ønsker å gå direkte til Utskrift av giro. Ønsker du å vente med dette til senere, kan du skrive ut giro via Rapporter eller Avgift og kontingent. Endre Avgift/Kontingent Det er mulig å gjøre visse endringer på krav som allerede er generert. Du kan endre forfallsdato, noe som kan være greit hvis du ikke får skrevet ut kravene med en gang de er produsert. Du kan også endre tekst og fritekst på kravet. Ved hjelp av Endre kan du i tillegg se hvilke medlemmer dette kravet er generert til. Du kan imidlertid ikke gjøre endringer i utvalget av medlemmer som mottar dette kravet. Oppdager du medlemmer som allikevel ikke skal ha det, må du annullere hele kravet. Dette gjør du under Innbetalinger i fanekortet Vis alle ubetalte giroer. Skriv ut Avgift/Kontingent Vinduet Utskrift av krav og purringer åpnes når du klikker på Skriv ut. Her velger du nøyaktig hva som skal skrives ut. Velg hva du vil skrive ut ved hjelp av feltene og nedtrekkslistene under Filter. Klikk på Oppdater for å oppdatere vinduet med resultatet av valgene du gjorde under Filter. Du kan også klikke på Merk alle hvis du vil skrive ut alt. Klikk på Fjern alle hvis du vil fjerne markeringen på samtlige linjer. I vinduet kan du gjøre en rekke utvalg for å filtrere ut hvilke krav/purringer du vil skrive ut. I nedtrekkslistene Gruppe og Hovedutsendelse blir valgene først aktive når du har klikket i avmerkingsboksene Alle grupper/alle utsendelser slik at avmerkingen blir fjernet. 14
Avgift og kontingent Legg merke til at du i nedtrekkslisten Utskrevne/ikke utskrevne kan velge Allerede utskrevne, slik at du eventuelt kan skrive ut på nytt dersom du har behov for dette. I nedtrekkslisten Betalte/ikke betalte er Ikke betalte forvalgt. Disse inkluderer også delbetalte poster, slik at alle åpne poster blir skrevet ut. Du kan imidlertid også filtrere utvalget slik at du kun skriver ut delbetalte poster. I nedtrekkslisten Krav/purring er Krav forvalgt. Merk forskjellen på krav og purringer. Husk å bytte til purringer dersom du skal skrive ut purringer på allerede utsendte krav. I avmerkingsboksene til høyre i vinduet kan du filtrere ut krav etter kravdato og/eller forfallsdato. Dette gjør det mulig for eksempel å skrive ut purringer kun på krav som har forfalt for mer enn x antall dager siden, slik at du kan redusere unødige purringer på krav som kanskje nettopp er betalt, men ikke mottatt hos deg. Du vil også kunne skrive ut krav med kravdato for en bestemt periode. Dette gjør det mulig for deg å lage krav på forhånd, men kun skrive ut de som for eksempel gjelder for inneværende måned. Eksporter til fil Ønsker du å få kravene/purringene eksportert til fil, kan du klikke på knappen Eksporter til fil. Denne lager en tekstfil i stedet for en utskrift, som åpnes automatisk i Microsoft Excel dersom du har dette programmet installert på din maskin. Filen får filnavnet xport.csv. Du kan også høyreklikke i listen. Da får du opp en meny der du blant annet kan eksportere til fil i html-format. Se mer om høyreklikk-menyen i introduksjonsboken. Det er innholdet som vises i vinduet, som vil bli eksportert. 15
Giroutskrift Når du har markert et krav og klikket på Skriv ut, åpnes vinduet Giroutskrift. Her kan du velge å bruke alternative girolinjer/alternativ tekst på faktura, bestemme ønsket utskriftstype samt om du ønsker forhåndsvisning av utskriften eller ikke. Ønsker du å skrive en egen tekst på girodelen, merker du av for Bruk alternative girolinjer og skriver inn ønsket tekst på linjene for dette. Har du behov for å skrive inn en egen melding til mottakeren, merker du av for dette og klikker deretter Endre for å legge inn teksten. Vær oppmerksom på at teksten kun vil gjelde for denne utskriften. Endre tekst I vinduet Endre tekst kan du formatere teksten ved hjelp av verktøylinjen med egne fonter, fontstørrelser, farger og skrifttyper. Teksten kan også midtstilles og høyrejusteres. Ved hjelp av piltastene helt til høyre i verktøylinjen kan du velge farge for tekst og bakgrunn. Veiviser for generering av purring Ved hjelp av veiviseren for generering av purring kan du opprette purringer til medlemmer som ikke har betalt utestående krav innen forfallsdato. Veiviseren startes ved å klikke på knappen Purring i oversikten Avgift og kontingent etter å ha markert utsendelseskravet du ønsker å generere purringer ut ifra. I veiviseren får du en fullstendig oversikt over hvilke krav det blir generert purringer på og du kan overstyre dato, forfallsdato, gebyr og tekst på purringene dersom ønskelig. Når du har gått gjennom veiviseren, klikker du på knappen Skriv ut og velger å skrive ut purringene du nettopp har opprettet. Merk! Innstillinger for når det skal kunne genereres purringer, settes i fanekortet Purring i vinduet Gruppeinformasjon. Innstillingene settes per gruppe og kan derfor varieres om ønskelig. 16
Betalingsoppfølging BETALINGSOPPFØLGING Under Betalingsoppfølging kan du registrere innbetalinger fra medlemmene. Velg Gå til - Medlem - Betalingsoppfølging fra menyen, eller klikk på Betalingsoppfølging blant snarveiene til venstre. Vinduet består av seks ulike hovedknapper. Vis alle ubetalte giroer Klikk på Vis alle ubetalte giroer hvis du ønsker å se en slik liste. Marker de linjene du vil endre status på, og klikk på knappene Betalt bank/betalt kontant/annullere slik det passer i det enkelte tilfellet. Du kan markere samtlige ubetalte giroer ved å klikke på Merk alle, og du kan fjerne disse markeringene igjen ved å klikke på Fjern alle. Du kan også eksportere listen til fil ved å klikke på Eksporter til fil. Registrer en innbetaling Når du klikker på Registrer en innbetaling, åpnes en egen veiviser som vil lede deg gjennom registreringen. Les informasjonen i veiviseren nøye før du foretar dine valg. OCR-innbetalinger fra BBS Klikk på OCR-innbetalinger fra BBS for å håndtere disse kravene. Da åpnes vinduet Innbetalinger fra BBS. Marker avmerkingsboksen Vis også ferdig utførte hvis du vil at listen også skal vise disse innbetalingene. Klikk på Les fra BBS for å hente inn returfil fra BBS. Du henter opp filen ved hjelp av søkeknappen i vinduet som åpnes. 17
Klikk på knappen Koble krav og innbetaling automatisk hvis du ønsker det. Da leser programmet gjennom alle innbetalinger og krav for å sjekke matchende KID-numre, og koblingene vil foretas automatisk. Når du kommer tilbake til selve fanekortet, vil status for disse være endret. Merk! Husk at du må overføre til regnskapet etter slike operasjoner. Dette gjøres ved å klikke på knappen Overfør til regnskap. Klikk på Innbetaling manuelt hvis du foretrekker dette. Da åpnes vinduet Innbetaling hvor du kobler manuelt ved å markere innbetalingene og klikke på Koble sammen. Du kan også Annullere kravene og generere et nytt. Merk! Du kan velge at en dobbel innbetaling skal registreres som "for mye betalt" slik at det senere er mulig å koble innbetalingen med en overføring eller utbetaling. Marker innbetalingen og klikk på knappen Slett innbetaling for å fjerne den for godt. Vis alle innbetalinger Klikk på Vis alle innbetalinger hvis du ønsker å se en slik liste. Her kan du slette en innbetaling ved å markere den eller de det gjelder. Du kan markere samtlige betalte giroer ved å klikke på Merk alle, og du kan fjerne disse markeringene igjen ved å klikke på Fjern alle. Overfør til regnskap Klikk på knappen Overfør til regnskap for å oppdatere regnskapet med endringene du har gjort. Da åpnes et vindu hvor du velger hva som skal overføres til regnskapet. Marker de linjene du vil overføre, eller klikk på Merk alle hvis du ønsker det. Angi deretter en bilagsdato i datofeltet. Denne datoen vil legges inn på alle bilag som er med i denne overføringen. Overføringen forutsetter at du har angitt Inntektskonto på de gruppene som medlemmene tilhører. Inntektskonto angis på gruppen under fanekortet Regnskap. Merk! Du kan ikke gjøre overføringer til perioder som er sperret, eller til år som er avsluttet. Vis bilag Klikk på Vis bilag for å se hvilke krav som er grunnlag for bilagene i regnskapet. Øverst i vinduet velger du både regnskap og bilagsnummer. Ved hjelp av knappen Oppdater kan du oppdatere oversikten, og knappen Skriv ut gir deg listen i papirform. Denne utskriften kan du bruke som vedlegg til regnskapet. Tips! Knappene Oppdater og Filter gir deg mulighet til å sette filter og oppdatere statusen over innbetalinger og regnskap etter å ha endret datofilteret. 18
Rapporter RAPPORTER Her finner du alle utskriftene i Medlemsmodulen. Når du velger å skrive ut en rapport, åpnes et vindu hvor du gjør avgrensninger for utskriften før du sender den til skriver. Velg Gå til - Medlem - Rapporter fra menyen, eller klikk på Rapport blant snarveiene til venstre. Slik skriver du ut en rapport 1. Marker rapporten du ønsker å skrive ut. 2. Klikk på Skriv ut. 3. Sett eventuelt et utvalg for rapporten i vinduet som åpnes. Dette avhenger av hvilken rapport du velger. 4. Klikk på Skriv ut. Rapporten skrives ut. Det er mulig å skrive rapporter til: forhåndsvisning, skriver, PDF, tekstfil, HTML og e-post som vedlegg. Dette valget gjør du øverst til høyre i rapportbildet, i nedtrekkslisten Send rapporten til. Hvis du vil endre på skriveroppsettet ditt, kan du gjøre det via knappen Oppsett. Les mer nedenfor. 19
Innstillinger for utskrift Når du klikker knappen Oppsett, kommer du til vinduet Innstillinger for utskrift der du kan angi standardinnstillinger for utskrift av rapporter. Her kan du blant annet sette opp ulike skrivere som standardskrivere for ulike operasjoner i hverdagen. Dersom ikke annet er valgt, vil systemet benytter skriveren du har definert som standardskriver i operativsystemet. Merk! Innstillinger du gjør her, vil gjelde for utskrifter fra hele programmet, ikke bare fra denne modulen. Skriver I fanekortet Skriver kan du definere Standard utskriftsmedie, som da vil gjelde for alle utskrifter dersom ikke annet er angitt i feltene nedenfor. For enkelte typer dokumenter kan du dessuten spesifisere egen skriver, som vil overstyre skriveren som er valgt som standard i operativsystemet. Dette kan for eksempel være praktisk dersom du skriver ut etiketter og har etikettskriveren satt opp som standard for denne type utskrifter. Det vil også være mulig å skrive ut en faktura med giro til en skriver, og kopien, uten giro, til en annen, eller eventuelt til en annen skuff på samme skriver. Skrifttype på faktura I dette fanekortet kan du angi hvilken skrifttype du ønsker å bruke på beløp/kid-felt på girodelen ved utskrift av faktura med giro. Dersom du bruker KID, må du huske å få godkjent utskriftene i banken din før du sender ut fakturaer til kunder. Merk! Dette fanekortet er kun tilgjengelig dersom du har modulen Faktura. Kataloger I fanekortet Kataloger kan du angi en standardkatalog som skal foreslås for lagring av dokumenter ved utskrift av PDF, HTML o.l. Programmet vil foreslå en katalog, men du kan endre denne ved å skrive filbanen direkte inn i feltet, eller ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet og bla deg frem til ønsket katalog. 20
Innstillinger INNSTILLINGER Under Innstillinger legger du inn en del standardverdier for Medlemsmodulen, både for regnskap og for adresser som skal brukes på giroer. Det er imidlertid fullt mulig å overstyre dette for den enkelte gruppe i Grupper. Du kan også justere oppsettet for giroutskrift, legge inn nye medlemstyper og verv, og det er mulig å regulere hvordan aldersgruppene deles inn i foreningen. Velg Gå til - Medlem - Innstillinger fra menyen, eller klikk på Innstillinger blant snarveiene til venstre. Generelle innstillinger Klikk på Generelle innstillinger for å sette opp fordelingen på aldersgruppene som vises i Status og som brukes på utskriftene. 21
Oppsett for giro-utskrift Oppsett for giro-utskrift åpner et vindu som består av to fanekort, Generelt og Logo. Generelt Klikk på knappen Skriveroppsett for justere/kontrollere dette. Marker avmerkingsboksen Forhåndsvisning for å se utskriften på skjerm før den sendes til skriver. Foreta de justeringene du ønsker i hvert enkelt felt. Logo Tips! Bruk negativ sum for å justere motsatt av feltets tittel. I feltet Juster oppover skriver du for eksempel "-5.0" for å justere fem millimeter nedover. Marker avmerkingsboksen Bruk logo hvis du vil benytte deg av logo på giroen. Klikk på søkeknappen til høyre for feltet Logo fil for å hente opp bildet fra der du har lagret dette. Logoen vil så forhåndsvises i fanekortet. Juster forholdet mellom lengde og bredde ved hjelp av rulleboksen Ratio. Medlemstyper, verv og egne felter Under Medlemstyper, verv og egne felter kan du legge inn, endre eller slette Medlemstyper, Verv og Egendefinerte felter. De egendefinerte feltene er til bruk i medlemsregisteret. Du kan legge inn felter av typen tekst, dato eller tall og velge om feltet skal vises i kolonne 1 eller kolonne 2 i vinduet Utvalg/Utskrift eller om feltet ikke skal vises. Du kan velge å vise inntil to egendefinerte felter i vinduet for Utvalg/Utskrift. Koble medlemmer og reskontro Under Koble medlemmer og reskontro kan du koble medlemmer og reskontro der disse har adskilte kontaktkort. Ved å koble sammen disse vil all informasjon lagres i samme kontaktkort. Statusvindu Under innstillinger for Statusvindu kan du velge hvilke informasjonsbokser som skal vises i statusvinduet samt hvordan de skal plasseres. 22
Innstillinger Regnskapsoppsett Under Regnskapsoppsett kan du fastsette standard regnskapsinnstillinger for Medlemsregister. I vinduet som åpnes velger du hvilket regnskap, avdeling og prosjekt, samt hvilke kontoer som skal settes som standard. Tips! Verdiene du fastsetter her, foreslås som standard når du oppretter en ny gruppe. Du kan imidlertid overstyre dette for den enkelte gruppe. Dette gjøres i fanekortet Regnskap når du har valgt Ny/Endre gruppe i Grupper. Avgift og adresser på giro Klikk på Avgift og adresser på giro for å legge inn standardverdier for giroutskrifter i Medlemsregister. Det du skriver inn her, vil foreslås som standardverdier. Du kan imidlertid overstyre dette for den enkelte gruppe når du velger Ny/Endre i Grupper. KlubbenOnline Org. ID Klikk på KlubbenOnline Org. ID for å endre KlubbenOnline Org. ID for foreningen. Merk! Valget for å endre Org. ID hos KlubbenOnline er bare tilgjengelig for de som benytter Idrettens Foreningsregnskap. 23