Referat fra årsmøtet i Myrefjell & Omegn hytteforening 7. april 2012, klokken 12:00. Møtet ble holdt ved Folkehjelpshytta kl.1200 med 62 fremmøtte i tillegg til styret. 1. Åpning Møtet ble åpnet av styrets formann Ole Bjørn Sjulstad (ordstyrer ihht vedtektene) som ønsket alle hjertelig velkomne. 2. Godkjenning av innkaling og dagsorden Ordstyreren informerte om at det ikke var kommet inn noen skriftlige forslag til møtet, ref punkt 8 på dagsordenen. Han ba videre om årsmøtets tillatelse til at daglig leder av Vegglifjell Friluftslag, Ulrik Hoff, skulle få ordet ifm gjennomgangen av årsberetningen. Videre ble det informert om at under Eventuelt (punkt 11) så vil styremedlem Knut Nordahl lufte et forslag om en mulig fiskekortordning for medlemmene av hytteforeningen. Innkallingen og dagsordenen ble godkjent. 3. Valg av referent og to personer til å underskrive protokollen. Styresekretær Rune Reffhaug Johansen ble valgt til referent, og Reidar Moe og Bjørn Håvengen sa seg villige til å underskrive møteprotokollen. Dette ble applaudert og godkjent. 4. Årsberetning 2011 Årsberetningen, som for øvrig ble lagt ut på foreningens nye web-sider en måned før årsmøtet, ble gjennomgått av styrets formann. Årsberetningen kan sees i sin helhet på nettet, men hovedpunktet dreide seg om arbeidet for en betydelig bedring av løypekjøringen sør i fjellet. Det ble bla nevnt prosessen og inngåelsen av en ny 3 års løypeavtale, samt at en løypemaskin nå er dedikert til løypekjøring i sør. Videre at det blir kjørt med snøscootere etter første snø for å pakke traseen. Det ble uttrykt unison tilfredshet fra årsmøteforsamlingen med at det nå er bedring i løypekjøringen. Det ble også orientert om arbeidet med å re-etablere foreningens web-sider på ny softwareplattform. De nye web-sidene ble før julferien etablert på samme plattform som www.vegglifjell.no, og er å finne på enten www.vegglifjell.no/myrefjell, eller som tidligere www.myrefjell.no. Under gjennomgangen tok en av de frammøtte ordet og refererte til flere hendelser i løpet av vinteren med snørekjøring med slalåmski i de fine oppkjørte skiløypene. Styrets formann sa at denne uakseptable adferden var kjent for styret, at saken hadde blitt tatt opp med rette vedkommende, og at foreningens kommentarer hadde blitt tatt hensyn til på tilfredsstillende måte. Ulrik Hoff, daglig leder i Vegglifjell Friluftslag, fikk ordet og snakket om kommende sesong. Han orienterte hovedsaklig om planene for opprustning av løypenettet i sør (som en ikke fikk
gjort forrige år pga store nedbørsmengder), om konkrete planer om web-kamera og værstasjon på Folkehjelpshytta, og om diverse planer som feks framtidige sykkelstier. Selve arbeidet for opprustning av skiløypene sør i fjellet skal skje i regi av Søre Vegglifjell Grunneierlag. Det ble reist spørsmål fra en frammøtt om hvilken bredde skiløypene nå vil få. Det ble svart at formannen i Søre Vegglifjell Grunneierlag ved det ved forrige årsmøte hadde nevnt at bredden ville bli bli bredere enn nå, men innen fornuftige grenser. Ulrik Hoff fikk applaus av de fremmøtte for redegjørelsen. Årsberetningen for 2011 ble applaudert og godkjent. 5. Orientering fra Vegglifjell Friluftslag ved daglig leder Ulrik Hoff Se pkt 4. 6. Godkjenning av regnskapet 2011 Regnskapet for 2011 var publisert via foreningens web-sider ifm årsmøteinnkallingen og rapporten. Foreningens kasserer Thore Steffensen gjennomgikk regnskapet der hovedinntekten er medlemskontingenten og den største utgiftsposten er til løypekjøring. Regnskapet er revidert og godkjent av revisor. Regnskapet ble applaudert og godkjent uten innsigelser. 7. Forslag om vedtektsendring Styret foreslår at punkt nr 10 i vedtektene endres til følgende: Innkallelse til årsmøtet skjer ved skriftlig melding til medlemmene. Fullstendig dokumentasjon til årsmøtet kommuniseres via internettet. Forslaget ble applaudert og godkjent uten innsigelser. 8. Innkomne skriftlige forslag. Ingen forslag var innkommet. 9. Budsjett 2012 Kasserer Thore Steffensen redegjorde for budsjettet og opplyste bl.a. om at ideen om innkjøp av web-kamera er så ny at evt utgifter til dette ikke er kommet med i budsjettet. Forøvrig legges det opp til et engangsunderskudd pga planlagt tilskudd til utbedringer av løypenettet i sør. Etter redegjørelsen ble det reist noen spørsmål knyttet til mulighetene for å markedsføre medlemsskap i foreningen. En lurte på om foreningen kan informere medlemmene om medlemsregisteret, enten ved spørsmål, eller via web-sidene. Ordstyreren takket for spørsmålet, og sa at dette er noe det nye styret vil ta med seg i neste periode. Bla må slike muligheter sjekked mot datatilsynets regler. Et annen positivt forslag kom fra en frammøtt som anbefalte å sende et hyggelig brev sammen med fakturaen når man krever inn kontingenten.
Det ble også reist et spørsmål om bakgrunnen for økningen i utgifter til løypekjøringen (fra ca 120 000kr til 168 000kr). Det ble svart at årsmøtet forrige år vedtok en økning i kontingen fra kr 450 pr år til kr 650 pr år. Denne økningen går i sin helhet til økte utgifter ifm løypenettet og løypekjøring (i all hovedsak betaling til Vegglifjell Friluftslag). Budsjettet for 2012 under ble dernest applaudert av forsamlingen og godkjent. BUDSJETT ÅR 2012 Inntekter Utgifter Kontingent kr. 217 750 Hyttenummer " Renter " 300 Møter kr. 3 000 Andre kostnader " 6 000 Norsk Folkehjelp/løypekjøring " 7 000 Oppgradering løyper " 75 000 Datakostnader " 5 000 Norges Hytteforbund " 2 000 Porto " 4 500 Veggli Friluftslag/løypekjøring " 168 000 kr. 218 050 kr. 270 500 Utgifter iflg. budsjett kr. 270 500 Inntekter iflg. budsjett kr. 218 050 Dekkes av egenkapital kr. 52 450 Sum kr. 270 500 kr. 270 500 10. Valg Valgkomiteen har bestått av Reidar Moe og Inger Johanne Fjellanger. Reidar Moe sto for redegjørelsen og valgene. a) Styremedlemmer og varamedlemmer til styret Thore Steffensen var på valg. Sa seg villig til gjenvalg for to nye år. Rolf Haukland var på valg. Han ønsket ikke gjenvalg. Bent Eikmo ble foreslått som nytt styremedlem i to år. Varamedlem Jan Petter Andersen var på valg. Han ønsket ikke gjenvalg Ole Petter Hobbelstad ble foreslått som nytt varamedlem i to år. Årsmøtet applauderte og godkjente valgkomiteens forslag. Samtidig takket man de avtroppende medlemmene for deres innsats.
Den nye styresammensetningen er nå slik: Ole Bjørn Sjulstad, valgt 23.04. 2011 Kjersti Ullebø, valgt 23.04 2011 Knut Nordahl, valgt 23.04.2011 Thore Steffensen, valgt 03.04.2010, gjenvalgt 07.04.2012 Rune Reffhaug Johansen, valgt 11.04.2009, gjenvalgt 23.04.2011 Bent Eikmo, valgt 07.04.2012 Varamedlem Monika Eikmo, valgt 23.4.2011 Varamedlem Ole Petter Hobbelstad, valgt 07.04.2012 Styret konstituerer seg selv ved første styremøte. b) Valg av revisor Komiteen foreslo gjenvalg på Paul Røland. Applaudert og godkjent av forsamlingen. c) Valg av løypekomite Komiteen foreslo gjenvalg av komiteen i sin helhet. Applaudert og godkjent av forsamlingen. Komiteens besetning ser da slik ut: Kjersti Ullebø (komiteleder), May Britt Andersen, Harald Hassel, Arne Erkki Kristoffersen, Lars Kvadsheim, Bjørn Nordahl, Paul Røland, Knut Håkon Berglia, Svein Holthe. d) Ansvarlig hyttenummer Komiteen foreslo gjenvalg av komiteen i sin helhet. Otto Moskvil har hatt jobben over lengre tid, men ønsker nå avløsing. Valgkommiteen ved Reidar Moe informerte om at det nå sysles med tanker om at alle hytter skal ha veiadresse, enten de ligger ved vei eller ikke. Han mente derfor at det ville være klokt av foreningens årsmøte å utsette denne saken, og først la styret ta stilling til om foreningen skal fortsette med hyttenummer i lys av disse opplysningene. Ordstyrer spurte årsmøteforsamlingen om dette var et akseptabelt forslag. Årsmøtet vedtok uten innsigelser at styret skal se videre på denne saken i lys av de nye oplysningene. 11. Eventuelt Knut Nordahl kunne fortelle at styret har jobbet med å få til en ordning der medlemskapet i hytteforeningen vil gi to fiskekort med mulighet til å fiske i vann i vårt område, men bare på Buskerudsiden. Tanken er at framvisning av kvittering for betalt medlemskontingent i hytteforeningen skal være tilstrekkelig dokumentasjon. Saken skal godkjennes av Fiskestyret 15.april d.å., og det blir lagt ut info på nettsiden vår så snart det er tatt en avgjørelse i saken. Går saken i orden, er det et godt argument for å være medlem i hytteforeningen.
Til å underskrive protokollen : Reidar Moe Dato: Bjørn Håvengen Dato: Svelvik 01.05.2012 Rune Reffhaug Johansen, sekr.