Møteprotokoll Porsgrunn kontrollutvalg Dato: 12.03.2019 kl. 11:00-14:30 Sted: Møterom 3 etg Arkivsak: 19/00011 Til stede: Leder Erik Bystrøm, nestleder Karl Erik Høegh, medlem Bente Tangen, medlem Ingrid Brubakken, medlem Henning Yven, sekretær Marianne Lundeberg, oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Personvernombud Anne Tilly Bagås, Kommunalsjef oppvekst Tollef Stensrud, Pedagogisk rådgiver i oppvekst Kristin Nilsen, Virksomhetsleder økonomiavdeling Per Ivar Eidem, Daglig leder GKI Anette Wessel Gerner, Rune Hagøy, spesialkonsulent GKI Grenlandskommunenes innkjøpsenhet, Virksomhetsleder serviceavdelingen Stian Stiansen Protokollfører: Marianne Lundeberg Sakskart Side Møteinnkalling 2/19 19/00011-10 Godkjenning av møteinnkalling 12.03.2019 3 Møteprotokoll 2/19 19/00011-11 Godkjenning av protokoll 24.01.2019 4 Saker til behandling 1
9/19 19/03018-1 Porsgrunn kommunes implementering av GDPR 5 10/19 16/06714-21 11/19 17/00304-8 Videre oppfølging av Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Tilpasset opplæring - Porsgrunn kommune Oppfølging 2019 - Kontrollutvalgets ansvar i forbindelse med misligheter - Porsgrunn kommune 6 7 12/19 19/03654-2 Skjenkekontroll og avtale med Securance i Porsgrunn kommune 8 13/19 19/00021-3 Orientering fra revisor 12.03.2019 - Porsgrunn kontrollutvalg 9 14/19 18/12796-11 Orientering og videre oppfølging i sak Stiftelsen sjøfartshuset - SSH 10 15/19 19/00029-3 Referatsaker 12.03.2019 - Porsgrunn kontrollutvalg 11 16/19 19/00037-3 Eventuelt 12.03.2019 - Porsgrunn kontrollutvalg 12 Porsgrunn, 12.03.2019 Kontrollutvalgsleder Erik Bystrøm Sekretær Marianne Lundeberg 2
Møteinnkalling 2/19 Godkjenning av møteinnkalling 12.03.2019 1 Porsgrunn kontrollutvalg 12.03.2019 2/19 Møteinnkalling 12.03.2019 godkjennes. Møteinnkalling 12.03.2019 legges frem for godkjenning. Møteinnkalling 12.03.2019 godkjennes. 3
Møteprotokoll 2/19 Godkjenning av protokoll 24.01.2019 1 Porsgrunn kontrollutvalg 12.03.2019 2/19 Protokoll 24.01.2019 godkjennes. Protokoll 24.01.2019 legges frem for godkjenning. Enstemmig Protokoll 24.01.2019 godkjennes. 4
Saker til behandling 9/19 Porsgrunn kommunes implementering av GDPR 1 Porsgrunn kontrollutvalg 12.03.2019 9/19 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Personvernombud Anne Tilly Bagås møtte og redegjorde hvordan Porsgrunn kommune har tilpasset seg den nye personvernforordningen. Presentasjon gitt i møtet sendes sekretariatet og arkiveres som tilbakemelding i saken. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 5
10/19 Videre oppfølging av Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Tilpasset opplæring - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 12.03.2019 10/19 Kommunalsjef oppvekst Tollef Stensrud og pedagogisk rådgiver i oppvekst Kristin Nilsen møtte og ga en videre orientering om hvordan Porsgrunn kommune har fulgt opp vedtaket i sak «forvaltningsrevisjonsprosjekt tilpasset opplæring - Porsgrunn kommune.» Brosjyren «klart vi kan» ble utdelt og gjennomgått i møtet. Presentasjonen gitt i møtet sendes sekretariatet og arkiveres som tilbakemelding i saken. 6
11/19 Oppfølging 2019 - Kontrollutvalgets ansvar i forbindelse med misligheter - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 12.03.2019 11/19 Virksomhetsleder ved økonomiavdeling Per Ivar Eidem møtte for en årlig orientering i saken. 7
12/19 Skjenkekontroll og avtale med Securance i Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 12.03.2019 12/19 Ingen forlag til vedtak Rune Hagøy, spesialkonsulent GKI og daglig leder GKI Anette Wessel Gerner møtte og svarte på spørsmål relatert til selve innkjøpsprosessen. Virksomhetsleder serviceavdelingen Stian Stiansen møtte og svare på faglige spørsmål fra Porsgrunn kommune. 8
13/19 Orientering fra revisor 12.03.2019 - Porsgrunn kontrollutvalg 1 Porsgrunn kontrollutvalg 12.03.2019 13/19 Oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto orienterte om revisjonen sitt arbeid i Porsgrunn kommune. 9
14/19 Orientering og videre oppfølging i sak Stiftelsen sjøfartshuset - SSH 1 Porsgrunn kontrollutvalg 12.03.2019 14/19 Ingen forslag til vedtak. Ny informasjon ble lagt frem i saken. Epost fra Telemark museum: «Hei! Mens stiftelsestilsynet vurderer saken om DuVerden, har vi lett litt i arkivene og funnet denne redegjørelsen fra kommunen, september 2012. Det var bare noen dager etter at jeg tiltrådte, og jeg hadde mer enn nok med å sette meg inn i alle problemstillinger i et museum som dekker halve Telemark. Jeg husker dessverre ikke denne redegjørelsen, men den ble kanskje lagt frem under kontrollutvalgets behandling av saken? Dette viser kommunens holdning til bl.a. spørsmålet om husleie. Den viser også, punkt 5. at kommunen regnet det ordinære museumstilskuddet som et bidrag til museumsdrift i DuVerden. Det har imidlertid aldri eierne av Porsgrunnsmuseene eller Brevik bymuseum blitt orientert om eller blitt innforstått med at øremerkede midler til de to anleggene skulle omdisponeres. Driftsbeløpet som Beyer her viser til er uansett så lite at det ikke gir grunnlag for full museumsdrift med formidling/bemanning noe sted. I dag er det oppjustert til ca. 800.000, likt fordelt på de to «gamle» museene, og går til faste driftskostnader for å holde en stor og kostnadskrevende bygningsmasse med strøm, sikring og vedlikehold, og noe går til forvaltning av foto og arkiver. Museet bruker dessuten betydelige administrative ressurser i både SSH og DuVerden v. styrearbeid mm. Håper denne informasjonen er til nytte, Vennlig hilsen Jorunn Sem Fure Direktør» Vedlegget Brev fra Ordfører av 06.09.2012 Porsgrunn kommunes engasjement i DuVerden er vedlagt Saken Rapporten fra Stiftelsestilsynet skal sendes sekretariatet når den er ferdig. Den var ikke ferdig til dette møtet, den legges frem i neste møte, om den er ferdig. 10
15/19 Referatsaker 12.03.2019 - Porsgrunn kontrollutvalg 1 Porsgrunn kontrollutvalg 12.03.2019 15/19 Sakene tas til orientering. Betraktninger fra NKRF sin kontrollutvalgskonferanse 30-31.01.2019 på Gardermoen. Forum for kontroll og tilsyn FKT fagkonferanse i Kristiansand 04-05. 06..2019, påmelding Påmelding til Temark sin Vårkonferanse 26.04.2019 i Arendal. Alle i utvalget reiser. øtedato 04.06.2019 endres til 11.06.2019 Enstemmig Sakene tas til orientering. 11
16/19 Eventuelt 12.03.2019 - Porsgrunn kontrollutvalg 1 Porsgrunn kontrollutvalg 12.03.2019 16/19 I anledning at Årsmeldingen for kontrollutvalget 2018 ble lagt frem for kommunestyret, ble det stilt spørsmål til punktet regnskap og budsjett, hvor det står at utvalget har 40 000,- i budsjett til gaver ved representasjon. Dette er en feil. Beløpet skulle vært flyttet en linje lengre ned og er budsjett for kurs og opplæring. 10 000,- skal være på posten for skyssgodtgjørelse. 12